Équipe Compétitive Académie Extrava Danse. Termes de référence (TDR)

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1 Équipe Compétitive Académie Extrava Danse Comité de collecte de fonds Mise à jour Octobre 2013 Termes de référence (TDR) 1. Énoncé de mission : Pour travailler ensemble comme une équipe; danseurs-parents-enseignants, de recueillir des fonds au profit de l équipe de danse compétitive. Les fonds amassés tout au long de l année seront utilisés pour réduire les coûts concurrentiels de chaque danseur participant, sur la base de la participation individuelle, et à organiser un banquet pour l équipe compétitive. 2. Vote Assemblées Générales : Chaque famille de danseurs concurrentiels présents à l assemblée générale aura un vote si nécessaire pour prendre des décisions. Une majorité des votes dictera les décisions prises. Le vote par procuration n est pas autorisé. Les assemblées générales ont lieu 3 fois par an, une fois à l automne, une fois en Janvier pour planifier le Showcase de mars et une fois en Avril pour planifier le banquet de juin. Le vote sera demandée en ce qui concerne les modification apportées aux termes de référence, les rôles (si plus d une personne est intéressée par un rôle), et de nouvelles activités de collecte de fonds à être envoyés pour approbation à la directrice de l Académie Extrava Danse. Vote générale peut également être demandée par courriels à toutes les familles de concurrence, si il y a une exigence particulière et les délais ne permettent pas une réunion. Remarque : Deux rôles seront attribués par la directrice du studio : Communication et Liaison; ne nécessitera donc pas de vote.

2 Nouvelle collecte de fonds : Toutes les nouvelles idées de financement seront présentées lors de la première réunion (fin août/début septembre). Les parents qui proposent des nouvelles collecte de fonds devront fournir les informations suivantes et de présenter l idée : - Comment sont effectuées les ventes - Comment les produits sont-ils payés - Quelles sont les opportunités des profits - Quand la collecte de fonds devrait avoir lieu au cours de l année - Installations/le lieu d exigence et les coûts - Matériel nécessaire - Combien de personnes sont nécessaires pour exécuter la collecte de fonds (aide sur place, les ventes, etc) Le groupe se prononcera sur l opportunité d organiser la collecte de fonds potentiel, et l approbation de la directrice sera demandée. Nous aurons besoin de la majorité du groupe pour approuver la collecte de fonds. Organisateurs/Assistants: Chaque collecteur de fonds a besoin d un sous-comité. Ce sous-comité aura un organisateur et des assistants. Les parents intéressés et qui souhaitent aider donnent leurs noms pour créer un sous-comité. La liste des assistants peut se faire par courriels après la réunion de toutes les activités votés par les parents. Chaque parent du sous-comité aura un vote pour prendre des décisions concernant cette activité. Réunions activité : Le trésorier et le Studio/Liaison compétitive sera disponible en tant que conseillers à ces réunions. Réunions d activités auront lieu avant le début de toute activité en vue d établir la délégation des tâches pour l activité et de prendre d autre décision reliée à l activité. Vote supplémentaires sur les articles concernant une activité spécifique peut être demandé par courriels à ceux qui ont manifesté leur intérêt pour aider à la coordination de l activité spécifique.

