VADE MECUM de l étudiant d échange

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1 VADE MECUM de l étudiant d échange Juin 2011

2 VADE MECUM de l étudiant d échange Coordinateurs académiques UCL : Michel De Vroey michel.devroey@uclouvain.be FUNDP : Romain Houssa romain.houssa@fundp.ac.be Coordinateurs administratifs UCL : Pascale Schicks erasmus-econ@uclouvain.be FUNDP : Henrich Brunke henrich.brunke@fundp.ac.be 1

3 Table des matières 1. Les destinations 4 2. Périodes d échange 5 3. Conditions de sélection Dépôt de l acte de candidature Sélection des candidats 9 Critères 9 Procédure 9 4. Le financement Une fois sélectionné Avant le départ Pendant le séjour Au retour Conversion des notes Pour plus d informations 19 Annexe 1 Conversion des crédits Les destinations Il existe deux types d universités avec lesquelles des échanges d étudiants sont organisés : - les universités dites «Erasmus» (accords conclus avec des universités européennes dans le cadre du programme Erasmus); - les universités dites «non Erasmus» (accords Mercator, Atlantis, ). Les étudiants peuvent trouver toutes les informations utiles sur ces universités en consultant le site (pour les destinations UCL) et 20Cours/Documents%20utiles%20sciences%20eco%20Master/ Sejour%20Master%20Eco-Ges% /view (pour les destinations FUNDP). 3 4

4 2. Périodes d échange Les séjours se déroulent : en bac ( : o au deuxième quadrimestre de bac 13 en master ( : o soit au deuxième quadrimestre de la première année (Master en sciences économiques, orientation générale, à finalité approfondie), o soit - pour la plupart - au premier quadrimestre de la deuxième année (Master en sciences économiques, orientation générale, à finalité spécialisée ou didactique), o soit encore sur une année complète (Master en sciences économiques, orientation générale, à finalité spécialisée combinant séjour «cours» au Brésil, au Chili et au Pérou avec un séjour «stage» dans le même pays) ; Pour certaines universités, le séjour se prolonge jusqu en juillet de telle sorte que les étudiants ne peuvent être délibérés qu en septembre. A l inverse, pour d autres universités, les étudiants doivent quitter la Belgique dès le début du mois de janvier, de telle sorte qu ils doivent reporter les examens UCL en juin ou en septembre. Lors d un départ au second quadrimestre (bac), la plupart des universités partenaires ne peuvent pas fournir un relevé de notes officiel à temps pour la délibération de Juin. Dans ce cas, l étudiant sera délibéré en Septembre. L étudiant de Master doit choisir s il désire participer à un programme d échange ou faire un stage. Le cumul des deux n est autorisé que dans le cas d un séjour au Brésil, au Chili ou au Pérou et si le sujet de mémoire et le travail nécessaire à sa réalisation sont clairement balisés avec son promoteur avant le départ. L étudiant doit suivre un programme de cours de 30 crédits/ects par semestre où équivalent. Remarques importantes Les étudiants doivent être conscients de toutes les implications de leurs choix! Les étudiants doivent choisir la finalité qu ils suivront dès la première année du Master. Le choix de la finalité conditionne le choix de certaines destinations. Le choix de la finalité didactique est compatible avec un départ en échange, mais un aménagement du programme peut s avérer nécessaire. La participation au programme d échange suppose que les étudiants réussissent en juin l année académique précédant leur départ. 5 6

