Informatique médicale: expérience métier ou retour sur investissement?

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1 Informatique médicale: expérience métier ou retour sur investissement? Conférence Patient Numérique /10/2012 Dr Klein Thierry Coordinateur de l Information Médicale

2 Informatique médicale?

3 Quelle informatique médicale?

4 80% des hôpitaux US entre le stade 3 et le stade 6 Documentation médicale dans 1 unité, PACS, validation pharmaceutique Ordres médicaux encodés par le médecin avec lien protocoles EBM dans une unité au moins Circuit du médicament Dossier structuré avec système d alertes médicales, imagerie médicale complète

5 En Belgique: projet ehosp et grille BCD

6 Grille BCD en Belgique

7 Au milieu du gué...

8 Degré d informatisation des données cliniques en Belgique

9 Retour sur investissement Financier Coûts des processus Coût des dépenses informatiques Investissements Exploitation Qualité Indicateurs qualitatifs

10 Meaningful Use

11 Meaningful Use

12 Exemple: Gestion médicale des séjours: retour sur investissement

13 Plan 1. Outils disponibles 2. Retour sur Investissement (ROI) Types de gains Segments de gains 3. Gains identifiables 4. Gains quantifiables 5. Gains valorisables 6. Plus-value financière et durée de séjour 7. BMF et activité justifiée

14 1. Outils disponibles fin septembre Cadastre des lits (connaître) Situation des lits physiques existant sur Intranet Procédure de modif./fermeture via formulaire 2. Procédure d hospitalisation(suivre) Procédure d hospitalisation programmée disponible sur Intranet Procédure à partir des urgences à l étude 3. Indicateurs (mesurer) Indicateurs disponibles Activité justifiée: intégré aux Tableaux de bord automatisés

15 2. Retour sur Investissement (ROI) 1. Types de gains: V alorisable Q uantifiable I dentifiable 2. Segments de gains Efficience Finances Qualité Conditions de travail Compétences acquises

16 3. Gains identifiables Segment de gains Qualité Qualité Conditions de travail Conditions de travail Compétences acquises Gains observés L'admission est au courant des hospitalisations programmées Les unités de soins précisent au J-1 la chambre et le lit Les ICS de garde disposent d'une vision reélle de la disponibilité des lits en temps reel sans devoir mettre à jour une liste papier L'admission abandonne les carnets papier de préhospitalisation Meilleure adaptabilité au changement et à la transversalité de la gestion des séjours

17 4. Gains quantifiables Segment de gains Gains observés Catégorie Indicateur de gain Efficience Diminution du retard d'encodage Q Ecart date/heure encodage date/heure mouvement patient Efficience Suppression du mail patients présents Q Efficience Suppression des télécopies entre les services Q quant à la situation des lits Efficience La gestion des l'hospitalisation des patients extramuros se fait sur base de chiffres fiables Q Localisation par discipline Efficience Efficience Efficience Qualité Compétences acquises L'admission diminue ses coup de téléphone à l'unité pour connaître les entrants Q Nombre de coups de téléphone Le service social peut programmer ses Q Nombre de jours d'anticipation interventions en fonction des entrants prévus gagnés Le service de nettoyage travaille en proactif Q Nombre d' heures d'anticipation selon les sortants prévus gagnés Le patient passe par l'admission, s'assure de la Q Propoportion de patients passés réservation de son lit et reçoit les informations par l'admission administratives Formation du personnel à l'utilisation des applications Ultragenda et GUS Q Nombre de personnes formées

18 5. Gains valorisables Segment de gains Gains observés Catégorie Indicateur Commentaires de gain Efficience Le nombre d'interventions programmées annulées diminue grâce à la meilleure V Coût d'une heure de salle d'opération inoccupée à voir avec le projet préop du Pr Van Obbeghe programmation et à la préhospitalisation enregistrée dans l'agenda des entrants Efficience Le service de diététique anticipe les entrées et V Nombre de repas économisés A voir avec Madame Verrecken les sorties Finances Journées Justifiées gagnées suite à un V Ecart DS estimée-réelle traitement d'alerte RCM Finances Journées Justifiées gagnées suite à une meilleure gestion de durée de séjour justifiée (C D E G M) V en partie Lits Justifiés (hors influence case mix et nombre d'admissions) RCM 2011 pour BMF 2014 RCM 2012 pour BMF 2015

