MÉDICLICK! STUDIO 3 DOCUMENT CENTER : ACQUISITION DE DOCUMENTS SOMMAIRE

Transcription

1 MÉDICLICK! STUDIO 3 DOCUMENT CENTER : ACQUISITION DE DOCUMENTS SOMMAIRE Pré-requis PARAMETRAGE DE BASE ACCES A LA FENETRE «ACQUISITION DE DOCUMENTS» DESCRIPTION DE LA FENETRE La Barre de Boutons Le Menu Contextuel d Acquisition LA ZONE D IDENTIFICATION PATIENT : «Enregistrer dans le dossier de» LA ZONE DE DISTRIBUTION DES INFORMATIONS Les Onglets de la Fenêtre LE CORRESPONDANT ET NOM DU DOCUMENT LE CORPS DE LA FENETRE Les Zones Texte Les IMAGES et Pièces jointes Les PRESSE-PAPIERS de MédiClick! LA ZONE DE VALIDATION FONCTIONNEMENT : COMMENT ACQUERIR le TEXTE? FONCTIONNEMENT : DES DRAG&DROP A TOUT VA! 1/14

2 Pré-requis : Il est supposé que : vous disposiez d un scanner correctement connecté à votre ordinateur, que le maniement de la fonction de reconnaissance de caractères ROC est installé et maîtrisé que votre logiciel de dictée vocale soit installé et fonctionnel. Peu importe la méthode utilisée et le logiciel de ROC ou de reconnaissance vocale que vous utilisez Ce chapitre traite uniquement de la façon de ranger le texte parvenu dans la fenêtre. pour la «Gestion des Images et pièces jointes» se référer au chapitre dédié. PARAMETRAGE DE BASE : Le paramétrage permettant le lancement de votre logiciel de ROC et de reconnaissance vocale, s effectue au niveau des Préférences de MédiClick!, depuis l onglet :. ACCES A LA FENETRE «ACQUISITION DE DOCUMENTS» Deux façons de lancer l acquisition : Depuis la fiche Administrative par : Menu MédiClick! / Acquisition de Documents ou le raccourci clavier : Ctrl+R (PC) / Pomme+R (MAC) Depuis le Document Center, accessible via le menu RésuClick! / Ranger le Courrier De la fenêtre «MédiClick! Studio Document Center», sélectionnez le bouton scanner : DESCRIPTION DE LA FENETRE LA BARRE DE BOUTONS On y distingue : Ce bouton coché vous signale que vous êtes dans la fenêtre d Acquisition de documents. Elle est l une des trois parties du Document Center. Les autres parties sont : Le rangement des résultats de laboratoires et des courriers de vos correspondants (acquis par voie électronique) L envoi et la réception de mails (sécurisés ou non). Le Document Center remplace désormais les fenêtres: Acquisition de Documents Ranger le Courrier Lire le Courrier 2/14

3 Fichier de Télétransmission Dictionnaire des Laboratoires... plus 4 fenêtres annexes. Il offre aussi les fonctions d envoi et de réception de mails. Permet de lancer votre logiciel de reconnaissance d écriture. Si le logiciel n a pas été localisé dans les Préférences de MédiClick!, vous aurez alors le message suivant : Permet de lancer votre logiciel de reconnaissance vocale. Comme pour le bouton ROC, si le logiciel de reconnaissance vocale n est pas localisé dans les préférences de MédiClick!, vous obtiendrez un message d alerte comme suit: Sur ces deux boutons un ALT+Click permet de localiser in situ, c est-à-dire sans repasser par la fenêtre des Préférences de MédiClick!, le logiciel désiré. Il vous sera demandé de localiser votre application sur votre disque dur: Le Menu Contextuel d Acquisition Il est dorénavant possible de dérouler le Menu Contextuel d Acquisition disponible depuis n importe quelle zone texte de la fenêtre. Ainsi depuis la zone «Résumé du document», «Texte du document» et «Presse-Papiers» vous disposez de ce menu : Ce menu lancera votre logiciel de reconnaissance d écriture ou vocale. Permet de changer la fiche patient dans laquelle s effectue le rangement. Le changement de fiche patient s effectue aussi par Drag&Drop du NOM du patient sur la zone «Enregistrer dans le dossier de» Voir paragraphe suivant. Permet de quitter la fenêtre 3/14

