Statuts Administratifs. De l Ordre. Des Prêcheurs

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1 Statuts Administratifs De l Ordre Des Prêcheurs Version approuvée le 30 mai 2013

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3 Table des Matières INTRODUCTION... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. CHAPITRE GENERAL... 1 LE MAITRE DE L'ORDRE ET SON CONSEIL GENERAL... 2 CONSEIL ECONOMIQUE DE L'ORDRE... 2 LE SYNDIC DE L'ORDRE... 4 DATES... 4 BIENS ECONOMIQUES... 6 ORGANISATION ADMINISTRATIVE: CHARTE DE COMPTABILITE... 6 PLAN ECONOMIQUE... 6 BILANS... 6 CONTRATS... 7 BIENS IMMOBILIERS ET MOBILIERS, PATRIMOINE... 7 LIMITES DE DEPENSES... 7 CONTRIBUTIONS ANNUELLES A L'ORDRE... 8 COMPTES BANCAIRES ET INVESTISSEMENTS... 8 ASSURANCE... 8 EMPLOYES LAÏCS... 8 MODIFICATION DES STATUTS... 9 i

4 Statuts Administratifs de l Ordre des Prêcheurs Introduction En accord avec le LCO et le mandat des ACG Rome 2010, 244, les présents Statuts Administratifs de l Ordre des Prêcheurs (l Ordre) complètent et particularisent la législation du LCO qui traite des biens temporels immobiliers et mobiliers, 2 dépendant de l Ordre au niveau de la Curie Généralice et des institutions/couvents/maisons sous la juridiction directe du Maître de l Ordre. Les Provinces devront avoir leurs propres statuts administratifs (cf. 552) Dans notre consécration en tant que religieux, tous les frères partagent une responsabilité pour les questions économiques, financières, et administratives concernant les biens temporels appartenant à l Ordre afin qu il puisse accomplir sa mission apostolique. 2. L administration des biens temporels de l Ordre devra être en accord avec la législation de l Ordre, de l Eglise et la législation civile qui gouverne leur utilisation. 3. Ces statuts sont normatifs pour l administration des biens temporels de l Ordre. Chapitre Général 4. La plus haute autorité de l Ordre est le Chapitre Général. Ses normes et décisions doivent être appliquées par tous les membres de l Ordre pour le bien de ce dernier (cf., LCO 17, 405). 5. Dans les questions économiques et administratives, il appartient au Chapitre Général de : I. déterminer et diriger les activités économiques de l Ordre; II. établir les paramètres pour l organisation et l administration de toutes les questions économiques relatives au Bureau du Syndic et de la vie économique de l Ordre; et III. assurer la conformité dans toutes les questions avec le LCO et la législation de l Ordre à travers un processus comptable transparent Ordo ad mentem n. 552 habeat proprium statutum administrationis a magistro Ordinis cum suo consilio adprobatum Provincia debet habere statutum administrationis, quod sit pars statuti istius, secundum exigentias suas, in quo omnia administrationem bonorum temporalium spectantia pressius determinentur. Hoc statutum in actis capituli provincialis includi debet, et quoad substantiam non de facili mutetur. 2 Dans ces statuts, les biens temporels comprennent aussi bien les biens mobiliers qu immobiliers (cf., LCO 550). 3 Dans ces statuts, le terme Province se réfère aussi aux Vice-Provinces et Vicariats Généraux. Les Statuts Administratifs pour les biens temporels d un Provincial ou Vicariat Régional sont sous la juridiction de leur Province respective. 1