3 3. Rôles : Bien que tous les parents de danseurs compétitifs/adultes danseurs compétitifs forment le comité de financements, les rôles suivants sont requis pour le fonctionnement du comité de financement : Organisateur Boston Pizza (serveur célèbre) : Responsable de la coordination des serveurs pour travailler au Boston Pizza. Communications (attribué par la directrice du studio) : Responsable de la mise à jour du calendrier des événements de collecte de fonds, l envoi des courriels, l envoi des demandes de calendrier de la communauté, publicité dans les journaux locaux. Équipe compétitive/liaison du Studio (attribué par la directrice du studio): Responsable de l organisation des réunions du comité; contact principal pour les membres compétitifs; assurer le contact entre le comité de collecte de fonds et la directrice de l Académie Extrava Danse; vérifier le pouvoir de signature, si nécessaire. Concessions/Nourriture Organisateur: Responsable de la coordination pour l achat d articles pour la vente de nourriture. Organisateur Pâte à biscuit : Responsable de la coordination de l achat de la pâte à biscuits. Organisateur du Danse-O-Thon : Responsable de la coordination de l activité. Planifications d événements : Responsable de la coordination du spectacle de financement compétitif. Organisateur des fleurs : Responsable de la coordination d achat et la vente des fleurs pour la démonstration de Noel et le récital de fin d année. Coordinateur de collecte de fonds et de distribution : Responsable d assurer le suivi avec les organisateurs d activité, une semaine après la fin de l activité si les fonds et/ou les documents requis n ont pas été reçus. Recevra de l organisateur : une copie de la liste de contrôle de planification à donner au trésorier, deux copies du rapport financier-une avec l argent et toutes les dépenses (reçues) pour donner au trésorier (besoin de compter l argent pour précision) et une

4 seconde à garder pour ses propres enregistrements. Compléter la liste de participation avec les montants cumulés pour chaque danseur et fournir cette liste au trésorier après chaque activité afin de vérifier l exactitude des chiffres. Si nécessaire, confirmera les montants cumulés avec les parents. Organisateur La Cuisine Jean-Bernard : Responsable de la coordination de l activité avec l entreprise. Organisateur Poinsettia : Responsable de la coordination de l achat de poinsettias et de la distribution de la participation des familles de danseur compétitifs. Organisateur pour le Programme Publicitaire (Récital fin d année) : Responsable de la coordination des possibilités de publicité dans le programme de fin d année et du développement du programme de fin d année (graphique/layout). Secrétaire : Responsable pour prendre des notes lors des réunions et la préparation des minutes pour la distribution. Trésorier : Responsable de l ensemble des besoins bancaires, les dépôts; réconciliation des relevés bancaires; l autorité du pouvoir de signature; maintenir la liste de planification Organisateur au dossier pour référence future; conserver une copie du rapport financier Organisateur avec tous les reçus des dépenses, les dépôts de l argent dans notre compte bancaire après chaque activité. Pour plus de précision, doit compter l argent de la coordinatrice de collecte de fonds; vérifier les numéros dans la liste de participation fournie par le coordinateur de collecte de fonds et confirmer l exactitude, ainsi que, de rembourser les parents pour leurs frais, si applicable et compléter le rapport financier après chaque activité. Donne le rapport de communications pour l affichage sur le site Internet, compose un courriel après chaque activité pour envoyer la communication aux parents confirmant les suivantes : Total des revenus/ventes, total des dépenses, le bénéfice net, retenue (5%), les fonds pour la distribution. Est le contact principal à la caisse populaire (pour recevoir les relevés bancaires, faire des changements dans les signatures, etc ); est responsable d obtenir les 10% de Boston Pizza sur une base annuelle. Tous les parents des danseurs compétitifs et adultes danseurs compétitifs qui souhaitent être impliqués dans toute prise de décision pour une activité de collecte de fonds doivent se porter volontaires pour les sous-comités particuliers pour avoir leur mot à dire.

5 4. Saison collecte de fonds et saison de danse : La saison de danse se passe de septembre à juin dans la prochaine année (à savoir : de septembre 2013 à juin 2014). La saison de collecte de fonds va de janvier à décembre de chaque année. Les fonds amassés lors de la saison de collecte de fonds sont alloués à la facture de compétition qui est distribué à la fin de la saison de danse qui tombe dans l année suivante (exemple : fonds recueillis de janvier à décembre 2013 sont attribuées à la facture finale de juin 2014). 5. Répartition des fonds commençant en Janvier 2013 : 5.1 Tous les danseurs de l équipe compétitifs recevront un montant proportionnel à ce qu ils ont vendus ou aux heures travaillées pour chaque activité. Ce montant réflectera sur le niveau de participation de chaque danseur tout au long de l année de collecte de fonds. 5.2 Exemple de La Cuisine Jean-Bernard méthode de vente : Total Revenues/Ventes: $7, Total Dépenses: - $6, Profit Net: $1, Retenue (5% du profit net) : - $ Montant pour distribution : $1, Sales % of Total Revenues / sales Share of funds for distribution Dancer A $ % $ 6.38 Dancer B $ % $ Dancer C $ % $ Dancer D $ % $ Dancer E $ % $ Dancer F $ % $ Dancer G $ % $ Dancer H $ % $ Dancer I $ 1, % $ Dancer J $ 5, % $ 1, Total $ 7, % $ 1,679.60

