Cent vingt-sixième session. Rome, mai Rapport intérimaire sur l'application des recommandations du Commissaire aux comptes.

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1 Mars 2009 F COMITÉ FINANCIER Cent vingt-sixième session Rome, mai 2009 Rapport intérimaire sur l'application des recommandations du Commissaire aux comptes Résumé I) LE PRÉSENT DOCUMENT REND COMPTE DES PROGRÈS RÉALISÉS DANS L APPLICATION, PAR LE SECRÉTARIAT, DES S DÉCOULANT DU RAPPORT IN EXTENSO DU COMMISSAIRE AUX COMPTES POUR , AINSI QUE DE S RELATIVES À DES RAPPORTS PRÉCÉDENTS. II) Les recommandations sont divisées en trois parties selon le degré d urgence que le Commissaire aux comptes a attribué à leur mise en application: Recommandations fondamentales, Recommandations importantes et Recommandations qui méritent attention. iii) Le Commissaire aux comptes a pris note de l état d avancement de la mise en application de chacune des recommandations tel qu indiqué par le Secrétariat dans la colonne intitulée Réponse de la direction. Mesure suggérée au Comité Le Comité financier est invité à prendre note des progrès accomplis dans l application des recommandations du Commissaire aux comptes Contact Directeur de la Division des finances et Trésorier M. Nicholas Nelson Tél Le tirage du présent document est limité pour réduire au maximum l'impact des méthodes de travail de la FAO sur l'environnement et contribuer à la neutralité climatique. Les délégués et observateurs sont priés d'apporter leur exemplaire personnel en séance et de ne pas demander de copies supplémentaires. La plupart des documents de réunion de la FAO sont disponibles sur l'internet, à l'adresse W/K4693/f

2 2 S FONDAMENTALES QUESTIONS FINANCIÈRES Adoption des normes comptables internationales pour le secteur public 1. Je prends acte des mesures déjà prises en vue de l adoption des normes IPSAS, qui apportent d importants changements à la pratique comptable, et encourage l Organisation à poursuivre dans cette voie. Je recommande que l Organisation suive de près le coût et le calendrier de l adoption des normes IPSAS, compte tenu à la fois de l important volume de travail nécessité par la transition et du caractère décentralisé des activités de l Organisation Le Comité du projet IPSAS continue de procéder à un suivi régulier de l état d avancement de l adoption des normes IPSAS et des coûts qui lui sont associés; des rapports sont également présentés à chaque session ordinaire du Comité financier pour permettre aux membres de suivre les progrès réalisés. Le plan détaillé du projet tient compte des importants changements organisationnels que requiert la transition vers les normes IPSAS, y compris de l exigence d une bonne définition et d un renforcement des processus opérationnels, tant au Siège que sur le terrain. Le risque principal pour ce projet reste lié aux contraintes que les initiatives concurrentes de l Organisation font peser sur les usagers. Reconnaissant ces contraintes, à sa réunion d août 2008 le Comité du projet a approuvé un plan révisé fixant à 2012 la mise en conformité avec les normes IPSAS. Décaissements au titre du Programme ordinaire et du Programme de coopération technique 2. Je constate que les décaissements au titre du PCT ont subi les conséquences de la situation de trésorerie de l Organisation. De plus, le modèle de gestion actuel pèse aussi sur la capacité de l Organisation à traiter un volume aussi important de ressources extrabudgétaires et simultanément à effectuer en temps utile les ouvertures de crédits et les décaissements au titre du PCT. Je recommande que l Organisation examine son modèle de gestion et ses processus, et mette en place des mécanismes et des procédures appropriées pour garantir que la finalisation des projets du PCT et les décaissements qui s y rapportent ne s en ressentent pas Le ralentissement dans l exécution du PCT tenait aux graves difficultés de trésorerie enregistrées par l Organisation et qui ont freiné les approbations de projets du PCT pendant une partie de l exercice Cette baisse considérable était aussi le résultat du pourcentage élevé de projets approuvés en , qui ont été entièrement exécutés au cours de ce même exercice biennal. Les décaissements effectués au titre de l allocation ont atteint 62 millions d USD en février 2009, contre une ouverture de crédits de 95,7 millions d USD. Tout sera fait pour assurer le décaissement intégral de l ouverture de crédit du PCT pour d ici la fin de

3 3 BUREAUX EXTÉRIEURS Mécanismes de contrôle interne l exercice financier en cours. À cet égard, un message du Sous- Directeur général du Département de la coopération technique a été adressé le 3 octobre 2008 à tous les responsables de budget concernés pour accélérer l exécution des projets approuvés et faire ainsi en sorte que l Organisation puisse respecter ses engagements vis-à-vis des gouvernements de contrepartie. La capacité de l Organisation et ses modèles et processus opérationnels font l objet d un examen dans le cadre de la mise en œuvre du PAI, y compris de l Examen détaillé. 3. Je recommande que l Organisation continue à prendre des mesures pour renforcer le fonctionnement du contrôle interne dans les bureaux extérieurs, en offrant à ceux-ci une formation et en fournissant un appui sur place à leur personnel administratif L Organisation continue à fournir un important soutien spécialisé au personnel administratif des bureaux extérieurs à la fois par des initiatives de formation sur place et un service d assistance aux usagers fourni par les unités opérationnelles du Siège. En 2008, une formation a été dispensée sur place dans 16 pays. Ce soutien continue d être assuré en 2009 et sera complété par une formation spécifique à l appui des changements apportés aux processus opérationnels dans les bureaux extérieurs par suite de la mise en application des normes IPSAS. Par ailleurs, les Divisions du Siège concernées travaillent de concert à l organisation de cours de formation périodiques en matière de gestion administrative, à l intention des représentants adjoints de la FAO et du personnel administratif. Une séance portant sur les questions financières, y compris le contrôle financier, est notamment prévue.

