Toutes formations EBP PAIE OPEN LINE. Découverte et mise en œuvre. Pascal Parisot. Eyrolles Éducation / Gep Éditions, 2014 ISBN :

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1 Toutes formations EBP PAIE OPEN LINE Découverte et mise en œuvre Pascal Parisot Eyrolles Éducation / Gep Éditions, 2014 ISBN :

2 ergonomie générale du logiciel Vous pouvez prendre contact avec l interface du logiciel sans avoir besoin de créer un dossier de paie complet. L application est livrée avec un dossier de démonstration qui pourra également vous être utile pour observer le paramétrage de certains éléments particuliers. 1. Ouvrir le dossier de démonstration Activer le logiciel à partir du raccourci créé sur le bureau lors de l installation (ou à partir du menu Démarrer Programmes). Dans la boîte de dialogue qui s ouvre, choisir «Ouvrir le dossier de démonstration». S il s agit de la première utilisation de ce dossier de démonstration, une étape d installation préalable démarre automatiquement et prend un temps relativement long, en fonction des capacités de l ordinateur utilisé. À la fin du processus, le dossier «Société de démonstration» composé de deux établissements est ouvert. Une fenêtre de promotion du service ROL (Reports On Line) s affiche éventuellement et vous invite à découvrir ce service de stockage en ligne nécessitant la souscription d un abonnement particulier. Si vous ne désirez plus consulter cet écran au prochain démarrage, cocher la case appropriée. Vous pouvez parcourir le dossier afin de découvrir l interface de l application décrite plus loin et prendre connaissance des fonctionnalités offertes par les différents menus et barres d actions. 9

3 2. Observer l espace de travail Menu déployé Barre de menus Barre de tâches Réduire le volet latéral Barre de navigation Afficher plus ou moins de boutons dans la liste Volet de navigation Le volet de navigation permet un accès plus rapide aux fonctions proposées également dans la barre de menus. Un clic sur le choix «Open Guide xxxxxxx» amène l affichage de l écran de démarrage associé au contexte du menu en cours, il représente l enchaînement des fonctions disponibles pour chaque menu et permet un accès intuitif aux différentes tâches proposées en fonction de leur enchaînement logique. Le bouton droit permet d accéder directement aux fonctionnalités selon le contexte. 3. Utiliser les barres d outils Elle évolue en fonction du contexte et propose les outils adaptés à la situation Ici, les outils proposés lors de l affichage de la liste des salariés. Remarquer les boutons «Ajouter» et «Modifier» ainsi que le champ de recherche qui seront d un usage fréquent! 10

4 4. Personnaliser le volet de navigation Vous pouvez personnaliser votre interface : réduire ou masquer le «volet de navigation», regrouper dans le menu Favoris les fonctionnalités que vous utilisez le plus souvent pour y accéder rapidement, il suffit de cliquer droit sur la fonctionnalité et choisir Ajouter aux favoris pour qu elles soient regroupées dans le menu Favoris ; ici le choix Bulletins a été ajouté aux favoris, réduire ou augmenter le nombre de menus proposés dans le volet de navigation en utilisant le bouton prévu à cet effet. 5. Trier les données affichées Les données affichées (salariés, bulletins, établissements ) peuvent être triées sur la base des titres de colonnes affichée Ici, les titres des colonnes affichées lors de la consultation de la liste des salariés ; cliquer sur le titre de colonne pour appliquer le critère de tri. La case à cocher de la ligne de titres permet de sélectionner l ensemble des données affichées. 6. Filtrer les données affichées Il est possible, en fonction du contexte, d obtenir un regroupement de certaines données selon un ou plusieurs critères. Ici, un filtre est proposé pour l affichage des bulletins, sur l établissement et sur la période à afficher. 7. Fermer le dossier en cours À la fin de votre découverte de l interface ou à la fin d une séquence de travail, vous devrez fermer le dossier en cours. Avant de fermer le dossier, si vous avez apporté des modifications au dossier en cours, il est recommandé d effectuer une sauvegarde. Cette tâche importante de sécurité sera évoquée plus loin dans l ouvrage. Fermer le dossier : ouvrir le menu Fichier de la barre d outils et choisir «Fermer le dossier». L application reste ouverte et permet d accéder à un autre dossier de paie. La barre d état indique qu aucun dossier n est ouvert. 11

5 9. Connaître les fonctionnalités de base Pour faciliter la compréhension globale de l application, seules sont répertoriées ici les fonctionnalités accessibles depuis le premier niveau de navigation, au fur et à mesure de la sélection, des fonctionnalités complémentaires nombreuses peuvent être proposées. Menu Navigation Fonctionnalités proposées Afficher la liste des salariés Créer une fiche salarié (assistant) Modifier une fiche salarié Générer un contrat de travail (document administratif assistant) Afficher les contrats de travail Créer des documents administratifs (contrats, DPAE, certificats ) Administratif Afficher les documents administratifs Afficher les modèles de documents administratifs Créer de nouveaux modèles de document administratifs Saisir les congés et absences Congés et absences Afficher la liste, modifier les types d absences Gérer les arrêts de travail Gérer les formations DIF Acomptes Gérer les acomptes Prêts Gérer les prêts aux salariés Interrogation des données de Paie Outil de recherche Impressions Imprimer toutes sortes de documents à sélectionner Afficher les bulletins Bulletins Gérer les profils de paie Préparer les bulletins Calculer les bulletins Afficher les salariés présents Ajouter un salarié Bulletins Gérer les documents administratifs Variables Saisir les variables de paie (heures supplémentaires, avantages en nature ) Gérer les grilles de saisie des variables Soldes de tout compte Gérer les «Soldes de tout compte» pour les salariés partis Saisie des congés et absence Saisir les congés et absences Interrogation des données de Paie Outil de recherche Établissements Afficher la liste des établissements Modifier la fiche d un établissement Taux AT Afficher la liste des taux d accident du travail Ajouter et modifier le taux d accident du travail Taux transport Afficher la liste des taux du versement transport Ajouter et modifier le taux de versement transport Afficher la liste des plannings des horaires de travail Plannings Établissements Ajouter et modifier un planning des horaires de travail Organismes Afficher la liste des organismes sociaux Ajouter et modifier un organisme social Contrats de prévoyance/ assurance Gérer les contrats de prévoyance, assurance au profit des salariés Administratif Afficher la liste des modèles de documents administratifs Ajouter et modifier un modèle de document administratif Honoraires Gérer les honoraires et bénéficiaires Préparer, imprimer la DUCS URSSAF DUCS Déclarations Préparer, imprimer une DUCS IRC (caisse de retraite complémentaire) N4DS Gérer la DADS-U Veille sociale Assistance dans le domaine social Publier sur Reports On Line Publier des documents sur un espace de stockage en ligne (abonnement) Opérations Transfert en comptabilité Transfert des écritures comptables vers un logiciel de comptabilité Règlements Gérer les règlements (salaires et acomptes) Ajouter et modifier des moyens de paiement 13