Renouvellement d une police d assurance

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1 AGENTS, COURTIERS Renuvellement d une plice d assurance La prcédure de renuvellement vise à aider les représentants à respecter leurs bligatins lrs du renuvellement d une plice d assurance. Ces bligatins snt principalement celles prévues aux articles 39 de la Li sur la distributin de prduits et services financiers et 37(6) du Cde de déntlgie des représentants en assurance de dmmages, sit respectivement : l bligatin de prendre les myens requis à l ccasin du renuvellement d une plice d assurance pur que la garantie fferte répnde aux besins du client, ainsi que celle d agir en cnseiller cnsciencieux en éclairant le client sur ses drits et bligatins, et en lui dnnant tus les renseignements nécessaires, u utiles, cncernant le renuvellement de sa plice. Nte : Veuillez nter que la présente prcédure remplace la prcédure existante relative au renuvellement d une plice d assurance des particuliers, et se veut une prcédure cmmune, applicable tant dans le cas de l assurance des particuliers que de l assurance des entreprises. Le représentant dit traiter le renuvellement des plices d assurance avec autant de sin et de diligence que les nuvelles affaires. Il dit être practif et ne dit surtut pas se cntenter de renuveler autmatiquement une plice sans aucune autre démarche. Cela implique ntamment qu il dit : 1. VÉRIFIER LES BESOINS DE L ASSURÉ ET EN REFAIRE L ANALYSE; 2. VALIDER LES PROTECTIONS EN VIGUEUR ET CONSEILLER LE CLIENT; 3. VÉRIFIER LE RENOUVELLEMENT ÉMIS ET REVOIR LES MODALITÉS DE PAIEMENT. L bligatin du représentant est de s assurer que ces étapes snt tutes effectuées lrs du renuvellement, seln la méthde et les myens qu il juge les plus apprpriés. Ainsi, il lui est pssible d accmplir celles-ci : en cmmuniquant verbalement avec le client; en le faisant par écrit; en se rendant sur place pur visiter les lieux; u encre en rencntrant le client à sn bureau. En tut temps, le représentant dit être en mesure de démntrer qu il a pris les myens nécessaires pur que la garantie fferte répnde aux besins de l assuré. IMPORTANT Il est dnc imprtant de suligner que la pratique d un assureur d émettre et de transmettre directement le renuvellement à l assuré ne relève pas le représentant de sn bligatin de bien effectuer tus les actes prfessinnels afin que le renuvellement cnvienne à sn client

2 1. VÉRIFIER LES BESOINS DE L ASSURÉ ET EN REFAIRE L ANALYSE Le représentant dit s assurer d avir en place un système u une méthde de travail lui permettant d établir et de gérer l échéancier des renuvellements à traiter. Le représentant dit cmmencer le traitement d un renuvellement dans un délai raisnnable, c est-à-dire dans un délai qui lui permet de bien accmplir tutes ses tâches. Puisqu un assuré devrait préférablement recevir les cnditins de renuvellement de sa plice au mins 30 jurs avant sn échéance (délai de rigueur en assurance autmbile dans certains cas), il est cnseillé au représentant de cmmencer à traiter le renuvellement au mins 60 jurs avant sn échéance. Afin de vérifier les besins du client, le représentant dit faire une mise à jur des renseignements le cncernant. Ainsi, pur la préparatin du renuvellement de la plice d assurance, il dit cmmuniquer avec sn client : Si la cmmunicatin est verbale, le représentant ne dit pas ublier de bien nter au dssier les infrmatins recueillies du client. Si la cmmunicatin est écrite, elle peut prendre la frme d un avis attirant l attentin du client sur l imprtance de cmmuniquer avec sn représentant pur déclarer tut changement au risque. Par cntre, cet avis ne devrait pas se limiter à une simple phrase au bas de la plice u de la lettre accmpagnant celle-ci, mais elle devrait faire l bjet d un dcument séparé u d un paragraphe explicite et visible. AVIS AU RENOUVELLEMENT L avis au renuvellement devrait : Apparaître sur une feuille séparée des autres dcuments transmis lrs du renuvellement de la plice (l utilisatin d un papier de culeur différente est suggérée); Être rédigé dans un langage simple et cncis; Mentinner l imprtance d aviser sn représentant de tut changement dans le risque; Dnner des exemples de changements qui influencent l acceptatin u la tarificatin du risque. À nter que des avis au renuvellement cnçus par la ChAD snt dispnibles sur sn site Internet : Avis relatif au renuvellement d une plice d assurance de cprpriétaire; Avis relatif au renuvellement d une plice d assurance des entreprises; Avis relatif au renuvellement d une plice d assurance autmbile des entreprises; Avis relatif au renuvellement d une plice habitatin; Avis relatif au renuvellement d une plice autmbile