19 6. Plus-value financière et durée de séjour La plus-value financière est principalement liée à la meilleure gestion de la justification des séjours N.B. la Durée de Séjour (DS) en tant que telle n est pas un indicateur pertinent car: 1. La diminution de DS n'est pas linéaire (on arrive à un plancher) 2. Il faut distinguer la DS des indices à justification (C D E G M) et indices à non justification (A K T Sp) 3. Il y a un délai de 3 ans entre DS et financement 4. La DS en tant que telle n'a pas d'impact: c'est le nombre de journées justifiées (JJ) qui finance 5. Les JJ dépendent du nombre d'admissions, des pathologies rencontrées et moyennes nationales, facteurs sur lesquels le projet n'a pas d'impact

20 7. BMF et activité justifiée N.B.: différents facteurs jouant sur l activité justifiée Exemple de simulation: Facteurs jouant sur l'activité justifiée Evolution en 1 an Pondération (estimation) Evolution pondérée Nombre d'admissions 0% 100% 0,0% Lourdeur des pathologies (CMI) 0% 20% 0,0% Norme nationale -2% 20% -0,4% Optimisation des séjours (gestion, codification,...) 5% 20% 1,0% Total 0,6% Points en 2012 (RCM 2009) 769,74 Différence de points en un an 4,62 Gain potentiel en un an ,28 Nombre d'années 3 Gain pluriannuel ,83

21 Conclusions ROI du Projet Retour sur Investissement du projet: Qualitatif et quantitatif La durée de séjour n est pas le bon indicateur Effet principal: activité justifiée: délai de 3 ans pour voir les effets

22 Expérience Métier?

23 Expérience métier?

24 Expérience métier: degré d intégration et d externalisation Intégrée Interne Externe Spécialisée

25 Type de fonction - Mettre en place le Résumé Clinique Minimum - Développer des modules médicaux Système Informatique Centralisé propriétaire Développement interne Expérience Intégration des données Rigidité du système Dépassement par l évolution des logiciels spécialisés

26 Type de fonction - Belgicisation d un logiciel canadien - Développer des modules médicaux Système Informatique Package intégré médico-administratif Expérience Paramétrage poussé Belgitude difficile à incorporer Approche monobloc

27 Type de fonction - Product Manager - Project Manager Système Informatique Packages divers et variés Développements belge et international Expérience Adapter le projet au logiciel Product Dépendance Stratégie de l hôpital vs stratégie de la firme

28 Type de fonction - Responsable logiciels médicaux - Contexte de création d un nouvel hôpital Système Informatique Colonne logicielle intégrée Logiciels spécialisés Expérience Maîtrise des bases de données et de l EAI Stratégie organisationnelle

29 Type de fonction - Directeur Médical - En charge du Dossier Médical Système Informatique Administratif / médical / infirmier Petite équipe informatique Expérience Abandon du dossier papier Emergence du Réseau Santé Wallon ( Difficultés en matière de formation et de gestion sur le terrain

30 Type de fonction - Coordinateur RHM - Gestion médicale des séjours - Conseiller en sécurité de l information Système Informatique Patchwork de logiciels spécialisés ERP administratif Projet Patient Care (Dossier Patient Informatisé) Expérience Débutante... Défis: dossier intégré, structuré (SNOMED-CT) et communicant

31 Expérience métier et ROI Efficience Définition des Indicateurs Plan directeur Etude des processus Etude des besoins Mesures d amélioration Projet d implémentation Cahier des charges organisationnel Critères de sélection Informatisation Décision personnelle d informatisation Démonstration spectaculaire

32 Informatique médicale: Expérience métier ou retour sur investissement? Les deux mon colonel... SSI...

33 Pierre qui roule...

34

35 Dr Thierry Klein Coordinateur de l'information médicale Hôpital Universitaire Erasme Route de Lennik, 808 B-1070 Bruxelles Belgique

36 MERCI DE VOTRE PARTICIPATION

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