Soumission par mail Guide de mise en place

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1 Soumission par mail Guide de mise en place Version /09/2012

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3 Table des Matières 1. Contexte Vocabulaire Lancement d'une procédure AlarmTILT Utilisation Format du mail Entêtes Corps du message Corps de message structuré Corps de message non-structuré Exemple 1: Déclenchement de Procédure sans paramètre particulier Exemple 2: Déclenchement de Procédure avec paramètres Exemple 3: Déclenchement de procédure avec des destinations Envoi de message à des contacts AlarmTILT Utilisation Format du mail Entêtes Corps du message Exemple: Envoi d'un message simple Envoi de message à une adresse externe Utilisation Format de mail Entêtes Corps du message Exemples Envoi de Notification VOIX (VOICE) Envoi de notification Envoi de Notification SMS Lancement rapide d'un message AlarmTILT Utilisation Format de mail Entêtes Corps du message Exemples Surveillance de connectivité Utilisation Format de mail Entêtes Corps du message Exemples Fichiers attachés Lancement de procédure avec fichier attaché Envoi d'un message simple avec fichier attaché Envoi de notification avec fichier attaché Recommandations globales Suivi d'envoi...15 Pages : 3 de 16

4 1. Contexte Ce document décrit l'utilisation de mail comme interface vers les services AlarmTILT. Trois types de services sont utilisables avec cette interface : lancement d'une de vos procédures AlarmTILT avec des paramètres simples, envoi de message à vos contacts AlarmTILT, envoi de message à une liste de destinations libres (destinations non référencées explicitement en tant que contact dans l'annuaire), sur un média spécifique, envoi de message à des contacts AlarmTILT prédéfinis, surveillance de connectivité 2. Vocabulaire Quelques termes utilisés tout au long de ce document: Token Utilisateur un code identifiant un utilisateur AlarmTILT Token de Procédure un code identifiant une procédure AlarmTILT Paramètre de Procédure variable définie dans le formulaire de la procédure. Destinations Le nom d'un contact AlarmTILT une adresse libre. Nom de contact AlarmTILT le nom d'un contact (contact, groupe ou sélection dynamique) dans la vue Annuaire. Pages : 4 de 16

5 3. Lancement d'une procédure AlarmTILT 3.1 Utilisation Contexte : lancement d'une procédure avec paramètres via un mail structuré de façon à pouvoir définir la valeur de chaque paramètre de la procédure. Dans le cas ou seule la destination du mail peut être paramétrée, il est possible d'utiliser un mail non structuré et d'utiliser les paramètres standard dans la définition de la procédure : subject pour le sujet du mail et body pour le corps du mail. L'adresse mail de destination à utiliser est spécifique à un utilisateur. Cet mail est affiché dans les menus Déclencheurs Externes / Procédures dans la vue détail d'une procédure. Cette vue présente également l'ensemble des comptes pouvant utiliser le mail comme déclencheur. Dans le cas ou le mail n'apparaît pas, un bouton permet de créer cette adresse. L'adresse mail est formatée de la sorte : 3.2 Format du mail Le format utilisé est basé sur la norme standard RFC 5322 avec les spécificités suivantes : Entêtes De: A: ou Copie: ou Copie Cachée: Sujet: Sans objet Si le mail est structuré : sans objet Si le mail n'est PAS structuré : utilisé comme un paramètre subject Corps du message Le corps du message peut être structuré pour correspondre aux paramètres de la procédure ou être non structuré. Il consiste soit en : Corps de message structuré un simple message text dans le cas d'un mail simple non MIME une partie text/plain dans le cas d'un message MIME. La première partie text/plain trouvée est prise en considération. Le corps du message inclut les paramètres de la procédure (donc les destinations). Pour définir un paramètre, on utilise le nom du paramètre entouré de crochet [], puis la valeur du paramètre est définie à partir de la ligne suivante. Pages : 5 de 16

6 Le paramètre [destinations] est composé de une ou plusieurs lignes avec le nom d'un contact AlarmTILT par ligne. La liste de ces paramètres est obligatoirement entourée de au tout début et à la fin. Exemple Voici un exemple du corps d'un mail pour une procédure avec les paramètres suivants: Contacts.S001 contiendra les destinations à alerter au cours de l'exécution de la 1ère étape de la procédure, paramname1 comme un paramètre texte, paramname2 comme un paramètre texte, paramname3 comme un paramètre texte sur plusieurs lignes [Contacts.S001] FirstName1 LastName1 FirstName2 LastName2 FirstName3 LastName3 [paramname1] paramvalue1 [paramname2] paramvalue2 [paramname3] paramvaluetextmultiline paramvaluetextmultiline paramvaluetextmultiline paramvaluetextmultiline paramvaluetextmultiline Corps de message non-structuré Si le mail ne contient aucun texte défini avec une section entourée par et, le corps du message est considéré comme la valeur d'une variable nommée BODY et le contenu du sujet du mail sera le contenu de la variable SUBJECT. 3.3 Exemple 1: Déclenchement de Procédure sans paramètre particulier Contexte: Le mail généré ne peut pas être modifié, ou la procédure n'a pas besoin de paramètres. To: Subject: The System - task 125 has finished Dear user, Your task 125 has successfully finished. Sincerely, The System. Pages : 6 de 16

