FOURNITURE ET PARAMETRAGE D UN LOGICIEL DE GESTION DE PARC DE VEHICULES

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1 MARCHÉ PUBLIC DE FOURNITURES ET SERVICES VILLE DE DREUX 2 Rue Châteaudun B.P DREUX Cedex Téléphone : FOURNITURE ET PARAMETRAGE D UN LOGICIEL DE GESTION DE PARC DE VEHICULES Cahier des charges techniques particulières D-SIT Consultation logiciel de gestion de parc auto Page 1 sur 8

2 Sommaire 1 CONTEXTE DESCRIPTIF DES BESOINS FONCTIONNALITES PERIMETRE ACTUEL : DESCRIPTIF DES PRESTATIONS ATTENDUES FOURNITURE DU LOGICIEL MISE EN PLACE DU LOGICIEL FORMATION MAINTENANCE DE LA SOLUTION... 5 D-SIT Consultation logiciel de gestion de parc auto Page 2 sur 8

3 1 Contexte La collectivité a initié depuis 2011 un travail de sécurisation des données, de rationalisation et d homogénéisation des logiciels mis en place dans son système d information. Pour cela, un calendrier de migration de tous les serveurs vers le système d exploitation Microsoft Windows 2008R2 en environnement virtualisé avec VMWare ESX 5.1 a été mis en place dès Descriptif des besoins La Ville de Dreux souhaite mettre en place un logiciel de gestion de son parc de véhicules et de petit outillage répondant à ses besoins immédiats et capable de s adapter aux éventuelles évolutions des missions du garage municipal de la Ville. Ce logiciel devra être utilisable par la Ville sans limite de temps (acquisition des licences correspondantes ou logiciel libre). Les limites en termes de nombre d utilisateurs, de domaines ou sous-domaines ou autres devront être clairement spécifiées. Le fournisseur devra proposer simultanément la prestation de mise en place de la solution proposée, un contrat d assistance pour le service I&T de la Ville et de maintenance afin de mettre en œuvre les mises à jour logicielles ainsi qu une formation initiale pour les agents du garage municipal et une sur la partie administration pour un des agents du service informatique de la Ville Fonctionnalités Pré-requis système : - Compatible Windows 2008R2 - Données hébergées sur un moteur de base de données (Oracle 10gR2, SQLServer 2005 ou 2008, SQL Express 2005 ou 2008, PostGreSQL, MySQL). Moteur à fournir - Compatible Open Office ou Microsoft Office 2010 minimum. - Interface full web (liaison ADSL sur certains sites), compatible IIS 7, Apache et/ou TomCat - Compatible Internet Explorer 6 minimum, Firefox et Google Chrome - Documentation d exploitation (sauvegardes, restauration, imports, exports, arrêt des services web) Fonctionnalités attendues : - Logiciel modulaire (évolutif, capable de s adapter aux besoins d un garage municipal) - Multi profils, multi utilisateurs et multi entités - Gestion de différents types de flotte (véhicules, machines propreté, bus, petit outillage motorisé espaces verts ) - Gestion des sinistres - Gestion atelier (planning, suivi des temps du personnel, entretien préventif, ) - Gestion des stocks (Référentiel articles, lien avec les fiches véhicules) - Bilan carbone par véhicule - Possibilité de lié un document numérisé ou numérique à un véhicule (Carte grise, contrat d entretien ou de location, bon de commande pièce, ) - Possibilité de personnalisation des champs - Interfaçable avec le logiciel HecPoll (Gestion des pompes à carburants), les cartes des pétroliers, les loueurs.. Pour prise en compte et restitution des données dans le logiciel. - Contrôles de cohérence des données automatisés - Possibilité d alarmes automatiques à la connexion sur le logiciel - Suivi des attributions et historique des véhicules - Outil de requêtes simplifié et possibilité d export aux formats pdf et tableurs (excel) D-SIT xxx logiciel de gestion de parc auto Page 3 sur 8

