WEB ADMIN. Table des matières

Transcription

1 P age 1 WEB ADMIN Table des matières 1. Qu est-ce que WebAdmin? Comment se connecter à WebAdmin? Qui peut avoir accès à WebAdmin? Comment gérer son compte? Autorépondeur Transfert Listes de diffusion Quotas Filtres MultiPOP Comment créer une liste de diffusion (pour les administrateurs de domaine seulement)? Comment gérer les comptes des utilisateurs (pour les administrateurs de domaine seulement)? Comment créer un compte (pour les administrateurs de domaine seulement)? Comment créer un alias (pour les administrateurs seulement)? Où trouver les statistiques concernant l'état de son compte?... 26

2 P age 2 1. Qu est-ce que WebAdmin? WebAdmin est un outil pour gérer les services de messagerie de votre organisation. Il accompagne la messagerie Ncourrier de Mdaemon. Il permet de créer et modifier rapidement les comptes de courriels. Simple, efficace et convivial : WebAdmin vous offre l autonomie! Et ce, en toute sécurité grâce à sa clé SSL. Pour devenir administrateur de domaine, vous devez communiquer avec Nmedia Solutions par téléphone, au , ou par courriel, à ncourrier@nmediasolutions.com. Veuillez mentionner votre nom et prénom, le nom de l entreprise et le numéro de téléphone pour vous rejoindre. Nous vous contacterons dans les plus brefs délais. 2. Comment se connecter à WebAdmin? WebAdmin est accessible par votre fureteur Internet à l adresse Web: Table 2.

3 P age 3 Connectez-vous à WebAdmin en inscrivant l adresse courriel et le mot de passe de votre messagerie Ncourrier. Sélectionnez la langue de votre choix. 3. Qui peut avoir accès à WebAdmin? WebAdmin peut être utilisé par toute personne possédant un compte Ncourrier. Il existe trois types de comptes. - Utilisateur: Il peut modifier seulement son propre compte. - Administrateur de domaine: Il peut gérer tous les comptes et les noms de domaines appartenant à son organisation. Il peut créer des alias et des listes de diffusion. - Administrateur global: Il peut accéder à tous les comptes et noms de domaines. Seuls certains employés de Nmedia Solutions possèdent ce statut. Exemples d interfaces Utilisateur Administrateur de domaine Table 3 a. Table 3 b.

4 P age 4 4. Comment gérer son compte? Table 4. Pour modifier les caractéristiques de votre boîte de courriels (voir Table 4.0.) : 1- Cliquez sur Mon compte dans le menu de gauche. 2- Les onglets offrent un accès rapide aux options de votre compte : Autorépondeur, Filtres, Listes, Quotas, MultiPOP et Options.

5 P age Autorépondeur L autorépondeur permet d expédier une réponse automatique à quiconque envoie un courriel dans votre boîte. Lors d une absence prolongée, cette option permet d aviser votre interlocuteur que vous ne pourrez répondre à sa requête de façon imminente. L autorépondeur est aussi une solution pratique lorsque le responsable de la messagerie électronique n'a pas le mandat de répondre rapidement et personnellement à tous les courriels reçus. Cette fonction permet aussi de faire parvenir automatiquement des confirmations de réception. Il peut, par exemple, être activé sur des comptes de courriels qui sont destinés à recevoir des C.V, des demandes d informations, des confirmations d inscriptions, etc. Table 4.1. Pour activer cet outil, il suffit de cliquer sur l onglet Autorépondeur (Table 4.1.) : 1- Cochez la case Activer l autorépondeur pour ce compte.

