A I D E M É M O I R E

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1 A I D E M É M O I R E Dans les pages qui suivent, vous trouverez des formulaires à compléter afin que l organisation du Festival des fromages planifie du mieux possible l ensemble des activités du Salon des fromages fins. S.V.P, cochez la case «Aucun besoin», pour les services et besoins que vous ne voulez pas. FORMULAIRES À COMPLÉTER Nom du formulaire Avant le Aucun besoin Besoins en électricité 17 mai 2010 Besoins en équipement 17 mai 2010 Nous retourner obligatoirement cette feuille complétée. Nous retourner obligatoirement cette feuille complétée. Entreposage réfrigéré 17 mai 2010 Cubes de glace 17 mai 2010 Horaire d entrée / Horaire de sortie 24 mai 2010 Nous retourner obligatoirement cette feuille complétée. Billets journaliers pour vous et vos clients 17 mai 2010 Déjeuners-conférences 24 mai 2010 Confirmation d assurance 17 mai 2010 Nous retourner obligatoirement cette feuille complétée. À retourner par télécopieur au Pour toutes questions, n hésitez pas à communiquer avec nous au Nos bureaux sont ouverts de 9 h à 16 h 30, du lundi au jeudi et de 9 h à 12 h le vendredi. Au plaisir de vous rencontrer bientôt! La direction du Festival des fromages de Warwick

2 BESOINS EN ÉLECTRICITÉ Retourner avant le 17 mai 2010 Afin de bien planifier la consommation d électricité de l ensemble des exposants au Salon des fromages fins, il est très important que tous les exposants nous fassent connaître préalablement leurs besoins. Chaque kiosque inclut une prise électrique double de 120 V, 15 ampères. J aurai un réfrigérateur dans mon kiosque oui non Combien de watts requiert votre réfrigérateur? Nom de la compagnie de location (s il y a lieu) J aurai besoin d un surplus de puissance électrique oui non Les surplus de consommation seront à la charge de l exposant (50 $ et plus selon les besoins. Payable avant l installation). Inscrivez ici les appareils électriques nécessitant un surplus d électricité tel l éclairage ou la télévision : Appareil : Appareil : Appareil : Appareil : Watt : Watt : Watt : Watt :

3 BESOINS EN ÉQUIPEMENT Retourner avant le 17 mai 2010 Afin de bien planifier la location d équipement nécessaire à l ensemble des exposants au Salon des fromages fins, il est très important que tous les exposants nous fassent connaître préalablement leurs besoins. Un dépôt de 20 $ sera exigible à la prise des équipements. (Remboursable à la fin du Salon lors du retour de la marchandise, dimanche, le 20 juin 2010). Vos besoins : Table de 30 x 96 oui non 2 chaises : oui non Nappe blanche* : oui non Combien : Poubelle* : oui non Combien : Panneau d identification de votre entreprise : oui non * Un dépôt de 20 $ est exigé ENTREPOSAGE RÉFRIGÉRÉ

4 Retourner avant le 17 mai 2010 Afin de répondre adéquatement aux besoins en réfrigération de l ensemble des exposants au Salon des fromages fins, il est très important que tous les exposants nous fassent connaître préalablement leurs besoins. Un espace d entreposage réfrigéré commun est compris dans vos droits de location de kiosque. Le Festival se réserve toutefois le droit de limiter les quantités de produits à réfrigérer. Vos boîtes devront être bien identifiées tel qu indiqué plus bas. Chaque exposant sera responsable de ses stocks, même si le Festival assure un contrôle ainsi qu une surveillance permanente du camion/entrepôt réfrigéré. Veuillez noter qu il est obligatoire d identifier séparément les marchandises prévues pour les commandites, les bistros et les kiosques. J aurai besoin d un espace réfrigéré : oui non Quantité de boîtes, dimensions à réfrigérer et besoins (commandites, bistros ou kiosque) Quantité Dimensions Besoins

5 CUBES DE GLACE Retourner avant le 17 mai 2010 Il y aura un service gratuit de cubes de glace pour les exposants. Afin de répondre adéquatement au besoin en glace de l ensemble des exposants au Salon des fromages fins, il est très important que tous les exposants nous fassent connaître préalablement leurs besoins. Nous aurons besoin de cubes de glace : oui non Vendredi : Samedi : Dimanche : Total : sacs de glace sacs de glace sacs de glace sacs de glace

6 HORAIRE D ENTRÉE / HORAIRE DE SORTIE Retourner avant le 24 mai 2010 Voici l horaire de montage et de démontage du Salon des fromages fins Il est impératif que vous respectiez rigoureusement cet horaire pour assurer la bonne marche des opérations de montage et démontage. Cet horaire doit être remis à votre personnel. L horaire d accès au Salon pour l entrée de vos marchandises : Jeudi Vendredi 17 juin, 12 h à 20 h 18 juin, 8 h à 10 h L horaire d accès au salon pour la sortie de vos marchandises : Dimanche 20 juin, 17 h à 21 h Afin de planifier votre arrivée, veuillez indiquer la journée et l heure d entrée et de sortie de vos marchandises : Entrée : journée Sortie : journée heure heure Heures d ouverture du Salon : Vendredi : 18 juin, 14 h à 21 h (14 h à 15 h : Plage horaire réservée aux gens de l industrie et des médias) Samedi : 19 juin, 11 h à 21 h Dimanche : 20 juin, 11 h à 17 h