5 Le Maître de l Ordre et son Conseil Général 6. Le Maître de l Ordre gouverne l Ordre avec le consentement et l avis de son Conseil Général (cf., LCO 425). Les questions d importance majeure pour la vie de l Ordre incluent l administration des biens temporels comme mentionné dans la législation de l Ordre et de l Eglise et celle du droit civil. 7. Il appartient au Maître de l Ordre et au Conseil Général : I. d approuver et autoriser tout prêt à une autre entité de l Ordre; II. de traiter avec diligence toute question qui lui est confiée par le LCO (approbation des bilans annuels, rapports financiers, décisions concernant les investissements, etc.) à travers un processus comptable transparent; et III. de mandater des audits annuels ou spécifiques. 8. Le Maître de l Ordre propose et demande l avis de son Conseil Général pour les nominations du Syndic de l Ordre, des Représentants Légaux de la Curie Généralice, des membres du Conseil Economique de l Ordre, et des Présidents de Spem Miram Internatinalis et de la Fondation Dominicaine Internationale (FDI). 9. Le Maître de l Ordre et le Conseil Général approuvent et, si nécessaire, amendent les statuts des différents fonds de l Ordre qui sont administrés par la Curie Généralice. Conseil Economique de l Ordre 10. Le Conseil Economique de l Ordre est l organe ordinaire utilisé par l Ordre pour étudier, juger, évaluer et donner des conseils sur les questions liées à l administration économique. Le travail du Conseil Economique de l Ordre est analogue au Conseil Economique d une Province (cf. LCO ). 11. Les membres du Conseil Economique de l Ordre ainsi que les membres du Conseil Economique Extraordinaire, sont nommés par le Maître de l Ordre après consultation de son Conseil Général. Ceux qui ne sont pas membres ex officio sont nommés pour un mandat de trois ans, qui ne peut être renouvelé qu une seule fois. 12. Le Conseil Economique ordinaire est composé : I. du Syndic de l Ordre (ex-officio) comme président; II. III. du Président de Spem Miram Internationalis; et d au moins quatre autres frères nommés par le Maître de l Ordre. 13. Les réunions du Conseil Economique Ordinaire doivent être convoquées par le Syndic de l Ordre deux fois par an et chaque fois que cela s avère nécessaire. Pour les cas urgents, il est suffisant pour le Syndic de convoquer les membres qui sont à proximité. 2

6 14. Le Conseil Economique Extraordinaire de l Ordre est composé : I. du Syndic de l Ordre (ex-officio) comme président; II. du Conseil Economique ordinaire de l Ordre (cf. art. 12); et III. d au moins deux frères nommés par le Maître de l Ordre, de différentes régions de l Ordre n étant pas déjà représentées au Conseil Economique Ordinaire. 15. Le Conseil Economique Extraordinaire de l Ordre doit être convoqué par le Syndic de l Ordre, tous les trois ans afin de préparer le Chapitre Général. Il doit analyser et recommander la Relatio du Syndic au Maître et à son Conseil Général (cf. ACG Rome 2010, 243). 16. Le Conseil Economique élit son secrétaire parmi ses membres en un seul scrutin. 17. Des laïcs fiables peuvent être invités en tant que periti (experts) aux réunions du Conseil Economique pour des avis et des conseil, selon leur compétence professionnelle (cf., LCO 581, I). 18. Le Conseil Economique a la responsabilité : I. d examiner toutes les questions d administration économique qui lui sont adressées par le Maître de l Ordre et son Conseil Général; II. d examiner les rapports financiers annuels qui doivent être présentés au Maître de l Ordre et à son Conseil Général ou au Chapitre Général ; III. d assister le Syndic de l Ordre dans sa responsabilité d administration économique de la Curie Générale selon les normes de l Eglise et de l Ordre, du droit civil et de ces statuts; IV. d analyser les questions économiques qui concernent les couvents, maisons, et instituts sous la juridiction directe du Maître de l Ordre, en accordant une attention spéciale aux limites établies pour les dépenses fixées par leurs conseils respectifs ; V. d étudier et examiner les bilans et l état des finances des couvents, maisons et institutions sous la juridiction directe du Maître de l Ordre; VI. d examiner ou recommander les projets nécessaires à une bonne administration des biens temporels de l Ordre; VII. d étudier et de faire des recommandations sur les changements des propriétés de l Ordre ; VIII. d étudier et de faire des recommandations pour préserver le patrimoine de l Ordre et assurer des bénéfices adéquats à partir des investissements de l Ordre; IX. de rédiger les procès-verbaux des réunions dans lesquels est conservé la mémoire des décisions et recommandations du Conseil Economique qui doivent être présentées au Maître et à son Conseil Général : 3

