Description Produit La capture Date de mise à jour : 19/10/2012

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1 Description Produit La capture documentaire Date de mise à jour : 19/10/2012

2 Copyright 2012 Spigraph Ce document ne peut, en aucun cas, être photocopié entièrement ou même partiellement, être transmis sous quelque forme que ce soit, électroniquement, mécaniquement ou autre, ainsi que diffusé, sans la permission écrite de Spigraph. Spigraph 31, boucle de la ramée Saint-Quentin Fallavier France Spigraph Description Produit p. 2

3 SOMMAIRE 1 HISTORIQUE ET DETAIL DES MODIFICATIONS 4 2 CONFIGURATION REQUISE 4 3 CAPTURE ET TRAITEMENT DE FACTURES SPI.DATA FOR INVOICE 5 4 PROCESSUS SPI.DATA FOR INVOICE LES DONNEES D ENTREE LA SEPARATION DES PAGES LE TRAITEMENT DES FACTURES LE VIDEOCODAGE L EXPORT 9 Spigraph Description Produit p. 3

4 1 H I S T O R I Q U E E T D E T A I L D E S M O D I F I C A T I O N S Version Crée ou modifié le Rédacteur Nature des mises à jour et commentaires /10/12 Florent Melchers Création du document /12/12 Florent Melchers Mise à jour Paragraphe 3 & /12/12 Florent Melchers MAJ Copies d écran 2 C O N F I G U R A T I O N R E Q U I S E Le système requis pour installer SpiData for invoice doit être : Pentium IV ou Dual core de préférence Windows 2000, XP ou Seven 1Go de RAM minimum et 2 Go recommandé Une connexion réseau 100Mbps est nécessaire pour l installation réseau Un écran de 19 ou 21 pouces (pour les configurations simple ou double écran) Une résolution de 1280x1024 ou 1600x1200 pour les écrans larges 250 Mo d espace disque est nécessaire Spigraph Description Produit p. 4

5 3 C A P T U R E E T T R A I T E M E N T D E F A C T U R E S S P I. D A T A F O R I N V O I C E Spi.Data for invoice est un logiciel de traitement automatisé de facture fournisseur. Ce logiciel est à même de gérer la partie capture avec le pilotage du scanner ainsi que le traitement d image et la séparation de documents. Ce logiciel permet de traiter des lots de facture de même nature. Ces lots peuvent provenir de scanner de production ou de fichiers d importation. Ce logiciel intègre notamment la gestion de profil pour le traitement de ces lots. Il sera possible de créer des profils spécifiques pour des traitements d image, des modes de séparation spécifiques. De nombreuses autres fonctionnalités sont paramétrables au niveau du profil, l indexation, la classification, la validation, l export Lorsque le lot de document est prêt à être traité, il passe dans différentes étapes. La première étant la partie reconnaissance avec l OCR assuré par le logiciel ABBYY ainsi que la reconnaissance de donnée de différents champs présents sur la facture comme le numéro de facture, le numéro de compte bancaires, les montants et autres. Toutes ces données sont basées sur des critères prédéterminés paramétrables. Les étapes suivantes sont la vérification et la validation des index, chaque donnée précédemment reconnue peut être contrôlée indépendamment mais il est aussi possible de contrôler les champs entre eux. Si les contrôles ne sont pas respectés les champs sont présentés à l utilisateur et le contenu peut être renseigné manuellement. Spi.Data for Invoice intègre une notion d extraction de champs par mot clef, ces mots clés peuvent évoluer au cours du temps pour prendre de nouveau fournisseur. Il existe aussi la possibilité d extraire des zones spécifiques à un fournisseur lorsqu une information n est pas correctement reconnue, elle peut être précisée manuellement en sélectionnant le champ en question et son ancre associée. Il n est pas obligatoire de faire du spécifique pour un fournisseur car la plus part des champs sont automatiquement reconnus grâce aux mots clefs génériques. Il est possible, en fin de traitement, de générer des fichiers d export de différents types (XML, CSV, autres) et les documents associés au format texte, tiff, PDF, PDF/A. Spigraph Description Produit p. 5

6 Le contenu des fichiers d export est complétement paramétrable. Il est possible de se connecter à des applications tierces (GED, Workflow, ERP) via des connecteurs spécifiques. Il faut préciser que ce logiciel est capable de partager la licence OCR afin de répartir le traitement de facture sur plusieurs postes. Rappel des caractéristiques principales : Acquisition des documents par numérisation ou par import d images Séparation des documents via différents modes de rupture Gestion des factures multipages et annexes / pièces jointes Identification automatique des fournisseurs Extraction des données à exploiter : n de facture, dates, montants, TVA, IBAN, devises, Possibilité de modification des données extraites et optimisation au moyen d une base de connaissances Contrôle des données entre elles Facilité de vidéocodage par clic & paste Extraction des lignes articles (en option) : code article, désignation, montant, Export des données dans votre application financière, GED, ERP, document de gestion et/ou système workflow Compression de l image en sortie Spigraph Description Produit p. 6

7 4 P R O C E S S U S S P I. D A T A F O R I N V O I C E 4.1 L E S D ONNEES D ENTREE La capture de documents peut être faite à partir d un scanner ou de fichiers à importer. Le format de fichier à privilégier est le format Tiff GrIV avec une résolution de 300 dpi. 4.2 L A S E P A R A TION DES PA GES Dès que les documents ont été numérisés ou importés, un ensemble de traitement s effectue automatiquement. La première étape nécessitant une intervention manuelle se fait suite à la séparation automatique des documents. La fenêtre ci-après permet de contrôler les images séparées, d ajouter des pièces jointes ou de supprimer des pages. Figure 1 Présentation des documents après séparation Spigraph Description Produit p. 7

8 Il existe de nombreux types de séparateurs comme par exemple les séparateurs page blanche, codes barre, le texte (ocr) 4.3 L E TRAITEMENT DES FACTU R E S Une fois la séparation terminée, la suite des traitements se lance automatiquement. Les étapes suivantes sont la reconnaissance des données, l identification des fournisseurs et les contrôles métiers. Un ensemble de données prédéterminées est reconnu automatiquement comme le montant de la facture, l IBAN, la TVA grâce à des mots clefs et des expressions régulières. Figure 2 Interface principale après traitement Spigraph Description Produit p. 8

9 4.4 L E VIDEOC ODAGE Si certaines données n ont pas été reconnues automatiquement ou que les contrôles ne sont pas respectés, les documents sont présentés en vidéocodage via un code couleur approprié. * Figure 3 - Interface principale avec vidécodage Il faudra corriger la donnée erronée. Il sera possible de revoir la zone en question et faire de l apprentissage pour que les autres factures de même type ne soient plus présentées en validation. 4.5 L EXPORT La dernière étape, une fois les factures corrigées, est l export des documents. Il est possible d exporter les documents vers différents formats Tiff, PDF, PDF/A Il est aussi possible de fournir les données extraites sur les factures sous forme de fichier XML dont le contenu reste complétement paramétrable. Spigraph Description Produit p. 9