Organisation de sessions de formation sur le thème application «open source en ligne».

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1 Organisation de sessions de formation sur le thème application «open source en ligne». Cahier des clauses techniques particulières Marché MP : Organisation de sessions de formations Page 1 sur 8

2 SOMMAIRE 1. Contexte Objet du marché Volume maximum des commandes Les prestations attendues Liste des logiciels Les zones d intervention Les modes d intervention Les lieux d intervention Le déclenchement des interventions Profil de l intervenant Le contenu pédagogique Le suivi administratif Confidentialité Les supports de formation Présentation de l offre...8 Marché MP : Organisation de sessions de formations Page 2 sur 8

3 1. Contexte Le Centre de gestion à travers son service propose aux collectivités locales de la Région Nord Pas de Calais, les services suivants : Information et sensibilisation sur les enjeux et les outils de l administration électronique Etat des lieux et diagnostic sécurité Amélioration de la relation élus citoyens Modernisation de l administration communale Formations aux outils logiciels déployés Assistance technique en ligne Ces actions se traduisent en outre, par : - l accompagnement pour la création de sites Internet communaux et intercommunaux - l accès à des services en ligne tels que le parapheur électronique, un agenda partagé, la gestion et la réservation de ressources, la gestion des carrières des agents. Ces applications disponibles en ligne, sont hébergées par des prestataires différents et donc à des adresses variées. C est pourquoi afin de faciliter l accès et la gestion des identités des élus et des agents pour accéder à leurs applications, la volonté de est de proposer un bureau virtuel où les élus et les agents se connectent de n importe où et pourront avoir accès à leurs applications en ligne. Parmi ces applications se trouvent : - la gestion d agenda partagé - la gestion et la réservation de ressources - la gestion d interventions - la gestion de courriers - la gestion de contenu d un site web C est pourquoi dans l objectif d accompagner les élus et les agents dotés de ces applications le Centre de gestion souhaite confier leur formation à un prestataire. En effet, d une part les formations à ces logiciels libres ne sont pas proposées par les organismes institutionnels de formation. L objectif est donc de venir en complément par rapport à ces organismes. D autre part, pour éviter de longs déplacements aux élus et agents les formations auront lieu sur site dans les territoires d intervention. Marché MP : Organisation de sessions de formations Page 3 sur 8

4 2. Objet du marché Le présent marché a pour objet d organiser des formations sur des applications open source à destination des agents ou élus des collectivités et établissements locaux du Nord et du Pas-de-Calais 2.1. Volume maximum des commandes Minimum de l accord cadre HT Maximum de l accord cadre HT 2.2. Les prestations attendues Liste des logiciels Les formations porteront sur les logiciels suivants : - egroupware : logiciel collaboratif (agenda partagé, gestion de tâches, ) : - GRR : gestion et réservations de ressources : grr.mutualibre.org - GLPI : gestion libre de parc informatique : glpi-project.org - Joomla : gestionnaire de contenu de site web : - Maarch letterbox : gestion de courrier : - WCS: Gestion de formulaires en ligne et d annonces d événements : - Parapheur électronique : demonstrations.adullact.org/index.php?2006/09/05/25-parapheur-atolcd - Webdelib : gestion des délibérations : demos.adullact.org/index.php?2008/01/03/28-web-delib Cette liste n est pas exhaustive. Pour tout autre logiciel, un délai d au moins un mois sera laissé au prestataire entre la demande et la mise en place de l action de formation Les zones d intervention Les formations pourront avoir lieu dans la Région Nord Pas de Calais et plus précisément dans des collectivités situées dans des territoires correspondant aux arrondissements de : Dunkerque, Avesnes-sur-Helpe, Saint-Omer, Calais, Lens, Béthune, Arras, Valenciennes et Douai Les modes d intervention Chaque formation se déroulera de façon collective organisée par groupe interprofessionnel. Le nombre de participants est fixé au minimum à 5 et au maximum de 10 personnes. La durée minimum d une demi-journée est fixée à 3 heures. Marché MP : Organisation de sessions de formations Page 4 sur 8

