Partie 1 Techniques de bases de données simples

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1 Partie 1 Techniques de bases de données simpes 1 Exporer une base de données Access Créer des bases de données et des tabes simpes Créer des formuaires simpes Afficher des données Créer des états simpes...121

2 Coup d œi sur e chapitre Exporer es tabes, page 17 Exporer es formuaires, page 24 Exporer es requêtes, page 29 Exporer es états, page 33

3 1 Exporer une base de données Access 2010 Dans ce chapitre, vous apprendrez à : 4 Travaier avec Access Comprendre es concepts des bases de données. 4 Exporer es tabes. 4 Exporer es formuaires. 4 Exporer es requêtes. 4 Exporer es états. 4 Prévisuaiser et imprimer des objets d Access. Microsoft Access 2010 fait partie de a suite Microsoft Office 2010, si bien que interface de base (barre d outis Accès rapide, ruban, mode Backstage et boîtes de diaogue) vous est famiière si vous avez déjà utiisé d autres appications de a suite Office Cependant, Access a pus de fonctionnaités que a pupart des autres programmes de a suite et i paraît donc pus compexe tant que vous ne avez pas pris en main. Astuce Si vous avez effectué une mise à niveau d une version antérieure d Access, isez a section «Introduction à Microsoft Access 2010» au début de ce ivre pour apprendre es différences entre es versions antérieures et Access Tout au ong de cet ouvrage, vous aez travaier avec des bases de données qui contiennent des informations sur es empoyés, es produits, es fournisseurs et es cients d une entreprise fictive. Au fur et à mesure que vous effectuez es exercices de ce ivre, vous aez déveopper un ensembe de tabes, de formuaires, de requêtes et d états, que on appee objets de base de données. Ces objets peuvent être utiisés pour saisir, modifier, et manipuer es informations d une base de données de nombreuses façons. Dans ce chapitre, vous aez exporer Access et apprendre es concepts et organisation du stockage des données dans cette appication, notamment es types de base de données, es types d objets de base de données, et es reations entre es objets. Vous aez examiner es objets d une base de données fonctionnee, apprendre es fonctionnaités intéressantes d Access, mais aussi des fonctionnaités que vous exporerez pus en détai dans es chapitres suivants. 3

4 4 Chapitre 1 Exporer une base de données Access 2010 Fichiers d exercices Avant de pouvoir réaiser es exercices de ce chapitre, vous devez copier es fichiers d exercices du ivre sur votre ordinateur. Le fichier que vous aez utiiser pour terminer es exercices de ce chapitre se trouve dans e dossier Chapitre01 des fichiers d exercices. Travaier avec Access 2010 Comme pour tous es programmes d Office 2010, a façon a pus courante de démarrer Access est de ciquer sur e bouton Démarrer de a barre de tâches Windows. Lorsque vous démarrez Access sans ouvrir de base de données, a fenêtre du programme s ouvre en mode Backstage, a page Nouveau étant active. Dans e mode Backstage, es commandes pour gérer Access et es bases de données (et non pas eurs objets) sont organisées sous a forme de boutons et de pages qu on affiche en ciquant sur es ongets de page dans e voet gauche. Vous pouvez afficher e mode Backstage n importe quand en ciquant sur onget en coueur Fichier dans e coin supérieur gauche de a fenêtre du programme. En ciquant sur onget Fichier on affiche e mode Backstage où vous pouvez gérer es fichiers de base de données et personnaiser e programme. À partir de a page Nouveau du mode Backstage, vous pouvez créer une base de données vide ou bien créer une nouvee base de données à partir d un modèe fourni par Access, d un modèe tééchargé sur e site Web Office.com, ou d un

5 Travaier avec Access modèe personnaisé enregistré sur votre ordinateur ou sur votre réseau. En mode Backstage, vous pouvez aussi ouvrir une base de données sur aquee vous avez travaié récemment, ou naviguer vers n importe quee base de données de votre ordinateur et ouvrir. Lorsqu on crée ou que on ouvre une base de données, ee s affiche dans a fenêtre du programme. Onget Fichier Barre d outis Accès rapide Barre de titre Ruban Voet Navigation Barre d état Base de données Access dans a fenêtre du programme Dépannage L apparence des boutons et des groupes sur e ruban change en fonction de a argeur de a fenêtre du programme. Pour pus d informations sur a modification de apparence du ruban pour qu ee corresponde à nos figures, reportez-vous à a section «Modification de affichage du ruban» au début de ce ivre. L interface de a base de données est conçue pour reféter de manière pus fidèe a façon dont es gens travaient avec une base de données ou un objet de base de données. Pour ceux qui ne sont pas famiiers avec cette interface, qui a été