4 4 SYSTÈME DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES (SGRH) Calendrier du projet 4. Le lancement d un projet aussi lourd que le SGRH, sans que soit tout d abord assurée une source de financement, nuit à l appropriation du projet, ce qui a un effet négatif sur sa formulation et sa mise en œuvre efficaces. Je recommande qu à l avenir l Organisation ne s engage à lancer un projet que lorsqu elle aura identifié une source de financement spécifique et disponible pendant toute la durée du projet. À partir de 2008 Le Secrétariat souscrit au principe de la recommandation du Commissaire aux comptes. Il est cependant souligné que l Organisation doit faire face au problème du non-financement de certains mandats dans le cadre de la mise en œuvre du Plan d action immédiate (PAI). En effet, un nombre croissant de projets, dont certains relèvent du PAI, ne sont que partiellement financés au titre du Chapitre 8. Si des ressources additionnelles ne sont pas identifiées dans le cadre du PAI, ces projets risquent d être retardés ou supprimés. Concernant la question plus générale de la planification des projets et de l engagement de ressources, il est signalé que les projets mis en œuvre au sein de l Organisation sont accompagnés d un document de lancement de projet (DLP) contenant une ventilation des coûts relatifs aux ressources et des sources de financement. Ce mécanisme est en place et tous les documents de lancement doivent être approuvés par le Comité de projet compétent préalablement à l engagement de ressources; en outre, les coûts sont également suivis tout au long de l exécution du projet. Une autre question traitée en parallèle est la détermination des exigences des utilisateurs pour permettre une définition adéquate et anticipée de la portée du projet, et donc l établissement des fonds nécessaires et des délais d exécution. Enfin, il a été reconnu qu un certain nombre de projets, notamment ceux liés à la planification des ressources de l Organisation, exigeaient des ressources rompues à l environnement de la FAO et à

5 5 ses processus opérationnels. L Organisation s efforce de retenir ces ressources en considérant le programme de travail dans son ensemble et en planifiant les projets en conséquence, compte tenu des contraintes budgétaires et de calendrier. Suffisance de l infrastructure 5. Le SGRH doit jouer un rôle essentiel dans le processus de décentralisation. L aptitude des bureaux extérieurs à utiliser le SGRH de façon optimale dépendra au premier chef de la connectivité et de la capacité du réseau. Je recommande donc que l on se concentre sur cet aspect essentiel et qu on lui donne la priorité de manière à ce que le projet ne finisse pas par devenir un exercice coûteux axé sur les TI à l usage du Siège et du CSC. Je recommande en outre: que les essais de laboratoire et les tests réels exécutés sur écran dans les bureaux extérieurs soient analysés de façon à réduire au minimum les problèmes qui pourraient éventuellement se poser à cet égard après l installation; qu avant de déployer les fonctionnalités du SGRH dans les bureaux dépendant de programmes de soutien à l investissement (PSI), on s assure que les PSI sont de taille suffisante et ont un niveau de performance satisfaisant afin que la connectivité ne devienne pas un empêchement au bon fonctionnement du SGRH dans ces bureaux; et enfin que l Organisation réexamine la vitesse de connexion et détermine si elle est en fait suffisante pour supporter les fonctionnalités supplémentaires déjà installées ou dont 2009 L Organisation souscrit à la recommandation du Commissaire aux comptes et exprime les observations suivantes concernant sa mise en application: En 2007 le SGRH a fait l objet d un déploiement échelonné dans 52 pays. Son extension à 38 autres pays est prévue au début du mois de mars Des essais de fonctionnement ont été effectués à grande échelle en 2008 dans tous les sites devant être dotés de la fonctionnalité libreservice du SGRH. Ces tests ont été exécutés à partir du Siège, à Rome, par connexion à distance avec les bureaux décentralisés, ce qui a permis une émulation efficace des essais réels dans ces bureaux. Ces essais ont montré que les fonctionnalités du SGRH déployées étaient accessibles à tous les usagers par le biais du Grand réseau de communication. Les performances étaient variables, selon la largeur de bande et le trafic. Des essais de fonctionnement ont récemment commencé en vue de la mise en œuvre du système PEMS dans les bureaux décentralisés de la FAO. L Organisation procède actuellement à l achat d un outil logiciel d évaluation des performances qui sera utilisé pour renforcer les capacités de contrôle de l efficacité des fonctionnalités (y compris des fonctionnalités personnalisées) avant leur déploiement dans les

6 6 l installation est prévue. bureaux décentralisés. Cet outil devrait être opérationnel au cours du troisième trimestre de Un plan visant à augmenter la largeur de bande dans les bureaux décentralisés a été élaboré dans le cadre du Plan d action immédiate (PAI) et du récent déploiement du système de gestion des congés du SGRH dans un certain nombre de bureaux. Cette fonctionnalité n est pas très exigeante en termes de capacité d accès à Internet et peut également être exécutée dans les bureaux où la largeur de bande est faible. SYSTÈME DE PLANIFICATION DES RESSOURCES ORACLE-FINANCES Changements urgents 6. Je recommande que l Organisation renforce la capacité des unités fonctionnelles pour leur permettre d établir les spécifications des demandes de changement. Je recommande en outre que l Organisation mette en place une procédure formelle relative aux changements urgents Conformément à la recommandation du Commissaire aux comptes, l Organisation a introduit une procédure pour les modifications urgentes. Un processus de gestion des changements a été mis en place en janvier Il formalisait la partie opérationnelle des modifications dans l environnement de production et a été utilisé aussi bien pour les modifications programmées que pour les changements d urgence. Vingt changements d urgence ont été traités selon cette procédure en 2008 pour le système de planification des ressources d Oracle. La formation devrait être dispensée aux unités fonctionnelles, sous réserve des ressources disponibles, concernant l établissement des spécifications des demandes de changement. Par ailleurs, des travaux sont en cours au sein de l Organisation pour constituer une réserve de spécialistes en analyse fonctionnelle auprès du Centre des services communs, afin d aider les unités fonctionnelles à définir leurs besoins et les spécifications.

