Frais de déplacement SECRETARIAT SOCIAL UCM. Montants au 01/02/2005. En pratique, comment calculer les frais de déplacement?

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1 SECRETARIAT SOCIAL UCM Agences : Bastogne Charleroi Ciney Dinant Huy La Louvière Libramont LouvainlaNeuve Marche Namur Nivelles Philippeville Tournai Verviers Waremme. ARLON Avenue Nothomb, / BRUXELLES Avenue konrad Adenauer, 6 02/ LIEGE Boulevard. d Avroy, 42 04/ MOUSCRON Place E. de Neckere, 5 056/ MONS Chaussée de Binche, 101 B / NAMUR Chaussée de Marche, / Frais de déplacement Montants au 01/02/2005 Les montants de l intervention patronale dans les frais de déplacement des travailleurs sont augmentés au 01/02/2005 (AR non encore paru ). Par ailleurs, le montant de l indemnité kilométrique (usage professionnel d un véhicule privé) est indexé avec effet au 01/07/2004 (Circulaire n 548 du 27/10/04 MB 29/10/04 ). Sommaire En pratique, comment calculer l intervention dans les frais de déplacement? p.1 I. Frais de transport : intervention obligatoire? 1. De quels frais de transport s agitil? p.2 2. Quelles sont vos obligations? p.2 Transport en commun public. p.2 Transport privé. p.2 3. Montants. p.2 4. Régime fiscal. Rappel. p.3 5. Convention de tierspayant avec la SNCB : p.3 vers une gratuité de la cartetrain pour vos travailleurs? 6. Indemnités de mobilité. p.4 7. Autres indemnités fixées par les commissions paritaires. p.4 II. Autres interventions dans les frais de déplacement : 1. Mise à disposition d un véhicule de société. p.4 2. Utilisation du véhicule personnel à des p.5 fins professionnelles. Annexe : Montant de l intervention patronale dans le prix p.6 des cartes train et prix des principales cartes train. En pratique, comment calculer les frais de déplacement? 1) TRANSPORT PUBLIC domicile lieu de travail L intervention est toujours obligatoire quel que soit le moyen de transport en commun utilisé. Le tableau annexé reprend l intervention minimale obligatoire lors de l utilisation d un transport public. Il faut comparer ces dispositions minimales avec les dispositions de votre commission paritaire (1), du contrat de travail ou de la convention d entreprise et accorder les avantages les plus favorables. 2) TRANSPORT PRIVE domicile lieu de travail L intervention est obligatoire uniquement si l'octroi de cet avantage est prévu par votre commission paritaire (1), le contrat de travail ou la convention d entreprise. Il peut s'agir d'une intervention égale à celle prévue en cas d utilisation d un moyen de transport public ou à un pourcentage fixe du prix de la carte train. 3) UTILISATION D UN VEHICULE DE SOCIETE La mise à disposition d un véhicule de société pour usage privé comporte, pour tout employeur, le versement à l ONSS d une cotisation patronale de solidarité basée sur le taux d émission de C02 de chaque véhicule et le type de carburant utilisé. L usage personnel du véhicule constitue un avantage de toute nature pour le travailleur ou le dirigeant d entreprise, est soumis à l impôt et est repris sur les fiches fiscales. Pour de plus amples informations sur ce point, nous vous invitons à consulter notre circulaire relative aux véhicules de société. 4) UTILISATION DU VEHICULE PERSONNEL A DES FINS PROFESSIONNELLES : REMBOURSEMENT PAR L EMPLOYEUR Sauf convention contraire, l employeur est tenu de rembourser les frais supportés par le travailleur. Pour en fixer le montant, reportezvous à la page 5. 5) CAS PARTICULIERS : Nous sommes à votre disposition pour examiner avec vous les cas particuliers. (1) Pour vous permettre de connaître les dispositions spécifiques de votre commission paritaire, nous vous envoyons régulièrement des fiches «spécificités sectorielles» auxquelles vous pouvez vous référer ou nous consulter. INFO n 2 Frais de déplacement Février

