Famille Archipol. Présentation de Ricoh. Archipol. Nouvelle Application Aperçu

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2 Famille Archipol Présentation de Ricoh Archipol Nouvelle Application Aperçu

3 Ricoh Belgique 700 Collaborateurs Vilvoorde, Temse, Herstal, Nivelles ISO 9002, ISO 14001, ISO Techniciens Référencés au FORCMS Référencés au marché de la police fédérale Moving Ideas Forward.

4 Evolution Ricoh veut être un fournisseur distinctif par des solutions innovatives pour le document management dirigé sur l amélioration de la productivité de ses clients

5 Objectif Composer une vue sur l'approche et la gestion efficace des documents de la police locale

6 Pourquoi? La police a le besoin de gérer ses documents Beaucoup de documents Types de documents spécifiques Police Archivage des PV Correspondance Suivi Plusieurs localisations Dans votre environnement fermé (ISLP) Système informatique de la police locale Police Fédérale / DST Sous haute pression Le suivi des correspondances demande énormément de temps

7 Constat Nous vous aidons à réaliser vos gains de productivité sur vos processus documentaires intensifs!

8 Archipol : Avantages Gaint de temps et économie de place Consultation à partir de chaque station de travail Les documents sont toujours disponibles Fonction de recherche efficace intégrée Sécurité et Gestion des utilisateurs Extention vers l intégration d autres documents 8

9 Famille Archipol Présentation de Ricoh Archipol Nouvelle Application Aperçu

10 Archipol V6 De quoi s agit il? Arco Ricoh, le bon partenariat Processus de travail Description

11 Archipol V6 De quoi s agit-il? Archipol est une solution de logiciel standard basée sur le produit de gestion de documents Arco DocRoom 6. Implémenté dans les zones de police, Archipol est un système de gestion de documents électroniques qui numérise les procès-verbaux d ISLP et les visualise à l écran sous forme numérique. Avantages : Gain de temps et de place Consultation à partir du bureau Document disponible en permanence Fonctions de recherche avancée et intégrée Sécurité et gestion des utilisateurs Ajout possible de types de document supplémentaires

12 Archipol V6 De quoi s agit il? Arco Ricoh, le bon partenariat Processus de travail Description

13 Archipol V6 Responsabilités Spécialiste en scanning adhoc Spécialisé dans les zones de Police Responsable de la vente et du Helpdesk Responsable des installations et implémentations Spécialiste en solution de Gestion Documentaire experts en gestion de documents pour la police

14 Archipol V6 De quoi s agit il? Arco Ricoh, le bon partenariat Processus de travail Description

15 Archipol V6 Processus Numérisation Le document est numérisé, puis placé dans un répertoire sur le serveur

16 Archipol V6 Processus Numérisation Arco Scansplitter Le fichier est scindé en plusieurs parties La scission est provoquée par un code barres pré-configuré Le résultat est un fichier séparé avec ses méta-données dans un fichier XML

17 Archipol V6 Processus Numérisation Arco Scansplitter Le code barres doit toujours contenir un * au début et à la fin Numéro de la zone

18 Archipol V6 Processus Numérisation Arco Scansplitter Le code barres doit toujours contenir un * au début et à la fin Type PV à 5 caractères Exemple: JU > ISLP\Fait Judiciaire

19 Archipol V6 Processus Numérisation Arco Scansplitter Le code barres doit toujours contenir un * au début et à la fin Numéro du PV

20 Archipol V6 Processus Numérisation Arco Scansplitter Le code barres doit toujours contenir un * au début et à la fin Année du PV

21 Archipol V6 Processus Numérisation Arco Scansplitter Le code barres doit toujours contenir un * au début et à la fin Numéro de dossier ISLP (optionnel)

22 Archipol V6 Processus Numérisation Arco Scansplitter Drumming et Archivage Le DocRoom Upload Module place les documents dans le répertoire Archipol qui correspond aux données du code barres Le logiciel de reconnaissance de caractères s exécute en arrière-plan et transforme les images en images PDF avec texte

