GUIDE DE COMMUNICATION

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1 GUIDE DE COMMUNICATION Optimisez votre participation à SOLUTRANS 2011 Organisateur : Service Commercial : + 33 (0) / Service Clients : + 33 (0) Service Communication / Presse : + 33 (0) Service Technique / Logistique : + 33 (0) solutrans@comexposium.com 1 Un salon de la FFC

2 SOMMAIRE FICHE D IDENTITÉ SALON p. 3 RETROPLANNING DE VOS DATES CLE p. 4 EVENEMENTIEL SOLUTRANS 2011 p. 5 Calendrier des événements salon p. 5 Programme des Conférences sur le KHUB p. 6 INFORMATIONS TECHNIQUES p. 8 (MONTAGE, DÉMONTAGE, RÉGULATION PL, ) VOTRE PROMOTION & COMMUNICATION SALON p Avant le salon, faites savoir que vous êtes présent p Invitez vos clients (cartes d'invitation papier et électroniques, p. 10 code invitation, badges VIP, cartes PRIVILEGE, lecteur de badges) 3. Déclarez vos nouveautés p Communiquez avec la presse p Déclarez vos événements et démonstrations salon p Inscrivez-vous au catalogue officiel du salon (papier et online) p Démarquez-vous (outils de communication & offres publicitaires) p. 14 VOS CONTACTS P. 31 2

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4 RETROPLANNING CHECK-LIST des actions et commandes à faire Dates : Actions et dates limites : Interlocuteurs 10 juin 2011 Ouverture de votre «ESPACE EXPOSANT» (accès à partir du site officiel du salon : Service Clients COMEXPOSIUM Pour vous connecter à votre espace exposant, vous devrez saisir votre identifiant (adresse ) et votre mot de passe (en haut, à droite de l écran) qui vous sera adressé début juin. Qu'est-ce que l'espace Exposant? L'espace exposant est un espace privé qui vous permet : d'obtenir toutes les informations nécessaires à l'organisation de votre participation à SOLUTRANS de réserver vos outils de communication (cartes d invitation, lecteurs de badges, déclaration de vos nouveautés, inscription catalogue, outils de communication, envoi de vos communiqués de presse, ) Vos installateurs et concepteurs de stand pourront y télécharger tous les documents utiles à l'organisation de votre stand dès la page d accueil, dans la partie accessible à tous. Ils pourront ainsi prendre connaissance des règlements et procédures mises en place par SOLUTRANS : Horaires exposants, Notice de sécurité Règlement de décoration Règlement de sécurité 5 sept Déclarez vos Nouveaux Produits Depuis votre Espace Exposant 5 oct Commandez gratuitement vos cartes d'invitation Depuis votre Espace Exposant Demandez gratuitement vos badges VIP 7 oct Inscription catalogue Régie publicitaire J2C 15 oct Réservez de l affichage publicitaire sur le Parc Régie publicitaire EUREXPO 21 oct oct Déclarez gratuitement vos événements, conférences de presse et démonstrations Demandez vos badges "exposant" Commandez vos lecteurs de badges Réservez votre casier de presse Envoi des éléments techniques pour vos outils de communication salon et publicité dans le catalogue Envoi des plans des stands nus pour validation (sécurité et architecture) Dépôt des candidatures «Prix de la Carrosserie Industrielle» Commandez votre équipement stand Ariane ou Galaxie Depuis votre Espace Exposant Régie publicitaire J2C Service Logistique COMEXPOSIUM CCI de Lyon Depuis votre Espace Exposant EUREXPO Majoration des prestations Parc (30 % en plus après cette date) 10 nov. Envoi des éléments techniques pour le Quotidien du salon Régie publicitaire SEJT 23 nov Début du montage pour les stands nus - 27 nov Livraison des stands équipés Ariane & Galaxie - 28 nov Fin du montage à 11h. Ouverture de SOLUTRANS à la presse et aux VIP : 12h 18h - 4

