RAPPORT DU CONSEIL COMMUNAL AU CONSEIL GENERAL

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1 CIMETIÈRE RAPPORT DU CONSEIL COMMUNAL AU CONSEIL GENERAL concernant une demande de crédit complémentaire de Fr. 42'000.- pour le réaménagement des annexes du Clos-au-Vaux (démolition des ouvrages existants et construction d un hangar adapté aux besoins du cimetière) (Du 12 mars 2014) Monsieur le Président, Mesdames, Messieurs, I. Introduction Depuis 2004, les autorités communales ont totalement repris en mains la gestion devenue désastreuse de l entretien du cimetière et des alentours de la ferme du Clos-au-Vaux. Un poste de jardinier-concierge à 100% a été créé et la partie administrative a d abord été répartie entre trois services (Finances, Voirie et Administration du cimetière) puis, dès 2008, l ensemble est géré par l Administration du cimetière rattachée au Contrôle des habitants. La ferme du Clos-au-Vaux (logement de fonction du jardinier-concierge) restant de la compétence de la gérance communale. Entre 2004 et 2008, la priorité a été mise sur la réorganisation des tâches et le rattrapage de l entretien courant. Grâce au remarquable travail du jardinier-concierge et des personnes en appui, le cimetière et les alentours de la ferme sont passés de l état d assez délabré à celui de lieu accueillant et respectueux du repos des défunts. Dès 2009, l Administration du cimetière s est concentrée sur la réfection des nombreux ouvrages nécessitant de l entretien (toiture entrée principale, chemins, murs, barrières, etc.) et parfois même une démolition pure et simple (serres et couches Clos-au-Vaux). Ainsi, durant la période , la majeure partie desdits ouvrages ont été assainis comme mentionné dans chaque budget et chaque rapport de gestion de ces années-là. Il restait dès lors trois secteurs à réaliser : 1. La réfection de l allée principale du cimetière et du réseau d eau qui figure dans la planification financière pour une première étape (Ouest) et sera intégrée à la planification pour la seconde (Est). 2. Le remplacement des haies d enceinte (env. 400m.) qui figure au budget d entretien courant par étapes dès le budget 2013 puis durant les quatre ans de la planification financière Le réaménagement des annexes de la ferme du Clos-aux-Vaux qui fait l objet du présent rapport.

2 2 II. Etat des lieux Le réaménagement des annexes de la ferme du Clos-aux-Vaux, à savoir la démolition des ouvrages existants sur le point de s effondrer et la construction d un hangar adapté aux besoins de la fonction de jardinier-concierge du cimetière, était en gestation depuis plusieurs années mais le sujet avait été plusieurs fois reporté en raison de la surcharge de projets à gérer par le Service d Urbanisme, et surtout en raison de la complexité du dossier qui a dû suivre toute la procédure d'octroi de permis de construire en zone rurale et obtenir la dérogation du chef du Département. L objectif du réaménagement de ces annexes est de doter notre collaborateur d un outil de travail adéquat pour le rangement et l entretien de ses véhicules (notamment un tracteur avec chargeur frontal et benne arrière, une remorque et une tondeuse auto-portée aussi appelée «rider»), de toutes ses machines et de son matériel ainsi que pour les préparatifs de ses tâches dans un lieu abrité avec le confort minimum que sont l eau, l électricité et des portes. Photos 1 et 2 = anciennes annexes démolies

3 3 Photo 3 = nouvelle construction en cours

4 4 III. Bref historique financier Budget 2012 : une première ligne budgétaire avait été introduite pour Fr. 75'000 mais le projet à ce moment-là consistait simplement à démolir les annexes existantes et à reprendre quasi tels quels des box-garages déplacés d un autre site. Le constat tardif que ces garages, entreposés depuis quelques années à la décharge des Frêtes, n étaient plus en état d être réutilisés avait mis fin au projet initial. Budget 2013 : sur la base d une estimation de la part du Service d urbanisme, un nouveau crédit budgétaire porté à Fr. 135'000 a été introduit pour réaliser cette foisci une nouvelle construction. Le projet a alors été dessiné et soumis au canton pour dérogation vu la situation en zone agricole. La décision spéciale cantonale favorable est tombée quasi un an plus tard soit le (SAT ). La décision en question insiste sur le fait qu après réalisation de ce projet, les droits à la transformation seront épuisés, ce qui confirme la nécessité d une construction aboutie et pour usage à long terme. Il a ensuite fallu attendre l échéance des délais de recours pour commencer les travaux. C est ainsi dans l urgence que ces derniers ont débuté fin septembre IV. Surprises et surcoûts A la suite du remplacement du véhicule d entretien du cimetière (qui avait rendu l âme après 25 ans d utilisation) par un tracteur équipé d appareils mécaniques (chargeur frontal et benne arrière) et d un volume significativement supérieur au précédent, il a été indispensable d'augmenter la profondeur et la hauteur de la construction de près de 120 m 3 par rapport au volume initialement prévu. Le constat que le montant budgétisé de Fr. 135'000 était insuffisant est survenu fin août 2013 et a fait l objet d une note datée du à l intention de la Commission financière. Un crédit complémentaire de Fr. 50'000 a alors été accordé sur la compétence du Conseil Communal et ce dernier a aussi pris l option de reporter au budget d entretien courant 2014 un montant de Fr. 20'000 correspondant à la pose de l enrobé dans et devant le hangar. Nous pensions alors avoir obtenu toutes les informations nécessaires permettant de mener à terme ce projet. Or, à l approche du bouclement des comptes 2013, l Administrateur du cimetière et son Chef de dicastère ont constaté que le montant facturé pour la réalisation de la ferblanterie et de l étanchéité de la toiture de l ouvrage atteignait Fr. 38'700 alors que l estimation communiquée par le Service d Urbanisme en août 2013 était de Fr. 10'000. Le Service d urbanisme assume la responsabilité d avoir sous-évalué ce poste : son estimation se basait sur la réalisation d une étanchéité traditionnelle. Or, la nouvelle réglementation en vigueur, conjuguée à l'intégration paysagère de l'objet, ont imposé une toiture végétalisée induisant une étanchéité spéciale et des travaux de ferblanterie beaucoup plus conséquents. De surcroît, le fait d avoir dû déplacer l implantation du hangar de 1.50 m en direction ouest en raison du rayon de braquage du nouveau véhicule, a également généré des coûts de terrassement plus conséquents. L incidence financière est faible, mais elle représente tout de même près de Fr. 7'000.

