PROJET PANCANADIEN DE SURVEILLANCE ET DE GESTION DE LA SANTÉ PUBLIQUE EN MATIÈRE DE MALADIES TRANSMISSIBLES

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1 APERÇU DE L APPLICATION PROJET PANCANADIEN DE SURVEILLANCE ET DE GESTION DE LA SANTÉ PUBLIQUE EN MATIÈRE DE MALADIES TRANSMISSIBLES

2 Province de la Colombie-Britannique Tous droits réservés Exonération de responsabilité Le ministère de la Santé a pris toutes les dispositions raisonnables pour assurer l exactitude du contenu du présent document, mais ne peut donner de garantie à cet égard. Toute personne qui en poursuit la lecture convient d exonérer le gouvernement de la Colombie-Britannique de toute poursuite, dans la mesure où la loi le permet, notamment quant à l utilisation du matériel ou de l information mis à sa disposition. Le gouvernement de la Colombie-Britannique ne sera nullement tenu responsable des dommages accessoires ou connexes résultant de l utilisation de ce matériel.

3 Table des matières OBJET DU PRÉSENT DOCUMENT...1 INTRODUCTION...2 AVANTAGES...3 APERÇU DU SYSTÈME...4 DESCRIPTION DES DIFFÉRENTES COMPOSANTES...6 GESTION DES CAS DE MALADIES TRANSMISSIBLES...6 GESTION DES POUSSÉES ÉPIDÉMIQUES8 GESTION DE LA VACCINATION...10 GESTION DES STOCKS DE VACCINS ET DE MATÉRIEL...12 GESTION DU TRAVAIL...15 GESTION DES AVIS...14 SERVICES PARTAGÉS...15 ARCHITECTURE TECHNOLOGIE MÉTHODES D ACCÈS...22 ENVIRONNEMENT OPÉRATIONNEL.23 RÔLES ET RESPONSABILITÉS RESPONSABLES DE LA MISE EN ŒUVRE DANS LES ADMINISTRATIONS...24 BUREAU DE GESTION DU PRODUIT...24 GOUVERNANCE...24 PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE RÉSUMÉ POUR EN SAVOIR PLUS :... 27

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5 Objet du présent document Le présent document donne, à l intention des cadres, un aperçu de Panorama, le système de surveillance de la santé publique qui est en cours d élaboration dans le cadre du projet pancanadien de surveillance et de gestion de la santé publique en matière de maladies transmissibles. Panorama sera proposé à toutes les administrations publiques canadiennes, afin qu elles puissent le mettre en œuvre dans leurs infrastructures. Ce document ne vise pas à présenter les spécifications de Panorama, mais plutôt une description de haut niveau de ses fonctionnalités. Le présent document fait état de la conception du système depuis février 2007, et sa distribution à tous les intervenants intéressés a été approuvée. D autres versions seront publiées ultérieurement, au besoin, afin d assurer l actualité du contenu. 1

6 Introduction Selon le rapport Naylor, le Canada ne pourra contrer une poussée épidémique que si, dans la chaîne des systèmes de santé provinciaux et territoriaux, la plus faible des administrations est en mesure de le faire; l auteur recommandait donc que le Canada investisse dans un système de santé publique homogène qui permettrait aux professionnels de la santé publique de coordonner leurs activités dans le cadre d une infrastructure soigneusement planifiée. Ce facteur est essentiel pour assurer l efficacité de la gestion des situations d urgence en matière de santé publique. Le projet pancanadien de surveillance et de gestion de la santé publique en matière de maladies transmissibles fait écho à cette recommandation en présentant une série de composantes constituant un système de surveillance de la santé publique cohérent et bilingue (Panorama); elles pourront être installées par toutes les administrations publiques canadiennes, au sein de leur propre infrastructure régissant les systèmes d information sur la santé. Une fois mis en œuvre, Panorama permettra aux professionnels canadiens autorisés de recueillir, partager et analyser un large éventail de données sur la santé essentielles à la gestion de problèmes de santé tels que le SRAS et d autres maladies transmissibles aux échelons régional, provincial/territorial ou fédéral. Les épidémies de SRAS et de grippe ont démontré que la non-préparation coûtait des milliards de dollars au système de santé et à l économie des régions touchées. Le Conference Board du Canada a estimé qu en 2003 le SRAS a réduit de près d un milliard de dollars le produit intérieur brut réel de l Ontario. Le gouvernement canadien a donné à Inforoute Santé du Canada une enveloppe de 1,2 milliard de dollars pour «favoriser et accélérer l élaboration et l adoption de systèmes électroniques d information sur la santé, de normes et de technologies de communication compatibles, afin de procurer des avantages tangibles aux Canadiens». De cette somme, 100 millions de dollars seront consacrés à la surveillance de la santé publique. Inforoute finance entièrement la conception de Panorama et couvrira jusqu à concurrence de 80 % les frais de mise en œuvre des administrations publiques canadiennes. Le système est conçu selon les besoins des professionnels canadiens en santé publique. Plusieurs d entre eux ont participé étroitement au projet depuis son démarrage et continuent de le faire pour s assurer que l équipe responsable comprenne bien ce dont ils ont besoin et puisse offrir un système qui répondra aux exigences du secteur de la santé publique au Canada. Panorama sera mis à la disposition de toutes les administrations publiques canadiennes. La stratégie de conception partagée se concrétisera par l échange d information entre les professionnels de la santé, afin de mieux répondre aux besoins des Canadiens. Après le déploiement de Panorama, les administrations continueront de collaborer au soutien et au perfectionnement du système. 2