7 7 FONCTIONNEMENT DU MÉCANISME DE CONTRÔLE INTERNE DU BUREAU DE L INSPECTEUR GÉNÉRAL (AUD) ET DU PROGRAMME DE VÉRIFICATION À L ÉCHELLE LOCALE Budgétisation du temps 7. J encourage l Organisation à entreprendre une analyse d écart de la variance entre les besoins opérationnels et les ressources actuelles d AUD. Je recommande en outre que l Organisation élabore et mette en œuvre un système de gestion des risques d entreprise, en priorité, avec l assistance d AUD. En attendant, AUD devrait entreprendre un travail d évaluation approfondi, identifiant les unités/processus au niveau de l entité vérifiable après avoir dûment pris en considération les préoccupations de la direction concernant les risques ou les contrôles L Organisation procède à la préparation d une évaluation de la gestion des risques d entreprise dans le cadre du Plan d action immédiate (PAI) au titre d un projet spécifique relevant du Sous- Directeur général et bénéficiant de l appui du Bureau AUD. Par ailleurs, dans l attente de l exécution intégrale d un cadre de gestion des risques, AUD procèdera de juin à octobre 2009 à une évaluation détaillée des risques visant à identifier les unités/processus au niveau de l entité vérifiable après avoir dûment examiné les risques ou les problèmes de contrôle indiqués par la direction. Programme de vérification à l échelle locale IPSAS 8. Je constate que ce programme est un rouage essentiel du mécanisme d assurance et de «confort» relatif aux comptes financiers de l Organisation, tout particulièrement dans le contexte du processus de réforme et d adoption des normes IPSAS, et recommande que le programme de vérification à l échelle locale soit mis en mesure de jouer ce rôle Le transfert du Programme de vérification à l échelle locale de la Division AFF au Bureau AUD sera conclu en Comme indiqué plus loin dans la Réponse de la direction à la recommandation 22, de nouvelles dispositions ont été prises pour renforcer l assurance et la sécurité dérivant de ce Programme. Celles-ci apporteront par ailleurs un soutien direct à l introduction des normes IPSAS en confiant les évaluations locales à des ressources internes averties et mieux à même de s adapter aux nouvelles exigences en matière de gestion et de contribuer à l apprentissage et à la formation dans les bureaux extérieurs.

8 8 PASSATION DES CONTRATS DE SERVICES DE CONSULTANTS ET DES ACCORDS DE SERVICES PERSONNELS PAR LA DIVISION DES OPÉRATIONS D URGENCE ET DE LA RÉHABILITATION (TCE) Renforcement de la transparence 9. Les règles et procédures régissant la sélection et la passation des contrats de services de consultants et des ASP ne sont pas du domaine public. Je constate une absence de documentation adéquate sur le processus de sélection. Je note qu il est possible d améliorer à l avenir la transparence des procédures et pratiques adoptées par l Organisation et recommande à cette fin: a) que le processus de sélection des consultants soit documenté de façon adéquate afin de garder la trace des activités de passation des contrats et de la façon dont elles ont été conduites, ainsi que de faciliter ultérieurement l examen indépendant de ces activités; 2008 La Division des ressources humaines a élaboré un projet de politique traitant les points qui ont été soulevés au sujet de l utilisation des contrats de consultants et des modalités de recrutement des ressources hors personnel. Ce projet est actuellement examiné par la haute direction. Les recommandations du Commissaire aux comptes en matière de transparence y ont été prises en compte. Un document séparé traitant de ces questions est présenté au Comité financier, à sa cent vingt-sixième session. b) qu afin d améliorer encore la transparence de son fonctionnement, l Organisation envisage de placer dans le domaine public ses directives/règles relatives à l identification, à la sélection et à la passation des contrats de consultants et des ASP, de façon que toutes les parties prenantes, experts ou autres personnes y aient facilement accès; c) que l Organisation envisage d adapter à l avenir les conditions et modalités des contrats de services passés avec les consultants afin qu elles soient conformes aux meilleures pratiques consistant à publier sur son site web, les noms des candidats retenus et d autres informations succinctes afin d accroître la transparence du processus de passation des contrats.

9 9 Dérogations 10. Vu le nombre important des dérogations accordées, je recommande que l Organisation envisage de divulguer ces dérogations, pour commencer sur son intranet, dans un souci de transparence accrue La Division AFH procède actuellement à l élaboration d un cadre prévoyant la divulgation trimestrielle, sur son réseau Intranet, des dérogations accordées à tous les Départements, y compris TC. Par respect de la vie privée, le nom des personnes concernées ne sera pas communiqué. Le retard dans l application de cette recommandation a été dû à la priorité donnée à la mise en œuvre des initiatives du PAI en 2008 et aux ressources limitées disponibles. PROGRAMME DE COOPÉRATION TECHNIQUE Comptabilité des dépenses du PCT: fonds réaffectés 11. Je recommande que l Organisation porte à l attention des organes directeurs la pratique actuelle de «fonds réaffectés» y compris les dernières modifications apportées à ce processus. Je recommande par ailleurs de codifier et d examiner les procédures comptables et d établissement de rapports concernant le processus de «fonds réaffectés». Les mécanismes de suivi seront réorientés afin qu ils se conforment à ces procédures En ce qui concerne la première partie de la recommandation, la pratique du mécanisme de «fonds réaffectés», adoptée les années précédentes pour garantir la pleine utilisation des crédits alloués au PCT en reportant des dépenses pour des projets en cours et achevés sur l exercice biennal précédent, a été examinée par le Comité financier à sa cent huitième session. Étant donné qu il faudra peut-être faire appel à des fonds réaffectés découlant de l exercice pour les crédits du PCT à la fin de 2009, le Département de la coopération technique et la Division des finances ont entamé le processus de documentation des procédures concernant les fonds réaffectés ainsi que les exigences correspondantes en matière d établissement de rapports opérationnels et financiers. Une fois ces procédures achevées, elles seront présentées au Comité financier pour information.