5 3. Conditions de sélection 2. Tout acte de candidature incomplet ou tardif est irrecevable Dépôt de l acte de candidature Tout acte de candidature à un échange doit comprendre : un dossier de demande d'admission composé de deux parties : 1. une partie à compléter en ligne via l'onglet "ma mobilité" du bureau virtuel : i. l'étudiant peut introduire une demande pour une ou plusieurs destinations et indiquer l'ordre de préférence (nous recommandons d'introduire une demande pour au moins 3 destinations), ii. pour chaque destination demandée, l'étudiant doit introduire une proposition de programme de cours. 2. remise des documents annexes suivants en 3 exemplaires triés et agrafés : i. Une lettre de motivation de deux pages au maximum, justifiant le souhait de participer au programme d échange et le choix de la ou des destinations demandées ; ii. Une ou des attestations d aptitudes linguistiques ou, à défaut, l engagement, de connaître suffisamment, au moment du départ, la ou les langues requises dans l université d accueil ; iii. Un relevé de notes de chaque année universitaire ; iv. Le cas échéant, une copie de votre diplôme de bac et de son annexe au supplément ; v. Une photo d identité 7 8

6 3.2. Sélection des candidats Critères Dans la limite des places disponibles pour chaque destination, une première sélection sera effectuée sur la base des critères suivants : résultats académiques du candidat ; préférences de destinations exprimées par le candidat ; motivations exprimées par le candidat dans sa lettre de motivation et lors de l entretien de sélection. aptitudes linguistiques du candidat dans la(les) langue(s) de l université de destination. téléphonique) pour les destinations UCL et aux valves de la faculté des sciences économiques, sociales et de gestion pour les destinations FUNDP. Les décisions de sélection ne donnent lieu à l envoi d aucune lettre personnelle aux candidats. 3. Il ne sera pas possible de procéder à des permutations de destinations. 4. Les universités partenaires seront averties, par les soins du Bureau des affaires internationales, des noms et des adresses des étudiants qu elles accueilleront. 5. Les étudiants recevront directement de ces universités les informations relatives à leur inscription et leur séjour. Remarques importantes La première sélection sera rendue définitive par la réussite complète (sans épreuve modifiée) de l année en cours lors de la session de juin. Tout étudiant présélectionné échouant à la session de juin peut introduire, dans un délai de 3 jours ouvrables suivant la délibération, un recours motivé et envoyé par écrit à l'attention du comité de sélection c/o Coordinateur administratif qui transmettra. Procédure 1. La sélection provisoire sera effectuée sous la supervision du Coordinateur académique, assisté du Coordinateur administratif. 2. La liste des candidats retenus sera affichée exclusivement aux valves du Bureau des affaires internationales (pas de communication par voie 9 10

7 4. Le financement La Communauté européenne (via l UCL ou les FUNDP) intervient partiellement dans les frais résultant du séjour d échange dans une université Erasmus (bourse Erasmus). Dans la mesure de ses possibilités, l UCL intervient partiellement dans les frais résultant du séjour dans une université non Erasmus (bourse Mercator). Les informations détaillées sur les bourses sont disponibles à la page : Aucun étudiant sélectionné (Erasmus ou non Erasmus) ne devra verser un minerval ou droit d inscription à l université d accueil. L étudiant s engage à prendre en charge tous les frais de l échange qui ne seront pas couverts par la bourse Erasmus ou la bourse Mercator ou la bourse Atlantis. Le montant de la bourse Erasmus est composé de trois allocations : Une intervention forfaitaire dans les frais de voyage (montant forfaitaire en fonction de la distance) qui sera octroyée à tous les étudiants sélectionnés par leur faculté; l'étudiant ne devra faire aucune démarche particulière pour l'octroi de cette allocation; Une intervention dans les frais de préparation linguistique (montant forfaitaire entre 75 et 125 euro) qui sera octroyée automatiquement à tous les étudiants qui réalisent un séjour dans un pays non-francophone; Une intervention dans les frais de séjour qui variera vraisemblablement entre 200 et 1800 par semestre en fonction de la situation sociale de l étudiant ou de sa famille. pour en bénéficier l'étudiant devra en faire la demande auprès du Service d'aide (Rue des Wallons 10, Louvain-la-Neuve) pour les destinations UCL et auprès du Secteur Social des FUNDP pour les destinations FUNDP. Important: l'allocation de séjour, bien que modulée en fonction de la situation sociale, ne doit pas pour autant être considérée comme une aide sociale, le plafond audelà duquel aucune intervention n'est octroyée étant de loin supérieur à celui qui est d'application pour les aides sociales traditionnelles. Toutefois, à partir d'un certain niveau de revenus (à titre d'exemple: approx de revenus imposables globalement pour une famille avec deux enfants), l'étudiant ne bénéficiera que des seuls forfaits pour les frais de voyage et/ou préparation linguistique. Enfin, l'allocation de séjour des étudiants ayant bénéficié durant l'année académique d'une allocation d'études supérieures (S.A.E.) sera majorée d'un subside dans le cadre du Fonds d'aide à la mobilité étudiante. Remarques importantes La bourse ne sera payée à l étudiant que si une proposition de contrat d études a été signée par le responsable UCL ou FUNDP, l étudiant et le coordinateur de l institution d accueil. (Le statut de la proposition doit être au niveau «contrat» dans l application mobilité). La reconduction ou non du financement Mercator (UCL uniquement) est décidée chaque année. Veuillez consulter le site internet afin d obtenir les 12

