INC UGECAM. 7 décembre Michelle CARZON, Directrice générale du GROUPE UGECAM

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1 INC UGECAM 7 décembre 2016 Michelle CARZON, Directrice générale du GROUPE UGECAM

2 ORDRE DU JOUR 2 I) Ressources Humaines : Formation, effectifs II) Harmonisation des processus (support et métier) III) Questions Diverses Information GEF, outil de Gestion Economique et Financière : organisation support utilisateurs Information expérimentation TRAM Paie en Normandie

3 RESSOURCES HUMAINES Michelle CARZON, Directrice générale du GROUPE UGECAM INC du 7 décembre 2016

4 4 EVOLUTION DE NOS EFFECTIFS Vue Générale Evolution par catégorie Augmentation des services de soins et baisse des fonction supports Source BOXI

5 5 EVOLUTION DE NOS EFFECTIFS Evolution par pôle Pôle Répartition des ETP par pôle sur l année 2014 Médico social 4090,2 4116,2 4141,4 3% 30% Médico social 67% Sanitaire Sanitaire 9409,2 9391,3 9272,3 Siège Siège 334,3 308,5 380,1 Développement de l activité Médico-sociale essentiellement en NPDC, BFC et PACA-C En sanitaire, certaines UGECAM commencent à réorganiser leurs fonctions supports et logistiques La mutualisation de certaines fonctions support (RH, Compta)peuvent impacter les ETP siège dans une moindre mesure La difficulté de recrutement des médecins se fait sentir en 2014 sur l ensemble des UGECAM tant en sanitaire qu en médico social Source BOXI

6 6EVOLUTION DE NOS EFFECTIFS Focus sur les fonctions support (Administratif hors logistique) Médico Soc 534,1 532,1 523,6 Sanitaire 1169,2 1163,3 1098,9 Siège 266,2 245,2 306 TOTAL 1969,5 1940,6 1928,5 Poids dans les effectifs globaux En 2012, les fonctions supports représentaient 14,23% des effectifs globaux En 2014 ils représentent 13,98% Evolution Variation de 2% sur l ensemble des fonctions support entre 2012 et 2014 Evolution de nos organisations au niveau des sièges des UGECAM : Mutualisation de certaines fonctions comme les ressources humaines, l informatique, et la compta En s appuyant sur des outils communs du système d information : GRH (déploiement fin 2014/début 2014), GEF (déploiement fin 2016/2017), Hébergement (Migration 2015) Source BOXI

7 7 EVOLUTION DE NOS EFFECTIFS Focus sur l évolution des CDD Evolution 2012/2014 Médico Soc 334,36 349,09 372,05 11% Sanitaire 812,38 831,22 824,46 1% Siège 13,62 10,38 22,22 63% Total 1160, , ,73 5% Répartition par pôle en % 67% 30% Médico social Sanitaire Siège Répartition Par Pôle et par catégorie de fonctions Etablissement Evolution Fonctions support 45,76 47,12 50,02 9% Fonctions métier 957,99 990,52 996,11 4% Fonctions logistiques 142,99 142,67 150,38 5% Siège Evolution Fonctions support 12,02 9,68 20,15 68% Fonctions métier 0, % Fonctions logistiques 1,24 0,7 2,07 67%

8 FORMATION Michelle CARZON, Directrice générale du GROUPE UGECAM INC du 7 décembre 2016

9 FORMATION 9 Fonds du Plan Pour 2016 Les UGECAM contribuent aux 0,15% conventionnels, mais ne contribue pas aux 0,15% complémentaire. Elles bénéficient du remboursement des formations inscrites sur la liste dite «complémentaire». Pour 2016, les formations inscrites sur la liste dite «complémentaire» sont les suivantes Rédiger les contrats de travail en Ugecam Préparer la valorisation de l'activité SSR en améliorant le recueil Devenir référent Bientraitance en établissement Ugecam La prise en charge était de 80%

10 Intitulé de formation objectifs Public cible rétro planning 10 Préparer la valorisation de son activité SSR en améliorant le recueil des données descriptives Permettre de sécuriser nos circuits d information, d optimiser la reconnaissance de nos savoirs faire et d optimiser la restitution des différents processus de valorisation de nos prises en charge en vue de la nouvelle tarification des établissements de Soins de Suite et de Réadaptation. Les équipes traitant le PMSI et en particulier les médecins DIM Déploiement de la formation à partir d avril 2016 Bientraitance en établissement UGECAM Prévenir la maltraitance et promouvoir de la bientraitance, Améliorer la relation entre les professionnels et les patients ou personnes accueillies, Améliorer la qualité de vie du patient Evaluer les pratiques professionnelles 1 à 2 référents par UGECAM Déploiement de la formation à partir de mai 2016 Rédiger les contrats de travail en UGECAM rappeler les règles juridiques /conventionnelles, cibler sur les spécificités des UGECAM et d expliquer les risques juridiques si les règles et modèles prédéfinis ne sont pas bien utilisés. Personnels des services des ressources humaines des établissements et des sièges des UGECAM 130 salariés Offre déployée Accompagner la prise en main de l outil GEF maîtriser l utilisation de l outil GEF maîtriser les procédures liées à chacun des processus fonctionnels harmoniser les connaissances et compétences dans le respect des référentiels réglementaires / processus fonctionnels Le service «agence comptable» Les services «ordonnateurs» ex: Directeur général, directeur adjoint, directeur d établissement, contrôleur de gestion, RH Ingénierie qui a débuté mi janvier 2016 Déploiement à compter de mars 2016

