Informations pratiques sur le dossier

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1 VILLE D'ANGOULEME DOSSIER DE DEMANDE DE SUBVENTION Informations pratiques sur le dossier Le Dossier de demande de subvention est destiné à faciliter les relations administratives entre les associations désirant obtenir une subvention de fonctionnement de la part de la Ville d Angoulême et les services de la Ville, notamment en mettant à disposition de ces derniers les éléments permettant de vérifier que l association remplit les conditions requises pour l obtention de l aide sollicitée. Le Dossier de demande de subvention doit également permettre à l association de décrire l utilisation des subventions versées sur l exercice en cours et le dernier exercice clos ainsi que l utilisation prévue de la subvention demandée. Le dossier complet doit être adressé en deux exemplaires avant le 15 octobre 2009 à : Monsieur le Maire d'angoulême Direction des Affaires Financières Hôtel de Ville ANGOULEME Cedex Pièces à joindre à ce dossier Un exemplaire des statuts de l'association, uniquement dans les cas suivants : - pour une première demande de subvention. Dans ce cas, joindre également une copie du justificatif d'insertion au Journal Officiel, - si les statuts ont été modifiés depuis la précédente demande ; Un relevé d'identité bancaire ou postale (à joindre chaque année) ; Une attestation d assurance responsabilité civile et multirisques ; Un pouvoir, si le signataire du dossier n est pas le représentant légal (voir ci-après) ; Une copie des comptes annuels de l'année 2008 (ou du dernier exercice clos) : bilan, compte de résultat et annexes, approuvés et certifiés par le commissaire aux comptes, si l'association en a un, ou à défaut par le président ; Le compte rendu de l'assemblée Générale approuvant les comptes de l exercice 2008 accompagné du rapport du commissaire aux comptes si votre association en a délégué un. (Si l AG n a pas encore eu lieu, le compte rendu pourra faire l objet d un envoi ultérieur, au plus tard dans un délai d 1 mois suivant la date de l Assemblée Générale) ; Le rapport d'activité concernant le dernier exercice clos. Le traitement de votre dossier : Un accusé de réception vous confirmera que votre dossier a été reçu par la Direction des Affaires Financières dans les délais requis Seuls les dossiers complets pourront être instruits L'octroi des subventions résulte d'une décision du Conseil Municipal qui sera prise lors du vote du Budget Primitif 2010 La décision du Conseil Municipal concernant votre demande vous sera notifiée par courrier Si votre demande est acceptée :

2 Vous devrez transmettre à la Direction des Affaires Financières, au plus tard dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice subventionné, conformément à l'article L du Code Général des Collectivités Territoriales : les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexes) approuvés et certifiés par le commissaire aux comptes, si l'association en a un, ou à défaut par le président ; le rapport d activité de votre association. Contenu du dossier (4 parties + Annexe spéciale sports) I -Demande de subvention attestation sur l honneur (page 1) Dans cette partie, il est demandé au représentant légal de l association de s engager sur l exactitude des renseignements fournis, de préciser et signer la demande de subvention auprès de la Ville, et de préciser également le montant global des subventions qui seront sollicitées auprès des organismes publics. La signature par un mandataire est possible à condition que le pouvoir permettant à ce dernier d engager l association soit joint au dossier. II -Renseignements sur l association (pages 1 et 4) II A. Renseignements d ordre administratif et juridique Numéro SIREN ou SIRET : Si l association n est pas encore inscrite au répertoire SIRENE, elle doit demander son inscription directement par courrier à la direction régionale de l'insee compétente pour le département de l association en joignant une copie des statuts de l association et une copie de l extrait paru au journal officiel. Pour la région POITOU-CHARENTES l adresse est la suivante : INSEE DR d'aquitaine 33, rue de Saget BORDEAUX CEDEX La démarche est gratuite et sans contrainte pour l'association. Le numéro SIREN permet d'identifier chaque association de façon unique et facilite les relations avec l'administration. Adresse locale : adresse de l'association Adresse du siège social : si l'adresse du siège social de l'association est différente de l'adresse locale Forme juridique : forme juridique précise de l organisme : association loi 1901, fondation d utilité publique, etc. Objet social : objet social indiqué dans les statuts Affiliations : organisme(s) dont l association est elle-même adhérente (exemple : fédération) L'association est-elle reconnue d'utilité publique? : Le décret d'utilité publique doit concerner l'association elle même. Si l'association elle-même n'est pas reconnue d'utilité publique mais est affiliée à une fédération reconnue d'utilité publique, le mentionner dans la rubrique «affiliations» L'association dispose-t-elle d'un commissaire aux comptes? : Indiquer oui si les comptes de l'association sont certifiés par un commissaire aux comptes professionnel, inscrit sur la liste des commissaires aux comptes. Indiquer non dans les autres cas (ne pas confondre les contrôleurs ou vérificateurs, non professionnels, avec les commissaires aux comptes) Correspondant : coordonnées de la personne à joindre ou à laquelle adresser les courriers Adresse de correspondance : si vous souhaitez que les courriers soient envoyés à une autre adresse que l'adresse locale, indiquez précisément cette adresse. II B. Renseignements concernant la vie de l association Remarque : les documents joints en annexe du dossier (rapport moral, rapport d'activité etc.) peuvent apporter les réponses aux éléments demandés. Merci de compléter malgré tout les rubriques afin de faciliter le traitement du dossier. 1. Description du projet associatif et des activités habituelles Décliner les objectifs généraux de l association en terme d activités principales : contenu, public visé, territoire d intervention 2. Bilan et faits marquants de l'année 2008 Indiquer les principales actions menées en 2008, leurs résultats en nombre de personnes touchées, en terme qualitatifs, financiers, d'impact global pour la Ville d'angoulême, etc. Indiquer le cas échéant les évènements particuliers auxquels l'association a été confrontée. Ville d Angoulême Dossier Demande de subvention 2010 Infos pratiques Page 2 / 7

