MANUEL DU PROGRAMME 2. CONSTRUCTION D'UN PROJET MED

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1 MANUEL DU PROGRAMME 2. CONSTRUCTION D'UN PROJET MED

2 Index 2. CONSTRUCTION D'UN PROJET MED Architecture des projets MED Les projets modulaires Projets horizontaux Projet Plateforme de l axe Exigences des partenariats Partenaire : définition Obligations des partenaires Chefs de file Taille du partenariat Cofinancement Localisation des activités Les clés d'un bon projet Des solutions adaptées à des besoins réels Logique d'intervention du projet Types d'activités et de livrables Pertinence des partenariats Bonne gestion de projet Bonne composition budgétaire Règles financières à respecter par les projets Hiérarchie des règles d'éligibilité des dépenses Critères généraux d'éligibilité Dépenses non-éligibles Description détaillée des lignes budgétaires Frais de préparation Périodes d'éligibilité Recettes nettes Conversion en euros Aides d'état Passation de marchés publics Paiement d avance pour les partenaires IAP Autres règles financières clefs Obligations en matière de communication Règles en matière de communication et de publicité Plateforme Web du Programme Interreg MED : véritable pôle de communication et de coordination Obligations en matière communication spécifiques aux projets modulaires Tâches de communication propres aux différents modules Communication pour les projets horizontaux

3 2.1. Architecture des projets MED L architecture du Programme Interreg MED est composée de trois typologies de projets : Les projets modulaires Les projets horizontaux Dans les Axes 1, 2 et 3 Les projets «plateforme» Dans l Axe 4 L architecture Interreg MED, avec les liens entre les différents types de projets, peut être représentée grâce au schéma suivant : FIGURE 9 : ARCHITECTURE DES PROJETS INTERREG MED Les projets modulaires QU EST-CE QU UNE APPROCHE MODULAIRE ET POURQUOI L ADOPTER? Un module est un cycle complet d un projet, avec un partenariat, un budget, des objectifs concrets, des réalisations et des résultats attendus, qui doit être mis en œuvre dans une période donnée. L expérience acquise lors de la période de programmation a démontré que trois phases successives sont nécessaires pour développer une action publique innovante: Une phase d étude et de développement de stratégies et de politiques ; 3

4 Une phase d expérimentation, pour valider l hypothèse développée ; Une phase de transférabilité et de capitalisation des résultats au niveau transnational. La majorité des projets cofinancés lors de la période de programmation précédente ont suivi le schéma ci-dessus, combinant les trois phases en un seul projet. Néanmoins, l expérience a montré que dans certains cas, la combinaison de ces trois phases en un seul et même projet ne permettait pas le développement optimal de chacune des phases. Afin de convertir des idées en des solutions concrètes et innovantes avec un impact transnational, le Programme Interreg MED a décidé d adopter une nouvelle orientation pour accorder à chacune de ces phases une véritable place au sein des projets sous les Axes Prioritaires 1, 2 et 3. Cette approche se matérialise à travers différents «modules» auxquels les candidats devront se référer lors de l élaboration de leur projet. L approche modulaire répond au besoin d exploiter de façon optimale la diversité des compétences, des caractéristiques et des propositions de chaque structure partenaire, leur offrant une plus grande variété de combinaisons opérationnelles possibles au lieu de se limiter à un mode d opération uniforme tel qu il existait lors de la période de programmation En choisissant le module approprié, le partenariat peut davantage se concentrer sur des types bien définis d activités, apportant une contribution concrète à l objectif spécifique abordé. Le partenariat peut également mieux cibler et adapter le projet pour répondre aux exigences qualitatives et de concentration thématique de la Commission européenne et des Etats de la zone MED. Chaque porteur de projet peut optimiser son rôle et ses activités par rapport à son domaine d expertise et à ses compétences en définissant son rôle en fonction de son profil institutionnel ou technique. Trois modules différents ont été définis par le Programme Interreg MED : Module 1 : Etude Module 2 : Expérimentation Module 3 : Capitalisation Un projet modulaire peut être composé d un ou de plusieurs modules en fonction de sa stratégie et de ses objectifs principaux, des résultats attendus, des compétences et de l expérience du partenariat. Chaque combinaison possible (uni-module ou multi-modules) constitue un type de projet. QUELS TYPES DE PROJETS MODULAIRES PEUT-ON CHOISIR? Les cahiers des charges de chaque Objectif Spécifique, dans chaque appel à projets, indiqueront les types de projets que les porteurs de projets pourront choisir. Il y a deux catégories de projets modulaires possibles : les uni-modules et les multi-modules Chaque type de projet a ses propres objectifs et contribuera à répondre aux indicateurs du Programme Interreg MED de manière spécifique. Chaque type de projet a besoin d un partenariat adapté et de différents niveaux de gestion, de suivi et de communication. Indépendamment des critères à respecter pour assurer l éligibilité d une candidature (pour plus d informations, veuillez consulter la section ), pour chaque type de projets, des orientations spécifiques ont été établies quant à la durée, au budget et à la taille du partenariat afin de répondre aux objectifs définis pour chacun d entre eux. 4

5 FIGURE 10 : TYPES DE PROJETS POSSIBLES SELON L APPROCHE MODULAIRE Etude Studying Expérimentation Testing Capitalisation Capitalising Etude et Expérimentation Studying and Testing Expérimentation et Capitalisation Testing and Capitalising Projets intégrés Integrated Projects Projet Module 1 (M1) «Etude» Ce type de projet a pour objectif d explorer des sujets innovants d un point de vue thématique et/ou géographique (nouveaux défis, nouvelles politiques ou tendances) ou d engendrer de la connaissance dans la zone MED sur des questions pertinentes pour les régions participantes où l expérience du Programme Interreg MED est insuffisante. Ce qui signifie qu étant donné qu il y a déjà en général un vaste savoir disponible, seul un nombre limité de projets de ce type seront financés par le Programme, lorsqu un manque de connaissances sera clairement identifié et la nécessité d un module 1 dûment justifiée. Les projets choisissant ce module peuvent: Analyser et dresser l état de l art d un domaine d intervention, produire des données complémentaires et des références ; Concevoir des approches et élaborer des stratégies communes ; 5

6 Consolider ou créer de nouveaux réseaux afin de renforcer la présence de la zone MED au niveau transnational et européen. Les principales réalisations qui doivent être développées par les projets peuvent être des analyses AFOM, états de l art, analyses de benchmarking, modèles, plans d action, stratégies et instruments. La durée d un projet de ce type est de 18 mois maximum. Il est recommandé que le budget éligible total du projet ne dépasse pas EUR (pour obtenir des informations sur les taux de cofinancement, veuillez consulter la section du Manuel du Programme). Quoi qu il en soit, les partenaires doivent s assurer que le montant total du projet reflète bien les activités prévues dans le plan de travail et qu il est conforme aux principes d une bonne gestion financière. En ce qui concerne le partenariat, il est vivement recommandé d associer des partenaires institutionnels et des partenaires scientifiques en fonction des objectifs du projet. Il est également recommandé de ne pas avoir plus de 8 partenaires par projet. Les activités de communication (autres que les activités de coordination avec les projets horizontaux et la stratégie de communication du Programme Interreg MED) propres à un projet unimodule de type Module 1 consistent notamment à : assurer que les résultats soient transparents à 100% et transférés de façon adaptée aux groupes-cibles des projets, aux projets horizontaux et au Programme ; mettre en place au moins une activité de promotion de la ou des réalisations(s) finale(s) ; instaurer des mesures pour développer les réseaux où les projets participeront au niveau européen et transnational. Le Programme leur fournira une plateforme web et des outils de coordination, mais les projets auront peut-être aussi besoin d outils spécifiques ou dédiés pour participer aux réseaux. D autres recommandations sont à prendre en compte concernant les activités de communication, veuillez consulter la section 2.5 du Manuel du Programme. Projet Module 2 (M2) «Expérimentation» Ce type de projet a pour principal objectif de tester les instruments, politiques, stratégies et plans d actions communs déjà identifiés par des projets antérieurs (pas nécessairement financés dans le cadre du Programme MED) à travers des activités pilotes, afin de mettre en place des solutions concrètes applicables à un nombre plus large d utilisateurs et de territoires. Les activités pilotes peuvent être mises en œuvre si le contexte, les données et les acteurs sont déjà bien identifiés et si les conditions techniques et institutionnelles sont réunies. Elles peuvent inclure, lorsque que cela est nécessaire, le développement d études préliminaires dans la phase de lancement (pour évaluer la faisabilité ou mettre à jour les données disponibles). Les activités devront obligatoirement comprendre une évaluation des actions pilotes et une phase finale de transférabilité des résultats dans les territoires concernés par le projet (transfert des résultats dans les politiques locales et application des résultats aux territoires et aux cibles). Les principales réalisations qui doivent être développées par ces types de projets peuvent être des études préliminaires ou de faisabilité (seulement si nécessaire, elles doivent être brèves et 6

7 compléter les données déjà existantes), activités pilotes (ainsi que la méthodologie de mise en œuvre, les phases de test et d évaluation) et plans de transférabilité des résultats. La durée d un projet de ce type est de 30 mois maximum. Il est recommandé que le budget éligible total du projet se situe entre 1,2 et 2,5 millions EUR (pour obtenir des informations sur les taux de cofinancement, veuillez consulter la section du Manuel du Programme). Quoi qu il en soit, les partenaires doivent s assurer que le montant total du projet reflète bien les activités prévues dans le plan de travail et qu il est conforme aux principes d une bonne gestion financière. En ce qui concerne le partenariat, il est vivement recommandé d associer des partenaires institutionnels et des partenaires opérationnels en fonction des objectifs du projet. Il est également recommandé de ne pas avoir plus de 10 partenaires par projet. Les activités de communication (autres que les activités de coordination avec les projets horizontaux et la stratégie de communication Programme Interreg MED) propres à un projet unimodule de type Module 2 consistent notamment à : utiliser de façon plus intensive des outils de Relations Publiques et stratégies de sensibilisation ; fournir des histoires, interviews, témoignages et images qui alimenteront les différents niveaux de communication ; être activement présent sur les réseaux sociaux pour entrer en contact et sensibiliser les citoyens au niveau local et régional. D autres recommandations sont à prendre en compte concernant les activités de communication, veuillez consulter la section 2.5 du Manuel du Programme. Projet Module 3 (M3) «Capitalisation» Ce type de projet a pour objectif de capitaliser (veuillez consulter la section du Manuel du Programme sur la capitalisation) les résultats existants des projets, non seulement issus du Programme Interreg MED mais aussi provenant d autres initiatives développées au niveau local, régional, national et transnational dans la zone de coopération du Programme Interreg MED et dans ses zones adjacentes. Ces initiatives complémentaires peuvent être par exemple d autres programmes Interreg (aux dimensions interrégionales, transnationales et transfrontalières), des programmes de voisinage (IEVP MED), des programmes thématiques de l UE (ex : Horizon2020, LIFE+, European Investment Bank), des programmes d Organisations Internationales (ex : la Banque Mondiale, les Nations Unies, l Union pour la Méditerranée) et des Programmes Régionaux incluant ceux financés par les fonds structurels européens. Les projets ayant choisi ce module doivent s appuyer sur des méthodologies, des pratiques et des outils d intervention qui ont déjà été mis en œuvre et testés par des acteurs au niveau local et régional et qui représentent un intérêt majeur pour une diffusion ciblée à un niveau plus large dans la zone MED. L objectif final des projets module 3 ne devra pas seulement consister en la «diffusion de l information» mais aussi travailler sur les résultats existants, sur un thème spécifique choisi par le partenariat, pour aller un peu plus loin. Les projets M3 devront donc identifier clairement un lot concret et limité de réalisations/expériences fournies par des initiatives précédentes (ou éventuellement sur le point d être fournies) sur un seul thème spécifique et les capitaliser (en les fusionnant, les complétant ou les extrapolant à d autres domaines). Par exemple, un projet module 3 peut créer un nouvel outil ou service qui combine différents outils 7

8 existants, ou émettre des recommandations qui se fondent sur des méthodologies qui ont été testées ou encore, appliquer une réalisation existante à des domaines ou territoires différents). Il sera également essentiel de s assurer que les instruments, pratiques et méthodologies sont bien pris en compte par tous les acteurs concernés et utilisés au niveau local, régional, national et européen gratuitement et de la façon la plus étendue possible dans les territoires ciblés par le projet. Les projets module 3 peuvent être comparés aux projets de l appel Capitalisation du Programme MED Les principales réalisations qui doivent être développées par ces types de projets peuvent être des recommandations politiques, protocole d entente (Memorandum of Understanding), accords, procédures, propositions de règlementation, chartes et protocoles. L engagement formel des décideurs politiques appropriés devra être envisagé lors de l élaboration du projet. La durée d un projet de ce type est de 18 mois maximum. Il est recommandé que le budget éligible total du projet se situe entre et 1,2 million EUR (pour obtenir des informations sur les taux de cofinancement, veuillez consulter la section du Manuel du Programme). Quoi qu il en soit, les partenaires doivent s assurer que le montant total du projet reflète bien les activités prévues dans le plan de travail et qu il est conforme aux principes d une bonne gestion financière. En ce qui concerne le partenariat, il est vivement recommandé d inclure à la fois des partenaires institutionnels et des réseaux. Il est également recommandé de ne pas avoir plus de 8 partenaires par projet. Les activités de communication (autres que les activités de coordination avec les projets horizontaux et la stratégie de communication Interreg MED), propres à un projet uni-module de type Module 3 consistent notamment à : élaborer une cartographie initiale des parties prenantes pour définir les rôles et objectifs-cible ; développer des activités et une stratégie ciblée de relations publiques ; construire un ensemble de réseaux au niveau régional et local pour sensibiliser les acteurs ciblés à travers des stratégies de rayonnement et les réseaux sociaux. D autres recommandations sont à prendre en compte concernant les activités de communication, veuillez consulter la section 2.5 du Manuel du Programme. Projet Modules 1 and 2 (M1+M2) «Etude et Expérimentation» Ce type de projet a pour objectif, faute de documentation antérieure, de données complètes ou d expériences acquises dans le passé, d approfondir des connaissances dans un domaine particulier et de développer des solutions communes qui pourront être directement testées sur les territoires spécifiques. Par conséquent, ce type de projet doit se concentrer sur la réalisation d études et le développement de plans ou d instruments communs (M1), qui seront ensuite testés afin d être transférés aux politiques publiques des territoires concernés (M2). Les activités devront obligatoirement comprendre une évaluation des actions pilotes et une phase finale de transférabilité des résultats dans les territoires concernés par le projet (transfert des résultats dans les politiques locales et application des résultats aux territoires et aux cibles). 8

9 Les principales réalisations qui doivent être développées par ces types de projets peuvent être une combinaison des réalisations des uni-modules 1 et 2, à savoir : analyses AFOM, états de l art, analyses de benchmarking, modèles, plans d action, stratégies, instruments, et des activités pilotes (ainsi que la méthodologie de mise en œuvre, les phases de test et d évaluation) et plans de transférabilité des résultats. La durée d un projet de ce type est de 36 mois maximum. Il est recommandé de prévoir 15 mois pour les activités du M1 et 21 mois pour celles du M2. Il est recommandé que le budget éligible total du projet se situe entre 1,8 et 3 millions EUR (pour obtenir des informations sur les taux de cofinancement, veuillez consulter la section du Manuel du Programme). Quoi qu il en soit, les partenaires doivent s assurer que le montant total du projet reflète bien les activités prévues dans le plan de travail et qu il est conforme aux principes d une bonne gestion financière. En ce qui concerne le partenariat, il est vivement recommandé d associer des partenaires institutionnels, scientifiques et opérationnels en fonction des objectifs du projet et d assurer un impact maximal des activités à tous les niveaux. Certains partenaires pourront participer plus activement dans un seul des modules proposés en fonction de leurs expériences et de leurs compétences. Il est recommandé de ne pas avoir plus de 12 partenaires par projet. Les activités de communication (autres que les activités de coordination avec les projets horizontaux et la stratégie de communication Interreg MED) propres à un projet multi-module M1+M2 consistent notamment à : assurer que les résultats soient transparents à 100% et transférés de façon adaptée aux groupes-cibles des projets ; mettre en place au moins une activité de promotion de la ou des réalisation(s) finale(s) ; instaurer des mesures pour développer les réseaux où les projets participeront au niveau européen et transnational ; utiliser de façon plus intensive des outils de Relations Publiques et stratégies de sensibilisation ; fournir des histoires, interviews, témoignages et images qui alimenteront les différents niveaux de communication ; être activement présent sur les réseaux sociaux pour entrer en contact et sensibiliser les citoyens au niveau local et régional. D autres recommandations sont à prendre en compte concernant les activités de communication, veuillez consulter la section 2.5 du Manuel du Programme. Projet Modules 2 and 3 (M2+M3) «Expérimentation et Capitalisation» Ce type de projet a pour objectif de tester à un niveau plus large, les instruments, politiques, stratégies et plans d actions communs déjà identifiés par des initiatives antérieures (pas nécessairement financés dans le cadre du Programme MED) à travers des activités pilotes, en assurant la transférabilité des solutions appliquées dans les territoires concernés par le projet (M2), et de capitaliser les résultats obtenus durant la première phase du projet (Module 2) avec l expérience et les résultats d autres projets contribuant directement aux objectifs du projet (M3). Ces projets devront contribuer à l adoption de modèles transnationaux et à leur application dans les politiques régionales et nationales pour la zone MED voire européenne. Ils peuvent inclure, si nécessaire, le 9

10 développement d études préliminaires dans la phase de lancement (pour évaluer la faisabilité ou mettre à jour les données disponibles). Les activités devront obligatoirement comprendre une évaluation des actions pilotes et une phase finale de transférabilité des résultats dans les territoires concernés par le projet (transfert des résultats dans les politiques locales et application des résultats aux territoires et aux cibles), tandis que l engagement formel des décideurs appropriés doit être envisagé lors de la structuration du projet. Les principales réalisations qui doivent être développées par ces types de projets peuvent être une combinaison des réalisations des uni-modules 2 et 3, à savoir : études préliminaires et de faisabilité (si nécessaire), activités pilotes (ainsi que la méthodologie de mise en œuvre, les phases de test et d évaluation), plans de transférabilité des résultats et des recommandations politiques, protocoles d entente (Memorandum of Understanding), accords, procédures, propositions de règlementation, chartes et protocoles. L engagement formel des décideurs politiques appropriés devra être envisagé lors de l élaboration du projet. La durée d un projet de ce type est de 36 mois maximum. Il est f recommandé de prévoir 21 mois pour les activités du M2 et 15 mois pour celles du M3. Il est recommandé que le budget éligible total du projet se situe entre 2,5 et 3,6 millions EUR (pour obtenir des informations sur les taux de cofinancement, veuillez consulter la section du Manuel du Programme). Quoi qu il en soit, les partenaires doivent s assurer que le montant total du projet reflète bien les activités prévues dans le plan de travail et qu il est conforme aux principes d une bonne gestion financière. En ce qui concerne le partenariat, il est vivement recommandé d associer des partenaires institutionnels, opérationnels et des réseaux en fonction des objectifs du projet et d assurer un impact maximal des activités à tous les niveaux. Certains partenaires pourront participer plus activement dans un seul des modules proposés en fonction de leur expérience et de leurs compétences. Il est recommandé de ne pas avoir plus de 12 partenaires par projet. Un appel à projets spécifique concernant les projets de ce type sera lancé après le 1er appel à projets afin de développer des projets intégrés qui prendront en compte les premiers résultats de la nouvelle période de programmation , permettant ainsi de se concentrer sur des sujets d actualité et des sujets déjà abordés au niveau local, ainsi que sur les sujets identifiés comme priorités par les projets horizontaux. Les activités de communication (autres que les activités de coordination avec les projets horizontaux et la stratégie de communication Interreg MED) propres à un projet multi-module M2+M3 consistent notamment à : s assurer que les résultats soient transparents à 100% et transférés de façon adaptée aux groupes-cibles des projets ; mettre en place au moins une activité de promotion de la ou des réalisation(s) finale(s) ; instaurer des mesures pour développer les réseaux où les projets participeront au niveau européen et transnational ; développer des activités et une stratégie ciblée de relations publiques ; utiliser de façon plus intensive des outils de Relations Publiques et stratégies de sensibilisation ; fournir des histoires, interviews, témoignages et images qui alimenteront les différents niveaux de communication ; être activement présent sur les réseaux sociaux pour entrer en contact et sensibiliser les citoyens au niveau local et régional. D autres recommandations sont à prendre en compte concernant les activités de communication, veuillez consulter la section 2.5 du Manuel du Programme. 10

11 Projet Modules 1, 2 et 3 (M1 + M2 + M3) «Projets intégrés» Ce type de projet a pour objectif de générer un impact direct sur les politiques régionales et nationales de l espace MED et européen, et pourra intégrer tous les types d activités vus précédemment dans les projets uni-modules. La structure et les actions de ces projets devront être entièrement tournées vers la recherche de solutions transnationales liées à l espace MED d une façon globale et non à des territoires spécifiques. Les problèmes abordés et les solutions proposées toucheront l ensemble de la Méditerranée. Ils devront être élaborés en connexion avec d autres projets MED ainsi qu avec d autres projets ou initiatives au sein de l espace MED (autres programmes Interreg et/ou thématiques). Les projets intégrés devront se concentrer sur des questions d une importance capitale pour la zone, en prenant en compte les travaux réalisés au niveau local dont les résultats pourraient être transférés à une échelle transnationale. Ils pourront aussi être fondés sur des sujets identifiés comme priorités par les projets horizontaux. Les projets intégrés assureront ainsi la consolidation et la transnationalité des solutions proposées aux problèmes clés de la zone MED. Les principales réalisations qui doivent être développées par ces types de projets peuvent être celles vues précédemment pour les modules 1, 2 et 3, à savoir des analyses AFOM, états de l art, analyses de benchmarking, modèles, plans d action, stratégies, outils et activités pilotes (ainsi que la méthodologie de mise en œuvre, les phases de test et d évaluation), plans de transférabilité des résultats et des recommandations politiques, protocoles d entente (Memorandum of Understanding), accords, propositions de procédures et de règlementation, chartes et protocoles. L engagement formel des décideurs politiques appropriés devra être envisagé lors de l élaboration du projet. La durée d un projet de ce type est de 48 mois maximum. Il est recommandé de prévoir 15 mois pour les activités du M1, 21 mois pour celles du M2 et 12 mois pour celles du M3. Il est recommandé que le budget éligible total du projet se situe entre 3,6 et 6 millions EUR (pour obtenir des informations sur les taux de cofinancement, veuillez consulter la section du Manuel du Programme). Quoi qu il en soit, les partenaires doivent s assurer que le montant total du projet reflète bien les activités prévues dans le plan de travail et qu il est conforme aux principes d une bonne gestion financière. En ce qui concerne le partenariat, il est vivement recommandé d associer des partenaires institutionnels, opérationnels et scientifiques et des réseaux en fonction des objectifs du projet pour assurer un impact maximal des activités à tous les niveaux. En outre, il serait nécessaire d établir un groupe de partenaires qui composera le «noyau dur» du partenariat, qui sera impliqué tout au long de la mise en œuvre du projet, tandis que d autres partenaires pourront être impliqués plus particulièrement dans chaque module à mettre en œuvre. De plus, le Chef de File ainsi que le responsable des composantes opérationnelles devraient être des organismes régionaux ou étatiques (autorités régionales NUTS II, agences régionales ou nationales, organismes gouvernementaux). Il est recommandé de ne pas avoir plus de 15 partenaires par projet. 11

12 Les activités de communication des projets intégrés (autres que les activités de coordination avec les projets horizontaux et la stratégie de communication du Programme Interreg MED) sont similaires à celles des projets modulaires et doivent s orienter vers les objectifs spécifiques de chaque projet intégré afin de : développer les relations avec les médias internationaux ; produire des histoires, interviews, témoignages d utilisateurs finaux, images qui alimenteront la communication à plusieurs niveaux ; s assurer que les résultats soient transparents à 100% et transférés de façon adaptée aux groupes-cibles des projets ; mettre en place un programme d activités promotionnelles pour promouvoir les résultats ; faire un usage plus intensif des techniques de relations publiques et/ou de la stratégie d information ; lorsque c est nécessaire, instaurer des mesures appropriées pour développer les réseaux où les projets participeront au niveau européen et transnational ; prévoir des activités liées aux médias sociaux pour entrer en contact et sensibiliser les citoyens locaux/régionaux. D autres recommandations sont à prendre en compte concernant les activités de communication, veuillez consulter la section 2.5 du Manuel du Programme. COMMENT IDENTIFIER LE BON TYPE DE PROJET? Chaque type de projet a sa place dans l architecture du Programme Interreg MED, ils sont tous utiles et doivent tous contribuer au succès du programme, il n y a pas de hiérarchie ou de différences de valeur. Tout projet, qu il soit uni-module ou multi-modules, devra candidater sur la base d un diagnostic des résultats des projets ou initiatives antérieurs. Par exemple, un projet Module 1 partira d un diagnostic identifié, tandis qu un projet Module 2 devra utiliser les études préliminaires pour construire sa méthodologie de tests et d expérimentations. Un projet Module 3 élaborera, transférera, et le cas échéant implémentera des procédures, méthodologies, recommandations à partir d autres projets déjà achevés. Les candidats sont invités à considérer tous les types de projets possibles afin de choisir celui qui s adapte le mieux à leurs objectifs, expérience, compétences et ambition. L évaluation des propositions sera fondée sur les caractéristiques de chaque type de projet, et par conséquent il n y a pas de «bon» ou de «mauvais» choix, mais seulement une solution «mieux adaptée». Deux questions essentielles doivent être posées avant de sélectionner le type de projet qui correspond le mieux à l idée du de projet : 1. Par où dois-je commencer? Cela signifie que le candidat doit établir un diagnostic de la situation : quel est l état de l art de la question abordée? Cela vous aidera à identifier le Module à partir duquel vous devez commencer 2. Jusqu où devrais-je/puis-je aller? Cela signifie que l ambition et la faisabilité doivent être évaluées. Cela aidera à identifier combien de modules vous devez combiner Afin de définir quels modules et éventuellement combien de modules devraient être mis en œuvre pour atteindre les objectifs, les critères suivants devront être pris en considération : Etat de l art de la question abordée : Qu est-ce qui a déjà été fait, qu est-ce qui peut être réutilisé, qu est-ce qui nécessite d être développé? 12