10 10 QUESTIONS FINANCIÈRES Trésorerie S IMPORTANTES 12. Je recommande que la question du recouvrement des contributions fixées et non acquittées soit traitée avec vigueur. Étant donné que la trésorerie de l Organisation est sensible à la réception complète et ponctuelle des contributions, je recommande aussi que la question du montant du fonds de roulement soit réexaminée. Vu l augmentation de la part des traitements dans la structure globale des dépenses de l Organisation, j encourage l Organisation à examiner de près si le montant recouvrable des dépenses d appui aux projets est suffisant pour assurer la viabilité financière des activités de l Organisation L Organisation poursuit ses efforts de recouvrement des contributions non acquittées et informe régulièrement le Comité financier des mesures prises et des progrès accomplis dans ce domaine. Des propositions pour reconstituer les réserves à des niveaux offrant un filet de protection contre les pénuries de liquidité, seront présentées dans le cadre du PTB proposé pour Par ailleurs, en octobre 2008 le Comité financier a approuvé en principe l idée d étendre le recouvrement des dépenses pour inclure les coûts indirects fixes. La FAO joue un rôle actif au sein du Groupe de travail sur le recouvrement des coûts du Comité de haut niveau sur la gestion/gnud, qui conduit une étude interinstitutions visant à identifier des domaines d harmonisation possibles. Sur la base de ces travaux, en juillet 2009 la FAO présentera au Comité financier une proposition pour une politique de recouvrement des coûts élargie.

11 11 Obligations relatives au personnel 13. Je recommande que l Organisation décide d un délai dans lequel les obligations passées au titre de l Assurance maladie après cessation de service devront être intégralement financées, et prenne les mesures nécessaires à cet effet Le Secrétariat a appelé l attention des organes directeurs, et cela à plusieurs reprises au cours des dernières années, sur le caractère inadéquat du financement biennal actuel, considérant l ampleur des obligations. Le prochain rapport sur la question sera soumis au Comité financier à sa session de mai 2009, lorsque celui-ci examinera la toute dernière évaluation actuarielle au 31 décembre 2008, et présentera en concomitance avec le PTB sa recommandation concernant le financement de l Assurance maladie après cessation de service en BUREAUX EXTÉRIEURS Renforcement des capacités 14. Je prends acte des mesures prises ou envisagées par l Organisation pour renforcer les capacités. Je relève que le processus de décentralisation ne pourra aboutir que si des capacités suffisantes sont mises en place sur le terrain pour assurer l exercice des responsabilités et des pouvoirs accrus qui y sont délégués, et j encourage l Organisation à faire le point de la situation actuelle et à procéder de façon planifiée pour renforcer les capacités effectives des bureaux extérieurs L examen actuel des pays desservis et les décisions que la Conférence prendra à ce sujet à la fin de 2009, offriront l occasion et les ressources nécessaires pour mettre en œuvre un modèle de recrutement optimal permettant d assurer le succès du processus de décentralisation. D autre part, l Organisation se penchera, au titre du cadre des compétences et du profil des postes à élaborer en 2009, ainsi que des procédures de recrutement à mettre en place, sur la mise en œuvre des modalités requises pour assurer un renforcement effectif des capacités dans les bureaux extérieurs.

12 12 Achats de biens et services 15. La passation des marchés constitue une catégorie de processus à haut risque du point de vue du contrôle. Je prends acte des mesures prises/envisagées à la suite de la vérification des bureaux extérieurs et recommande un contrôle plus étroit pour garantir le respect des règles L Organisation poursuivra ses efforts concernant la supervision et le contrôle des achats compte tenu des améliorations introduites à la suite de la vérification des bureaux extérieurs. PROJET RELATIF AU SYSTÈME DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES (SGRH) Adaptation aux objectifs de l Organisation et rationalisation des processus de travail 16. Un projet axé sur la révision des processus de travail de l Organisation, pour que celle-ci soit mieux à même d atteindre ses objectifs stratégiques grâce à une efficacité accrue, a abouti principalement à une automatisation alignée sur les fonctionnalités d Oracle, les changements à apporter au système devant être opérés après la clôture du projet par le biais d une demande de modification du système (SCR). Je prends acte des mesures prises pour reconnaître les parties du système global qui correspondent imparfaitement aux objectifs fonctionnels généraux de l Organisation et les signaler en vue de leur adaptation, et recommande, concernant les adaptations qui ne sont pas faisables pour des raisons de coût et de temps, que les risques encourus soient reconnus, acceptés et entérinés au niveau approprié Des travaux sont en cours pour établir l ordre de priorité des demandes de modification du système (SCR) existantes, tandis que de nouvelles procédures sont à l étude pour améliorer le processus de formulation de ces demandes ainsi que la qualité des essais pour utilisateurs. Par ailleurs, une dimension ajoutée au concept des SCR (et de la gestion connexe des risques) est l examen périodique des fonctionnalités offertes dans les mises à jour (actuelles et futures) du système de planification des ressources.

