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1 Ges%on documentaire

2 Concept : La ges%on documentaire Numériser et indexer vos documents papiers Indéxer vos documents numériques (Word, excel, powerpoint...) Archivage de vos documents papiers Serveur documentaire ou sont indexés vos documents Rechercher, consulter, modifier Connectez-vous sur l espace de travail

3 Explica%on : La ges%on documentaire La Ges%on Électronique des Documents ou GED désigne un procédé informa%sé visant à organiser et gérer des informa%ons et des documents électroniques au sein d'une organisa%on. Il met principalement en oeuvre des systèmes d'acquisi%on, de classement, de stockage, d'archivage des documents (exemple d u%lisa%on : la numérisa%on de masse de documents papiers). La GED par%cipe aux processus de travail collabora%f, de capitalisa%on et d'échanges d'informa%ons. C'est un processus de finalité qui découle du cycle de vie du document. La GED peut permelre un gain de temps et d'argent énorme pour les organisa%ons. En effet, elle permet l'indexa%on des documents et surtout la numérisa%on qui comprime le «volume papier». La GED fait appel à des algorithmes sta%s%ques afin de classer et retrouver les documents par per%nence.

4 Explica%on : L indéxa%on des documents L'indexa%on cons%tue la descrip%on du document et de son contenu en vue de faciliter son exploita%on. On dis%ngue à ce %tre : L'indexa,on par type : elle offre une descrip%on formelle du document en u%lisant ses métadonnées (type, auteur, %tre, source, date, etc.) Exemple : Une image de plan avec un nom de chan%er, un numéro de dossier. Il pourra être recherché par le biais de liste de catégories de la même façon que les vues sous M- Files. Type Titre Date Version Auteur... L'indexa,on par mots- clés : elle vise plutôt le contenu du document pour faciliter les opéra%ons de recherche. La créa%on de fichier PDF texte, permet de rechercher dans le contenu. La recherche se fait de la même façon que le moteur de recherche Google

5 Explica%on : Le workflow On appelle workflow la modélisa%on et la ges%on informa%que de l'ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisa%on d'un processus mé%er. Le terme de «workflow» pourrait donc être traduit en français par «ges%on électronique des processus mé%er». De façon plus pra%que, le workflow décrit le circuit de valida,on, les tâches à accomplir entre les différents acteurs d'un processus, les délais, les modes de valida%on, et fournit à chacun des acteurs les informa%ons nécessaires pour la réalisa%on de sa tâche.

6 La probléma%que Sans ges%on documentaire - Augmenta%on du volume des dossiers - Augmenta%on des types/formats de documents, des versions - Documents mal classés - Documents perdus / Coût de récréa%on - Processus complexes - Photocopies et fichiers redondants - Temps de recherche, d accès, de traitement

7 Les résultats / Les avantages Avec la ges%on documentaire Produc,vité augmentée : - Circula%on du document - Intégra%on des processus - Traitement du document - La traçabilité des documents - Une ges%on plus efficace du cycle de vie des documents / Archivage Coûts diminués : - Gain d espace au sol - Gain d argent, diminu%on des consommables, du volume papier, de la masse salariale - Gain de temps, pour la diffusion, la recherche de documents. Savoir pour tous et protégé : - Ges%on du fonds documentaire, partage - Préserva%on du document - Un nombre illimité d'accès u%lisateurs, communica%on aux %ers - La simplifica%on des méthodes de recherche d'informa%ons, accès immédiat - La naissance d'une véritable base de données de connaissances Améliora,on constante de la qualité : - Service client op%misé - Condi%ons de travail plus faciles - Adaptabilité et évolu%on possible du logiciel

8 Pour qui? Pour quoi? la ges%on documentaire La ges%on des documents qualité : Procédures Instruc%ons Modes opératoires Norme ISO La ges%on des documents techniques : Fiches techniques Documents d ingénierie Plans CAO La ges%on des documents administra%fs : Courriers Formulaire vacances Formulaire notes de Frais Liste téléphone