4 LA ZONE D IDENTIFICATION PATIENT : «Enregistrer dans le dossier de» C est par cette zone que vous identifiez le dossier dans lequel vous enregistrerez les documents. Vous disposez de 3 moyens pour changer de dossier patient : - La voie utilisant le bouton qui affiche la classique fenêtre «Rechercher un patient» - La voie utilisant le bouton qui vous permet de saisir in situ le nom voulu. Tapez quelques lettres du nom, le nom se complète tout seul et les prénoms s affichent. Double click sur un prénom pour désigner la patient. Vous pouvez vous assurer que le dossier patient visé est le bon grâce à quelques informations administratives dans la zone adjacente gauche. - La voie utilisant le Drag&Drop du Nom du patient sur la zone «Enregistrer dans le dossier de» : Le Nom du patient est très souvent présent dans le texte issu de la numérisation. Sélectionnez-le et par un Drag&Drop déposez-le sur la zone cible rectangulaire bordée de noir comme illustrée ci-dessus. Si vous désirez connaître plus d informations cliquez sur ce bouton pour appeler la fenêtre Quick- View. Les infos QuickView affichées sont celles du patient retenu dans la zone «Enregistrer dans le dossier de». LA ZONE DE DISTRIBUTION DES INFORMATIONS Afin de ventiler les textes issus de votre ROC ou Reconnaissance Vocale, vous disposez de 5 onglets. Vous allez pouvoir dispatcher les éléments textes, images et pièces jointes dans les zones suivantes du dossier patient: - Courrier - Examens Complémentaires - Antécédents - Biologie - En attente La zone délimitée par les 5 Onglets peut être la cible d un Drag&Drop : Par défaut, si vous déposez un mot sur cette zone, MédiClick! cherchera une correspondance avec un Examen existant dans votre glossaire des Examens. Pour chercher une correspondance avec un ATCD faite MAJ+DROP. Exemple : Si vous déposez dessus le mot «Radio» sur les onglets, l onglet Examen sera activé et la liste des examens (en bas à droite) sera filtrée sur ce mot-là. A vous de choisir parmi les lignes affichées. 4/14

5 Si vous MAJ+déposez dessus le mot «Cancer» sur les onglets, l onglet ATCD sera activé et la liste des ATCD (en bas à droite) sera filtrée sur ce mot-là. A vous de choisir parmi les lignes affichées. DESCRIPTION DES ONGLETS : Cet onglet est activé par défaut, puisque votre activité vous conduit à numériser encore beaucoup de courriers de nos correspondants. Vous pourrez créer un ou plusieurs courriers à partir du texte acquis. La liste des Correspondants située en bas à gauche, est identique à celle présente dans la fenêtre «Annuaire des Correspondants». Elle permet de définir l origine du document : Si le Correspondant du texte acquis, ne figure pas dans votre liste de correspondants, cliquez sur le bouton pour l y ajouter via la fenêtre dédiée. Trois attributs sont possibles : 1. Date du document par défaut celle du jour. 2. Caractère «Important» du document. Le document apparaîtra alors en rouge et en tête dans les listes du dossier patients si cette option a été cochée dans Préférences MédiClick! 3. Mention «Compte Rendu d Hospitalisation» permettra de repérer le document par le symbole + dans les listes. La liste des Correspondants peut être la cible d un Drag&Drop. Voir plus loin. Cet onglet permet de créer un ou plusieurs examens et de faire une éventuelle reprogrammation d un examen. La liste des «examens complémentaires et préventions», identique à celle de votre Glossaire des Examens Complémentaires, vous permet de rattacher un document à un examen : 5/14