7 X. de recommander des amendements à ces statuts au Maître de l Ordre et à son Conseil Général; et XI. de gérer de façon diligente toutes les questions qui lui sont confiés par le LCO à travers un processus comptable transparent. Le Syndic de l Ordre 19. Le Syndic de l Ordre est le frère directement responsable de l administration économique de la Curie Généralice, sous l autorité du Maître de l Ordre. Dans ce rôle, il collabore avec les syndics des Provinces et les directeurs des institutions sous la juridiction immédiate du Maître de l Ordre. 20. Le Maître de l Ordre, après avoir consulté son Conseil Général, nomme le Syndic de l Ordre pour un mandat de six ans (cf., LCO 431, I, II). 21. Le Syndic de l Ordre, dans les questions d administration économique, a la responsabilité de: I. Gérer les dépenses du Maître de l Ordre, aussi bien officielles que personnelles, directement ou à travers le syndic du couvent de Sainte Sabine, et de donner son avis sur les questions économiques; II. Superviser le processus de tenue des comptes pour la Curie Générale et les fonds qu elle gère; III. Superviser les investissements de la Curie Généralice; IV. présenter pour approbation du Maître de l Ordre et de son Conseil Général les rapports financiers et les bilans annuels de la Curie Généralice et ceux des couvents, maisons et institutions sous la juridiction directe du Maître de l Ordre; V. préparer le questionnaire qui détermine les contributions annuelles faites par les Provinces à la Curie Généralice; VI. assurer la conformité avec les lois en ce qui concerne les contrats et la direction du personnel/des employés de la Curie et du Couvent de Sainte Sabine; VII. payer les obligations fiscales et les impôts sur les propriétés de l Ordre aux autorités civiles; VIII. gérer et conserver les archives économiques du Bureau du Syndic ; et IX. Gérer de façon diligente toutes les questions qui lui sont confiées par le LCO à travers un processus comptable transparent. Dates 4

8 22. Les dates de l année fiscale et les principales échéances sont les suivantes : I. L année fiscale de la Curie Généralice commence le 1 er janvier et se termine le 31 décembre. En fonction des apostolats respectifs, certains couvents, maisons et institutions sous la juridiction du Maître de l Ordre peuvent avoir une année fiscale différente, commençant le 1 er juillet et se terminant le 30 juin. II. Pour les couvents, maisons et institutions sous la juridiction du Maître de l Ordre, les rapports financiers (cf., LCO 571) doivent être envoyés aux dates suivantes : (1) Pour les entités suivant le calendrier annuel (1er Janvier 31 Décembre): (a) Les déclarations financières et les rapports de l année fiscale précédente doivent être envoyés avant le 1 er mars. (b) Le budget pour l année fiscale suivante doit être envoyé avant le 1 er octobre. (2) Pour les entités suivant une année fiscale différente: (a) Les déclarations financières et les rapports de l année fiscale précédente doivent être envoyés avant le 1 er octobre. (b) Le budget pour l année fiscale suivante doit être envoyé avant le 1 er mars. Personne Juridique et Représentant Légal du Généralat 23. La loi Italienne reconnaît l Ordre des Frères Prêcheurs comme une personne juridique sous le nom de "GENERALAT Ordre des Frères Prêcheurs (appelés aussi Dominicains)", ayant son siège à Rome, Piazza Pietro d'illiria, 1 (DPR Jan. 21, 1964 n. 44). 24. Les couvents, les maisons ou instituts sous la juridiction immédiate du Maître de l Ordre peuvent être considérés comme une personne juridique séparée selon le droit civil seulement avec l approbation du Maître de l Ordre et de son Conseil Général. 25. La Curie Générale a un représentant légal qui est le frère chargé de représenter l Ordre et d agir en son nom pour tous les actes juridiques d administration ordinaire, selon la loi. I. Le représentant légal de l Ordre est nommé et remplacé par le Maître de l Ordre et son Conseil Général. II. Le représentant légal exerce son office, selon les instructions du Maître de l Ordre (cf., CIC. 118), en accord avec les normes des lois universelles de l Eglise et du droit civil. Il n a pas le pouvoir de prendre des décisions, ni d agir de façon indépendante. III. Le représentant légal peut être appelé au Conseil Général et au Conseil Economique de l Ordre si nécessaire pour intervenir sur des questions légales. Son opinion, cependant, n aura qu une valeur consultative. 5