7 Avantages Panorama donnera aux professionnels de la santé publique les outils dont ils ont besoin pour mieux protéger la santé des Canadiens. Au Canada, les professionnels de la santé ont besoin d outils efficaces pour assurer la bonne gestion de la santé publique. Grâce à Panorama, ils pourront travailler de concert en vue de gérer efficacement les cas individuels, les poussées épidémiques, la diffusion d avis, l immunisation et les stocks de vaccins dans tout le pays. Les maladies transmissibles ignorent les frontières. Panorama donnera aux professionnels de la santé les outils nécessaires à la cueillette, au partage et à l analyse d information essentielle à la gestion des poussées épidémiques, comme le SRAS, la grippe ou toute autre maladie transmissible, quand ces maladies traverseront les frontières régionales, provinciales ou territoriales et même internationales pour se répandre au Canada. La rapidité de la détection d une poussée épidémique et de l intervention est critique. Panorama permettra au Canada de gérer ces situations en accélérant la détection et la vérification et en assurant une réaction appropriée en cas de menace d épidémie ou de maladies émergentes. Panorama aidera les professionnels de la santé publique à prévenir la propagation des maladies transmissibles. Cette application permettra d augmenter la surveillance et de promouvoir une meilleure communication au sein du système de santé quand il s agira de lutter contre une épidémie. Les provinces et les territoires auront accès aux outils qui leur permettront de répondre efficacement aux menaces d épidémie et de maladies émergentes, de manière à atténuer les effets sur la santé de la population et sur l économie nationale et celle des provinces. La santé des Canadiens sera mieux protégée parce que nous serons en mesure d évaluer avec précision le taux de couverture de la vaccination. Les professionnels de la santé publique pourront améliorer les programmes de vaccination en conséquence et aider les familles à assurer l immunisation de tous leurs membres. Les renseignements médicaux personnels seront bien protégés. Toutes les données versées dans Panorama resteront confidentielles, comme l exigent les lois territoriales, provinciales et fédérales. Les caractéristiques de sécurité de Panorama seront telles que les administrations pourront configurer l application conformément à leur propre législation. En cas d épidémie, il se pourrait que des administrations s échangent les renseignements médicaux d une personne, mais cela ne pourra se faire qu à des conditions précises et sous peine de sanctions juridiques. L équipe de conception de Panorama n aura en aucun cas accès à des renseignements médicaux personnels. 3

8 Aperçu du système Panorama est un système performant qui aidera les professionnels de la santé publique de tout le pays à travailler de concert pour gérer efficacement les cas individuels, les poussées épidémiques, l immunisation et les stocks de vaccins. Panorama comprend six grandes composantes conçues pour aider les professionnels dans la surveillance de la santé publique. La Gestion des cas de maladies transmissibles est constituée d outils facilitant, pour les professionnels de la santé publique, le repérage et le suivi des cas, la recherche des expositions et des contacts et la gestion des interventions, des signes, des symptômes et des résultats. Figure 1 Composantes de la solution Panorama La Gestion des poussées épidémiques facilite la tâche des professionnels de la santé publique qui assurent les enquêtes, le suivi, les analyses, la communication et l établissement de rapports lors d une poussée épidémique. 4

9 La Gestion de la vaccination permet aux professionnels de la santé publique d établir des prévisions quant à l immunisation et d enregistrer des données à ce sujet, notamment en ce qui concerne les consentements et les réactions indésirables. La Gestion des stocks de vaccins et de matériel permet aux professionnels de la santé publique de réaliser l inventaire du matériel médical et des fournitures (vaccins et autres) et de le mettre à jour. La Gestion des avis facilite l émission d avis sur Panorama et permet aux professionnels de la santé d échanger rapidement des renseignements au sujet d événements d importance et de situations d urgence. La Gestion du travail facilite, pour les professionnels de la santé publique, la gestion des tâches et des heures de travail sur les plans individuel, organisationnel et des installations, grâce à des outils d organisation de calendrier, d affectation de ressources, de suivi des activités et de gestion de projet. Panorama a été conçu en fonction des exigences en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels énoncées dans les lois et règlements nationaux et ceux des administrations qui se rapportent à la prestation des services de santé publique aux patients. Parmi les principaux avantages de Panorama figure le fait que cette application a été conçue en tenant compte du dossier de santé électronique mis au point dans chacune des administrations. La planification en vue de mettre en place la structure de gouvernance et de soutien voulue et le financement nécessaire pour assurer la viabilité à long terme de Panorama est déjà bien amorcée. L organisme chargé de la gouvernance sera composé de toutes les administrations membres; il établira la stratégie relative au produit et verra à son perfectionnement et au soutien technique. 5

