Guide pratique

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1 5.9 L'HISTORIQUE DE LA DISTRIBUTION COMPTABLE Cette liste permet d'imprimer l'historique de la distribution comptable selon certains critères choisis par l'utilisateur : # période de sélection par date effective ou par date du chèque; # sélection selon certains ou tous : - les codes de paiement, - les codes de déduction, - les codes budgétaires. # sélection par matricule ou par groupe de paie. Un rapport détaillé peut être demandé. La liste peut être triée selon des critères spécifiés par l'utilisateur et sur demande, un saut de page peut être effectué sur le premier critère de tri (Section 5.9.3). Guide pratique

2 SERVICES OFFERTS # L'icône d'impression permet d'afficher la fenêtre d'impression (Section 1.5.1). Voir aussi Description des rapports. # L'icône d'insertion affiche la fenêtre permettant l'inscription d'un compte budgétaire (Section 5.9.1) dans la liste de défilement des comptes budgétaires. # Il est permis d utiliser l icône de retrait pour éliminer un compte budgétaire sélectionné de la liste de défilement. Cependant, une confirmation est demandée. # La plaquette <Tri> ([Alt + I]) affiche la fenêtre permettant de modifier l'ordre de tri (Section 5.9.3). # La plaquette <Sél. Dossiers> ([Alt + S]) affiche la fenêtre permettant de sélectionner tous les dossiers de l'organisme ou selon les matricules ou le groupe de paie (Section 5.9.2). FONCTIONNEMENT # La période de sélection couvre par défaut du premier juillet précédent jusqu'à la fin de la dernière période calculée. # Les critères de tri : compte budgétaire (unité administrative), code de paiement/déduction, nom et matricule sont automatiquement sélectionnés. Utilisez l'icône de tri pour modifier ces critères (Section 5.9.3). # Vous pouvez choisir «Tous les codes de paiement» et/ou «Tous les codes de déduction» ou bien vous pouvez marquer un ou plusieurs codes dans la liste de défilement. Un maximum de 50 codes peut être marqué. Si vous sélectionnez un code se terminant par «00» (par exemple ), tous les codes de cette naturecatégorie (de à ) sont considérés. De la même façon, si vous sélectionnez un code se terminant par «0000» (par exemple ), tous les codes de cette nature (de à ) sont considérés PAIE

3 # La sélection de «Surplus» produits un rapport de type cumulatif. Automatiquement, le critère de tri «code de paiement/déduction» est désactivé de même que le rapport détaillé. Aucun choix relatif aux codes de déduction ne peut être marqué. Par défaut, la période de sélection sera initialisée du premier juillet précédent à la date de fin de la dernière période calculée. # Lorsque la période de sélection est «Date effective», la production utilise la date de début des paiements et la date du chèque des déductions pour son traitement. # Lorsque la période de sélection est «Date du chèque», la production utilise la date du chèque des paiements et des déductions pour son traitement. # Si vous sélectionnez «Saut de page sur le premier critère de tri», un saut de page précédé d'un sous-total est effectué à chaque changement du premier critère de tri. PARTICULARITÉS # Pour accéder à la fenêtre d'impression (Section 1.5.1), les conditions suivantes doivent être respectées : - au moins un code de paiement ou de déduction doit avoir été sélectionné; - au moins un compte budgétaire doit avoir été sélectionné. # La liste des surplus est produite à partir de l'historique des paiements seulement. Par conséquent, les éventuelles avances manuelles de salaire récupérées à l'aide de déductions diverses font en sorte de ne pas annuler l'effet de ces avances sur ce type de rapport (car les montants de récupération de ces avances ne sont pas considérés). RÉFÉRENCE AU DICTIONNAIRE DES DONNÉES Comptes budgétaires : COMPTE BUDGÉTAIRE Guide pratique

4 DESCRIPTION COMPLÉMENTAIRE DES DONNÉES RAPPORT DÉTAILLÉ Selon le choix de la période de sélection, la production imprime la date de début des paiements ou la date du chèque dans la colonne «Date». SURPLUS Cette option permet l'impression d'un rapport de type cumulatif. Les informations produites sur ce rapport proviennent uniquement de l'historique des paiements. Les paiements allant au surplus respectent toutes les conditions suivantes : # le paiement doit avoir été versé dans la période de sélection; # le paiement doit avoir une date de début antérieure à la période de sélection; # l'exercice budgétaire précédent ne devait pas être fermé au moment où le paiement a été versé. Autrement dit, si la «Date de fin de l'exercice budgétaire précédent» est inscrite et est antérieure à la date de fin de période où le paiement a été versé, l'exercice budgétaire précédent est fermé PAIE

5 5.9.1 Les comptes budgétaires L'icône d'insertion affichera la fenêtre d'inscription d'un compte budgétaire. SERVICES OFFERTS # La plaquette de confirmation <OK> est disponible pour permettre l'insertion du code budgétaire de cette fenêtre dans la liste de défilement. RÉFÉRENCE AU DICTIONNAIRE DES DONNÉES Compte : COMPTE BUDGÉTAIRE PARTICULARITÉS # Il est possible d'inscrire un compte budgétaire complet ou de préciser certaines valeurs en laissant les autres positions à «*». Exemple : «***-*-*****-130» signifie qu'on sélectionne tous les comptes budgétaires se terminant par «130». Guide pratique

6 5.9.2 La sélection des dossiers La plaquette <Sél. dossiers> ([Alt +S]) affiche la fenêtre permettant de sélectionner les dossiers à imprimer. SERVICES OFFERTS # L'icône de confirmation est disponible pour conserver les informations inscrites de cette fenêtre pour l'impression de l'historique de la distribution comptable (Section 5.9). PARTICULARITÉS # Au moins un matricule doit être inscrit si vous avez sélectionné l'option «Matricules». # Le groupe de paie doit être inscrit si vous avez sélectionné l'option «Groupes de paie» PAIE

7 5.9.3 Les critères de tri La plaquette de tri affiche la fenêtre de sélection des critères de tri. Les différents critères de tri sont : # le compte budgétaire (avec possibilité d'un saut de page par unité administrative), # le code de paiement/déduction, # le nom légal. SERVICES OFFERTS # La plaquette de confirmation <OK> est disponible pour permettre de conserver les informations inscrites dans cette fenêtre jusqu'à l'impression de l'historique de la distribution comptable (Section 5.9). Guide pratique

8 FONCTIONNEMENT # Si vous ne spécifiez aucun critère de tri, la liste sera triée par: compte budgétaire (avec saut de page sur l'unité administrative), code de paiement/déduction, nom et matricule. # Les trois critères de tri sont traités dans le même ordre qu'ils ont été sélectionnés. # Lorsque le seul critère sélectionné est le code de paiement/déduction, la liste est triée par : code de paiement/déduction, compte budgétaire, nom et matricule. # Lorsque le seul critère sélectionné est le compte budgétaire, la liste est triée par : compte budgétaire, code paiement/déduction, nom et matricule. # Lorsque le seul critère sélectionné est le nom, la liste est triée par : nom et matricule, code de paiement/déduction et compte budgétaire. # Si vous avez demandé un saut de page sur le premier critère de tri et que ce dernier est le compte budgétaire, vous pouvez demander un saut de page à chaque changement de l'unité administrative du compte budgétaire en sélectionnant «Saut de page sur l'unité adm.» PAIE