6 6 Chapitre 1 Exporer une base de données Access 2010 introduite avec Microsoft Office Access 2007, voici un bref récapituatif des ééments de a fenêtre du programme : La barre de titre affiche e nom de a base de données active. La désignation (Access 2007) après e nom de a base de données indique que a base de données est dans e format.accdb introduit avec Access Tout à gauche de a barre de titre se trouve icône Access, qui sert à afficher es commandes pour dépacer, réduire, et fermer a fenêtre du programme. Les boutons Réduire, Agrandir/Niveau inférieur, et Fermer, à droite de a barre de titre, servent aux mêmes fonctions que dans tous es programmes Windows. Voir aussi Windows 7 a introduit de nombreuses techniques de gestion de fenêtre conviviaes et efficaces. Pour pus d informations sur es différentes façons de travaier avec es fenêtres sur un ordinateur tournant sous Windows 7, reportez-vous à Windows 7 étape par étape, de Joan Lambert Preppernau et Joyce Cox (Microsoft Press, 2009). Par défaut, a barre d outis Accès rapide apparaît à droite de icône Access, à gauche de a barre de titre, et affiche es boutons Enregistrer, Annuer, et Rétabir. Vous pouvez modifier empacement de a barre d outis Accès rapide et a personnaiser pour incure toute commande que vous utiisez fréquemment. Astuce Si vous créez et travaiez avec des bases de données compexes, vous serez bien pus efficace si vous ajoutez es commandes que vous utiisez fréquemment à a barre d outis Accès rapide et affichez sous e ruban, directement au-dessus de espace de travai. Pour pus d informations, reportezvous à a section «Personnaisation de a barre d outis Accès rapide» du chapitre 11, «Personnaiser Access». Sous a barre de titre se trouve e ruban. Toutes es commandes pour travaier avec e contenu de votre base de données Access sont disponibes à partir de cet empacement centra de manière à travaier efficacement avec e programme. Un ensembe d ongets se trouve tout en haut du ruban. En ciquant sur onget Fichier, on affiche e mode Backstage. En ciquant sur tout autre onget, on affiche un ensembe de commandes en rapport es unes avec es autres qui sont représentées par des boutons et des istes. L onget Accuei est actif par défaut. Astuce Ne vous affoez pas si votre ruban présente des ongets qui ne sont pas iustrés dans nos figures. Vous avez peut-être instaé des programmes qui ajoutent eurs propres ongets au ruban Access. Dans chaque onget, es commandes sont organisées en groupes nommés. Seon a résoution de votre écran et a taie de a fenêtre du programme, es commandes d un groupe peuvent être affichées sous a forme de boutons

7 Travaier avec Access comportant un texte, d icônes sans texte, ou de pusieurs gros boutons sur esques vous pouvez ciquer pour afficher es commandes du groupe. Si e texte d un bouton n est pas visibe, vous pouvez afficher e nom de a commande et son raccourci cavier (s i en possède un) dans une info-bue en pointant e bouton. Astuce Pour contrôer affichage des info-bues, affichez e mode Backstage, ciquez sur Options pour ouvrir a boîte de diaogue Options d Access, et modifiez es paramètres de a zone Options de interface utiisateur de a page Généra. Vous pouvez égaement modifier a angue du contenu des info-bues sur a page Langue. Pour pus d informations, reportez-vous à a section «Modifier es options du programme par défaut» du chapitre 11, «Personnaiser Access». Certains boutons incuent une fèche intégrée ou séparée. Si un bouton et sa fèche sont intégrés, e fait de ciquer sur e bouton affichera es options pour redéfinir action du bouton. Si e bouton et sa fèche sont séparés, e fait de ciquer sur e bouton effectuera action par défaut indiquée par icône actuee du bouton. Vous pouvez modifier action par défaut en ciquant sur a fèche puis en ciquant sur action désirée. Des commandes connexes mais moins courantes ne sont pas représentées sous a forme de boutons dans un groupe. À a pace, ees sont disponibes dans une boîte de diaogue ou e voet de tâches, qu on affiche en ciquant sur e anceur de boîte de diaogue situé dans e coin inférieur droit du groupe. À droite des noms des ongets du ruban, sous es boutons Réduire/Agrandir/ Fermer, se trouve e bouton Réduire e ruban. En ciquant sur ce bouton on masque es commandes, mais on aisse es noms des ongets visibes. Vous pouvez aors ciquer sur e nom d un onget pour afficher temporairement ses commandes. Le fait de ciquer n importe où en dehors du ruban masque à nouveau es commandes. Lorsque e ruban entier est temporairement visibe, vous pouvez ciquer sur e bouton à extrême droite (représentant une punaise) pour rendre affichage permanent. Lorsque e ruban compet est masqué, vous pouvez ciquer sur e bouton Déveopper e ruban pour afficher à nouveau de façon permanente. Raccourcis cavier Appuyez sur Ctr+F1 pour réduire ou déveopper e ruban. Le fait de ciquer sur e bouton Aide sur Microsoft Access à droite du ruban affiche a fenêtre Access - Aide, dans aquee vous pouvez utiiser es techniques standards pour rechercher des informations. Raccourcis cavier Appuyez sur F1 pour afficher a fenêtre Access - Aide. Voir aussi Pour pus d informations sur e système Access - Aide, reportezvous à a section «Obtenir de aide» au début de ce ivre.