6 Si l examen n est pas encore référencé dans votre Glossaire cliquez sur le bouton via la fenêtre de saisie rapide : pour l y ajouter Saisissez le nom et définissez une spécialité de rattachement. La sélection d une ligne d Examen laisse apparaître le bouton de reprogrammation (Le même que celui présent dans la fenêtre «Examens Complémentaires et Prévention») Voir Chapitre «Examens Complémentaires et Prévention» du manuel Utilisateur. Ce bouton permet de reprogrammer un examen à même la fenêtre «Acquisition de documents» Exemple : Vous recevez le compte-rendu papier d une colonoscopie Vous le numérisez via «Acquisition de Documents» Vous créez un examen Colonoscopie depuis l onglet «Examen» Et vous décidez, in situ, de le reprogrammer dans 5 ans via la fenêtre suivante : Ainsi non seulement content de saisir un compte-rendu de colo, vous reprogrammez dans la foulée l examen pour le patient en cours. La colonne des examens de la Fiche Administrative comporte, désormais, une ligne supplémentaire mentionnant une colonoscopie prévue en 2010 : Création d un examen quand il en existe déjà un identique en attente : 6/14

7 Si vous avez déjà créé et désigné comme un examen «Colonoscopie» depuis la partie «Examens Complémentaires» du dossier patient la création d un même examen via «Acquisition de documents» rendra ACTIF le bouton «Mettre à jour» en plus du bouton «Enregistrer»: MédiClick! vous demande simplement d affecter le texte, les images et PJ issus de la numérisation à l examen «Colonoscopie» déjà existant. Cela évite de créer une colonoscopie en plus de celle qui n attend plus que son compte-rendu! La liste des EXAMENS peut être la cible d un Drag&Drop. Si vous déposez dessus le mot «Radio» la liste sera filtrée sur ce mot-là. A vous de choisir parmi les lignes affichées. Un MAJ+Click sur la liste réaffiche TOUTES les lignes du Glossaire des Examens Complémentaires. Depuis cet onglet, il vous est possible de créer un ou plusieurs antécédents à partir du texte acquis. Les attributs possibles sont identiques à ceux de la fenêtre des antécédents : Voir Chapitre «Antécédents» Si la pathologie n est pas encore référencée dans votre Glossaire, cliquez sur le bouton ajouter via la fenêtre de saisie rapide. pour l y La liste des ATCD peut être la cible d un Drag&Drop. Si vous déposez dessus le mot «Cancer» la liste sera filtrée sur ce mot-là. A vous de choisir parmi les lignes affichées. Un MAJ+Click sur la liste réaffiche TOUTES les lignes du Glossaire des ATCD. Dans cet onglet, vous aurez la possibilité de créer de nouveaux examens de biologie et de les enrichir d images et pièces jointes. Les biologies créées ici le seront en texte libre et non en valeurs numériques directement exploitables pour établir des graphiques. Il est donc plus pertinent de demander à son laboratoire d analyses médicales de vous faire parvenir les résultats de biologie sous forme HPRIM. 7/14

8 Cet onglet vous permet de stocker les textes et documents que vous souhaitez conserver, mais qui n ont pas été distribués dans les différentes parties du dossier. La fiche administrative du patient vous signale alors que du texte est «en attente» de classement par une icône : Les pièces jointes au format image ou les autres incorporées dans cet onglet se retrouvent dans la fenêtre Iconographie de MédiClick!. LE CORRESPONDANT ET NOM DU DOCUMENT Ces 2 champs affichent simplement le Correspondant à l origine du document et le Nom choisi pour ce document. Suivant les onglets sélectionnés, les deux, un ou aucun de ces champs n est requis. Le Correspondant s inscrit quand vous sélectionnez une ligne de la liste des Correspondants en bas à gauche de la fenêtre. Le Nom du document s inscrit quand vous sélectionnez une ligne de la liste des pathologies (ou des examens) présente en bas à droite de la fenêtre : Ces 2 champs peuvent être la cible de Drag&Drop. Si votre texte contient le NOM exact du Correspondant, sélectionnez-le et déposez-le sur le champ «Correspondant?». Il prendra la valeur voulue. Si votre texte contient un Nom d examen (ou de pathologie), sélectionnez-le et déposez-le sur le champ «Nom du Document?». Il prendra la valeur voulue ou filtrera avec ce mot la liste des Pathologies ou Examens. Soyez vigilant si votre Drag&Drop ne fait rien!! : 8/14