13 13 Estimation des gains d efficience 17. Un mécanisme viable tenant compte, entre autres choses, des fonctionnalités restreintes qui ont été installées, du coût du traitement des rapports sur les problèmes et des demandes de changement relatives au système, ainsi que du coût pour les différentes divisions, du processus conduisant aux installations présentes et futures, serait nécessaire pour arriver à une estimation valable des économies et des gains d efficience éventuels. Je recommande l établissement d un tel mécanisme. Je recommande également: 2009 Comme indiqué dans la Réponse de la direction à la recommandation 16, des travaux sont en cours concernant le traitement des demandes de modification du système, qui apparaît à l Organisation comme étant l objet de la présente recommandation, considérant la distinction faite entre les rapports sur les problèmes et les demandes de changement. Il s agit dans le premier cas des questions affectant l utilisation du système sur la base des fonctionnalités actuelles, et dans le second de modifications aux fonctionnalités fondées sur des exigences opérationnelles nouvelles ou modifiées. a) qu un examen des documents relatifs à l état actuel et à l analyse des écarts, ainsi que des propositions d amélioration par rapport aux fonctionnalités qui ont été effectivement installées et celles qui restent à installer, soit mené par les utilisateurs des processus; et b) qu une note d orientation soit élaborée à la lumière du point a) sur ce qui peut être réalisé parmi les fonctions à installer, et entérinée au niveau approprié. Gestion du changement 18. Je recommande l élaboration immédiate et la communication effective d une politique complète et officielle de gestion du changement concernant le système Oracle-Ressources humaines. Je recommande en outre que soient reconnus et acceptés au niveau approprié, les graves risques potentiels liés à l absence de politique de gestion de la configuration, précisant les données initiales de référence et l approche de la gestion du changement L Organisation souscrit à la recommandation et note que la procédure de modification du système a été mise au point et publiée sur le réseau Intranet en novembre Par ailleurs, la composante opérationnelle du processus de gestion du changement pour l ensemble du système Oracle de planification des ressources de l Organisation (et les systèmes satellites) est en place

14 14 depuis janvier Ce processus confie la coordination des modifications à l Unité de coordination des applications administratives, et leur approbation officielle à un Comité opérationnel des applications administratives. Les changements à la production sont mis en œuvre et communiqués par le biais d annonces de gestion du changement. Le renforcement d une politique de gestion de configuration (actuellement la gestion de configuration n est prévue que pour les objets issus du développement de logiciel) sera un important pas en avant, mais il faut reconnaître que la gestion de ce processus et le maintien à jour d un document de base de la configuration exigeront un engagement à plein temps de ressources, surtout en cette période d afflux considérable dans la configuration du système de planification des ressources (de nombreux projets et changements sont en cours ou prévus jusqu en 2011). SYSTÈME DE PLANIFICATION DES RESSOURCES ORACLE-FINANCES Sécurité des bases de données et des applications 19. Je recommande que l Organisation reconfigure les valeurs des paramètres dans les profils utilisateurs en tenant compte des exigences de sécurité du système, en maintenant un équilibre entre sécurité et utilisation et en établissant de meilleurs contrôles de l accès. Je constate que la fixation de limites aux ressources contribue à assurer que l application ou les utilisateurs n accaparent pas, intentionnellement ou à leur insu, la base de données et les ressources du système, et recommande que l Organisation examine les moyens de fixer des profils de ressources pour limiter l utilisation des ressources de la base de données Des mesures ont été prises à la suite des observations issues de la vérification intérieure des comptes (par exemple, la réduction des comptes génériques). L utilisation de profils personnalisés des utilisateurs et leur incidence sur la coordination avec les unités fonctionnelles sont actuellement à l étude. Cette activité doit être conciliée avec les ressources disponibles et les nombreuses initiatives liées au système de planification des ressources en cours actuellement. Concernant la séparation des fonctions, des procédures sont en place et des examens périodiques par le CSC sont prévus.

15 15 Gestion de la continuité d activité 20. Étant donné le caractère intégré du système de planification des ressources, un plan de continuité des opérations et un plan de reprise après sinistre sont d une importance capitale en matière de TI. Je recommande que l Organisation réexamine la question et prenne des mesures immédiates pour mettre en place un plan de continuité des opérations et un plan de reprise après sinistre ou qu elle reconnaisse clairement et accepte les risques découlant de l absence de ces plans dans le cadre d un système de planification des ressources L Organisation a procédé récemment à une évaluation des risques en matière d information dont l une des conclusions a été que la FAO devait en effet prendre des mesures immédiates pour établir un plan de continuité des opérations et un plan de reprise après sinistre. Les recommandations issues de cette évaluation seront présentées, pour approbation, au Comité sur la gestion et les technologies de l information (qui est l organe décisionnel de l Organisation pour les systèmes d information et les questions techniques), tandis que la mise en application de la recommandation du Commissaire aux comptes est prévue d ici la fin de FONCTIONNEMENT DU MÉCANISME DE CONTRÔLE INTERNE DU BUREAU DE L INSPECTEUR GÉNÉRAL (AUD) ET DU PROGRAMME DE VÉRIFICATION À L ÉCHELLE LOCALE Séparation des fonctions d enquête et de vérification au sein d AUD 21. Je recommande que le processus de séparation des fonctions au sein du Bureau de l Inspecteur général soit accéléré. Je recommande en outre la formulation de dispositions contractuelles spécifiques à l intention des consultants recrutés pour exécuter un travail d enquête L Organisation confirme que cette recommandation a été pleinement mise en œuvre en Ponctualité et évaluation des rapports de vérification à l échelle locale 22. Je recommande que les vérifications à l échelle locale soient planifiées sur la base d une évaluation des risques et que, sauf si des circonstances exceptionnelles le justifient, les vérifications n aient lieu qu une seule fois par an Conformément à la recommandation du Commissaire aux comptes (voir aussi la recommandation 44 ci-après), le programme de vérification à l échelle locale a été révisé, avec le transfert de la responsabilité des études de vérification, jusque là confiée à des consultants externes, à une unité spéciale d inspection au sein du Bureau AUD.