10 Description des différentes composantes Gestion des cas de maladies transmissibles La gestion des cas de maladies transmissibles a pour objectif de repérer ces cas, de faire enquête à leur sujet et de les gérer en même temps que les contacts et les mesures de contrôle, afin de réduire les risques pour la santé de la population. On entend par «maladie transmissible» une maladie imputable à un agent infectieux en particulier ou à ses produits toxiques qui se transmet d une personne, d un animal ou d un réservoir d infection, de manière directe ou indirecte, à un hôte vulnérable, par l intermédiaire d une plante, d un animal, d un vecteur ou d objets inanimés. 1 La Gestion des cas de maladies transmissibles offre, aux professionnels de la santé publique, les outils suivants : Sauvegarde de données d enquêtes au sujet de maladies et de consultations; Gestion des données sur les cas et des contacts, le classement de la maladie, l état, les antécédents, les traitements, etc.; Réalisation d enquêtes sur les expositions relatives à la transmission ou à l acquisition et identification des contacts possibles; Gestion des mesures de contrôle, des interventions et des programmes de traitement; Surveillance et analyse des maladies transmissibles touchant des populations données; Enregistrement des ordonnances, des traitements pharmacologiques, des réactions indésirables et des médications antérieures en rapport avec les maladies transmissibles. La Gestion des cas de maladies transmissibles porte notamment sur les domaines généraux indiqués ci-dessous. 1 Voir la définition donnée dans A Dictionary of Epidemiology, 4e éd., JM Last (éd.), International Epidemiological Association, Oxford University Press,

11 Enquêtes Les précisions concernant la source du rapport, la maladie, le classement, l état, le service responsable dans l organisation, etc., peuvent être enregistrées, avec des liens vers d autres données, comme les facteurs de risque, l information sur l admission, le congé ou le transfert, le traitement, l évaluation, le prestateur, les interventions, les expositions, les signes et symptômes et les résultats, afin de consigner les activités d enquête. Dans le cours d une enquête, les professionnels de la santé publique peuvent accomplir les tâches suivantes : Enregistrer les signes et symptômes et le moment où ils apparaissent, pour déterminer la période de contagion. Créer, dans le cadre d une enquête, des liens entre les contacts et les cas, pour déterminer l exposition (un contact décrit les détails sur l exposition d un patient à une source potentielle de maladie transmissible; un cas décrit les détails concernant la transmission d une maladie d un patient à un autre). Regrouper des données d exposition pour former un épisode, puis appliquer les règles cliniques afin de déterminer si l épisode constitue un cas et peut être associé à une poussée épidémique. Transférer des dossiers d enquête entre des administrations pour assurer le continuum des soins. Enregistrer les résultats d examens de laboratoire et d imagerie diagnostique, les complications et les résultats, selon les patients. Visualiser les antécédents longitudinaux des interactions en santé publique, pour obtenir une liste des données d enquête et des consultations pour un sujet. Enregistrer les antécédents médicaux, les précisions concernant l évaluation physique de base et les données touchant les voyages réalisés par le sujet, dans le cadre du processus d enquête. Consigner les antécédents d allergie d un sujet pour s assurer que le programme de traitement est approprié et que des précautions sont prises pour assurer son bien-être et protéger sa santé. Faire le lien entre les enquêtes et les études relatives à la lutte contre les maladies transmissibles. 7

12 Interventions On entend par «intervention» toute activité entreprise pour régler une question relative à la santé publique. Les interventions peuvent être de nature médicale (ordonnances, traitements, hospitalisation), informationnelle (éducation et conseils), réglementaire (inspections, avis de faire bouillir l eau, rappels de produits alimentaires) ou sanitaires (nettoyage des installations) et peuvent s adresser à des sujets humains et non humains. Les interventions peuvent être faites en personne, à distance ou par l intermédiaire de médias publics et s échelonner sur une période donnée. Ordonnances Panorama permet la rédaction d ordonnances, l exécution de celles-ci, la surveillance et la révision des traitements pharmacologiques (suivi périodique et traitement directement observé, pour la tuberculose, par exemple), le suivi et la surveillance des réactions indésirables et la visualisation des antécédents pharmacologiques du patient. Gestion des poussées épidémiques La gestion des poussées épidémiques permet de repérer une poussée épidémique, de faire enquête à ce sujet, de la gérer et de prendre des mesures de contrôle afin de la circonscrire. On entend par «poussée épidémique» un accroissement de l incidence d une maladie au-delà des prévisions établies pour un endroit et une période donnés. Cette fonctionnalité répond aux exigences des professionnels qui doivent faire enquête sur une poussée épidémique ou une situation d urgence en santé publique, en assurer le suivi, la gestion et l analyse et établir des rapports à ce sujet. Elle offre les possibilités indiquées ci-dessous. 8

