Reynolds and Reynolds incadea Dealer Management System

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1 Reynolds and Reynolds incadea Dealer Management System Version française

2 incadea restructure vos processus de travail en appréhendant vos difficultés et en vous aidant à mieux utiliser vos ressources. L approche de valeur adoptée par The Reynolds and Reynolds Company vous aide à gagner du temps et à économiser vos efforts, en automatisant les activités répétitives, afin de vous permettre de vous concentrer sur l essentiel : vos clients. incadea est un Dealer Management System (DMS) de nouvelle génération basé sur Microsoft Windows et Microsoft Dynamics TM NAV, anciennement appelé Microsoft Business Solutions Navision, l une des solutions ERP (progiciel de gestion intégré) de Microsoft. Il allie les fonctionnalités d un DMS standard à de puissants outils de gestion comptable et financière, de reporting et de CRM (gestion de la relation client). Son architecture flexible permet à incadea d être facilement localisée par le réseau de partenaires technologiques nationaux de Reynolds, pour travailler dans plus de 20 langues, devises et législations différentes. En deux ans seulement, la solution incadea de Reynolds a attiré l attention des concessionnaires et des constructeurs automobiles du monde entier et le nombre d installations a plus que doublé chez les clients. Fonctions d incadea Comptabilité Générale Le module de base d incadea, Comptabilité Générale, couvre les aspects de comptabilité de base et d administration. Il représente l ossature du système sur laquelle s intègrent tous les autres modules et constitue ainsi la base de l implémentation des processus de gestion d un réseau de concessionnaires. Tous les modules sont accessibles à partir du menu principal et chaque module dispose d une structure de sous-menu similaire à celle du menu principal. Le système centralisé de gestion des stocks automatise, grâce à l imputation en temps réel, les fonctionnalités comptables clés liées à l établissement des comptes de la société. Gestion et contrôle L évaluation complète et analytique de l entreprise représente un élément essentiel dans la compréhension des demandes complexes des clients. Les mécanismes d analyse de données de ce module permettent au concessionnaire de bénéficier de données précises et d informations actualisées, intégrées en temps réel dans le module Comptabilité Générale.

3 Gestion des Contacts incadea permet au concessionnaire de disposer d un répertoire central de contacts. Il s agit d un support efficace pour la prospection et le suivi des clients. La fonction de pre-planning définit les agendas des commerciaux. Elle permet également une parfaite intégration avec Microsoft Outlook ainsi que la sauvegarde d actions ou de documents personnalisés, en plusieurs langues. Gestion des Services Pour supporter la large palette de services de maintenance et de réparation offerte par les constructeurs, les devis, les commandes, les réclamations de garantie ou les notes de crédit, le module Gestion des Services d incadea propose des ordres atelier qui déclenchent des recherches automatiques de service pour faciliter une tarification actualisée des pièces détachées et fournir des informations détaillées sur leur disponibilité. Lorsqu il est intégré avec le système de pointage d incadea, l assistant du programme accompagne l utilisateur tout au long de la planification des ordres atelier. Gestion des Véhicules Aujourd hui, la durée de stockage, l hétérogénéité des véhicules et les niveaux de stocks constituent des domaines de traitement significatifs pour les concessionnaires. Le module Gestion des Véhicules d incadea dispose de fonctions, telles que le calcul du coût de la durée de stockage. Des options de paramétrages flexibles et une proposition automatisée pour le calcul de la valeur des stocks permettent de suivre les coûts réels de stockage et facilitent ainsi la prise de décision. Les concessionnaires peuvent gérer leur mix d articles grâce à une vision détaillée des véhicules dans le programme de production du constructeur ainsi qu à l accès à l historique des véhicules, avec des détails sur le propriétaire d origine, le propriétaire actuel et ce quel que soit le véhicule correspondant.