2 I. Frais de transport : Intervention obligatoire? 1. De quels frais de transport s agitil? Il s'agit des frais de transport correspondant aux déplacements effectués par chaque travailleur pour se rendre de son domicile au lieu de travail. Le lieu de travail est en principe le siège de l'entreprise. Lorsqu'il s'agit de chantiers, il convient de vérifier si d'autres règles sont applicables. Les montants correspondant à ces frais sont indexés chaque année au 1 er février. 2. Quelles sont vos obligations? Transport public L intervention est toujours obligatoire quel que soit le moyen de transport en commun utilisé. Nous vous résumons cidessous les dispositions minimales obligatoires. Il faut comparer ces dispositions minimales avec les dispositions de votre commission paritaire (1), du contrat de travail ou de la convention d entreprise et accorder les avantages les plus favorables. Train L intervention est obligatoire quel que soit le nombre de kilomètres parcourus. Le tableau annexé reprend l intervention minimale obligatoire lors de l utilisation du train, soit de 56 à 64,9% du prix de la carte train selon la distance parcourue. Transport en commun AUTRE que le train L intervention est ici obligatoire si la distance parcourue est égale ou supérieure à 5 kilomètres. S il s agit de transport en commun simple : a) soit le prix est proportionnel à la distance : Votre intervention doit être calculée sur base de l intervention de l employeur dans le prix des cartes train, en fonction des kilomètres parcourus, tout en la limitant à 60% du prix réellement payé pour le transport. b) soit le prix du transport est fixe, quelle que soit la distance : Votre intervention est égale à 56% du prix réel du transport, sans dépasser l'intervention patronale dans le prix de la carte train pour une distance de 7 kilomètres ( = intervention mensuelle de 19,60 au 01/02/2005). S'il s'agit de transport en commun combiné : a) Avec le train et un seul titre de transport est délivré, l intervention est calculée sur base des montants de l intervention patronale dans le prix des cartes train. b) Autrement qu'avec le train ou pour lequel plusieurs titres de transport sont délivrés, déterminez votre intervention pour chaque type de transport selon les modalités qui précèdent. Ensuite, additionnez chaque résultat obtenu. c) Abonnements combinés de Lijn : Suite à l introduction des nouveaux abonnements combinés SNCB De Lijn depuis le 01/07/2002, le montant de l intervention des employeurs dans le prix de l abonnement social des travailleurs doit être complété selon le tableau suivant (AR 26/11/02 MB 20/12/02 Entrée en vigueur le 01/07/2002). Complément d intervention des employeurs dans le prix du supplément réseau De Lijn : Age du travailleur Durée de l abonnement de 25 ans 25 à 59 ans 60 à 64 ans 1 semaine 2 EUR 3 EUR 2,5 EUR 1 mois 6,4 EUR 10 EUR 8,3 EUR 3 mois 17,6 EUR 27,5 EUR 22,7 EUR 1 an 45 EUR 73 EUR 60 EUR Transport privé L intervention est obligatoire uniquement si l'octroi de cet avantage est prévu par votre commission paritaire (1), le contrat de travail ou la convention d entreprise. Chaque commission paritaire peut prévoir des conditions d'octroi spécifiques. Il peut s'agir d'une intervention égale à celle prévue en cas d utilisation d un moyen de transport public ou à un pourcentage fixe du prix de la carte train. Les spécificités sont généralement les suivantes : 1. nombre minimum de kilomètres à parcourir inférieur aux minima décrits ciavant, 2. pour les employés : fixation d un plafond de rémunération maximum pour l octroi de l intervention, 3. pourcentage d'intervention patronale supérieur à l intervention légale dans le prix de la cartetrain. 3. Montants de l intervention Pour vous permettre de déterminer le montant de votre intervention, vous trouverez dans le tableau édité en p.6 : 1. le prix des principales cartes train (hebdomadaire, mensuelle et à temps partiel) servant de base au calcul de la plupart des interventions patronales, 2. le montant de l intervention de l employeur lors de l utilisation d un transport public (sous réserve de dispositions obligatoires plus favorables). Nous tenons à votre disposition les montants des autres cartes train et interventions patronales (trimestrielles et annuelles). (1) Pour vous permettre de connaître les dispositions spécifiques de votre commission paritaire, nous vous envoyons régulièrement des fiches «spécificités sectorielles» auxquelles vous pouvez vous référer. INFO n 2 Frais de déplacement Février