16 16 Les avantages tangibles de cette nouvelle approche sont notamment les suivants: des rapports plus précis et de meilleure qualité, grâce à l application d une méthodologie commune; des conclusions plus pertinentes face à l évolution des exigences en matière de gestion, grâce à une utilisation plus concrète des techniques d évaluation des risques; une valeur ajoutée accrue grâce à un nouveau produit du programme de vérification à l échelle locale un rapport annuel succinct permettant de rassembler les conclusions et de déterminer les tendances; une reddition de comptes plus rationnelle et plus ponctuelle; des coûts plus prévisibles et mieux contrôlables; et une utilisation plus efficace des fonctionnaires du Bureau, permettant de dégager des ressources pour traiter d autres questions de fond plus importantes au niveau local. Les plans de travail et les rapports sont actuellement à l essai et les nouvelles dispositions seront introduites dans le courant de 2009.

17 17 PASSATION DES CONTRATS DE SERVICES DE CONSULTANTS ET DES ACCORDS DE SERVICES PERSONNELS PAR LA DIVISION DES OPÉRATIONS D URGENCE ET DE LA RÉHABILITATION (TCE) Registre de l Organisation 23. La responsabilité de la création et de la tenue du registre de l Organisation incombe à l Organisation dans son ensemble et ne relève pas directement et seulement de la Division TCE. Je recommande toutefois que la Division TCE consente un effort accru à l élaboration immédiate et à la tenue d un registre exhaustif, par sujet et par région, afin de rendre le processus de sélection des consultants plus efficace, plus large, plus objectif et plus transparent. Lorsqu il aura été créé, le registre de l Organisation pourra, à un stade ultérieur, tirer parti du registre exhaustif de la Division TCE L Organisation souscrit à la recommandation du Commissaire aux comptes et procède actuellement à sa mise en application. Un consultant a été recruté pour travailler à la création d un registre de l Organisation en ligne. Des consultations et des ateliers ont été organisés avec les parties prenantes au sein de la FAO, y compris la Division TCE, et les exigences fonctionnelles ont été définies. Un registre pilote devrait être lancé en janvier L avancement des opérations est fonction de la mise au point d autres projets du système Oracle, notamment du module de recrutement en ligne. Dès que le registre de l Organisation aura été élaboré par la Division de la gestion des ressources humaines dans le cadre du module de recrutement en ligne, les registres des départements et des divisions, y compris celui de la Division TCE, seront regroupés et intégrés dans le registre de l Organisation. Ce dernier permettra aux départements et aux bureaux d accéder plus aisément à un plus ample réservoir de consultants indépendants possédant les compétences et les capacités requises pour les différents domaines d activité relevant du mandat de l Organisation. Dans l intervalle, la Division TCE procède à l adaptation, à son propre usage, d une fonction de registre offerte par le Réseau d information des bureaux de pays.

18 18 Processus de sélection 24. Étant donné que la pratique de la sélection de source unique limite la concurrence, nuit à la transparence et réduit les possibilités d obtenir le meilleur rapport coûts-bénéfices, je recommande que le processus sélection des consultants/agents ASP soit rendu plus formel, plus large et plus concurrentiel Cette recommandation a été prise en compte dans le projet de politique concernant les ressources humaines indiqué plus haut dans la Réponse de la direction à la recommandation 9. Suivi des résultats 25. L Organisation devrait faire un effort accru pour assurer que l évaluation de l efficacité professionnelle des consultants et des agents ASP soit sérieuse, complète et transparente afin de rendre ces évaluations plus fiables comme outil permettant de suivre effectivement la qualité du travail exécuté Le projet de politique de l Organisation concernant les ressources humaines, et notamment l utilisation de ressources hors personnel, indiqué plus haut dans la Réponse de la direction à la recommandation 9, tient compte de cette recommandation. Cadre approprié de règles 26. Le nombre des opérations d urgence et de réhabilitation ainsi que leur volume se sont considérablement accrus. Un nombre important de dérogations ont été accordées pour le recrutement de consultants et d agents ASP et des instructions ont fréquemment été formulées au cas par cas, ayant nécessairement un caractère ad hoc. Je recommande en conséquence le réexamen de la question de l établissement d un cadre de référence complet de règles destinées à guider la sélection et le recrutement des consultants et des agents ASP employés à des projets d urgence, à la différence des projets de réhabilitation ou autres L Organisation anime une table ronde consultative, à laquelle participent les Divisions AFH et TCE, pour élaborer entre autres un cadre complet de règles destinées à guider la sélection et le recrutement des consultants et des agents ASP employés à des activités d urgence. À cet égard, il sera également tenu compte des procédures et des pratiques suivies par le Programme alimentaire mondial dans l application des mêmes règles et dispositions que celles en vigueur actuellement à la FAO, mais sans recourir apparemment à autant de dérogations.