13 Précisions sur l ampleur de la poussée Panorama permet de repérer toutes les maladies transmissibles qui sont associées à une poussée et d établir des liens entre elles. Les personnes chargées de l enquête peuvent échanger des données sur les signes et symptômes communs, afin de faciliter le repérage des cas associés, et repérer les poussées qui affichent les mêmes caractéristiques, afin de regrouper de plus petites poussées dans des ensembles plus étendus. On demande à ces personnes de se renseigner sur les signes et symptômes qui sont déjà associés à des enquêtes sur d autres maladies transmissibles et de consigner des complications, comme les amputations, les séquelles neurologiques et les cas de SHU, afin de faciliter l analyse de la poussée. Gestion des sujets lors d une poussée épidémique Panorama contient des outils permettant de gérer les sujets touchés par une poussée épidémique. L utilisateur peut visualiser un tableau résumant le nombre total de sujets touchés par une poussée, répartis en groupes et selon le classement des cas; afficher une liste de sujets associés; voir les détails des dossiers d enquête; entrer rapidement les sujets ou les enquêtes dans la liste relative à une poussée; télécharger des dossiers d enquête liés à une cohorte désignée; supprimer les liens rattachant des enquêtes à une poussée; mettre à jour le classement des cas associés à une poussée. Communications relatives à une poussée Création d équipes On peut consulter l ensemble des communications associées à une poussée épidémique (avis, notes, réservations et rencontres, fichiers jointés, etc.). On peut former des équipes chargées d une poussée épidémique en regroupant différentes personnes. Les membres de l équipe ont accès à l information sur la poussée et peuvent recevoir des avis, établis selon leur rôle. Les utilisateurs qui ne disposent pas de Panorama peuvent avoir accès aux avis destinés aux membres de l équipe et aux administrations publiques. 9

14 Gestion de la vaccination La gestion de la vaccination a pour objectif de maîtriser la propagation d une maladie transmissible en protégeant les personnes et les populations grâce à des vaccins. Le vaccin est une technique qui entraîne une réponse du système immunitaire, sous la forme d une résistance à la maladie et, notamment, à une maladie infectieuse. Panorama donne aux professionnels de la santé publique des outils qui leur permettent d élaborer des calendriers de vaccination et de les gérer; de déterminer l admissibilité avec précision; de planifier et tenir des séances de vaccination et d en assurer le suivi, notamment au point de vue des réactions indésirables, des précautions à prendre, des contre-indications et des exemptions. Les utilisateurs peuvent visualiser les antécédents de personnes et de populations, ainsi que des listes de clients admissibles à la vaccination ou qui ont accumulé des retards en cette matière, selon le type de vaccin, les données démographiques et les facteurs de risque, grâce aux outils décrits cidessous. Vaccination individuelle Panorama permet de noter, pour chaque client, des données concernant les vaccins administrés, la vulnérabilité ou la résistance à la maladie, diverses considérations particulières (contre-indications, exemptions, précautions à prendre, etc.) et d enregistrer le consentement ou le refus de procéder à l immunisation. Vaccination massive Panorama contient des outils permettant aux professionnels de la santé publique de planifier, préparer et tenir des campagnes de vaccination massive, notamment dans les écoles, en évaluant la couverture de vaccination pour différentes cohortes, en réalisant des activités de communication et en demandant des renseignements récents sur l immunisation. Les professionnels œuvrant sur place peuvent mettre rapidement à jour les données sur l immunisation en travaillant en mode hors ligne, pour ensuite télécharger les données dans Panorama. 10

15 Actualisation des calendriers de vaccination On peut créer des calendriers pour des populations entières, sur la base des travaux du Comité consultatif national sur la vaccination et selon les directives des administrations; Panorama peut ensuite établir des rapports sur l ensemble d une population (couverture de la vaccination) et comparer les données aux calendriers, pour déterminer le succès d une campagne de vaccination. Les utilisateurs peuvent consulter le dossier d un client pour vérifier s il s est présenté au moment prévu. Panorama affiche, pour chaque client, quels vaccins ont été reçus en entier ou doivent être administrés prochainement, quels vaccins le client peut recevoir et pour quels autres il accuse un retard. Événements indésirables On peut consigner les événements indésirables survenus après la vaccination, en précisant de quel vaccin il s agit. Les événements qui doivent être évalués par un médecin conseil en santé publique peuvent être soumis automatiquement, afin d obtenir le traitement et les mesures de suivi recommandés. On peut aussi gérer automatiquement un rapport à l intention de l Agence de santé publique du Canada, afin de faciliter la gestion de la sécurité, du point de vue des stocks canadiens de vaccins. Vaccins altérés On peut facilement repérer les vaccins potentiellement altérés, les étiqueter en vue de leur destruction et les retirer des stocks. Il est également possible d identifier les clients qui les ont reçus et de leur offrir une immunisation complémentaire. Réception et enregistrement de paiements et impression de reçus Panorama peut recevoir et enregistrer un paiement se rapportant à un produit ou service de santé publique (vaccins non financés par l État, vaccins payés par des voyageurs, etc.) et imprimer des reçus à cet égard. 11