6 P age 6 2- La case Programmer l autorépondeur permet de choisir entre quelles dates l envoi de messages automatiques sera actif. Si vous ne cochez pas cette case, l autorépondeur sera en fonction jusqu'à ce que vous le désactiviez manuellement. 3- Rédigez le texte qui sera envoyé aux personnes qui tentent de vous rejoindre. 4- Cliquez sur Enregistrer. Quelques exemples de messages pour l autorépondeur Pour une absence : Madame, Monsieur, Prenez note de mon absence du bureau pour la période du 14 au 21 juin Je répondrai à votre courriel à mon retour. S'il y a une urgence, veuillez contacter Mme Linda Beaulieu à cette adresse : lbeaulieu@mondomaine.com. Merci et bonne journée. Pour confirmer la réception d'un courriel: Merci de faire confiance à notre entreprise. Nous vous confirmons la réception de votre courriel. Les informations que nous avons reçues seront traitées le plus rapidement possible. Vous recevrez un courriel dans les jours qui suivent pour confirmer votre demande. Merci et bonne journée.

7 P age Transfert WebAdmin permet de transférer les courriels reçus d'un compte vers un ou plusieurs autres compte(s). Le transfert offre la possibilité de garder ou de détruire les messages de la boîte de courriels du destinataire initial. Dans le cas d'un départ permanent, il est préférable d'utiliser un alias. Pour transférer des messages de manière permanente (comme lors du départ d un collaborateur), il est préférable d utiliser un alias. Pour plus de détails, consultez la section «Transfert, alias ou liste de diffusion», page 27. Table 4.2. Pour transférer des courriels, cliquez sur l onglet Transfert (voir Table 4.2.) : 1- Cochez la case Appliquer le transfert de courrier au compte. 2- Inscrivez la ou les adresse(s) de courriel vers lesquelles les messages doivent être redirigés. S'il y a plus d'une adresse, séparez-les d une virgule.

8 P age 8 3- Pour que la boîte de courriels de l utilisateur conserve les messages transférés, sélectionnez la case Garder une copie locale du courriel transféré. Si vous ne la cochez pas, les messages seront supprimés de la boîte du destinataire initial une fois le transfert effectué. 4- Cliquez sur Enregistrer. 4.3 Listes de diffusion Une liste de diffusion permet de rejoindre plusieurs destinataires à l aide d une seule adresse de courriel. Elle ne permet pas de stocker des courriels, mais simplement de les rediriger vers différentes boîtes de courriel attachées à différents domaines. Elle peut être sécurisée. Table 4.3. Pour accéder à cette fonctionnalité, cliquez sur l'onglet Listes (Table 4.3.): Seules les listes de diffusion auxquelles vous avez le droit de vous inscrire sont affichées. Pour s inscrire à une liste de diffusion, cochez la case précédant la liste qui vous intéresse. Vous pouvez souscrire à plus d'une liste de diffusion. Pour plus d informations, consultez la rubrique «Transfert, alias ou liste de diffusion» à la page 27. La page 15 offre plus d information sur la création d une liste de diffusion.

9 P age Quotas Un quota est une limite que vous imposez à votre compte afin d éviter le débordement. Table 4.4. Pour fixer un quota à votre compte, choisissez l onglet Quotas (Table 4.4.): 1- Pour restreindre le nombre ou la taille des messages stockés sur le compte, cochez la case Appliquer les quotas suivants au compte. 2- Inscrivez le nombre de messages et/ou l espace maximal (en Mo) que peut contenir votre compte. 3- La fonction Appliquer les paramètres par défaut à ce domaine applique les paramètres préétablis pour le domaine.

10 P age Si vous choisissez de spécifier vous-mêmes les options de nettoyage du compte, WebAdmin vous offre trois méthodes : a. Supprimer le compte s il est inactif depuis plus de : Cette option efface le compte lorsqu il n est plus utilisé pour un délai que vous déterminez. b. Supprimer les messages de plus de : Cette option permet d éliminer les messages reçus selon l échéance que vous choisirez. c. Supprimer les messages IMAP effacés depuis plus de : Cette fonction permet de déterminer le nombre de jours que seront conservés dans vos dossiers les messages marqués comme devant être détruits. 5- Cliquez sur Enregistrer. 4.5 Filtres Les filtres offrent la possibilité de simplifier votre travail. Ils ciblent des courriels selon certains critères (expéditeur, destinataire, sujet) et prescrivent une action (supprimer le courriel, le déplacer vers un dossier, le transférer à une tierce personne, etc.) Table 4.5 a.