3 3. Adhérents (années 2008 et 2009) Années et : pour les associations dont la saison se déroule sur 2 années (par exemple si elle correspond à l année scolaire), indiquer respectivement les adhérents de la saison et ceux de la saison Catégorie et domicile des adhérents : détailler le nombre d adhérents par tarif d adhésion (exemple : moins de 18 ans : 5 et adultes : 8 ), en distinguant les adhérents habitant Angoulême, les autres villes de la Comaga et hors Comaga. 4. Ressources humaines (exercice 2008) Exercice 2008 : - pour les associations dont l exercice comptable correspond à l année civile : les nombres de personnes à temps plein, temps partiel et total sont ceux de l effectif au 31/12/ pour les associations dont l exercice comptable est différent de l année civile, ces nombres sont ceux au dernier jour du dernier exercice comptable clôturé (et correspondant aux comptes réalisés présentés dans la partie III) Salariés CDI et CDD : ces colonnes ne doivent pas prendre en compte les salariés en contrats aidés demandés dans la colonne suivante Contrats aidés : contrats de travail bénéficiant d'une aide publique Equivalent temps plein (ETP) : total des durées de travail contractuelles sur l exercice / durée de travail annuelle à temps plein Exemple : si durée annuelle de travail pour un temps plein = heures (35 heures par semaines x 52 semaines), l ETP sur l exercice de : - 1 salarié à temps plein à 35 h/s - 1 salarié à temps plein à 35 h/s recruté en fin d année soient 12 semaines sur l exercice - 1 salarié à temps partiel 20 h/s = (35 x x x 52) / = 1,802 arrondis à 1,8 ETP. Personnel extérieur à l association : personnes effectuant un travail rémunéré pour l association, mais pas rémunéré directement par l association (elles ne font pas partie de son personnel) : personnes mises à disposition (gratuite ou non), intérimaires. Bénévoles : nombre total : estimation du nombre moyen de bénévoles régulièrement mobilisés ETP : estimation des heures passées par les bénévoles pour l association rapportées à un emploi à temps plein. B. 5. Description des principales réalisations en cours Décrire les objectifs qualitatifs et quantitatifs, les moyens mis en œuvre ainsi que les résultats atteints ou visés. B. 6. Description des principales réalisations prévues Décrire les principales actions prévus, leurs objectifs, les moyens mis en œuvre et les résultats attendus (en nombre de personnes touchées, en terme qualitatifs, financiers, d'impact global pour la Ville d'angoulême, etc.) pour l'exercice correspondant à la subvention demandée. III -Comptes de résultat (pages 2 et 3) Merci de remplir cette partie, même si les comptes de l association sont joints par ailleurs. En effet, ce tableau va permettre de comparer l évolution du compte de résultat sur trois exercices. Comptes à indiquer : - Associations dont l'exercice comptable correspond à l'année civile Compte de résultat réalisé de l'exercice 2008 ; Compte de résultat prévisionnel 2009 (prévisions ajustées en fonction des éléments du premier semestre) ; Budget Prévisionnel 2010 Ville d Angoulême Dossier Demande de subvention 2010 Infos pratiques Page 3 / 7

