SOFE RH. Pas à pas Demande de rémunération en décentralisé. Appui à la formation - salaires

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1 SOFE RH Pas à pas Demande de rémunération en décentralisé Appui à la formation - salaires Service des ressources humaines et financières 29 octobre

2 Pas à pas Demande de rémunération 1. Ouverture de SOFE 2. UdeS Décentralisé Cliquer sur le + de Ressources Humaines et celui de Demande de rémunération 2. Double-cliquer sur l item «Demande de rémunération - saisie» Pas à pas Demande de rémunération- Appui à la formation 1 de 19

3 Nous sommes maintenant prêts à préparer notre demande de rémunération! Il faut remplir les cases jaunes. Pas à pas Demande de rémunération- Appui à la formation 2 de 19

4 Cas de Geneviève Crevier Onglets 3. Compléter les champs suivants : Type de demande (à titre de référence, utiliser la liste des types de demande de rémunération) 4DAPFORS Positionner votre curseur dans le champ «Employé» et inscrire le matricule d employé. Un. regroup. (l unité s inscrira automatiquement, si elle est unique). Si 78 ne s inscrit pas, il faut demander de le créer à la section «Paie» du Service des ressources humaines et financières. Ayez en main le matricule de l employé et la date du début de l emploi. TAG (S inscrit automatiquement) Date début et Fin Taux (selon le TAG ou inscrire un montant) Vous pouvez toujours positionner le curseur dans le champ, cliquer sur les pour obtenir une liste de valeurs et sélectionner le code approprié. Pas à pas Demande de rémunération- Appui à la formation 3 de 19

5 Quantité (inscrire le nombre d heures à payer) Attention à ce qui est écrit audessus de la case «TAUX». Ex : Total à répartir par semaine signifie que le nombre d heures sera divisé par le nombre de semaines inclus entre les dates de la demande. Dans ce cas-ci, le système calcule des semaines pleines, même si les dates tombent en milieu de semaine. Description (écrire une brève description de la raison du paiement (sigle de cours) 4. Compléter les champs de l onglet «Autres info» : Titre emploi Unité adm. RH Demandeur (nom de la personne requérante avec son matricule) Vous pouvez toujours positionner le curseur dans le champ, cliquer sur les pour obtenir une liste de valeurs et sélectionner le code approprié. Pas à pas Demande de rémunération- Appui à la formation 4 de 19

6 5. Compléter les champs de l onglet «Info RH». Lien d emploi 6. Sauvegarder en cliquant sur l icône dans la barre de boutons en haut à gauche. Votre numéro de demande apparaît dans le champ «Demande» dès que la mise à jour est complétée et la demande est maintenant à l état «Initial». Pas à pas Demande de rémunération- Appui à la formation 5 de 19

7 Ventilation budgétaire 7. Cliquer sur le bouton «Imputation». Positionner votre curseur dans le champ «Requérant» et inscrire le matricule de la personne requérante ou directeur de département (matricule débutant par 9 ) Vous pouvez toujours positionner le curseur dans le champ, cliquer sur les pour obtenir une liste de valeurs et sélectionner le code approprié. 8. Positionner le curseur sur la première ligne de ventilation. Le sujet est généralement 000 Vous pouvez toujours positionner le curseur dans le champ, cliquer sur les obtenir une liste de valeurs et sélectionner le code approprié. pour 9. Compléter les champs «UBR» et «CBS» de la ventilation budgétaire en insérant 2 petits points (..) entre l UBR et le CBS(les autres champs s inscriront automatiquement avec la touche tab). Enregistrer. Exemple : (touche tab) 10. Cliquer sur le «X» pour retourner à la demande de rémunération. Pas à pas Demande de rémunération- Appui à la formation 6 de 19

8 Veuillez noter qu il y aura 8% vacances ajouté automatiquement sur le paiement. 10. Cliquer sur le bouton «ACTION» en haut à droite de l écran. 14. Cliquer sur le bouton «Compléter» dans la colonne «Cycle transactionnel». Compléter : Indique que la saisie initiale a été complétée par le département et que le document peut avancer. Colonne : AUTRES ACTIONS POSSIBLES Ignorer valid. étudiant inter. : Indique que c est un étudiant mais qu il n est pas inscrit à notre Université ou qu il a une inscription en cours (pour un certain laps de temps seulement ex. session hiver : date limite = 15 février). Ré-activer valid. étud. Inter. : Indique que l étudiant est devenu un étudiant de l Université de Sherbrooke Annuler : Indique que la demande de rémunération n aurait jamais dû exister. Pas à pas Demande de rémunération- Appui à la formation 7 de 19