11 P age 11 Pour accéder à cette option, cliquez sur l onglet Filtres. Pour créer un nouveau filtre, sélectionnez Nouveau. (Table 4.5 a.). Table 4.5 b. 1- Définissez le ou les critère(s) pour retenir ou éliminer un courriel (Table 4.5 b.). A- Sélectionnez dans les menus déroulants l élément du courriel qui sera utilisé: TO (adresse du destinataire), CC (adresse du destinataire pour la copie conforme), FROM (adresse de l'expéditeur), SUBJECT (en-tête du courriel), MESSAGE SIZE (taille du message), B- Désignez un mode de rétention : CONTAINS (contient), DOES NOT CONTAIN (ne contient pas), IS EQUAL TO (est égal), IS NOT EQUAL (n'est pas égal), STARTS WITH (commence par), ENDS WITH (se termine par), EXISTS (existe), DOES NOT EXIST (n existe pas), IS GREATER THAN (est supérieur à), EST INFÉRIEUR À (est inférieur à). C- Définissez l élément que le filtre utilisera pour classer les courriels. Exemple 1 : Pour retenir les messages de Linda Beaulieu, choisissez FROM et IS EQUAL TO. Écrivez dans la case C l adresse de Linda Beaulieu : lbeaulieu@mondomaine.com.

12 P age 12 Exemple 2 : Pour que le filtre sélectionne tous les messages d un fournisseur ayant toujours comme en-tête «Facture #1234», optez pour SUBJECT et STARTS WITH. Puis inscrivez «Facture #1234» comme texte. 2- Vous devez maintenant déterminer l'action qui sera appliquée au courriel retenu : déplacer, supprimer, transférer ou rediriger le courriel. A- Alors, déplacer le message dans le dossier : Cette option permet de déplacer le courriel dans un dossier. Sélectionnez le dossier de réception dans la liste. Vous pouvez créer un nouveau dossier, au besoin. Pour créer un nouveau dossier, cliquez sur le bouton Nouveau dossier et une nouvelle fenêtre apparaît. Table 4.5 c. Inscrivez le Nom du nouveau dossier à créer et sélectionnez plus bas l'endroit où vous voulez que le dossier se retrouve. Exemple (Table 4.5c) : L utilisateur a créé le sous-dossier Factures. Il sera attaché au dossier Boîte aux lettres. B- Alors, supprimer le message : Le filtre effacera tous les messages correspondants au critère que vous avez défini. C- Then forward the message to : Le message sera transféré à une autre personne. Inscrivez l'adresse de courriel de cette personne dans le champ de texte à droite. Le destinataire recevra le courriel à votre nom. Une copie sera préservée dans votre compte.

13 P age 13 Exemple : Si Linda Beaulieu transfert un message du Service de Marketing vers le compte de Nancy Nadeau. Nancy Nadeau recevra le message et c'est l'adresse de Linda Beaulieu qui apparaîtra dans la zone (FROM ou DE) en tant qu'expéditeur. D- Then redirect the message to : Cette option redirige le message vers un autre compte sans que le destinataire initial ne reçoive une copie. Inscrivez l'adresse de courriel de cette personne dans le champ de texte à droite. Le destinataire final recevra le courriel au nom de l expéditeur et non au vôtre. Exemple : Si Linda Beaulieu redirige un message du Service de Marketing vers le compte Nancy Nadeau, Nancy Nadeau recevra le message. L'adresse du Service Marketing sera inscrite dans la zone (FROM ou De). Linda Beaulieu ne recevra pas le courriel redirigé. 3- Cliquez sur Enregistrer pour terminer. 4.6 MultiPOP L option MultiPOP permet de configurer WebAdmin pour télécharger les courriels d un autre hébergeur dans votre boîte de courriels. Cette option est particulièrement pertinente lorsque vous changez d hébergeur de courriel et que vous désirez toujours accéder à cette boîte.