23 Archipol V6 De quoi s agit il? Arco Ricoh, le bon partenariat Processus de travail Description

24 Archipol V6 Description Web-based Gestion et utilisation à partir des navigateurs web Internet Explorer et Firefox

25 Archipol V6 Description Fonctions de recherche Recherche dans l arborescence

26 Archipol V6 Description Fonctions de recherche Champ de recherche globale Rechercher sur les index et sur le texte

27 Archipol V6 Description Fonctions de recherche Ecran de recherche avancée

28 Archipol V6 Description Distribution selon les valeurs d un index ( propriété ) Regroupement des documents basé sur la valeur d une propriété déterminée

29 Archipol V6 Description Gestion de rapports - Audit Listage détaillé des activités Par exemple: contrôler qui est entré dans le système, et éventuellement qui a modifié des documents

30 Archipol V6 Description Gestion de rapports - Scansplitter Vue d ensemble des activités du Scansplitter, par exemple détection des erreurs

31 Archipol V6 Description Gestion de rapports PV en double Cette fonction permet de retrouver d éventuels doublons Par exemple: un PV qui a été numérisé deux fois

32 Archipol V6 Description Gestion de rapports Contrôle de PVs manquants Des PVs manquants (non numérisés, erreurs, etc.) peuvent être découverts

33 Archipol V6 Description Gestion de rapports Tableau des PVs ( Dashboard ) - Nombre de PVs par Année du PV et par Type de PV - Nombre de PVs par Année et mois d indexation et par Type de PV - Pourcentage annuel par Année du PV et Type de PV - Pourcentage mensuel par Année d indexation et Type de PV Les statistiques peuvent être recherchées et exportées à partir des archives de PVs

34 Archipol V6 Description Drag & Drop - Le programme doit être installé sur l ordinateur de travail - L utilisateur peut faire glisser des documents depuis son système vers un répertoire dans Archipol

35 Archipol V6 Démonstration

36 Revenus potentiels (1) Avantage par rapport à ISLP : archivage du dossier complet avec annexes, signatures, Pas de stockage de papier (ZP VIMA) Réduction de l espace d archivage Réduction du nombre de photocopies Scan = pas de frais de maintenance variables Réduction d impression Recherche par toute personne dans la zone de police Recherche en dehors des heures ouvrables (permanence) Accès en antennes,

37 Revenus potentiels (2) Transfert d information : , CD, imprimé (plus rapide que photocopie) Consultation de documents anciens Copie de sécurité Recherche sur contenu (full text) Utilisation additionnel : Système de connaissance Expansion de l intranet

38 Pas de conservation inutile Précédent : ZP VIMA Copie électronique est une reproduction véridique du dossier envoyé au parquet En principe du papier est nécessaire Procédure suivie : Procureur Ordre du parquet Ministère de la Justice

39 Pas de conservation inutile (2) Technique: Le système actuel garanti une copie fiable : garantie d authenticité Scanning immédiat de toutes les pièces Procès de traitement automatique Logging de toutes les actions Sécurisation optimale Backup garanti la reproductibilité Eventuellement média non effaçables : Sécurisation, Stockage à long terme

40 Options Achat ou location Scanning : Type de photocopieuse multifonctionnel / imprimante Photocopieuse noir et blanc / couleur Central ou plusieurs locations Utilisation des photocopieuses multifonctionnels existantes? Uniquement PV ou utilisation plus étendue Accès limité (nombre de personnes) ou utilisation plus étendue Serveur fourni par la zone de police ou par Ricoh/Arco Utilisation d un système de workflow plus dynamique : Archipol+

41 Processus et organisation Procès adaptable dynamiquement Raccourcir le temps d exécution Envoi des documents électroniquement (plusieurs locations n est pas un handicap) Le travail en parallèle accélère les actions Optimalisation d attribution : Possibilité de travailler en équipes par la définition rôles Délégation pour la gestion d absences

42 Questions? 21/06/2012 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 42

43 21/06/2012 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 43

44 21/06/2012 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 44

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