9 26. Le représentant légal de l Ordre a la responsabilité de : I. Représenter la Curie, en tant qu institution, pour les questions juridiques et fiscales si nécessaire et d assurer la conformité avec les normes fiscales en vigueur; II. Etre le premier signataire sur tous les contrats, instruments et investissements dans les différentes institutions financières qui représentent l administration centrale de l Ordre; III. Assurer la conformité de la comptabilité et de la fiscalité de la Curie Générale avec les normes juridiques en vigueur dans les questions en rapport avec l Etat; IV. Représenter légalement la Curie pour l exécution des contrats ; et V. Signer tous les contrats d embauche avec la Curie Générale et évaluer le travail des employés selon leur contrat et les règles de conduite. Biens Economiques 27. Dans l administration et la comptabilité des biens économiques, les dispositions du droit civil et ecclésiastique doivent être suivies. Une attention particulière doit être accordée aux normes en vigueur concernant le travail, la fiscalité et les impôts. Organisation Administrative: Charte de Comptabilité 28. La Curie Générale aura une charte uniforme de comptabilité et suivra des pratiques de comptabilité standard. Elle adoptera un format uniforme pour présenter les rapports économiques, les budgets et les déclarations financières annuelles. 29. Chaque province fournira des déclarations financières consolidées au Maître de l Ordre, comprenant (mais sans s y limiter) les Déclarations d Activités (Déclarations de revenus), les bilans généraux, les Déclarations de Position Financière (Bilans) etc. Plan Economique 30. Il est essentiel de disposer d un plan économique à court et long terme pour accomplir la mission de l Ordre. Ce plan doit être périodiquement réexaminé par le Syndic de l Ordre et le Conseil Economique. 31. Le plan économique doit inclure une motivation et une justification pour tout projet important au niveau du capital. Les arrangements financiers, les termes des contrat, les justificatifs d appel d offre doivent figurer aussi dans ce plan. Budgets 32. Les budgets pour l Ordre et les couvents, les maisons et les institutions sous la juridiction immédiate du Maître de l Ordre doivent inclure une Déclaration d Activités et une Déclaration de Position Financière avec un projet de revenus et de dépenses, tenant compte des résidus des 6

10 années précédentes, de l augmentation du coût de la vie, et d autres éléments importants, en essayant toujours de fournir des estimations réalistes pour le budget annuel. Contrats 33. Les contrats ayant des implications économiques doivent être rédigés et une copie doit figurer dans les archives de l Ordre, ou des couvents, maisons ou institutions respectives sous la juridiction immédiate du Maître de l Ordre. (cf., LCO ). 34. Le Conseil Economique doit être consulté avant que des locations ou des contrats importants ne soient stipulés (cf., LCO 608 & II). Biens, Mobilier, et Patrimoine 35. Tous les biens et possessions doivent servir l objectif de l Ordre et sa mission. De même que les Provinces, l Ordre ne doit pas accumuler des biens qui ne servent pas son objectif (cf., LCO 32). 36. Dans l administration des biens, l Ordre doit appliquer la législation du Code de Droit Canonique, du LCO, et de l Etat; si cela s avère nécessaire, l Ordre doit demander l avis de laïcs compétents, fiables et professionnels. 37. L Ordre doit dresser une liste de tous les biens et propriétés, y compris les meubles et objets d art qui doivent être conservés (ACG, Cracovie 2004, n. 336). Une copie de cet inventaire, comprenant aussi les locations doit être gardée dans les archives de l Ordre et mise à jour si nécessaire (cf. c CIC). 38. Le Syndic doit garder le plan général de chaque propriété de l Ordre. Ce document doit être accompagné de la description des installations et de leur utilité. 39. L utilisation d un bien de l Ordre par des tiers doit être étudiée et contrôlée afin d éviter que ces derniers n essayent de s arroger des droits sur la propriété du bien, ce qui pourrait en affecter son devenir. 40. Les contrats pour l achat, la vente, l échange et la location d un bien, comme tout autre contrat, devront être préparés par une personne compétente, et être mis à jour selon le droit civil et ecclésiastique. 41. Les locations sont des actes d administration extraordinaires et sont donc sujettes à l approbation de la plus haute autorité compétente (ex : le Maître de l Ordre et son Conseil Général ou le Chapitre Général). Limites des Dépenses 42. Le Maître de l Ordre et son Conseil établiront des politiques en ce qui concerne les dépenses pour les couvents, les maisons et les instituts sous la juridiction immédiate du Maître. Ces politiques devraient spécifier les politiques de dépenses pour établir la somme d argent qu un 7