3 4. Rappel : régime fiscal de l intervention de l employeur La loi du 10/08/2001 (MB 20/09/2001) a modifié : le régime fiscal de l intervention de l employeur dans les frais de déplacement du domicile au lieu de travail le régime de la déductibilité des frais liés au transport collectif du personnel organisé par l employeur. Imposition dans le chef du travailleur Rappel L intervention de l employeur est un revenu imposable, et donc doit être soumis au précompte professionnel. Toutefois, depuis l exercice fiscal 2002 (revenus 2001), l exonération fiscale de l intervention patronale dans les frais de déplacement dans le chef du travailleur dépend : de la manière dont le travailleur détermine ses charges professionnelles déductibles fiscalement (frais professionnels réels ou forfait légal). et du moyen de transport utilisé (transport en commun, transport collectif organisé par l employeur ou un groupe d employeurs, vélo, autre moyen de transport). Si le travailleur opte pour l application du forfait légal de frais professionnels, l intervention de l employeur est immunisée d impôt à concurrence : de son montant total s il utilise les transports en commun, du montant de l avantage accordé, limité au prix d une carte train première classe s il bénéficie d un transport collectif organisé par l employeur, d un montant de 0,15 EUR / km s il utilise le vélo, d un montant de 150 EUR s il utilise un autre moyen de transport. Si le travailleur opte pour la déduction de ses frais réels, et quel que soit le moyen de transport utilisé, il ne pourra bénéficier d aucune immunisation fiscale de l intervention patronale dans ses frais de transport. Celleci sera donc entièrement imposable. Le travailleur pourra néanmoins déduire des frais spécifiques en fonction des moyens de transport utilisés. Déductibilité dans le chef de l employeur Transport collectif (sauf en voiture) : Depuis l exercice d imposition 2003 (revenus 2002) la déductibilité des frais relatifs à l organisation d un transport collectif par l employeur est portée à 120 %. Pour pouvoir bénéficier de cette disposition, 2 conditions doivent être respectées : 1) la réalité et le montant des frais doivent être justifiés, 2) les frais doivent avoir trait directement aux minibus, autobus et autocars, tels que ces véhicules sont définis par la réglementation relative à l immatriculation des véhicules à moteur, ou doivent avoir trait au transport rémunéré de personnes à l'aide desdits véhicules. Transport collectif en voiture : Lorsque le transport collectif s effectue en voiture, les frais qui s y rapportent restent déductibles à 75%. 5. Convention de tierspayant avec la SNCB : vers une gratuité de la cartetrain pour vos travailleurs? Si l employeur intervient à raison d au moins 80% dans le prix de la cartetrain en 2 e classe, éventuellement assortie d une correspondance STIB, l Etat peut prendre en charge les 20% restants. Le travailleur ne paie donc plus rien pour ses déplacements domicile lieu de travail. Cette mesure, entrée en vigueur le 01/01/2005 pour le secteur privé, s applique aux entreprises ayant conclu avec la SNCB une «convention de tiers payant». Cette convention est un accord écrit entre une entreprise du secteur privé et la SNCB, par laquelle la SNCB s engage à délivrer aux travailleurs de son cocontractant des billets de travail au prix normal, diminué de l intervention de l employeur. Cette intervention est ensuite facturée à l employeur. Cette convention doit être signée au plus tard le 30 octobre de chaque année. INFO n 2 Frais de déplacement Février