5 Pour optimiser les déplacements, les formations seront organisées en groupant deux demi journées soit sur le même thème soit sur deux thèmes différents mais sur le même lieu d intervention. Les horaires seront définis pour chaque formation dans une plage s étalant de 8H30 à 17H Les lieux d intervention définira le lieu où se dérouleront les interventions. Deux solutions sont possibles : 1- Un Espace Numérique de Proximité, équipé et connecté à l Internet 2- Une salle prêtée par une collectivité locale et équipée du matériel nécessaire connecté à l Internet. mettra à disposition via Internet des instances de test de chacune des applications faisant l objet d une formation. Les adresses de ces instances et informations de connexions seront communiquées au prestataire pour le temps nécessaire à la préparation et jusqu à la réalisation de la formation Le déclenchement des interventions La soumissionnaire doit être en capacité de s adapter aux contenus déjà élaborés par La confirmation de la réalisation de la prestation se fait, au plus tard, 3 semaines avant le début de la formation, par un bon de commande précisant le lieu, la durée, le contenu de la formation Profil de l intervenant Le profil requis pour l intervenant se définit comme suit : Maîtrise technique des logiciels enseignés associée à la maîtrise pédagogique. Aptitude à appréhender les problématiques ou le thème traité en se plaçant du point de vue des agents ou élus. Aptitude à illustrer la formation d exemples, de situations, de cas pratiques se rapportant au secteur de la Fonction Publique Territoriale. Expériences et références dans le domaine de la formation d agents ou élus et/ou l animation de groupes de travail constitués d agents ou élus Le contenu pédagogique La soumission au présent marché, implique pour les prestataires l obligation de respecter les contenus de formations définis par et qui répondent aux objectifs visés précisés pour chaque logiciel. En effet, de par son expérience des collectivités locales connaît leurs besoins «métiers» et définira les objectifs pédagogiques, les contenus et les exemples à utiliser. Marché MP : Organisation de sessions de formations Page 5 sur 8

6 Voici les objectifs définis pour quelques logiciels. E-groupware Maîtriser l agenda partagé de l application Afficher le ou les emplois du temps Créer un rendez-vous et y inclure des participants Partager son emploi du temps Associer la liste des tâches Gérer les contacts Gestion et Réservation de Ressources Maîtriser le système de réservation Administration de base du gestionnaire de ressources (administrer des ressources) Afficher et personnaliser les plannings Réserver des ressources Administrer les ressources GLPI Maîtriser l application de demande d intervention Effectuer une demande d intervention Administrer l application (utilisateurs, interventions, archives et statistiques) Gérer le ticket de demande Rédacteur Joomla Maîtriser la fonction d alimentation d un site internet Accéder au panneau de l administrateur Apport d un nouvel article et son paramétrage Gestion des articles Maarch Letterbox Maîtriser l application de gestion du courrier entrant et sortant Gestion des courriers entrés ou sortis Configurer un courrier entrant Paramétrer un courrier sortant Administrer l application Marché MP : Organisation de sessions de formations Page 6 sur 8

7 Télé-formulaires (W.C.S.) Maîtriser l application W.C.S. afin de mettre en place un télé-formulaire Mise en place d un télé-formulaire (création, copie) Personnaliser un formulaire Le Back-end de l agent (gestion du formulaire, traitement) Approche simplifiée du Work flow Parapheur électronique Maîtriser l application du parapheur électronique Administrer l application (utilisateurs, parapheurs, circuits, ) Utilisation du parapheur sur différents niveaux du circuit (création, validation, archivage) Gestion des délibérations Maîtriser l application Webdélib Administration de l application (utilisateurs, profils et droits, circuits de validation, ) Les rédacteurs Les validateurs et le(s) circuit(s) de validation Les gestionnaires de l assemblée Les votes lors de l assemblée Le suivi administratif En fin de formation, le prestataire retenu devra fournir à les indicateurs quantitatifs suivants : - feuille de présence émargée par chaque stagiaire et qui aura été fournie par - Fiche de liaison entre et l intervenant. Il devra aussi fournir des indicateurs de qualité : les fiches d appréciations de chaque stagiaire à partir d un formulaire fourni par Confidentialité Le prestataire retenu s engage à garder confidentielles, et à ne pas divulguer, toutes les informations dont il aura pu prendre connaissance à l occasion de la réalisation de ce marché, exemples : code d accès aux applications, données personnelles, contenus, exemples utilisés Les supports de formation Sous forme de mémentos, ils seront fournis par et remis aux stagiaires lors de la formation. Marché MP : Organisation de sessions de formations Page 7 sur 8

8 3. Présentation de l offre Le candidat devra présenter une note méthodologique comportant : - un exemple de programme détaillé et de méthode pédagogique : structuration, exemples à partir d un des logiciels «open source» listés à l article et pour lequel il aurait déjà organisé des formations pour d autres administrations ou structures associatives ou commerciales : - un exemple de restitution du déroulement des formations utilisé par sa structure : fiche d appréciation stagiaires, fiche de liaison Marché MP : Organisation de sessions de formations Page 8 sur 8

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