16 Gestion des stocks de vaccins et de matériel La gestion des stocks de vaccins et de matériel permet de conserver la quantité voulue de vaccins et de matériel médical aux endroits où l on en a besoin. La gestion des stocks de vaccins et de matériel consiste en différentes activités conçues pour la planification, l obtention et la gestion des agents immunisants, des médicaments et des autres fournitures consomptibles. Cette fonctionnalité aide les professionnels de la santé publique à gérer les vaccins et les stocks, à suivre la chaîne du froid des vaccins et à favoriser le partage et le transfert des vaccins dans le cas d une poussée épidémique ou d une pénurie; elle comprend les caractéristiques indiquées ci-dessous. Définition du système d inventaire Chaque fois que l on installe Panorama, on prépare un seul catalogue configurable. Ce dernier comprend des enregistrements de lots de produits, des ensembles de commandes pour chaque établissement et consommateur et des listes d établissements et de leurs services chargés du stockage. Panorama peut aussi sauvegarder et mettre à jour des données sur les fabricants et fournisseurs de produits ainsi que conserver un profil de chaque endroit où un produit est conservé (p. ex, les compartiments réfrigérés, congélateurs, etc. d un établissement), des sources de réapprovisionnement, des calendriers de livraison, des assurances en vigueur, des quantités maximum des stocks, etc. Tenue à jour des stocks Les professionnels de la santé publique peuvent planifier le réapprovisionnement des produits à chacun des endroits où ils sont stockés et faire des prévisions quant aux demandes et aux sommes nécessaires pour chaque produit catalogué. Le produit peut être commandé auprès du fournisseur et le coût moyen pondéré des stocks peut être actualisé automatiquement. 12

17 Obtention de produits stockés L application peut générer une demande à l égard d un produit stocké dans une administration. Les demandes peuvent être approuvées et les stocks attribués grâce à un processus automatique ou à un processus d approbation manuelle au sein du service de réapprovisionnement. On peut imprimer des listes de sélection pour les différents produits demandés et, au besoin, les documents nécessaires en vue de l expédition. Il est également possible d enregistrer le mouvement d un produit stocké entre deux endroits. Visualisation des produits stockés On peut faire afficher un instantané des produits stockés dans un endroit donné d un établissement et en faire le décompte. Les utilisateurs peuvent modifier les quantités, mettre une partie des stocks en réserve et motiver les gains ou pertes. Retour de produits Un utilisateur peut remettre un produit dans le système d approvisionnement (réunissant tous les endroits inscrits dans Panorama) ou, si le produit se trouve dans les stocks de l administration, au fournisseur externe. Cela se produit en cas d erreur de manutention, de rappel du fabricant ou de dépassement de la date de péremption. Gestion des contrats Les précisions relatives à la gestion des contrats, par exemple la planification des renouvellements, le repérage des produits, les quantités d approvisionnement maximum, les crédits et les politiques de retour, peuvent, si elles sont enregistrées dans les systèmes de gestion des contrats de l administration, être reproduites dans Panorama pour consultation ultérieure. 13

18 Gestion des avis La gestion des avis permet de s assurer que l information est diffusée aux professionnels de la santé publique de manière appropriée. Panorama propose trois types d avis : Avis de l administration Avis relatifs aux seuils Mises en garde pour les patients La gestion des avis permet aux professionnels de la santé publique de diffuser différentes communications, grâce aux fonctions décrites ci-dessous. Avis de l administration publique Ces avis sont des messages non structurés, créés et affichés à un seul niveau de l application Panorama; les utilisateurs autorisés peuvent ensuite y avoir accès et les utilisateurs externes les reçoivent par courriel. Avis relatifs aux seuils Les professionnels de la santé publique peuvent énoncer des règles pour ce type d avis, puis examiner et approuver les avis générés au moment où un seuil est dépassé. Il s agit de messages envoyés à un utilisateur donné ou à un groupe d utilisateurs lorsqu on atteint un point où des règles précises (inventaire, nombre de cas, etc.) sont respectées. Mises en garde pour les patients On peut créer et gérer des mises en garde à l intention de clients. Leur contenu varie selon le type de client; il s agit d observations saisies manuellement concernant tout ce qu un professionnel de la santé publique doit considérer lorsqu il traite un client (p. ex., les allergies à des médicaments ou le risque que comporte la présence d un chien lors d une visite). 14

19 Gestion du travail La gestion du travail facilite la gestion du temps et des tâches aux plans individuel, organisationnel, des installations et des rôles. Cette fonctionnalité permet d assurer la qualité et l efficacité des processus opérationnels s appliquant aux maladies transmissibles, aux poussées épidémiques et à la gestion de la vaccination, puisque les utilisateurs seront en mesure, par voie électronique, de gérer la répartition des tâches, de surveiller les progrès accomplis et de faire rapport des charges de travail. Panorama incorpore les ressources existantes en matière d établissement de calendriers et propose un système de fixation de rendez-vous et de répartition de la charge de travail de premier calibre; l application peut faire état de l utilisation des ressources et des activités opérationnelles grâce aux outils indiqués cidessous. Listes d attente et mesures de suivi On peut créer des listes d attente pour les clients qui désirent prendre rendezvous ou pour attribuer des niveaux de priorité; il est également possible de déclencher un signal quand une période de rendez-vous se libère. Panorama peut aussi tenir à jour des files d attente liées à un calendrier de réservations. L application permet aussi d enregistrer les précisions relatives au suivi des patients. On saisit alors ces précisions pour indiquer qu un rappel de rendez-vous prochain a été transmis au client (par téléphone ou autrement); on peut aussi indiquer au système qu un rappel par courriel doit être fait. 15