5 EVENEMENTIEL SALON 5

6 Le KHUB en partenariat avec 6

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8 INFORMATIONS TECHNIQUES PLANNING HORAIRES EXPOSANTS Horaires de travail pendant le Montage / Démontage Période Stand Dates Horaires MONTAGE DEMONTAGE NU NU / EQUIPE Mercredi 23 Nov. Jeudi 24 Nov. Vendredi 25 Nov. Samedi 26 Nov. De 7h 20h De 7h 20h De 7h 20h De 7h 20h Dimanche 27 Nov. De 7h 24h NU / EQUIPE Lundi 28 Nov. De 7h 11h NU / EQUIPE Samedi 3 Déc. De 19h 24h NU / EQUIPE Dimanche 4 Déc. * De 7h 20h NU / EQUIPE Lundi 5 Déc. De 7h 12h (*) Cette année, les exposants de la galerie C devront impérativement avoir démonté leurs stands pour le dimanche 4 décembre à 8h00. DEMI-JOURNEE PRIVATIVE LUNDI 28 NOVEMBRE Le montage de tous les stands devra être terminé le lundi 28 novembre à 11h. La circulation à l'intérieur des halls sera interdite à tous les véhicules le lundi 28 novembre toute la journée. REGULATION Comme les éditions précédentes, nous mettons en place une régulation au montage et au démontage. La zone de régulation sera située sur le parking B côté entrée Exposants du Parc des Expositions. Un planning d'arrivée et de départ des exposants (montage/démontage) sera mis en place et communiqué en fonction de l'emplacement et du type de matériel exposé DIVERS Cette année, les exposants de la galerie C devront impérativement avoir démonté leurs stands pour le dimanche 4 décembre à 8h00. En effet, le planning du Parc étant chargé en cette période de l'année, une autre manifestation occupera la galerie C et le hall 10 à partir du dimanche matin. Pour les stands nus, il faut en informer vos décorateurs et transporteurs. Tous les exposants seront contactés ultérieurement pour de plus amples informations. 8

9 VOTRE PROMOTION & VOTRE COMMUNICATION Pour optimiser votre présence, utilisez tous les outils mis à votre disposition et faites savoir que vous serez présent : 1. Avant le salon, faites savoir que VOUS ETES PRESENT! Vous pouvez dès à présent annoncer à vos publics votre participation à SOLUTRANS 2011 en insérant les logos et bannières avec la mention «NOUS Y SERONS» sur vos outils on-line (site internet, newsletters, signatures de mails, communiqués de presse, etc.) : Pour plus d impact, personnalisez vos bannières et logos salon, gratuitement et en quelques clics, avec votre numéro de stand dès qu il vous aura été confirmé : Exemple de personnalisation : Important : pour l ensemble de vos bannières et logos, nous vous conseillons de les diriger vers la demande de badge gratuit au salon à l adresse suivante : (français) (anglais) Pour télécharger dès maintenant vos bannières, rendez-vous sur : > rubrique «EXPOSER / Outils de Communication» > ou cliquez dans la rubrique "INFOS PRATIQUES/Promotion et Communication" de votre «ESPACE EXPOSANT» 9

10 2. INVITEZ vos clients, prospects & VIP La carte d'invitation Les cartes d invitation sont gratuites* pour les exposants afin de vous permettre d inviter vos clients dans les meilleures conditions. Pour connaître les tarifs de personnalisation de vos cartes (impression de votre logo + n de stand), contactez directement le service communication du salon au + 33 (0) ou par mail à l adresse suivante : nathalie.bernot@comexposium.com Commandez vos cartes d invitation gratuites > avant le 5 octobre 2011 > sur internet dans votre «ESPACE EXPOSANT», rubrique "MES FORMULAIRES/ Cartes d'invitation" * Dans la limite des stocks disponibles. Sans commande spécifique de votre part, une dotation automatiquede 100 cartes d'invitation gratuites vous sera adressée fin septembre. La e-invitation (carte d'invitation électronique) A partir d'un module très simple d'utilisation, créez vous-même vos invitations électroniques à envoyer par mail à vos clients. La lettre électronique est également disponible en anglais. Pour éditer et envoyer gratuitement vos e-invitations : > cliquez dans la rubrique : "INFOS PRATIQUES/Promotion et Communication" 10