13 Objectifs principaux de l idée de projet : Quels sont les besoins identifiés? Qu est-ce que le projet veut changer dans le domaine? Qu est-ce que le projet veut accomplir? Réalisations et résultats attendus de l idée de projet : Qu est-ce que le projet veut produire? Pour qui? Compétences, capacités et expérience du partenariat : Qu est-ce que le partenariat fait le mieux? Délais et capacités financières : Combien de temps le partenariat peut-il consacrer au projet? Quelles sont les capacités financières des partenaires impliqués dans le projet? La sélection du type de projet fondée sur les critères ci-dessus permet aux partenariats d orienter leur proposition de projet en fonction des objectifs fixés et des résultats attendus, en prenant en compte les compétences spécifiques de chaque partenaire. Tous les partenaires ne doivent pas nécessairement être impliqués avec la même intensité dans tous les modules d un projet de type multi-modules. Les partenaires doivent être associés aux activités qui sont en lien avec leurs compétences. Toutefois, un «noyau dur» de partenaires doit assurer la coordination de toutes les activités quels que soient les modules, car une bonne circulation des informations et une procédure de prise de décision claire doivent être assurée par le système de gestion du projet. Il n y a pas de possibilité pour un projet uni-module de se poursuivre directement avec la mise en œuvre d un module suivant. Les types de projets uni-module sont fondamentalement destinés aux partenariats qui ont des besoins immédiats et qui cherchent des réponses rapides, qui veulent travailler sur un problème spécifique avec plus de souplesse, qui ne requièrent pas d efforts financiers importants ni de mise en œuvre complexe. Les projets uni-module auront la possibilité de continuer leur travail en candidatant pour un autre type de projet dans les appels à projets ultérieurs, en respectant les exigences des cahiers des charges correspondants. Les types de projets multi-modules sont justifiés par une vision à moyen terme, avec une proposition de projet combinant différents objectifs et résultats et la nécessité d un partenariat aux compétences multiples. Des innovations importantes dans la gestion et le suivi sont nécessaires pour les projets multimodules. A cet égard, et afin d avoir une mise en œuvre efficace et pertinente, tous les projets multi-modules seront dans l obligation de se doter d un processus d évaluation externe et indépendant, qui devra suivre la méthodologie cadre développée par le Programme Interreg MED (pour plus d informations, veuillez-vous référer à la section 4.4 du Manuel du Programme). Tous les coûts nécessaires à cette activité seront inclus dans la répartition du budget du projet, et assumés par le projet lui-même. La démarche d évaluation peut aussi être pertinente pour les projets uni-module, mais elle n est pas obligatoire. Dans les projets multimodules, une vérification effectuée par l AG et le SC déterminera si le projet se poursuit dans le module suivant. De plus, tous les projets (uni ou multi-modules) devront prendre en compte un budget spécifique (personnel, missions ) afin de contribuer aux activités transnationales lorsque le Programme le demande : coordination avec l information et la communication des projets horizontaux et coopération avec la stratégie de communication du Programme, y compris le respect des règle- 13

14 mentations et des orientations du Programme et de l UE, organisation d évènements, participation aux évènements du Programme, entre autres activités (pour plus d informations, veuillezvous référer à la section 2.5 du Manuel du Programme). COMMENT PASSER D UN MODULE A UN AUTRE DANS UN PROJET MULTI-MODULES? Les projets multi-modules seront régis par un contrat de subvention qui différenciera les divers modules, chaque module ayant ses propres objectifs, réalisations, calendrier et budget. A la fin de chaque module, l AG et le SC procéderont à une vérification des activités menées et des livrables produits par le projet afin de contrôler le respect des exigences établies et de passer au module suivant. Le but de cette vérification sera de confirmer que les résultats attendus identifiés pour le module concerné ont été atteints, selon le contrat de subvention et le formulaire de candidature approuvé, et que le partenariat est prêt à entamer la nouvelle phase du projet. En particulier, la vérification de l AG et du SC se concentrera sur les aspects suivants : Analyse de la progression relative au contenu et production des livrables clés préidentifiés en bonne et due forme et dans les délais ; Progression financière du projet ; Gestion et performance administrative ; Engagement des partenaires ; Prévisions et recommandations réalistes pour les modules restants ; Le cas échéant, identification des divergences et retards par rapport au formulaire de candidature, ainsi que des modifications nécessaires au projet (partenariat, financement et activités). LA SECTION MODIFICATIONS SERA DISPONIBLE AVANT LE COMMENCEMENT DES PROJETS APPROUVES DANS LE CADRE DU PREMIER APPEL A PROJETS Une liste de vérification sera transmise aux projets après leur approbation (et annexée au contrat de subvention) pour porter à leur connaissance les éléments principaux qui seront contrôlés par l AG et le SC. De plus amples renseignements sont disponibles dans la section 4.5 du Manuel du Programme. A partir de cette vérification, l AG et le SC pourront décider : D approuver la continuité du projet telle que prévue dans le formulaire de candidature ; De proposer une modification du projet afin de l adapter à la nouvelle «réalité», en prenant en compte les résultats de la vérification ; De proposer au Comité de Pilotage du Programme Interreg MED une déprogrammation des modules suivants. Au moment du passage d un module à un autre, le partenariat pourra proposer une modification du projet concernant le partenariat, les changements budgétaires majeurs et les activités, afin de mieux s adapter aux besoins du module suivant. Pour plus d informations concernant les modifications, veuillez-vous référer à la section 4.2 du Manuel du Programme. 14

15 Projets horizontaux Les projets horizontaux sont l élément unificateur des projets modulaires travaillant sur le même thème. Les projets horizontaux seront essentiellement : 1) une interface unique pour tous les projets modulaires impliqués dans le même axe et / ou objectif en faisant une synthèse et en harmonisant les réponses aux mêmes sujets ; 2) une interface unique pour les autorités du programme en tant que centre pour les premières informations thématiques «principales» ; 3) une interface unique entre les projets modulaires du Programme Interreg MED issus d'un processus bottom-up et la plateforme «gouvernance» de l'axe 4 (un processus top-down pour orienter la future stratégie du Programme Interreg MED) afin d'aider et d alimenter l initiative du «projet plateforme axe 4». Le projet horizontal fera office d élément unificateur entre les réalisations principales et les résultats de chaque projet modulaire sur un sujet défini commun. Ceci permettra de créer de véritables synergies entre projets du même axe / objectif du Programme Interreg MED et d offrir une plus grande visibilité pour atteindre les différentes sphères politiques. Les projets horizontaux appuieront le processus de candidature par module en collaborant à la fois avec le Programme et avec les projets individuels, et en concentrant et en développant, d un point de vue externe, l'information et les livrables principaux pour chaque axe prioritaire. Les projets horizontaux n auront pas à mettre en œuvre et à atteindre leurs propres objectifs territoriaux comme le font les projets modulaires, mais à rassembler les résultats et à faciliter le transfert des projets modulaires vers d'autres communautés (réseaux et acteurs clés européens institutionnels, scientifiques et thématiques) : sous la supervision des autorités du Programme, ils auront pour tâche de promouvoir les actions de communication et de capitalisation des projets modulaires (concept qui fait référence à tous les projets modulaires thématiques des axes 1, 2 et 3, voir section du Manuel du Programme) dans un cadre conjoint pour mettre en lumière les intérêts du programme ainsi que celui des projets horizontaux eux-mêmes. Les projets horizontaux : Capturent des éléments des projets modulaires dans chaque objectif spécifique thématique et pour l ensemble du territoire MED ; les analysent, résument et assurent leur diffusion et transférabilité transnationales, en coopération avec les autorités du Programme. Fournissent le cadre pour développer des synergies, produisent des résumés et analyses qualitatives ainsi que coordonnent et gèrent (sous la supervision du SC) la communication d un cluster de projets. Structurent et diffusent un message pour l ensemble de la communauté MED et travaillent sur des liens thématiques inter-axes (1, 2 et 3) ainsi qu avec la plateforme «gouvernance» de l'axe 4. Aident et soutiennent la communication et capitalisation des projets modulaires sélectionnés pour chaque appel et chaque objectif spécifique. Chaque projet modulaire sera relié à un projet horizontal et devra contribuer à ses activités de communication et de capitalisation. Proposent une méthode pour coordonner la communication et la capitalisation conjointes, pour travailler sur les résultats thématiques avec la communauté des projets modulaires et proposent des outils pertinents pour ces tâches. 15

16 Les projets horizontaux ont des cahiers des charges qui leur sont propres. Les principales réalisations qui doivent être développées par ce type de projets peuvent être des stratégies et plans d action pour le renforcement communautaire (community building) / la communication / la capitalisation, des outils de communication interne, des documents d orientations et de recommandations politiques, des documents techniques et des bases de données de livrables et de groupes-cibles. La durée d un projet de ce type est de 36 mois (il est possible de la prolonger). Il est recommandé que le budget éligible total du projet n excède pas 1.4 million EUR (pour obtenir des informations sur les taux de cofinancement, veuillez consulter la section du Manuel du Programme). Quoi qu il en soit, les partenaires doivent s assurer que le montant total du projet reflète bien les activités prévues dans le plan de travail et qu il est conforme aux principes d une bonne gestion financière. Le partenariat doit combiner des compétences en matière de renforcement communautaire (community building), de communication, d organisation du travail, de capitalisation des résultats, de lobbying thématique et de networking au niveau européen, et des connaissances liées à la thématique de l axe prioritaire / objectif spécifique choisi. Un partenariat de 6 partenaires maximum est autorisé. Pour ce qui est des activités de communication, les projets horizontaux ont un rôle et des tâches plus spécifiques que les projets de type modulaire précédents. Les principales activités à prendre en compte pour les projets horizontaux sont : Développer la stratégie de communication de la communauté thématique de projets ; Elaborer une stratégie en coopération avec les projets modulaires associés à une priorité thématique ; Assurer la coordination avec les projets modulaires, le Programme et les autres projets horizontaux pour une approche cohérente ; Fournir des informations au Programme pour alimenter ses moyens d information, ses évènements et autres initiatives ; Participer activement aux activités du Programme Interreg MED. D autres recommandations sont à prendre en compte concernant les activités de communication, veuillez consulter la section 2.5 du Manuel du Programme. 16

17 2. CONSTRUCTION D'UN PROJET MED Abréviation Nom FIGURE 11: RESUME DES SPECIFICITES DES TYPES DE PROJETS DES AXES THEMATIQUES 1, 2 ET 3 Approche modulaire M1 Etude Uni-module Réalisations attendues (liste non exhaustive) Analyses AFOM, états de l art, analyses de benchmarking, modèles, plans d action, stratégies et outils. Durée (Maximum critère d éligibilité) Budget (recommandé) 18 mois Max Partenariat (recommandé) Max 8 PP, partenaires institutionnels et scientifiques. M2 Expérimentation Uni-module Etudes préliminaires ou de faisabilité (si nécessaire), activités pilotes (ainsi que la méthodologie d implantation, les phases de test et d évaluation), plans de transférabilité des résultats. 30 mois 1,2 2,5 M Max 10 PP, partenaires institutionnels et opérationnels. M3 Capitalisation Uni-module Recommandations politiques, Memorandum of Understanding, accords, procédures, et propositions de règlementation, chartes, protocoles. 18 mois 0,6 1,2 M Max 8 PP, partenaires institutionnels et réseaux. M1+M2 Etude et Expérimentation Multi-module Analyses AFOM, états de l art, analyses de benchmarking, modèles, plans d action, stratégies, outils et activités pilotes (ainsi que la méthodologie d implantation, les phases de test et d évaluation), plans de transférabilité des résultats. 36 mois (M1 : 15 m / M2 : 21 m) 1,8 3 M Max 12 PP, partenaires institutionnels, scientifiques et opérationnels. M2+M3 Expérimentation et Capitalisation Multi-module Etudes préliminaires et de faisabilité (si besoin), activités pilotes (ainsi que la méthodologie d implantation, les phases de test et d évaluation), plans de transférabilité des résultats et des recommandations politiques, protocoles d entente (Memorandum of Understanding), accords, procédures et des propositions de règlementation, chartes, protocoles. 36 mois (M2 : 21 m / M3 : 15 m) 2,5 3,6 M Max 12 PP, partenaires institutionnels, opérationnels et réseaux. M1+M2+M3 Projets intégrés Multi-module Analyses AFOM, états de l art, analyses de benchmarking, modèles, plans d action, stratégies, outils et activités pilotes (ainsi que la méthodologie d implantation, les phases de test et d évaluation), plans de transférabilité des résultats et des recommandations politiques, protocoles d entente (Memorandum of Understanding), accords, procédures et des propositions de règlementation, chartes, protocoles. 48 mois (M1 : 15-m / M2 : 21 m / M3 : 12 m) 3,6 6 M Max 15 PP, partenaires institutionnels, opérationnels et scientifiques. Projets horizontaux Communication et Capitalisation du programme sur le long terme Renforcement communautaire / communication / stratégies de capitalisation et plans d action, outils de communication interne, documents d orientations et de recommandations politiques, documents techniques, bases de données de livrables et de groupes-cibles. 36 mois 1,2 2,5 M Max 6 PP, partenaires institutionnels et réseaux 17

18 Projet Plateforme de l axe 4 Le projet Plateforme de l axe 4 est un projet «topdown» des Etats partenaires du Programme MED mettant en place une base pour faciliter la gouvernance et la coopération intergouvernementale dans la zone. A partir du projet Plateforme, des projets stratégiques de type «topdown» pourront émerger. Le Programme MED cherche tant à bénéficier qu à contribuer au développement d une vision, de priorités et d opportunités communes, ainsi qu à bénéficier du cadre des macro-régions déjà existantes et/ou de celles qui pourront émerger à l avenir en coopération avec les Etats partenaires. Ceci peut se réaliser au travers de projets spécifiques qui contribuent au développement d outils et de mécanismes appropriés pour faciliter la mise en œuvre d une meilleure gouvernance et intégration thématique multisectorielle dans la Méditerranée. Cela sera mis en place à travers un «Projet Plateforme des autorités nationales», programmé sous l axe 4. Avec le projet Plateforme, le Programme Interreg MED entend contribuer à l effort global de gouvernance en Méditerranée en mettant à disposition des ressources pour un forum de discussion régional et multisectoriel structuré (idéalement sur le long terme). Cette contribution vise notamment à diffuser les apports précieux des résultats des projets thématiques (sous les axes 1, 2 et 3) d Interreg MED dans les politiques publiques à une échelle plus globale. Enfin, sous l égide du projet Plateforme, il est important de définir des priorités consensuelles émergeant du dialogue et de la discussion à l intérieur et entre les groupes de travail. Ces priorités peuvent amener à l élaboration d études de faisabilité et de pré-projets, qui pourront in fine recevoir des financements de l initiative Plateforme, après décision du Comité de Suivi du Programme. Cette section sera davantage développée après décision du Comité de Suivi sur le cahier des charges de l axe 4.

19 2.2. Exigences des partenariats Partenaire : définition PARTENAIRES FEDER SITUES DANS L'ESPACE DU PROGRAMME INTERREG MED Les partenaires FEDER doivent garder à l esprit que l absence d avance ajoutée au délai observable entre la réalisation de la dépense et son remboursement, sont susceptibles de conduire à des problèmes de liquidité. Ce point devrait être plus particulièrement pris en compte par les organismes privés. Les partenaires situés dans les territoires de l'union européenne couverts par le Programme Interreg MED, tels que définis dans la section 1.1 «Contexte et objectif du Programme», sont cofinancés par le FEDER. Les partenaires qui participent à des projets et reçoivent un financement de la part du Programme Interreg MED doivent correspondre aux critères suivants : A) Organismes de droit publics nationaux, régionaux et locaux (y compris les GETC selon l'article 2 (16) du Règlement (UE) n 1303/2013) ; B) Institutions privées, y compris les entreprises, dotées d'une personnalité juridique 1 ; C) Organismes internationaux soumis au droit national d un État Membre de l UE de l'espace MED ou, sous certaines conditions, soumis au droit international (plus de détails ci-dessous). Les cahiers des charges fourniront une liste des partenaires bénéficiaires les plus adaptés 2 pour chaque axe prioritaire. Dans le cadre du Programme Interreg MED, les organismes de droit public ou «assimilables publics» (c'est-à-dire les organismes de droit public conformément à l'article 2(1) de la Directive 2014/24/UE sur la passation des marchés publics) sont éligibles en tant que partenaires sous la catégorie A, «Organismes de droit publics nationaux, régionaux et locaux». À noter toutefois que pour être éligibles, ces organismes doivent remplir toutes les conditions suivantes : 1) ils ont été créés spécialement pour satisfaire spécifiquement des besoins d'intérêt général, ayant un caractère autre qu industriel ou commerciale ; 2) ils sont dotés d'une personnalité juridique ; et 3) ils sont financés majoritairement par l'état, les autorités régionales ou locales, ou par d'autres organismes de droit public ; soit leur gestion est soumise à un contrôle de ces autorités ou organismes ; soit son organe d'administration, de direction ou de surveillance est composé de membres dont plus de la moitié sont désignés par l'état, les autorités régionales ou locales, ou par d'autres organismes de droit public. 1 Les institutions privées ne peuvent en aucun cas endosser le rôle de Chef de file. Les structures IAP relevant du droit privé ne sont pas éligibles au Programme Interreg MED. Voir la section 2.4, «Aides publiques». 2 Liste de types de partenaires potentiels : voir le glossaire du Programme Interreg MED. 19

20 ATTENTION Nous rappelons que les structures dont le principal domaine d activités, mais aussi dont le rôle au sein du projet, serait la coordination de projets, l'encadrement, ou toute autre activité de nature uniquement exécutive ou de soutien (prestataires de services) ne peuvent pas être partenaires de projet. Le respect de ce critère sera vérifié, au cas par cas, pendant l'évaluation qualitative des candidatures, et pourra même entraîner l'exclusion desdits partenaires. Les organismes internationaux relevant du droit international peuvent participer comme partenaires mais ne peuvent pas être Chefs de file. Ces organismes peuvent participer aux projets uniquement à condition d accepter sans équivoque l ensemble des obligations mentionnes dans le Traité sur le fonctionnement de l'union européenne et des règlements applicables dans le cadre du Programme Interreg MED, les points suivants doivent entre autres, être respectés: Respect des politiques communautaires en vigueur, y compris les règles en matière de passation des marchés publics ; Acceptation des obligations de contrôle national mise en place dans le cadre du Programme Interreg MED, et telles que définies par l'état membre dans lequel l'organisation partenaire est située ; Acceptation des contrôles et audits par tous les organes habilités à les effectuer dans le cadre du Programme Interreg MED, notamment l'autorité de Gestion et le Secrétariat Conjoint, l'autorité d'audit et la Cour Européenne des Auditeurs, ainsi que les autorités nationales pertinentes au sein de l'état membre dans lequel l'organisation partenaire internationale est située. Tous les documents requis dans le cadre de ces contrôles doivent être archivés de manière à pouvoir être consultés dans l espace géographique couvert par le Programme Interreg MED ; Engagement quant à la responsabilité financière final pour le remboursement de toutes sommes indument perçues; Si une candidature implique des organisations internationales relevant du droit international est approuvée, une déclaration ad hoc signée par lesdites institutions devra être fournie acceptant les conditions décrites plus haut. En plus, pour des raisons de sécurité juridique, des informations légales supplémentaires pourront être demandées à ces organisations avant l'attribution du financement. Le non-respect de ces conditions pourra entraîner l'exclusion du partenaire concerné. PARTENAIRES IAP Afin de faciliter la participation des partenaires bénéficiaires de fonds IAP, le Comité de Suivi du Programme MED a adopté un système d'avances financières pour les partenaires en provenance des pays candidats. Les organisations en provenance des pays candidats ou des candidats potentiels participant au Programme Interreg MED sont éligibles en tant que partenaires de projet cofinancés par l'instrument d'aide de Préadhésion (fonds IAP). Dans le cadre du Programme Interreg MED, les pays concernés par le fonds IAP sont la Bosnie- Herzégovine, le Monténégro et l'albanie. 20

21 Les partenaires IAP peuvent se présenter comme partenaires de projet à condition que leur statut juridique soit conforme aux règles du programme et au droit national en vigueur dans les pays de l IAP concernés. Les aspects suivants doivent être tenus en compte : les structures relevant de l IAP ne peuvent en aucun cas être Chefs de file ; les structures relevant de l IAP sont obligatoirement des organismes de droit publics nationaux, régionaux ou locaux, ou un équivalent 3 ; les structures relevant de l IAP et du droit privé ne sont pas éligibles au Programme Interreg MED ; les structures relevant de l IAP sont obligatoirement à but non lucratif ; les partenaires relevant de l IAP sont directement chargés de préparer et gérer les activités du projet dans le cadre du partenariat ; ils n'agissent pas en tant qu'organismes intermédiaires ; les structures relevant de l IAP doivent disposer de sources de financement stables et suffisantes pour garantir la continuité de leur organisation durant toute la durée du projet. PARTENAIRES FEDER EN DEHORS DE L'ESPACE INTERREG MED (REGLE DE FLEXIBILITE GEOGRAPHIQUE DE 20 %) Les organisations situées en dehors de l'espace du Programme Interreg MED, mais à l intérieur de l'union européenne, peuvent devenir partenaires de projet (cofinancés par le FEDER) uniquement dans des cas exceptionnels et justifiés. En effet, leur participation doit apporter une valeur ajoutée et une expertise évidentes à la mise en œuvre du projet et doit bénéficier à l'espace Interreg MED. Le FEDER accordé à un projet pour des partenaires de ce type ajouté au FEDER dépensé en dehors de l'espace MED (tel qu'il est défini à la section 2.2.5, «Emplacement des activités») ne peut en aucun cas représenter plus de 20 % de la contribution FEDER totale sur ce projet. Les institutions situées dans des régions de l'ue en dehors de l'espace du Programme ne peuvent pas être Chefs de file. La participation des partenaires européens dans les projets est ouverte à toutes les régions de l'ue, pour tous les axes prioritaires thématiques et quel que soit le statut juridique des partenaires. Néanmoins, si les activités prévues par les partenaires situés en dehors de l'espace MED devaient être considérées comme relevant des aides d État, la participation desdits partenaires ne serait finalement pas autorisée compte tenue de l impossibilité pour le Comité de Suivi du Programme de valider le résultat de l'évaluation des aides d État au nom d un État membre qui ne participerait pas au Programme. Comme toutes les autres activités financées par le Programme, les activités mises en œuvre par des partenaires situés en dehors de l'espace MED, restent soumise à des obligations de vérifications et d audits. 3 C'est-à-dire des organismes relevant du droit public conformément à l'article 2(1) de la directive 2014/24/UE sur la passation des marchés publics. 21

22 Au cours de la phase de candidature, et avant l'approbation du Comité de Pilotage, les partenaires situés en dehors de l'espace MED doivent présenter une confirmation de l'éligibilité de leur statut juridique. Cette confirmation doit être signée par l'autorité compétente du pays européen concerné. Tout partenaire ne présentant pas cette confirmation, serait est exclu du projet. ATTENTION Si le projet est approuvé, un accord concernant les compétences de gestion, de contrôle et d audit devra être signé entre l'autorité de Gestion et le pays européen concernés, et ce dans un délai de 12 mois à compter de l'approbation du projet (et dans tous les cas, avant le dépôt de la première demande de remboursement). Tout partenaire ne présentant pas ce document, serait est exclu du projet. PARTENAIRES ASSOCIES Les organisations qui souhaitent participer à un projet sans apporter de contribution financière sont considérées comme des «partenaires associés». Ces partenaires associés ne reçoivent pas de financement FEDER/ ou IAP ; ils participent sur leurs propres fonds et ne sont pas tenus en compte lors de la vérification des conditions minimums requises pour les partenariats. Les partenaires en provenance de pays tiers ne peuvent en aucun cas recevoir de financement FEDER ou IAP de la part du Programme Interreg MED ; ils sont uniquement éligibles sous le statut de partenaire associé. Les dépenses des partenaires associés devraient être prises en charge par n'importe quel partenaire financeur du projet et doivent respecter les règles d'éligibilité applicables Dans tous les cas, l'implication de partenaires associés ne doit pas entrer en conflit avec les règles de passation des marchés publics. De fait, les dépenses déclarées pour ces partenaires doivent en principe se limiter au remboursement des frais de déplacement et d'hébergement dans le cadre de leur participation aux réunions des projets Obligations des partenaires Chefs de file Même si l'autorité de Certification du Programme MED transfère directement la contribution a chacun des partenaires, le Chef de file doit malgré tout garantir que les partenaires sont remboursés entièrement et dans les plus brefs délais. Le principe des «Chefs de file» s'applique au Programme Interreg MED conformément à l'article 13 du Règlement (UE) n 1299/2013. Par conséquent, chaque partenariat attribue le rôle de Chef de File à une organisation qui assume l'entière responsabilité de la mise en œuvre du projet dans son ensemble. Le Chef de File est un organisme public ou un organisme de droit public (conformément à la directive 2014/24/UE). L organisme du Chef de File se trouve physiquement basé dans la zone UE de l espace MED. Les institutions privées, les organisations internationales agissant sous loi internationale et les partenaires relevant de l IAP ne peuvent pas être Chefs de file. Une fois le projet approuvé par le Comité de Pilotage du Programme, le Chef de File signe un Contrat de subvention avec l'autorité de Gestion (Conseil Régional PACA, France) et lance l es activités du projet. 22