14 P age 14 Table 4.6. Pour profiter de cette option, sélectionnez l onglet MultiPOP (table 4.6.): 1- Cliquez sur Nouveau. Dans la nouvelle fenêtre, cochez la case Activer. 2- Serveur : Tapez l adresse du serveur POP où aller chercher les courriels à côté de Serveur. Exemple : Si votre fournisseur est Cogeco, l adresse sera smtp.cgocable.ca. Pour Bell, smtp.bellnet.com. 3- Identifiant : Inscrivez votre identifiant. Exemple: lbeaulieu, pour lbeaulieu@cgocable.ca; marketing, pour marketing@mondomaine.com Attention : L'identifiant peut être l adresse complète ou simplement la partie précédant dans l adresse. Dans des cas plus rares, il peut être totalement différent de l adresse courriel.

15 P age Mot de passe : Inscrivez le mot de passe. 5- Cochez la case Laisser une copie des messages sur le serveur POP pour éviter que les courriels soient effacés du serveur après le transfert. 6- Cliquez sur Enregistrer. N.B. : Le MultiPOP devrait être une solution temporaire. Pour recevoir de façon permanente les courriels en provenance de deux fournisseurs, configurez les deux adresses dans votre logiciel de messagerie (Outlook, Eudora, Thunderbird, Mail, etc.). 5. Comment créer une liste de diffusion (pour les administrateurs de domaine seulement)? La liste de diffusion est utile pour envoyer simultanément un courriel à plusieurs destinataires. Table 5 a.

16 P age 16 Pour créer une nouvelle liste de diffusion (Table 5 a.) : 1- Sélectionnez Liste de diffusion dans le menu de gauche. Un répertoire des listes de diffusion s affiche à droite. 2- Cliquez sur Nouveau pour que s affiche une nouvelle fenêtre (Table 5 b.). Table 5 b. 3- Inscrivez le titre de la liste de diffusion et sélectionnez le nom de son domaine. Exemple : toutlemonde@mondomaine.com, pour rejoindre tous les employés de la compagnie; production@mondomaine.com pour rejoindre l'équipe de production. 4- Inscrivez l Adresse de réponse à un message de la liste. Si vous n inscrivez rien, la réponse sera uniquement retournée à l expéditeur du courriel. Pour que tous les membres de la liste puissent recevoir cette réponse, inscrivez l adresse de la liste de diffusion.

17 P age Cliquez sur Enregistrer. Il est impossible pour un non-membre d utiliser une liste de diffusion. S il tente d envoyer un message, cet individu recevra un avertissement sans que le message ne soit envoyé. Après avoir créé la liste de diffusion, vous devez inscrire les membres. Cliquez sur l onglet Membres. 6- Cliquez sur Nouveau (Table 5 c.). Table 5 c. 7- Inscrivez l adresse de courriel du nouveau membre dans la fenêtre. Exemple : lbeaulieu@mondomaine.com 8- Inscrivez le nom réel. Exemple : Linda Beaulieu

18 P age Pour le type, sélectionnez Normal. Normal : Le membre peut recevoir ou envoyer des messages à partir de l'adresse de la liste de diffusion. Compilation : Une copie de chaque message envoyé à la liste de diffusion sera archivée et WebAdmin enverra un message dans un format indexé et compact. Lecture seule : Le membre peut uniquement recevoir des messages. Il lui est impossible de contacter les autres membres par cette liste. Envoi seul : Le membre peut uniquement envoyer des messages, mais ne pourra pas en recevoir de la liste de diffusion. 10- Cliquez sur Enregistrer. 6. Comment gérer les comptes des utilisateurs (pour les administrateurs de domaine seulement)? L administrateur de domaine peut gérer tous les comptes des utilisateurs de l organisation. Table 6.