4 6. Indemnités de mobilité Certaines commissions paritaires (1) imposent à l employeur de compléter l intervention dans les frais de déplacement du domicile au lieu de travail par une indemnité de mobilité. L indemnité de mobilité est généralement destinée à couvrir le temps de déplacement vers le chantier. a) Principe : Les indemnités de mobilité sont soumises aux cotisations de sécurité sociale et à l impôt. b) Exception : Les indemnités de mobilité ne sont pas soumises aux cotisations de sécurité sociale aux deux conditions suivantes : elles doivent être prévues par une CCT conclue en commission paritaire et rendue obligatoire par Arrêté Royal (suppression de la condition que le régime d indemnisation soit entré en vigueur avant le 01/01/80), et leur montant ne peut excéder 0,0744 EUR / kilomètre de distance entre le domicile et le lieu de travail, à calculer sur la distance aller et retour. Tel est le cas dans les secteurs suivants : nettoyage et désinfection : CP n 121. construction : CP n 124. électricité : CP n parcs et jardins : CP n c) Cas particulier : Secteur de la construction : CP n 124. Régime spécial d imposition : l indemnité de mobilité est exonérée d'impôts à concurrence de 50% de son montant, avec un montant minimum exonéré de 12,39 EUR/mois d'activité (toute partie de mois est considérée comme un mois complet). Il faut donc scinder : la partie exonérée d'onss et d'impôt, le solde, exonéré d'onss mais soumis à l'impôt. 7. Autres indemnités fixées par les commissions paritaires Certaines commissions paritaires (1) prévoient aussi l octroi d autres indemnités complémentaires. Exemples : CP 109 et 215, indemnité complémentaire de 0,2479 / jour presté CP 218 indemnité complémentaire de 6,9410 / jour pour prestations de service, CP 308 frais de voyage, CP 318. Il convient d'examiner les conditions d'octroi de ces indemnités complémentaires dans chaque commission paritaire. En cas d hésitation, votre gestionnaire peut vous aider à déterminer la façon de les renseigner. II. Autres interventions dans les frais de déplacement 1. Mise à disposition d un véhicule de société A partir du 01/01/2005, la mise à disposition d un véhicule de société à un travailleur pour son usage privé comporte, pour tout employeur, le versement à l ONSS d une cotisation patronale de solidarité basée sur le taux d émission de C02 de chaque véhicule et le type de carburant utilisé. Cette cotisation est due indépendamment de toute contribution financière du travailleur dans le financement et/ou l utilisation du véhicule. Si l usage personnel du véhicule constitue un avantage de toute nature pour le travailleur ou le dirigeant d entreprise, est soumis à l impôt et est repris sur les fiches fiscales. Pour de plus amples informations, nous vous invitons à consulter notre circulaire relative aux véhicules de société. (1) Pour vous permettre de connaître les dispositions spécifiques de votre commission paritaire, nous vous envoyons régulièrement des fiches «spécificités sectorielles» auxquelles vous pouvez vous référer. INFO n 2 Frais de déplacement Février

5 2. Remboursement de frais propres à l employeur Nouveauté fiscale dès 2004 Nouveaux codes salaires à utiliser à partir de janvier a) Principes Les déplacements qu effectue le travailleur avec son véhicule privé dans le cadre de son service, pour le compte de l employeur, sont des frais professionnels qui incombent en principe à l employeur. Les parties peuvent cependant convenir que le travailleur supportera ces frais professionnels. Si l employeur rembourse ces frais, il importera que les sommes n excèdent pas le montant des frais réellement exposés sous peine que cellesci constituent de la rémunération «déguisée» soumise à l impôt et passible du calcul des cotisations de sécurité sociale. b) Nouveauté fiscale dès 2004 L Administration fiscale renforce ses exigences quant à la façon de faire apparaître les remboursements de frais exposés par le travailleur, pour le compte de l employeur. Notamment, à des fins de contrôles, elle exige qu à partir de 2004, les documents fiscaux annuels (fiches fiscales , et relevés et ) mentionnent clairement, pour chaque montant, s il s agit : de frais réels sur base de pièces justificatives de frais forfaitaires mais fixés d après des normes sérieuses de frais forfaitaires non fixés d après des normes sérieuses. Remarque : L Administration fiscale