8 8 Chapitre 1 Exporer une base de données Access 2010 Sur e côté gauche de a fenêtre du programme, e voet Navigation affiche es istes des objets de base de données. Par défaut, i affiche tous es objets de a base de données par type d objet, mais vous pouvez fitrer a iste en ciquant sur a barre de titre du voet puis en ciquant sur a catégorie ou e groupe d objets que vous souhaitez afficher. Vous pouvez réduire et déveopper es groupes de a iste en ciquant sur es chevrons dans es barres de section. Si e voet Navigation vous gêne, vous pouvez ciquer sur e bouton Ouvrir/Fermer a barre de redimensionnement dans son coin supérieur droit pour e réduire. Pour afficher à nouveau e voet Navigation, ciquez sur e bouton Ouvrir/Fermer a barre de redimensionnement encore une fois. Vous pouvez étirer e bord droit du voet vers a gauche ou a droite pour e redimensionner. Raccourcis cavier Appuyez sur F11 pour afficher ou masquer e voet Navigation. Tout en bas de a fenêtre du programme, a barre d état affiche es informations sur a base de données active et fournit accès à certaines fonctions du programme. Vous pouvez contrôer e contenu de a barre d état en effectuant un cic droit sur cee-ci pour afficher e menu Personnaiser a barre d état, dans eque vous pouvez ciquer sur chaque éément pour afficher ou e masquer. Tout à droite de a barre d état, a barre d outis Afficher es raccourcis fournit es boutons pour changer rapidement a vue de objet de base de données actif. Le but de toutes es fonctionnaités de cette interface est de rendre e travai avec une base de données aussi intuitif que possibe. Les commandes des tâches que vous effectuez souvent sont faciement disponibes, et même cees que vous utiiserez moins fréquemment sont facies à trouver. Dans cet exercice, vous aez faire e tour de organisation des commandes d Access CONFIGURATION Vous avez besoin de a base de données EntrepriseGarden01_base située dans e dossier des fichiers d exercices Chapitre01 pour terminer cet exercice, mais ne ouvrez pas tout de suite. Accompissez es étapes suivantes. 1. Dans e menu Démarrer, ciquez sur Tous es programmes, Microsoft Office, puis Microsoft Access Access démarre et affiche a fenêtre du programme en mode Backstage. À partir de cette vue, on gère es fichiers de base de données Access, mais on ne travaie pas avec e contenu des bases de données. Par exempe, on peut créer une base de données, mais pas un objet de base de données. Nous

9 Travaier avec Access aborderons es tâches que on peut effectuer en mode Backstage dans d autres chapitres de cet ouvrage. 2. Dans e voet gauche du mode Backstage, ciquez sur Ouvrir. Puis dans a boîte de diaogue Ouvrir, naviguez vers e dossier des fichiers d exercices Chapitre01, et faites un doube cic sur a base de données EntrepriseGarden01_base. La base de données s ouvre dans a fenêtre du programme. Un avertissement de sécurité apparaît sous e ruban. 3. Dans avertissement de sécurité, ciquez sur Activer e contenu. Important Assurez-vous de ire encadré «Activation des macros et des autres contenus de base de données» pus oin dans ce chapitre pour en apprendre pus sur es options de sécurité d Access. Nous aons enregistrer a base de données de manière à pouvoir exporer sans crainte d écraser e fichier d exercice origina. 4. Ciquez sur onget Fichier pour afficher e mode Backstage, ciquez sur Enregistrer a base de données sous, puis dans a boîte de diaogue Enregistrer sous, enregistrez a base de données dans votre dossier des fichiers d exercices Chapitre01 avec e nom EntrepriseGarden01. Astuce Dans ce ivre, nous supposons que vous aez enregistrer es fichiers dans vos dossiers des fichiers d exercices, mais vous pouvez es enregistrer où bon vous sembe. Lorsque nous faisons référence à vos dossiers des fichiers d exercices dans es instructions, substituez simpement empacement d enregistrement que vous avez choisi. Dans a fenêtre du programme, a barre de titre indique que vous pouvez travaier avec cette base de données aussi bien dans Access 2007 que dans Access Sur a gauche, e voet Navigation affiche une iste de tous es objets de cette base de données. Occupant e haut de a fenêtre, e ruban incut cinq ongets : Fichier, Accuei, Créer, Données externes, et Outis de base de données. L onget Accuei est actif par défaut. Comme aucun objet de base de données n est ouvert actueement, aucun des boutons de onget Accuei n est disponibe. Astuce Les bases de données créées avec Access 2010 utiisent e format de stockage de fichier introduit avec Access 2007, et eurs fichiers ont extension.accdb. Vous pouvez ouvrir des fichiers de base de données créés dans des versions antérieures d Access (qui possèdent extension.mdb) dans Access Vous pouvez travaier avec ces fichiers et es enregistrer dans ancien format ou bien travaier avec et es enregistrer dans e nouveau format. Si vous es convertissez, vous ne pourrez pus es ouvrir dans des versions antérieures à Access Pour pus d informations sur e format ACCDB, recherchez accdb dans aide d Access.