19 19 QUESTIONS RELATIVES AUX RESSOURCES HUMAINES Cas de fraude ou de fraude présumée 27. Je recommande que l Organisation envisage l adoption d un processus comportant l obligation pour les supérieurs hiérarchiques de contrôler, avant d accepter une demande de cessation de service de la part d un fonctionnaire, si une procédure disciplinaire à l encontre de l intéressé n est pas en cours En vertu du paragraphe du Manuel, les supérieurs hiérarchiques, les chefs de bureau, les administrateurs du personnel et autres fonctionnaires consultent la Division AFH pour tout préavis de démission présenté par un fonctionnaire, dans les bureaux extérieurs comme au Siège. La raison d être de ce processus consultatif est de permettre à l Organisation de prendre des mesures appropriées lorsque le fonctionnaire concerné fait l objet d une procédure disciplinaire, y compris d une enquête. La Division AFH a récemment mis en œuvre un nouveau processus prévoyant qu à la réception d un préavis de démission, le Bureau AUD soit toujours consulté pour s assurer que le fonctionnaire ne fait pas l objet d une enquête. RÈGLES ET RÈGLEMENTS APPLICABLES POUR L EMPLOI DES RETRAITÉS 28. Les directives et pratiques existantes concernant le réemploi des anciens membres du personnel qui ont été licenciés devraient être consolidées dans un protocole global couvrant en particulier les questions suivantes: délai minimum entre la cessation de services et le réemploi, durée maximale de l'emploi, nature de la mission, conditions financières et autres conditions d'emploi. Pour ce qui concerne le premier point, la règle standard des Nations Unies à savoir le délai minimum de trois ans me paraît bonne. Il conviendrait de la rappeler dans tous les accords de licenciement. Le Directeur général pourrait, bien entendu, toujours accorder une dérogation à cette règle, sur la base de justifications détaillées. La durée maximale de l'engagement pourrait être la même que pour les retraités (six mois). Une fois définies, les dispositions régissant 2003 L Organisation confirme que, conformément à la recommandation du Commissaire aux comptes, une politique consolidée régissant le recours à des retraités et tenant compte des recommandations pertinentes émanant du rapport de l Évaluation externe indépendante, a été préparée. Ce projet de politique est en cours de présentation à la haute direction, pour approbation. Un document distinct portant sur ces questions est soumis au Comité financier, à sa cent vingt-sixième session.

20 20 le réemploi du personnel licencié devraient être incorporées dans la section 300 du Manuel de la FAO. VOYAGES OFFICIELS Absence de vérification concernant la validité dans ATLAS 29. Je recommande à l Organisation de poursuivre le processus visant le remplacement du système consacré aux voyages, de façon à ce que celui-ci réponde à ses besoins actuels et futurs. Je recommande également l allocation de ressources adéquates afin que l Organisation dispose d un progiciel de contrôle des voyages sur le Web, entièrement intégré aux applications Oracle Finances. décembre 2005 L Organisation poursuit la mise en application de la recommandation du Commissaire aux comptes. L examen des solutions adoptées par d autres institutions des Nations Unies a récemment commencé, et il est prévu de conclure l analyse de rentabilité et la définition des exigences opérationnelles d ici la fin de EXAMEN DES CONTRATS LOCAUX Externalisation par l Organisation 30. Je recommande que, compte tenu de l évolution des conditions, l Organisation élabore des orientations ou directives détaillées sur des questions comme l impact sur les coûts, l impact sur le personnel, les indicateurs de mesure de la qualité et la décentralisation des services régissant l externalisation de ses opérations tant au Siège que dans les bureaux décentralisés pour approbation à l échelon approprié par les organes directeurs. d ici la fin de 2006 La mise en place du pôle du CSC à Budapest est achevée à 90 pour cent. Un examen ultérieur et d autres contributions devraient faire partie intégrante de l Examen détaillé en cours, pour ajouter d autres services et améliorer la gouvernance interne. D autre part, un rapport intérimaire sur la mise en place du CSC de Budapest fait l objet d un point permanent à l ordre du jour du Comité financier.

21 21 S QUI MÉRITENT ATTENTION QUESTIONS FINANCIÈRES États financiers relatifs au compte du PNUD pour services rendus 31. Je recommande que l Organisation poursuive ses efforts pour apurer les comptes avec le PNUD Comme recommandé, des efforts sont déployés pour apurer les comptes avec le PNUD et des progrès sont à signaler sur ce plan. Comptes de compensation 32. Je recommande que l Organisation procède à l ajustement ou à la passation par profits et pertes, selon le cas, des comptes d avance et des comptes de compensation recensés à la clôture de l exercice J encourage l Organisation à continuer de suivre en permanence et de régler en temps opportun les postes en suspens au titre de comptes de compensation L Organisation procède aux opérations nécessaires d ajustement et de passation par profits et pertes, comme indiqué dans le rapport in extenso, qui se concluront dans le courant de L Organisation continuera de suivre et régler en temps utile les postes en suspens des comptes de compensation conformément aux procédures établies pour la gestion de ces comptes.

22 22 Arrangements bancaires 33. Je recommande que l'organisation procède, comme prévu, à la mise en œuvre du troisième volet de la stratégie bancaire et complète le processus de rationalisation des arrangements bancaires. L'Organisation devrait s'orienter vers un régime d'échange total de données informatisées et de services bancaires électroniques. BUREAUX EXTÉRIEURS Suivi des avances décembre 2007 Le transfert de la gestion des recettes et des dépenses du Siège à la nouvelle banque d entreprise s est conclu en octobre L Organisation a également entrepris de regrouper, dans la mesure du possible, les opérations bancaires extérieures au sein de grandes banques régionales. Lorsque cela est possible, ces banques sont dotées de services bancaires électroniques, ce qui permet un meilleur contrôle du Siège sur les bilans et une gestion plus efficace des devises pour les bureaux extérieurs. 34. Je prends acte des mesures prises par l Organisation pour améliorer le suivi de l octroi et du recouvrement des avances et encourage celle-ci à poursuivre ses efforts de façon permanente L Organisation poursuivra ses efforts de suivi et de recouvrement des avances conformément aux procédures améliorées introduites dans ce domaine en Ces procédures seront renforcées en 2009 par des activités de formation dispensées dans les lieux d affectation décentralisés. Système de comptabilité de terrain et système d information sur la gestion du programme de terrain 35. Je prends note des mesures prises pour assurer un usage plus efficient et efficace des systèmes et outils TI disponibles, et recommande que les efforts entrepris pour encourager leur utilisation optimale soient poursuivis L Organisation poursuivra ses efforts visant à assurer un meilleur soutien informatique aux bureaux décentralisés pour le traitement des opérations financières dans le cadre du système décentralisé à mettre en œuvre avec le projet IPSAS. D une façon plus générale, l Organisation poursuit sa recherche d une utilisation optimale des systèmes informatiques.

