MANUEL DE FORMATION GESTION DES DEVIS

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1 MANUEL DE FORMATION GESTION DES DEVIS VERSION , rue de la Martinerie LE PERRAY EN YVELINES SUPPORT TECHNIQUE Tél. : +33-(02) Adresse Site web :

2 TABLE DES MATIÈRES A. GESTION DES DEVIS Création d une base de gestion des devis... 1 a) Gestion interne d un devis...1 b) Gestion externe des devis...5 c) Impression de documents...6 C. DELION I

3 A. GESTION DES DEVIS 1. Création d une base de gestion des devis La création d une base de gestion des devis ne peut être effectuée qu à partir de l utilitaire de gestion externe des devis en sélectionnant Fichier, Nouvelle base de gestion. Les données de base ne sont accessibles et modifiables qu à partir de cet utilitaire de gestion externe des devis. a) Gestion interne d un devis A partir du devis, sélectionner Outils, Gestion des devis : la première fois que cette opération est effectuée, il faut sélectionner la base de données de gestion dans laquelle on souhaite intégrer le devis. Attention! Un devis ne peut être intégré que dans une seule base de données de gestion, un message le rappelle au moment de la sélection de cette base. La gestion interne des devis est constituée de trois onglets Ouverture, Révisions et Résultat. L onglet Ouverture contient des données relatives au client ainsi que des informations concernant le devis. Cet onglet se renseigne à la création d une gestion pour ce devis. Les boutons Importer permettent de charger des données existantes dans la base de données de gestion. Pour intégrer ces données dans la base de données de gestion, cliquer sur le bouton Verrouiller et déclarer en base centrale. Cette opération est irréversible, les données ne pourront plus être modifiées, excepté par l administrateur. C. DELION Page 1 / 6

4 La déclaration en base centrale autorise l accès à la saisie de données dans l onglet Révision : La case Solution de base de la révision A (si aucune révision n a encore été déclarée en base) sera renseignée par défaut quand la gestion du devis sera activée à nouveau. Des modifications et ajouts sont possibles, notamment au niveau des options et variantes. C. DELION Page 2 / 6

5 Quand la révision A est complètement renseignée (Chiffreur, N de document, commentaires éventuels), cliquer sur le bouton Verrouiller et déclarer en base centrale. Cette opération est irréversible, les données ne pourront plus être modifiées, excepté par l administrateur. L ouverture suivante mettra à jour une révision B et ainsi de suite, permettant ainsi de suivre l évolution du devis. C. DELION Page 3 / 6

6 La déclaration en base centrale d une première révision permet l accès à la saisie de données dans l onglet Résultat : Quand la réponse tombe, il faut renseigner l onglet Résultat, il est possible d affecter un chargé d affaires et de renseigner des renseignements complémentaires, puis cliquer sur le bouton Verrouiller et déclarer en base centrale. Cette opération est irréversible, les données ne pourront plus être modifiées, excepté par l administrateur. Les données ne sont plus maintenant accessibles qu à partir de la gestion externe des devis. C. DELION Page 4 / 6

7 b) Gestion externe des devis Une base de gestion est constituée de cinq fenêtres : Liste des types de projet, Liste des chargés d affaire, Liste des chiffreurs, Liste des clients, Liste des devis. Des informations peuvent être saisies dans chacune de ces fenêtres en sélectionnant Edition dans la barre de menu puis Supprimer, Editer ou Nouveau selon les actions que l on souhaite effectuer. Pour actualiser la liste des devis, sélectionner Edition, Filtrer puis cliquer sur Exécuter requête sans renseigner aucun critère pour le filtre. Il est alors possible de filtrer la base de données des devis selon de nombreux critères différents, selon les informations que l on souhaite recenser. Le résultat est traduit dans un tableau : C. DELION Page 5 / 6

8 c) Impression de documents Dans la gestion interne des devis, il est possible d imprimer les données concernant le devis en cliquant sur bouton Imprimer. Quatre choix possibles : Dans la gestion interne des devis, il est aussi possible d adjoindre une lettre d accompagnement pour chaque révision, en cliquant sur Lettre d accompagnement dans l onglet Révision. Cette lettre d accompagnement peut se paramétrer par défaut. Dans la gestion externe des devis, il est possible d imprimer les données concernant la gestion des devis : C. DELION Page 6 / 6

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