3 Peu imprte le myen de cmmunicatin chisi, il devrait tut de même : Prcéder à un certain nmbre d appels téléphniques par année seln une méthde déterminée par le cabinet. Cette méthde peut être établie seln différents critères, par exemple : seln des risques ciblés (exemple : lrsque l écart est imprtant entre le mntant d assurance et la valeur de la maisn, bâtisse, u des actifs u revenus de l entreprise); seln une prgrammatin infrmatique qui génère une liste de clients (exemple : liste des clients qui n nt pas été cntactés u qui n nt pas cmmuniqué avec le cabinet au curs des tris dernières années); seln un certain purcentage établi (exemple : 1/3 des clients chaque année) afin de s assurer que l ensemble de la clientèle sera cntacté; etc. DANS LE CAS DE L ASSURANCE DES ENTREPRISES Seln le type de risque, il est suhaitable de visiter les lieux u de rencntrer le client sur une base régulière, afin de cnstater et/u échanger sur des changements qui purraient affecter la nature du risque u les nrmes de suscriptin. Une visite permet entre autres une bnne évaluatin du risque physique, de vérifier l'état des lieux et des équipements, de valider les mesures de prtectin des lieux, de nter les risques avisinants et de revir la gestin des inventaires. Que ce sit au myen d'une visite u d une rencntre, il est sage de cntacter le client au mins une fis l'an, afin de mettre à jur la prpsitin, de valider la nature des activités et de revir les mntants d'assurance. Cette révisin permet suvent de prpser de nuveaux prduits u nuvelles prtectins, par exemple : Un manufacturier purrait avir dévelppé un nuveau prduit à partir de la transfrmatin d'une matière ptentiellement dangereuse pur l'envirnnement. Une nuvelle prtectin pur ce type de risque purrait être fferte. Un entrepreneur en cnstructin purrait avir embauché un ingénieur qui signe des plans de cnstructin. Un nuveau prduit en respnsabilité civile prfessinnelle purrait être ffert. Une bijuterie purrait avir ajuté des activités de tatuage à sa butique. L'aggravatin du risque purrait faire en srte qu'un assureur refuse de renuveler la plice. Lrsque par exemple, le client le cntacte pur une mdificatin en curs de terme, le représentant devrait prfiter de l ccasin pur réviser le dssier avec le client

4 2. VALIDER LES PROTECTIONS EN VIGUEUR ET CONSEILLER LE CLIENT Le représentant dit s assurer que les prtectins en vigueur snt tujurs celles qui cnviennent le mieux aux besins de l assuré et à défaut, il dit lui ffrir les garanties et prtectins apprpriées, ce qui implique une nuvelle validatin des mntants d assurance. Que les besins du client aient changé u nn, le représentant dit lui cnseiller les garanties nuvellement dispnibles. En effet, il peut arriver que certains nuveaux prduits, nn dispnibles au mment de la suscriptin de la plice, crrespndent mieux aux besins du client u que le client sit maintenant admissible à des garanties qu il ne puvait btenir l année précédente. Le représentant devrait également s assurer que les garanties refusées antérieurement par l assuré le snt tujurs. Pur être en mesure de remplir sn rôle de cnseiller, le représentant dit dnc, tut au curs de ses activités, être à l affût des nuveaux prduits fferts sur le marché. En ce qui cncerne le mntant d assurance, le représentant dit bien renseigner sn client par rapprt à l évaluatin du bien et la cuverture qui en résulte : le représentant n a pas l bligatin d évaluer la valeur des biens, mais il se dit, s il a une raisn de crire que le mntant de la prtectin est insuffisant u qu il le deviendra sus peu, d en infrmer l assuré, afin que celui-ci btienne une évaluatin prfessinnelle. Le représentant a une bligatin de cnseil sur le mntant d assurance. C est l assuré qui dit déterminer, après avir été cnseillé, le mntant d assurance nécessaire. Il devrait bien expliquer l exigence des assureurs par rapprt à la règle prprtinnelle et les cnséquences qui en résultent, exemples écrits à l appui. NOTES AUX DOSSIERS Le représentant dit bien nter au dssier les détails pertinents tels les cnseils dnnés, les garanties ffertes et refusées, les instructins reçues, etc. À ce sujet, veuillez vus référer à la prcédure «Tenue des dssiers clients et ntes aux dssiers». 3. VÉRIFIER LE RENOUVELLEMENT ÉMIS ET REVOIR LES MODALITÉS DE PAIEMENT À la réceptin du renuvellement, le représentant dit vérifier celui-ci et s assurer qu il ne cntient aucune erreur et qu il est cnfrme aux instructins dnnées et aux mdificatins demandées par le client. Le représentant dit revir les mdalités de paiement avec l assuré et, par exemple, aviser clairement ce dernier de la date du premier prélèvement u du fait qu un paiement cmplet est préalablement exigé par l assureur. Si un mde de paiement par prélèvements pré-autrisés est utilisé (DPA), le représentant dit s assurer de respecter les exigences de l Assciatin canadienne des paiements et que le frmulaire signé par le client sit adéquat

5 Le renuvellement d une plice d assurance dit, autant que pssible, être transmis 30 jurs avant sn entrée en vigueur. Si le représentant n est pas en mesure de transmettre la plice, il devrait tut de même aviser l assuré qu il recevra sa plice d assurance prchainement et, entretemps, lui transmettre une cnfirmatin prvisire lui cnfirmant le nm de l assureur, la péride d assurance, les garanties, les franchises et les mntants d assurance. Le renuvellement de la plice devrait être transmis avec une lettre cntenant, ntamment, l infrmatin suivante : LETTRE DE RENOUVELLEMENT* La lettre de renuvellement devrait : Mentinner en rubrique le nm de l assureur, le numér de la plice et la péride visée; Résumer les garanties, les franchises et les mntants d assurance en vigueur; Mentinner, le cas échéant, si des mdificatins nt été apprtées par rapprt à la plice antérieure (ex : augmentatin du mntant de la franchise); Si applicable, rappeler les garanties refusées antérieurement par l assuré u celles devenues dispnibles au fil du temps; Prpser de nuvelles cuvertures reliées aux besins du client et une augmentatin du mntant d assurance, s il y a lieu; Mentinner qu une augmentatin du mntant de la franchise purrait générer une diminutin du cût de la prime; Cnfirmer le mde de paiement et ffrir des ptins dnt l assuré purrait se prévalir si le mde de paiement, alrs en vigueur, ne lui cnvient plus. *Par ailleurs, ces infrmatins peuvent également se retruver dans la cnfirmatin prvisire

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