10 10 Chapitre 1 Exporer une base de données Access Dans a barre de titre du voet Navigation, ciquez sur Tous es objets Access, puis sous e menu Fitrer par groupe, ciquez sur Tabes. Le voet Navigation iste désormais uniquement es tabes de a base de données. 6. Dans e voet Navigation, sous Tabes, faites un doube cic sur Catégories. La tabe Catégories s ouvre dans un document à ongets. Comme une tabe est affichée, deux ongets contextues dans Outis de tabe (Champs et Tabe) apparaissent sur e ruban. Ces ongets contextues sont affichés uniquement orsque vous travaiez avec une tabe. Noms des ongets du ruban Noms des ongets contextues Noms des groupes Voet Navigation fitré Barre de navigation des enregistrements Tabe dans un document à ongets Barre d outis Afficher es raccourcis La barre de navigation des enregistrements en bas de a page de a tabe indique combien d enregistrements a tabe contient et eque est actif, et permet de parcourir es enregistrements. Les boutons représentant des commandes iées au travai sur e contenu de base de données sont organisés sur onget Accuei en six groupes : Affichages, Presse-papiers, Trier et fitrer, Enregistrements, Rechercher, et Mise en forme du texte. Seus es boutons des commandes qui peuvent être exécutées sur objet de base de données actueement séectionné (dans ce cas, une tabe) sont actifs. 7. Dans onget Accuei, ciquez sur e anceur de boîte de diaogue Mise en forme du texte.

11 Travaier avec Access La boîte de diaogue Mise en forme de a feuie de données s ouvre. À partir de cette boîte de diaogue, on peut accéder aux paramètres qui ne sont pas disponibes sous a forme de boutons dans e groupe Mise en forme du texte, tes que Coueur du quadriage et Styes de bordure et de igne. 8. Dans a boîte de diaogue Mise en forme de a feuie de données, ciquez sur Annuer. 9. Ciquez sur onget Créer. Les boutons représentant des commandes iées à a création d objets de base de données sont organisés sur cet onget en six groupes : Modèes, Tabes, Requêtes, Formuaires, États, et Macros et code. Onget Créer. 10. Faites un doube cic sur onget Créer. En faisant un doube cic sur onget actif, on masque e ruban, ce qui fournit pus d espace pour objet de base de données actif.

12 12 Chapitre 1 Exporer une base de données Access 2010 Le ruban est masqué. 11. Ciquez sur onget Données externes. Le ruban réapparaît temporairement, avec onget Données externes actif. Les boutons représentant es commandes iées au dépacement d informations entre une base de données et d autres sources sont organisés dans cet onget en quatre groupes : Importer et ier, Exporter, Coecter es données, et Listes iées SharePoint. Le fait de ciquer sur n importe que onget (dans ce cas, onget Données externes) affiche e ruban temporairement. Astuce Pour rendre es images de ce ivre isibes, nous travaions dans une fenêtre de programme qui est pus petite que e pein écran. Ainsi, es groupes Coecter es données et Listes iées SharePoint sont représentés dans cette image sous a forme de boutons. Pour pus d informations, reportez-vous à a section «Modification de affichage du ruban» au début de ce ivre. 12. Ciquez n importe où dans a tabe ouverte. Le ruban disparaît à nouveau. 13. Faites un doube cic sur onget Outis de base de données. Faire un doube cic sur un onget affiche de façon permanente e ruban et active cet onget. Les boutons représentant es commandes iées à a gestion, à anayse, et à a fiabiisation des données sont organisés sur onget

