Solution transitoire Guide HES-SO

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1 Solution transitoire Guide HES-SO Informations : Maude Freléchoux, Rue de la Jeunesse 1, 2800 Delémont / /

2 Table des matières 1 Introduction Relation Services centraux HES-SO Hautes écoles Dépôt d une demande Période de soutien Fonds OM Rapport intermédiaire et réallocation des ressources Rapport final Contrôles primaires Visites de monitoring Etudiant-e-s et personnel ayant des besoins spécifiques Rapport hautes écoles bénéficiaires finaux Conditions de réalisation de la mobilité Accord interinstitutionnel Mobilité étudiante Sélection des participants Subventions Prolongation d un séjour Reconnaissance de la mobilité étudiante Autres dispositions Mobilité du personnel Sélection des participant-e-s Subventions Autres dispositions Mobilité Incoming... 8 Annexe... 9 Delémont, le 4 juillet 2014 / mfr Page 2 de 10

3 1 Introduction Le présent guide a été adapté pour la HES-SO à partir du guide pour les hautes écoles de la fondation ch. Ce dernier est un composant du contrat de mobilité entre la HES-SO et la Fondation ch dans le cadre de la solution transitoire pour Erasmus+ pour Il contient les dispositions particulières pour la mobilité au niveau de l enseignement tertiaire pendant la solution transitoire. La solution transitoire se base principalement sur le programme Erasmus+2. Pour toutes les questions non réglées ici, le guide Erasmus+ est, en principe, applicable par analogie, en particulier les pages 39 à 53. La solution transitoire finance la mobilité Outgoing et Incoming entre la Suisse et tous les pays participant au programme Erasmus+ 3. La HES-SO, en tant qu institution suisse de l éducation tertiaire ayant obtenu une Charte Universitaire Erasmus sous le programme LLP, est autorisée à participer. La Charte constitue en même temps le cadre qualitatif pour la solution transitoire Les institutions partenaires doivent posséder la Charte Erasmus+ pour l enseignement supérieur. 2 Relation Services centraux HES-SO Hautes écoles 2.1 Dépôt d une demande Le délai pour les demandes de mobilité Outgoing et Incoming est dépassé. 2.2 Période de soutien La durée du contrat s étend du 1er juillet 2014 au 30 septembre Les subventions affectées à cette période de soutien ne peuvent pas être utilisées pour la suivante. Toutes les mobilités doivent se réaliser et se terminer durant cette période. 2.3 Fonds OM Les fonds destinés à l organisation de la mobilité (fonds OM) sont calculés en fonction du nombre de mobilités Outgoing. Il n est pas possible de recevoir des fonds OM pour les mobilités Incoming. Les fonds OM sont une contribution aux coûts engendrés par l organisation de la mobilité. Ils peuvent être utilisés pour couvrir tous les coûts tels que les cours de langues, l organisation d événements pour les Incoming, les frais de personnel, etc. Les visites auprès des hautes écoles partenaires peuvent également être financées par les fonds OM. Pour obtenir les fonds OM, il suffit de prouver la réalisation de mobilités. Le calcul du montant des fonds OM se base sur le nombre de mobilités indiqué dans le rapport final. Les services centraux répartissent ensuite le montant par haute école. 1 Les conditions cadres pour la solution transitoire Erasmus+ pour 2014 ont été adoptées par le conseil fédéral le 16 avril Pour la solution transitoire, l appellation «Swiss-European Mobility Programme» peut être utilisée. Les logos Erasmus et Erasmus+ ne doivent plus être employés. 3 AT, BE, BG, CY, CZ, DE, DK, EE, EL, ES, FI, FR, HR, HU, IE, IS, IT, LI, LT, LU, LV, MK, MT, NL, NO, PL, PT, RO, SE, SI, SK, TR, UK (pour les noms complets des pays voir annexe p.10). Delémont, le 4 juillet 2014 / mfr Page 3 de 10