6 5.3 Exemple pour Concession Stand Méthode heures travaillées : Total Revenues/Ventes: $1, Total Dépenses: - $ Profit Net : $1, Retenues (5% du profit net) : - $ Fonds pour distribution : $ Hours % of Total Revenues / sales Share of funds for distribution Dancer A 1 10% $ Dancer B 1 10% $ Dancer C 1 10% $ Dancer D 1 10% $ Dancer E 1 10% $ Dancer G 1 10% $ Dancer H 1 10% $ Dancer I 1 10% $ Dancer J 1 10% $ Total % $ Chaque danseur aura un compte. Sera calculée proportionnellement à la participation et non à un certain nombre de crédits. 5.5 La retenue de 5% pour chaque activité sera utilisé pour les frais bancaires et de réduire nos frais pour le banquet et d autres coûts d exploitation de collecte de fonds. 5.6 Le 10% Boston Pizza sur les reçus seront conservés dans le compte pour réduire les frais pour le banquet. 5.7 La soirée Serveur Célèbre Boston Pizza utilise la même méthode de distribution de fonds comme le stand de concession (exemple 5.3). Si vous avez 2 ou plus d un danseur compétitif, chacun sera en mesure de faire leur part en considérant chaque danseur travaillant à Boston Pizza. 5.8 Les revenues du Concession Stand et les revenues des ventes de pâtisseries seront séparés et les profits seront partagés séparément. Ces parents qui amènent les produits de pâtisserie auront une part égale des ventes de pâtisseries (maximum de

7 1 action par danseur). Les parents qui travaillent sur le stand de concession recevront une part égale du bénéfice net de la concession sur la base des heures travaillées au stand de concession. 5.9 Lorsque l horaire est affiché au studio pour les heures au stand de concession, chaque parent pourra obtenir une place pour travailler quelques heures. Il sera clairement communiqué que si à une certaine date, il y a encore quelques places disponibles, les parents pourront inscrire leur nom pour une deuxième place, donc la réception de deux fois les heures à part égale. Seuls les parents avec 2 ou plus d un danseur compétitifs pourront se connecter à ce nombre de places dans le premier tour Le stand de concession sera divisé en trois activités : démonstration de Noel, spectacle compétitif en mars et fin d année récital. Nous ne diviseront pas chaque événement afin de partager les bénéfices nets par jours Quand nous commençons un tirage un courriel avec une date limite sera envoyé demandant le nombre de billets que vous souhaitez. Ce courriel indiquera le nombre de billets disponible afin que tous les danseurs compétitifs peuvent avoir un nombre égal de vente. Cependant, seuls les parents qui en font la demande recevront des billets. Cela permettra d éliminer les billets étant en circulation et ceux pas vendus. Le solde des billets invendus ou supplémentaires sera redistribué à nouveau également entre les parents qui ont demandé à l origine plus de billets et qui ont payé pour les billets initiaux qu ils ont reçus. La méthode de distribution des fonds utilisés pour cette activité sera la même que dans la section Les bénéfices nets du spectacle compétitifs en mars (à l exclusion des bénéfices du stand de concession) seront distribués à part égale entre tous les danseurs compétitifs Les activités de collecte de fonds suivants suivront la distribution des fonds comme l exemple 5.2 : Pâte à biscuits, campagne publicitaire, La Cuisine Jean- Bernard, poinsettias et le danse-o-thon Le bénéfice net des fleurs à la démonstration de Noel (à l exclusion des poinsettias) et le récital de fin d année seront combinés avec le stand de concession. La raison de cela est que nous n avons pas trop de places disponibles pour accueillir tous les parents sur le stand de fleurs. L horaire du stand de fleurs sera combiné avec l horaire du stand de concession.

