AIIM First Canadian Chapter -- Montréal 21 février Livelink #

Transcription

1 L établissement et l utilisation d une structure de classification et des métadonnées à l Agence spatiale canadienne AIIM First Canadian Chapter -- Montréal 21 février 2012 Livelink #

2 Table des matières L Agence spatiale canadienne Gestion des documents Quelques faits et chiffres Implantation de Livelink (VICTOIRE) Structure de classification Métadonnées Leçons apprises Conclusion et Questions

3 L Agence spatiale canadienne Mandat: Promouvoir l'exploitation et le développement pacifiques de l'espace, de faire progresser la connaissance de l'espace par la science et de faire en sorte que les Canadiens tirent profit des sciences et technologies spatiales sur les plans tant social qu'économique. ~ 1000 employés incluant les étudiants, les consultants, les employés temporaires, etc. 3 bureaux (St-Hubert, Ottawa) 7 secteurs: 3 opérationnels et 4 corporatifs

4 Gestion des documents L Équipe de la Gestion des documents Secteur des Services corporatifs, DPI, la division de la GI-TI Équipe de 10 employés Formation académique dans le domaine Services Formation, sensibilisation, conseil et support à Livelink, Gestion de l information tout au long du cycle de vie (ex. RM), Analyse des besoins, conseils et développement de solutions et outils d'aide en matière de gestion de l information, Directive sur la tenue de documents du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, Projets de l'agence : Partage de l'information avec l'externe (PIE), Gestion des données spatiales, Multimédia, Alouette, Web 2.0, Gestion des courriels, Catalogue d images, etc., Formation et sensibilisation en GI et sur la tenue de documents.

5 Quelques faits et chiffres Livelink (Open Text) depuis 2004; Version (mise à niveau à ECM 2010 en ); 100% des employés de l ASC; Taux d utilisation se maintient entre 75 et 80%; Modules et tierces parties: RM Module (Records Management version 4.2.1), ImageLink, Tasks, CadManager, Workflows, Web Reports, Livelink Pro, Enterprise Connect, Extented Collaboration (Web 2.0), Brava!, Management; documents (en multiples versions); répertoires;

6 Implantation de Livelink Projet VICTOIRE : VIrtual Collaboration Tool and Information Retreival Engine Pourquoi Livelink? Besoins des clients (grille d évaluation) Étude coûts / bénéfices et Étude de rentabilisation Gestion du cycle de vie Valeurs ajoutées (modules et tierces parties) Livelink #

7 Approche pour l implantation Approche de gestion du changement basée sur la participation, la collaboration, la mobilisation, la communication ciblée; Théorie des «petits pas»; Support et collaboration de la haute direction, de la TI et des clients; Approche sectorielle et personnalisée Analyste assigné Implantation avec l aide de Pilotes et Copilotes Gestion du changement et communications ciblées Comité des usagers Analyse informationnelle et situationnelle Développement de la structure de classification Support et formation Migration des disques partagés

8 Structure de classification Avantages: Repérage rapide de l information; Organisation de l information de façon structurée et logique; Regroupement hiérarchisé de l information; Gestion du cycle de vie (calendrier de conservation et disposition); Facilite l ajout de métadonnées (héritage); Facilite un meilleur contrôle des accès; Continuité de la gestion des documents papier; Conformité à la Directive sur la tenue de documents (2014);

9 Structure de classification Pourquoi une structure par fonctions / activités? Structure corporative pour l ensemble de l ASC; Stabilité dans le temps (indépendant des restructurations); Gestion des accès par groupe de personnes / mêmes activités; Utilisable pour l électronique et le papier; Facilite l identification des documents à valeur opérationnelle; Une représentation intuitive et logique; Gestion du cycle de vie (application du calendrier).

10 Structure de classification Développement: Examen des principes et pratiques courantes dans le domaine; Inspiration du plan de classification des dossiers papier de l ASC; Consultation, collaboration et participation des secteurs pour les sous-fonctions et activités opérationnelles; Convention des noms de répertoires déterminée par les secteurs (besoins et usage); Identification des 13 grandes activités; Élaboration des règles d affaires;

11 Structure de classification Grands principes: Normalisation jusqu au 3 ième niveau 1 Grande fonction 2 Processus d affaires 3 - Actions du processus Activités communes (administratives et opérationnelles); Minimum 3 niveaux / Maximum 10 niveaux (flexible); Sous-structure pour des besoins communs (finances, projets); Règles d affaires: Acronymes, abréviations, dates, bilinguisme; Création et gestion sous la responsabilité de l équipe de la Gestion des documents.

