EUROPEAN COMMISSION Directorate-General for Education and Culture. Guide utilisateur pour les porteurs de projet Leonardo. Mobility Tool 2012

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1 EUROPEAN COMMISSION Directorate-General for Education and Culture Guide utilisateur pour les porteurs de projet Leonardo Mobility Tool 2012

2 SOMMAIRE Description Utilisateurs de Mobility Tool Se connecter à MT Le projet Visualiser les informations relatives à un projet Modification des informations Participants Visualiser une liste de participants Ajouter un nouveau participant Modifier les informations relatives à un participant déjà enregistré Partenaires Visualiser une liste de partenaires Ajouter un nouveau partenaire Modifier les informations d un partenaire déjà enregistré Supprimer un partenaire Ajouter une personne de contact dans la fiche d un partenaire Supprimer une personne de contact de la fiche d un partenaire Autoriser l accès d une personne de contact à l interface MT Mobilités Créer une mobilité Modifier les informations relatives à la mobilité Visualiser les expériences relatives d une mobilité Visualiser les informations d une mobilité Modifier les informations d une mobilité Ajouter une nouvelle expérience à une mobilité Supprimer une mobilité Supprimer une expérience de mobilité Rapports des participants Soumettre le rapport d un participant Approuver, rejeter ou redemander un rapport aux participants Budget Gestion du budget mobilité Gestion du budget d un projet Rapport bénéficiaire Créer et soumettre le rapport de bénéficiaire Assistance

3 Description - L outil de gestion des projets de mobilité (MT) est une plateforme web qui permet d assurer la collaboration et la gestion et de produire les rapports des projets de mobilité qui relèvent du Programme d'apprentissage tout au long de la vie (LLP) financé par la Commission européenne. Il a été mis au point par la Commission européenne et est essentiellement destiné aux bénéficiaires des projets de mobilité. - Les utilisateurs du MT pourront ainsi y encoder toutes les informations relatives aux projets qu ils gèrent. Ils pourront identifier les participants, définir les mobilités, comptabiliser les dépenses et mettre à jour les informations financières, suivre et imprimer le rapport des participants et également produire leurs propres rapports à remettre à leur agence nationale. Les utilisateurs du MT sont : - Les organismes bénéficiaires principaux utilisateurs de l outil, ils sont responsable de l encodage des informations relatives aux projets de mobilité, aux participants, aux budgets et en fin de parcours, ils peuvent générer automatiquement leur rapport ; - Les agences nationales elles peuvent générer, contrôler et suivre les informations relatives aux projets ; - La DG EAC le propriétaire du système et principal administrateur de l outil ; - Les participants aux projets de mobilité LLP n utilisent pas le MT directement ; ils disposeront toutefois d un lien leur donnant accès à une interface où ils pourront rédiger leur rapport en ligne qui sera ensuite généré en format PDF par le système. Comment se connecter à MT? - L adresse URL ci-dessous vous permet d accéder à l interface de l outil de gestion des projets de mobilité : Assistance En cas de problème d utilisation ou si vous avez des questions relatives à l outil de gestion des projets de mobilité (MT), adressez-vous au service d assistance de votre agence nationale. Les références des personnes-ressources sont publiées sur la page d accueil du site web de MT.

4 Pour pouvoir accéder au Mobility Tool, vous devez créer un compte ECAS. Veuillez lire le manuel relatif au compte ECAS pour plus d informations sur la manière de s enregistrer et de recevoir un login et un mot de passe. Le projet Comment visualiser les informations relatives à un projet? - Connectez-vous au MT. - Cliquez sur la touche «N du contrat de subvention» relatif au projet pour en voir les détails. Modification des informations - Les modifications apportées aux projets par les agences nationales peuvent être visualisées via la section «Mises à jour et Rapports» de l outil. Il incombe à l organisme bénéficiaire de consulter la liste des changements dans la section «Mises à jour et Rapports» et d apporter les modifications appropriées aux projets. - Tout changement apporté à un projet par l agence nationale est communiqué par un message envoyé automatiquement par MT à la personne de contact de l organisme bénéficiaire. Visualiser les changements apportés aux projets par votre AN, suivez la procédure ci-dessous. - Connectez-vous au MT. - Dans le menu, cliquez sur la touche «Mises à jour et Rapports». Une liste de mises à jour apportées au projet apparaîtra. - Cliquez sur «Date de mise à jour» dans les options de détails des mises à jour que vous désirez voir. Une nouvelle fenêtre de dialogue apparaîtra avec toutes les informations relatives au projet. - Comparez les informations relatives au projet qui apparaissent dans cette fenêtre avec les informations sauvegardées dans MT. Faites les modifications qui s imposent.