9 En effet: Si vous déposez un nom d examen sur ce champ alors que l onglet ATCD est actif, n espérez pas trouver une correspondance. Inversement, si vous déposez sur ce champ un nom de pathologie alors que l onglet Examen est actif, n espérez pas non plus trouver une correspondance. LE CORPS DE LA FENETRE Il se compose de zones de texte et de la zone des Images et pièces jointes (PJ) LES ZONES TEXTES : On y distingue : Le Résumé du Document : Zone texte de 500 caractères maxi (absent car inutile dans les onglets Biologie et En attente) Sélectionnez une phrase pertinente apte à constituer un Résumé du courrier, de l examen ou de l antécédent et déposez-la sur la zone Résumé Vous pouvez renouveler cette action avec des bouts de phrases issues de plusieurs endroits du texte original pour constituer le résumé. Le Texte du Document : Zone texte de caractères maxi. Cette zone est commune à tous les onglets. Un texte placé dans la zone «Texte du Document» se retrouvera toujours dans cette zone si d aventure vous décidiez de changer l onglet d affectation de celui-ci. Paragraphes Automatiques MédiClick! offre la possibilité via le bouton de supprimer des caractères superflus de votre texte (essentiellement des «retour chariot» excédentaires) pour reconstituer des paragraphes harmonieux. Ces caractères nuisent, en effet, à sa lisibilité du document. Or, c est souvent le cas après le traitement par un logiciel de reconnaissance de caractère. LA ZONE DES IMAGES ET PJ : Elle devient apparente après un clic sur le bouton. Des clicks successifs sur ce bouton affichent, masquent, affichent en grand la zone des PJ. MAJ+click sur ce bouton affiche ou masque la liste des PJ. Cette partie étant commune à plusieurs fenêtres de MédiClick! Se reporter au chapitre dédié «Gestion des images et des pièces jointes» LES PRESSE-PAPIERS DE MÉDICLICK! MédiClick! s est doté de 2 types de presse-papiers (P-P): Le presse-papiers permanent Les presse-papiers dynamiques Le Presse-papiers permanent Cet outil est disponible dans les 3 premiers onglets de la fenêtre d Acquisition. Cette zone au fond jaune sert de stockage de texte en vue d une utilisation ultérieure. Le texte y reste tant que vous ne quittez pas la fenêtre d Acquisition de Documents. 9/14