13 Travaier avec Access Outis de base de données en six groupes : Outis, Macro, Reations, Anayser, Dépacer es données, et Compéments. Onget Outis de base de données. 14. À droite de onget de page de a tabe Catégories, ciquez sur e bouton Fermer pour fermer a tabe sans fermer a base de données. En ciquant sur ce bouton, on ferme objet actif. 15. Ciquez sur onget Fichier pour afficher e mode Backstage, puis ciquez sur Fermer a base de données. Lorsqu on ferme une base de données sans quitter Access, a page Nouveau du mode Backstage est affichée afin de pouvoir ouvrir une autre base de données ou en créer une nouvee. Notez que si vous ne fermez pas a base de données active avant d en ouvrir une autre, Access vous demande d enregistrer es modifications et ferme a base de données active à votre pace. Vous ne pouvez pas avoir deux bases de données ouvertes simutanément dans une seue instance d Access. Si vous vouez avoir deux bases de données ouvertes en même temps, vous devez démarrer une nouvee instance d Access. Astuce Vous pouvez fermer Access compètement en ciquant sur e bouton Fermer dans e coin supérieur droite de a fenêtre du programme, ou en ciquant sur Quitter dans e mode Backstage. NETTOYAGE Conservez a base de données EntrepriseGarden01 pour utiiser dans es exercices suivants. Activation des macros et des autres contenus de base de données Certaines bases de données contiennent des macros VBA (Microsoft Visua Basic for Appications) qui peuvent exécuter du code sur votre ordinateur. Dans a pupart des cas, ce code sert à effectuer une tâche iée à a base de données, mais des individus ma intentionnés peuvent aussi utiiser es macros pour répandre un virus sur votre ordinateur. Lorsque vous ouvrez une base de données qui n est pas stockée dans un empacement approuvé ou signé par un éditeur approuvé, Access affiche un avertissement de sécurité sous e ruban.

14 14 Chapitre 1 Exporer une base de données Access 2010 Avertissement de sécurité. Tant que avertissement de sécurité est affiché, es macros de a base de données sont désactivées. Vous pouvez activer es macros de trois façons différentes : En autorisant es macros de a base de données pour es utiiser dans a session de base de données actuee. En ajoutant éditeur de a base de données à a iste des éditeurs approuvés. Cette option est disponibe uniquement si a signature éectronique de éditeur est attachée à a base de données. Access autorisera aors automatiquement e contenu des macros de toute base de données signée par cet éditeur. En paçant a base de données dans un empacement approuvé. Access autorise automatiquement e contenu des macros de toute base de données enregistrée dans cet empacement. Les empacements approuvés que vous spécifiiez dans Access ne sont pas approuvés par es autres programmes Office. Pour activer es macros uniquement pour a session de base de données en cours : Dans a zone Avertissement de sécurité, ciquez sur Activer e contenu. Pour ajouter éditeur d une base de données signée numériquement à a iste des éditeurs approuvés : 1. Dans a zone Avertissement de sécurité, ciquez sur Du contenu actif a été désactivé. Ciquez pour pus d informations. 2. Sur a page Informations sur <Nom de a base de données>, ciquez sur e bouton Activer e contenu, puis sur Options avancées. 3. Dans a boîte de diaogue Options de sécurité Microsoft Office, ciquez sur Approuver tous es documents de cet éditeur, puis sur OK. Notez que option Approuver tous es documents de cet éditeur est disponibe uniquement si a base de données est signée numériquement.

15 Travaier avec Access Pour ajouter empacement d une base de données à a iste des empacements approuvés : 1. Affichez e mode Backstage, puis ciquez sur Options. 2. Dans e voet gauche de a boîte de diaogue Options Access, ciquez sur Centre de gestion de a confidentiaité, puis sur Paramètres du Centre de gestion de a confidentiaité. 3. Dans e voet gauche du Centre de gestion de a confidentiaité, ciquez sur Empacements approuvés. 4. Sur a page Empacements approuvés, ciquez sur Ajouter un nouve empacement. 5. Dans a boîte de diaogue Empacement de Microsoft Office approuvé, ciquez sur Parcourir. 6. Dans a boîte de diaogue Parcourir, naviguez vers e dossier contenant a base de données active, puis ciquez sur OK. 7. Dans a boîte de diaogue Empacement de Microsoft Office approuvé, cochez a case Les sous-dossiers de cet empacement sont égaement approuvés si vous e souhaitez, puis ciquez sur OK dans chaque boîte de diaogue ouverte. Si vous préférez, vous pouvez modifier a façon dont Access gère es macros dans toutes es bases de données : 1. Affichez e Centre de gestion de a confidentiaité, puis dans e voet gauche, ciquez sur Paramètres des macros. 2. Séectionnez option pour qu Access gère es macros comme vous e souhaitez : m m m Désactiver toutes es macros sans notification Si une base de données contient des macros, Access es désactive et n affiche pas avertissement de sécurité pour vous donner a possibiité de es activer. Désactiver toutes es macros avec notification Access désactive toutes es macros et affiche avertissement de sécurité. Désactiver toutes es macros à exception des macros signées numériquement Access active automatiquement es macros signés numériquement. m Activer toutes es macros Access autorise toutes es macros (ceci n est pas recommandé). 3. Ciquez sur OK pour fermer e Centre de gestion de a confidentiaité, puis ciquez sur OK pour fermer a boîte de diaogue Options Access.