8 5.15 Le bénéfice généré par un danseur non concurrentiel et qui participe à une campagne de collecte de fonds, sera maintenu pour les dépenses du banquet et autres coûts d exploitation de collecte de fonds Tous les dons, que ce soit dans l effort ou cadeau sera considéré comme un don et ne seront pas quantifiés pour la distribution. 6. Allocation des fonds levés dans l année : Les fonds amassés tout au long de la saison de collecte de fonds (voir section 4) seront utilisés pour réduire les coûts concurrentiels de chaque danseur participant, y compris : les frais de costumes, les frais d entrée, les frais de chorégraphie en raison de la facture finale concurrentiel qui est distribué à la fin de la saison de danse (juin année suivante/ vois section 4). Si tous ces coûts sont payés et que vous avez encore de l argent qui vous est dû, la gérante du Studio Extrava Danse Dale Calder va écrire un chèque pour la balance qui vous revient. ** Pour les danseurs qui participent à des activités de collecte de fonds dans l année et gagnent des fonds mais ne retournent pas ou sont incapables de compétitionner pour une raison quelconque dans la prochaine saison de danse (septembre) leur part des fonds recueillis sera pas versé au danseur car il n y aura pas de facture compétitif à émettre dans la prochaine saison de danse (sept-juin). Les fonds qu ils ont soulevés seront plutôt utilisés pour le bien de son équipe en réduisant les coûts du banquet et des autres coûts d exploitation de collecte de fonds. 7. Organiser des activités de collecte de fonds : Avant de lancer une nouvelle activité de collecte de fonds l approbation doit être recherchée par la directrice de l Académie Extrava Danse. L utilisation du logo Extrava Danse est contrôlée par la directrice mais l approbation de son utilisation par l équipe de collecte de fonds peut être accordée si elle le juge approprié. Si elle est utilisée le logo ne doit pas être refait pour s adapter à un domaine particulier. Reportez-vous à l annexe A Calendrier des événements ce mis à jour sur une base annuelle : Annexe A Calendrier des événements : (Septembre 2013 à Juin 2014) : Boston Pizza 10% sur toutes les reçus en cours.

9 Septembre : Serveur Célèbre Boston Pizza (Jeanette) Octobre : La Cuisine Jean-Bernard (Manon) Novembre : Repas partage Ventes Poinsettias (Lisa) Une soirée de partage-performance numéro compétitif pas activité de fonds Parade de Noel (Kamay) événement au studio pas activité de fonds Décembre : Démonstration de Noel événement au studio -Stand de concession/ventes pâtisseries (Trish) -Fleurs (Lisa) Janvier : Danse-O-Thon (Gaby) Février : Salon professionnel des livres distribués et les commandes prises pour ramasser au spectacle compétitif en mars : -Épicure (Manon) -PartyLight (Manon) -Pampered Chef (Tina) -Bijoux (Joanne) Mars: Spectacle competitive (Gaby) -Stand de concession/ventes patisseries (Trish) -Salon professionnelle (comptoir pour ramassage des commandes et de nouvelles ventes.

10 (Nouveaux fonds de vente sans un danseur désigné seront distribués à égalité) Pâte à biscuits fin du mois (Tina) Jardin Belle-Rive Avril : Mai : Juin : Campagne publicitaire (Julie, Tina, Trish) Compétition Shine à Kingston (3-6 avril 2014) Compétition Inspire Dance Challenge à Gatineau (11-12 avril 2014) Compétition Dance Canada à Gatineau (1-4 mai 2014) Pratique générale pour le récital de fin d année Récital fin d année -Fleurs (Lisa) -Stand de concession/ventes pâtisseries (Trish) Soirée Serveur Célèbre Boston Pizza (Jeanette) Banquet Équipe compétitif