9 Pour qui? Pour quoi? la ges%on documentaire La ges%on des documents commerciaux : Courrier Commandes Factures Relances clients Bon de livraison Tableaux de bord La ges%on des documents liés à une affaire : Note Offre Devis Contrat Courrier La ges%on des documents RH : Contrat de travail CV LeLre de mo%va%on dossier salarié Annonces passées

10 La ges%on documentaire Numériser et indexer vos documents papiers Traitement du document OCR, Code Barre, Word, Excel Serveur de document Recherche, Archivage, accès Web

11 Numériser et indexer Sur nos MFP : - Numérisa%on dans Autostore en ajoutant une VM Card pour ac%ver le JAVA - Numérisa%on noir & Blanc et couleur - Numérisa%on par lot : Max 100 pages - Indexa%on directement sur le MFP

12 Traitement du document Destination Capture OCR- Text Searchable PDF Améliora,on d image Reconnaissance de code barre Encryptage Conversion de format Zone OCR Process du document CX Print SA - Plane- Ville Chamoson - Tél Fax

13 Fonc%onnalités de Autostore Express Capture Process Route Poll Directory Ricoh TWAIN Scanners AutoCapture ABBYY FineReader 8 (format conversion) Basic Image Mgmt Linear Barcode Directory Services No%fica%on Op%on Zonal OCR Knowledge Package Builder/Loader LAN Fax MS SharePoint 2003 MS SharePoint 2007 Mul% Router Lotus Notes Send to Folder Send to FTP Send to Mail Recipient Send to Printer Send to Database

14 Serveur de document Serveur de document M- Files Accès Web Travail collabora,f Archivage Recherche, consulta,on, indéxa,on, modifica,on Sécurité No,fica,on

15 Secteurs d ac%vités de M- Files

16 Fonc%onnalités de M- Files Intégra%on complète à Windows - Glissez directement documents ou dossiers dans l arborescence de M- file - Enregistrez directement vos documents dans M- file à par%r de vos applica%ons bureau%ques - Modifiez directement vos documents contenus dans M- file à par%r de vos applica%ons - M- file est vu comme une unité dans votre explorateur Windows au même %tre que votre disque dur ou lecteur CD.

17 Fonc%onnalités de M- Files Recherche puissante - Pour indexer et rechercher les informa%ons, M- file u%lise Firebird embeded un puissant et rapide moteur de recherche. - La recherche s effectue dans des métas data prédéfinies ou directement dans le contenu du document - Le système de «vue» de M- file permet la recherche de ce document par un filtrage simplifié.

18 Fonc%onnalités de M- Files No%fica%on - Les u%lisateurs peuvent recevoir des no%fica%ons (abonnement, alerte) sur des évènements, prédéfinies dans M- file.

19 Fonc%onnalités de M- Files Flux de travail ou Worflow - Un document peut passer par plusieurs étapes de valida%on et à la possibilité d être validé ensuite

20 Fonc%onnalités de M- Files Historique et versionning - Chaque fichier modifié est incrémenté d une nouvelle version (pour les documents Word, excel ) - Possibilité de changer la version vue de tous(actuelle) par une version précédente.

21 Fonc%onnalités de M- Files Sécurité - On se connecte à M- files soit par un iden%fiant créé dans M- file, soit par le biais de Windows, soit par un ac%ve directory. - Ges%on des autorisa%ons sur le contenu de M- file (avec les groupes ou u%lisateurs)

22 Fonc%onnalités de M- Files Stockage et archivage - Un module d archivage permet d exporter des documents ou des versions en fonc%on de la date de ceux- ci dans un espace d archivage qui permelra de vider, neloyer l espace de stockage actuel du serveur M- file documents par coffre. On peut très bien définir un coffre par service puis lorsque le document est âgé d une certaine date on peut le basculer en archivage.

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