4 - Rapidité de prise en main - Formation et assistance au démarrage - Maintenance annuelle 2.2. Périmètre actuel : Serveur de gestion des pompes «SRV-GARAGE» Le serveur est virtualisé sur un cluster Esx Vmware 5.1 sauvegardé toutes les nuits par un Acronis backup pour VmWare. Ses caractéristiques sont les suivantes: Windows 2008R2 2 vcpu 4096Mo Ram 2 disques durs de 40Go Postes Clients Les postes de travail fonctionnent avec les systèmes d exploitation Microsoft Windows XP Pro, Seven 32 & 64 ainsi que Mac OS 10.5 à Certains postes sont en clients légers sous Linux pour exécuter une session RDP sur un serveur 2008R2. Les navigateurs utilisés sont Microsoft IE 8 à 11, Firefox, Chrome, Safari, Opéra. 3 Descriptif des prestations attendues 3.1. Fourniture du logiciel Il est attendu la fourniture gratuite dans le cas d un logiciel libre ou la proposition financière correspondant à l acquisition des droits d utilisation conformément aux exigences minimum exprimées dans le paragraphe Le logiciel doit être totalement compatible avec l architecture en place (virtualisation, systèmes d exploitation des serveurs virtuels, système de sauvegarde des serveurs virtuels, systèmes d exploitation des postes clients, navigateurs...) Toute incompatibilité devra être clairement mentionnée et les solutions seront à préconiser et à chiffrer le cas échéant. - Les fonctionnalités incluses doivent être clairement indiquées dans l offre de base. Au cas où le logiciel ne permettrait pas certaines fonctionnalités demandées dans le présent dossier, cela devra être clairement mentionné et les solutions seront à préconiser et à chiffrer le cas échéant. - Toute omission sera à la charge exclusive du titulaire. Les options et variantes sont acceptées mais doivent être distinguées et chiffrées le cas échéant Mise en place du logiciel Le service informatique de la Ville de Dreux n ayant pas nécessairement de compétences vis-à-vis de la proposition du soumissionnaire, il est demandé à celui d assurer l installation et le paramétrage jusqu à validation du parfait achèvement de la migration. D-SIT xxx logiciel de gestion de parc auto Page 4 sur 8

5 La ville mettra à disposition un serveur virtuel dans son environnement VMWare. Ce serveur sera défini selon les préconisations du titulaire. - Dans le cas d un serveur fonctionnant avec le système d exploitation Microsoft, le service I&T impose la version 2008 R2 et l installera sur le serveur Virtuel. - Dans le cas d un serveur fonctionnant avec tout autre système d exploitation, le service I&T impose la certification de compatibilité totale avec le système de virtualisation VMWare ESX5.1 et l intégration à une architecture système basée sur un annuaire central Active Directory Microsoft Windows 2008R2. Il appartiendra alors au titulaire d installer le système d exploitation souhaité sur le serveur virtuel mis à disposition Formation Parallèlement à la mise en place de la solution proposée, le titulaire (ou tout autre organisme agréé) devra assurer la formation d un agent du service informatique & téléphonie de la Ville à l administration quotidienne du logiciel (et du système d exploitation au cas où il soit différent du système d exploitation Microsoft Windows 2008R2), ainsi que la formation de base pour deux utilisateurs du garage municipal de la ville. Le soumissionnaire précisera dans son offre son agréement ou non en tant qu organisme de formation, les certifications permettant de dispenser la formation demandée. Il détaillera la durée, le contenu et le lieu de la formation (ou des formations) en précisant quels frais seraient pris en charge et ceux qui resteraient éventuellement à la charge de la Ville Maintenance de la solution La Ville souhaite s assurer la fourniture de services et de logiciels afin de maintenir, de façon constante, le niveau de performance et de service de la solution installée à la Ville de Dreux. Les interventions respecteront le bon fonctionnement représentant : Les moyens à mettre en œuvre, Le respect des délais de rétablissement, La traçabilité des interventions. Les critères de qualité de service Les moyens à mettre en œuvre : Organisation globale : Le Titulaire du marché prendra en compte l ensemble de l installation existante et fournira point par point les tâches suivantes : - Mise en place d un interlocuteur unique, celui-ci assure la coordination de l ensemble du marché. (Fourniture du logiciel, prestations d installation, de paramétrage, de transfert de données et de formation, fourniture de services et produits relatifs à la maintenance), - Mise en place d une organisation optimisant les ressources humaines et matérielles. A ce titre il fournit le personnel nécessaire à l accomplissement de la mission. - Fourniture de toutes les prestations et matériels jugés nécessaires afin de respecter les objectifs de qualité ainsi que son engagement sur le maintien des performances et pérennité de la solution. Structure maintenance : Le candidat devra définir l organisation de la structure qui sera mise en place afin de satisfaire les objectifs de la Ville de Dreux, dans le but d offrir aux utilisateurs une réactivité maximale. D-SIT xxx logiciel de gestion de parc auto Page 5 sur 8