4 - Associations dont l'exercice comptable est différent de l'année civile : Compte de résultat réalisé de l'exercice ; Compte de résultat de l'exercice ( réalisé ou prévisionnel en fonction de la date de clôture des comptes) Budget Prévisionnel de l exercice pour lequel la subvention est demandée. Ne pas oublier de préciser la date de début et de fin du dernier exercice clos. Les comptes de résultat respectent la nomenclature du plan comptable associatif. Si certains comptes doivent être reclassés par rapport aux comptes utilisés par l association, veiller à bien reclasser les 3 exercices de façon homogène pour permettre les comparaisons. Produits Subventions : les associations assujetties à la TVA indiqueront si possible les montants TTC des subventions par financeur et regrouperont sur une ligne distincte, négative, le montant de la TVA à payer correspondante. Evaluation des contributions volontaires en nature Les contributions volontaires en nature seront si possible valorisées. A défaut, indiquer les éléments quantitatifs et qualitatifs permettant d en approcher la valeur. Exemple : locaux mis à disposition : 150 m 2 de bureaux à l année ; salle omnisports de la Grand Font, annexe judo : 4 heures par semaine. Les évolutions significatives de ces comptes de résultat pourront être commentées dans les paragraphes «Description des principales réalisations» de la partie II- B. du dossier (dernière page) IV -Éléments du Bilan (pages 2 et 3) Evolution de la trésorerie et des dettes : montants à la clôture des comptes de l'exercice précédent le dernier exercice réalisé, à la clôture des comptes du dernier exercice réalisé et au 30 juin Les évolutions significatives de ces postes du bilan pourront être commentées dans la partie II- B., dernière page du dossier. V -Annexe spéciale sports Si l association a une ou plusieurs activités sportives, cette annexe doit être complétée (une annexe par activité sportive). Ce même document est proposé sous forme de tableur, à télécharger sur le site Internet de la Ville d Angoulême ( onglet Espace Pro). Les informations pratiques concernant l'annexe spéciale sports, ainsi que la liste des codes NAPS, sont également disponibles sur le site Internet. N. B. : Si les zones prévues dans le formulaire sont insuffisantes, vous pouvez joindre des annexes. Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez vous adresser à : - Marie-Claude STEINER subvention@mairie-angouleme.fr Ville d Angoulême Dossier Demande de subvention 2010 Infos pratiques Page 4 / 7

5 VILLE D'ANGOULEME DOSSIER DE DEMANDE DE SUBVENTION DE FONCTIONNEMENT POUR L'EXERCICE 2010 I - DEMANDE DE SUBVENTION - ATTESTATION SUR L'HONNEUR Je soussigné(e),... (nom et prénom) représentant(e) légal(e) de l'association... déclare que l'association est en règle au regard de l'ensemble des déclarations sociales et fiscales ainsi que des cotisations et paiements y afférent ; certifie exactes les informations du présent dossier ; sollicite auprès de Monsieur le Maire d'angoulême l'obtention pour mon association d'une subvention d'un montant de... Euros, au titre de l'exercice à venir ; précise que cette subvention, si elle est accordée, devra être versée au compte bancaire ou postal de l'association (RIB joint) ; précise que le Budget Prévisionnel 2010 ci-joint prévoit un montant global de subventions publiques de :... Euros. A......, le Signature Pièces jointes à la présente demande (cocher les lignes concernées) : Un exemplaire des statuts de l'association et une copie du justificatif d'insertion au JO (1ère demande) Un exemplaire des statuts modifiés le cas échéant Un relevé d'identité bancaire ou postale (à fournir systématiquement) Une attestation d'assurance Responsabilité Civile et Multirisques Un pouvoir (si le signataire n'est pas le représentant légal de l'association) Une copie des comptes annuels de l'année 2008 Le compte rendu de l'assemblée Générale approuvant les comptes 2008 Association Réservé Administration II - RENSEIGNEMENTS SUR L'ASSOCIATION II A. Renseignements d'ordre administratif et juridique Dénomination : Sigle :... Numéro SIREN ou SIRET :... Adresse locale : téléphone :... télécopie :... Mél :... Adresse du siège social:... (si différente de locale)... Forme juridique :... Date de dépôt des statuts :... Date de publication au J.O. :... Date dernière modification :... Objet social : Affiliations : L'association est-elle reconnue d'utilité publique?... Si Oui, date de publication du décret au J.O. :... L'association dispose-t-elle d'agréments administratifs?... Si Oui, préciser lesquels ci-dessous : agrément :... attribué le :... par :... agrément :... attribué le :... par :... L'association est-elle assujettie aux impôts commerciaux (TVA, IS, TP)?... L'association dispose-t-elle d'un commissaire aux comptes?...