11 Le code d'invitation Demandez votre code d'invitation Demandez votre code d'invitation : SOLUTRANS pour mieux tracer vos actions. > avant le 5 octobre 2011 Ce code (lien url), spécifique à votre > sur internet dans votre «ESPACE EXPOSANT», entreprise, permettra à vos clients d'obtenir un rubrique "MES FORMULAIRES/Code d'invitation. badge gratuit au salon. Vous pourrez insérer ce lien codé sur vos supports de communication on line (notamment sur vos bannières personnalisées - voir page précédente). Exemple de lien codé : Les badges VIP Déroulez le tapis rouge à vos grands comptes en leur offrant un accès VIP! SOLUTRANS vous offre gratuitement la possibilité d'envoyer des badges VIP à vos meilleurs clients. Commandez vos badges VIP : > avant le 5 octobre 2011 > sur internet dans votre «ESPACE EXPOSANT», cliquez sur le bouton "Commande badges Exposant / VIP" Les cartes "Privilège" Afin de permettre à vos clients Grands Comptes d'accéder à l'après-midi PRIVATIVE du lundi 28 novembre, vous recevrez automatiquement vos cartes "Privilège" suivant le quota ci-dessous : > 5 cartes «Privilège» : pour un stand de 9 à 99 m². > 10 cartes «Privilège» : pour un stand de 100 à 499 m² > 20 cartes «Privilège» : pour un stand de 500 m² et plus. La carte privilège, accompagnée d'un badge VIP permet l'accès direct au salon, le lundi 28 novembre de 12h à 18h. Nous vous recommandons d'envoyer, à chacun de vos grands comptes, avec la carte "Privilège", un badge VIP afin d'éviter toute attente au salon (cf ci-dessus pour commander vos badges VIP). Le lecteur de badges Le lecteur de badges vous permet d'obtenir les coordonnées et le profil des clients qui vous ont rendu visite sur votre stand et facilite votre suivi commercial. Commandez votre lecteur de badges : > avant le 21 octobre 2011 > sur internet dans votre «ESPACE EXPOSANT», rubrique "MA BOUTIQUE/Lecteur de badges". Si vous n'avez pas déjà commandé votre lecteur de badges lors de votre inscription à SOLUTRANS, vous pouvez le faire à partir de votre Espace Exposants, sur le site internet du salon. 11