7 BILLETS JOURNALIERS ET LAISSEZ-PASSER POUR VOUS ET VOS CLIENTS Retourner avant le 24 mai 2010 Vous avez la possibilité d acheter pour vous ou vos clients privilégiés des billets journaliers à bon prix donnant accès à toutes les activités sur les deux zones du Festival (zone des spectacles, zone du Salon des fromages fins et activités extérieures). Les prix annoncés incluent les taxes. ADMISSION JOURNALIÈRE 18, 19 et 20 juin 17 juin 18 juin 19 juin Date Activité / spectacle Quantité Prix Sous-total Salon des fromages d ici Activités extérieures Spectacles : - Major Lee - La Jarry - Radio X Band Salon des fromages d ici Activités extérieures Feu d artifice des Fêtes du 150 ème de la ville Spectacles : - Hommage aux Colocs - Boom Rock le Québec Salon des fromages d ici Activités extérieures Spectacles : - Rock The King - Alter Ego 5 $ / jour 5.00 $ $ $ Total Laissez-passer WEEK-END Type Avantages Quantité Prix Sous-total Amis des fromages Vous permet de participer, de nombreuses façons, à «l expérience Festival des fromages» et de bénéficier d avantages valides tout au long de l année $

8 DÉJEUNERS-CONFÉRENCES Samedi et dimanche Retourner avant le 24 mai 2010 NOUVEAU CETTE ANNÉE, le Festival des fromages vous offre des déjeuners-conférences! Des billets seront remis gratuitement aux exposants du Salon des fromages d ici selon la dimension de leurs kiosques : o Les kiosques de 10 : 2 billets o Les kiosques de 15 : 3 billets o Les kiosques de 18 et îlot : 4 billets 75 $ / personne pour les personnes supplémentaires Samedi Heure : 9 h à 10 h 30 Heure : 9 h à 10 h 30 Endroit : Les Grands Événements fromagers Présenté par : M. Roland Barthélemy Dimanche Endroit : Les Grands Événements fromagers présenté par : M. Stéphane Morin! Fromages d hier, d aujourd hui et de demain Profitant de son passage en sol québécois, Roland Barthélemy présentera une conférence nommée Fromages d hier, d aujourd hui et de demain. Seront abordés divers sujets d intérêts tels que les méthodes de fabrication, les méthodes de conservation, l affinage, les arômes et les accords avec les fromages. Fromages etc. Éditeur de la revue Effervescence, Stéphane Morin est détenteur d un diplôme de maîtrise en histoire (portant sur l évolution des brasseries) en plus d être diplômé de l Institut de technologie agroalimentaire et de Cintech. Depuis plusieurs années, il offre des conférences permettant à son auditoire de connaître les subtilités des accords fromages et bières. Afin de bien planifier ces activités, SVP nous indiquer le nombre de personnes de votre entreprise qui seront présentes : Nombre de billet(s) gratuit(s) Samedi Nombre de billet(s) à 75 $ Dimanche Nombre de billet(s) Nombre de billet(s) à 75 $ gratuit(s)

9 ASSURANCE: L exposant s engage à respecter toutes les clauses et règlements du Salon et devra fournir une preuve d assurance responsabilité civile au montant de , 00$. De plus, son matériel doit être couvert par la police d assurance de son entreprise. Le Festival des fromages ne pourra être tenu responsable d aucun vol, perte ou dommage subit par l exposant dans son kiosque ou dans l aire d entreposage. Ces risques doivent faire l objet et être couverts par la police d assurance de l exposant. Une surveillance des lieux est assurée endehors et pendant les heures d ouverture du Salon. Assurance et responsabilité Ni la direction du Festival des fromages, ni l Aréna de Warwick ne peuvent être tenues responsables pour toutes blessures, pertes ou dommages aux personnes, marchandises, équipements ou décorations causés par accident ou toutes autres causes durant la période de l entrée de la marchandise, durant l exposition même et pendant la sortie de ladite marchandise, équipement, etc. et aussi durant le transport d équipements ou de marchandises vers ou dans les endroits d entreposage. L entière responsabilité devra être assumée par l entreprise exposante, son représentant, son agent ou son employé pour tout dommage causé durant le transport par les chariots élévateurs, tracteurs ou tout autre équipement utilisé à ces fins et mis à la disposition des exposants par la direction du Salon avec ou sans frais. La direction du Festival des fromages ne peut être tenue responsable d aucun dommage corporel et matériel qui résulterait de l occupation de la surface d exposition par l exposant, de l utilisation de tout service offert directement ou indirectement à l exposant, ou de tout acte ou omission des employés, représentants, entrepreneurs, dépositaires ou invités de l exposant. Nous recommandons fortement que les exposants fassent une révision de leur assurance et se procurent la protection nécessaire pour faire face à toute éventualité (responsabilité civile face aux tiers, assurance contre le vol d équipements et de produits pendant toute la durée du salon, incluant les périodes de montage et de démontage). **Veuillez joindre une copie de votre police d assurance avec cette partie. ** S.V.P. signez : CONFIRMATION D ASSURANCE Moi, confirme avoir une assurance protégeant mes biens exposés et j inclus une copie de la police d assurance. Moi, je veux par cet avis, dégager le Festival des fromages de Warwick, de la responsabilité de bris, vol et feu de mes articles mis en exposition et toutes responsabilités civiles lors de l événement se tenant du 18 au 20 juin Il est entendu que le service de sécurité du Festival des fromages de Warwick assurera la surveillance des lieux en tout temps, du 18 au 20 juin 2010.

A I D E M É M O I R E

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