5 Participants - Comment visualiser une liste de participants? - Connectez-vous au MT. - Dans le menu, cliquez sur la touche «Participants». Une liste de tous les participants apparaît. Comment ajouter un nouveau participant? - Répétez la procédure indiquée sous «Comment visualiser une liste de participants»? - Cliquez sur la touche «Ajouter nouveau participant». Un formulaire vierge d ajout de - participant/accompagnateur apparaît. - Complétez tous les champs marqués d une astérisque rouge. - Cliquez sur la touche «Sauvegarder participant». La fiche d un nouveau participant a ainsi été créée. Comment modifier les informations relatives à un participant déjà enregistré? - Répétez la procédure indiquée sous «Comment visualiser une liste de participants»? - Cliquez sur le nom de famille du participant. - Modifiez les informations puis cliquez sur la touche «Sauvegarder participant». - Un message de confirmation apparaît : «La fiche du participant a été mise à jour avec succès». Partenaires Comment visualiser une liste de partenaires? - Connectez-vous à l OGPM. - Dans le menu, cliquez sur la touche «Partenaires». Une liste de tous les partenaires apparaît.

6 En haut de la liste figure le nom de l organisme bénéficiaire. Les informations relatives à ce partenaire ne peuvent être modifiées. La partie inférieure de la liste peut être modifiée : des partenaires peuvent être ajoutés ou les informations y afférentes mises à jour. Comment ajouter un nouveau partenaire? - Répétez la procédure indiquée sous «Comment visualiser une liste de partenaires»? - Cliquez sur «Ajouter nouveau partenaire». Un formulaire apparaît. - Cliquez sur «Suivant». Un formulaire apparaît. - Cliquez sur la touche «Suivant». Un formulaire apparaît. - Cliquez sur la touche «Suivant». Une page de prévisualisation apparaît. - Vérifiez si toutes les informations sont correctes. Si elles ne le sont pas, cliquez sur la touche «Modifier». Si toutes les informations relatives au nouveau partenaire sont correctes, cliquez sur la touche «Sauvegardez». - Un message de confirmation apparaît : «Fiche créée avec succès», indiquant qu un nouveau partenaire a bien été ajouté. Le nom du nouveau partenaire apparaît maintenant sur la page de tous les partenaires. Les informations relatives aux partenaires peuvent être modifiées à tout moment pendant la durée d'un projet. * Complétez tous les champs marqués d un astérisque rouge inclus adresse du partenaire et personne de contact.

7 Comment modifier les informations relatives à un partenaire déjà enregistré? - Répétez la procédure indiquée sous «Comment visualiser une liste de partenaires»? - Cliquez sur le nom du partenaire dont vous désirez modifier les informations. - Faites les modifications et appuyez sur «Sauvegarder». Un message de confirmation apparaît : «La fiche a été mise à jour avec succès». Comment supprimer un partenaire? - Répétez la procédure indiquée sous «Comment visualiser une liste de partenaires»? - Cochez la case en regard du nom du partenaire que vous voulez supprimer. - Cliquez sur la touche «Supprimer éléments sélectionnés». - Si le partenaire en question n a été partie prenante dans aucun projet de mobilité, un message de confirmation apparaît indiquant que le partenaire a été supprimé. - Si le partenaire en question est intervenu dans un projet de mobilité, un avertissement apparaît : «Au moins un partenaire a joué un rôle dans au moins un projet de mobilité». Le partenaire ne peut être supprimé s il est partie prenante dans au moins un projet de mobilité. Le cas échéant, vous devez d abord le supprimer du projet de mobilité en question.