8 dernières informations concernant cette possibilité de financement. 13

9 5. Une fois sélectionné 5.1. Avant le départ Les étudiants recevront directement de l université d accueil les informations relatives à leur inscription et leur séjour. Ils sont tenus de répondre dans les délais demandés et de renvoyer à leur intention tout document nécessaire à leur inscription. Un contrat d études doit être établi, signé et renvoyé à l université d accueil. Le programme doit avoir été validé par la commission de programme. Une copie du contrat signé par toutes les parties doit être envoyée au Bureau des affaires internationales. et de s assurer que celui-ci sera transmis dans les délais au Coordinateur administratif. Cette procédure est spécifique à chaque université d accueil Pendant le séjour Au plus tard quatre semaines après le début des cours dans l université d accueil, tout changement dans le programme de l étudiant doit faire l objet d un avenant signé au contrat d études. L étudiant est invité à consulter régulièrement les valves électroniques de l Ecole des sciences économiques et répond promptement aux courriers électroniques. Ceux-ci lui seront adressés exclusivement à l adresse prenom.nom@student.uclouvain.be Au retour L étudiant complète les documents nécessaires pour sa bourse (attestation de séjour, rapport de l étudiant, ) et les transmets à qui de droit. Il est de la responsabilité de l étudiant de se renseigner sur la procédure à suivre pour obtenir un relevé de notes 15 16

10 5. Conversion des notes Il va de soi que les étudiants d'échange ont droit à un traitement équitable de leurs notes lorsque les crédits sont transférés d'un établissement/pays à un autre. Mais la conversion de notes ne peut se faire par une simple règle de trois du fait que la signification des échelles de notation et la manière dont elles sont utilisées varie d'un pays/établissement à l'autre. Des règles de bonnes pratiques ont été définies dans le guide ECTS, et une échelle de notation ECTS a été établie. Celle-ci stipule que chaque établissement doit fournir en plus de leur note locale, une note dans l'échelle de notation ECTS basée sur la distribution statistique des notes. C est à partir de cette dernière que sera opérée la conversion débouchant sur la note UCL. Cette correspondance des notes ECTS en notes UCL/FUNDP est disponible à la page: L étudiant est invité à consulter le tableau de conversion spécifique à son université de destination. Celui-ci est disponible auprès du Coordinateur administratif. 17

11 6. Pour plus d informations Des séances d information sont organisées pour les étudiants. Le calendrier des sélections est annoncé sur le portail de l Ecole. Le site contient toutes les informations concernant les différents programmes de mobilité élaborés par l Ecole des sciences économiques. 19

12 Annexe 1 Conversion des crédits 1 crédit USP (Brésil) = 1.5 crédits/ects 1 crédit PUCP (Pérou) = 2 crédits/ects 1 cours du programme MGPP/UC (Chili) sur un demi semestre = 5 crédits/ects 1 cours du programme MGPP/UC (Chili) sur un semestre complet = 10 crédits/ects 1 crédit Laval (Canada) cours de maîtrise = 2.5 crédits/ects 21