6 A ce titre le Titulaire désignera un Responsable, correspondant unique auprès de la Ville de Dreux. Celui-ci coordonnera toutes les opérations que le Titulaire sera amené à réaliser dans le cadre du marché, Télémaintenance intégrée au marché : Une télémaintenance devra être mise en place. Le candidat décrira son organisation et les moyens mis en place pour la Ville de Dreux. Il indiquera les opérations réalisables depuis son centre de support. Pour des raisons de sécurité le candidat ne pourra administrer les équipements de l établissement qu'avec les autorisations permettant de réaliser cette prestation. Note : Si besoin, l abonnement de ligne analogique isolée serait à la charge de la Ville, les abonnements d accès sécurisés vers Internet seraient à la charge du Titulaire Astreintes : Dans le cas de signalisation d un incident par la Ville de Dreux en dehors des heures spécifiées dans l offre de base, le soumissionnaire assurera la prestation sous forme d astreinte. L organisation et les moyens humains devront être clairement spécifiés et présentés à la Ville de Dreux pour garantir les délais de la GTR conformément au présent dossier Respect des délais : Les délais de remise en service comprennent le délai d intervention et le délai de résolution de la panne signalée. - Délai d intervention (Garantie du Temps d Intervention - GTI), - Délai de rétablissement qui inclut le délai d intervention (Garantie du Temps de Rétablissement - GTR), La coordination avec les opérateurs tiers sera intégrée dans le cadre de la maintenance demandée Traçabilité des interventions : Chaque intervention réalisée au titre de la maintenance devra obligatoirement faire l objet : - D une prise en compte de l appel par les services du Titulaire du marché, - D un envoi d accusé réception par courriel avec Accusé de réception à la Ville de Dreux après qualification de la demande par le Titulaire, Gestion des anomalies : Lors d'un appel du Titulaire du marché par la Ville de Dreux ou toute autre source autorisée, le délai imparti au Titulaire pour démarrer une intervention de réparation, rechercher la cause d'un incident ou débuter la réparation a pour origine l'appel lui-même. Chaque appel est consigné et classé par ordre chronologique par un moyen informatisé, précisant : - La date et l'heure, - L'auteur de l'appel et son interlocuteur, - L'objet de l'incident (phénomène constaté, impact, degré d urgence), Critères de qualité de service : La qualité de service sera mesurée en fonction des interventions réalisées : - Nature des incidents, - Traçabilité des incidents, D-SIT xxx logiciel de gestion de parc auto Page 6 sur 8

7 Durée du contrat et date d effet : Le contrat de maintenance débutera à la date de notification de la Validation de Service Régulier, pour une année calendaire Responsabilités du prestataire : L objet du contrat devra intégrer les prestations suivantes : La maintenance préventive, La maintenance curative, La maintenance prédictive, Prestations limitées Le Titulaire : Assure les interventions de maintenance et d exploitation de 8h30 à 18h00 du lundi au jeudi, de 8h30 à 17h le vendredi, dans la limite des règles d interventions définies au marché, Donne accès en permanence aux informations utiles pour que la Ville de Dreux puisse juger et mesurer la qualité du service et l état des performances de l installation, Informe la Ville de Dreux sur le déroulement de ses interventions en respectant les procédures d échanges d informations L exploitation demandée : Cette mission regroupe les actions d'entretien, de maintenance et d exploitation nécessaires pour garantir les obligations de résultats liées à l'exploitation de la solution. Dans les opérations d'entretien, on distingue : Les opérations d'entretien préventif (entretien OBLIGATOIRE semestriel), Les opérations d'entretien correctif (intervention après apparition du défaut), Les opérations de maintenance prédictive (Evolution nécessaire OBLIGATOIRE de la solution exploitées) Prestations de maintenance préventive La maintenance préventive est destinée à réduire les risques de panne ou de mauvais fonctionnement du logiciel et du serveur et à maintenir, pendant le marché, les performances de la solution à un niveau équivalent aux performances initiales. Le Titulaire du marché intervient de façon régulière : Soit par Télé intervention afin d'effectuer un diagnostic. Cette faculté permet de détecter par anticipation les pannes liées au fonctionnement de la solution, Soit directement sur site au cours de visites à sa discrétion sachant que la Ville de Dreux impose une visite semestrielle pour certaines actions programmées (sauvegardes, optimisation, ) Dans l'un ou l'autre cas, la pré-détection d'une anomalie déclenche aussitôt les actions les mieux adaptées permettant de palier aux défauts. Il incombe au Titulaire du marché d'entreprendre éventuellement les actions correctives si des défauts sont constatés Prestations de maintenance corrective Les actions de maintenance corrective sont destinées à remettre la solution en état de fonctionnement correct, à la suite d'une panne ou d'une anomalie de fonctionnement. Ces prestations entrent dans le cadre de la maintenance à redevance forfaitaire, pour autant qu'elles résultent de causes imputables à la solution ou au Titulaire du marché. D-SIT xxx logiciel de gestion de parc auto Page 7 sur 8

8 Le Titulaire du marché assure l'ensemble des prestations de dépannage et de remise en parfait ordre de fonctionnement Maintien des fonctionnalités et performances des serveurs Le Titulaire du marché assure autant le bon fonctionnement du logiciel que la maintenance liée au système d exploitation Assistance technique Le Titulaire du marché a pour obligation d'informer la Ville de Dreux de tous les incidents ou risques potentiels d'incidents risquant d'entraîner une dégradation du service et de l'assister lors des visites de contrôle en mettant à sa disposition le personnel compétent et les moyens de mesure (ou autres) nécessaires. Le Titulaire du marché a un devoir de conseil vis à vis de la Ville de Dreux. En particulier il a le devoir d'alerter l établissement de toute anomalie constatée par ses équipes. Il est tenu également de signaler toute non-conformité des matériels ou équipements à la réglementation en vigueur. D-SIT xxx logiciel de gestion de parc auto Page 8 sur 8

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