23 Au cours de la phase de mise en œuvre du projet, le Chef de File est principalement chargé de coordonner le projet selon le principe de la «bonne gestion financière et une bonne gestion de projet» 4 (pour plus de détails, voir les sections «Pertinence des partenariats», «Bonne gestion de projet» et «Budgétisation de projet solide»). Dans le même sens, le Chef de File doit garantir la bonne communication des informations au sein du partenariat et assure un échange efficace d informations permettant l atteinte des objectifs du projet. Le Chef de File est également en charge de la bonne communication avec les autorités du Programme, et plus particulièrement l'autorité de Gestion et le Secrétariat Conjoint. Le Contrat de subvention et la Convention interpartenariale seront disponibles avant le démarrage des projets approuvés dans le cadre du premier appel à projet. Les responsabilités du Chef de File sont définies dans le Contrat de subvention. Le Chef de File est tenu de fixer les modalités de participation au projet avec l ensemble de ses partenaires sous forme d'accord écrit (convention interpartenariale). Les modèles types de Contrats de subvention et de convention interpartenariale sont disponibles sur le site Internet du Programme Interreg MED et annexés au présent document et doivent être signés après approbation des candidatures (pour plus de détails, voir la section 3.4 «Procédure de contractualisation») Taille du partenariat A minima le partenariat doit être composé de : au moins quatre partenaires cofinancés; issus d'au moins quatre pays de l'espace du Programme Interreg MED ; et dont au moins trois partenaires situés dans la partie Union européenne de l'espace Interreg MED (soit : trois partenaires FEDER situés au sein de l'espace MED). La taille du partenariat doit refléter l'objectif du projet tout en restant gérable. La section 2.1 fournit des recommandations supplémentaires concernant la taille la plus adaptée pour les partenariats en fonction du type de projet. Le cahier des charges peut également établir des conditions spécifiques concernant le partenariat Cofinancement Le Programme Interreg MED est cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER) et l'instrument d'aide de Préadhésion (IAP). Le taux de cofinancement FEDER/IAP s'élève à 85 % pour tous les partenaires et Chefs de file. 4 Le principe de la bonne gestion financière est défini au chapitre 7 du Règlement (UE, Euratom) n 966/2012. Ce règlement déclare que le budget doit être dépensé «conformément aux principes d'économie, d'efficience et d'efficacité. Le principe d'économie prescrit que les moyens mis en œuvre par l'institution dans le cadre de la réalisation de ses activités sont rendus disponibles en temps utile, dans les quantités et qualités appropriées et au meilleur prix. Le principe d'efficience vise le meilleur rapport entre les moyens mis en œuvre et les résultats obtenus. Le principe d'efficacité vise l'atteinte des objectifs spécifiques fixés et l'obtention des résultats escomptés.» 23

24 La seule exception concerne les PME participant au projet conformément à l'article 20 du Règlement général d'exemption par catégorie (Règlement n 651/2014 de la Commission européenne), pour lesquelles le cofinancement du FEDER représente 50 % de leur budget total éligible. La part des dépenses non remboursée par le FEDER/l'IAP doit être financée par chaque Chef de File et partenaire des projets au moyen d'un cofinancement national, pouvant prendre les formes suivantes : Dans le cas des partenaires IAP, les contributions privées ne sont pas autorisées étant donné que les structures relevant du droit privé ne sont pas éligibles au fonds IAP. A) propre contribution publique - financement public national, régional ou local, assuré directement sur les propres fonds des partenaires publics ; B) contribution publique automatique - financement public national, régional ou local, obtenu via des mécanismes de cofinancement spécifiquement établis par les États membres ; C) autre contribution publique - financement public national, régional ou local, fourni par des institutions publiques ne faisant pas partie du partenariat ; D) contribution privée propre - financement privé fourni directement par les fonds propres des partenaires privés ; E) autre contribution privée - financement privé fourni par des institutions publiques, mais qui ne participent pas au partenariat ; La contribution de chaque Chef de File et partenaire des projets, qu'il soit public ou privé, doit être confirmée par le Chef de File dans le Formulaire de Candidature et par chacun des partenaires à travers le remplissage de sa propre déclaration (ladite déclaration sera annexée obligatoirement au Formulaire de Candidature : voir section 3.1 «Procédure de candidature») Localisation des activités En accord avec les obligations en matière de situation géographique des partenaires, et de manière générale le Programme Interreg MED a pour principe fondamental de financer les activités développées au sein de l'espace du Programme. Toutes les activités développées par les Chefs de file, et les partenaires FEDER MED, dans des régions de l UE situées en dehors de cet espace (y compris la participation à des missions, études de terrain et événements), ne pourront être acceptées que dans des cas exceptionnels et justifiés. Les obligations suivantes doivent être respectées : les activités bénéficient aux régions de l'espace MED ; elles sont essentielles à l'exécution du projet ; elles sont explicitement prévues dans le Formulaire de Candidature ou, à défaut, ont été autorisées au préalable de leur exécution par l'ag/le SC. Tous les projets sont invités à prévoir, dans leur Formulaire de Candidature, une petite part de leur budget pour des déplacements en dehors de l'espace MED en vue de participer à des événements externes (qui ne seraient pas organisés par le projet lui-même). Toutefois, il est 24

25 vivement recommandé de limiter au maximum l organisation des réunions, événements et séminaires du projet en dehors de l'espace MED. Conformément à l'article 20 du Règlement (UE) n 1299/2013 et au Programme de Coopération Interreg MED, l'ag/le SC doivent contrôler toutes les activités situées en dehors de la partie UE de l'espace MED, tant au cours de la phase de candidature qu au cours de la mise en œuvre du projet. Les activités financées par l'iap doivent, selon un principe de base, être mises en œuvre dans les territoires IAP. Les activités mise en œuvre en dehors des territoires IAP mais au bénéfice des pays IAP seront examinées au cas par cas, par l'ag/le SC. 25

26 2.3. Les clés d'un bon projet Des solutions adaptées à des besoins réels L'idée du projet doit répondre à un besoin commun aux territoires impliqués, au moyen d'actions concrètes qui permettront des solutions conjointes durables. Cet objectif principal (habituellement un par projet), inscrit sur le long terme, doit contribuer clairement à l'objectif spécifique choisi au sein du Programme 5. Les objectifs spécifiques du projet (maximum trois) doivent être aussi précis que possible, et pertinents vis-à-vis du Programme et des régions concernées. Ils doivent être à la fois ambitieux et réalistes, afin de pouvoir être réalisés pendant la durée du projet. Ces objectifs sont clairement identifiés dans le Formulaire de Candidature et leur réalisation pendant la durée du projet doit être démontrée. La coopération transnationale apporte une valeur ajoutée lorsqu'il s'agit de répondre aux besoins identifiés dans les territoires concernés. Cette coopération doit activer clairement des synergies, y compris au-delà du partenariat du projet ; par conséquent, pour la réussite du projet, il ne suffit pas de simplement compiler des actions locales et/ou régionales. Le projet doit être innovant. Il doit être construit dans la perspective de capitaliser les expériences et résultats pertinents (obtenus dans le cadre des activités financées par le Programme Interreg MED ou d'autres programmes). Ce point de départ doit être intégralement identifié, tout comme sa stratégie d'utilisation, dans l'élaboration de la proposition de projet. La durabilité du projet est un autre élément clé. La coopération transnationale a une fonction de «déclencheur» : elle est conçue comme la première étape vers des développements supplémentaires (par exemple, un investissement supérieur) et des améliorations (par exemple, des politiques). La reprise des résultats, le déploiement à plus grande échelle et/ou la généralisation sont des facteurs de réussite cruciaux qui doivent être considérés dès l'élaboration du projet. La communication joue, elle aussi, un rôle important dans la durabilité. Enfin, autre question à se poser : au-delà du Pogramme interreg MED, existe-t-il d'autres programmes européens qui seraient plus adaptés à l'idée du projet? 5 Pour plus d'informations, voir la section «Axes prioritaires et objectifs spécifiques». 26

27 Logique d'intervention du projet Les projets sont strictement tenus d'appliquer une approche axée sur les résultats 6 : ils définissent clairement les résultats et les changements visés, en établissant un lien avec les défis et besoins territoriaux identifiés. La logique d'intervention du projet doit être conforme à l'objectif spécifique ciblé : c est une condition requise pour que le projet soit approuvé et financé. La logique d'intervention du projet doit être cohérente et fournir les informations nécessaires pour que le programme puisse évaluer la contribution «à la réalisation des objectifs et résultats spécifiques des axes prioritaires correspondants», conformément à l'article 125(3) (a) (i) du RPDC (UE 1303/2013). Par le biais de sa logique d'intervention, le projet devrait démontrer : qu'il cible un seul objectif spécifique au sein de l'axe prioritaire du Programme ; qu'il contribue au résultat et à l'indicateur de résultat correspondants du Programme ; qu'il établit un lien logique entre d'une part les activités et réalisations du projet, et d'autre par l'objectif spécifique ciblé. Pour qu'il soit possible d'évaluer et mesurer la contribution du projet en ce qui concerne la réalisation des objectifs du Programme, le projet doit établir une logique d'intervention conforme à celle du Programme 7. Cette cohérence doit être soulignée et justifiée dans le Formulaire de Candidature, à la section C.2.1, dans laquelle l'objectif global et les résultats du projet doivent être liés à une priorité spécifique et un résultat du Programme. Les projets sont évalués en fonction de leur contribution à la fois aux indicateurs de réalisations et de résultats correspondant à l'objectif spécifique de l'axe prioritaire choisi dans le Formulaire de Candidature. Par ailleurs, dans le Formulaire de Candidature, les projets doivent démontrer en quoi ils contribueront à la concrétisation de ces deux types d'indicateurs. Pour ce faire, ils établissent clairement un lien entre d'une part les réalisations et principaux résultats prévus, et d'autre part les indicateurs correspondants dans l'objectif spécifique du programme qu ils auront choisi. Cette consigne implique un changement d'approche et d'orientation des projets par rapport aux périodes de programmation précédentes : l'accent est désormais mis avant tout sur la concrétisation des réalisations et résultats, plutôt que sur l'exécution des activités du projet. 6 Pour plus de détails sur l'approche axée sur les résultats, voir la section INTERACT, élaboration de la logique du programme de CTE et lien entre les logiques d'intervention du programme et du projet. 27

28 LIEN ENTRE LA LOGIQUE D'INTERVENTION DU PROGRAMME ET CELLE DU PROJET Les logiques d'intervention des projets et du programme sont intrinsèquement liées et ne peuvent pas être envisagées séparément. FIGURE 12 : LOGIQUES D'INTERVENTION DU PROGRAMME ET DES PROJETS (source : INTERACT) Dans le schéma ci-dessus, les mots clés sont définis ainsi : axe prioritaire -> domaine thématique qui reflète les besoins et potentiels les plus pertinents de l'espace MED ; objectif spécifique du Programme -> ce que le Programme souhaite changer pour les habitants dans ce domaine thématique ; actions soutenues -> type d'activités que le Programme prévoit de financer pour parvenir à ce changement ; réalisations du Programme -> effets directement produits par les activités et qui contribuent au changement ; résultats du Programme -> mesures qui permettent de constater l'effet des actions financées. 28

29 La logique d'intervention du projet doit montrer de quelle manière le changement souhaité sera obtenu. LA THEORIE DU CHANGEMENT La théorie du changement doit être placée au cœur de chaque projet. Cette approche a pour objectif de produire une narration concernant la manière dont le changement envisagé aura lieu. Lorsqu'elle est axée sur la théorie du changement, la logique du projet permet de renforcer la capacité à établir la contribution aux résultats dans l espace de coopération du Programme, résultats qui sont indiqués dans ladite théorie. Dans l'élaboration de leur logique d'intervention, les projets doivent placer le changement souhaité à la base de l'approche axée sur les résultats. La logique d'intervention du projet doit mon- trer S de quelle manière le changement souhaité sera obtenu. Par conséquent, elle doit décrire la situation e actuelle (par exemple, le problème), ses causes sous-jacentes et le changement que le projet s cherche à obtenir par l'exécution des activités planifiées. La logique d'intervention doit également o indiquer ce qui déclenchera le changement. b L'élaboration j du projet doit commencer par décrire la situation initiale, c'est-à-dire le problème et/ou e la question devant être résolus. Les partenaires du projet doivent ensuite se demander ce qu'ils c souhaitent obtenir et ainsi définir les réalisations et résultats escomptés. Les résultats ainsi envisagés t doivent être conformes au changement souhaité et se traduire par des objectifs spécifiques i du projet. f FIGURE s 13 : LOGIQUE D'INTERVENTION DES PROJETS d o i v Situation e initiale : Activités/ problème/question n Résultats réalisations identifiés t c i b l e r c l a Changement i Objectifs escompté r spécifiques e m e n t Une u fois la logique d'intervention en place (depuis la situation initiale jusqu'au changement envisagé), n il convient de définir les conditions préalables requises, les activités et les réalisations nécessaires s pour concrétiser les objectifs et les résultats. e Pour u l'élaboration de la logique d'intervention du projet, voir la section concernant les outils l méthodologiques pour la préparation et l'exécution des projets MED. o b j e 29 c t i f s

30 Types d'activités et de livrables Les projets sont structurés en groupes d'activités (WP) et en activités individuelles. Ils produisent des livrables et des résultats concrets qui permettent d'atteindre les objectifs fixés. Face à la confusion qui règne parfois entre les notions d'activités, de livrables et de réalisations dans le cadre des projets, cette section est conçue pour : clarifier ces concepts ; définir les types d'activités et de livrables que les projets peuvent exécuter et produire ; définir des critères de qualité permettant de garantir la pertinence et l'utilité des résultats pour le programme et ses axes prioritaires. En effet, les résultats d'un projet dépendent de la qualité de ses activités, réalisations et livrables. CONCEPTS Le «groupe d'activités» (WP) peut être défini ainsi : groupement d'activités liées entre elles et nécessaires pour produire les principales réalisations du projet. La «réalisation» est ce qui découle d'une activité ou d'un ensemble d'activités. Ainsi, les réalisations des projets sont les résultats obtenus suite à l'exécution de leurs activités. Chaque réalisation doit être mesurable par un indicateur de réalisation du programme et contribuer directement au résultat du projet. «L'activité» est un processus mené à bien dans un but précis. Chaque groupe d'activités (WP) se compose d'activités individuelles qui doivent déboucher sur le développement d'une ou plusieurs réalisations du projet. Le «livrable» est la preuve physique de ce qui a été produit par le biais d'une activité, ou de la réalisation qui a été concrétisée par une activité. Chaque activité doit s'accompagner d'un ou plusieurs livrables qui contribuent aux réalisations du projet. Il n'est pas forcément nécessaire de détailler toutes les étapes d'une même activité sous forme de livrables individuels. Au contraire, si nécessaire et pertinent, ces différentes étapes d une seule activité peuvent être réunies au sein d'un seul livrable. 30

31 FIGURE 14 : COMPOSITION DES GROUPES D'ACTIVITES Réalisation TYPES DE GROUPES D'ACTIVITES En fonction du type de projet choisi, ce dernier peut comprendre 3 à 7 groupes d'activités (WP). Certains WP sont communs à tous les projets... WP0 : frais de préparation (facultatif) ; WP1 : gestion du projet (obligatoire) ; WP2 : communication relative au projet (obligatoire).... tandis que les groupes d'activités thématiques varient en fonction du type de projet : projets du Module 1 - un WP thématique : «Etude» ; projets du Module 2 - deux WP thématiques : «Expérimentation» + «Transférabilité» ; projets du Module 3 - un WP thématique : «Capitalisation» ; projets des Modules trois WP thématiques : «Etude» + «Expérimentation» + «Transférabilité» ; projets des Modules trois WP thématiques : «Expérimentation» + «Transférabilité» + «Capitalisation» ; projets des Modules quatre WP thématiques : «Etude» + «Expérimentation» + «Transférabilité» + «Capitalisation» ; projets horizontaux - deux WP thématiques spéciaux. 31

32 Des définitions pour chaque exemple de livrables sont disponibles dans le Glossaire (section 6 du Manuel du Programme). TYPES D'ACTIVITES ET DE LIVRABLES Les activités des projets peuvent être liées à la gestion et à l'évaluation du projet, à la communication et au développement du projet. Dans le Formulaire de Candidature, les candidats sont tenus de structurer leur projet par le biais des groupes d'activités (facultatifs et obligatoires) conformément au type de projet choisi. Pour chaque groupe d'activités, les candidats choisissent parmi deux listes les activités et livrables, qu'ils affinent et décrivent ensuite selon ce qu'ils prévoient de mettre en œuvre et produire. En outre, les candidats définissent également les réalisations, en sachant qu'elles doivent contribuer aux indicateurs de réalisation du Programme (voir la section «Indicateurs de réalisation du Programme»). La section ci-dessous définit, pour chaque groupe d'activités (WP), les types d'activités qui peuvent être sélectionnées et les types de livrables correspondants, en fournissant des exemples de livrables (liste non exhaustive) pouvant être produits par le projet. FIGURE 15 : ACTIVITES ET LIVRABLES DU WP0, «FRAIS DE PREPARATION» (FACULTATIF) TYPES D'ACTIVITÉS TYPES DE LIVRABLES EXEMPLES DE LIVRABLES Préparation et dépôt d'une proposition de projet Formulaire de Candidature Formulaire de Candidature FIGURE 16 : ACTIVITES ET LIVRABLES DU WP1, «GESTION DU PROJET» Les activités liées au suivi quotidien et aux rapports des structures du Programme ne comprennent pas nécessairement de livrables, mais elles rentrent dans le cadre de l'activité «gestion administrative et financière». TYPES D'ACTIVITÉS TYPES DE LIVRABLES EXEMPLES DE LIVRABLES Méthode Procédures des Comités de Pilotage (CP) et des Comités Techniques (CT) Guide Manuel / recommandations Gestion administrative et / Plan / Intranet / plateforme Outil financière en ligne Formation Comptes rendus des Réunion réunions des Comités de Pilotage et des Comités Techniques Méthodologie / lignes Mise en place de méthodologies communes pour les actions Méthode Outil directrices Manuel / recommandations / plan Formation 32

33 TYPES D'ACTIVITÉS TYPES DE LIVRABLES EXEMPLES DE LIVRABLES Données Rapport d'évaluation Évaluation du projet Méthode Outil Méthode d'évaluation Plan d'évaluation Plateforme en ligne / boîte à outils Enquête / questionnaire / outil de collecte d'informations Instructions FIGURE 17 : ACTIVITES ET LIVRABLES DU WP2, «COMMUNICATION RELATIVE AU PROJET» La création d une affiche est obligatoire, voir section Règles en matière de communication et de publicité du Manuel du Programme. TYPES D'ACTIVITÉS TYPES DE LIVRABLES EXEMPLES DE LIVRABLES Méthodologie / lignes Coordination du groupe Méthode directrices d'activités (WP) Manuel / recommandations Outil / plan /formation Mise en place de méthodologies communes pour les actions Réseautage Transfert des informations Échange d'informations Transfert des connaissances / du savoir-faire / de l'expertise Plan Groupement informel d'acteurs Groupement officiel d'acteurs Réseau collaboratif Publication électronique ou papier Conférence de presse Événement public/politique Matériel de formation Plan de communication Plan de capitalisation Forum / blog / plateforme Accord Protocole d entente Charte Protocole Living Lab Article Brochure Bulletin d'information / newsletter Compte rendu Compilation Réseaux sociaux Prospectus Affiche Produits dérivés Compte rendu de conférence de presse Dossier de presse Compte rendu de conférence Forum Plateforme de formation virtuelle Matériel de formation 33

34 (section XXX de ce manuel). 2. CONSTRUCTION D UN PROJET MED Contenu de formation Evènement sur mesure Compte rendu de formation Méthodologie de formation Compte rendu d'événement exceptionnel / sur mesure La coordination avec le projet horizontal et la contribution aux activités de communication du Programme sont obligatoires pour tous les projets. TYPES D'ACTIVITÉS TYPES DE LIVRABLES EXEMPLES DE LIVRABLES Coordination avec les Transfert des informations et Rapport activités de communication et données capitalisation des Projets Réunion Rapport Horizontaux Contribution aux activités de communication du Programme Participation aux évènements externes Transfert des informations et données Réunion Réunion Rapport Rapport Rapport FIGURE 18 : ACTIVITES ET LIVRABLES DU WP «ETUDE» TYPES D'ACTIVITÉS TYPES DE LIVRABLES EXEMPLES DE LIVRABLES Méthodologie / lignes Méthode directrices Coordination du groupe Manuel / recommandations d'activités (WP) Outil / plan Formation État des connaissances Analyse AFOM Analyse des besoins Diagnostic Étude de cas Terrain d'étude Compte rendu Analyse comparative Étude de faisabilité Étude prospective Analyse comparative Compte rendu de consultation Compte rendu d'atelier technique Compilation et organisation des informations et données Mise à disposition d'outils, méthodes et services Collecte des données Plan Observatoire Méthode Collecte de données thématiques Bonnes pratiques Base de données des parties prenantes et bénéficiaires Plans SIG Itinéraires Observatoire Liste d'indicateurs Analyse comparative Méthodologie, boîte à outils Carnet de route Lignes directrices 34

35 Modèle Outil Matériel de formation Outil de prise de décisions Outil de suivi TYPES D'ACTIVITÉS TYPES DE LIVRABLES EXEMPLES DE LIVRABLES Stratégie Élaboration d'approches et Méthode Plan d'action stratégies communes Modèle Outil Échange d'informations Événement technique Compte rendu de séminaire Compte rendu d'atelier Compte rendu de réunion FIGURE 19 : ACTIVITES ET LIVRABLES DU GROUPE D'ACTIVITES «EXPERIMENTATION» TYPES D'ACTIVITÉS TYPES DE LIVRABLES EXEMPLES DE LIVRABLES Méthodologie / lignes directrices Coordination du groupe Méthode Manuel / recommandations d'activités (WP) / plan Préparation d'activités pilotes Expérimentations (processus, techniques, modèles, outils, méthodes et services) Simulation (processus, techniques, modèles, outils, méthodes et services) Évaluation (processus, techniques, modèles, outils, méthodes et services) Formation des utilisateurs finaux Échange d'informations Outil Étude préliminaire Outil Service Méthode Outil Méthode Compte rendu Matériel de formation Contenu de formation Événement technique Formation Étude préliminaire ou de perfectionnement pour le lancement des activités pilotes Compte rendu d'essai Logiciel Assistance / équipements Rapport Méthodologie Modèle Compte rendu de simulation Compte rendu d'évaluation Outil d'évaluation Méthodologie d'évaluation Plateforme de formation virtuelle Matériel de formation Compte rendu de formation Méthodologie de formation Compte rendu de séminaire Compte rendu d'atelier Compte rendu de réunion 35

36 FIGURE 20 : ACTIVITES ET LIVRABLES DU GROUPE D'ACTIVITES «TRANSFERABILITE» TYPES D'ACTIVITÉS TYPES DE LIVRABLES EXEMPLES DE LIVRABLES Méthodologie / lignes directrices Coordination du groupe Méthode Manuel / recommandations / d'activités (WP) plan Transfert des processus, techniques, modèles, outils, méthodes et services testés Échange d'informations Échange d'informations Transfert des connaissances / du savoir-faire / de l'expertise Outil Méthode Outil Événement technique Matériel de formation Formations Événement sur mesure Formation Plan Modèle Protocole Compte rendu de séminaire Compte rendu d'atelier Compte rendu de réunion Plateforme de formation virtuelle Matériel de formation Compte rendu de formation Méthodologie de formation Compte rendu d'événement exceptionnel / sur mesure FIGURE 21 : ACTIVITES ET LIVRABLES DU GROUPE D'ACTIVITES «CAPITALISATION» TYPES D'ACTIVITÉS TYPES DE LIVRABLES EXEMPLES DE LIVRABLES Méthodologie / lignes directrices Coordination du groupe Méthode Manuel / recommandations / d'activités (WP) plan Systématisation des connaissances Transfert des systèmes ou processus Outil Données Méthode Outil Méthode Outil Matériel de formation Formations Événement technique Événement sur mesure Formation Rapport Méthodologie Outil Plan Modèle Protocole Plateforme de formation virtuelle Matériel de formation Compte rendu de formation Méthodologie de formation Compte rendu d'événement technique Compte rendu d'événement exceptionnel / sur mesure 36

37 TYPES D'ACTIVITÉS TYPES DE LIVRABLES EXEMPLES DE LIVRABLES Mainstreaming Création de synergies et de mécanismes de coopération Méthode Outil Recommandations Formations Événement technique Événement public/politique Groupement informel d'acteurs Groupement officiel d'acteurs Réseau collaboratif Plan d'action Actes juridiques Recommandations politiques Politique Livre blanc Livre vert Matériel de formation Compte rendu des formations Compte rendu de séminaire Compte rendu d'atelier Compte rendu de réunion Compte rendu de conférence Forum Forum / blog / plateforme Accord Protocole d entente Charte Protocole Living Lab DEFINIR DES REALISATIONS PROPRES AUX PROJETS Contrairement aux types d'activités et de livrables, qui sont définis par le Programme Interreg MED, les réalisations sont définies par chaque projet. À noter que les groupes d'activités ne s'accompagnent pas obligatoirement d'une ou plusieurs réalisations principales (en réalité, il est possible qu'un projet ait une seule réalisation principale). La réalisation principale d'un projet est mesurable par un indicateur de réalisation du Programme et contribue directement au résultat du projet. Pour pouvoir être comparés, la réalisation principale du projet et l'indicateur de réalisation du Programme doivent répondre à la même unité de mesure. Pour concrétiser les réalisations fixées à l'échelle du Programme, il est impératif de mesurer les réalisations principales du projet selon les indicateurs de réalisation du Programme. Des exemples de réalisations sont présentés ci-dessous à titre indicatif, pour chaque groupe d'activités (WP) lié au développement du contenu des projets. WP «étude» Analyse AFOM, état des connaissances, analyse de benchmarking, définition des approches, plans d'action conjoints, stratégies communes, mise en place de réseaux. WP «Expérimentation» Études préliminaires (faisabilité), méthodologie commune pour les comptes rendus de démonstration, de test et d évaluation des activités pilotes. 37