6 III - COMPTES DE RESULTAT : Réalisé 2008 (Exercice clos), Prévisionnel 2009 (Compte de résultat prévisionnel 2009), Budget Prévisionnel 2010 Préciser les dates de début et de fin du dernier exercice clos : du \ \ au \ \ CHARGES Réa 2008 Prév 2009 BP 2010 PRODUITS Réa 2008 Prév 2009 BP 2010 Achats (60) Achats de marchandises Ventes de produits, marchandises, prest. de services (70) Ventes de marchandises (buvette, confiseries,...) Achats d'études et prestations de services Ventes produits Electricité, eau, gaz, combustibles Prestations de services pour Ville d'angoulême Petit équipement (mobilier, matériel) Prestations de services pour autres organismes publics Autres achats Prestations de services autres Produits des activités annexes Charges externes (61/62) Subventions d'exploitation (74) Locations et Redevances de crédit-bail Etat (hors versement CNASEA) Entretien et réparations Etat versements CNASEA (emplois aidés) Personnel extérieur et Honoraires Conseil Régional Transports de biens et Transports collectifs Conseil Général Déplacements, missions et réceptions ComAGA Frais postaux et de télécommunications Ville d'angoulême Autres charges externes Autres... (préciser)... Impôts, Taxes et vers. assimilés (63) Charges de Personnel (64) Autres produits de gestion courante (75) Rémunération du personnel Cotisations des adhérents Charges sociales et Autres charges de personnel Autres produits de gestion courante Autres charges de gestion courante (65) Transferts de charges d'exploitation (791) Autres transferts de charges d'exploitation Dotations aux amortissements, prov. et engagements (68) Dotations aux amortissements Reprises sur amortissements et provisions (78) Dotations aux provisions Reprises sur amortissements Engagements à réaliser sur ressources affectées Reprises sur provisions Report des ressources non utilisées des exercices antérieurs Charges financières (intérêts, agios, ) (66) Charges exceptionnelles (amendes,...) (67) Produits financiers (76) Impôts sur les bénéfices et assimilés (69) Produits exceptionnels (77) TOTAL DES CHARGES TOTAL DES PRODUITS Excédent (si charges < produits) Déficit (si charges > produits) TOTAL GENERAL TOTAL GENERAL EVALUATION DES CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES EN NATURE Secours en nature Bénévolat Electricité, eau, gaz, combustibles Postes Fonjep Locaux mis à disposition Prestations en nature Ville d'angoulême Prestations de services Prestations en nature Comaga Personnel mis à disposition Prestations en nature autres tiers Personnel bénévole Dons en nature TOTAL TOTAL IV - ELEMENTS DU BILAN libellé 31/12/07 31/12/08 30/06/09 libellé 31/12/07 31/12/08 30/06/09 Caisse et comptes courants Dettes Livrets Emprunts et dettes assimilées Valeurs mobilières de placement et autres placements Dettes fournisseurs

7 Composition du bureau (civilité, nom, prénom, n de téléphones auxquels la personne est joignable : fixe, portable) Président : Vice-présidents : Trésoriers : Secrétaires : Correspondant : Qualité : Mél. :... Le cas échéant, jours et heures de permanence :.... Adresse de correspondance :... (si différente adresse locale)... II B. Renseignements concernant la vie de l'association 1. Description du projet associatif et des activités habituelles : Bilan et faits marquants de l'année Adhérents (années 2008 et 2009) : catégorie Domicile Angoulême Comaga Autre nombre tarif unitaire nombre tarif unitaire nombre tarif unitaire Nombre Total année Ressources humaines (exercice ) : En nombre de personnes Salariés CDI CDD Contrat aidés Total Personnel extérieur à l'association Bénévoles Temps plein Temps partiel Nombre total En Equivalent Temps Plein Cumul des cinq salaires annuels bruts les plus élevés, en euros :... Des membres du conseil d'administration perçoivent-ils une rémunération? NON OUI 5. Description des principales réalisations en cours : 6. Description des principaux projets (objectifs et actions) pour l'exercice :