4 2.4 Rapport intermédiaire et réallocation des ressources Les fonds à disposition de la mobilité dans le cadre de la solution transitoire doivent être utilisés le mieux possible. Afin de vérifier si leur utilisation est conforme à leur allocation initiale, les hautes écoles sont tenues de déposer un rapport intermédiaire pour la mobilité Incoming et Outgoing auprès des services centraux de la HES-SO jusqu au 31 janvier Ces derniers se chargent ensuite de la compilation des données et de leur vérification avant transmission du rapport intermédiaire HES-SO à la fondation ch. Ce rapport final permet de procéder si nécessaire à des adaptations et à la redistribution des fonds. Le rapport intermédiaire contient des données sur le nombre de mobilités assurées et prévues jusqu à la fin de la période contractuelle ainsi que sur la durée totale des mobilités. Un guide séparé sur le rapport intermédiaire contient des informations plus détaillées. 2.5 Rapport final Les hautes écoles doivent établir et transmettre aux services centraux de la HES-SO un rapport final d ici au 30 septembre Ces derniers se chargent ensuite de la compilation des données et de leur vérification avant transmission du rapport final HES-SO à la fondation ch. Celui-ci se compose d un questionnaire ainsi que de données détaillées sur les différentes mobilités qui seront utilisées à des fins statistiques. Le rapport final permet également de constater la somme totale des aides financières versées et de vérifier leur utilisation. Tous les montants doivent être déclarés en CHF. Pour d éventuelles conversions, il faut se référer au taux de change indiqué dans le contrat (EUR 1 = CHF 1.24). 2.6 Contrôles primaires Dès réception des rapports finaux des hautes écoles suisses, la Fondation ch vérifiera le(s) établissement(s) sélectionné(s) selon un mode aléatoire dans le cadre d une visite sur place ou d un contrôle sur dossier (vérification des pièces d attestations). Le type de vérification sera également déterminé par le mode aléatoire. La vérification se réfère à la période contractuelle accomplie. 2.7 Visites de monitoring La Fondation ch effectuera plusieurs visites de monitoring en Suisse dans le cadre de la solution transitoire. L objectif de ces visites est de recueillir des informations sur les aspects qualitatifs de l administration du programme, de discuter des questions encore en suspens et d approfondir la collaboration entre la Fondation ch et les hautes écoles. 2.8 Etudiant-e-s et personnel ayant des besoins spécifiques Par besoins spécifiques, il faut comprendre tout-e étudiant-e ou membre du personnel d une haute école, dont la condition individuelle physique, mentale ou la santé compliquerait la participation aux activités de mobilité. Ces personnes ont la possibilité de requérir de leur haute école des subventions supplémentaires (jusqu à un montant maximum de 12'000 CHF) pour couvrir une partie des coûts engendrés par leur handicap durant leur séjour à l étranger. Ces Delémont, le 4 juillet 2014 / mfr Page 4 de 10

5 aides ne compensent que les coûts pour lesquels les étudiant-e-s ou le personnel concerné-e-s n obtiendraient aucun soutien. La haute école peut déposer une demande de fonds supplémentaires auprès de la Fondation ch. Les formulaires à cet effet se trouvent sur son site internet. La demande doit être déposée auprès de la Fondation ch par la haute école deux mois au plus tard avant le début du séjour et ceci par voie électronique (en format Word ou PDF) et par voie postale. 3 Rapport hautes écoles bénéficiaires finaux 3.1 Conditions de réalisation de la mobilité Accord interinstitutionnel Dans le cadre de la solution transitoire 2014, les mobilités entre institutions d enseignement supérieur (mobilités des étudiants à des fins d études et mobilités du personnel à des fins d enseignement) doivent toujours se baser sur un accord interinstitutionnel, qui a été signé soit en vue d Erasmus+ soit dans le cadre de la solution transitoire. L accord interinstitutionnel doit être conclu avant le début des mobilités. Sa validité peut s étendre sur plusieurs années. Si besoin, des actualisations peuvent être entreprises. 3.2 Mobilité étudiante Sélection des participants Les étudiant-e-s au bénéfice d une subvention dans le cadre de la solution transitoire 2014 doivent être inscrits de manière régulière auprès d une haute école suisse. Leur nationalité n est pas déterminante. Selon les directives d Erasmus+, les étudiants peuvent partir jusqu à 12 mois par cycle d études (Bachelor, Master, Doctorat) ; les participations à des mobilités sous le programme LLP comptent dans le calcul. La procédure et les critères de sélection doivent être impartiaux et transparents. Les hautes écoles sont tenues de garantir qu il n y ait pas de conflit d intérêts au sein de l organisme de sélection Subventions Les subventions mensuelles sont une contribution pour couvrir les coûts supplémentaires issus du séjour à l étranger. Elles sont versées en fonction de la durée réelle du séjour. Lorsqu un mois est entamé, il est possible de verser un mois supplémentaire de subvention (cf. exemples de calcul en annexe). Au cas où des étudiants remplissent les conditions d un séjour à l étranger sans que la haute école dispose des ressources nécessaires, ceux-ci peuvent bénéficier du «statut Erasmus» dit Zero-Grant-Students, sans toutefois obtenir de subvention. Pour ces mobilités, les fonds OM seront versés. Elles doivent aussi apparaitre dans le rapport final. Delémont, le 4 juillet 2014 / mfr Page 5 de 10