38 WP «Transférabilité» Planification de la portabilité des résultats, protocole de transférabilité... WP «capitalisation» Recommandations politiques, protocole d entente, accords, procédures, propositions de règlements. Conformément à la logique d'intervention du Programme et à celle des projets, les réalisations et activités des projets doivent contribuer aux indicateurs de réalisations du Programme, définis pour chaque objectif spécifique : FIGURE 22 : INDICATEURS DE REALISATIONS ET ACTIVITES OS Titre de l'indicateur de réalisation Exemples de réalisations ou d'activités 1.1. Nombre d'instruments afin de favoriser l'innovation des PME Outil Service Nombre d'entreprises recevant des subventions (Entreprises partenaires des projets) Nombre d'entreprises recevant une aide non financière Services d'aide Nombre de clusters d'innovation transnationaux soutenus Services d'aide 2.1. Nombre d'outils de planification disponibles pour le suivi et la gestion de la consommation énergétique dans les bâtiments Outils publics Nombre de stratégies en faveur des plans de gestion de la consommation énergétique dans les bâtiments publics Stratégies Nombre de groupes cibles participant aux activités de Événements sensibilisation sur l'efficacité énergétique pour les bâtiments Formations publics 2.2. Nombre de régions et sous-régions engagées (par le biais de chartes, protocoles, MoU) à développer des plans/stratégies d'efficacité énergétique Nombre d'outils de planification visant à développer des plans énergétiques comprenant des sources locales d'énergies renouvelables Population des îles couverte par des plans Population des zones rurales couvertes par des plans Nombre de modèles pour développer des plans d'action comprenant des sources locales d'énergies renouvelables dans l'ensemble du mix énergétique Nombre de régions et sous-régions engagées (par le biais de chartes, protocoles, MoU) à augmenter la part des sources locales d'énergies renouvelables dans l'ensemble du mix énergétique Accord Protocole d entente Protocole Acte juridique Outil Tests Mise en œuvre de politiques et plans Adoption de politiques et plans Tests Mise en œuvre de politiques et plans Adoption de politiques et plans Méthode Plan Accord Protocole d entente Protocole Acte juridique 38

39 OS Titre de l'indicateur de réalisation Exemples de réalisations ou d'activités Nombre d instruments disponibles pour favoriser l'utilisation des Outil 2.3. solutions de transport à faibles émissions de carbone dont les Service solutions multimodales Nombre de modèles pour développer des plans urbains comprenant le transport à faibles émissions de carbone et les actions immatérielles de connections multimodales Nombre d'outils de planification visant à développer des plans énergétiques comprenant des sources locales d'énergies renouvelables Population des îles couverte par des plans 3.1. Nombre d'instruments disponibles pour améliorer le développement du tourisme durable et responsable Nombre de destinations touristiques couverts par un outil d'évaluation du tourisme durable Nombre de stratégies appliquant des critères de gestion du tourisme durable Nombre de régions et sous-régions engagées (par le biais de chartes, protocoles, MoU) dans la mise en œuvre de plans du tourisme durable Méthode Plan Événements Accord Protocole d entente Protocole Acte juridique Outil Service Expérimentations Stratégie Accord Protocole d entente Protocole Acte juridique 3.2. Nombre de plans de gouvernance conjoints Plan Surface des habitats soutenus pour atteindre un meilleur statut de conservation Expérimentations Nombre d'aires protégées engagées (par le biais de chartes, protocoles, MoU) dans la mise en œuvre de stratégies de gestion Accord Protocole d entente Protocole Acte juridique 4.1. Nombre de parties prenantes (structures) impliquées dans les initiatives soutenues (pour chaque catégorie représentant les parties prenantes publiques et privées) Événements Formations CRITERES DE QUALITE DES ACTIVITES Quels sont les critères de qualité des activités et comment les respecter? Le Programme Interreg MED a identifié trois principaux critères de qualité. En effet, dans le cadre d'un Programme de Coopération Transnationale, les activités menées doivent répondre à trois grands critères : la coordination ; la transnationalité ; la transférabilité. 39

40 Qu'est-ce que la coordination? Toutes les actions doivent être coordonnées par un partenaire qui endosse le rôle de responsable. La coordination ne se fait pas naturellement : elle est appuyée par de solides compétences en matière d'organisation. Par ailleurs, les modalités doivent faire l'objet d'un consensus avec l'ensemble du partenariat et être communiquées à tous les partenaires dans des délais opportuns. Dès le début du projet, tous les partenaires chargés de WP et/ou d'activités doivent : avoir un aperçu complet du développement de l'activité (responsabilités et charge de travail des partenaires, calendrier, résultats escomptés, livrables, etc.) ; fournir des instructions précises aux partenaires en ce qui concerne l'exécution des WP. Qu'est-ce que la transnationalité? Toutes les actions doivent obligatoirement être transnationales. Cela signifie que l'approche, les actions et les résultats transcendent les limites que sont les frontières nationales des territoires d'intervention des partenaires. L'approche doit être partagée par l'ensemble du partenariat ; les actions sont complémentaires au sein du partenariat ; et les résultats de ces actions bénéficient à l'ensemble du partenariat. La perspective transnationale permet d'éviter que les projets ne soient une simple série d initiatives locales et disparates. Par conséquent, les actions doivent notamment : partager une méthodologie commune pour la mise en œuvre d'actions similaires sur les différents territoires des partenaires ; veiller à la complémentarité des travaux ; veiller à ce que les données et informations puissent être comparées pour une synthèse et utilisation transnationale des résultats. Qu'est-ce que la transférabilité? La totalité des protocoles et résultats doit pouvoir être transférée à l'échelle de tout l'espace MED. Par conséquent, les actions doivent être réutilisables et/ou adaptables. Le partenariat doit veiller au respect des critères suivants : comparabilité des données et informations ; fiabilité et traçabilité des données et informations ; solidité de la méthodologie et des protocoles utilisés ; pertinence du format ; définition claire de l'objectif. Quels sont les éléments nécessaires pour garantir l'exécution qualitative des activités? Pour produire une réalisation de qualité, il faut impérativement veiller à la qualité du processus utilisé (c'est-à-dire l'activité). Le livrable étant la preuve physique de ce qui a été produit, il est essentiel que ce témoignage réponde à certains critères afin d'être utile et afin de bénéficier aux acteurs qui n'ont pas participé à l'action. 40

41 Définir des critères communs pour les activités Les activités doivent être coordonnées afin d'assurer la stabilité des réalisations. Les activités doivent être conformes au type de réalisation escompté. Dans le cadre des projets de coopération transnationale, tous les types d'activités nécessitent une coordination parfaite entre les compétences des partenaires. Concrètement, à l'échelle du projet, cette coordination se traduit par des activités d'assemblage, d'harmonisation et d'orchestration entre les partenaires issus de différents domaines d'expertise et d'activités, et de différents espaces, le tout afin de garantir la solidité des résultats du projet. Aucune de ces activités ne se met en place naturellement. Un animateur est nécessaire pour développer une compréhension commune, fournir des lignes directrices et veiller à l'efficacité du processus. C'est pourquoi les activités, les recommandations pratiques et les méthodes de suivi du processus doivent être définis en amont, d'un commun accord, en impliquant l'ensemble du partenariat. Par ailleurs, il convient de documenter le résultat de cette procédure afin de décrire l'exécution de l'activité et fournir toutes les instructions pratiques communes dont chaque partenaire a besoin pour assurer un travail harmonisé. Par conséquent, toutes les activités principales doivent être accompagnées de la méthodologie ou des instructions pratiques qui permettront une coordination adaptée. Voici quelques exemples de lignes directrices/méthodologies pouvant être produites par le partenariat ou adressées à ce dernier : Les lignes directrices et méthodologies en matière de gestion et suivi de projet issus du Programme MED sont disponibles dans le centre d'informations du programme MED. procédures de gestion administrative ; procédures de communication interne ; procédure de suivi des activités du projet ; supports de formation interne ; instructions pratiques pour la mise en œuvre d'une étude ; instructions pratiques pour la mise en œuvre d'une action pilote ; protocole d'essai d'un outil, d'un service ; plans de communication et de dissémination ; protocole et plans d'évaluation des réalisations et résultats du projet ; etc. Définir des critères communs pour les livrables et réalisations Dans le cadre des projets de coopération transnationale, tous les types de livrables et de réalisations nécessitent l'élaboration de normes méthodologiques communes afin de définir le format à appliquer. Une section «Suivi» est disponible avant le lancement des projets approuvés dans le cadre du premier appel à propositions. Pour chaque catégorie (type d'activité, livrable, indicateur de réalisation), les critères de qualité sont définis à l'échelle du Programme. Par ailleurs, les procédures de suivi prévoient que le partenariat fournisse systématiquement les méthodologies utilisées pour la concrétisation des livrables et réalisations clés. Cette règle est nécessaire pour garantir la qualité de la chaîne des livrables/réalisations et pour permettre l'évaluation du Programme. 41

42 Il convient également de systématiquement fournir les données brutes afin de constituer les statistiques de la zone géographique. En outre, ces données étant utilisées à l'échelle transnationale, les données locales/nationales doivent pouvoir être comparées. Le format de ces livrables doit également être conçu de manière à maximiser le potentiel de réutilisation : l'open data est la règle lorsqu'il s'agit de compiler ou fournir des informations. Une définition des différents types de livrables est fournie à la section 6. «Glossaire» du présent Manuel. Quant aux critères généraux, ils sont définis à la section 4.4 concernant le suivi des projets. Enfin, parmi les lignes directrices/méthodologies d'exécution des activités, le partenariat sélectionne et décrit les critères propres à chaque réalisation/livrable produit par le projet Pertinence des partenariats IL EST ESSENTIEL DE METTRE EN PLACE DES PARTENARIATS PERTINENTS. Pour être élaborés et mis en œuvre efficacement, les projets de coopération transnationale nécessitent impérativement des partenaires pertinents et compétents. En outre, l'approche adoptée étant modulaire, les partenariats doivent être cohérents avec l'objectif de chaque module (pour plus de détails concernant les obligations des partenariats pour chaque type de projet, voir la section 2.2 «Obligations du partenariat», la section «Projets modulaires» et la section «Projets horizontaux»). LE CHEF DE FILE Le Chef de File (organisation) est chargé de coordonner et orienter le partenariat depuis l'idée de projet jusqu'à la finalisation de la proposition. C'est lui qui dépose officiellement le Formulaire de Candidature, si bien qu'il est tenu responsable du contenu et des engagements exprimés. Par la suite, le Chef de File est la contrepartie contractuelle du Programme (il signe le Contrat de subvention avec l'autorité de Gestion). Conformément au principe du Chef de File, ce dernier est chargé de veiller à la bonne gestion et à la mise en œuvre efficace du projet dans son intégralité. Par conséquent, le Chef de File doit être une entité expérimentée en matière de gestion de projets financés par l'ue. Pour plus de détails, voir la section Le Chef de File doit donc, au minimum, présenter le profil suivant (la plupart de ces compétences étant également valables pour les partenaires du projet) : expérience dans la gestion des projets financés par l'ue ; volonté d'assumer un rôle de leader et de moteur au sein du partenariat ; capacités (ressources institutionnelles, financières et humaines) suffisantes pour préparer la candidature et gérer la mise en œuvre du projet ; connaissances et expertise thématiques pertinentes pour le projet ; engagement envers le projet pendant toute la durée de la candidature et de l'exécution. LE PARTENARIAT 42

43 La qualité du projet dépend largement de la composition d'un partenariat adapté. Ce dernier doit rassembler toutes les compétences nécessaires par le biais des organisations pertinentes au vu des questions ciblées par le projet, afin de concrétiser les objectifs fixés, plus particulièrement ceux du/des module(s) choisi(s). La construction des partenariats doit prendre en compte les aspects généraux suivants : limiter le partenariat aux entités qui sont pertinentes pour obtenir les résultats du projet (par exemple, pertinence thématique ou géographique, niveau de gouvernance) ; impliquer, en tant que partenaires du projet, uniquement des organisations dont les intérêts sont fortement liés aux objectifs du projet et aux interventions planifiées. Ils doivent également être à même de tisser des liens solides avec les groupes ciblés par le projet ; appliquer une approche axée sur les résultats en impliquant des organisations censées comprendre, puis concrétiser les réalisations et résultats du projet ; veiller à ce que les organisations impliquées possèdent les compétences requises (par exemple, impliquer les autorités environnementales en cas d'élaboration de politiques en la matière) ; veiller à l'équilibre du partenariat en ce qui concerne le nombre d'organisations impliquées dans chaque pays. Les activités et responsabilités, ainsi que les budgets associés, doivent également être répartis de manière équilibrée ; veiller à ce que les décideurs (par exemple : les ministères, les gouvernements régionaux) participent directement au partenariat ou puissent être contactés efficacement par les partenaires du projet ; si nécessaire, impliquer des organisations expertes (par exemple : universités, établissements de recherche) en tant que sources de connaissances ; conserver un partenariat de taille gérable (pour plus de détails sur la configuration des partenariats en fonction du type de projet, voir la section «Projets modulaires» et la section «Projets horizontaux»). La composition d'un partenariat large ne doit pas être un objectif dans la préparation du projet ; veiller à l'engagement de tous les partenaires dès le tout début. Une fois le projet approuvé, les modifications de partenaires doivent être des cas exceptionnels qui constituent une charge pour l'ensemble du projet ; les organisations partenaires doivent disposer de capacités financières suffisantes pour pré-financer et exécuter les activités prévues, en sachant qu'il s'écoule habituellement au moins plusieurs mois entre les dépenses liées au projet et leur remboursement par le FEDER/l'IAP ; les organisations situées en dehors de l'espace MED doivent uniquement être impliquées dans des cas exceptionnels et justifiés. Leur participation doit clairement bénéficier à l'espace MED et apporter une valeur ajoutée au partenariat (pour plus de détails concernant les obligations des partenariats pour chaque type de projet, voir la section 2.2 «Obligations du partenariat», la section «Projets modulaires» et la section «Projets horizontaux»). 43

44 Bonne gestion de projet COORDINATION ET ENCADREMENT Pour encadrer efficacement le projet, le Chef de File doit élaborer un système de gestion et de coordination fiable. La coordination concerne l'exécution des différents éléments du projet, y compris la gestion administrative et financière. Le Chef de File est également chargé de rédiger le compte rendu de suivi et le rapport final, mais aussi de soumettre les demandes de paiement. Pour chaque projet, le Chef de File nomme un coordinateur de projet, chargé de l'organisation globale. Cette personne doit posséder les qualifications pour assumer la coordination thématique des activités et éléments du projet. Le coordinateur doit pouvoir être un meneur et mobiliser le partenariat en vue de concrétiser les objectifs indiqués dans la candidature. Pour cette raison, il est fortement recommandé de choisir un coordinateur expérimenté en matière de gestion de projets transnationaux. Pour chaque projet, le Chef de File nomme également un responsable financier chargé de la comptabilité, des comptes rendus financiers et de la gestion interne du financement européen et du cofinancement national. Le responsable financier : travaille en proche contact avec le coordinateur et les partenaires pour que la gestion financière globale du projet soit efficace ; connaît la gestion comptable ainsi que l univers des transactions internationales ; connaître la législation européenne et nationale en matière de gestion et contrôles financiers, passation de marchés publics et, le cas échéant, aides d'état. Il assure le respect de ces réglementations. Pour garantir une communication efficace avec la direction du programme, le coordinateur doit parler couramment français et/ou anglais. Il est également conseillé de nommer un responsable financier qui parle l'une de ces langues. Pour plus de détails concernant les obligations du Chef de File, voir la section «Prise de décisions - Comité de pilotage du projet» Chaque projet est chargé de déterminer les procédures nécessaires pour la prise de décisions et la coordination entre les partenaires. Le partenariat établit un Comité de pilotage au sein duquel tous les partenaires sont représentés. Lors de sa première réunion, le Comité de pilotage approuve ses propres procédures, qui sont validées par l'ensemble du partenariat. Le Comité de pilotage est chargé des tâches suivantes : suivre et valider le contenu du projet - il vérifie notamment que l exécution du projet est conforme aux activités et réalisations indiquées dans le Formulaire de Candidature qui a été approuvé. Il valide également la qualité des réalisations principales du projet et leurs progrès au vu des objectifs fixés ; suivi des finances du projet - il surveille notamment le budget du projet, la flexibilité budgétaire et les dépenses ; 44

45 veille à l'efficacité de la gestion et de la qualité des comptes rendus de progrès remis aux autorités du Programme ; le cas échéant, décisions concernant les modifications requises au niveau du projet (par exemple : contenu, partenariat, budget, durée), ces modifications étant ensuite soumises à l'approbation des autorités du Programme. Si un partenaire met en péril l'exécution du projet, le Comité de pilotage peut décider de l'exclure du projet. Une demande de modification doit alors être adressée aux autorités du Programme (voir la section 2.2 «Obligations du partenariat») ; il est possible de créer des groupes de travail, des groupes d'action et des groupes consultatifs pour coordonner le fonctionnement quotidien des activités, accomplir des tâches précises, etc. Lorsque des mécanismes de décision et de coordination sont mis en place, les partenaires doivent être représentés de manière adéquate. SUIVI ET EVALUATION Chaque projet est tenu de mettre en place un système de suivi et d'évaluation. Ce système doit permettre au Comité de pilotage d'évaluer l'avancée générale du projet. Il fournit les informations suivantes : les progrès dans l accomplissement des objectifs du projet selon les indicateurs de réalisations et de résultats du programme ; le niveau d'efficacité dans la mise en œuvre du projet : le projet respecte-t-il le calendrier initial, indiqué dans le Formulaire de Candidature? La programmation budgétaire fonctionne-t-elle correctement et les sommes allouées à chaque ligne budgétaire sont-elles respectées? Les résultats sont-ils cohérents au vu des dépenses (rapport coût/bénéfice)? La qualité de l'organisation, de la gestion et de la coordination : les procédures de gestion et de coordination sont-elles efficaces et les ressources allouées à ces processus sont-elles suffisantes? Pour plus de détails concernant le suivi des projets et le système d'aide à l exécution des projets, voir la section 4.4. À noter que dans le cadre des projets multi-modulaires et horizontaux, un expert externe doit obligatoirement être nommé pour le suivi de l'évaluation (section 4.5.1) Bonne composition budgétaire Attention : aucune modification de budget ne sera réalisée au cours de la première année de mise en œuvre du projet. Par ailleurs, dans le cas de projet multi-modulaire, il est vivement recommandé de concentrer les modifications au moment de la transition entre les différents modules. Le budget du projet est élaboré sur la base de frais réels 8, et dans le respect des principes d adéquation des coûts et de la bonne gestion financière. Comme expliqué au chapitre 7 du Règlement financier (UE, Euratom) n 966/2012, la bonne gestion financière repose sur trois principes : le principe d'économie prescrit que les moyens mis en œuvre par l'organisation dans le cadre de la réalisation de ses activités sont rendus disponibles en temps utile, dans les quantités et qualités appropriées et au meilleur prix ; 8 Hormis les frais de préparation et les cas dans lesquels les coûts simplifiés sont utilisés pour calculer les dépenses de la ligne budgétaire «frais de bureau et dépenses administratives». Pour plus de détails, voir les sections et du Manuel du Programme. 45

46 le principe d'efficience vise le meilleur rapport entre les moyens mis en œuvre et les résultats obtenus ; le principe d'efficacité vise l'atteinte des objectifs spécifiques fixés et l'obtention des résultats escomptés. Par conséquent, le budget du projet doit refléter le plan de travail, c'est-à-dire les réalisations, activités et livrables prévus afin d'atteindre les résultats escomptés. De plus amples informations quant à l'éligibilité des dépenses, lignes budgétaires et obligations financières sont disponibles dans la section 2.4. Le Formulaire de Candidature doit inclure un budget détaillé pour chaque partenaire structuré par lignes budgétaires et activités. Pour plus d'informations concernant la saisie du budget, voir la section 3.2. FIGURE 23 : BUDGETISATION DES LIVRABLES Les données financières suivantes devront être renseignées dans le Formulaire de Candidature : partage du montant correspondant aux frais de préparation entre les partenaires FEDER (pour plus de détails, voir la section 2.4.5) ; pour les différents WP, budget par partenaire et par ligne budgétaire ; budget indicatif pour les livrables ; paiements prévus par période de remontée des dépenses. Par conséquent, pour l'élaboration du budget, les candidats devront utiliser des outils permettant de planifier pour chaque partenaire le budget alloué aux différentes lignes budgétaires, WP et périodes de remonté des dépenses. Bien que l information ne soit pas demandée au niveau de l activité, il est vivement recommandé de prévoir cette information afin d'évaluer la solidité du budget proposé. Quant au budget indicatif pour les livrables, il doit tenir compte des considérations suivantes : ce budget additionne les parties financées par chaque partenaire ; le budget prend en considération la TVA éligible ; 46

47 le budget prévisionnel de chaque livrable est une estimation des frais nécessaires pour son développement. Il peut inclure des frais de personnel, de déplacement et d'hébergement, d'expertise et de services externes ; cette information sera utilisée pour l évaluation de la proposition. Par conséquent, toute surestimation du budget pour les livrables peut se traduire par une évaluation négative. EXEMPLE Pour établir le budget indicatif du type de livrable «ÉVÉNEMENT TECHNIQUE», les dépenses suivantes peuvent être prises en considération pour tous les partenaires concernés : frais de personnel du partenaire chargé d'organiser l'événement ; communication autour de l'événement - mise à jour du site Internet, production de matériel promotionnel ; locaux et équipements - location de la salle, traiteur, traduction ; déplacements et personnel des partenaires participant à l'événement ; déplacements des experts, intervenants, parties prenantes et partenaires associés invités à l'événement ; communication après l'événement ; rédaction de rapport sur l'événement technique. La section «Processus comptable» sera disponible avant le démarrage des projets approuvés dans le cadre du premier appel à propositions. La section «Contrôles et audits» sera disponible avant le démarrage des projets approuvés dans le cadre du premier appel à propositions. Le budget étant alloué pour chaque période de remontée des dépenses, il convient de tenir compte des considérations suivantes 9 : les périodes de remontés de dépense durent six mois chacune, à partir de la date de début du projet proposée par le Programme (pour plus de détails concernant le processus de remontée des dépenses, voir la section 4.1) ; le budget alloué à chaque période de remontée des dépense est une estimation des paiements qui seront versés et validés pendant cette période. Par conséquent, le budget ne reflète que partiellement les activités mises en œuvre pendant chaque période. En effet, lorsqu'une activité a lieu vers la fin d'une période, le paiement correspondant risque d'être versé pendant la période suivante, raison pour laquelle il convient de le budgétiser dans la période suivante ; la capacité de dépense et de certification de chaque partenaire doit également être tenue en compte afin que cette estimation se rapproche au maximum de la réalité ; le temps nécessaire pour mettre en place des procédures dans le respect des règles de concurrence ; les montants indiqués dans le Formulaire de Candidature seront intégrés dans le Contrat de subvention signé entre le Chef de File et l'autorité de Gestion et pourront être utilisés dans le calcul de l'impact du dégagement du Programme sur le budget des projets. Pour plus de détails, voir les sections et 4.3 concernant les contrôles et audits. Les budgets prévisionnels seront analysés pendant l'évaluation des propositions de projets. En ce sens, une répartition artificielle du coût total (par exemple, en présentant une répartition uniforme pendant toute la durée du projet, qui ne sera donc pas fidèle aux versements réels) 9 Suite à une dysfonction de l outil de suivi en ligne cette information ne sera pas demandée dans le premier appel à projets modulaires. 47

48 fera l'objet d'une évaluation négative en raison de son impact négatif sur les calculs d un dégagement à l'échelle du Programme. Éléments à garder à l'esprit pendant l'élaboration de la proposition budgétaire : Une section «Modifications» sera disponible avant le lancement des projets approuvés dans le cadre du premier appel à propositions. Même si le Programme n'impose pas de limite officielle pour les lignes budgétaires, certaines s'accompagnent de recommandations quant au pourcentage maximal pouvant leur être alloué. Pour plus de détails concernant les lignes budgétaires, voir la section ; Pour la ligne budgétaire «frais de bureau et dépenses administratives», un budget prévisionnel détaillé n'est pas nécessaire car cette dépense est calculée automatiquement par l'outil de suivi en ligne, en tant que part forfaitaire des frais de personnel ; Certaines limites budgétaires doivent être respectées en ce qui concerne la répartition par partenaire et par pays - pour le partenaire le plus important (30 % du budget éligible total : FEDER + IAP + cofinancement national) et le pays le plus important (40 % du budget éligible total : FEDER + IAP + cofinancement national). L'outil de suivi en ligne bloque automatiquement la soumission des propositions qui ne respectent pas ces limites ; En fonction du système national de Contrôle de Premier Niveau (centralisé ou décentralisé), les partenaires doivent prévoir ou pas des frais d'auditeurs externes dans le cadre de la ligne «expertise externe et services» ; Un rapport d avancement et une demande de paiement, incluant les certificats de CPN, sont soumis par le Chef de File au SC à l'issue de chaque période de six mois ; Les projets modulaires doivent prévoir un certain budget pour les activités de coopération avec les projets horizontaux et les autorités du Programme, ainsi que la participation à des événements du Programme. Pour plus de détails concernant la communication dans le cadre des projets modulaires, voir la section ; Les activités en dehors de l'espace MED doivent être identifiées dans le Formulaire de Candidature. Pour plus de détails concernant l'emplacement des activités, voir la section ; Le budget ne peut en aucun cas être modifié pendant la première année d exécution du projet. Pour plus de détails concernant les modifications budgétaires, voir la section