11 FORMATION 11 Pour 2017 Les formations inscrites sur la liste dite «complémentaire» sont les suivantes : Devenir référent Bientraitance en établissement Ugecam GEF Préparer la valorisation de l'activité SSR en améliorant le recueil Rédiger les contrats de travail en Ugecam TAC UGECAM - Module 05 : L'environnement économique et financier des UGECAM TAC UGECAM - Module 06 : Le cadre budgétaire des UGECAM TAC UGECAM - Module 07 : Créances Produits TAC UGECAM - Module 08 : Les immobilisations et les achats TAC UGECAM - Module 09 : La gestion de la paie et des charges de personnel TAC UGECAM - Module 10 : La gestion de la trésorerie et des flux financiers TAC UGECAM - Module 11 : L'analyse financière et affectation des résultats

12 FORMATION 12 Fonds de la Professionnalisation Même processus pour 2016 et pour 2017 Concernant les fonds de la professionnalisation, les formations suivantes sont inscrites : CAFDES (Certificat d'aptitude aux Fonctions de Directeur d'établissement Social ou de Service d'intervention Sociale) + VAE Diplôme d'état d'aide-soignant + VAE Diplôme d'état de Moniteur Educateur (DEME) + VAE Diplôme d'état d'educateur Spécialisé (DEES) + VAE Diplôme d'état d'educateur Technique (DEET) + VAE Diplôme d'état d'infirmier

13 HARMONISATION DES PROCESSUS Michelle CARZON, Directrice générale du GROUPE UGECAM INC du 7 décembre 2016

14 L HARMONISATION DES PROCESSUS AU SEIN DU GROUPE UGECAM 14 Première étape: le déploiement d une démarche qualité dans les établissements (depuis 1999 ) Au sein du Groupe UGECAM, ce sont d abord les établissements (avant les sièges) qui ont été soumis à des : - Obligation de certification HAS dans le sanitaire depuis 1999 (au départ accréditation) - Obligation d évaluations internes et externes dans le médicosocial depuis la loi de 2002 Deuxième étape: le déploiement du contrôle interne dans les UGECAM (depuis 2013) Dans ce contexte, l accent a été mis en priorité sur la gestion des processus à fort impacts financiers

15 15L HARMONISATION DES PROCESSUS AU SEIN DU GROUPE UGECAM Troisième étape: l élaboration et la diffusion progressive des processus nationaux (2015) - Elaboration et validation des processus comptabilité générale, comptabilité analytique, contrôle de gestion, achats en vue de la préparation du déploiement du logiciel GEF (Gestion économique et financière), (début 2015) - Elaboration et validation nationale des processus médicosociaux communs à l ensemble des établissements MS - Elaboration et validation nationale (DNGU/DDFC) du processus paie qui avait été identifié comme un risque majeur par le contrôle interne (fin 2015)

16 16L HARMONISATION DES PROCESSUS AU SEIN DU GROUPE UGECAM Quatrième étape: déploiement des processus nationaux unifiés ( ) 2016 Elaboration et validation nationale des processus sanitaire communs Déploiement des processus intégrés dans l outil de Gestion économique et financière (début 2016) en vue du déploiement du logiciel GEF fin 2016/2017 Déploiement des processus paie et Gestion Administrative du personnel renforcés par des plans de contrôle nationaux ordonnateurs et comptables (2016) Déploiement des processus médicosociaux communs à l ensemble des établissements MS (2016) 2017 Déploiement des processus sanitaires communs à l ensemble des établissements sanitaires (2017)

17 POURQUOI VOULOIR UNE HARMONISATION DES PROCESSUS AU SEIN DU GROUPE UGECAM? 17 Mise en œuvre d une démarche qualité globale assurant une équité de prise en charge sur le territoire Utilisation des processus communs comme vecteur de convergences des pratiques au sein du Groupe UGECAM

18 FONCTION INFORMATIQUE SUPPORT UTILISATEUR UGECAM Michelle CARZON, Directrice générale du GROUPE UGECAM INC du 7 décembre 2016

19 POINT SUR LES ÉVOLUTIONS DU SYSTÈME D INFORMATION DES UGECAM 19 Le système d information des UGECAM est en évolution à deux niveaux : 1. Au niveau technique : les composants du socle technique informatique des UGECAM sont progressivement intégrés au système d information et aux standards techniques de la CNAMTS (intégration dans le réseau informatique, mise en place des cartes Access master ). 2. Niveau fonctionnel : des logiciels nationaux vont être graduellement développés et déployés au sein du réseau des UGECAM (applicatif Gestion Economique et Financière en 2017 ; applicatif métiers pour les établissements sanitaires en 2018 ).

20 PROJET D ÉVOLUTION: UNE PREMIÈRE ÉTAPE EN JANVIER A l occasion du déploiement de l applicatif GEF, qui démarrera dès janvier 2017 selon un plan de déploiement progressif, un support national dédié aux utilisateurs de l outil va être mis en œuvre. Pour la première fois, un support national sera commun à l ensemble des UGECAM Le service sera assuré par le service desk national situé à la Cpam de Bordeaux => l objectif est de proposer un support technique et fonctionnel de qualité, réactif, compte tenu de l enjeu que représente la mise en production de GEF pour les UGECAM

21 RÉFLEXIONS ET PERSPECTIVES SUR LE SUPPORT INFORMATIQUE 21 Au-delà de la mise en place d un support technique GEF, le groupe UGECAM souhaite engager une réflexion autour de la problématique de la mise en place d un service support aux utilisateurs pour ce qui concerne l assistance au poste de travail => objectif de qualité et de réactivité. Compte tenu de l expérience significative de la CPAM de Bordeaux, qui assure ce service pour les CPAM de la région Aquitaine, les réflexions organisationnelles pilotées par la DNGU s appuieront sur l UGECAM Aquitaine compte tenu de sa proximité géographique avec le service. => Un point d information sera fait aux instances au cours du premier semestre 2017.