Prise en charge des frais de transport domicile-travail

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1 Les fiches pratiques de législation Prise en charge des frais de transport domicile-travail MODALITES DE PRISE EN CHARGE EN CAS D UTILISATION DES TRANSPORTS EN COMMUN (OBLIGATOIRE) Principe Abonnements pris en charge Justificatif du titre de transport Montant de la prise en charge Modalités de remboursement Le régime social et fiscal de la prise en charge P.1 P.1 P.2 P. 2 MODALITES DE PRISE EN CHARGE EN CAS D UTILISATION DU VEHICULE PERSONNEL (FACULTATIF) Principe Conditions de prise en charge Salariés exclus Nécessité d un accord collectif Justificatifs Le régime social et fiscal de la prise en charge P.3 P. 4

2 MODALITES DE PRISE EN CHARGE EN CAS D UTILISATION DES TRANSPORTS EN COMMUN PRINCIPE Les salariés qui utilisent les transports en commun ou un service public de location de vélos pour effectuer les trajets entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail bénéficient obligatoirement, de la part de leur employeur, d une prise en charge partielle du prix de leur abonnement. A savoir : lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités représentatives de frais, pour ses déplacements entre sa résidence habituelle et son lieu de travail, d un montant supérieur ou égal à la prise en charge partielle du prix d un abonnement de transport, l employeur peut lui refuser cette prise en charge partielle. ABONNEMENTS PRIS EN CHARGE Titres de transport pris en charge : Abonnements multimodaux à nombre de voyages illimité et abonnements annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimité émis par la SNCF ou toute autre entreprise de transport public de personnes. Cartes et abonnements mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limité délivrés par la RATP, la SNCF, les entreprises privées de transport adhérentes de l organisation professionnelle des transports d Ile-de-France (OPTILE) ou toute autre entreprise de transport public de personnes. Abonnements à un service public de location de vélos. JUSTIFICATIF DU TITRE DE TRANSPORT Le salarié doit remettre ou présenter son titre de transport à son employeur. Une attestation sur l honneur suffit : - Lorsque le titre d abonnement à un service public de location de vélos ne comporte pas les nom et prénom du salarié bénéficiaire, - Pour les salariés intérimaires. MONTANT DE LA PRISE EN CHARGE 50 % du prix du titre d abonnement utilisé, sur la base des tarifs 2 ème classe. Lorsque le titre de transport utilisé correspond à un trajet supérieur à celui strictement nécessaire pour accomplir, dans le temps le plus court, la distance entre la résidence habituelle et le lieu de travail, la prise en charge est effectuée sur la base de l abonnement permettant de faire le trajet strictement nécessaire. 1

3 MODALITES DE REMBOURSEMENT Le remboursement est effectué au plus tard, à la fin du mois suivant celui de l utilisation du titre de transport. Les titres annuels de transport font l objet de remboursements mensuels. Les salariés à temps partiel, pour une durée égale ou supérieure à un mi-temps, bénéficient de la prise en charge de leurs frais de transport dans les mêmes conditions que les salariés travaillant à temps plein. Lorsque le temps partiel est inférieur à un mi-temps, le salarié à temps partiel bénéficie d une prise en charge calculée à due proportion du nombre d heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet. D autres modalités de preuve et de remboursement peuvent être prévues par accord collectif. En cas de changement des modalités de preuve ou de remboursement, l employeur doit en avertir les salariés au moins un mois à l avance. LE REGIME SOCIAL ET FISCAL DE LA PRISE EN CHARGE Exonération d impôt sur le revenu. Cette exonération s applique dans la limite de la prise en charge obligatoire de l employeur (soit 50 % du coût des titres de transport). La prise en charge légale de 50 % des frais de transports collectif des salariés, dans les conditions mentionnées ci-dessus, est exclue de l assiette de calcul des cotisations sociales, ainsi que la CSG et de la CRDS. 2

4 MODALITES DE PRISE EN CHARGE EN CAS D UTILISATION DU VEHICULE PERSONNEL (FACULTATIF) PRINCIPE Les salariés qui utilisent leur véhicule personnel peuvent également bénéficier, sous certaines conditions, d une prise en charge totale ou partielle de leur frais de carburant ou d alimentation électrique. CONDITIONS DE PRISE EN CHARGE Peuvent bénéficier d une prise en charge totale ou partielle de leur frais de carburant ou d alimentation électrique les salariés : dont la résidence habituelle ou le lieu de travail est situé en dehors de la région d Ile-de-France et d un périmètre de transports urbains, ou pour lesquels l utilisation de leur véhicule personnel est rendue indispensable en raison de leurs horaires de travail. SALARIES EXCLUS Sont exclus du bénéfice de cette prise en charge les salariés : bénéficiant d un véhicule mis à disposition permanente par leur employeur avec prise en charge des dépenses de carburant ou d alimentation électrique, logés dans des conditions telles qu ils n ont aucun frais de transport pour de rendre à leur travail, dont le transport est assuré gratuitement par leur employeur. NECESSITE D UN ACCORD COLLECTIF Dans les entreprises comptant au moins une organisation syndicale, la prise en charge des frais de carburant ou d alimentation électrique nécessite un accord entre l employeur et les représentants syndicaux. Dans les autres entreprises, elle est décidée par l employeur après consultation du comité d entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel s il en existe. JUSTIFICATIFS Les salariés doivent fournir les pièces demandées par leur employeur. En cas de changement des modalités de remboursement, l employeur doit en avertir les salariés au moins un mois à l avance. 3

5 LE REGIME SOCIAL ET FISCAL DE LA PRISE EN CHARGE Exonération d impôt sur le revenu dans la limite de 200 par an et par salarié. Les sommes versées par l employeur dans cette limite de 200 sont exonérées de cotisations (parts patronale et salariale) de sécurité sociale, CSG et CRDS, cotisations (parts patronale et salariale) aux régimes de retraite complémentaire AGIRC-ARRCO, y compris AGFF et APEC, cotisations (parts patronale et salariale) au régime d assurance chômage (y compris AGS), taxe d apprentissage, participation formation, etc Mention sur le bulletin de paie : Dans les 2 cas, transport en commun ou véhicule personnel, le montant de la prise en charge des titres d abonnements ou des frais de carburant ou d alimentation de véhicules électriques est mentionné sur le bulletin de paie. Pour en savoir plus Fiche du Ministère du travail Retrouver toutes les fiches pratiques RH de la CCI de Rouen Chambre de Commerce et d Industrie de Rouen Espace Emploi Compétences 10 quai de la Bourse CS ROUEN CEDEX 1 4

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