4 Gestion des Pièces Le module Gestion des Pièces représente une source détaillée d informations sur les pièces détachées, telles que les catalogues et les détails de tarification. Ces informations sont classées par article. Le module permet une gestion flexible des stocks, au niveau de la société, entre deux sociétés, ou entre la société et ses succursales. Il offre une visibilité complète du stock et facilite le classement des pièces détachées. La proposition d achat automatisée tient compte des changements dans la chaîne de remplacement et des articles saisonniers, afin d optimiser les commandes et les niveaux maximum de stock, tout en maintenant les tendances de ventes. Caisse Enregistreuse Le système Caisse Enregistreuse d incadea est entièrement distinct. Il permet d enregistrer les entrées de caisse relatives aux clients, aux fournisseurs et à la comptabilité générale. Ce système gère efficacement plusieurs caisses, ainsi que les entrées et sorties de caisses. Les entrées du livre de caisse créées par le système peuvent être utilisées dans le cadre de statistiques, d évaluations ou de recherches. Système de Pointage Le nouveau Système de Pointage d incadea couvre l intégralité des activités liées à la gestion du temps de travail des ressources d un atelier : de la définition des différents groupes de main d œuvre à celle des temps barêmés constructeurs; de la gestion au traitement successif des temps enregistrés et de leur analyse. Le système de pointage permet également d organiser le planning annuel de chaque employé. Les synthèses sont graphiques et faciles à générer. En outre, la fonction Système de Pointage rectifie les temps correspondants selon l ordre atelier. Gestion de la Relation Client L outil Microsoft Dynamics TM CRM (version 3.70) a été réincorporé pour une parfaite intégration avec la suite Microsoft Office et Microsoft Outlook. Cet outil offre des fonctionnalités qui vont des demandes de prix et tableaux d analyse, à la gestion centralisée des prospects pour les nouveaux véhicules, les véhicules d occasion, ou les activités de service. Il permet une classification

5 complète des contacts par potentiel, qualification, ou intérêts actuels ainsi que la création de questionnaires personnalisés. Planning Atelier Le système Planning Atelier d incadea gère la planification des ordres atelier. En outre, ce système fournit une vue d ensemble rapide des ressources humaines et des capacités techniques de chacun (groupes ou individus), permettant d optimiser la charge de travail de l atelier, en évitant des situations de surcapacité ou souscapacité techniques. Les plannings peuvent être organisés par rapport aux ressources humaines disponibles ou aux qualifications des employés. Des tâches peuvent être directement attribuées dans les ordres de planning, ce qui permet une réduction significative des commandes en souffrance. Les informations relatives au planning sont toujours actualisées et peuvent être à tout moment évaluées ou modifiées depuis n importe quel poste de travail. Echange de Données Le module Echange de Données est une plate-forme qui optimise les communications externes grâce à la récupération et à l échange rapide d informations. C est un outil flexible qui permet l échange de données entre le réseau des concessionnaires et ses fournisseurs principalement les constructeurs et les importateurs. Il est donc possible de réaliser des importations et des exportations complètes et instantanées de données relatives aux différents domaines d activité des concessionnaires, tels que la gestion des véhicules, des ventes et des pièces détachées. Le module permet également d échanger des données avec d autres partenaires commerciaux, par exemple d autres concessionnaires automobiles. Dealer Communication Management System (DCS) Cockpit La fonction DCS permet un échange normalisé des données avec les constructeurs automobiles. Cette fonction pratique renforce le module d échange des données, puisqu il favorise le contrôle, le traitement et la coordination de toutes les transactions documentées avec incadea et, de ce fait, donne un aperçu des documents sauvegardés dans le DCS Cockpit.

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7 Fonctions d incadea Gestion des Pièces Gestion des Véhicules Gestion des Services Journaux de réévaluation Primes de vente Offres de service et campagnes Transactions entre succursales Ordre des stocks Nouvelle commande et Proposition d expédition Job spooler Echange de données DCS Cockpit Calcul des dommages Evaluation de la voiture Echange de véhicule Ouverture de session de l utilisateur MS Office Outlook MIS/ Etablissement de rapports Archives Planning Atelier Système de Pointage Caisse Enregistreuse Fonctions de Microsoft Dynamics NAV Comptabilité Générale Achats et créditeurs Ventes et débiteurs Gestion de Stock Ressources Humaines Gestion de la Relation Client (CRM) Immobilisations Budget Clearing bancaire Comptabilité analytique d exploitation Payes

8 Contacts Reynolds International Headquarters Reynolds and Reynolds SARL 9 chemin des Chalets PO Box Chavannes-de-Bogis Suisse Tél. : +41 (0) The Reynolds and Reynolds Company. Tous droits réservés. Microsoft, Outlook, Microsoft Dynamics sont des marques de Microsoft Corporation.

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