8 Comment ajouter une personne de contact dans la fiche d un partenaire? - Répétez la procédure indiquée sous «Comment visualiser une liste de partenaires»? - Cliquez sur le lien «[visualiser]». Une liste de contacts pour ce partenaire apparaît. - Cliquez sur la touche «Ajouter nouveau contact». Le formulaire pour l'encodage des informations apparaît. - Cliquez sur la touche «Sauvegarder». Un message apparaît : «La fiche a été créée avec succès». Comment supprimer une personne de contact de la fiche d un partenaire? - Répétez la procédure indiquée sous «Comment visualiser une liste de partenaires»? - Cliquez sur le lien «[visualiser]» en regard du nom du partenaire. Une liste de contacts apparaît. - Cochez la case en regard du nom de la personne de contact que vous voulez supprimer. - Cliquez sur la touche «Supprimer éléments sélectionnés». - Un message de confirmation apparaît : «La fiche a été supprimée avec succès». Comment permettre à une personne de contact d accéder à l interface de MT? - Répétez la procédure indiquée sous «Comment visualiser une liste de partenaires»? - Cliquez sur le lien «[visualiser]» en regard de «Organisme bénéficiaire» (dans le haut de la liste des partenaires). - Cliquez sur «[Autoriser]» dans la colonne la plus à droite, au nom de la personne que vous voulez autoriser à accéder aux informations relatives au projet. - Un message de confirmation apparaît : «L utilisateur est maintenant autorisé à accéder au projet actif». La personne de contact concernée a maintenant accès à l'interface de MT. - Sous l intitulé «Accès au projet» apparaît maintenant l indication : «Oui [Désactiver]» - Référez-vous à la section Comment se connecter à MT? pour plus d information sur la manière dont le nouvel utilisateur peut accéder aux données du projet. Seules les personnes de contact autorisées travaillant pour le partenaire bénéficiaire ont accès à MT.

9 Mobilités Comment créer une nouvelle expérience de mobilité? - Connectez-vous à MT. - Dans le menu, cliquez sur la touche «Expériences de mobilité». Une liste d expériences existantes (s il y en a) apparaît. - Cliquez sur la touche «Nouvelle expérience de mobilité». - Dans «Participants et accompagnateurs», sélectionnez le nom du participant. - Sélectionnez les valeurs appropriées pour «Secteur économique», «Domaine de formation» et «Niveau de formation». - Sélectionnez les valeurs appropriées pour «Pays d envoi», «Pays d accueil», «Date de départ» et «Date de retour» de la mobilité. Les champs «Durée en semaines» et «jours» se complèteront automatiquement une fois que les dates de départ et de retour seront encodées. Définition : Une «expérience de mobilité» est un ensemble d une ou de plusieurs mobilités planifiées ou réalisées par un seul participant. Dans la plupart des cas, une «expérience de mobilité» consiste en une seule mobilité. Toutefois, pour que des mobilités multiples constituent une seule «expérience de mobilité», elles doivent répondre aux mêmes critères (même secteur économique, mêmes domaine et niveau de formation).

10 - Sélectionnez les valeurs appropriées pour «Partenaire d envoi» et «Partenaire hôte». Si un ou des partenaires intermédiaires interviennent également dans ce flux de mobilité, sélectionnez les valeurs appropriées dans la liste «Partenaires intermédiaires». - Si le partenaire que vous désirez sélectionner n apparaît pas dans la liste, cliquez sur «Enregistrer un partenaire» pour ajouter cet organisme. Pour plus d informations, voir «Comment ajouter un nouveau partenaire?». - Cliquez sur la touche «Sauvegarder nouvelle expérience de mobilité». - Un message de confirmation apparaît indiquant que la nouvelle expérience de mobilité a été enregistrée. Il est possible qu un même organisme partenaire soit à la fois un partenaire d accueil et un partenaire hôte dans le cadre d une même expérience de mobilité. Comment modifier les informations relatives à une expérience de mobilité? Seules les informations suivantes peuvent être modifiées : - Secteur économique - Domaine de formation - Niveau de formation Pour modifier les données ci-dessus, procédez comme suit : - Répétez la procédure «Comment visualiser les informations relatives à une expérience de mobilité»? - Cliquez sur le lien «[Modifier]» en haut du tableau. - Modifiez et cliquez sur «Mettre à jour l expérience de mobilité» pour sauvegarder ces modifications.

11 Comment visualiser les informations relatives à une expérience de mobilité? - Connectez-vous à MT. - Cliquez sur le lien «N du contrat de subvention» du projet que vous voulez visualiser. - Dans le menu, cliquez sur le lien «Expériences de mobilité». Une liste d expériences existantes (s il y en a) apparaît. - Cliquez sur le lien «[v]» en regard de l expérience de mobilité qui vous intéresse. La page contenant les informations relatives à l expérience de mobilité apparaît. Comment visualiser les informations relatives à une mobilité? - Connectez-vous à MT. - Dans le menu, cliquez sur le lien «Expériences de mobilité». Une liste d expériences existantes (s il y en a) apparaît. - Cliquez sur le lien «[v]» en regard de la mobilité qui vous intéresse. La page contenant les informations relatives à la mobilité apparaît. Dans les mobilités et les expériences de mobilité, seuls certains champs peuvent être modifiés. Si vous désirez changer le nom d un participant, vous devez créer une nouvelle expérience de mobilité. Pour plus d information, veuillez vous référer à la section «Comment créer une nouvelle expérience de mobilité?