12 3. Déclarez vos nouveautés Déclarez vos nouveautés sur le site La déclaration de vos nouveautés constitue un temps fort de votre communication. Elle vous permet de renforcer votre visibilité auprès des visiteurs et des journalistes. Vos nouveautés apparaîtront gratuitement sur le site internet et dans le dossier de presse du salon. Déclarez vos nouveauté et innovations : > au plus tard le 5 septembre 2011 > sur internet dans votre «ESPACE EXPOSANT», rubrique «Mon catalogue/mes nouveautés» Participez aux Prix de la Carrosserie Industrielle Faites briller vos innovations, participez aux Prix de l Innovation Technique de la Carrosserie Industrielle catégories de concours : 1) Remorques et semiremorques, 2) Carrossiers sur véhicules industriels, 3) Carrossiers sur véhicules utilitaires, 4) Equipementiers. Dépôt des candidatures : > au plus tard le 28 octobre 2011 > auprès de pierre.bonnet@lyon.cci.fr 4. Communiquez avec la Presse Publiez vos communiqués de presse sur le site internet du salon Communiquez sur vos actualités et produits en rapport avec le salon à travers une publication gratuite sur le site internet de SOLUTRANS, rubrique PRESSE/Communiqués exposants. Envoyez dès maintenant vos communiqués de presse à nathalie.bernot@comexposium.com Annoncez votre conférence de presse sur le site internet du salon Vous prévoyez d'organiser une conférence de presse pendant le salon? Déclarez-la dès maintenant dans le module gratuit "Événements" de notre site internet afin que les journalistes puissent en être informés et l'intégrer dans leur programme "salon". Pour annoncer vos événements presse : > au plus tard le 21 octobre 2011 > sur internet dans votre «ESPACE EXPOSANT», rubrique 'INFOS PRATIQUES/Promotion et Communication" Réservez votre casier de presse Votre casier de presse vous permettra de diffuser gratuitement auprès des journalistes vos dossiers et communiqués de presse. Prévoyez des dossiers en français et en anglais. Le dépôt de vos dossiers au service de presse se fera dès le lundi 28 novembre de 9h à 13h. Pour réserver votre casier de presse : > au plus tard le 21 octobre 2011 > sur internet dans votre «ESPACE EXPOSANT», rubrique "MES FORMULAIRES/Communiquez avec la Presse" 12

13 5. Déclarez vos événements et démonstrations "salon" Déclarez vos événements organisés sur votre stand Vous organisez pendant le salon des ateliers, démonstrations, jeux-concours, animations sur votre stand, annoncez-les gratuitement sur le site internet du salon. Pour annoncer vos événements : > au plus tard le 21 octobre 2011 > sur internet dans votre «ESPACE EXPOSANT», rubrique 'INFOS PRATIQUES/Promotion et Communication" Participez aux programmes des démonstrations officielles du salon Tous les jours le salon organise des démonstrations sur : LA "GREEN PISTE" Piste de démonstration de 3000 m² pour les véhicules électriques dans le Hall 5. Inscrivez-vous aux démonstrations : > au plus tard le 21 octobre 2011 > sur internet dans votre «ESPACE EXPOSANT», rubrique «MES FORMULAIRES» LES DEMOS EXTERIEURES Piste de démonstrations en extérieur (Extérieur Hall 66) Important : afin d offrir aux visiteurs un programme détaillé des démonstrations salon, faites-nous part de vos souhaits de démonstrations sur la zone «GREEN PISTE» ou en «ZONE EXTERIEURE». 6. Votre inscription au catalogue officiel du salon (papier et online) Distribué gratuitement à l entrée du salon, le catalogue officiel de SOLUTRANS 2011 est l outil indispensable des visiteurs pendant et après le salon. Prenez soin de bien renseigner votre fiche d inscription et de la valoriser afin de vous démarquer. Inscrivez-vous au catalogue : > au plus tard le 7 octobre 2011 > sur internet dans votre «ESPACE EXPOSANT», rubrique «Mon catalogue/mes nouveautés» 13

14 7. Démarquez-vous avant et pendant le salon (régies publicitaires & outils de communication) Générez plus de trafic sur votre stand en profitant des différents outils de communication et offres de publicité mis à votre disposition. Communiquez en amont et sur le salon Publicité dans le catalogue Visibilité sur le salon (sac visiteur, panneaux directionnels, plans de visite, plans d'orientation ) Visibilité sur internet (bannières publicitaires sur le site internet et dans les newsletters du salon) Remise des éléments techniques pour la publicité dans le catalogue et vos outils de communication salon : > au plus tard le 21 octobre 2011 > auprès de la régie : solutrans@j2c-communication.fr >> Cf. détails des offres p. 15 Affichez-vous dans la revue "Le Quotidien du salon" Insertions publicitaires dans le journal du "Quotidien du Salon" : 5 numéros à paraître pendant le salon. >> Cf. détails des offres p. 24 Remise des éléments techniques pour le «Quotidien du salon» : > au plus tard le 10 novembre 2011 > auprès de la régie SEJT : fdeneuter@sejt.com Démarquez-vous sur le parc des expositions Affichage publicitaire à l'extérieur et à l'intérieur du Parc des expositions EUREXPO. >> Cf. détails des offres p. 25 Commandez votre affichage publicitaire sur le parc : > au plus tard le 15 octobre 2011 > auprès du Parc : agnes.bigot@eurexpo.com 14