admet que sont considérées comme étant établis sur base de critères sérieux et concordants les frais de déplacements évalués en multipliant l indemnité kilométrique allouée par l Etat à ses agents par le nombre de kilomètres parcourus, et à condition que le nombre de kilomètres ne dépasse pas par an. Cette position s applique également au secteur privé. Depuis le 01/07/2004, l indemnité kilométrique maximum précitée est fixée à 0,2771 par kilomètre quel que soit le moyen de transport utilisé. La prochaine indexation aura lieu en juillet Il est encore possible de se baser sur l indemnité kilométrique allouée avant le 01/09/2000 aux agents de l Etat. Cette indemnité était fonction de la puissance fiscale du véhicule et est toujours admise par l ONSS. Qu en estil si l employeur rembourse plus de 0,2771 par kilomètre? Cette intervention est autorisée si l employeur peut justifier s être basé sur une «norme sérieuse» ou des justificatifs précis. Votre Secrétariat Social reste à votre entière disposition pour répondre à toutes vos questions. INFO n 2 Frais de déplacement Février

6 PRIX DES PRINCIPALES CARTES TRAIN (100%) (1) MONTANTS AU 01/02/2005 MONTANT MINIMAL DE L INTERVENTION DE L EMPLOYEUR, ALLER / RETOUR EN CAS DE TRANSPORT PUBLIC (de 56 à 64,9 %) (2) DISTANCE TARIFAIRE ALLER en kilomètre Prix de la carte train (3) Transport public : intervention de l employeur (2) (3) Prix de la carte train (3) Transport public : intervention de l employeur (2) (3) Prix de la carte train Transport public : intervention de l employeur (2) CARTE TRAIN HEBDOMADAIRE CARTE TRAIN MENSUELLE CARTE TRAIN TEMPS PARTIEL (railflex) (4) ,90 8,60 9,30 9,90 10,50 11,10 11,70 12,20 12,80 13,40 14,00 14,60 15,20 15,80 16,40 17,00 17,60 18,20 18,80 19,40 20,00 20,60 21,10 21,70 22,30 22,90 23,50 24,10 28,00 29,50 31,00 32,50 34,00 36,00 38,50 40,00 42,00 43,50 47,00 48,50 50,00 54,00 56,00 57,00 61,00 63,00 64,00 66,00 68,00 69,00 71,00 73,00 75,00 76,00 78,00 80,00 82,00 83,00 85,00 4,40 4,80 5,20 5,50 5,90 6,20 6,60 6,80 7,20 7,60 8,00 8,30 8,60 9,00 9,30 9,70 10,10 10,40 10,80 11,10 11,50 11,90 12,20 12,50 12,90 13,20 13,60 13,90 14,60 15,60 16,70 17,70 18,80 19,90 21,00 21,70 22,30 23,10 24,00 28,50 30,00 31,00 32,00 34,50 36,00 38,00 39,50 41,00 41,50 43,00 46,00 47,50 48,50 49,50 51,00 53,00 54,00 28,50 31,00 39,00 41,00 43,00 46,50 48,50 51,00 53,00 57,00 61,00 63,00 65,00 67,00 69,00 70,00 72,00 74,00 76,00 78,00 80,00 84,00 88,00 93,00 98,00 103,00 108,00 113,00 116,00 120,00 123,00 128, , ,00 156,00 162,00 168,00 174,00 180,00 185,00 191,00 197,00 203,00 208,00 214,00 220,00 228,00 231, ,00 249,00 254,00 260,00 266,00 272,00 277,00 283,00 14,80 16,00 17,40 18,50 19,60 20,70 21,80 23,00 24,30 25,50 29,00 30,00 31,50 32,50 33,50 36,00 37,50 38,50 39,50 40,50 41,50 43,00 46,00 49,00 63,00 66,00 70,00 72,00 74,00 77,00 80,00 83,00 87,00 91,00 96,00 99,00 103,00 107,00 111,00 115,00 119,00 123,00 127,00 131, ,00 143,00 148,00 150,00 154,00 158,00 162,00 165,00 169,00 173,00 177,00 180,00 184,00 8,80 10,20 11,30 12,20 13,00 13,70 14,30 14,90 15,40 16,00 16,50 17,00 17,60 18,10 18,60 19,10 19,60 20,10 20,60 21,10 21,60 22,10 22,60 23,10 23,60 24,00 24,50 26,00 29,00 30,00 31,50 34,50 35,50 38,00 40,00 42,00 46,00 48,00 50,00 54,00 57,00 60,00 62,00 64,00 65,00 67,00 68,00 70,00 (1) Votre Secrétariat Social tient à votre disposition les montants des cartes train trimestrielle et annuelle. (2) Sous réserve de dispositions plus favorables prévues par la Commission paritaire (nous consulter), le contrat de travail, etc... (3) Egalement valable pour le calcul du prix des cartes train combinées S.N.C.B./T.E.C. ou DE LIJN. (4) Pour un transport uniquement SNCB, le tarif de la carte train et l intervention de l employeur sont plafonnés à 150 kilomètres. 4,90 5,70 6,30 6,80 7,30 7,70 8,00 8,30 8,70 9,00 9,40 9,70 10,00 10,30 10,60 10,90 11,20 11,50 11,80 12,10 12,40 12,70 13,00 13,40 13,60 13,90 14,20 14,50 15,10 16,20 17,30 18,00 19,20 20,20 21,30 22,00 22,90 23,70 29,00 30,50 31,50 34,50 36,50 38,00 38,50 40,00 41,50 42,00 43,50 45,50