12 Comment modifier les informations relatives à une mobilité? Si vous désirez modifier les informations relatives à une mobilité, notamment : Le pays d envoi Le pays d accueil Le date de départ Le date du retour Le partenaire d envoi Le partenaire d accueil Le partenaire intermédiaire procédez comme indiqué ci-dessous: - Répétez la procédure indiquée sous «Comment visualiser les informations relatives à une mobilité»? - Cliquez sur le lien «[Modifier]» en haut du tableau. Une fenêtre de dialogue apparaît avec toutes les informations relatives à la mobilité qui sont modifiables. - Cliquez sur la touche «Mettre à jour la mobilité» pour sauvegarder ces modifications. Si vous désirez changer le nom d un participant, référez-vous à la section «Comment modifier les informations relatives à un participant?». Assurez-vous que l'option de blocage des fenêtres de dialogue est désactivée dans votre navigateur internet pour pouvoir utiliser MT en ligne.

13 Comment ajouter une nouvelle mobilité à une expérience de mobilité déjà existante? - Connectez-vous à MT. - Dans le menu, cliquez sur la touche «Expériences de mobilité». Une liste d expériences existantes apparaît. - Cliquez sur le lien «[+]» en regard de «Expérience de mobilité». Une nouvelle fenêtre de dialogue apparaît. - Sélectionnez le pays d envoi, le pays d accueil, la date de départ, la date de retour, le partenaire d envoi, le partenaire d accueil et le partenaire intermédiaire (s il y en a un). La durée s'ajoutera automatiquement. - Cliquez sur la touche «Ajouter nouvelle mobilité» pour sauvegarder. Comment supprimer une mobilité? - Connectez-vous à MT. - Dans le menu, cliquez sur la touche «Expériences de mobilité». Une liste d expériences existantes apparaît. - Cliquez sur le lien «[x]» en regard de la mobilité que vous voulez supprimer. - Confirmez que vous voulez supprimer cette mobilité en cliquant sur «OK». - Un message de confirmation apparaît : «La fiche a été supprimée avec succès». Une mobilité ne peut être supprimée que s'il y a deux ou plusieurs mobilités dans une même expérience de mobilité. Si une expérience de mobilité ne contient qu une seule mobilité, référez-vous à la section «Comment supprimer une expérience de mobilité?» pour plus d informations.

14 Comment supprimer une expérience de mobilité? - Connectez-vous à MT. - Dans le menu, cliquez sur la touche «Expériences de mobilité». Une liste d expériences existantes apparaît. - Cliquez sur le lien «[x]» en regard de «Expérience de mobilité». Une fenêtre de dialogue apparaît : «Êtesvous sûr de vouloir supprimer cette expérience de mobilité» - Cliquez sur la touche «OK». - Un message de confirmation apparaît : «La fiche a été supprimée avec succès». Rapports des participants Comment demander à un participant de soumettre son rapport? - Répétez la procédure «Comment visualiser les informations relatives à une expérience de mobilité»? - Cliquez sur l onglet «Demandes de rapports». - Cliquez sur la touche «Demander un nouveau rapport». Une fenêtre de dialogue apparaît. - Sélectionnez la langue du rapport et tapez les instructions et commentaires, le cas échéant. - Cliquez sur la touche «Demander un nouveau rapport». Une demande de rapport sera envoyée à l adresse mail du participant. - Un message de confirmation apparaît indiquant que la demande de rapport a été envoyée : «La demande d un nouveau rapport a été envoyée».