12 Structure de classification Administrative Projects / Projets administratifs Committes / Comités Communications / Communications Financial Resources Management / Gestion des ressources financières Human Resources Management / Gestion des ressources humaines Information Resources Management / Gestion des ressources informationnelles Legal Resources Management / Gestion des ressources juridiques Partners Relations / Relations avec les partenaires Physical Assets and Real Property Management / Gestion des ressources matérielles et immobilières Policy, Planning and Control / Politiques, planification et contrôle Programs / Programmes Reference Documents / Documentation de référence

13 Structure de classification Inconvénients: Diffère des structures sur les disques partagés; Beaucoup de travail pour faire la migration (correspondance); Pas toujours intuitif pour les clients; Demande des ressources pour la gestion et la maintenance; Défis importants pour faire correspondre le calendrier de conservation basé sur une structure différente (papier); Demande un plus grand contrôle des groupes d accès (activités sont réparties); Peut faire place à de l interprétation pour choisir la bonne activité.

14 Avantages: Métadonnées Repérage rapide de l information; Permet de cibler (recherche, classement, rapports) un groupe de documents précis basé sur d autres critères que la structure (sensibilité, catégories, type, etc.); Élément clé pour la gestion du cycle de vie dans Livelink (RM); Facilite le contrôle des accès et l identification et la gestion des documents ayant un besoin de contrôle supplémentaire (nature délicate); Conforme à la Directive sur la tenue de documents; Transparent pour les usagers (héritage).

15 Implantation: Métadonnées Projet pilote infructueux pour faire l ajout manuellement de métadonnées supplémentaires obligatoires; Métadonnées minimales automatiquement créées lors de l enregistrement ; Préconise l héritage (au niveau du répertoire); Les ajouts se font selon les besoins de la Gestion de l information, des secteurs et / ou clients et de manière granulaire.

16 Inconvénients: Métadonnées Liste de choix d un menu déroulant peut être subjectif; Changements peuvent être complexes selon les limites du système; Application peut-être complexe selon le nombre de personnes touchées; Travail peut être colossal si on désire revenir en arrière pour ajouter des métadonnées sur de multiples ensembles des documents; Folksonomie vocabulaire non contrôlé bilinguisme; Manque d uniformité dans l application de métadonnées complexes; Demande du temps (si application manuelle).

17 Leçons apprises Structure de classification: Structure par fonctions est toujours le bon choix, Faire preuve de flexibilité (plus bas niveaux), Conforme à la Directive sur la TD, Bonne gestion des accès (groupes), Possibilité de gérer le cycle de vie (RM), Exercer un certain contrôle de qualité, Demande toujours des ressources,

18 Que fait-on pour aider? Leçons apprises Formation obligatoire; Sensibilisation à l utilisation des fonctions telles que les raccourcis et favoris, collection, etc.; Amélioration continue (ex. Enterprise Connect); Tableau de bord (Visio).

19 Tableau de bord

20 Métadonnées: Leçons apprises Culture organisationnelle; Métadonnées minimales sont parfois insuffisantes pour la recherche (bruit); Besoin augmente proportionnellement avec l augmentation du nombre de documents; Utilisation multiple; Difficile de revenir en arrière; Approche par secteur (granulaire); Leçons apprises des autres organisations; Diminution de l utilisation optimale de la prochaine version de Livelink avec les Vignettes; Bien connaître le comportement et les limites de son système.

21 Que fait-on pour aider? Formation obligatoire Leçons apprises Sensibilisation et formation: Aux règles d affaires de Livelink (ex. noms des fichiers) À la recherche avancée À l ajout et l utilisation de métadonnées (catégories, classification) Plusieurs projets en cours (PI, ITAR, Données, Mulltimédia, RM)

22 Conclusion Questions? Merci! Livelink #