7 3.4 Exemple 2: Déclenchement de Procédure avec paramètres Contexte: Le mail peut être paramétré et la procédure a inclus les variables «tasknumber», «taskstatus» et «author» au sein de son formulaire de lancement. Les destinations sont prédéfinies au sein de chaque étape de la procédure. To: [tasknumber] 125 [taskstatus] finished [author] The System 3.5 Exemple 3: Déclenchement de procédure avec des destinations Contexte: Le mail peut être paramétré et la procédure a inclus les variables «tasknumber», «taskstatus» Les destinations sont prédéfinies au sein de chaque étape de la procédure, mais peuvent être modifiées éventuellement au déclenchement de la procédure (une variable «Contacts.Snnn» est dans ce cas présente dans la définition du formulaire de lancement) To: [Contacts.S001] Duke Nukem Ally Mc Beal SWAT TEAM [tasknumber] 125 [taskstatus] finished [author] The System Pages : 7 de 16

8 4. Envoi de message à des contacts AlarmTILT 4.1 Utilisation Contexte : l'envoi de message à un contact AlarmTILT sur un canal ou média spécifique avec un sujet et un corps de message défini. L'adresse mail de déclenchement à utiliser est affichée dans le modules Déclencheurs Externes / Message et notification accessible par votre accès administrateur. Cette vue liste les utilisateurs autorisés et leur adresse de déclenchement associées. L'adresse mail de déclenchement est formatée de la façon suivante : 4.2 Format du mail Le format utilisé est basé sur la norme standard RFC 5322 avec les spécificités suivantes : Entêtes De: Pour: ou Copie à: ou Copie cachée à: Sujet: Sans objet Sans objet Corps du message Ci dessous le tableau des paramètres pour le corps du message : Nom du paramètre Description Valeurs possibles Requis destinations Destinataires Chaque ligne correspond au label d'un contact AlarmTILT toujours subject Sujet du message Une ligne de texte toujours body Corps du message Texte multi-ligne toujours Un paramètre est déclaré grâce à l'utilisation de son nom entouré de crochets. La valeur associé débute à la ligne suivante. Dans [destinations], chaque ligne correspond à un contact AlarmTILT. et sont requis pour encadrer les paramètres soumis. Pages : 8 de 16

9 4.3 Exemple: Envoi d'un message simple Contexte: Un envoi de message à des contacts AlarmTILT, Le corps du message peut être paramétré. To: Body: [destinations] Duke Nukem Ally Mc Beal [subject] The System - task 125 has finished [body] Dear user, Your task 125 has successfully finished. Sincerely, The System. 5. Envoi de message à une adresse externe 5.1 Utilisation La principale utilisation est l'envoi de message à une ou plusieurs adresses (numéro de téléphone, mail,...) via un canal d'acheminement spécifique (sms, voice,...) avec un sujet (si besoin) et un corps de message. Ce mode d'utilisation permet de notifier des personnes non présentes dans l'annuaire AlarmTILT. L'adresse mail de déclenchement à utiliser est affichée dans le modules Déclencheurs Externes / Message et notification accessible par votre accès administrateur. Cette vue liste les utilisateurs autorisés et leur adresse de déclenchement associées. L'adresse mail de déclenchement est formatée de la façon suivante : Pages : 9 de 16

10 5.2 Format de mail Le format utilisé est basé sur la norme standard RFC 5322 avec les spécificités suivantes : Entêtes De: A: ou Copie à: ou Copie caché à: Sujet: Sans objet Sans objet Corps du message Nom du paramètre Description Valeurs possibles Requis media Le canal ou média à utiliser pour envoyer le message VOICE SMS toujours language FR EN Si le média est de type VOICE : Obligatoire. DE NL Sans objet sinon. destinations Destination du message Chaque ligne correspond à une adresse de destination. toujours subject Sujet du message Une ligne de texte Si le média est de type Obligatoire. Sans objet sinon. body Corps du message Texte multi-ligne NB: si le média est de type VOICE, il est possible d'utiliser des balises spécifiques voir le document AlarmTILT Webservice dans la section Extended Support for Voice Notification. toujours Pages : 10 de 16

11 5.3 Exemples Envoi de Notification VOIX (VOICE) To: [media] VOICE [language] FR [destinations] XXXX [body] paramvaluetextmultiline paramvaluetextmultiline paramvaluetextmultiline paramvaluetextmultiline paramvaluetextmultiline Envoi de notification To: [media] [destinations] [subject] subject value [body] paramvaluetextmultiline paramvaluetextmultiline paramvaluetextmultiline paramvaluetextmultiline paramvaluetextmultiline Envoi de Notification SMS To: [media] SMS [destinations] [body] paramvaluetextmultiline paramvaluetextmultiline paramvaluetextmultiline paramvaluetextmultiline paramvaluetextmultiline Pages : 11 de 16