5 5 V. Situation financière actuelle Travaux réalisés et facturés au : Maçonnerie Fr. 57' Charpente Fr. 70' Toiture Fr. 38' Frais administratifs mise à l'enquête Fr TOTAL 1 TTC Fr. 166' Travaux restants et non facturés au : Maçonnerie Fr. 15' Pose de l enrobé Fr. 20' Sanitaire Fr. 3' Electricité Fr. 6' Portes Fr. 15' TOTAL 2 TTC Fr. 60' Investissement total (total 1 + total 2) TTC Fr. 226' Crédits Crédit budgétaire 2013 Fr. 135' Crédit complémentaire Conseil Communal 2013 Fr. 50' TOTAL des crédits TTC Fr. 185' Dépassement de crédit à financer en 2014 TTC Fr. 41' VI. Incidences financières La présente demande de crédit complémentaire arrondie à Fr. 42'000.- couvre le surcoût engendré dans le poste «Toiture» et saisit l opportunité de réintégrer par souci de transparence dans l investissement total le montant de Fr. 20'000.- prévu pour le poste «Pose de l enrobé» que nous avions transféré au budget d entretien Ce dernier ne sera toutefois pas diminué car nous souhaitons réaffecter le montant à sa destination première qui était la poursuite du remplacement des haies d enceinte comme mentionné dans l introduction de ce rapport.

6 6 Les frais d intérêts liés à la réalisation de ce crédit complémentaire net total de Fr , compte tenu d un taux d emprunt moyen de 3% sur la période concernée, représentent une annuité constante de Fr Dans le détail, les autres incidences financières sont les suivantes : Compte des investissements Réaménagement annexes Clos-au-Vaux 42'000 Total 42' Compte de fonctionnement Amortissement "Réaménagement annexes Clos-au-Vaux" (20 ans) 2'100 2'100 2'100 2'100 Total 2'100 2'100 2'100 2'100 Il est à relever que les incidences financières mentionnées dans le présent chapitre ne concernent que la part du crédit complémentaire qui vous est soumise. Le crédit initial de Fr. 135'000.-, augmenté du crédit complémentaire du conseil communal de Fr. 50'000.-, génère une charge d intérêt sur la période de Fr. 2'775.- et une charge d amortissement sur 20 ans de Fr. 9'250.- qui sont à ajouter à ceux présentés ciavant. VII. Mesures possibles pour l avenir Le Service d Urbanisme est sur le point de se doter d un outil de gestion informatisé qui lui permettra d améliorer l estimation des coûts et le suivi des projets à venir. L accent sera aussi mis sur une communication optimisée lorsqu un potentiel dépassement de crédit est identifié afin que les Services concernés et cas échéant le Conseil Communal puissent prendre position et effectuer les choix nécessaires sans retarder pour autant l avancement des projets. L objectif de ces mesures étant de limiter autant que possible le recours à des demandes de crédits complémentaires ou alors de pouvoir anticiper les demandes avant que le dépassement ne soit effectif. VIII. Conclusion Afin de permettre l achèvement de la construction de ce hangar dans les meilleures conditions et pour que cet outil de travail soit complet et opérationnel d ici cet été, nous vous demandons, Monsieur le Président, Mesdames, Messieurs, de bien vouloir accepter le présent rapport et de voter l arrêté ci-après. AU NOM DU CONSEIL COMMUNAL Le président, Le chancelier, D. de la Reussille P. Martinelli

7 7 ARRETE concernant un crédit complémentaire de Fr. 42'000.- pour le réaménagement des annexes du Clos-au-Vaux (démolition des ouvrages existants et construction d un hangar adapté aux besoins du cimetière) Le Conseil général de la Commune du Locle Vu la loi sur les communes, du 21 décembre 1964 Vu le rapport du Conseil communal, du 12 mars 2014 Arrête : Article premier.- Un crédit complémentaire de Fr. 42'000.- est accordé au Conseil communal pour le réaménagement des annexes du Clos-au-Vaux (démolition des ouvrages existants et construction d un hangar adapté aux besoins du cimetière). Art. 2.- La dépense sera portée au compte Art. 3.- Les modalités d'amortissement seront de 5%. Art. 4.- Art. 5.- Le Conseil communal est autorisé à se procurer le financement nécessaire du crédit. Le Conseil communal est chargé de l'application du présent arrêté après les formalités légales. AU NOM DU CONSEIL GENERAL Le président, La secrétaire suppléante, R. Resmini P. Batlogg Gaffiot

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