16 16 Chapitre 1 Exporer une base de données Access 2010 Concepts de base de données Les programmes de base de données simpes, tes que e composant Base de données de Microsoft Works, ne peuvent stocker des informations que dans une seue tabe. Des programmes de base de données pus compexes, comme Access, peuvent stocker des informations dans pusieurs tabes iées, créant ainsi ce qu on appee des bases de données reationnees. Si es informations d une base de données reationnee sont organisées correctement, on peut traiter ces tabes comme une seue zone de stockage et extraire des informations éectroniquement à partir de différentes tabes dans n importe que ordre en fonction de nos besoins. Une tabe n est qu un des types d objets avec eque vous pouvez travaier dans Access. Les autres types d objets incuent es formuaires, es requêtes, es états, es macros et es modues. Parmi tous ces objets, un seu (a tabe) est utiisé pour stocker des informations. Le reste des objets est utiisé pour saisir, gérer, manipuer, anayser, rechercher, ou afficher es informations stockées dans une tabe. Au fi des années, Microsoft a fait de nombreux efforts pour faire d Access un programme de base de données grand pubic très puissant, mais égaement facie à apprendre et à utiiser. Comme Access fait partie d Office 2010, vous pouvez utiiser a pupart des techniques que vous utiisez avec Word et Exce. Par exempe, vous pouvez utiiser es commandes, es boutons et es raccourcis cavier famiiers pour ouvrir et modifier es informations dans es tabes Access. Et vous pouvez faciement partager es informations entre Access et Word, Exce, ou es autres programmes Office. Dans sa forme a pus basique, une base de données est équivaent éectronique d une iste organisée d informations. Typiquement, ces informations ont un sujet ou un but commun, comme a iste des empoyés iustrée dans e tabeau suivant. Num Nom Prénom Fonction DateEmbauche 1 Anderson Nancy Saes Rep May 1, Carpenter Chase Saes Manager Aug 14, Emanue Michae Saes Rep Apr 1, Furse Karen Buyer May 3, 2004 Cette iste est organisée dans une tabe formée de coonnes et de ignes. Chaque coonne représente un champ (un type d informations spécifique sur un

17 Exporer es tabes 17 empoyé : nom, prénom, date d embauche, etc.). Chaque igne représente un enregistrement (toutes es informations reatives à un empoyé spécifique). Si une base de données ne faisait rien de pus que de stocker des informations dans une tabe, ee ne serait pas pus utie qu une iste papier. Mais comme a base de données stocke es informations dans un format éectronique, vous pouvez es manipuer dans tous es sens et es expoiter de façon très puissante. Par exempe, supposez que vous souhaitiez trouver e numéro de tééphone d une personne vivant dans votre vie. Vous pouvez consuter cette information dans annuaire, puisque cet outi est prévu pour cea. Si vous souhaitez trouver e numéro de tééphone de quequ un qui vit dans un autre département, vous pouvez aer à a poste, qui possède probabement un annuaire des départements imitrophes. Cependant, si vous vouez trouver e numéro de tééphone de tous es gens ayant e même nom que vous dans tous es départements du pays, ou si vous souhaitez trouver e numéro de tééphone du voisin de votre grand-mère, ces annuaires imprimés ne vous serviront pas à grand-chose, car is ne sont pas organisés pour trouver faciement cette information. Lorsque es informations pubiées dans un annuaire sont stockées dans une base de données, ees prennent bien moins de pace, cea coûte moins cher à reproduire et à distribuer, et si a base de données est conçue correctement, es informations peuvent être retrouvées de nombreuses façons différentes. Le vrai pouvoir d une base de données n est pas dans sa capacité à stocker des informations ; i réside dans sa capacité à retrouver rapidement es informations exactes que vous souhaitez extraire de a base de données. Exporer es tabes Les tabes sont es principaux objets de base de données. Leur but est de stocker des informations aors que es autres objets de base de données ont pour fonction d interagir d une manière ou d une autre avec une ou pusieurs tabes. Une base de données Access peut contenir des centaines de tabes, et e nombre d enregistrements de chaque tabe est imité pus par espace disponibe sur votre disque dur que par autre chose. Astuce Pour des informations détaiées sur es spécifications d Access, tees que a taie maximum d une base de données ou e nombre maximum d enregistrements dans une tabe, recherchez «caractéristiques Access 2010» (sans es guiemets) dans aide d Access. Tout objet Access possède deux modes ou pus. Pour es tabes, es modes es pus courants sont e Mode Feuie de données, dans eque on peut voir et modifier es

