Visa pour Ecti. ASSOCIATION RECONNUE D UTILITÉ PUBLIQUE SIRET CODE APE 9499Z

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1 Visa pour Ecti ASSOCIATION RECONNUE D UTILITÉ PUBLIQUE SIRET CODE APE 9499Z Juin 2012

2 BIENVENUE À ECTI Page 2 Vous venez d adhérer à Ecti et nous vous en remercions. Peut-être vous posez-vous quelques questions sur notre organisation? Ce petit livret devrait vous permettre de trouver les réponses que vous cherchez. Vous serez informé régulièrement des activités d Ecti et vous pouvez consulter notre site intranet à tout moment. Il est important que vous définissiez avec votre Délégué départemental la nature de votre engagement à Ecti : participer au fonctionnement de l association au siège ou localement ; participer au développement d un ou plusieurs de ses domaines d activité : Entreprises, Collectivités Territoriales ou Insertion professionnelle, en France et à l International ; effectuer des missions en France et à l Internationale L action d Ecti ne se conçoit qu en équipe. Votre engagement est déterminant pour votre propre satisfaction et pour la bonne marche de notre association. Bernard Cottrant Président

3 SOMMAIRE Page 3 Fondamentaux Organisation générale Organigramme Missions Remboursement de frais Communication Participer à la vie d Ecti

4 LES FONDAMENTAUX Page 4 Ecti est une association indépendante (loi de 1901), créée en 1974, sans but lucratif et reconnue d utilité publique. Ecti a le statut d ONG. Voir Projet associatif ci-après Voir Charte de l Ectien dans Intranet/Adhésions/3.documents Pour se connecter, tapez : L intranet ECTI est un outil de recherche des informations utiles à la vie de l association. Vous y trouverez notamment : les annuaires des délégations, des Ectiens et du Siège ; Les documents officiels/ administratifs/de communication interne et externe et ceux émanant des différents groupes ; Un accès à vos infos personnelles. Vous êtes responsable de la mise à jour de vos coordonnées. L accès pour l établissement des notes de frais pour les missions France.

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6 Page 6 ORGANISATION Une organisation territoriale La Région Ile-de-France DRAP (Agglomération Parisienne : 75, 92) DREP (Est Parisien : 77, 93, 94) DROP (Ouest Parisien : 78, 91, 95) Province et Outre-Mer 21 Délégations Régionales 89 Délégations Départementales 12 Antennes locales Étranger 46 représentations dans le monde réparties dans différents groupes géographiques : Afrique Sub-Saharienne et Océan Indien; Afrique du Nord (Algérie/Maroc/Tunisie). LA GOUVERNANCE Assemblée Générale Annuelle Approuve le rapport moral et les comptes. Élit les administrateurs. Le Conseil d Administration Comprend les administrateurs dont 6 représentants des délégations régionales et départementales. Définit les orientations stratégiques et élit le Bureau. Le Bureau Assure la gestion de l association : réunion une fois par mois. Le bureau statutaire d Ecti est constitué du: Président : Bernard Cottrant Vice Président Compétences : Etienne Hoepffner Secrétaire Général : Bruno Pétin Trésorier : Xavier de Phily Sont associés au management, les Délégués France et International, le Contrôleur de gestion, le Responsable Communication, le Responsable de l Audit et le Président d honneur.

7 Page 7 ORGANIGRAMME

8 LES MISSIONS Page 8 GESTION DES MISSIONS Les missions à l International sont initiées par les monteurs de missions au sein des groupes géographiques à Levallois. Sur le territoire national, elles sont initiées par les équipes chargées du développement au sein des délégations départementales. Au sein de ces entités, les «responsables de mission» sont habilités à la création administrative des missions et à leur suivi. Le monteur de mission analyse la demande, recherche et propose les intervenants, établit la convention d Ecti avec le demandeur, organise la logistique de la mission, assure le suivi de la mission avec le(s) intervenan(s) et le demandeur, rédige le compte-rendu de mission en liaison avec l intervenant principal. En France, les intervenants sont choisi parmi les adhérents proches du lieu d intervention chaque fois que c est possile, compte tenu des compétences et des disponibilités. Ceci permet de diminuer les frais de déplacement et de faciliter l enracinement local de l association. Toutefois, le recours à des adhérents plus éloignés est toujours possible en cas de besoin, avec l appui éventuel du Groupe Compétences. A l International, les experts sont choisis en fonction de leurs compétences grâce au fichier des adhérents et avec l appui du Groupe Compétences. Les missions se déroulent dans le cadre : soit d une adhésion du bénéficiaire à l association, soit d une contribution spécifique, appelée PFG (Participation aux Frais Généraux).