6 Les étudiants signent une déclaration d engagement. En cas de violation de la déclaration, une demande de remboursement (intégral ou partiel) peut être réclamée. Il n y a pas de demande de remboursement lorsqu un cas de force majeure empêche l étudiant d exécuter les activités prévues 4. Les bénéficiaires ne peuvent obtenir pour une mobilité aucun autre subventionnement supplémentaire émanant de la solution transitoire Erasmus (sauf en cas de besoins spécifiques, voir 2.11). Le versement éventuel de bourses fédérales ou cantonales doit toutefois être garanti durant le séjour à l étranger Prolongation d un séjour Un séjour d études ou un stage peuvent être prolongés lorsque l accord de prolongation correspondante a été conclu avant la fin du séjour planifié initialement et que les deux périodes se suivent (vacances semestrielles exceptées) et ce, durant la même année académique Reconnaissance de la mobilité étudiante Avant que les étudiant-e-s ne commencent leur séjour, la haute école d envoi vérifie si le programme d études prévu fait sens et s il peut faire l objet d une reconnaissance. Le Learning Agreement for Studies doit être signé par la haute école d envoi et par la haute école d accueil ainsi que par l étudiant-e. Les modifications éventuelles interviennent par consentement mutuel et doivent être indiquées le plus tôt possible. Les séjours à des fins de stage nécessitent la conclusion préalable d un Learning Agreement for Traineeships qui doit être signé par la haute école d envoi, par l organisation d accueil ainsi que par l étudiant-e. Il contient également le Quality Commitment. Les modifications éventuelles interviennent par accord mutuel. A la fin du séjour d études ou de stage, un Transcript of Records, respectivement Transcript of Work (certificat de travail) correspondant aux points abordés dans le Learning Agreement est établi à l intention de l étudiant-e. Les bureaux des relations internationales devraient, si possible, recevoir une copie de ce document. Le séjour doit faire l objet d une reconnaissance de la part de la haute école d envoi. La reconnaissance est refusée uniquement si les étudiant-e-s ne remplissent pas les exigences académiques/professionnelles ou tout autre condition de la haute école/institution d accueil. Les stages qui ne font pas obligatoirement partie du cursus doivent, si possible, être notés dans le Diploma Supplement et/ou dans le Transcript of Records Autres dispositions Pendant la durée de la mobilité, les étudiant-e-s restent immatriculés auprès de la haute école d envoi et ne paient aucune taxe universitaire à la haute école d accueil 5. A la fin de leur séjour, les étudiant-e-s sont tenus d établir un rapport final à l intention de leur haute école. 4 Les cas de force majeure sont, par exemple, toutes situations ou événements imprévus qui rendent impossible la poursuite du séjour et qui ne peuvent pas être imputés à une faute ou à des négligences de l étudiant-e. 5 Font exception les frais de moindre importance pour le matériel comme les photocopies, etc. Si l institution d accueil demande des frais d immatriculation, la mobilité n est pas éligible pour un financement. Delémont, le 4 juillet 2014 / mfr Page 6 de 10

7 Les étudiants immatriculés en Suisse et originaires d un pays participant au programme Erasmus+ peuvent faire un séjour dans leur pays d origine, pour autant qu ils ne soient pas aussi domiciliés dans leur pays d origine. Par ailleurs, les étudiants suisses qui sont immatriculés dans une haute école en Suisse mais qui sont domiciliés à l étranger, peuvent effectuer un séjour de mobilité dans le pays de domicile. 3.3 Mobilité du personnel Sélection des participant-e-s Est éligible le personnel qui est engagé dans une haute école ainsi que le personnel d une entreprise étrangère invité par une haute école suisse pour transmettre un enseignement. La nationalité des intéressé-e-s ne joue aucun rôle. La procédure doit être impartiale et transparente. Les hautes écoles sont tenues de garantir qu il n y ait pas de conflit d intérêts au sein de l organisme de sélection Subventions Les subventions consistent en des montants forfaitaires versés pour chaque jour de travail et/ou jour de voyage. Les frais de voyage sont remboursés sur la base d un forfait (400 CHF par mobilité). Les subventions en faveur du personnel d entreprise (Incoming) invité par une haute école suisse à des fins d enseignement sont versées par la haute école d accueil Autres dispositions Mobilité du personnel à des fins d enseignement Les enseignants sont dans l obligation de remettre un programme d enseignement (Mobility Agreement) conclu avec la haute école d accueil qui définit les activités menées sur place (cours, conférences, etc.). Avant le départ, ledit programme doit faire l objet d un accord entre l institution d envoi et celle d accueil par courriel ou par correspondance. Ce programme fait partie intégrante du contrat de subvention que signent les bénéficiaires. A la fin du séjour d enseignement, l enseignant est tenu de remettre à la haute école d envoi un bref rapport final indiquant les résultats les plus importants Mobilité du personnel à des fins de formation La sélection du personnel s appuie sur un programme de travail (Mobility Agreement) qui définit le contenu du séjour. Avant le départ, ledit programme doit faire l objet d un accord entre l institution d envoi et celle d accueil par courriel ou par correspondance. Ce programme fait partie intégrante du contrat de subvention que signent les bénéficiaires. La participation à des conférences ne peut pas être financée par la mobilité du personnel à des fins de formation. Delémont, le 4 juillet 2014 / mfr Page 7 de 10