18 18 Chapitre 1 Exporer une base de données Access 2010 données de a tabe, et e Mode Création, dans eque on peut voir et modifier a structure de a tabe. Pour ouvrir une tabe en Mode Feuie de données, faites un doube cic sur son nom dans e voet Navigation, ou faites un cic droit sur son nom puis ciquez sur Ouvrir. Pour ouvrir une tabe en Mode Création, faites un cic droit sur son nom puis ciquez sur Mode Création. Lorsqu une tabe est ouverte en Mode Feuie de données, e fait de ciquer sur e bouton Affichage dans e groupe Affichages de onget Accuei bascue en Mode Création ; orsqu ee est ouverte en Mode Création, e fait de ciquer sur e bouton bascue en Mode Feuie de données. Pour bascuer dans un des deux autres modes de tabes (Mode Tabeau croisé dynamique ou Mode Graphique croisé dynamique), on cique sur a fèche Affichage puis sur e mode à appiquer dans a iste. On peut aussi bascuer e mode en ciquant sur un des boutons de a barre d outis Afficher es raccourcis dans e coin inférieur droit de a fenêtre du programme. Lorsqu on visuaise une tabe en Mode Feuie de données, on voit es données de a tabe en coonnes (champs) et en ignes (enregistrements). La première igne contient es en-têtes des coonnes (es noms des champs). Dans ce format, a tabe est souvent simpement appeée feuie de données. Noms des champs Champ Enregistrement Noms des champs, champs et enregistrements d une tabe. Si deux tabes possèdent un ou pusieurs noms de champs en commun, on peut incorporer a feuie de données d une tabe dans une autre. En utiisant une feuie de données incorporée, appeée sous-feuie de données, on peut voir es informations de pusieurs tabes en même temps. Par exempe, on peut vouoir incorporer

19 Exporer es tabes 19 une feuie de données Commandes dans une tabe Cients de manière à pouvoir voir es commandes que chaque cient a passées. Dans cet exercice, vous aez ouvrir es tabes d une base de données et exporer a structure des tabes dans différents modes. CONFIGURATION Vous avez besoin de a base de données EntrepriseGarden01 avec aquee vous avez travaié dans exercice précédent. Ouvrez a base de données EntrepriseGarden01, assurez-vous que es tabes sont istées dans e voet Navigation, puis suivez es étapes. 1. Dans e voet Navigation, faites un doube cic sur Produits. Puis tout à droite de a barre de titre du voet Navigation, ciquez sur e bouton Ouvrir/Fermer a barre de redimensionnement de manière à voir pus de champs de a tabe. La tabe Produits est affichée en Mode Feuie de données. Chaque igne de cette tabe contient des informations sur un produit et chaque coonne contient un champ de chaque enregistrement. 2. Dans a igne des noms de champs en haut de a tabe, pointez sur a bordure droite du nom du champ NomProduit, puis orsque e pointeur se transforme en une fèche à doube tête, faites un doube cic sur a bordure. Access ajuste a argeur du champ à son entrée a pus ongue. Notez que e Produit 1, Magic Liy, et e Produit 2, Autumn crocus, appartiennent à a catégorie Bubs.

20 20 Chapitre 1 Exporer une base de données Access Faites un doube cic sur a bordure droite du nom du champ Catégorie pour ajuster a argeur du champ. Astuce Vous pouvez aussi redimensionner une coonne de tabe en pointant sa bordure et en a dépaçant vers a gauche ou a droite. 4. Dans e voet Navigation, ciquez sur e bouton Ouvrir/Fermer a barre de redimensionnement, puis faites un doube cic sur Catégories. Astuce à partir de maintenant, ouvrez e voet Navigation orsque vous avez besoin de travaier avec un objet différent, mais sentez-vous ibre de e fermer pour voir pus de données. La tabe Catégories s ouvre dans un nouveau document à onget en Mode Feuie de données. La page Catégories est active, mais a page Produits est toujours ouverte et disponibe si vous en avez besoin. 5. À gauche de enregistrement de a catégorie Bubs, ciquez sur e bouton Déveopper (signe +). La catégorie Bubs se déveoppe pour révéer une sous-feuie de données contenant tous es enregistrements de a tabe Produits qui sont assignés à a catégorie Bubs. Cea est possibe car une reation a été étabie entre es deux tabes. Sous-feuie de données Vous pouvez afficher simutanément es enregistrements de deux tabes reiées. 6. À gauche de enregistrement de a catégorie Bubs, ciquez sur e bouton Réduire (signe -) pour masquer a sous-feuie de données.