20 Réservations Panorama permet d enregistrer et de modifier des réservations et les présente sous différents aspects (jour, mois, année, périodes libres). On peut aussi créer des types de réservations distinctifs; pour un client, par exemple, on peut prévoir un test cutané pour la tuberculose, une lecture 48 heures plus tard, un rendez-vous en radiologie, puis un autre rendez-vous chez le médecin une semaine plus tard. Calendriers et charges de travail On peut gérer des périodes selon le type de journée (p. ex., durant les vacances). Il est aussi possible d équilibrer les tâches et les rendez-vous pour des utilisateurs individuels ou des utilisateurs faisant partie d un groupe. On peut également passer en revue les tâches extrêmement urgentes, les tâches terminées et les tâches non attribuées. Communications Les utilisateurs disposent d un relevé des communications d arrivée et de départ. Cette fonction est utile pour la recherche de contacts et de situations de poussée épidémique, ainsi que pour le respect des exigences légales en matière de soins de santé. 16

21 Services partagés La composante Services partagés contient des fonctions qui appuient d autres composantes de Panorama. Fonctions de soutien Il s agit notamment d outils permettant de gérer les données démographiques sur les clients, les tables de codes, les rapports, etc., de même que de fonctions qui s exécutent invisiblement et énoncent la structure et les règles de Panorama (gestion des consentements, vérification du système, mise à jour des fournisseurs, etc.). D autres fonctions assurent les communications de Panorama (messages HL7 à des laboratoires, pharmacies, répertoires et systèmes d admission, de congé et de transfert d hôpitaux). On contrôle l accès à Panorama grâce à des mesures de sécurité basées sur les rôles et configurables selon les exigences de chaque administration publique. L application possède une caractéristique d accès exceptionnel qui supplante les mesures de sécurité en cas d urgence et une fonction complète de vérification qui signale toutes les entrées non autorisées. Formulaires définis par l utilisateur Grâce à cette fonction, les utilisateurs peuvent facilement saisir des données dans Panorama, car il est possible d adapter l application aux exigences des administrations, des programmes ou de la situation (p. ex., en cas de poussée épidémique). Quand il faut rassembler de nouvelles données (par un sondage ou autrement), l utilisateur qui est aussi administrateur du système peut créer le formulaire nécessaire. L information ainsi rassemblée est saisie de manière cohérente dans Panorama et les données servant à l établissement de rapports sont de haute qualité. On peut utiliser les formulaires définis par l utilisateur en situation de connexion au réseau ou en mode hors ligne. 17

22 Recherche et production de rapports Flux de travail Panorama propose des outils de recherche et d établissement de rapports alliant solidité et souplesse, qui faciliteront le travail des professionnels de la santé publique, des épidémiologistes et des chercheurs chargés de la gestion des enquêtes sur les maladies transmissibles et les poussées épidémiques. Les rapports préparés par Panorama portent sur des populations entières ou sur des groupes précis (cohortes), afin d aider les professionnels de la santé publique à planifier et à fournir les services. L application contient plus de 150 rapports destinés particulièrement à la santé publique et permet à l utilisateur de générer des documents personnalisés. L utilisateur peut extraire et transférer des données sur les poussées épidémiques, les cas, les vaccins, les stocks et la gestion du travail à des systèmes externes ainsi qu à l Agence de santé publique du Canada (ASPC). On peut choisir les données à extraire selon différents critères et les préparer en vue de la saisie dans les systèmes d analyse de données d une administration. Mis en œuvre avec un logiciel de SIG, Panorama peut générer des cartes affichant des données géographiques sur les sujets et les cohortes (à l égard des conditions de signalement, de couverture de la vaccination, etc.). L application peut aussi recevoir des messages électroniques sur les admissions, les congés et les transferts d établissements de soins actifs; il est aussi possible d enregistrer ces renseignements manuellement. Ces données sont essentielles pour faciliter la coordination des mesures de lutte aux maladies transmissibles entre les services de santé publique et l environnement de soins actifs. Les flux de travail peuvent être établis par les administrateurs de système; il s agit alors de créer des étapes séquentielles qui guideront l utilisateur dans l accomplissement d une tâche particulière. 18

23 Notes Panorama permet de sauvegarder des consignes pour les soins infirmiers; les utilisateurs saisissent des notes en format texte pour décrire de manière générale des informations cliniques sur les sujets, les consultations, les cas, les prestateurs, les fournisseurs, les produits et les opérations relatives aux stocks qui sont accessibles de toutes les zones fonctionnelles du système. Laboratoire On peut demander des examens de laboratoire sur des sujets humains et non humains et des tests d imagerie diagnostique sur des humains; les résultats peuvent être saisis manuellement ou par voie électronique grâce à des messages utilisant une boîte de réception réservée aux examens de laboratoire. Il est également possible de saisir des antécédents en matière de tuberculose et des résultats de tests cutanés. Cohortes Une cohorte est un groupe de sujets possédant des caractéristiques communes. Panorama utilise des cohortes dans de nombreuses fonctionnalités, notamment la vaccination de masse, la gestion des cas et des poussées épidémiques, les travaux de recherche, etc. On peut appliquer des mises à jour de données de masse à une cohorte désignée (p. ex., régler l état d une enquête à «fermée» pour tous les sujets de la cohorte). Sujets humains et non humains Panorama est un système axé sur le client. Les utilisateurs peuvent saisir une vaste gamme de données démographiques sur des clients et des sujets non humains nouveaux ou existants (p. ex., au sujet de l immigration ou du statut d autochtone). Quand la saisie est réussie, Panorama peut transmettre la mise à jour au registre d une administration ou à un répertoire de clients. L aptitude de Panorama à tenir compte de sujets non humains (animaux, matières contaminées, eau, vecteurs, aliments et ainsi de suite) est un élément clé et lui permet de décrire des expositions et des rappels de produits, de repérer des contacts, etc. 19