10 On alimente ce P-P de plusieurs façons : En y déposant par Drag&Drop des zones de texte préalablement sélectionnées depuis le «Texte du document», Mais aussi par usage du menu contextuel «Acquisition par ROC ou / Vocale). Dans ce cas, le texte issu de votre logiciel de reconnaissance se mettra directement dans le P-P. En faisant tout simplement un «copier-coller», ou par Usage du bouton qui recopie tout le texte de la zone «Texte du document». Ainsi, à partir du même texte, vous pouvez créer plusieurs courriers, examens, bio, antécédents, document «En attente». Chaque Enregistrement demande une validation par le bouton passer à la suivante. avant de Exemple concret : Vous numérisez un Courrier reçu relatif à un compte-rendu d hospitalisation. Vous y relevez des infos pouvant servir à créer des examens (résultats Holter, Echo ) ou des ATCD ( «votre patient présente donc une SEP» ) ou de la Biologie, etc. Le texte original se retrouve dans «Texte du Document» après la ROC par exemple. Vous cliquez sur pour recopier l ensemble des infos dans le P-P, Vous affectez la totalité du texte à un Courrier, Vous enregistrez ce courrier. Un clic sur recolle le texte d origine dans la zone «Texte du Document». Vous effacez tout sauf le compte-rendu d un examen important que vous affectez à un Examen Complémentaire en passant sur l onglet idoine. Vous enregistrez à son tour votre Examen complémentaire. Vous recollez le texte d origine via pour créer un antécédent par exemple. Ainsi, à partir d un unique texte vous avez créé un courrier, un examen, un ATCD! NB : Il est possible de faire un Drag&Drop d une partie du presse-papiers vers la zone «Résumé» ou «Texte du Document» sus-jacente. Les presse-papiers dynamiques Pourquoi faire? Prenez une lettre de votre correspondant, faisant référence à beaucoup de choses ( pathologie, examens faits, résultats de biologies ) Afin de vous faciliter la tâche de distribution des infos dans les différentes parties de votre dossier, vous allez découper la lettre en autant de sections que nécessaires et les stocker dans des presse-papiers dynamiques. Pour cela, faite une sélection de texte puis un Drag&Drop sur le bouton (ou la zone affichée après un clic sur ce bouton) Répétez cela et créez ainsi autant de presse-papiers dynamiques que nécessaire. Chacun garde son contenu et porte un nom différent (modifiable par un Click long sur son nom) : Pour dispatcher les infos des presse-papiers, refaite des Drag&Drop de la totalité (ou partie) des pressepapiers vers les zones «texte» de la fenêtre. 10/14

11 Vous pouvez aussi utiliser le bouton pour ajouter son contenu au texte principal du document et le détruire en même temps. N oubliez pas d Enregistrer entre chaque création LA ZONE DE VALIDATION Située dans la partie inférieure droite de la fenêtre, elle est composée : des boutons de Validation (et/ou de Mise à jour) et d une zone d information (vous mentionnant pourquoi les boutons de validation sont inactifs) Pour enregistrer un document vous devez avoir le bouton de validation actif : et/ou le bouton de Mise à jour actif (présent seulement dans l onglet EXAMENS) Ce dernier ne devient visible que si vous désirez créer un examen qui a déjà été prévu dans la fenêtre des «Examens Complémentaires et Prévention» MédiClick! vous propose simplement d affecter le texte affiché, les images et PJ issus de la numérisation à un examen déjà existant. Cela évite, par exemple de créer une colonoscopie en plus de celle qui n attend plus que son compte-rendu! Le bouton «ENREGISTRER» permet, dans chacun des onglets, d enregistrer le nouveau document dans le dossier patient. Il ne faut donc pas oublier de cliquer sur ce bouton avant de quitter la fenêtre ou de passer à l intégration d un autre document. La zone info peut mentionner diverses raisons rendant la validation impossible: Veillez à donner les infos manquantes pour rendre possible la validation. Les boutons de validation resteront aussi grisés si vous n avez pas défini le dossier patient d affectation : FONCTIONNEMENT : COMMENT ACQUERIR LE TEXTE? La fenêtre d Acquisition de documents dispose des boutons de ROC et Reconnaissance Vocale. L usage de ces boutons collera le texte dans la zone «Texte du Document» Elle dispose aussi d un menu contextuel permettant de coller dans la zone ayant servi d appel au menu le résultat texte issu de la reconnaissance d écriture ou vocale: 11/14

12 Autrement dit, si vous appelez le menu contextuel depuis la zone «PRESSE-PAPIERS» le texte se mettra dans cette zone : De même, si vous appelez le menu contextuel depuis la zone «Résumé» le texte se mettra dans le résumé. Principe de fonctionnement : En appelant votre logiciel de numérisation, MédiClick! passe au second plan pour vous laisser la main pour piloter le scanner et effectuer la reconnaissance de texte. Une fois le texte acquis et reconnu, celui-ci sera copié dans le Presse-papiers de votre ordinateur. En revenant dans MédiClick!, il y a un collage du texte dans la fenêtre. Ne vous reste plus ensuite qu à en dispatcher le contenu! FONCTIONNEMENT : DES DRAG&DROP A TOUT VA! La fenêtre d acquisition de documents permet l utilisation intensive du drag&drop. Ci-dessous les principales combinaisons : Tout texte est déposable sur les listes, les champs texte, les onglets ou le bouton. 12/14