9 LES MISSIONS (suite) Page 9 L EXPERT EN MISSION En France Pour pouvoir partir en mission, vous devez : Être à jour de votre cotisation Ecti ce qui vous permet de bénéficier des contrats d assurance souscrits par l association (responsabilité civile ; invalidité/décès ; assistance hors France métropolitaine). Avoir signé la convention tripartite. A l International Pour les missions à l étranger, nous vous demandons de vous reporter à «L aide-mémoire de l expert en mission à l étranger» qui est sur intranet. Pour pouvoir partir en mission, vous devez : Être à jour de votre cotisation Ecti, ce qui vous permet de bénéficier des contrats d assurance souscrits par l association (responsabilité civile ; invalidité/décès ; assistance hors France métropolitaine). Avoir signé la convention tripartite. Le «Responsable mission» doit communiquer aux experts retenus par le demandeur toutes les informations concernant l organisation de la mission. Les obligations varient selon les pays concernés : certificat médical nécessaire pour certains pays ; visa nécessaire dans certains pays ; modalités financières. Notes de frais Les frais sont payés à Ecti par le demandeur et Ecti rembourse l expert. Pour les missions effectuées en France, les notes de frais (note de frais rose) doivent être accompagnées des justificatifs correspondants. En France, le fisc n accepte pas, pour les bénévoles, les forfaits journaliers. Pour les missions à l étranger (note de frais bleue), des forfaits journaliers peuvent être acceptés. Vous reporter au «Manuel notes de frais» sur intranet/groupe France (organisation, gestion et information)/d-dossier pour les experts en mission.

10 Page 10 REMBOURSEMEN T DE FRAIS Frais de missions Les frais engagés par l expert en mission sont payés à Ecti par le demandeur et Ecti rembourse l expert sur présentation d une note de frais (imprimé rose). Les notes de frais (imprimé rose) doivent être établies sur intranet (si nécessaire, vous reporter au «Manuel notes de frais» sur intranet) et être adressées au siège après signatures du bénéficiaire et du responsable de mission. Elles doivent être accompagnées des justificatifs correspondants. En France, le fisc n accepte pas, pour les bénévoles, les forfaits journaliers. Votre responsable de mission vous donnera toutes les explication nécessaires. Pour les missions à l étranger (note de frais bleue), des forfaits journaliers peuvent être acceptés. Frais de fonctionnement Les frais engagés par les «Ectiens» pour le fonctionnement de la Délégation, la prospection et les réunions locales et nationales font l objet d une note de frais (imprimé jaune). Cette note est à adresser au Siège après signature du Délégué départemental/régional ou du Responsable du groupe. Celle-ci doit être accompagnée des justificatifs correspondants.. Alternative aux notes de frais de fonctionnement (imprimé jaune) L administration fiscale autorise en déduction du revenu imposable les frais engagés par des bénévole au profit des «organismes sans but lucratif et d intérêt général». Le taux de réduction de l impôt était de 66 % en 2011, sous réserve de ne pas dépasser un montant de dons aux œuvres égal à 20 % du revenu imposable. Chaque Ectien peut donc renoncer à demander à Ecti le remboursement des frais supportés pour le fonctionnement interne de l association (frais kilométriques, petits achats ) suivant une procédure précisée dans une note envoyée à la fin de chaque année. Les frais de mission ne sont pas concernés par cette possibilité. Joindre un RIB à votre première note de frais

11 COMMUNICATION Page 11 Ecti dispose d une charte graphique qu il convient de respecter dans toutes les actions de communication. COMMUNICATION INTERNE Intranet L intranet est à la fois : un outil de stockage et de recherche des informations utiles à la vie de l association, telles que les coordonnées des adhérents ou les notes internes ; Un outil opérationnel mettant à la disposition des Ectiens des logiciels de gestion de certains étapes nécessaires à la réalisation de missions par exemple, la création d une convention en France, la recherche d un adhérent ou la création de certaines notes de frais. Il a pour vocation de remplacer l essentiel de la documentation papier et doit être un outil de travail de base. L accès est restreint aux membres d Ecti et à ses salariés. Chaque utilisateur a accès aux rubriques correspondant à son profil d activité (intervenant, responsable de mission, délégué, etc..). Il ne voit à l écran que le rubriques le concernant. COMMUNICATION EXTERNE Internet Pour informer un ami, un journaliste, une entreprise, une association ou tout autre organisme, vous disposez du site internet et de différents documents dont la liste figure sur intranet dans «Communication». Certains documents sont imprimés et disponibles en libre service au Siège ou sur demande au Groupe France (chemises, fiches «marchés», affiches, etc.). Vous trouverez également des présentations ppt et des documents pour vos relations presse.

12 PARTICIPER A LA VIE D ECTI Page 12 Faire partie d Ecti, c est accomplir des missions opérationnelles en France et à l étranger. C est aussi s impliquer dans le fonctionnement de l association en fonction de vos goûts et de vos attentes. Assister aux réunions d information au Siège ou dans vos délégations. Participer au développement de l association en utilisant son réseau relationnel pour trouver des missions. Participer à des activités fonctionnelles au niveau du Siège ou des instances locales. Les bonnes volontés sont les bienvenues dans tous les domaines administratifs et organisationnels. Faire connaître Ecti dans son entourage. Amener de nouveaux Ectiens.

13 101 rue Jean Jaurès Levallois-Perret, France Téléphone : Télécopie : Courriel : accueil@ecti.org Métro : Louise Michel (ligne 3) Train : Gare SNCF Clichy-Levallois Autobus : Lignes 53, 84,174 Heures d ouverture: 9 à 18 heures