19 P age 19 Pour créer un compte pour un utilisateur (voir Table 6.) : 1- Sélectionnez Utilisateurs dans le menu à la gauche de l écran. Une liste de quatre colonnes apparaît. 2- Les icones de la première colonne affichent les modes d accès à la messagerie permis à l utilisateur. : Le compte est désactivé et inaccessible. : L utilisateur peut ouvrir ses courriels seulement en utilisant Ncourrier. Le compte ne peut être configuré pour un logiciel de messagerie comme Outlook. : Le compte peut être configuré en mode POP dans un logiciel de messagerie comme Outlook. : Le compte peut être configuré en mode POP ou IMAP dans un logiciel de messagerie comme Outlook. Quelle est la différence entre le mode POP et IMAP? En mode POP, chaque courriel qui est transféré vers un logiciel de messagerie (ex : Outlook, Thunderbird, etc.) est automatiquement effacé du serveur. De cette façon, on évite que le serveur soit inutilement surchargé. Exemple : Si vous configurez un compte en mode POP dans Outlook, les messages seront supprimés du serveur de Ncourrier une fois téléchargés vers votre ordinateur. En mode IMAP, le serveur synchronise le contenu de votre poste et le contenu du serveur. Exemple : En mode IMAP dans Outlook, les courriels sur le serveur seront téléchargés. Une copie sera préservée sur le serveur. Lors de votre prochaine connexion sur Ncourrier, vous aurez accès au même contenu que dans Outlook. 3- Dans la colonne Boîte aux lettres, vous trouverez la liste de tous les utilisateurs répertoriés par leur nom d utilisateur (la partie précédant de l adresse courriel). Exemple : lbeaulieu@mondomaine.com

20 P age La colonne Domaine indique le domaine auquel l utilisateur appartient (on le retrouve après dans l adresse). Exemple : lbeaulieu@mondomaine.com 5- La colonne Nom réel permet d inscrire le véritable nom de l utilisateur ou du service qui utilisera l adresse. Exemple : Linda Beaulieu est le nom réel de l utilisatrice du compte lbeaulieu@mondomaine.com. Pour marketing@mondomaine.com, le nom réel est département de marketing. 6- En double-cliquant sur un nom d utilisateur de la liste, vous trouverez des informations sur le compte de l utilisateur. Pourquoi créer un compte utilisateur pour un département? - Pour faciliter le travail d équipe et le partage des tâches. - Pour sauver du temps et de l argent lorsqu un employé quitte. Vous pouvez ainsi éviter d avoir à modifier cartes d affaires, site Internet, documents, - Pour assurer un suivi plus facile en cas d absence du personnel. - Pour faciliter la mémorisation de l adresse et augmenter l impact. - Pour préserver l anonymat. Parfait pour une adresse de courriel destinée aux plaintes, par exemple. 7. Comment créer un compte (pour les administrateurs de domaine seulement)? L administrateur de domaine crée les comptes pour les différents usagers.

21 P age 21 Table 7 a. Pour créer un compte (Table 7 a.) 1- Sélectionnez Utilisateurs dans le menu de gauche. 2- Cliquez sur Nouveau dans le haut de l écran. Une nouvelle fenêtre s affiche. La procédure est la même pour créer ou modifier un compte.

22 P age 22 Table 7 b. Cliquez sur l'onglet Compte (Table 7 b.) : 1- Prénom et nom : Inscrivez le département ou le nom de la personne titulaire du nouveau compte. Exemples : Marketing, pour le Service de marketing; Linda Beaulieu pour le prénom et le nom. 2- Adresse électronique : WebAdmin crée automatiquement une adresse électronique à partir des paramètres que vous venez d inscrire dans Prénom et nom. Modifiez l adresse générée automatiquement selon votre désir. Exemple : Pour Linda Beaulieu, WebAdmin suggère l adresse électronique Linda.Beaulieu. Vous pouvez remplacer la suggestion pour lbeaulieu, par exemple. 3- Domaine : Sélectionnez le nom de domaine. Exemple : mondomaine.com La liste est limitée aux domaines que vous administrez.