15 Tarifs et emplacements publicitaires : CATALOGUE / PLANS / OUTILS PROMOTIONNELS REGIE PUBLICITAIRE : J2C COMMUNICATION 15

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24 Tarifs et emplacements publicitaires dans le QUOTIDIEN DU SALON REGIE PUBLICITAIRE : SEJT 24

25 Tarifs & emplacements d affichages publicitaires sur LE PARC EUREXPO REGIE PUBLICITAIRE : EUREXPO Lyon 25

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31 VOS CONTACTS Une question? Nous vous apportons toutes les réponses SOLUTRANS, un salon de la FFC (Fédération Française de la Carrosserie) Président du Salon Patrick CHOLTON + 33 (0) COMEXPOSIUM Organisateur du salon SOLUTRANS Directeur du salon : Mario FIEMS mario.fiems@comexposium.com + 33 (0) Service Commercial : Paulette NARD, Chef de Marché paulette.nard@comexposium.com + 33 (0) Isabelle SECK, Responsable Commerciale isabelle.seck@comexposium.com + 33 (0) Service Clients : Rim BELGACEM, Chargée de Clientèle rim.belgacem@comexposium.com + 33 (0) Service Technique et Logistique : Daniel ALVES, Responsable Logistique daniel.alves@comexposium.com + 33 (0) Service Communication / Presse : Sandra VERNIER, Directeur Communication sandra.vernier@comexposium.com + 33 (0) Nathalie BERNOT, Responsable Communication nathalie.bernot@comexposium.com + 33 (0) Anne-Laure MANY, Chargée du Web-Marketing anne-laure.many@comexposium.com + 33 (0) REGIE CATALOGUE & OUTILS DE COMMUNICATION OFFICIELS SALON Régie publicitaire : J2C Communication solutrans@j2c-communication.fr + 33 (0) PRIX DE LA CARROSSERIE INDUSTRIELLE Organisateur : CCI de Lyon Pierre BONNET pierrre.bonnet@lyon.cci.fr REGIE QUOTIDIEN DU SALON Régie : SEJT Publicité : François DENEUTER fdeneuter@sejt.com + 33 (0) Rédaction : Jean-Yves KERBRAT jykerbrat@sejt.com + 33 (0) PRESTATIONS PARC EUREXPO Service exposants : services@eurexpo.com + 33 (0) Accrochages en charpente : Catherine FUMEY Catherine.fumey@eurexpo.com + 33 (0) Restauration : Laurence MASSON laurence.masson@eurexpo.com + 33 (0) Réservation de salles : Chantal TRONEL chantal.tronel@eurexpo.com + 33 (0) Régie d affichage publicitaire et signalétique sur le Parc EUREXPO Agnès Bigot agnes.bigot@eurexpo.com + 33 (0) Prestations parc hors service exposants (coordinateur événements) : Jean-Paul SOUSA jean-paul.sousa@eurexpo.com + 33 (0) TRUCK & BUS WORLD FORUM Coordination générale : ERAI & Pôle de compétitivité Lyon Urban Truck & Bus Programme : Pascal NIEF /nief@lyon.cci.fr - Emmanuel PIEGAY/emmanuel@qyd-cathay.com Inscriptions : Audrey FASSORA /audrey.fassora@erai.org TRUCKER SHOW Organisateur : GL EVENTS Marianne DAZORD Marianne.dazord@gl-events.com + 33 (0)

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