12 6. Lancement rapide d'un message AlarmTILT 6.1 Utilisation Dans certains cas, le contenu du mail ne peut être paramétré. L'utilisation de la fonctionnalité lancement rapide est adaptée à ce contexte. Elle permet de pouvoir prédéfinir les destinations dans l'interface web AlarmTILT et utilise le corps du texte comme variable body ainsi que le sujet du mail comme variable subject. L'adresse mail de déclenchement à utiliser est affichée dans le modules Déclencheurs Externes / Message et notification accessible par votre accès administrateur. Cette vue liste les utilisateurs autorisés et leur adresse de déclenchement associées. L'adresse mail de déclenchement est formatée de la façon suivante : Si aucune destination n'est prédéfinie, le destinataire par défaut est l'utilisateur propriétaire du mail de déclenchement. 6.2 Format de mail Le format utilisé est basé sur la norme standard RFC 5322 avec les spécificités suivantes : Entêtes De: A: ou Copie à: ou Copie caché à: Sujet: Sans objet le contenu du sujet du mail sera le contenu de la variable SUBJECT Corps du message Le corps du message est considéré comme la valeur d'un variable nommé BODY. 6.3 Exemples To: Subject: The System - task 125 has finished Dear user, Your task 125 has successfully finished. Sincerely, The System. Pages : 12 de 16

13 7. Surveillance de connectivité 7.1 Utilisation La surveillance de connectivité est une fonctionnalité qui permet de vérifier la connectivité grâce à l'envoi régulier de mail. Le système attend au minimum 1 mail par heure pour considérer la connectivité comme bonne. Dans le cas contraire une notification est déclenchée. De même lors du retour à un état stable, une notification est déclenchée pour vous avertir du retour à la normale. L'adresse mail de déclenchement à utiliser est affichée dans le modules Déclencheurs Externes / Clients de communication accessible par votre accès administrateur. Cette vue liste les différentes connectivités que vous surveillez. Il est possible d'en ajouter (menu de gauche), de les éditer, de les activer ou désactiver. L'adresse mail de notification est formatée de la façon suivante : 7.2 Format de mail Le format utilisé est basé sur la norme standard RFC 5322 avec les spécificités suivantes : Entêtes De: A: ou Copie à: ou Copie caché à: Sujet: Sans objet Sans objet Sans objet Corps du message 7.3 Exemples To: Subject: a useless subject a useless body text Pages : 13 de 16

14 8. Fichiers attachés Les fichiers attachés sont supportés. Si le corps du message contient une section entourée de et, les noms de fichiers attachés doivent être spécifiés dans les paramètres. Sinon tous les fichiers attachés seront associés à l'étape 1 de la procédure (attachments.s001). 8.1 Lancement de procédure avec fichier attaché Contexte: Le message peut être paramétré et la procédure a des paramètres définis, La procédure a des destinations définies par défaut, L'étape 1 traite les fichiers attachés. To: [tasknumber] 125 [taskstatus] finished [author] The System [attachments.s001] test1.pdf 8.2 Envoi d'un message simple avec fichier attaché En assumant que le mail contient un fichier attaché nommé test1.pdf. To: Body: [attachments] test1.pdf [destinations] Duke Nukem Ally Mc Beal [subject] The System - task 125 has finished [body] Dear user, Your task 125 has successfully finished. Sincerely, The System. Pages : 14 de 16

15 8.3 Envoi de notification avec fichier attaché En assumant que le mail contient un fichier attaché nommé test1.pdf. To: [media] [language] FR [destinations] [subject] sujet test [attachments] test1.pdf [body] body test test test 9. Recommandations globales Le mail soumis doit être aussi simple que possible (le plain/text est préférable au html) avec un contenu de taille raisonnable. Un mail de taille supérieure à 5 Mo est rejeté sans préavis. Un mail envoyé du même émetteur plus de 10 fois endéans 60 secondes est considéré comme abusif et est rejeté sans préavis. Un mail envoyé du même domaine plus de 100 fois endéans 90 secondes est considéré comme abusif et est rejeté sans préavis. 10. Suivi d'envoi Le système supporte le DSN (delivery status notification). Vous pouvez ainsi recevoir un statut de réception de la part de notre serveur mail, positif ou négatif suivant le contexte. Ce rapport indique uniquement si la distribution du mail à notre serveur s'est effectuée avec succès mais n'indique pas d'erreur de traitement dû à une mauvaise identification ou des paramètres défectueux ou de façon plus générale une mauvais configuration du contenu du mail. Dans le cas d'envoi abusif, la notification de réception sera négative. Pages : 15 de 16

16 Pour plus d'informations M-PLIFY S.A. 21, Rue Glesener L-1631 Luxembourg Pages : 16 de 16

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