8 A la fin du séjour, le personnel est tenu de remettre à la haute école d envoi un bref rapport final indiquant les résultats les plus importants. 3.4 Mobilité Incoming Pour la mobilité Incoming, il faut, en principe se référer aux mêmes directives que pour la mobilité Outgoing. Les stages d étudiants Incoming ne peuvent être financés que lorsque la demande est transmise et gérée par une haute école suisse. Les stages après diplôme pour les Incoming ne sont pas éligibles. La formation continue du personnel doit se dérouler auprès d une haute école. Delémont, le 4 juillet 2014 / mfr Page 8 de 10

9 Annexe Subventions mobilité des étudiants études et stage Outgoing Pays d accueil Mobilité des étudiants études (par mois) Mobilité des étudiants stage (par mois) AT, BE, BG, CY, CZ, DE, DK, EE, EL, ES, FI, FR, HR, HU, IE, IS, IT, LI, LT, LU, LV, MK, MT, NL, NO, PL, PT, RO, SE, SI, SK, TR, UK CHF 300 CHF 420 Incoming Pays d origine AT, DK, FI, FR, IE, IT, LI, NO, SE, UK BE, BG, CY, CZ, DE, EE, EL, ES, HR, HU, IS, LT, LU, LV, MK, MT, NL, PL, PT, RO, SI, SK, TR Mobilité des étudiants études (par mois) Mobilité des étudiants stage (par mois) CHF 360 CHF 420 CHF 420 CHF 420 Indications concernant le calcul des bourses Le calcul du nombre de bourses doit se faire sur la base de la durée réelle du séjour certifiée par une attestation de séjour («Certificate of Attendance») ou au moyen du Learning Agreement, du rapport final ou du Transcript of records. Un mois entier correspond à la période entre le jour x du mois N et le jour x-1 du mois N+1, celui-ci compris. Pas de demi-bourse, un mois complet est ajouté dès le 1 er jour du mois suivant. Exemples de calcul 1. Durée du séjour : Calcul du nombre de bourses : mois jours 4 bourses mensuelles 2. Durée du séjour : Calcul du nombre de bourses : mois 3 bourses mensuelles Delémont, le 4 juillet 2014 / mfr Page 9 de 10

10 Mobilité du personnel enseignement et formation continue (Outgoing und Incoming) Pays d accueil ou pays d envoi AT, BE, BG, CY, CZ, DE, DK, EE, EL, ES, FI, FR, HR, HU, IE, IS, IT, LI, LT, LU, LV, MK, MT, NL, NO, PL, PT, RO, SE, SI, SK, TR, UK Mobilité du personnel enseignement/ formation continue (par jour) CHF 170 Forfait frais de voyage : CHF 400 Organisation de la mobilité (Montant par mobilité Outgoing) De 1 à 100 mobilité(s) Dès 101 mobilités CHF 420 CHF 240 Abréviation des pays AT Autriche LI Liechtenstein BE Belgique LT Lituanie BG Bulgarie LU Luxemburg CY Chypre LV Lettonie CZ République Tchèque MK Macédoine DE Allemagne MT Malte DK Danemark NL Pays Bas EE Estonie NO Norvège EL Grèce PL Pologne ES Espagne PT Portugal FI Finlande RO Roumanie FR France SE Suède HR Croatie SI Slovénie HU Hongrie SK Slovaquie IE Irlande TR Turquie IS Islande UK Royaume-Uni IT Italie Delémont, le 4 juillet 2014 / mfr Page 10 de 10

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