49 2.4. Règles financières à respecter par les projets Une section «Contrôles et audits» sera disponible avant le démarrage des projets approuvés dans le cadre du premier appel à propositions. Ce chapitre présente les principales obligations et règles financières dont il faut tenir compte lors de l'élaboration des propositions de projet. Pour plus de détails sur les questions financières, voir la section 4.3 «Contrôles et audits». De plus amples informations sur «la bonne composition budgétaire d un projet» sont disponibles dans la section Hiérarchie des règles d'éligibilité des dépenses Dans le cadre du Programme MED, comme pour tous les programmes Interreg, trois niveaux de règles d'éligibilité des dépenses s appliquent : 1. Les règles de l Union européenne : le programme étant cofinancé par le FEDER, toutes les règles générales en matière d'éligibilité des dépenses pour les fonds structurels s'appliquent. Notamment : règlement (UE, Euratom) n 966/2012 (réglementation financière) relatif aux règles financières applicables au budget général de l'union ; règlement (UE) n 1303/2013 (dispositions communes), dont les articles 6 et 65 à 71 établissent des dispositions particulières concernant la réglementation en vigueur et l'éligibilité des dépenses ; règlement (UE) n 1301/2013 (réglementation du FEDER), dont l'article 3 établit des dispositions particulières concernant l'éligibilité des activités dans le cadre du FEDER ; règlement (UE) n 1299/2013 (réglementation de la CTE), dont les articles 18 à 20 établissent des dispositions particulières concernant l'éligibilité des dépenses applicable aux programmes de Coopération Territoriale Européenne ; acte délégué (UE) n 481/2014 de la Commission relatif aux règles particulières concernant l'éligibilité des dépenses pour les programmes de coopération. Pour les partenaires IAP, les règles suivantes sont également applicables : règlement (UE) n 231/2014 (réglementation IAP II) instituant un Instrument d'aide de Préadhésion (IAP II) ; règlement (UE) n 236/2014 (réglementation commune pour l'exécution) énonçant des règles et des modalités communes pour l'exécution des instruments de l'union pour le financement de l'action extérieure. 49

50 2. Les règles du Programme : règles supplémentaires concernant l'éligibilité des dépenses pour le Programme de Coopération dans son ensemble. En plus des indications fournies dans cette section, plus de détails sont disponible dans la section «Contrôle et audit»; 3. Les règles d'éligibilité nationales : elles s'appliquent aux questions qui ne seraient pas couvertes par les règles d'éligibilité de l'ue et du Programme susmentionnées. Les règles d'éligibilité fixées par le Programme Interreg MED doivent être respectées Critères généraux d'éligibilité De manière générale, les dépenses peuvent être éligibles au remboursement lorsqu'elles respectent tous les critères généraux d'éligibilité suivants : Le principe de bonne gestion financière repose sur trois principes : l'économie, l'efficience et l'efficacité. Voir la section pour plus de détails. elles constituent des coûts de mise en œuvre du projet conformément à la dernière version approuvée du Formulaire de Candidature ; elles sont liées à des frais qui ne sont pas financés par d'autres fonds européens, puisque cela constituerait un double financement ; elles sont essentielles à la mise en œuvre du projet et n'auraient pas été réalisées si le projet n était pas mis en œuvre ; elles respectent le principe des frais réels, à l'exception des taux ou montants forfaitaires; elles respectent le principe de la bonne gestion financière (voir section 2.3.6) ; elles sont payées directement par le bénéficiaire et justifiées par des preuves de paiements (factures, fiches de paie...), à l'exception des taux ou montants forfaitaires, elles sont réalisées, engagées et payées pendant la période d'éligibilité du projet (cf. section 2.4.6) ; elles sont réalisées au sein de l'espace MED. Les dépenses réalisées en dehors de l'espace MED respectent quant à elles les obligations indiquées à la section ; elles sont enregistrées dans le système comptable du bénéficiaire à travers un système de comptabilité spécifique ou identifiables à l aide d'un code comptable spécifique pour le projet; elles respectent les règles d'éligibilité de l'ue, du Programme et du pays ; le cas échéant, les règles applicables en matière de passation des marchés publics sont également respectées; elles ont été validées par un Contrôleur de Premier Niveau habilité 10. Il est rappelé que les dépenses qui ne seraient pas conformes aux règles d'éligibilité applicables ne peuvent pas faire l'objet d'une demande remboursement, même lorsque celles-ci figurent dans le Formulaire de Candidature approuvé. 10 Le Contrôleur de Premier Niveau est l'organe ou la personne chargée de vérifier à l'échelle nationale que les produits et services cofinancés ont été fournis, que les dépenses associées ont été payées et que ces dernières respectent les règles de l UE, du Programme et les règles nationales. Pour plus de détails sur le système de Contrôle de Premier Niveau appliqué dans chaque pays, voir (disponible bien tôt) 50

51 Dépenses non-éligibles La présente section fait référence aux dépenses non éligibles 11. Dans tous les cas cités cidessous les dépenses suivantes sont considérées comme non éligibles: contributions en nature 12, telles que définies à l'article 69(1) du Règlement (UE) n 1303/2013 ; frais partagés 13 ; amendes, pénalités financières et dépenses relatives à des conflits juridiques et litiges ; cadeaux, sauf lorsqu'ils sont inférieurs à 50 euros et sont liés à la promotion, communication, publicité ou l'information relative au projet ; frais liés aux variations du taux de change ; intérêts sur les emprunts ; achat de terres ; TVA récupérable selon la législation nationale sur la TVA ; frais liés aux transactions financières nationales ; frais liés aux boissons alcoolisées ; frais entre bénéficiaires d'un même projet, pour des services, équipements et travaux effectués dans le cadre du projet ; investissements, infrastructures et gros travaux, tels que décrits par la directive 2014/24/UE (annexe II) a l exception de ceux définis comme «investissements à petite échelle» dans le cadre des actions pilotes de la section Description détaillée des lignes budgétaires Les budgets des projets doivent être structurés selon les catégories de dépenses/lignes budgétaires suivantes: 1) frais de personnel ; 2) frais de bureau et frais administratifs ; 3) frais de déplacement et d'hébergement ; 4) frais liés au recours à des compétences et à des services externes ; 5) dépenses d'équipement. La section «Contrôles et audits» sera disponible avant le démarrage des projets approuvés dans le cadre du premier appel à propositions. Ces lignes budgétaires concernent tous les groupes d'activités (WP). Il est interdit de créer des sous lignes supplémentaires, en dehors de celles définis par le Programme. Les informations 11 Pour de plus amples informations merci de vous référer à : -Art 69(3) du Règlement (UE) No.1303/2013 et à l article 3(3) du Règlement (UE) No.1301/2013 -Art 18 du Règlement (UE) No.1299/ Art 2(2) de l Acte Délégué de la Commission (UE) 481/ Contributions sous formes de travaux, biens, services, terres et biens immobiliers pour lesquels aucun paiement n'a été effectué, factures, documents ou autres justificatifs à l'appui. 13 Les frais partagés dérivent d'activités mises en œuvre par un partenaire, mais dont les coûts sont pris en charge par un autre, voire plusieurs autres partenaires du projet. Les systèmes de coûts partagés sont strictement interdits dans le cadre du Programme Interreg MED. 51

52 fournies dans ce document sont conçues pour aider les partenaires à élaborer correctement un budget dans le cadre de leur proposition. Plus de détails et des recommandations concernant les modalités de justification de ces dépenses seront donnés en section 4.3 «Contrôles et audits». LIGNE BUDGETAIRE 1 : FRAIS DE PERSONNEL Cette ligne budgétaire correspond aux coûts du personnel employé par l'organisation bénéficiaire (Chef de File ou partenaire du projet) pour la mise en œuvre du projet. Il peut s'agir de personnel déjà employé par la structure bénéficiaire, ou engagés spécialement pour le projet. Les dépenses comprises dans cette ligne budgétaire sont limités aux dépenses suivantes : A. paiement des salaires, établis par un document officiel (contrat d'embauche ou décision d affectation) ou dans la loi, selon les responsabilités associées au poste du membre du personnel concerné. Les salaires doivent être liés à des activités que le bénéficiaire n aurait pas effectuées si le projet n'avait pas été mis en œuvre. Les paiements versés à des personnes physiques travaillant pour le bénéficiaire dans le cadre d'un contrat autre qu'un contrat de travail, peuvent être assimilés à des salaires et sont éligibles dans les cas suivants : la personne travaille sous les ordres du bénéficiaire et, sauf autre accord du bénéficiaire, dans les locaux de ce dernier ; le résultat du travail effectué appartient au bénéficiaire ; les coûts ne sont pas significativement différents de ceux du personnel qui effectuerait des tâches similaires dans le cadre d'un contrat de travail avec le bénéficiaire. Lorsque ces conditions ne sont pas remplies, la dépense doit être allouée à la ligne budgétaire «Frais d'expertise externe et de services» ; B. tout autre coût directement lié au versement des salaires, engagé et payé par l'employeur (par exemple, les impôts liés à l'emploi et les charges sociales, y compris les retraites), comme prévu par le Règlement (CE) n 883/2004, à condition que ces coûts soient : fixés par un contrat d'embauche ou par la loi ; conformes à la législation citée dans le contrat d'embauche, et conformes aux pratiques usuelles du pays et/ou de l'organisation au sein duquel/de laquelle le membre du personnel travaille ; non récupérables par l'employeur. Selon le temps de travail dédié au projet (plein temps, temps partiel, contrat à l'heure), les frais de personnel de chaque individu sont calculés sur la base des frais réels, selon l une des méthodes suivantes : 52

53 FIGURE 24 : CALCUL DES FRAIS DE PERSONNEL Temps plein Le personnel consacre 100 % de son temps de travail au projet. Ce type de mission dédiée à plein temps au projet figure dans le contrat de travail/décision d affectation, ou dans une déclaration spécifique produite par la structure du partenaire. Le temps de travail n'est pas comptabilisé (par exemple, via des fiches horaires). Frais de personnel = totalité du coût d'embauche brut Mission à temps partiel avec un pourcentage fixe du temps de travail consacré au projet chaque mois Le personnel consacre un pourcentage fixe de son temps de travail au projet. Ce pourcentage figure dans un document produit par le partenaire au début du projet. Le temps de travail passé sur le projet peut uniquement être modifié lorsque le niveau d'implication du partenaire change d'un module à un autre dans le cadre des projets multi-modulaires. Le temps de travail n'est pas comptabilisé (par exemple, via des fiches horaires). Frais de personnel = pourcentage fixe du coût d'embauche brut Mission à temps partiel avec un nombre d'heures dédiées au projet flexible d un mois sur l autre Le personnel consacre une part flexible de son temps de travail au projet. Dans tous les cas, le taux horaire applicable chaque année est calculé en divisant la dernière moyenne annuelle connue des salaires bruts par heures. Des données issues du système d'enregistrement du temps de travail (par exemple, fiches horaires) sont nécessaires afin de connaître le nombre d'heures consacré au projet chaque mois. Le système d'enregistrement du temps de travail doit couvrir 100 % du temps de travail de l'individu. Frais de personnel = part du coût salarial brut, et fonction du nombre d'heures réellement consacré au projet Le taux horaire est calculé selon le barème standard de heures par an : Taux horaire = dernière moyenne annuelle connue des salaires bruts /1 720 heures Frais de personnel = taux horaire * nombre d'heures réellement consacré au projet chaque mois Contrat de travail sur une base horaire Le personnel est embauché dans le cadre d'un contrat de travail sur base horaire ; il consacre un certain nombre d'heures au projet. Les frais de personnel sont calculés selon un taux horaire établi dans le document d'emploi. Des données issues du système d'enregistrement du temps de travail (par exemple, fiches horaires) sont nécessaires afin de connaître le nombre d'heures consacré au projet chaque mois. Frais de personnel = une partie du coût salarial brut, et fonction du nombre d'heures consacré au projet Taux horaire = fixé dans le document d'emploi Frais de personnel = taux horaire * nombre d'heures consacré au projet Les augmentations de salaire ad hoc et primes liées à la mise en œuvre du projet ne sont pas éligibles. 53

54 LIGNE BUDGETAIRE 2 : FRAIS DE BUREAU ET DEPENSES ADMINISTRATIVES La ligne budgétaire «frais de bureau et dépenses administratives» regroupe le matériel de bureau général, pour lequel il est impossible de démontrer qu'il sert uniquement au projet. En conséquence, ce matériel ne rentre pas dans la ligne budgétaire «équipement». Voir la section «ligne budgétaire 5 : dépenses d'équipement». Les frais de bureau et dépenses administratives recouvrent les coûts de mise en œuvre et coûts administratifs engagés par le bénéficiaire et nécessaires à la mise en œuvre du projet. Les dépenses éligibles dans le cadre de cette ligne budgétaire sont les suivantes (liste exhaustive) : a) La location de bureaux ; b) L assurance et les impôts liés aux bâtiments où le personnel, est installé et (par exemple, assurance contre l incendie, le vol) ; c) Les factures de services d utilité publique (par exemple, électricité, chauffage, eau) ; d) Les fournitures de bureau ; e) La comptabilité générale effectuée en interne ; f) Les archives ; g) L entretien, nettoyage et réparations ; h) La sécurité ; i) Les systèmes informatiques (services informatiques généraux, opérationnels/administratifs, en rapport avec la mise en œuvre du projet) ; j) La communication (par exemple, téléphone, fax, Internet, poste, cartes de visite) ; k) Les frais bancaires liés à l'ouverture et à la gestion du/des compte(s) lorsque l'exécution du projet nécessite l ouverture d un compte bancaire séparé ; l) Les frais associés aux transactions financières transnationales. Les frais de bureau et dépenses administratives sont remboursés par le Programme selon un taux forfaitaire de 15 % des frais de personnel éligibles. Il n'est pas nécessaire de prévoir un budget détaillé pour ce poste, puisqu'il est calculé automatiquement par l'outil de suivi en ligne. Les coûts directs ne sont pas éligibles sous cette ligne. LIGNE BUDGETAIRE 3 : FRAIS DE DEPLACEMENTS ET D'HEBERGEMENT Les projets doivent prévoir les frais de déplacement et d'hébergement pour la participation éventuelle à des événements organisés par d'autres entités. Cette ligne budgétaire concerne les dépenses liées aux déplacements et l'hébergement du personnel du bénéficiaire pour des missions qui sont essentielles à la mise en œuvre efficace du projet (par exemple, participation aux réunions, visites de sites, rencontres avec les autorités du Programme, séminaires, conférences, etc.). Les dépenses éligibles dans le cadre de cette ligne sont les suivantes (liste exhaustive) : a) Les frais de déplacement (par exemple titres de transports, assurance voyage et automobile, frais d essence, frais kilométrique des véhicules, péages, stationnement) ; b) Les repas ; c) L hébergement ; d) Les visas ; e) Les indemnités journalières. Tout poste visé aux points a) à d) et couvert par une indemnité journalière ne peut pas être remboursé en sus de l indemnité journalière. 54

55 Les frais de déplacement et d'hébergement engagés en dehors de l'espace MED par un partenaire du projet sont éligibles uniquement s'ils sont conformes à l'article 20(2) du Règlement (UE) n 1299/2013 et à l'article 5 du Règlement (UE) n 481/2014. Par ailleurs, pour être éligibles, ces frais doivent impérativement figurer dans le Formulaire de Candidature approuvé ou être autorisés par l'ag/le SC avant le déplacement. Pour plus de détails concernant la localisation des activités, se référer à la section Les frais de déplacement et d'hébergement des experts externes (y compris les intervenants, experts, présidents de réunions, orateurs invités à des réunions) et des prestataires de services, ainsi que les frais relatifs aux partenaires associés, peuvent faire l'objet d'une demande de remboursement uniquement sous la ligne budgétaire «expertise et services externes». Pour plus de détails, se référer à la section ci-après. Attention, il peut être nécessaire de prévoir une part du budget dans la catégorie des frais de déplacement et d'hébergement pour les activités suivantes: participation à des événements organisés par le Programme Interreg MED, les autorités nationales, les projets horizontaux, d'autres projets MED et Interreg travaillant sur les mêmes sujets, etc. et que certains de ces événements sont susceptibles de se dérouler en dehors de l'espace MED. LIGNE BUDGETAIRE 4 : FRAIS LIES AU RECOURS A DES COMPETENCES ET A DES SERVICES EXTERNES Cette ligne budgétaire correspond à l'expertise et aux services externes fournis par une entité publique ou privée, ou par une personne physique, extérieure à l'organisation bénéficiaire. Les experts et prestataires de services externes sont engagés sous contrat pour effectuer certaines tâches et activités essentielles à la mise en œuvre du projet (par exemple, études et enquêtes, traductions, publicité et communication, services en lien avec l organisation de réunions et événements). Les frais d'expertise et services externes sont versés sur la base de contrats ou d'accords écrits, en s'appuyant sur des factures ou demandes de remboursement. Les activités comme les frais de CPN, les contrats de sous-traitance, les déplacements et l'hébergement des personnes qui ne font pas partie du personnel du projet, sont couvertes par ce poste budgétaire. Les dépenses éligibles dans le cadre de ce poste sont les suivantes (liste exhaustive) : a) Les études ou enquêtes (par exemple, évaluations, stratégies, notes succinctes de présentations, plans de conception, manuel) ; b) Les formations (par exemple, lieux et formateurs) ; c) Les traductions ; d) Les systèmes informatiques et développement, modification et mise à jour de sites Internet (par exemple, élaborer et/ou mettre à jour un système informatique ou un site Internet pour le projet) ; e) La promotion, communication, publicité ou information ; f) La gestion financière ; g) Les services liés à l'organisation et la mise en œuvre d'événements ou réunions (y compris loyer, restauration ou interprétariat); h) La participation à des événements (par exemple droits d'inscription) ; i) Les conseils juridiques et services notariaux, expertise technique et financière, autres service de consultance et de comptabilité; j) Les droits de propriété intellectuelle ; 55

56 k) La vérification et validation des dépenses par des Contrôleurs de Premier Niveau habilités ; l) Les garanties fournies par une banque ou toute autre institution financière lorsque le Programme l'exige; m) Les frais de déplacement et d'hébergement des experts externes, orateurs, présidents de réunions et prestataires de services ; n) Les autres expertise et services spécifiques, requis dans le cadre du projet. Attention, veillez a bien garder à l esprit que les activités suivantes et communes à tous les projets doivent entrer dans la ligne «expertise et services externes» : audits dans le cadre des systèmes décentralisés (Contrôleur de Premier Niveau), évaluation du projet, sous-traitance des activités de gestion et de communication, traduction, organisation d'événements et de réunions du projet, déplacements et hébergement des intervenants, bénéficiaires /représentants institutionnels pertinents et éventuels partenaires associés. La section «Contrôles et audits» sera disponible avant le démarrage des projets approuvés dans le cadre du premier appel à propositions. Lorsqu'un bénéficiaire prévoit d'allouer la majeure partie de son budget à une structure «in-house», il est vivement recommandé de vérifier si ledit organe ne pourrait pas être directement intégré au partenariat du projet répond aux critères pour devenir partenaire du projet. Les frais d expertise externes et les services doivent être indiqués dans le Formulaire de Candidature (C.8), en précisant au moins la nature de l'expertise/du service, le lien avec l'activité concernée telle qu'elle figure dans le plan de travail (C.5) et le budget du partenaire concerné. L'expertise et les services externes qui ne seront pas prévus dans le Formulaire de Candidature doivent impérativement être préalablement approuvés par l'ag/le SC. Pour être considérés éligibles, les frais d'expertise externes et de services doivent obligatoirement respecter les règles de l'ue, du Programme et les règles nationales en matière de passation de marchés publics (voire les règlements institutionnels si plus stricts) et répondre aux principes fondamentaux de transparence, non-discrimination et d'égalité de traitement. Pour plus de détails, merci de vous référer à la section «Passation de marchés publics» et à la section 4.3 «Contrôles et audits». Les frais correspondant à des activités du projet sous-traitées auprès de structures «in-house» du partenaire, les frais de déplacement et d'hébergement liés, ainsi que les frais correspondant à une coopération entre des entités publiques, peuvent figurer dans cette ligne budgétaire à condition d'être calculés aux frais réels (sans aucune marge) et de respecter les dispositions applicables en matière de passation des marchés publics. Les frais de déplacement et d'hébergement des experts externes (y compris les intervenants, experts et présidents invités à des réunions) et des prestataires de services, ainsi que les frais liés aux partenaires associés, peuvent faire l'objet d'une demande de remboursement uniquement sous la ligne budgétaire «expertise externe et services». Il est vivement recommandé que les frais de déplacement et d'hébergement des experts externes soient directement pris en charge par le partenaire. Concernant les partenaires associés il est fortement recommandé de préciser dans le Formulaire de Candidature les partenaires bénéficiaires qui prendront en charges les frais engendrés par chacune des structures associées. Pour plus de détails sur les partenaires associés, voir la section Bien que le Programme ne fixe pas de limite officielle pour les frais d'expertise externe/services, il est recommandé de ne pas dépasser 50 % du budget total éligible pour cette ligne dans le cadre du projet, puisque ce dernier est censé être mis en œuvre directement par les bénéficiaires. 56

57 LIGNE BUDGETAIRE 5 : DEPENSES D'EQUIPEMENT 14 Cette ligne budgétaire correspond au matériel acheté, loué ou pris à bail (en leasing) par le bénéficiaire, elle inclut également le coût du matériel que le bénéficiaire possède déjà et qui servirait à la mise en œuvre des activités du projet. Cette ligne comprend également les petites installations ou infrastructures essentielles à la mise en œuvre du projet. Les frais liés au matériel de bureau général qui n'est pas utilisé exclusivement pour le projet sont compris dans le calcul du taux forfaitaire «frais de bureau et dépenses administratives». Par conséquent, ils ne peuvent en aucun cas être déclarés dans la ligne budgétaire «équipement». Voir la section «Ligne budgétaire 2 : frais de bureau et dépenses administratives». Les dépenses éligibles dans le cadre de ce poste sont les suivantes (liste exhaustive) : a) Le matériel de bureau ; b) Le matériel et logiciels informatiques ; c) Le mobilier et accessoires ; d) Le matériel de laboratoire ; e) Les machines et instruments ; f) Les outils et dispositifs ; g) Les véhicules ; h) Tout autre équipement spécifique, requis dans le cadre du projet. Dans le cadre du Formulaire de Candidature, les équipements ci-dessus sont répartis entre les catégories suivantes : 1. le matériel de bureau général - ordinateur, équipement de bureau, imprimantes, téléphone, appareils photos, etc. - nécessaire à la mise en œuvre du projet et utilisé exclusivement pour le projet. Le matériel de bureau général est remboursé en tant que bien amortis conformément aux règles nationales et aux règles comptables internes de la structure bénéficiaire. Ce matériel pourrait être remboursé dans sa totalité uniquement si la période d amortissement est inférieure à l'intervalle entre l'achat du matériel et la fin du projet. Lorsque le bénéficiaire n'est pas en mesure de prouver que le matériel de bureau général est utilisé exclusivement pour le projet, cette dépense n'est pas éligible, puisqu'elle est considérée comme déjà couverte par le calcul du taux forfaitaire des frais de bureau et dépenses administratives. 2. l équipement thématique directement lié aux activités thématiques du projet (ou faisant partie de ces activités), utilisé pour la mise en œuvre du projet par le bénéficiaire et les groupes cibles conformément aux objectifs du projet. L'équipement thématique peut être remboursé intégralement 15. Lorsque le bénéficiaire n'est pas en mesure de prouver que l'équipement thématique est utilisé exclusivement pour le projet, la dépense est remboursée au pro rata, selon une méthode transparente mise en place par le bénéficiaire pour déterminer la part d'utilisation dans le cadre du projet. 3. investissement à petite échelle - par exemple, des installations ou infrastructures de petite taille ou à petite échelle - essentiels à la bonne mise en œuvre de l'activité pilote. Leur objectif 14 Ce poste budgétaire peut inclure «les petits investissements» lorsque le projet comprend des activités pilotes et des expériences territoriales. 15 C'est-à-dire sans tenir compte des règles d amortissement, à condition que les règles comptables nationales et les politiques du bénéficiaire en matière de comptabilité le permettent. 57

58 est la démonstration de la faisabilité et l'efficacité d'une solution proposée (par exemple, services, outils, méthodes ou approches) ou d'un investissement. Cette catégorie de dépense peut correspondre à l achat d un objet (par exemple, un système d éclairage) qui constituera une nouveauté ou l amélioration d une infrastructure existante. Cette dernière catégorie est envisageable uniquement dans le cadre des activités pilotes. Les couts d investissements à petite échelle ne sont pas éligibles en dehors de l espace MED. Tous les frais liés à cette ligne budgétaire doivent être indiqués dans le Formulaire de Candidature (C.8), en précisant à minima la quantité de matériel devant être achetée, le lien avec l'activité concernée telle qu'elle figure dans le plan de travail (C.5) et le budget du partenaire concerné. Pendant la mise en œuvre du projet, tout achat d'équipement ou tout petit investissement qui ne figurerait pas explicitement dans le Formulaire de Candidature devra impérativement être préalablement approuvé par l'ag/ le SC. Une section «Contrôles et audits» sera disponible avant le démarrage des projets approuvés dans le cadre du premier appel à propositions. Pour être éligibles, les dépenses d'équipement doivent obligatoirement respecter les règles de l'ue, du Programme et les règles nationales en matière de passation des marchés publics (voir les règlements institutionnels si plus stricts) et répondre aux principes fondamentaux de transparence, non-discrimination et d'égalité de traitement.. Pour plus de détails, se référer à la section «Passation de marchés publics» et la section 4.3 «Contrôles et audits». Par ailleurs, les équipements et petits investissements indiqués dans le Formulaire de Candidature sont uniquement éligibles : s'ils n'ont pas déjà été financés par d'autres subventions européennes ; Frais de préparation s'ils n'ont pas déjà été sujets à amortissement; s'ils ne sont pas déjà inclus comme frais indirects dans la ligne budgétaire «frais de bureau et dépenses administratives». NB : les frais de préparation sont couverts par un montant forfaitaire : l option d un remboursement à «frais réels s» n est pas envisageable voir la section Les projets approuvés, après signature effective du Contrat de subvention avec l'autorité de Gestion, pourrons recevoir le remboursement de leurs frais de préparation, sous la forme d'un montant forfaitaire. Cela signifie en d autres termes que le projets ayant prévu ce type de dépense dans leur Formulaire de Candidature (ce forfait n'est pas automatique), se verrons ensuite remboursés sans avoir à présenter de facture ni d'autre justificatif des sommes dépensées. Le remboursement des frais de préparation se fera selon les principes suivants : Attention : parmi les critères d'éligibilité, le coût total des frais de préparation ne doit pas dépasser EUR. En cas de non-respect de ce critère, la proposition est invalidée. Le montant forfaitaire n'est pas automatique. Les frais de préparation doivent donc être indiqués dans le Formulaire de Candidature par les Chefs de file en détaillant concrètement les montants allouée au(x) partenaire(s) FEDER concernés ; les montant forfaitaire maximum s élève à EUR de dépenses TOTALES éligibles par projet ; le taux de cofinancement des frais de préparation correspond au taux de cofinancement du/des partenaire(s) concerné(s) par ce remboursement forfaitaire ; le remboursement du montant forfaitaire couvre tous les frais liés à la préparation du projet ; 58

