Section 3. Documents constitutifs : Acte constitutif. Section 2. Informations administratives importantes

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1 Section 2. Informations administratives importantes numéros d enregistrement coordonnées clés calendrier organisationnel Section 3. Documents constitutifs : Acte constitutif Certificat de constitution ou lettres patentes Demande de constitution ou acte d association Dispositions clés (des règlements administratifs ou des statuts constitutifs) - facultatif Règlements administratifs ou statuts constitutifs Loi régissant la société - facultatif Vous n êtes pas tenu par la loi de classer ces informations ici, mais c est une très bonne idée de le faire! Statuts et autres un organisme de Tous les statuts et autres documents régissant un organisme de est date de révocation de l enregistrement de l organisme de Même si la loi ne vous oblige pas à créer et déposer au dossier un résumé des dispositions clés de vos règlements administratifs, cela s avère important pour votre organisme de, en particulier pour comprendre vos obligations en matière d observation de la loi, régler les conflits relatifs à la gouvernance, ou assurer la transparence de vos activités. Dans ces cas, vous voudrez pouvoir accéder facilement et rapidement à ces informations! Les modifications aux règlements administratifs devraient être regroupés avec les règlements administratifs. Classez ici les règlements administratifs modifiés. L ARC ne vous oblige pas à conserver une copie de la loi régissant votre société dans vos dossiers, mais c est une bonne idée d en déposer une ici pour pouvoir y accéder facilement.

2 Section 4. Documents constitutifs : Statut d organisme de Avis d enregistrement Objectifs - facultatif Tous les documents et règlements régissant Tous les statuts et autres REMARQUE : cela comprend votre avis d enregistrement tant que l organisme de est date de révocation de l enregistrement de l organisme de Souvenez-vous que vos objectifs sont déjà inclus dans vos documents constitutifs, à la Section 3. Classer vos objectifs ici peut aider votre organisme de, puisqu ils sont si essentiels au travail que vous faites en tant qu organisme de. Section 5. Documents constitutifs : Procès-verbaux Réunions des administrateurs Assemblées générales annuelles et rapports annuels Réunions des membres Comités du conseil d administration Réunions du personnel - facultatif Comptes rendus de réunions Tous procès-verbaux des réunions des administrateurs et des cadres Tous procès-verbaux des réunions des membres tant que l organisme de est date de révocation de l enregistrement de l organisme de Il n est pas nécessaire de conserver les procès-verbaux de toutes les réunions des comités. Il peut y avoir un certain intérêt à documenter les délibérations et les procédures des comités essentiels, tel que les comités de campagne de financement et les comités des finances. Conservez les procès-verbaux officiels et faites des rapports officiels au conseil d administration quant aux décisions principales.

3 Section 6. Documents constitutifs : Politiques et procédures Statuts et autres Tous les statuts et autres REMARQUE : cela comprend les politiques et les procédures est date de révocation de l enregistrement de l organisme de Section 7. Documents financiers États financiers Grand livre général et autres grands livres CONSEIL : même si vous utilisez un logiciel, il est recommandé d imprimer régulièrement une copie ou les dossiers Relevés bancaires CONSEIL : n utilisez pas les «relevés électroniques». Il vous faut une copie de vos chèques. Comptes de dépenses CONSEIL : Organisez-les par compte/catégorie et par date. Feuilles de travail du comptable Accountant s working papers Feuilles de paie CONSEIL : même si vous utilisez un logiciel, il est recommandé d imprimer régulièrement une copie ou les dossiers Pièces justificatives (factures, justificatifs, bons de commande, contrats, reçus et bordereaux de dépôt bancaire) CONSEIL : organisez-les par mois et par numéro de compte. Inventaires Grand livre général Autres registres et livres de comptes Autres Le grand livre général ou tout autre livre d inscriptions définitives renfermant le sommaire des transactions reportées d une année à l autre Accords ou contrats spéciaux nécessaires à la compréhension des inscriptions du grand livre général ou de tout autre livre d inscriptions définitives Registres et livres de comptes, ainsi que les comptes et les pièces justificatives, renfermant le sommaire des transactions reportées d une année à l autre de l organisme de États financiers Factures/pièces justificatives l organisme de est date de révocation de l enregistrement de l organisme de l organisme de est date de révocation de l enregistrement de l organisme de l organisme de est date de révocation de l enregistrement de l organisme de l organisme de est date de révocation de l enregistrement de l organisme de

4 Section 8. Déclarations annuelles : Déclaration de renseignements des organismes de s Section 8. Déclarations annuelles : Déclarations annuelles provinciale ou fédérale «Autres» Formulaires T3010A et T3010B six ans après le dernier jour de l année d imposition à laquelle se rapporte le document deux après la date de révocation de l enregistrement de l organisme de «Autres» Déclarations annuelles provinciale ou fédérale six ans après le dernier jour de l année d imposition à laquelle se rapporte le document date de révocation de l enregistrement de l organisme de

5 Section 9. Reçus officiels aux fins de l impôt Section 10. Autres informations opérationnelles que devrait conserver Registres liés aux dons Duplicata des reçus émis pour des dons (autres que les dons sur une durée de 10 ans à des organismes de s) Tous les documents concernant les dons sur une durée de 10 ans fin de la dernière année civile à laquelle les reçus s appliquent est date de révocation de l enregistrement de l organisme de L ARC ne spécifie pas de durées de conservation particulières pour ce type de documentation secondaire, mais il est sage de la conserver pendant six ans après la fin de la dernière année d imposition à laquelle les documents s appliquent, date de révocation de l enregistrement de l organisme de. Rappelez-vous il incombe à l organisme de de prouver qu il a mené et continue de mener des activités de. Cela ne veut pas dire que vous devez conserver tous les documents, mais uniquement ceux qui concernent votre admissibilité en tant qu organisme de. Si vous avez des contraintes au niveau de l espace, vous pourriez envisager de conserver ces documents au format électronique plutôt qu en version imprimée.