9 15. Cliquer sur «Confirmer». 16. Cliquer sur «Action» 17. Cliquer sur «Simuler la dépense» 18. Cliquer sur «Confirmer» Pas à pas Demande de rémunération- Appui à la formation 8 de 19

10 19. Cliquer sur le bouton «Ventilation» pour vérifier la ventilation et les montants engagés. Pas à pas Demande de rémunération- Appui à la formation 9 de 19

11 20. Cliquer sur le bouton Action puis Approbation requérant et confirmer. La réquisition se retrouvera dans le tableau de bord du requérant pour qu il puisse l approuver. Pas à pas Demande de rémunération- Appui à la formation 10 de 19

12 S il y a une erreur de saisie ou un champ oublié dans les étapes précédentes, un message d erreur apparaîtra. 1. Cliquer sur «OK». 2. Pour consulter le message d erreur, cliquer sur le qui apparaît à la droite de l état. Pas à pas Demande de rémunération- Appui à la formation 11 de 19

13 3. Cliquer sur l icône pour fermer la fenêtre de message d erreur. 4. Positionner votre curseur dans le champ «Employé» et inscrire le matricule employé. 5. Sauvegarder en cliquant sur l icône dans la barre de boutons en haut à gauche. 6. Cliquer sur le bouton «Action» à droite de l écran et «Compléter» la transaction. 7. Cliquer sur «Confirmer». Si l employé n a pas encore de dossier, il faut envoyer un courriel à la section paie au Service des ressources humaines et financières pour le faire créer. Ayez en main les informations suivantes : nom, prénom, adresse complète, date de naissance, NAS, matricule d étudiant s il y a lieu et date du début de l emploi. P.S. : Pour le NAS, si vous voyez qu il est à Oui dans le SIIG, ne pas l envoyer. Pas à pas Demande de rémunération- Appui à la formation 12 de 19

14 Si vous obtenez ce message : Vous devez communiquer par courriel avec le secteur rémunération pour qu il puisse prolonger le lien d emploi. Ayez les informations pertinentes en main. (Nom de la personne, matricule employé et le numéro de DR.) Pas à pas Demande de rémunération- Appui à la formation 13 de 19

15 Consultation et validation des paiements 1. Cliquer sur le bouton «Cédule» à droite de l écran pour consulter et valider la répartition des paiements par période de paie. Les montants s inscriront dans la colonne «Montant» seulement lorsque les montants seront versés. 2. Cliquer sur l icône pour retourner à l écran de demande de rémunération. 3. Cliquer sur le bouton «Action» en haut à droite de l écran. 4. Cliquer sur le bouton «Transmettre approbation requérant» dans la colonne «Cycle transactionnel» (seulement après vérification de la paie). 5. Cliquer sur «Confirmer». Pas à pas Demande de rémunération- Appui à la formation 14 de 19

16 Vous pouvez visualiser l historique ou l état pour l avancement d une demande dans chaque fenêtre où il y une action possible. Cliquer sur le bouton «Historique / État» en haut à droite pour visualiser les opérations effectuées. Votre demande de rémunération est maintenant terminée! Pas à pas Demande de rémunération- Appui à la formation 15 de 19

17 Quelques particularités intéressantes Informations sur le personnel étranger Pour être en règle, un employé étranger doit avoir un permis de séjour ou de travail valide. Il doit être accompagné d un NAS. Ces documents doivent être envoyés au secteur paie du Service des ressources humaines et financières pour être saisis. Pas à pas Demande de rémunération- Appui à la formation 16 de 19

18 Pas à pas Demande de rémunération- Appui à la formation 17 de 19

19 Particularité de la validation étudiante Lorsque la validation étudiante a été ignorée sur une demande de rémunération qui se trouve à l état Complété par le département et qu au moment de simuler la dépense, un message d erreur apparaît, il faut retourner à l état initial pour faire le changement. Dès que nous retournons à l état Complété, la validation étudiante n est plus là. À cette étape, la validation étudiante ne peut être ignorée. C est pourquoi le Retour à l état initial est essentiel pour finaliser la demande de rémunération dans cette situation. Pas à pas Demande de rémunération- Appui à la formation 18 de 19

20 Pas à pas Demande de rémunération- Appui à la formation 19 de 19

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