24 Architecture Les fonctions d exploitation et d infrastructure de Panorama s exécutent sous forme de services qui assurent une fonctionnalité à des applications de l utilisateur ou à d autres services. On peut voir ci-dessous un schéma très simplifié de l application. Figure 2 Architecture de haut niveau de Panorama 20

25 Les administrations publiques canadiennes détermineront comment installer les composantes de Panorama dans leur propre infrastructure. Les six composantes devaient à l origine être autonomes, ce qui aurait permis aux administrations de remplacer l une ou l autre d entre elles par des applications déjà existantes. Cependant, à la suite de longues consultations avec des experts de la santé publique au sein des administrations, on en est arrivé à une conception beaucoup plus intégrée, comportant des interdépendances claires entre les composantes, à savoir : La gestion des poussées épidémiques s appuie fortement sur la gestion des maladies transmissibles; La gestion de la vaccination s appuie sur la gestion des stocks de vaccins et de matériel; La gestion des maladies transmissibles s appuie modérément sur la gestion des stocks de vaccins et de matériel; La gestion du travail et la gestion des avis sont devenues des services partagés utilisés par d autres composantes. C est pourquoi il faut maintenant considérer Panorama comme une application composée de deux domaines fonctionnels appuyés par des fonctions de soutien : La gestion des enquêtes sur les maladies transmissibles et les poussées épidémiques et la gestion de la vaccination; À l échelle technique, si l on fait abstraction de l ensemble maladies transmissibles-poussées épidémiques, le système permet encore aux administrations, par sa conception, de substituer certaines composantes à d autres. Il faut cependant souligner que toute substitution obligera l administration à ajouter des fonctionnalités pour satisfaire ses exigences opérationnelles au plan de la santé publique. 21

26 Technologie Panorama s adapte aux préférences des administrations et peut être installé dans une vaste gamme d environnements technologiques. L application fonctionnera sur des appareils de marque différente et sur l un ou l autre de cinq systèmes d exploitation courants (AIX, HPUX, Solaris, Windows ou Linux). La norme HL7 (conçue pour la messagerie de systèmes de santé) permet aux instances dotées de Panorama d échanger des informations entre elles et avec d autres systèmes. Le coût et la complexité d un poste de travail équipé de Panorama sont réduits au minimum. L application n exige qu un ordinateur de modèle récent muni d un navigateur Web (p. ex., Internet Explorer) et d une connexion au réseau étendu Panorama. Une technologie d accès sécurisé permet l utilisation de l application qui, comme toute autre application Web, peut fonctionner sur une ligne à bande passante faible, par exemple une ligne téléphonique, quoique cela puisse nuire au rendement. Lors de la conception du système, les experts en santé publique ont fortement insisté sur la facilité d utilisation et cela aura un effet sur le délai de réponse. On ne connaît pas encore quels seront les attributs de Panorama sur une bande passante faible; ils seront cependant évalués lors des essais. Méthodes d accès L interaction avec Panorama se fait grâce à un navigateur Web ou à l aide de messages HL7 v3. Navigateur Web Panorama est doté d une interface utilisateur sécurisée passant par Internet. Messages Panorama aura recours à la messagerie HL7 v3 pour communiquer avec des systèmes externes, notamment des systèmes de vaccination régionaux, des registres de médicaments d ordonnance et d autres applications provinciales (systèmes d inspection, p. ex.). Panorama peut aussi échanger de l information avec des applications cliniques, notamment des dossiers électroniques établis par des médecins ou des hôpitaux, des laboratoires privés et provinciaux, etc.). Les services, au sein de Panorama, communiquent entre eux grâce à différentes techniques d interface. Les interfaces internes seront mises à la disposition des applications d administration, en vue de l intégration. Il reviendra aux administrations d intégrer Panorama à leurs applications existantes qui communiquent entre elles à l aide de protocoles exclusifs ou de messages HL7 v2.x. 22

27 Environnement opérationnel Figure 3 Schéma de l environnement opérationnel Le schéma ci-dessus décrit l environnement opérationnel dans lequel une instance utilisera généralement Panorama. Le contenu du schéma variera donc selon les administrations. Au sein de Panorama, la saisie de données, la gestion de celles-ci et l accès relèvent de participants différents, qui utilisent des méthodes et des outils différents pour la soumission, la consultation et la réception. Les participants peuvent avoir recours à la fonctionnalité Internet et, le cas échéant, se doter de leur propre interface électronique, selon les besoins de leur exploitation et leurs préférences. 23