59 l'écart éventuel entre le montant forfaitaire accordé au projet et les dépenses réellement réalisés pendant la préparation du projet ne sera pas vérifiés ni pris en charge par le Programme; seuls les partenaires FEDER sont autorisés à budgétiser et se faire rembourser des frais de préparation. Il appartient au partenariat de décider quelle part du remboursement des frais de préparation est attribuée aux différents partenaires relevant du FEDER. Il est fortement recommandé de parvenir à un consensus au sein du partenariat concernant cette répartition qui doit refléter avec justesse et transparence les activités de préparation réellement effectuées par les partenaires. Si le Formulaire de Candidature attribue une part de ce remboursement à un partenaire IAP, cette somme ne sera pas remboursée ; elle sera déduite du budget total éligible du projet 16. Après la signature du Contrat de subvention, la somme du FEDER correspondant au montant forfaitaire de frais de préparation est automatiquement transférée aux partenaires concernés, selon les informations fournies dans le Formulaire de Candidature approuvé. Une fois la proposition approuvée, aucune modification n'est acceptée. Si un projet n'est pas mis en œuvre ou lancé, le Comité de Suivi du Programme Interreg MED se réserve le droit de récupérer le montant FEDER versé dans le cadre de ce forfait Périodes d'éligibilité Les dépenses sont éligibles selon le calendrier suivant : A. les dépenses liées à la mise en œuvre du projet approuvé sont éligibles à compter de la date d approbation du projet par le Comité de Pilotage du Programme MED, et jusqu'à la date de fin officielle fixée dans le Contrat de subvention. Toutes les dépenses opérationnelles doivent être réalisées/encourues et facturées avant la date de fin officielle du projet telle qu indiquée dans le Contrat de subvention. Les dépenses doivent être payées dans un délai de deux mois à compter de cette date. Toute dépense payée après la fin de ces deux mois sera inéligible au remboursement. B. les dépenses liées à la clôture du projet (par exemple, préparation de la dernière demande de paiement, du rapport final et cout du contrôle des dernières dépenses du projet) ; sont éligibles et doivent être engagées, facturées et payées dans les deux mois suivant la date de fin officielle du projet. Pour les partenaires issus de pays IAP, il ne sera pas possible de faire une demande d avance (pour plus de détails, voir la section ), ni de soumettre une demande de remboursement avant la signature d'un Accord de financement entre la Commission européenne, l'autorité de Gestion du Programme Interreg MED et le gouvernement de chaque pays lap Il existe un mécanisme ad hoc permettant le versement d avances aux partenaires IAP. Pour plus de détails, voir la section Pour plus de détails concernant la signature de cet Accord de financement avec chaque pays IAP concerné, voir le site 59

60 Recettes nettes De manière générale et selon un principe fondamental de l UE 18, les dépenses éligibles d un projet (et donc la contribution de l'union européenne a celui-ci) doivent être réduites en fonction des recettes nettes générées par les projets lors de sa mise en œuvre et jusqu à trois ans après leur clôture. Les recettes nettes sont identifiables de la façon suivante : Les entrées de trésorerie provenant directement des utilisateurs pour les biens ou services fournis par le projet, les contributions réglées par les utilisateurs pour l'usage d une infrastructure, la vente ou la location de terrains ou de bâtiments, ou les paiements effectués en contrepartie de services. MOINS Les couts d exploitations soit : les frais liés à la gestion, à l entretien et au remplacement du matériel du projet qui n est pas fait pour durer et qui sont réalisées au cours de la période correspondante. À noter que les économies générées par les projets sur les dépenses de mise en œuvre sont considérées comme des recettes nettes, sauf si elles sont compensées par une réduction équivalente au niveau des subventions. Lorsque les projets génèrent des recettes, les candidats doivent calculer les recettes nettes escomptées selon la méthode décrite aux articles 15 à 19 du Règlement Délégué (UE) n 480/2014. Les recettes nettes attendues, pendant et après la mise en œuvre du projet, doivent impérativement figurer dans le budget du Formulaire de Candidature afin de réduire en conséquence la contribution de l'ue. Les candidats ne sont pas tenus d'indiquer les recettes nettes dans le Formulaire de Candidature dans les cas suivants : Si le budget total du projet ne dépasse pas EUR 19 ; Si l activité spécifique qui génère des recettes nettes relève de l'aide d État (pour plus de détails concernant les aides d État, voir la section 2.4.9). 18 Conformément aux articles 61 et 65(8) du Règlement (UE) N 1303/ Bien que les projets dotés d'un budget total inférieur à EUR ne soient pas tenus d'inclure une prévision des recettes nettes dans leur Formulaire de candidature, ces derniers doivent- en cas d'approbation - enregistrer et déduire de la contribution de l UE les recettes nettes générées au cours de la mise en œuvre du projet et après sa clôture. 60

61 Conversion en euros Le budget du projet est obligatoirement élaboré en euros, tout comme doivent l être les déclarations de dépenses du projet transmises à l'ag/au SC, en cas d'approbation. Toutes les dépenses réalisées dans une devise autre que l'euro doit être convertie en Euro selon le taux de change mensuel de la Commission européenne du mois au cours duquel la dépense à été soumise par le partenaire au Contrôleur de Premier Niveau pour sa vérification. La Commission européenne publie les taux de change mensuels le premier jour de chaque mois sur le site : Aides d'état 20 QU'EST-CE QU UNE AIDE D ETAT? Selon l'article 107 (ex article 87) du Traité sur le fonctionnement de l'union européenne, les aides d État sont définies comme les aides accordées par les États ou au moyen de ressources d'état sous quelque forme que ce soit qui faussent ou qui menacent de fausser la concurrence en favorisant certaines entreprises ou certaines productions. À partir de cette définition, on peut conclure qu il y a aide d'état uniquement lorsque LA TOTALITÉ des 5 points suivants est présente (critères cumulés) : 1) la mesure confère un bénéfice ou un avantage au partenaire qui, sans cette aide, n'aurait pas bénéficié de cet avantage (c'est toujours le cas dans les programmes Interreg, quels qu'ils soient) ; 2) l'aide est accordée par un État membre ou via les ressources d'un État membre (c'est toujours le cas dans les programmes Interreg, quels qu'ils soient) ; 3) l'aide procure un avantage sélectif à certaines entreprises ou à la production de certains biens 21 ; 4) l'aide fausse ou menace de fausser la concurrence ; 5) l'aide affecte les échanges entre les États membres. 20 Cette section concerne uniquement les partenaires de l'ue financés par le FEDER. Dans le cadre des aides d'état, la base légale est la suivante : Traité sur le fonctionnement de l'union européenne - articles 107 et 108 ; Règlement général d'exemption par catégorie (RGEC) - Règlement (UE) n 651/2014 de la Commission du 17 juin 2014 déclarant certaines catégories d'aides compatibles avec le marché intérieur en application des articles 107 et 108 du Traité ; Règlement (UE) n 1407/2013 de la Commission du 18 décembre 2013 relatif à l application des articles 107 et 108 du Traité sur le Fonctionnement de l Union européenne aux aides de minimis. 21 Dans le sens de l'article 87(1) CE comparativement à d'autres entreprises dans un contexte juridique ou factuel comparable au vu de l'objectif visé par la mesure concernée. 61

62 FIGURE 25 : QUESTIONS A POSER AFIN DE DETERMINER SI UN PROJET EST CONCERNE PAR UNE AIDE D'ÉTAT QUI EST CONCERNE PAR LES AIDES D'ÉTAT? Un «opérateur économique» (undertaking) est une entité développant à une activité économique dans le contexte d une proposition de projet. La Déclaration de partenaire comporte une question relative au développement ou non par le partenaire d une activité économique dans le projet (opérateur économique offrant des biens et services sur le marché, indépendamment de son statut juridique et de son but lucratif ou non). Tout partenaire qui propose des biens et services sur le marché dans le contexte du projet proposé est considéré opérateur économique (undertaking), quels que soient son statut juridique, son mode de financement et son but (qu il soit de générer des bénéfices ou non). Même si une entité fournis gratuitement des biens ou services ou est entièrement financés par l'état, celle-ci peut être concerné par la question des aides d'état. Par conséquent, le règlement en matière d'aides d'état peut concerner tout autant les partenaires publics que privés. Le concept d opérateur économique (undertaking) est très large et peut inclure des PME, des grandes entreprises, des établissements publics, des ONG, des associations, des universités, etc. Les activités mises en œuvre dans le cadre des tâches statutaires habituellement développées par une autorité publique ou organisme de droit public ne sont pas concernées par le principe d opérateur économique (undertaking), étant donné leur objectif d intérêt général avec un caractère autre qu industriel ou commercial et les procédures mise en place. Néanmoins, dans certains cas, les autorités publiques ou organismes de droit public locaux peuvent eux aussi être considérés opérateurs économiques (undertaking). 62

63 Lors de l évaluation d une situation de potentielle aide d'état, la nature du bénéficiaire n'est donc pas pertinente puisque, comme expliqué précédemment, même une organisation à but non lucratif peut développer des activités économiques. Par conséquent, le principal élément à prendre en compte reste la nature des activités que l'institution partenaire et le projet prévoient de mettre en œuvre par le biais du financement public. COMMENT PROCEDER FACE A UNE AIDE D'ÉTAT? Dans le cadre du Programme Interreg MED, les activités relevant d'une aide d'état sont financées uniquement si elles entrent dans le cadre de l'article 20 du Règlement Général d'exemption par Catégorie (RGEC) 22 ou du Règlement relatif aux aides de minimis 23. La décision d'appliquer le RGEC ou le Règlement relatif aux aides de minimis appartient aux candidats, qui s'appuient sur les informations mentionnées ci-après. Les deux instruments fixent certaines limites quant au montant maximum d aide et/ou de cofinancement à recevoir. Avant d'opter pour l'un de ces instruments, les partenaires sont invités à en étudier attentivement les caractéristiques. Règlement Général d'exemption par Catégorie (RGEC) Dans une volonté de simplification administrative, la Commission européenne a adopté le Règlement Général d'exemption par Catégorie (RGEC), qui exempte l ensemble des Etats membres de notifier à la Commission certaines aides d'état. Ce règlement consolide et harmonise les règles qui existaient déjà, et élargit les catégories d'aides d'état visées par l'exemption. Par rapport au RGEC précédent, le nouvel article 20 concerne directement les programmes Interreg. L'article 20 du RGEC s'applique uniquement aux PME 24 qui remplissent les conditions établies en matière de respect des seuils de notification, de transparence, d effet incitatif, d intensité de l'aide, et des coûts admissibles, de cumul, et de publication et d information. Les entreprises conformes à la définition des PME selon l'annexe I du Règlement Général d'exemption par Catégorie (et souhaitant bénéficier de ce statut), devront cocher les sections correspondantes dans la Déclaration de partenaire FEDER qui devra être soumise au SC avec le Formulaire de Candidature (pour plus de détails, se référer à la section 3.1). Lorsque ces conditions sont respectées, les frais suivants peuvent être considérés éligibles 25 : 22 Règlement de la Commission (UE) n 651/ Règlement (UE) n 1407/2013 de la Commission du 18 décembre 2013 relatif à l application des articles 107 et 108 du traité sur le fonctionnement de l Union européenne aux aides de minimis. 24 Les PME sont les petites et moyennes entreprises telles que définies dans la législation européenne : Recommandation 2003/361/CE de la Commission du 6 mai 2003 concernant la définition des micro, petites et moyennes entreprises. Les principaux facteurs déterminant le statut de PME sont le nombre d'employés et le chiffre d'affaires ou le total du bilan. Entreprises moyennes : employés < 250 ; chiffre d'affaires 50 millions d'euros ; total du bilan 43 millions d'euros. Petites entreprises : employés < 50 ; chiffre d'affaires 10 millions d'euros ; total du bilan 10 millions d'euros. Micro-entreprises : employés < 10 ; chiffre d'affaires 2 millions d'euros ; total du bilan 2 millions d'euros. Ces plafonds sont à considérer à l échelle d une seule entreprise. Les entreprises qui font partie d'un groupement peuvent être amenées à fournir le nombre d'employés/le chiffre d'affaires/le bilan de l'ensemble du groupe. Pour plus de détails sur le fonctionnement de ce règlement, voir : (anglais uniquement). 25 Afin d adapter les catégories de dépenses ici mentionnées, à celles établies par le Programme Interreg MED, section 2.4.4, merci de bien vouloir utiliser les équivalences suivantes : LB 1: Frais de personnel : coûts de personnel LB2 : Frais de bureau et dépenses administratives : coûts de personnel et de bureaux 63

64 les coûts liés à la coopération organisationnelle, y compris les coûts de personnel et de bureaux, dans la mesure où ils sont afférents au projet de coopération; les coûts liés aux services de conseil et d'appui à la coopération fournis par des conseillers et des prestataires de services externes; les frais de déplacement, les dépenses d'équipement et d'investissement directement liées au projet, ainsi que l'amortissement. Les services susmentionnés ne doivent pas constituer une activité permanente ou périodique et sont sans rapport avec les dépenses de fonctionnement habituelles de l'entreprise, telles que celles liées aux services réguliers de conseil fiscal ou juridique, ou à la publicité courante. L'aide accordée dans le cadre de l'article 20 du RGEC ne peut en aucun cas dépasser 50 % des frais éligibles 26 (toutes sources de financement public confondues). Par ailleurs, l'aide aux PME pour les dépenses réalisées du fait de la participation aux projets Interreg ne peut en aucun cas dépasser 2 millions d'euros par opérateurs et par projet. Régime de minimis Si une potentielle aide d'état a été identifiée, les partenaires peuvent également décider d'appliquer le régime de minimis. Les partenaires qui bénéficient du régime de minimis signent une Déclaration de minimis indiquant toute contribution reçue au cours des trois derniers exercices fiscaux et relevant du règlement de minimis, Ladite déclaration devra être soumise au SC avec le Formulaire de candidature (pour plus de détails, se référer à la section 3.1). Pour bénéficier de ce régime, l'aide doit répondre aux critères suivants : le plafond de l'aide couverte par le régime de minimis est fixé à EUR (équivalent en terme de subvention) sur une période de trois exercices fiscaux ; contrairement à la période précédente, le plafond s'applique désormais par État membre ; dans le cas du Programme Interreg MED, l aide accordée par le Programme est considérée comme accordée par la France (Pays ou se situer l AG) et ne sera donc pas cumulée avec toute aide «de minimis» accordée par un autre Etat membre. ce plafond s'applique sur le total de toutes les aides d état reçues par le partenaire et considérées comme relevant du règlement de minimis ; ce plafond s'applique à tous les types d'aides, quels que soient leur forme ou leur objectif ; la règlementation couvre uniquement les formes d'aide «transparentes», pour lesquelles il est possible de calculer précisément et préalablement l équivalentsubvention brut, sans qu il soit nécessaire d effectuer une analyse du risque TABLEAU COMPARATIF Le tableau comparatif ci-dessous fournit des informations concernant les différences entre les deux possibilités qui s'offrent aux partenaires en termes d'aides d'état dans le cadre du Programme Interreg MED. LB3 : Frais de déplacements et d hébergements : frais de déplacements LB4 : Frais d expertise externe et de services : coûts liés aux services de conseil et d'appui à la coopération fournis par des conseillers et des prestataires de services externes LB5 : Dépenses d équipement : dépenses d'équipement et d'investissement directement liées au projet, ainsi que l'amortissement. 26 Le taux de cofinancement est donc de 50 % pour un partenaire PME. 64

65 FIGURE 26 : TABLEAU COMPARATIF POUR AIDES D ETAT Contribution publique maximale (subvention du FEDER) Taux de cofinancement Structures concernées Phase de candidature Éligibilité et phase d'évaluation Documents à fournir après l'approbation et avant la signature du Contrat de subvention RGEC Jusqu'à 2 millions EUR par PME et par projet. Si la PME participe à un second projet, elle peut peut ainsi recevoir jusqu'à 2 millions EUR + 2 millions EUR. Jusqu'à 50 % Jusqu'à 85 % Uniquement les PME (programme Interreg) Dans la Déclaration de partenaire qui accompagne le Formulaire de Candidature, la PME indique qu'elle se porte candidate à une subvention du FEDER dans le cadre du Règlement général d'exemption par catégorie. Contrôle de cohérence réalisé par l AG/SC et Consultation de l'état membre concerné (par exemple, il convient d'exclure les entreprises en difficulté; l'état membre doit confirmer que le partenaire est à jour de ses contributions sociales, ce qui prouve sa solvabilité). Les PME fournissent une déclaration attestant de leur statut de PME selon la définition de la Recommandation 2003/361/CE de la Commission du 6 mai 2003 concernant la définition des micro, petites et moyennes entreprises. Une fois que l'entité a prouvé son statut de PME, la nature de son activité ne fait l'objet d'aucun autre contrôle. Régime de minimis Jusqu'à EUR sur une période de trois exercices fiscaux, à savoir : l'exercice fiscal à la date de l attribution de la subvention du Programme Interreg MED (date de la signature du Contrat de subvention) + les deux exercices précédents. Un opérateur économique/entreprise (ainsi que toutes les autres entités appartenant au même groupe) peut recevoir l'aide de minimis plusieurs fois à condition qu'elle soit à chaque fois accordée par un État membre différent. Dans le cadre du Programme Interreg MED, l'état membre qui accorde l'aide de minimis est considéré comme étant celui où se trouve l'autorité de Gestion (France). Tous les opérateurs économiques et entreprises de tous les secteurs Dans la Déclaration de partenaire qui accompagne le Formulaire de Candidature, l'opérateur économique indique qu'il se porte candidat à une subvention du FEDER dans le cadre du régime de minimis. il joint également une Déclaration de minimis au Formulaire de Candidature, en renseignant toutes les contributions reçues au cours des trois exercices fiscaux précédents et relevant de la règle de minimis. Contrôle de cohérence réalisé par l AG/SC et consultation de l'état membre concerné (par exemple, il convient d'exclure les entreprises en difficulté ; l'état membre confirme que le partenaire est à jour de ses contributions sociales, ce qui prouve sa solvabilité). La Déclaration de minimis est mise à jour, uniquement si les montants indiqués ont changé depuis le dépôt de la proposition 27. Le cas échéant, modification du Formulaire de Candidature. 27 La limite dans le cadre de la règle de minimis prend effet à la date de la subvention MED (date de signature du Contrat de subvention). Par conséquent, le montant de minimis accordé par le Programme Interreg MED inclut les modifications survenues entre le dépôt de la proposition et la signature du Contrat de subvention. 65

66 Clause de suspension figurant dans le Contrat de subvention Frais éligibles Vérifications complémentaires au cours du suivi du projet RGEC Si l'entreprise n'est pas une PME, le projet est uniquement approuvé à condition que ce partenaire soit exclu et remplacé par une entité similaire, solvable et conforme à la définition des PME. La structure est exclue en cas de fausse déclaration révélée après l'approbation du projet (par exemple, au cours de vérifications complémentaires menées à bien lors du suivi du projet : le remboursement des frais par le FEDER cesse à la date où l'entreprise n'est plus considérée comme une PME). Seuls les frais suivants sont éligibles : les coûts liés à la coopération organisationnelle, y compris les coûts de personnel et de bureaux, dans la mesure où ils sont afférents au projet de coopération; les coûts liés aux services de conseil et d'appui à la coopération fournis par des conseillers et des prestataires de services externes; les frais de déplacement, les dépenses d'équipement et d'investissement directement liées au projet, ainsi que l'amortissement. Les services susmentionnés ne doivent pas constituer une activité permanente ou périodique et sont sans rapport avec les dépenses de fonctionnement habituelles de l'entreprise, telles que celles liées aux services réguliers de conseil fiscal ou juridique, ou à la publicité courante. Le SC du Programme Interreg MED effectue des vérifications complémentaires pendant le suivi du projet. Régime de minimis L'entreprise est exclue en cas de fausse déclaration révélée après l'approbation du projet (par exemple, au cours de vérifications complémentaires menée à bien lors du suivi du projet : des sommes de minimis n'ont pas été déclarées avant la signature du Contrat de subvention, la subvention FEDER est réduite proportionnellement). Tous les frais sont éligibles dans le cadre du Programme Interreg MED. Le SC du Programme Interreg MED effectue des vérifications complémentaires pendant le suivi du projet afin de s'assurer que le plafond de minimis n'a pas été dépassé et de contrôler l encadrement légal. Pour plus de détails sur les aides d'état, se référer au a site Internet de la Commission européenne (DG concurrence) : (en anglais uniquement). Ce site fournira prochainement des lignes directrices complètes concernant la notion d'aide d'état 28. Le programme INTERACT a également compilé un récapitulatif des questions et réponses sur ce sujet (disponible uniquement en anglais) : 28 À la date de rédaction du présent document, une ébauche est d'ores et déjà disponible sur 66

67 Enfin, les candidats peuvent s'adresser aux autorités nationales concernées pour obtenir des informations spécifiques concernant les règles et seuils appliquées aux aides d'état Passation de marchés publics il est fortement recommandé de se familiariser avec les législations en vigueur en matière de passation de marchés publics et, si nécessaire, de demander conseil à des spécialistes et ce, au plus tôt avant le lancement de tout appel d'offres pour le projet L'acquisition de travaux, fournitures ou services par le biais d'un contrat public auprès d'opérateurs économiques est soumis aux règles de passation des marchés publics. Ces règles sont conçues pour garantir une mise en concurrence transparente et juste au sein du marché unique ; elles doivent être respectées par les bénéficiaires contractant lesdits services, travaux et fournitures. Les règles peuvent varier en fonction des biens et/ou services acquis, mais aussi du montant de l'achat et du statut juridique de l'adjudicateur. Les trois niveaux de règlementation a respecter sont les suivants (ordre d application hiérarchique): 1) les règlements européens (à savoir les directives en matière de passation de marchés publics 29 pour les partenaires FEDER et le règlement concernant le financement de l'action extérieure 30 pour les partenaires IAP) ; 2) les législation nationales 31 ; 3) les règles du Programme Interreg MED. Les autorités publiques et tout organisme de droit public 32 sont tenus de respecter les règles applicables en matière de passation des marchés publics. Les entités qui ne sont pas soumises aux obligations de marchés publics (par exemple, les entreprises privées pour la plupart de leurs marchés passés dans le cadre de la réglementation européenne) ne sont pas tenues d'appliquer lesdites procédures. Néanmoins, ces organisations (organismes privés, organisations non gouvernementales, multinationales, etc.) doivent malgré tout respecter les principes de base sur lesquels les normes en matière de passations de marchés s'appuient. À ce titre, elles doivent privilégier le meilleur rapport qualité/prix ou, le cas échéant, le prix le moins élevé. Merci de vous référer aux règles et lignes directrices nationales en la matière. En ce qui concerne plus précisément les règles du Programme Interreg MED, pour tous les contrats d'un montant compris entre 5 000,00 EUR (HT) et le seuil fixé par les règlements européens ou nationaux en vigueur, les bénéficiaires doivent pouvoir démontrer et documenter la demande d au moins trois devis auprès de trois fournisseurs différents. Lorsque le partenaire est soumis à des règles plus strictes (nationales ou internes), la réglé la plus stricte est appliquée. Les règles susmentionnées concernent tous les partenaires, qu'ils soient publics ou privés. 29 Pour plus de détails sur les règles européennes en matière de passation de marchés publics, voir le site : 30 Règlement (UE) no 236/2014 du Parlement européen et du Conseil du 11 mars 2014 énonçant des règles et des modalités communes pour la mise en œuvre des instruments de l'union pour le financement de l'action extérieure 31 Les règles nationales comprennent les lois relatives à la passation marchés publics, les actes délégués ou actes d'exécution correspondants ou toute autre règle ou décision légale en vigueur. 32 C'est-à-dire les «pouvoirs adjudicateurs» dans la directive 2014/24/UE. 67

68 Paiement d avance pour les partenaires IAP Un mécanisme sera mis en place afin de verser des avances aux partenaires IAP. Cet avance peut atteindre 10 % du budget IAP approuvé pour le partenaire; il est récupéré lors du remboursement des quatre première demandes de paiement (25 % de l'avance déduits de chaque remboursement) Autres règles financières clefs Même si des informations détaillées concernant les obligations financières en lien avec l'exécution du projet sont fournies à la section 4.3 «Contrôles et audits» ; lorsqu'ils préparent leur proposition de projet, les candidats sont priés de garder à l'esprit les principes clefs expliqués ci-dessous. INFORMATION ET COMMUNICATION Les responsabilités des Chefs de file et des partenaires en ce qui concerne les actions d'information et de communication (y compris des instructions pour la communication et l'identité visuelle du projet) sont établies par la réglementation européenne 33. En plus de ces obligations règlementaires des obligations du Programme sont à prendre en compte. Nous rappelons également que toutes ces règles s'appliquent non seulement au matériel promotionnels, mais également à l'organisation de réunions et événements et, si prévus par le projet, à l'achat d'objets et la réalisation de petits travaux. Dans le Formulaire de Candidature et le Contrat de subvention, il est vivement recommandé aux candidats de planifier attentivement la budgétisation en fonction des périodes de remontée des dépenses, en étant aussi réaliste que possible quant aux dépenses que le projet peut réellement engager ainsi que concernant le délai de remboursement et de certification des frais. Pour plus de détails, se référer à la section Les objets promotionnels (par exemple : petit matériel à l'effigie du projet) seront éligibles uniquement s ils sont le seul moyen d'atteindre un ou plusieurs groupes et objectifs cibles. Dans ce cas, ces supports promotionnels devront être déclarés sous la ligne budgétaire «expertise et services externes». Enfin, les principes de la bonne gestion financière doivent toujours être respectés. Pour plus de détails et conseils concernant l'information et la communication, voir la section 2.5 «Obligations en matière de communication». PERFORMANCE FINANCIERE ET DEGAGEMENT Pour être considérée éligible, une dépense doit avoir été payée et vérifiée par le Contrôle de Premier Niveau. La performance financière des projets est mesurée uniquement sur la base des dépenses qui auront été certifiées. Attention : si les budgets indiqués dans les tableaux financiers prévisionnels du Programme Interreg MED ne se reflètent pas dans les demandes de remboursement auprès de la Commission dans les délais fixés, le Programme peut faire l'objet d'un dégagement financier de la part de la Commission européenne 34. Si cette perte de fonds (FEDER et/ou IAP) est due à des projets qui 33 Articles et annexe XII du Règlement (UE) n 1303/2013, et articles 4-5 du Règlement d'exécution (UE) n 821/ Comme prévu à l'article 136 du Règlement (UE) n 1303/