21 Exporer es tabes Ciquez sur e bouton Fermer à droite de a barre d ongets (pas e bouton Fermer dans e coin supérieur droit de a fenêtre du programme) pour fermer a tabe Catégories. 8. Fermez a tabe Produits, et orsqu Access demande si vous vouez enregistrer es modifications de cette tabe, ciquez sur Oui. Dans es étapes 2 et 3, vous avez modifié apparence de a tabe en modifiant a argeur des coonnes. Si vous souhaitez que ces modifications soient effectives a prochaine fois que vous ouvrez a tabe, vous devez es enregistrer. 9. Dans e voet Navigation, faites un doube cic sur a tabe Commandes. Cette tabe contient des informations sur exécution des commandes. La barre de navigation des enregistrements en bas de a fenêtre indique que cette tabe contient 87 enregistrements, et que enregistrement actif est e numéro 1 sur Dans a barre de navigation des enregistrements, ciquez sur e bouton Enregistrement suivant pusieurs fois. La séection se dépace dans e champ NumCommande, car ce champ est actif. Raccourcis cavier Appuyez sur a touche Fèche du Haut ou Fèche du Bas pour dépacer a séection d un enregistrement à a fois. Appuyez sur a touche Page vers e haut ou Page vers e bas pour vous dépacer d un écran en une seue fois. Appuyez sur Ctr+Origine ou Ctr+Fin pour dépacer a séection au premier ou au dernier champ de a tabe. 11. Ciquez sur a barre de navigation des enregistrements, séectionnez e numéro d enregistrement actue, saisissez 40, puis appuyez sur a touche Entrée.

22 22 Chapitre 1 Exporer une base de données Access 2010 La séection se dépace directement à enregistrement Dans a barre d outis Afficher es raccourcis, ciquez sur e bouton Mode Création. La structure de a tabe Commandes est affichée en Mode Création, et onget contextue Outis de tabe Création apparaît sur e ruban. Le Mode Feuie de données affiche es données stockées dans a tabe, aors que e Mode Création affiche a structure de a tabe sous-jacente. Voir aussi Pour pus d informations sur a structure de a tabe, reportez-vous à a section «Affiner a structure d une tabe» du chapitre 2, «Créer des bases de données et des tabes simpes». NETTOYAGE Fermez a tabe Commandes. Conservez a base de données EntrepriseGarden01 pour utiiser dans es exercices suivants. Documents à ongets et fenêtres superposées Par défaut, Access 2010 affiche es objets de base de données dans des documents à ongets. Si vous préférez afficher chaque objet dans une fenêtre séparée putôt que sur un document séparé, vous pouvez e faire. Pour bascuer vers des fenêtres superposées : 1. Ciquez sur onget Fichier pour afficher e mode Backstage, puis ciquez sur Options. La boîte de diaogue Options Access s ouvre.

23 Exporer es tabes Affichez a page Base de données active, puis dans a zone Options de appication, sous Options de a fenêtre Document, ciquez sur Fenêtres superposées. 3. Ciquez sur OK. Un message vous dit que vous devez fermer et ouvrir à nouveau a base de données active pour que a modification prenne effet. 4. Ciquez sur OK. Puis fermez et ouvrez à nouveau a base de données. Quand es objets de base de données sont affichés dans des documents à ongets, un bouton Fermer apparaît à droite de a barre d ongets. Lorsque es objets sont affichés dans des fenêtres superposées, a fenêtre de chaque objet possède son propre ensembe de boutons Réduire, Agrandir/Niveau inférieur, et Fermer à droit de sa barre de titre. Deux formuaires affichés dans des fenêtres superposées. On peut dépacer es fenêtres d objet en faisant gisser eurs barres de titre, et on peut es redimensionner en faisant gisser eurs cadres. On peut égaement arranger es fenêtres en utiisant es options disponibes orsqu on cique sur e bouton Changer de fenêtre du groupe Fenêtre (ce groupe est ajouté à onget Accuei orsque vous séectionnez Fenêtres superposées dans a boîte de diaogue Options Access).

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