13 Le résultat obtenu est fonction de la pertinence du Drag&Drop Deux méthodes, Plusieurs Zones Cibles et une UNIQUE fenêtre Voyons tout cela : Deux méthodes : L intégration des différents éléments qui composent le document numérisé se fait très facilement suivant le principe suivant : Pour utiliser le Drag&Drop comme un «Copier-Coller» faites un simple Drag&Drop Pour utiliser le Drag&Drop comme un «Couper-Coller» faites usage de la touche ALT pendant le Drag&Drop. Plusieurs Zones Cibles : 1- Sélectionnez le Nom (± Prénom) du patient dans le texte et déposez-le sur la zone «Enregistrer dans le dossier de» pour rechercher automatiquement son dossier. En cas d homonymie, la liste des prénoms permet de sélectionner le bon patient. 2- Sélectionnez la date du document et déposez-la sur la rubrique date pour qu elle s inscrive dans la zone idoine. Si vous déposez une phrase telle «TUFFE le 10 septembre 2005» MédiClick! en extraira automatiquement la date. 3- Sélectionnez une phrase pertinente apte à constituer un Résumé du courrier, de l examen ou de l antécédent et déposez-la sur la zone «Résumé du document» Vous pouvez renouveler cette action avec des bouts de phrases issus de plusieurs endroits du texte original pour constituer le résumé. 4- Sélectionnez le nom de l expéditeur du texte et déposez-le sur la liste des Correspondants de droite pour afficher son nom : Si le correspondant n existe pas Rien ne se passe Servez vous alors du bouton de création rapide d un correspondant. Si le correspondant existe La fenêtre affiche le correspondant et sa spécialité dans la zone centrale de la fenêtre. 5- Sélectionnez dans le texte une pathologie, faite un MAJ+Drop sur la zone des Onglets et MédiClick! affichera l onglet «Antécédents» et affichera la pathologie concernée : Je dépose «sein» apparaît! et la liste des pathologies contenant ce mot A vous de choisir la ligne voulue. est déjà actif, vous pouvez directement déposer le texte sur la liste des pa- Si l onglet thologies en bas et à droite. Même principe ( mais SANS avoir besoin de faire MAJ ) avec l onglet examen actif ou inactif., qu il soit 5- A partir du même texte, vous pouvez créer plusieurs courriers, examens, biologies ou antécédents. Chaque création demande une validation avant de passer à la suivante. 13/14

14 Si MédiClick! ne détecte pas le NOM du patient dans la zone «Texte du document» cela déclenchera l alerte suivante lors d une tentative de validation: Il s agit d une mesure de précaution pour s assurer que vous voulez bien créer un élément sans l identité du patient. Rassurez vous, de nombreux documents ne comportent pas l identité du patient, ou alors vous l avez volontairement supprimée du texte. Goodie : La recherche de la présence du Nom du patient s effectuer sans tenir compte des majuscules ou minuscules. Si le texte contient «demo» au lieu de «DEMO» MédiClick! conclura qu il s agit du nom du patient DEMO! UNE UNIQUE FENÊTRE POUR PLUSIEURS PATIENTS : Si vous avez plusieurs documents à numériser (ou à dicter) vous pouvez ne pas quitter la fenêtre d acquisition de document entre 2 patients : Technique : Etape 1- Numériser le premier document via bouton ou le menu contextuel. Son texte se retrouve, au final, dans la zone «Texte du Document» Etape 2- Etape 3- Définissez, si besoin, le patient concerné par la technique du Drag&Drop. Dispatchez-les éléments où vous le désirez. Validez. Etape 4- Changez de patient via ou bouton «Autre patient» pour charger la fiche relative au courrier suivant puis répéter l opération depuis l étape 1 Vous restez ainsi dans la même fenêtre pour ranger votre courrier. Vraiment un Gain de temps 14/14