69 sont en retard dans les paiements par rapport aux prévisions de leur Contrat de subvention signé entre le Chef de File et l'autorité de Gestion (comme expliqué à la section 2.4.2), le Programme pourra être contraint de réduire la contribution attribuée aux projets concernés. TVA Conformément à l'article 69 (3) du Règlement (UE) n 1303/2013, la TVA n'est pas éligible sauf lorsque la loi nationale en la matière ne permet pas de la récupérer. La TVA qui est récupérable par quelque moyen que ce soit ne peut en aucun cas être éligible. Dans la pratique, si un partenaire a la possibilité de récupérer la TVA sur ses dépenses (et indépendamment du fait qu'il le fasse effectivement ou non), toutes les dépenses déclarées auprès du Programme doivent être indiquées en hors taxes. 69

70 2.5. Obligations en matière de communication La communication joue un rôle stratégique dans la gestion du Programme Interreg MED. En effet, elle est nécessaire pour attirer des partenaires adaptés, démontrer la valeur ajoutée, transférer les résultats et enfin, concrétiser les changements mais aussi pour donner un certain «pouvoir» aux acteurs. C'est pourquoi la communication est présente à tous les niveaux et dans toutes les phases, de la base du projet jusqu'à la capitalisation transnationale. La communication étant transversale, elle constitue une tâche horizontale du programme : les partenaires des projets ainsi que les organes du programme, à différentes échelles territoriales, suivent une seule et même approche, cohérente et harmonisée. La stratégie de communication doit servir d orientation à toutes les entités communiquant sur le programme et les projets : c est-à-dire l Autorité de Gestion (AG), le Secrétariat Conjoint (SC), les Points de Contacts Nationaux (PCN) et les Etats membres pour la communication programme à l'échelle transnationale, nationale et régionale et les chefs de file et partenaires des projets modulaires et horizontaux pour la communication projets. La communication doit, en outre, être envisagée comme un processus qui se construit sur le dialogue et le retour d'expérience, sur l'évaluation et l'adaptation. C est pourquoi la stratégie globale du programme et des projets en matière de communication repose sur un cadre stable mais suffisamment souple pour être mis à jour et approfondi chaque année. Pour , le Programme Interreg MED a adopté une nouvelle approche concernant la gestion des projets. Cette approche est désormais axée sur l'identité des projets et les résultats concrets, plutôt que sur les processus ou réalisations. Pour cette période, le Programme a souhaité favorisé le développement d un esprit de «communauté MED» entre les différents partenaires et projets. Chaque projet/partenaire doit donc entretenir des relations allant dans ce sens. Afin de faciliter le développement de cet esprit «communautaire», chaque projet est rattaché à l'une des communautés thématiques établies pour toute la durée du Programme ; et à laquelle ils doivent contribuer de manière régulière. La communication projets est désormais orientée sur les communautés thématiques, plutôt que sur l'identité des projets eux-mêmes. L identité individuelle de chaque projet est donc légèrement effacée afin de permettre le développement d'une véritable «identité collective». C est pourquoi, les projets ne doivent pas développer de logo ni de branding spécifique. La section Communication du présent manuel se divise en trois grandes parties : une partie générale qui offre une orientation générale, et deux parties pratiques concernant les réalisations, obligations, activités et responsabilités des différents types de projets. 70

71 Règles en matière de communication et de publicité BASE RÉGLEMENTAIRE L'annexe XII du Règlement (UE) n 1303/2013 du Parlement européen et du Conseil établit des obligations précises en matière d'information et de publicité. Les bénéficiaires des projets sont tenus d'informer le grand public de l aide fournie par l'union européenne. Ils sont également tenus de veiller à ce que les entités qui participent à cette opération aient connaissance de ce financement. Attention : les les produits et activités activités qui qui ne ne se se conforment pas pas à ces ces obligations peuvent être considérées considérés comme comme inéligibles à un un financement! RECOMMANDATIONS A. Utilisation obligatoire d'éléments d'illustration Certaines illustrations doivent impérativement être utilisées dans tous les types de supports et/ou activités qui s'adressent au public. À noter que cette obligation s'applique non seulement aux publications papier, mais aussi aux supports audiovisuels, numériques ou électroniques (sites Internet, outils en ligne, vidéos, podcasts, etc.). Ces éléments sont également prévus pour les événements (par exemple sur les présentations PowerPoint, les ordres du jour, les sacs et autres supports de conférence). Par ailleurs, il est recommandé d'utiliser ces illustrations sur les documents internes des projets afin d'attirer l'attention de tous les partenaires sur l'obligation d'inclure ces éléments. Cependant, lorsqu'une publication ou action de communication est réalisée par plusieurs projets, une liste des noms des différents projets est suffisante et le logo à utiliser est celui de la communauté de projets. Les éléments suivants doivent obligatoirement être utilisés : A - l'emblème de l'union européenne (le drapeau européen), conformément à la charte graphique, ainsi que la référence à l'ue ; B - pour les partenaires bénéficiant du FEDER, doit figurer uniquement, le texte : «Projet cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional» ; C - le logo du Programme Interreg MED. [Les éléments A et B sont obligatoires conformément aux règlements européens susmentionnés ; l'élément C est requis par le Programme Interreg MED.] 71

72 B. Combinaison du logo du programme et du drapeau européen LE LOGO DU PROJET ET LES ÉLÉMENTS A + C Le logo actuel du programme comporte déjà l'emblème de l'ue (drapeau), la référence à l'union européenne et le nom du projet. Il s'agit donc d'une image unique qui regroupe les éléments A + C + le nom du projet, comme ci-dessous : Taille minimale : 1,55 x 2,55 cm Aucune version verticale n'est prévue. Pour la période de programmation actuelle, l objectif a été de créer un logo «intégré» qui rassemble le logo projet, le logo programmes et le logo Interreg au sein d'une même image. Il s agit d une solution commune applicable à tous les projets, y compris les horizontaux. Le logo des projets horizontaux fait référence au nom de leur communauté thématique et non au nom de leur «partenariat». Un dossier «identité visuelle» regroupant toutes les versions est disponible aux formats JPG et EPS. Les versions EPS sont surtout utilisées par les illustrateurs professionnels et leurs logiciels (et ne sont donc pas lisibles au moyen des logiciels généraux), tandis que le format JPG est compatible avec Word, PowerPoint, Excel et d'autres logiciels standards. La règle d or à respecter pour l éligibilité est la suivante : tous les éléments textuels de ces logos combinés doivent être lisibles. C'est pourquoi il est recommandé d'appliquer la taille minimale. Lorsque cela n'est pas possible, il convient de trouver une solution personnalisée. Pour chaque projet, le dossier «identité visuelle» prêt à l'emploi est disponible en téléchargement sur la partie Intranet du site de chaque projet, au sein de la plateforme Web du Programme Interreg MED : ÉLÉMENT B : RÉFÉRENCE AU COFINANCEMENT EUROPÉEN TRÈS IMPORTANT : tous les projets doivent savoir qu'en plus du logo, la phrase ci-dessous doit figurer sur tous les supports. Dans le cas contraire, les supports ne sont pas éligibles à un remboursement. A) Projets dont les partenaires sont tous issus d'états membres de l'ue : «Projet cofinancé par le Fonds européen de développement régional». Cette phrase et le drapeau européen sont les deux éléments obligatoires que les partenaires bénéficiant du FEDER ne doivent en aucun cas oublier. B) Projets avec des partenaires issus des États de l'iap (Albanie, Bosnie-Herzégovine, Monténégro) : 72

73 Aucune référence supplémentaire n'est requise ; le drapeau européen et la référence «Union européenne» figurant déjà dans le logo fourni (voir ci-dessus). OBLIGATIONS POUR LES PRODUITS DE TAILLE RÉDUITE Pour la production d objets promotionnels très petits (clés USB ou stylos), et uniquement dans ce cas de figure, les projets peuvent utiliser la version minimale du logo Interreg fourni ci-dessus. S'il est impossible d'utiliser le logo proposé, les projets sont invités à contacter l'équipe de Communication du SC afin de trouver une solution et d'éviter ainsi une dépense inéligible. TRADUCTIONS La référence au FEDER peut être utilisée dans les autres langues de l'espace de coopération. Cependant, l'approche transnationale du projet doit impérativement être évidente aux yeux du public (par exemple, au moyen d'une référence textuelle et de descriptions). RÈGLES APPLICABLES AUX CANDIDATURES Modifications interdites au niveau de la version originale Les manipulations suivantes ne sont pas autorisées : modification disproportionnée de la taille ; rotation de la combinaison de logos ; changement de typographie et de couleur ; modifications entre les différents éléments. Position, taille, fonds et transparence du logo Le logo doit impérativement être placé de façon harmonieuse, si possible être centré en haut du document ou dans toute autre position visible (exemples : extérieur des brochures, sur la première et la quatrième de couverture, en page d'accueil des sites Internet, pochette des DVD, etc.). La taille minimale indiquée ci-dessus est appliquée, afin que les éléments textuels soient bien lisibles. En aucun cas, le logo et d'autres éléments ne peuvent se chevaucher. De préférence, le logo est placé sur un fond blanc ou uni, d'une couleur adaptée. En cas d'arrièreplan coloré, il convient de prévoir un contraste entre ce dernier et le logo. Lorsque le logo est placé sur une photo, un arrière-plan adapté doit être choisi ; il ne peut être surchargé. La version non transparente du logo doit être utilisée (à l'intérieur du cadre, le fond est blanc). La version transparente est uniquement autorisée sur les arrière-plans adaptés, unis et de couleur claire. 73

74 Couleurs du logo Interreg MED Pour plus de détails sur l'utilisation de l'emblème européen, voir le mode d'emploi en matière d'identité visuelle : C. Autres obligations importantes en matière de communication, pour tous les projets Les éléments visuels détaillés ci-dessus ne sont pas les seules obligations auxquelles les projets doivent se conformer, cf. annexe XII du Règlement (UE) N 1303/2013. Les bénéficiaires sont tenus de publier une brève description du projet sur leur site Internet, afin de présenter notamment les objectifs et résultats escomptés, tout en soulignant le soutien financier apporté par l'union européenne. Dans le cadre du Programme Interreg MED, les projets publient cette description en anglais et en français, directement sur leur site Internet hébergé sur la plateforme MED, présentée ci-dessous, à la section «Plateforme Web du Programme MED : véritable pôle de communication et de coordination». Par ailleurs, tous les projets doivent obligatoirement apposer une affiche (minimum A3) dans un lieu bien visible du public, par exemple une entrée d'immeuble. Cette affiche doit mentionner le l aide financière apportée par l'ue. D. Obligations particulières En cas d investissement dans une infrastructure et lorsque la participation publique totale à l'opération dépasse les , des obligations spécifiques doivent être observées telles qu énoncées à l'annexe XII du Règlement (UE) n 1303/2013. Plus précisément, des plaques et panneaux d'affichage doivent être installés à des endroits pertinents. Sur ces supports doivent figurer le logo et les références susmentionnés. PANNEAU PENDANT LA PHASE DE MISE EN ŒUVRE DU PROJET Les projets qui consistent à financer une infrastructure ou une construction physique et que la contribution publique totale dépasse EUR, doivent respecter l'obligation d'installer un panneau sur le site de chaque opération pendant la phase d'exécution. Les informations devant figurer sur ce panneau sont indiquées à l'annexe XII du Règlement (UE) de la Commission n 1303/

75 PLAQUE PERMANENTE, APRÈS LA FIN DU PROJET Une fois l'exécution terminée, le panneau doit être remplacé par une plaque descriptive permanente, de taille considérable, installée bien en vue dans un délai de trois mois après la fin du projet consistant à financer une infrastructure ou une construction physique et dont la contribution publique totale dépasse EUR. Les informations devant figurer sur cette plaque sont indiquées à l'annexe XII du Règlement (UE) n 1303/2013 de la Commission. Dans ce cas très rare, les projets sont priés de contacter l'équipe Communication du SC afin de concevoir des solutions adaptées. Quelques conseils Pour s assurer de l éligibilité de ses produits ou activités, il est possible de les soumettre pour approbation à l'équipe de Communication du Secrétariat Conjoint avant impression. Pour ce faire, les ébauches sont à envoyer à laura.pugieu@interreg-med.eu ou paulo.emerenciano@interreg-med.eu. Le chargé de projet correspondant doit également être informé. Sur le site Internet du Programme, une section dédiée fournit également des liens vers des manuels et/ou lignes directrices utiles en matière de communication. Ces documents expliquent notamment comment élaborer et mettre en œuvre des stratégies cohérentes et comment exécuter des activités spécifiquement axées sur les relations publiques. Enfin, le Programme Interreg MED propose des formations et séminaires en matière de communication. AUTRES DOCUMENTS ET LIENS UTILES Références Annexe XII du Règlement (UE) n 1303/2013 de la Commission. Site Internet de la Commission européenne, contenant des recommandations pour l'utilisation du drapeau européen : RECOMMANDATIONS Section Communication, proposant notamment un manuel de communication pour les partenaires des projets MED : 75

76 Plateforme Web du Programme Interreg MED : véritable pôle de communication et de coordination Dans le cadre de la période de programmation , le Programme Interreg MED fournit à chaque projet sélectionné un site Internet complet (agenda, centre de ressources, annuaire, outils, etc.). Le programme Interreg MED héberge tous les sites Web de ses projets sur un même serveur et leur fournit systématiquement un site Internet prêt à l'emploi. Ainsi, les partenaire de projets peuvent consacrer davantage de ressources à la production de contenus et à la qualité de leurs réalisations et n ont plus à se préoccuper des aspects techniques liés au développement d un site internet. Une fois approuvés, les projets reçoivent tous les éléments nécessaires à la gestion et à la configuration/design de leur site Internet (visuels, éléments, contenu, réseaux sociaux, etc.). Le Programme Interreg MED héberge tous les sites Web de ses projets sur un même serveur et leur fournit systématiquement un site Internet prêt à l'emploi. Cette solution permet de réduire les frais d'hébergement et de programmation, tout en améliorant la qualité globale des sites et en permettant le partage des informations entre les différents acteurs du Programme. Le partage d'informations étant facilité, davantage d actualités, photos, statistiques, etc. peuvent être publiés mais aussi automatiquement référencés (événements, rapports, etc.). Ainsi, les partenaires sont à même de consacrer plus de temps à leurs projets, tandis que le SC est libre d'analyser plus efficacement les réalisations des projets. En bref, cette méthode améliore le soutien apporté aux partenaires. La plateforme est hébergée sur un serveur Web dédiés au Programme Interreg MED et regroupant les éléments suivants : le site du Programme Interreg MED ; le site des communautés thématiques englobant les projets, par exemple l'efficacité énergétique, le tourisme durable, les espaces protégés, l'innovation bleue, l'innovation verte, l'innovation sociale et les industries créatives, les sources d'énergie renouvelables, le transport bas carbone... (environ huit communautés) ; les sites Internet des projets ; des sites Internet particuliers (par exemple consacrés à des événements). 76

77 FIGURE 29 : ARCHITECTURE DE LA PLATEFORME WEB Tous ces sites Internet sont créés selon une architecture similaire ; ils partagent le même modèle ainsi que certaines fonctionnalités afin de faciliter le suivi, mais aussi leur évolution et maintenance. Les projets dont la finalité est le développement d outils en ligne spécifiques peuvent développer leur propre site internet qui est alors hébergé sur leur propre serveur. Les projets concernés par ce cas doivent faire figurer de manière visible sur le site internet hébergé par la plateforme du Programme un lien renvoyant à leur outil en ligne. Le Secrétariat Conjoint pourra, dans la mesure du possible et à la demande des projets, développer des fonctionnalités additionnelles pour les sites hébergés sur la plateforme. La mise à jour des sites Internet des projets ne nécessite pas de compétence technique particulière. Par ailleurs, le Programme prévoit de développer des tutoriels afin d'aider les partenaires à utiliser les différentes fonctionnalités du site. Les partenaires peuvent cependant toujours faire appel à des prestataires externes pour des services spécialisés pour l'élaboration de graphismes, l'édition, la traduction ou l'insertion d'éléments multimédias. Les objectifs de la plateforme sont les suivants : Pour les projets : harmoniser tous les sites Internet en termes d organisation, de présentation du contenu, d interfaces utilisateurs et de navigation afin de faciliter l'utilisation des différents sites pour toutes les acteurs du Programme ; veiller à ce que tous les sites disposent des principales fonctionnalités, à ce que les règles de publicité du Programme soient respectées et à ce que certaines informations soient publiées en ligne ; réduire les frais d'hébergement et de programmation en fournissant aux projets un site de base qui intègre toutes les fonctionnalités nécessaires à la vie du projet tout en pouvant être adapté au cas par cas ; proposer à tous les projets des outils techniques facilitant le transfert et l'analyse des données grâce à des technologies et formats communs (agenda, annuaire, documents, etc.). 77

78 Pour le Programme : faire en sorte que les productions des projets puissent être conservées sur le long terme, même au-delà de la période de programmation ; faciliter et automatiser le recueil des données présentes sur les sites des projets, y compris les annuaires, agendas, documents (plans, bases de données, etc.) et actualités ; améliorer les supports pédagogiques et l'assistance aux projets en offrant du contenu ainsi que des procédures techniques et ciblées grâce au partage d'outils similaires sur tous les sites ; proposer des tableaux de bord qui résument les données issues de différentes sources : les sites des projets, les extractions de «Synergie». Le partage et la diffusion des données reprennent avant tout les principes généraux des flux (RSS, etc.). À cette fin, la plateforme propose divers outils aux utilisateurs afin de se tenir informer des mises à jour des agendas, bibliothèques de documents, nouvelles actualités ou discussions. Fonctionnalités : interfaces utilisateurs configurables ; authentification / identification unique ; utilisateurs multiples ; annuaires listant les individus et les organisations ; organigrammes ; actualités ; intégration des réseaux sociaux ; fonctions recherche ; espace d'échanges et discussions ; espace privé ; agendas/calendriers ; outil pour la création des formulaires ; bibliothèques ; outil pour la prévisualisation de documents (visionneuse) ; centre multimédias ; FAQ et glossaire ; outils de mailing ; tableaux de bord et outils de suivi ; analyse statistique. 78

79 Obligations en matière communication spécifiques aux projets modulaires OBLIGATIONS GÉNÉRALES ET PROPRES AUX MODULES Les projets ne sont censés consacrer aucune ressource à la production d'un logo. C'est pourquoi le programme fournit une solution commune pour le logo de chaque projet, ainsi qu'une solution pour les communautés thématiques. i t r e b o i t e d é t a i l [ W o r d s t y l e «E l e v é» ] Comme indiqué dans la section consacrée à l'architecture du Programme Interreg MED (section 2.1), le Programme a adopté une approche modulaire. Par conséquent, les différents types de projets n'ont pas les mêmes responsabilités et stratégies en termes de communication. Cependant, avant d'aborder la communication propre à chaque type de projet modulaire, il existe des orientations communes qui s'appliquent à l'ensemble des projets. Pour commencer, le Règlement (UE) n 1303/2013 fournit aux bénéficiaires des règles obligatoires en matière d'information et de publicité, comme expliqué à la section ci-dessus. Ensuite, il faut savoir que la communication des projets n'est plus axée sur l'identité de ces derniers, mais sur une communauté thématique de projets. L'identité des projets est donc légèrement placée en retrait afin de permettre le développement d'une véritable «identité collective». Ainsi, la communication est davantage coordonnée entre les projets, les projets horizontaux et le Programme, tous les types de projets doivent donc prévoir des tâches de coordination. Dans cette optique, trois niveaux interactifs communiquent et coopèrent régulièrement afin de diffuser les résultats. Dans leur approche de la communication, tous les projets doivent prendre en compte ces trois niveaux d'intervention : Niveau transnational/programme ; Niveau communautés thématiques/projets horizontaux ; Niveau projets. Ces trois niveaux définissent le degré d'intervention ainsi que les rôles et responsabilités de chaque acteur pour les activités et supports de communication, la définition de la stratégie de communication et la communication médias. Cette organisation claire permet plus de complémentarité tout en évitant les doublons. T e x t e b o 79

80 FIGURE 30 : NIVEAUX D'INTERVENTION EN MATIERE DE COMMUNICATION A. Approche de la communication à l'échelle des projets Chaque projet doit présenter son approche en matière de communication dans le Formulaire de Candidature (section C.5., Plan de travail, Groupe d'activités communication). Pour ce faire, il est recommandé d'indiquer dans les grandes lignes le nom du projet, les groupes ciblés, les canaux de communication, la tactique et les outils. Au sein de chaque projet modulaire, le Chef de File doit définir son approche d'un point de vue stratégique en considérant son public cible et en impliquant tous les partenaires dès la conception de l'approche, jusqu'aux actions. Dans le Formulaire de Candidature, le candidat dispose de seulement caractères pour décrire son approche en matière de communication. Il est donc recommandé d'être le plus précis et concis possible. La section ci-dessous fournit des conseils et règles à suivre pour mieux concevoir cette approche. Toutes ces indications constituent des règles générales valables pour tous les projets modulaires. Cependant, pour remplir le Formulaire de Candidature, les projets doivent également consulter les obligations prévues à la section 4.2 «Tâches spécifiques aux différents modules». L ACRONYME DES PROJETS L acronyme choisi pour identifier le projet ne doit pas dépasser 12 caractères. Par ailleurs, il doit respecter plusieurs lignes directrices : être court et facile à retenir ; 80

81 ne pas reprendre les noms des projets précédents afin de ne pas créer de confusion ; être intuitif, c'est-à-dire le nom doit permettre d identifier facilement l'objectif ou la mission du projet ; être accrocheur et facile à prononcer. C'est pourquoi il est recommandé d'éviter les informations techniques, notamment le jargon du programme (comme M1, pour «Module 1») ou la référence au Programme Interreg MED (déjà incluse dans le logo). IMPLICATION DES PARTENAIRES La qualité de la communication autour des projets est le fruit des efforts de tous les partenaires, pas uniquement du Chef de File ou du partenaire chargé de ces activités. Une bonne gestion interne de la communication au sein du partenariat est l'une des clés de la communication externe autour du projet. En résumé, en ce qui concerne le partenariat, il est conseillé aux projets de : veiller à avoir un système de collaboration efficace, à ce que les partenaires ait une idée précise des objectifs du projet et ait conscience de leur rôle au sein du partenariat et de leur impact potentiel sur la visibilité du projet ; définir une organisation du travail et un système de compte rendu selon les questions suivantes : Quels sont les éléments communs au partenariat? Informations concernant les objectifs, processus, résultats du projet ; obligations en matière de communication définies par l'ue. Quels sont les éléments propres à chaque partenaire du projet? Proximité avec certains acteurs ; questions linguistiques et culturelles. DÉFINITION EXACTE DES GROUPES CIBLES Les projets doivent posséder une connaissance approfondie de leurs groupes cibles afin d'adapter leurs activités, actualités et messages en fonction de leur intérêt. Pour ce faire, il est recommandé de répertorier et cartographier tous les groupes ou segments de public, puis d'analyser leur attitude et intérêt pour le projet et ses activités. Il est également nécessaire de connaître par quel type d informations ces groupes cibles sont intéressés. Ensuite, pour maintenir une stratégie de communication efficace, il convient d alimenter la relation avec les groupes cibles tout au long du projet. Cette relation : s'adresse au groupe cible à qui la communication bénéficie réellement ; se construit sur l'implication, la régularité, l'authenticité et la transparence ; est réaliste et conforme aux objectifs et promesses du projet ; est alimentée par des connaissances communes, un feedback mutuel et une évaluation. 81

82 Pour plus de détails sur les méthodes à utiliser dans le travail avec les cibles, consulter la section Communication du site Internet du programme, Fiche 2 Publics cibles du manuel de communication du Programme Interreg MED. ACTIVITÉS DE COMMUNICATION : MINIMUM REQUIS POUR CHAQUE PROJET Conformément à l'approche adoptée en matière de communication, tous les projets modulaires doivent prévoir dans leur plan au minimum les activités suivantes : communication projet sur les réseaux sociaux («community management») et participation active à la communication de la communauté thématique et du programme sur les réseaux sociaux ; publication d'au moins une brève description du projet, adaptée au(x) principal/principaux groupe(s) cible(s) (publication papier, par exemple une brochure, ou audiovisuelle, par exemple une vidéo) ; présentations et contributions à des événements externes (par exemple, avec d'autres projets, la communauté de projets, etc.) ; dans la mesure du possible et éventuellement en collaboration avec un projet horizontal une activité ciblant le grand public, par exemple via la presse locale, régionale ou spécialisée, en fonction du public visé ; participation à des séminaires d'information et de formation (et/ou selon les recommandations) : o formations sur la plateforme Web ; o formations en communication ; o séminaires concernant d'autres compétences. Toutes ces activités sont mises en œuvre dans le respect des règles en matière d'information et de publicité applicables à tous les bénéficiaires, conformément au Règlement UE n 1303/2013. ACTIVITÉS DE COORDINATION DE LA COMMUNICATION Une fois approuvés, tous les projets modulaires sont associés à un projet horizontal qui coordonne la stratégie de communication de la communauté thématique dont il est responsable. Par conséquent, parallèlement à la stratégie de communication de chaque projet, tous les projets modulaires doivent prévoir des rôles et tâches de coordination des activités de communication : au niveau projet, tous les partenaires des projets modulaires doivent participer à toutes les actions de communication de manière à partager ou fusionner ces activités avec les autres projets modulaires, notamment, par exemple, pour l'élaboration d une méthodologie d évaluation des activités de communication ou d autres méthodes communes, le partage des outils, et la recherche des complémentarités et économies d'échelle avec les autres projets modulaires appartenant à la même communauté thématique ; au niveau de la communauté thématique, ils contribuent activement au développement, la mise à jour et l'exécution de la stratégie pour le projet horizontal concerné afin d'enrichir la stratégie et les actions de communication de ce dernier et de la communauté thématique. En ce qui concerne les groupes cibles, les projets modulaires doivent distinguer, d'un commun accord avec les projets horizontaux, les 82