11 Supérieur peut dépenser seul, celle qu il peut dépenser avec l accord de son conseil, et celle qui demande l accord du Maître de l Ordre. Contributions Annuelles à l Ordre 43. Les contributions annuelles sont faites selon le LCO et les plus récentes décisions du Chapitre Général. Comptes Bancaires et Investissements 44. Les changements aux politiques d investissement de l Ordre requièrent les recommandations du Conseil Economique et l approbation du Maître de l Ordre et de son Conseil Général. 45. Les dépôts bancaires de chaque entité dans l Ordre sont considérés comme la propriété de nos organes légalement reconnus. 46. Aucun frère de peut ouvrir ou posséder un compte ou un investissement personnel quel qu il soit, même offert par un bienfaiteur ou un membre de sa famille. 47. Les syndics du couvent et les directeurs des instituts qui reçoivent des subsides de la part de l Ordre, ne peuvent pas les utiliser pour faire des investissements, sans l autorisation du Maître de l Ordre, et après consultation du Conseil Economique. Assurance 48. Les politiques d assurance de l Ordre doivent être réexaminées par le Conseil Economique qui les recommande ensuite au Maître de l Ordre et à son Conseil Général pour approbation. Ces politiques d assurance comprennent, sans s y limiter, l assurance santé, les retraites, l assurance contre toute responsabilité et l assurance des biens. 49. Les véhicules qui sont la propriété de l Ordre ou d un couvent doivent être assurés de façon appropriée afin de garantir la sécurité des passagers et des conducteurs. (LCO ). Employés Laïcs 50. Tout le personnel employé par la Curie Généralice ou un couvent, une maison ou une institution sous la juridiction immédiate du Maître de l Ordre doit être traité avec équité et charité et rémunéré correctement selon les normes locales en vigueur. Les lois civiles de la juridiction concernant les droits des employés pour l embauche, la cessation d activité, et la démission doivent être appliquées (cf. LCO ). 51. La rémunération doit toujours être effectuée par le biais de la fiche de paye, ou toute autre forme de reçu reconnue comme valable, et doit comprendre toutes les informations nécessaires pour éviter de futurs conflits (journées et heures de travail, heures supplémentaires, etc.). 52. Le syndic en charge supervisera le paiement des salaires et en gardera la trace dans les archives. 8

12 Modification des Statuts 53. Les présents statuts sont approuvés et peuvent être amendés par le Maître de l Ordre et son Conseil Général (cf., LCO 553). Ils prendront effet une fois qu ils auront été promulgués par le Maître de l Ordre. Les présents statuts, normes et règlements ont été approuvés par le Maître de l Ordre et son Conseil Général, le 30 mai Promulgués au Couvent de Sainte Sabine, à Rome, le 5 Juin 2013 fr. Franklin Buitrago Rojas O.P. a secretis fr. Bruno Cadoré, O.P. Maître de l Ordre 9