23 P age Mot de passe : Inscrivez un mot de passe. L utilisateur pourra le modifier comme il veut. Le mot de passe doit contenir au minimum : Sept caractères Un chiffre Une lettre majuscule Une lettre minuscule Pour plus de sécurité, n hésitez pas à inclure un caractère spécial (!,?, &, $, %) à votre mot de passe. Exemple : ManiToba11!, Chocolat20%, Mathusalem05$, etc. 5- Pour désactiver le compte, cochez la case Ce compte est désactivé. Sur la liste des utilisateurs, l icône remplacera l icône. 6- Cochez pour que le compte utilise le mode POP ou IMAP (voir p.20 pour plus d explications). 7- Cliquez sur Enregistrer ou Annuler.

24 P age Comment créer un alias (pour les administrateurs seulement)? Utiliser un alias, c est comme de faire rediriger son courrier à la poste. Les courriels sont transférés par le serveur vers une seconde adresse sans que la première ne les reçoive. L alias n enregistre pas les courriels ; ce n est pas un compte de messagerie. Il n utilise aucun espace sur le serveur. Il est donc possible d avoir un nombre illimité d alias. Seul l administrateur de domaine peut le créer. Si vous avez une liste ou une boîte qui se nomme pieces@mondomaine.com et que les gens ont tendance à oublier le «s», créez un alias piece@mondomaine.com qui redirige les courriels vers pieces@mondomaine.com. L utilisation de l astérisque permet de regrouper toutes les alternatives possibles d un préfixe (avant d une adresse). À titre d exemple, si vous inscrivez «*@undemesdomaines.com = *@monvraidomaine.com», tous les courriels envoyés à des destinataires du undemesdomaines.com seront automatiquement redistribués au destinataire répondant au même nom d utilisateur du Exemple : Un message envoyé à lbeaulieu@undemesdomaines.com sera redirigé à lbeaulieu@monvraidomaine.com. Un alias permet aussi de rediriger les courriels d une boîte désactivée. Table 8.

25 P age Sélectionnez Alias dans le menu de gauche (Table 8.). 2- Cliquez sur Nouveau. Une nouvelle page apparaît. 3- Alias : Inscrivez l alias en premier (l adresse de départ). Exemple : piece@mondomaine.com 4- Adresse réelle : Inscrivez l adresse réelle (l adresse vers laquelle les courriels seront redirigés). Exemple : pieces@mondomaine.com Transfert, alias ou liste de diffusion Transfert Alias Liste de diffusion Définition Avantages Pour transférer les messages d une adresse de courriel à un ou plusieurs comptes. Parfait pour une absence temporaire. Permet de garder le compte de courriel et de préserver les courriels lors de l absence (au choix de l utilisateur). Pour rediriger les courriels destinés à une autre adresse sans que la première adresse d envoi n aie de compte sur un serveur. Un outil pratique et malléable pour assurer que vos destinataires vous rejoignent. Permet à un seul compte de courriels de recevoir les courriels de plusieurs adresses. Pour envoyer un message à un groupe de personnes sans que l adresse n aie de compte sur un serveur. Permet de rejoindre plusieurs destinataires d un seul coup. L administrateur peut créer un nombre infini de listes de diffusion. Inconvénients Le compte de courriel initial devra être préservé. Aucune limite au nombre d alias. Seul l administrateur de domaine peut le créer. Seul l administrateur de domaine peut la créer. Occupe de l espace sur le serveur

26 P age Où trouver les statistiques concernant l'état de son compte? Votre page d accueil affiche différentes statistiques. Pour y accéder (voir Table 9.): Table Cliquez sur État dans le menu de gauche. 2- Messages : Vous y trouvez le nombre de messages reçus. 3- Espace disque utilisé : Cette ligne indique en mégaoctets (Mo) l espace utilisé sur le serveur par les courriels du compte. 4- La deuxième et la quatrième ligne signalent respectivement le nombre de messages autorisés et l espace restant dans votre compte. La mention N/A signifie que vous n avez aucune limite de contenu. Ce document s adresse à tous les usagers de WebAdmin. Si vous souhaitez en connaître davantage, contactez-nous au ou par courriel à ncourrier@nmediasolutions.com.