28 Rôles et responsabilités Responsables de la mise en œuvre dans les administrations publiques Les administrations sont responsables de la planification, de la mise en œuvre et de l exploitation de Panorama, qu elles peuvent configurer selon leurs propres exigences. Elles doivent se doter d une structure d utilisation et de gestion conforme à leur situation. Chaque administration doit désigner un responsable de la mise en œuvre, qui veillera aux interactions avec l équipe de projet pancanadienne lors des étapes de conception et de mise à l essai. Bureau de gestion du produit Le Bureau de gestion de Panorama sera le seul point où pourront être réglés les conflits opposant les administrations et les problèmes de changement et de gestion des différentes versions. Gouvernance On formera un comité de gestion du produit (CGP) pour surveiller la maintenance et l exploitation de Panorama. Le schéma apparaissant à la page suivante donne un exemple d une structure organisationnelle pouvant gérer Panorama et ses fonctions de soutien. Le CGP sera entièrement responsable de la viabilité à long terme de Panorama. Il aura le pouvoir de décision finale en ce qui concerne les fonctionnalités et l utilisation de l application. Il devra veiller à ce que l application de base évolue au fil du temps, au rythme des perfectionnements et de la complexité croissante de son intégration avec les systèmes des administrations publiques. Par l intermédiaire du CGP, les administrations feront connaître leurs priorités et leurs conditions limitatives et participeront de manière ordonnée à l amélioration continue de Panorama et à la répartition des ressources consacrées au perfectionnement. Les administrations qui désirent exploiter Panorama doivent accepter de participer au comité de gestion du produit. 24

29 Figure 4 Structure de gouvernance 25

30 Protection de la vie privée Résumé Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée Dans le cadre de la mise en œuvre de Panorama, chaque administration devra se livrer à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée ainsi qu elle est décrite dans sa propre législation. Évaluation des risques relatifs à la vie privée On a réalisé une évaluation des risques que posait Panorama quant au respect de la vie privée; elle a permis de confirmer que l application était conforme aux exigences des administrations publiques; les dépositaires de données de celles-ci sont donc en mesure de protéger les renseignements personnels en ce qui a trait aux données relatives aux maladies transmissibles et à la vaccination, tout en accroissant la sécurité en matière de santé publique, ce qui est dans l intérêt de la population. L évaluation des risques visait les objectifs suivants : 1. Faire un sommaire des travaux déjà réalisés en matière d évaluation et d atténuation des risques relatifs à la vie privée; 2. Faire rapport des démarches adoptées pour le projet en matière d évaluation et d atténuation des risques relatifs à la vie privée; 3. Déterminer quels problèmes soulève Panorama en matière de vie privée et comment en atténuer les effets; 4. S assurer que les intervenants sachent que l on entend respecter les principes relatifs à la vie privée; 5. Préparer les évaluations futures des risques relatifs à la vie privée que pose Panorama, notamment lors des études de répercussions que feront les administrations dans le cadre de projets de mise en œuvre. L évaluation des risques relatifs à la vie privée traite de la planification de la gestion de ces risques et des travaux réalisés à ce jour dans le cadre du projet. Elle intègre un cadre de travail normalisé à cette fin et porte particulièrement sur la possibilité que Panorama assure aux utilisateurs le respect des exigences et des normes des administrations en matière confidentialité et de sécurité. L évaluation a été transmise aux responsables de la mise en œuvre au sein des administrations publiques. 26

31 Pour en savoir plus : Pour en savoir plus, veuillez communiquer avec votre représentant au sein du comité de direction du Projet pancanadien de surveillance et de gestion de la santé publique en matière de maladies transmissibles; vous pouvez également visiter le site de Panorama, à l adresse 27

32 RÉVISIONS ET CONTRÔLE DU DOCUMENT RÉVISIONS Nom Le présent document a été remis aux personnes indiquées ci-dessous, pour qu elles puissent l examiner et formuler des commentaires. Poste Équipe du coordinateur de projet Groupe de travail sur l intégration, responsables de la mise en œuvre au sein des administrations Responsable du projet Gestionnaire de projet, directeur opérationnel, responsable technique, responsable des communications, équipe de direction Tous les membres Tous les membres CONTRÔLE DU DOCUMENT [Les versions préliminaires sont numérotées en commençant par 0.1; un document prêt à être signé est désigné «version 1.0».] Date Auteur Version Type de changement 17 oct E. Solomon 0.1 Document original 27 nov D. Button 0.3 Mise à jour et révision des six sections portant sur les composantes 11 janv J. Harding 0.4 Achèvement de toutes les autres sections, mise en page et préparation de la première version préliminaire 1 er févr J. Harding 0.5 Réponse aux observations, nouvelle conception du document, nouvelle rédaction de la plupart des sections 6 févr J. Harding 0.6 Intégration des changements demandés lors de l examen 7 févr J. Harding, D. Cowperthwaite 16 févr J. Harding, D. Cowperthwaite 0.7 Intégration des derniers changements demandés lors de l examen, document prêt pour une étude plus étendue (groupe de travail sur la mise en œuvre, responsables de la mise en œuvre) 0.8 Révision des changements demandés par le groupe de travail sur la mise en œuvre et les responsables de la mise en œuvre Version préliminaire transmise pour examen final à la haute direction 19 févr J. Harding 1.0 Examen final 28