15 Comment approuver ou rejeter un rapport ou re-demander un rapport aux participants - Répétez la procédure «Comment visualiser les informations relatives à une expérience de mobilité»? - Cliquez sur l onglet «Demandes de rapports». La liste de demandes de rapports apparaît. - Cliquez sur le numéro d identification du rapport ou sur le statut du rapport. Une fenêtre s ouvre et donne accès au rapport complet. - Lisez le rapport. - Si vous voulez accepter le rapport, cliquez sur «Accepter» dans le haut de la fenêtre. Un courriel sera envoyé automatiquement au participant l informant que son rapport a été accepté. - Si vous voulez refuser le rapport, cliquez sur «Rejeter»: Une fenêtre de dialogue apparaît vous donnant la possibilité d expliquer pourquoi le rapport est refusé. Un courriel sera envoyé automatiquement au participant l informant que son rapport a été refusé et pourquoi. a- Si le rapport est refusé, le statut du rapport passe à «Rejeté» Une touche avec l option «Repasser à En attente» apparaît dans le haut de la fenêtre de visualisation du rapport. b- Si le rapport est refusé, une nouvelle demande peut être envoyée en cliquant sur la touche «Redemander le rapport», dans le haut de la fenêtre de visualisation du rapport. Un courriel sera envoyé automatiquement au participant avec un lien vers le rapport. Une seconde demande de rapport contient les informations encodées par le participant dans son premier rapport. La demande peut avoir différents statuts. Le statut « envoyé» apparaît quand un courriel a été envoyé au participant. Le statut change en «PDF téléchargé» quand le participant a téléchargé sa ou ses demandes de rapports. Enfin, lorsque le participant a soumis son rapport dans l OGPM, le statut change en «En attente». C est à ce stade que l organisme bénéficiaire/l organisme d envoi peut accepter ou refuser le rapport ou reformuler une demande de rapport.

16 Budget Comment gérer un budget de mobilité? Dans la section relative au budget de la mobilité, vous pouvez introduire les frais de voyage et de séjour encourus par les participants à la mobilité. - Suivez la procédure indiquée sous «Comment visualiser les informations relatives à une mobilité?» - Cliquez sur l onglet «Budget». La feuille de calcul du budget de la mobilité apparaît. - Cliquez sur le lien «[Modifier]» pour mettre à jour le budget de la mobilité. - Encodez les frais de voyage et de séjour engagés pour la mobilité en question. - Cliquez sur la touche «Sauvegardez». Un message apparaît : «La fiche a été mise à jour avec succès». - Répétez la procédure pour toutes les mobilités. Comment gérer le budget d un projet? Dans la section relative au budget du projet, vous pouvez introduire les frais engagés pour «l organisation et la gestion de la mobilité» et pour «la préparation pédagogique, linguistique et culturelle de la mobilité». - Connectez-vous à MT. - Cliquez sur la touche «Budget». La feuille de calcul du budget du projet apparaît. - Cliquez sur le lien «Organisation et gestion de la mobilité». Encodez les montants pour chaque participant et cliquez ensuite sur la touche «Sauvegardez» pour enregistrer les modifications. - Cliquez sur le lien «Préparation pédagogique, linguistique et culturelle». Une liste avec les noms des participants et leur budget respectif apparaît. - Cliquez sur le nom ou le prénom du participant. Encodez le montant correspondant au budget du participant en question. Cliquez sur la touche «Sauvegardez». Le montant du budget aura été mis à jour en conséquence. - Cliquez sur la touche «Précédent» pour revenir à la section relative au budget du projet.

17 Rapport du bénéficiaire Comment créer et soumettre un rapport de bénéficiaire? - Connectez-vous à MT. Cliquez sur le «N du contrat de subvention» du projet. - Dans le menu, cliquez sur la touche «Mises à jour et Rapports». - Cliquez sur «Préparer un nouveau rapport». Le système affiche le nombre de rapports de participants qui ont été acceptés. Si aucun budget n a été défini pour des mobilités, un message indique : «Ce projet comprend des mobilités avec 0 (zéro) budgets». Cliquez sur «Afficher la feuille de calcul du budget de la mobilité». Choisissez la langue du rapport. - Si plus d une personne de contact de l organisme bénéficiaire a été identifiée dans le système, une personne doit être sélectionnée et sera mentionnée dans le rapport. - Cliquez sur la touche «Oui». Le message de confirmation «La demande d un nouveau rapport a été envoyée» s affiche. Après quelques minutes, le statut indique «PDF prêt». - Cliquez sur le lien «Télécharger le PDF» pour télécharger et ouvrir le rapport. Pour pouvoir ouvrir le rapport, le logiciel Adobe Acrobat Reader doit être installé sur votre ordinateur. - Lisez le rapport et répondez à toutes les questions du formulaire. - Cliquez «Valider» au bas du rapport. A ce moment, le système vérifiera si tous les champs ont bien été complétés. - Une fois que le rapport est dûment complété, cliquez sur la touche «Soumettre» pour envoyer le rapport à votre agence nationale. Pour ce faire, vous devez être connecté à l internet. Si nécessaire, imprimez le rapport en cliquant sur la touche «Imprimer». Les informations encodées tout au long du projet seront automatiquement intégrées dans le rapport de l organisme bénéficiaire créé dans MT. Ces informations ne peuvent être modifiées dans le rapport. Elles doivent être vérifiées et, si nécessaire, modifiées via MT avant de générer le rapport.