23 23 Calendrier et clôture des projets de terrain 36. Je prends acte des mesures prises pour améliorer les processus de planification, d exécution et de clôture des projets tant d assistance technique que de secours d urgence, et encourage l Organisation à s employer à mettre en place un processus de planification efficace de manière à respecter les délais d exécution, améliorer la documentation et clôturer promptement les projets Le contrôle du processus de clôture d un projet fait partie intégrante de la gestion de l ensemble du cycle du projet, y compris de la planification dont dépendent le respect des délais d exécution et la clôture. Par ailleurs, des travaux sont en cours pour mettre au point une procédure de clôture financière qui devrait être publiée d ici la mi PROJET RELATIF AU SYSTÈME DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES (SGRH) Centre des services communs 37. Je recommande que les accords sur le niveau de service soient finalisés et que soient déterminés des points de référence relatifs à différents indicateurs de résultats, définis et acceptés. Étant donné qu une grande base de données permet d effectuer des interrogations et des analyses complexes sans ralentir les systèmes opérationnels, la non-utilisation de celle de l Organisation pourrait entraver le bon fonctionnement du CSC ainsi que du SGRH. Je recommande que l Organisation envisage en temps utile une expansion de sa grande base de données Des travaux sont en cours depuis octobre 2008 pour la définition des accords sur le niveau de service du CSC. L Organisation poursuit l élaboration de cadres standards pour ces accords et pour les accords sur le niveau opérationnel, aussi bien internes qu externes, avec la participation du CSC et d autres parties prenantes. Des projets d accord sur le niveau de service ont été définis pour environ 80 pour cent des services du CSC et sont en cours d examen avec les représentants des divers départements. Les 20 pour cent restants devraient être conclus d ici la fin de Par ailleurs, l expansion de la grande base de données est prévue dans le cadre de l établissement d un système global d information de gestion au sein de l Organisation. Il est envisagé d utiliser cette base de données et les dépôts de données connexes avec une plateforme d informatique décisionnelle pour la gestion des données et la diffusion de l information. La procédure d achat d un outil d informatique décisionnelle est en phase finale.

24 24 Essais 38. Je recommande que tous les essais prévus dans les documents sur la stratégie et les besoins relatifs aux essais soient exécutés en ce qui concerne les modules/fonctionnalités restants, avant la mise en service, de façon que les objectifs fonctionnels du SGRH soient pleinement atteints et que les coûts supplémentaires soient réduits au minimum. Je recommande en outre une participation au projet plus effective des utilisateurs finals L Organisation renforce ses connaissances dans les nouvelles ressources acquises afin d améliorer la coordination et l assurance qualité des activités d essai. (Voir plus haut la réponse à la recommandation 6). Les outils automatisés achetés par l Organisation (installés et opérationnels dès mars 2009) facilitent les essais. Une équipe d assurance qualité a également été mise en place (quatrième trimestre 2008) pour faciliter l exécution des essais et permettre une participation effective des utilisateurs au processus. Il convient de noter que le projet SGRH s est conclu en mars 2007 et la phase postérieure à l installation en décembre La participation des utilisateurs est actuellement assurée grâce à une communication constante avec les unités de coordination du programme. SYSTÈME DE PLANIFICATION DES RESSOURCES ORACLE-FINANCES Projet de remplacement du système de comptabilité de terrain 39. Je remarque que les facteurs ayant motivé la décision de suspendre temporairement l exécution du projet de remplacement du système de comptabilité de terrain en attendant l examen des autres activités qui y sont liées, existaient et étaient connus depuis longtemps. Je recommande qu à l avenir, la nécessité de lancer un nouveau projet ou de poursuivre celui déjà lancé soit évaluée à la lumière des autres activités/initiatives de l Organisation. à partir de 2008 Le projet de remplacement du système de comptabilité de terrain a redémarré en février 2009 avec la nomination d un nouveau directeur de projet. La première activité sera de confirmer la portée du projet compte tenu des nouvelles exigences découlant à la fois des normes IPSAS et des activités de l Organisation. Ce projet dépendant étroitement du projet IPSAS, le Comité du projet IPSAS en étudie actuellement l intégration potentielle au projet IPSAS pour maximiser les synergies. Par ailleurs, le projet sera évalué à la lumière des technologies qui

25 25 seront disponibles dans une nouvelle version d Oracle e-business Suite 12.1, dont la sortie est prévue en 2009 et la mise en application par l Organisation en Authentification des utilisateurs 40. Il existe un écart entre la pratique et les procédures de sécurité prescrites. Je recommande que l Organisation examine la situation relative aux procédures prescrites et évalue les pratiques, normes ou autres conditions, du point de vue de la sécurité du système Les procédures de contrôle de l accès des utilisateurs ont été révisées et devraient offrir des garanties suffisantes sur le plan de la sécurité du système la FAO a adopté une stratégie de défense en profondeur pour garantir la sécurité de l infrastructure Oracle e-business Suite (EBS). Plus spécifiquement, le contrôle de l accès a été évalué à la lumière des protections offertes non seulement par les mécanismes d authentification d Oracle EBS, mais aussi par la configuration du poste de travail (économiseurs d écran protégés par mot de passe, logiciels et installation de correctifs de sécurité) et les contrôles de l accès au réseau (authentification réseau). Tous les comptes système font l objet d un contrôle périodique visant à s assurer que seuls les comptes minimums requis pour les opérations courantes de système sont définis, tandis que les procédures mensuelles de contrôle des comptes permettent de prendre des mesures pour corriger les incohérences et/ou les erreurs dès que celles-ci se produisent.