83 groupes auxquels les projets s'adressent directement et ceux qui sont pris en charge par les projets horizontaux ; les projets doivent également fournir régulièrement des informations aux projets horizontaux et au programme selon des formats et un calendrier à définir (publications thématiques, événements, etc.), principalement via la plateforme Internet mis à la disposition des projets (voir la section «Plateforme Web du Programme MED»), ainsi que d'autres outils et formes de participation déterminés par dans la stratégie des projets horizontaux. Par conséquent, tous les projets doivent se répartir des tâches de coordination et contribuent aux projets horizontaux : en respectant les lignes directrices ; en participant aux réunions et activités communes ; en partageant la cartographie et les bases de données concernant les acteurs ; le tout selon un plan de communication établi par le projet horizontal (voir la section «Communication pour les projets horizontaux»). Dans la mesure du possible, particulièrement pour les projets qui durent plus d'un an, il convient d'informer une fois par an le projet horizontal et le programme des activités planifiées pour l'année à venir afin de mieux déterminer les complémentarités des actions de communication, et ainsi éviter les répétitions et le gaspillage des ressources. OUTILS Les candidats précisent les outils qu'ils prévoient d'utiliser pour mettre en place leur approche en matière de communication. Ces outils doivent être choisis de manière stratégique, afin de s'adresser efficacement au public cible et aux acteurs. Le Programme fournit un outil en ligne, à savoir la plateforme Web (voir la section «Plateforme Web du Programme MED : véritable pôle de communication et coordination»). Sur cette plateforme, les communautés thématiques de projets, le Programme et les projets ont la possibilité d'afficher et mettre à jour des informations concernant la gestion des projets, les livrables, les résultats, les événements, les actualités et les bases de données. Pour permettre le transfert et la capitalisation des résultats, les projets veillent à mettre à jour régulièrement ces informations. Cependant, cet outil ne peut se suffire à lui-même, d autres activités sont à prévoir parmi lesquelles : mettre en place des communautés regroupant des projets, ou des travaux groupés ; envoyer des messages aux groupes cibles locaux ; cibler des parties prenantes précises ; impliquer les publics cibles et acteurs par le biais de campagnes. Pour ce faire, il existe un large éventail d'outils : réseaux sociaux, enquêtes, événements, outils en ligne pour la réalisation de vidéos, infographies, plateformes de travail en ligne, applications mobiles. Il revient au projet de décider quels outils, autres que la plateforme du Programme Interreg MED, sont les plus appropriés pour atteindre son public cible. Un aperçu des fonctionnalités proposées par la plateforme Web du programme est disponible à la section

84 DES OBJECTIFS STRATÉGIQUES FORTEMENT LIES AUX OBJECTIFS DE GESTION Les objectifs de la communication découlent des objectifs de gestion. Il s'agit là de la stratégie de départ. Il est ainsi recommandé aux projets de construire leur stratégie de suivre la même approche, pour de meilleurs résultats et une meilleure cohérence. Les objectifs de communication du projet peuvent être présentés sous forme de liste à puces et doivent indiquer clairement en quoi ils contribuent à la réalisation globale du projet. Il est important que ces objectifs soient définis de manière à pouvoir mesurer la réussite des activités de communication. Par ailleurs, les objectifs doivent répondre aux critères «SMART» (spécifiques, mesurables, acceptables (faisables), réalistes et temporellement définis), tout en étant suffisamment larges et flexibles pour être adaptés en fonction des changements et circonstances. Pour plus de détails sur l'élaboration des stratégies, voir la section Communication du site Internet du Programme, Fiche 1 La Stratégie de communication. CALENDRIER Il est préférable de créer un calendrier identifiant la période de mise en œuvre de chaque activité afin de ne pas dépasser les délais ni manquer des occasions, et afin de préparer les activités au mieux. Le calendrier des activités de communication du projet doit être en accord avec le plan de communication du projet horizontal ce qui permet une meilleure coordination entre tous les niveaux de l'architecture du programme. ÉVALUATION DES ACTIVITÉS DE COMMUNICATION Il est important d'évaluer l'efficacité des activités de communication afin de savoir lesquelles ont été une réussite et lesquelles doivent être améliorées, voire abandonnées. En outre, cette évaluation génère un retour d'expérience utile à partager avec les autres entités du Programme afin qu'elles puissent elles aussi en tirer un enseignement. L'évaluation des activités de communication s'inscrit dans l'évaluation globale du projet. B. Ressources à prévoir Chaque projet modulaire doit prévoir des ressources dédiées à ses propres activités de communication, mais aussi à la mise en place et au maintien d une relation de travail régulière avec le projet horizontal correspondant et avec le Programme. Au sein d un même projet, il est recommandé qu un seul partenaire soit responsable de la communication. Une personne servant de point de contact avec le projet horizontal et le Programme doit également être désignée. Le projet doit prévoir des ressources financières et humaines afin de pouvoir participer aux événements externes autres que les événements et séminaires du projet horizontal, lorsque cette participation est justifiée et utile au projet. Enfin, comme expliqué précédemment, il est inutile de prévoir des ressources pour l'élaboration du site Internet et la création d'un logo, ces éléments étant fournis par le Programme. En revanche, si nécessaire, il est possible de créer une identité visuelle spécifique pour les campagnes lors des événements, ou les produits et services fournis par le projet. 84

85 Tâches de communication propres aux différents modules Lorsqu'ils remplissent le Formulaire de Candidature, les différents types de projets modulaires (M1, M2, M3 ou une combinaison de ces modules) doivent envisager les activités de communication qui leur seront propres, complétées par des activités générales décrites ci-dessus, en choisissant les plus adaptées. A. Activités propres aux Modules 1 et 2 minimum requis Pour mieux communiquer les résultats des Modules 1 et 2, il est spécifiquement recommandé aux modules d'effectuer au minimum les activités suivantes : garantir une transparence totale des résultats, ainsi que leur transfert, particulièrement aux partenaires potentiels des projets/modules de suivi. Par conséquent, pour augmenter les chances de suivi, il faut à tout prix éviter de conserver les informations en interne ; communiquer les résultats des analyses, études et tests aux groupes cibles des projets selon les méthodes les plus adaptées, en fonction des pratiques de ces groupes ; pour la présentation des réalisations, suivre les lignes directrices du Programme en ce qui concerne les illustrations et formats ; de préférence, publier les résultats les plus essentiels (ou un résumé) dans les deux langues officielles du Programme, à savoir l'anglais et le français ; préparer des résumés à destination du grand public dans les deux langues, l'anglais et le français ; mener à bien au moins une activité promotionnelle afin de mettre en lumière la/les réalisation(s) finale(s). Par exemple, prévoir une campagne sur les réseaux sociaux, un événement, une exposition, un séminaire ; pour les projets qui émettent des recommandations en matière de politiques, élaborer au moins une activité ou stratégie de communication visant à conférer une crédibilité supérieure à la réalisation, et ce en lien avec le projet horizontal. Pour plus de détails, voir le site Internet du Programme : Fiche 2.b Communiquer avec les décideurs politiques ; les études techniques (Module 1) et les tests (Module 2) sont très difficiles à comprendre pour le grand public, mais aussi pour les professionnels spécialisés dans d'autres domaines scientifiques. C'est pourquoi les projets sont invités à être très prudents dans les messages qu'ils émettent et dans le niveau de compréhension de leurs présentations. Pour la présentation des résultats, il est fortement recommandé d'utiliser un langage accessible et un format intuitif afin que le concept soit facile à saisir dans son ensemble et en détails. À cette fin, il est possible d envisager un storytelling. 85

86 CAS PARTICULIER : LE MODULE 1 CONSACRE AUX RESEAUX Les projets du Module 1 peuvent avoir pour principale activité le renforcement ou la mise en place de réseaux. Pour communiquer à propos d'un réseau, il convient d'élaborer des outils de coordination et d'information spéciaux afin que les membres dudit réseau reçoivent des informations à jour, échangent, s'identifient, etc. Dans l'approche en matière de communication qui se trouve dans leur Formulaire de Candidature, les projets du Module 1 doivent expliquer comment ils prévoient de répondre à cet enjeu, quelles méthodes et outils ils comptent mettre en place. Le Programme fournira aux projets une plateforme Web qui comporte déjà un outil de coordination utile (forum de discussion, outil de gestion des documents, base de données des partenaires du projet). Néanmoins, d'autres outils efficaces sont possibles selon la dynamique des partenaires. Par exemple, il peut s'agir d'une plateforme de coordination spécifique ou d'un blog (intégré dans le site Internet). B. Module 3 activités de capitalisation Les projets du Module 3 sont tenus de transmettre les résultats des projets précédents aux territoires et bénéficiaires ciblés. Par conséquent, des actions concrètes doivent être entreprises à l'échelle locale ou régionale, ou bien à destination de cibles spécifiques, afin de sensibiliser le public cible. Les projets du Module 3 sont donc chargés d'un niveau de transférabilité des résultats. Ils identifient le sujet qui les intéresse et suggèrent des manières de le faire connaître, utiliser et appliquer à l'échelle du projet. Étant donné leur lien avec le terrain, les projets du Module 3 fournissent ou élaborent plus volontiers des récits concrets, qu'ils partagent avec le projet horizontal et le Programme, lesquels sont chargés de la transférabilité transnationale. Les activités suivantes sont prévues ou attendues de la part du Module 3 : stratégie en matière de relations publiques et/ou communication extérieure (par exemple, marchés locaux, entités locales, associations professionnelles, implication des écoles etc., presse spécialisée afin d'attirer l'attention sur des cibles précises, participation à des événements tels que les foires, réunions sectorielles et professionnelles) ; récits, interviews, témoignages d'utilisateurs, images alimentant la communication à différents niveaux ; activités sur les réseaux sociaux afin d'entrer en contact avec les citoyens locaux/régionaux et ainsi les sensibiliser ; stratégie vidéo ou radio afin d'augmenter la visibilité des récits ; séminaires ou expositions animées afin de présenter des démonstrations, des expériences, afin de placer le groupe cible en contact direct avec le sujet du projet, ou de lui en donner une expérience pratique. 86

87 EN CAS DE RECOMMANDATIONS POLITIQUES Lorsque le projet porte sur des recommandations politiques, la stratégie doit être axée sur un travail de lobbying. Par conséquent, une approche davantage axée sur les relations publiques est conseillée et attendue, par exemple : cartographie initiale des parties prenantes, analyse et stratégie axée sur les effets multiplicateurs : o convaincre une personnalité publique ou une institution hautement crédible et prestigieuse de parrainer le projet ; o mettre en place une intervention publique sous forme de chronique spécialisée dans les médias locaux afin d'installer le sujet ; o trouver un partenaire médiatique pour un événement spécialisé mélangeant et impliquant le niveau politique ; organisation d'au moins quelques audiences, et mise en place de contacts directs et des déplacements réguliers ; participation à des réunions aux côtés des cibles spécifiques ; en fin de compte, obtention de documents politiques ou de protocoles d'entente prouvant l'adoption de la politique recommandée. Les projets multi-modulaires (M1+2, M2+3 et M1+2+3) doivent combiner les activités prévues pour les modules qu'ils incluent Communication pour les projets horizontaux Les projets horizontaux sont au cœur de la capitalisation et la communication du Programme, puisqu'ils constituent le point central de la communication à tous les niveaux. Ils représentent les communautés thématiques des projets modulaires. Voir la section «Projets horizontaux» pour plus de détails sur le rôle et les objectifs de ces projets. Par conséquent, les projets horizontaux doivent élaborer une stratégie de communication triple, selon trois dimensions principales et interactives : communication interne avec les partenaires de leur propre projet ; communication avec les communautés thématiques - interne avec les projets modulaires de leur groupe thématique, et externe avec les autres projets horizontaux au niveau transnational ; coopération avec le Programme afin d'appuyer la communication de ce dernier à l'échelle transnationale. La candidature du projet horizontal doit donc inclure ces trois dimensions, en proposant des outils, méthodes et approches adaptés à ces trois enjeux. Les activités de communication à l'échelle des modules seront exécutées par les projets, sous la coordination du projet horizontal, comme expliqué à la section précédente. Le WP Communication du projet horizontal se compose de quatre groupes d'activités : I plan de communication et coordination avec le programme ; II communication interne avec le projet horizontal ; 87

88 III élaboration/évaluation/amélioration de la stratégie ; IV communication avec la communauté de projets rattachée au projet horizontal. PLAN DE COMMUNICATION ET COORDINATION AVEC LE PROGRAMME Les projets horizontaux sont tenus de présenter un plan de communication dans un délai de 4 mois après l'approbation du projet. Ce plan décrit la stratégie de communication de la communauté de projets. Selon la définition habituelle des objectifs, cibles, messages, outils et calendriers, ce plan soumet des propositions pour l'exécution des tâches de coordination : communication avec les partenaires du projet horizontal - communication interne au sein du projet horizontal ; communication et coopération avec les projets modulaires - communication interne ou mise en place d'une communauté avec les projets modulaires ; communication avec les autres clusters ; communication transnationale, transfert des résultats. Afin d'aider les projets à saisir les principaux concepts de cette mission, le Programme propose un Manuel de communication, disponible sur son site Internet. Il est également recommandé d'appliquer les conseils fournis dans les documents suivants : Fiche 1 Stratégie de Communication ; Fiche 2 Publics Cibles ; Fiche 2.b Communiquer avec les Décideurs Politiques. Étant donné la nature des projets horizontaux, certaines activités concrètes doivent impérativement figurer dans le plan de communication : 4 événements clés : réunion préparatoire, lancement officiel, conférence de miparcours et conférence finale ; activités de lobbying à Bruxelles auprès des réseaux internationaux concernés, ainsi qu'auprès du Parlement européen/du CdR/ de la Commission européenne, si nécessaire ; brochure concernant la communauté thématique après 1 an, ainsi que supports papier concernant certains projets ; brèves brochures concernant certains projets après 6 à 8 mois d'exécution ; production et mise à jour des publications (papier et en ligne) ; participation aux événements du Programme : groupes de travail thématiques ; réunions des projets dans le cadre de la «plateforme» axe 4 ; événements de coordination avec les organes du Programme (SC et PCN) ; communication auprès des médias spécialisés ; utilisation des réseaux sociaux afin de faire connaître le site Internet de la communauté thématique, hébergée sur la plateforme Web du Programme MED ; 88

89 bases de données transférables et réutilisables. Pour ce faire, les projets sont éventuellement invités à produire des bases de données connectées à des applications pour smartphones (amélioration des instruments et outils complémentaires) ; élaboration de contenus via, par exemple, une stratégie vidéo pour le projet (spots promotionnels, reportages, diffusion des événements en streaming). Toutes les activités susmentionnées doivent respecter les règles de l'ue et du Programme en matière de communication. Toutes les activités seront coordonnées avec les autorités du Programme Interreg MED par le biais d'activités de planification et d'un groupe de travail consacré à la communication du Programme MED. COMMUNICATION INTERNE AU SEIN DU PROJET HORIZONTAL Le projet horizontal commence sa communication auprès des partenaires en veillant à ce que tous soient impliqués et se conforment aux objectifs et responsabilités des projets. Le projet horizontal doit mettre en place une dynamique de coopération et de coordination efficace au sein du projet lui-même. Dans le cadre du projet horizontal, le Chef de file endosse un rôle encore plus complexe qu à l ordinaire, puisque ce type de projet possède une portée considérablement plus vaste et nécessite la coordination des projets modulaires. Bien que les partenaires soient moins nombreux au sein des projets horizontaux, il est crucial de se doter des outils, moyens et approches nécessaires pour parler d'une seule voix et adopter un comportement unique. Là aussi, au-delà du simple Chef de file, tous les partenaires doivent participer activement à la gestion du projet horizontal. Le plan de communication comprend et crée des mécanismes internes de coordination afin de faciliter la coopération entre les partenaires, qui s'obtient notamment par le biais de certaines des activités concrètes suivantes : quelle que soit la communication, le projet veille à ce que tous les partenaires publient le même contenu concernant le projet horizontal, et ce via leurs supports respectifs ; les partenaires se réunissent au moins une fois par an afin de planifier et évaluer les activités de communication du projet ; les responsabilités de chaque partenaire sont rédigées et clairement établies (par exemple, lequel est chargé des relations avec les médias et des campagnes, lequel est chargé de l'évaluation, lequel est chargé d'organiser les événements). Si les activités de communication du projet sont confiées à un seul partenaire, son rôle doit être suffisamment clair ; une méthode de coopération dans l'attribution de ces responsabilités est également expliquée dans le plan de communication, c'est-à-dire la manière dont le projet prévoit de s'organiser afin de concrétiser les différents éléments de la stratégie de 89

90 communication par exemple, la création de groupes de travail ou bien la spécialisation de chaque partenaire, qui se voit attribuer une tâche bien précise ; le rôle de la communication est clairement indiqué dans le modèle du projet ; des relations de cohésion doivent être assurées entre les projets concernés, par exemple en organisant une sorte de «speed dating» lors du lancement officiel ; des séminaires de communication et de capitalisation sont organisés en nombre proportionné, et comprennent des séances de réseautage, des «speed datings», des affiches concernant les projets, des expositions, des formations (par exemple, un maximum de 5 séminaires entre le lancement et la conférence finale, ainsi que des petites réunions ad hoc décentralisées / des consultations avec les grandes parties prenantes dans un esprit de cohésion d'équipe). MISE EN PLACE DE LA STRATÉGIE, COORDINATION, PARTAGE DES INFORMATIONS La stratégie de communication du projet horizontal doit être mise en place de manière coordonnée avec le Programme et les projets modulaires de la communauté thématique correspondante, grâce à des réunions, des documents de travail ou des consultations. Cette orientation vise à garantir la cohérence de la stratégie mais aussi à s assurer de l implication de chaque projet modulaire afin de développer une compréhension claire des tâches mutuelles et des méthodes de coordination. Cela permettra d aller plus loin dans l application et la mise à jour de la stratégie. Dans le cadre des tâches de coordination, le Programme doit obligatoirement être impliqué et informé en cas de modification de la stratégie de communication. D'autres projets horizontaux peuvent participer aux discussions concernant les approches communes lorsqu'il s'agit de gérer la stratégie de communication. Étant donné que la coordination des activités de communication est relativement complexe (car le Programme, les autres projets horizontaux et les projets modulaires sont tous rattachés au projet horizontal), il convient de prévoir des ressources pour le suivi de la stratégie, depuis la conception jusqu'à l'évaluation et l amélioration. Ainsi, le suivi et les connexions seront garantis à tous les niveaux. Les informations nécessaires au développement de la stratégie de communication doivent être régulièrement fournies au Programme et elles devront suivre le plan d activités et d évaluation donné par le Secrétariat Conjoint. Le projet horizontal est également chargé de fournir des informations et de mettre régulièrement à jour la plateforme Web du Programme, incluant entre autres les actualités, les événements, les résumés et les documents émis par les activités des projets des pages web thématiques associées. Dans le cadre des tâches de coordination, le projet horizontal devra coopérer en permanence avec le Programme afin d'organiser les événements transnationaux, les séminaires, les formations visant à augmenter les capacités, et les publications. À cette fin, il fournira des supports papier et audiovisuels et participera activement à l'animation des événements en apportant un contenu thématique pertinent. Les frais liés à cette participation doivent être budgétisés. Dans cette optique, pendant toute la durée du projet, le Programme fournira aux projets horizontaux le cadre nécessaire à la préparation des activités conjointes entre le Programme et les 90

91 projets horizontaux et entre projets horizontaux. Ce cadre comprend un groupe de travail consacré à la communication, auquel participeront tous les responsables de communication ou collaborateurs chargés de la communication au sein des projets horizontaux, ainsi que les représentants des PCN. Mise en place de la stratégie, coordination, partage des informations : activités concrètes, propres aux projets horizontaux 1) Élaboration et mise à jour de la stratégie (plans annuels) 2) Gestion / mise à jour régulière du site Internet thématique : alimenté par les informations et données issues du projet ; alimentant (après sélection) le site Internet du Programme 3) Communication sur les réseaux sociaux pour/à propos de la communauté thématique, et participation active à la communication du Programme sur les réseaux sociaux 4) Pour les responsables de la communication au sein de tous les projets horizontaux, participation au groupe de travail consacré à la communication du Programme Interreg MED 5) Publication des états de l art (publication papier et/ou vidéo) de manière coordonnée avec le Programme, afin d'élaborer une série de supports de communication englobant toutes les communautés thématiques 6) Organisation d'événements thématiques : impliquant les projets ; coordonnés avec le Programme 7) Contribution active aux événements organisés par le Programme (possibilité de coorganisation) 8) Présentation et contribution aux événements externes (par exemple, événements avec les projets modulaires et les autres communautés thématiques) ; relations publiques et communication auprès des médias (la répartition des tâches entre le Programme et les projets horizontaux est à définir pendant la période précédant le lancement) COMMUNICATION AVEC LA COMMUNAUTÉ DE PROJETS RATTACHÉE AU PROJET HORIZONTAL Les projets horizontaux doivent prévoir les outils, méthodes et ressources nécessaires pour coordonner les activités de communication des projets modulaires dans leur communauté thématique. Pour ce faire, ils fourniront une communication interne solide, réuniront compétences, capacités et bonnes pratiques et exploreront les complémentarités. À des fins de transférabilité transnationale, les projets horizontaux doivent traiter et filtrer le résultat des contributions que les projets modulaires apportent à la communauté thématique. Ils examineront plus particulièrement les résultats des activités, les informations qualitatives, la participation aux événements et le récit du travail sur le terrain pouvant être intéressant à l'échelle transnationale afin de promouvoir la communauté thématique. Il incombe aux projets horizontaux de définir les lignes directrices et le rythme de ce transfert et de ces échanges afin de créer des habitudes de communication régulières. Dans le cadre de cet échange d'informations, les projets horizontaux doivent impérativement veiller à la qualité des supports publiés, et cela au-delà du contenu écrit. Pour ce faire, le projet horizontal sélectionne les informations pertinentes du point de vue du public de la communauté 91

92 thématique, mais également pertinentes pour les autres communautés. Le contenu devra être rédigé dans un langage simple et s'accompagner d'images de qualité : photographies haute résolution de qualité professionnelle et supports audiovisuels de haute qualité. À ce sujet, le projet horizontal doit également définir des lignes directrices et orientations à destination des projets modulaires. Le Programme pourra fournir des conseils sur ce sujet, mais aussi des webinaires ou séminaires de formation conjoints sur cela, ainsi que d'autres événements visant à renforcer les capacités. Il est important de clarifier les responsabilités et tâches des projets horizontaux et des projets relevant du Module 3. Ces deux types de projets se distinguent principalement par l'ampleur du processus de dissémination. Le Module 3 doit capitaliser les résultats existants et les transférer à l'échelle transnationale, locale ou régionale, ou bien à destination de cibles spécifiques, toujours selon une approche thématique ou territoriale. Quant au projet horizontal, il peut être amené à coordonner plusieurs projets de Module 3 et à transférer leurs résultats à l'échelle transnationale, après les avoir synthétisés. Il intervient donc à un niveau bien plus large, puisqu'il couvre l'ensemble de l'espace MED. À noter que l'organisation, par les projets modulaires, d'événements locaux de communication ou de capitalisation doit être incluse dans le plan/calendrier du projet horizontal, dont un représentant de ce dernier doit être tenu informé/participer à cette tâche. Les ressources financières nécessaires à l'organisation de ces réunions seront fournies par les projets modulaires. CALENDRIER PRÉVISIONNEL DES ACTIVITÉS DE COMMUNICATION Un calendrier prévisionnel doit être proposé en ce qui concerne les activités de communication et de capitalisation. En se basant sur le nombre minimum d'activités, le calendrier permettra de poser les jalons de la stratégie de communication et des tâches de coordination. Ce calendrier devra ensuite être complété au début du projet horizontal, en intégrant les grands événements et les jalons des projets modulaires de la communauté thématique. 92

93 Figure 31: model of calendar for communication activities of horizontal projects RESSOURCES À PRÉVOIR Chaque projet horizontal doit prévoir un responsable de communication professionnel à plein temps («médiateur») pouvant également être chargé des activités de capitalisation. Lorsque le projet horizontal propose deux responsables différents, un pour le groupe d'activités Communication et un autre pour le groupe d'activités Capitalisation (d'autant plus s'ils sont issus de partenaires différents), il est essentiel d'établir un modèle d étroite coopération entre eux. Le responsable de communication est chargé de modérer les relations de communication, avec les projets modulaires à leur projet horizontal. Il veille notamment à l'existence d'une base données ou d'un réseau de contacts du personnel des projets chargé de la communication et de la capitalisation à l'échelle des projets modulaires. Ce professionnel est également chargé de modérer et coordonner des activités de communication du Programme. Par ailleurs, le «médiateur» nommé au sein du partenariat aide les projets à renforcer leurs synergies mutuelles. À ce titre, il fait partie intégrante de leurs échanges, afin de les faciliter. Le projet doit prévoir des ressources financières et humaines afin de pouvoir participer aux événements externes autres que les événements et séminaires du projet horizontal. Il peut s'agir d'événements dont la promotion est assurée par d'autres communautés thématiques ou par le Programme lui-même, ou encore d événements transnationaux dont le thème est pertinent. En ce qui concerne le budget du projet alloué aux activités de communication, aucune ressource ne doit être attribuée à l'élaboration d'un site Internet ni d'un logo, comme expliqué à la section En revanche, une identité visuelle spécifique peut être mise au point pour les campagnes liées aux événements. 93