Accord d Entreprise MOYENS DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL. Le présent accord est conclu : Entre :

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1 Accord d Entreprise MOYENS DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL Le présent accord est conclu : Entre : - la Caisse d'epargne des Pays du Hainaut, dont le siège social est situé 31, avenue Georges Clemenceau, BP 249 à Valenciennes, représentée par Madame Frédérique DESTAILLEUR, Membre du Directoire en charge du Pôle Ressources Humaines, d'une part, et - les Organisations Syndicales représentatives signataires du présent accord, d'autre part,

2 Préambule Le texte suivant doit permettre aux partenaires sociaux d exercer leurs missions telles qu édictées dans la loi, dans l intérêt des salariés et de l entreprise. A ce titre, ce texte définit la composition et les moyens de fonctionnement de l ensemble des Instances Représentatives du Personnel avec pour objectif d avoir, au sein de la Caisse d Epargne des Pays du Hainaut, un réel dialogue social avec les partenaires sociaux. Article 1 : Comité d Entreprise Le Comité d Entreprise a pour objet d assurer une expression collective des salariés permettant la prise en compte de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion, à l évolution économique et financière de l entreprise, à l organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production. Il a en charge les activités sociales et culturelles de l entreprise. a) Composition Dans l état actuel des effectifs, il est composé de 6 titulaires et 6 suppléants conformément aux dispositions légales. En application de la législation, chaque Organisation Syndicale représentative peut disposer d un représentant syndical. b) Heures de délégation Chaque membre titulaire dispose du crédit d heures légal. Une enveloppe de 115 heures par mois est attribuée au Comité d entreprise, cette enveloppe est gérée par le secrétaire qui peut la répartir entre les titulaires et les suppléants qu il désigne préalablement. Cette désignation s effectue en début d exercice en donnant un calendrier de crédit d heures prévisionnel par utilisateur. Les membres des commissions obligatoires qui ne disposent d aucun crédit d heures (y compris dans d autres instances) se verront attribuer un temps de préparation de 4 heures par réunion officielle de ces commissions légales. La mutualisation de l ensemble des crédits d heures individuels n est pas possible. Les crédits d heures et l enveloppe ne sont pas reportables d un mois sur l autre, excepté une enveloppe maximale de 115 heures sur les crédits d heures non pris en juillet et août qui peuvent être reportés dans le courant du dernier trimestre de l année en cours pour la préparation des fêtes de fin d année. Les représentants syndicaux au Comité d Entreprise disposent du crédit d heures légal, soit 20 heures par mois

3 A la demande du Secrétaire du Comité d Entreprise, la Direction peut octroyer des crédits d heures supplémentaires pour des évènements particuliers dans le cadre de l organisation de manifestations sociales ou culturelles. c) Budget Le Comité d Entreprise disposera : d un budget de fonctionnement de 0,20 % de la masse salariale brute de l année en cours, d un budget destiné à financer les activités sociales et culturelles de 1 % de la masse salariale brute de l année en cours. Dans l hypothèse du maintien par l entreprise de la prise en charge actuelle des opérations de secrétariat du Comité, consécutif à un non-recrutement par le Comité d une secrétaire, le budget de fonctionnement annuel est fixé à 0,16 % de la masse salariale de l année en cours. Le financement des oeuvres sociales est assuré par une contribution patronale versée par l'entreprise, telle que calculée avant déduction des contributions sociales. La contribution patronale est versée début janvier sur la base des salaires de l'année précédente, avec régularisation lorsque la masse des salaires de l'année en cours est connue et au plus tard le 15 février N+1. En outre, une dotation de fonctionnement égale au moins à 0,2% de la masse salariale brute est versée chaque année en même temps que la contribution patronale aux oeuvres sociales mais de façon distincte, avec régularisation lorsque la masse des salaires de l'année en cours est connue et au plus tard le 15 février N+1. d) Moyens de fonctionnement Un local équipé, dont l entretien est à la charge de la CEPDH, est mis à la disposition du Comité d Entreprise. Il comprend : matériels de bureau (tables, chaises, armoires) 2 lignes téléphoniques dédiées 2 micro-ordinateurs équipés d un niveau équivalent à la moyenne des salariés sur lesquels sont installés : - des logiciels Bureautiques - un anti-virus - un lecteur CD Rom - un logiciel ZIP - Acrobat Reader - Netscape et d une liaison réseau ou d un modem permettant l accès à l Intranet - un logiciel Minitel - 3 -

4 d un micro-ordinateur portable équipé : - des logiciels Bureautiques - d un anti-virus - d un lecteur CD Rom - du logiciel ZIP - d Acrobat Reader 1 imprimante 1 photocopieur (accessible aux organisations syndicales) 1 fax avec une ligne téléphonique associée 1 destructeur de documents Un lien sur l Intranet de la CEPDH pour accéder à un site externe du Comité d Entreprise sous réserve que ce site ne traite que des œuvres sociales. Le contenu de ce site ne doit contenir ni injure, ni diffamation, conformément aux dispositions relatives à la presse. Le logo de la Caisse d Epargne ne peut être utilisé ou modifié sans l accord de l entreprise. Cette rubrique ne peut servir de forum de discussion. Le non-respect de ce cadre entraînerait l arrêt du lien ou de l existence de la rubrique. Toute suspension de ce mode de communication entraîne un retour aux systèmes antérieurs. Le temps consacré à la consultation de ce site par les salariés est considéré comme temps de travail, la durée de connexion doit cependant rester raisonnable et ne pas gêner le service à la clientèle ou les priorités professionnelles. Les frais téléphoniques, d entretien et de maintenance sont à la charge de l employeur. La maintenance ne s applique pas sur les matériels acquis directement par le Comité d Entreprise ou obsolètes et conservés à la demande du CE lors du changement de matériel informatique. Dans le cadre des œuvres sociales, les membres du Comité d Entreprise pourront, sur demande auprès de la DRH et dans la mesure des disponibilités : disposer d un véhicule de service, recourir au service de l imprimerie interne. De plus, dans le cadre de la gestion des activités sociales et culturelles, le Comité d Entreprise peut solliciter la mise à disposition ponctuelle de salles de réunions de l entreprise, en fonction des disponibilités. L utilisation des salles de réunion de l entreprise par le Comité d Entreprise est soumise à l autorisation préalable de la Direction : le Secrétaire du Comité d Entreprise précisera, dans une demande écrite, l objet et la date de la réunion envisagée ainsi que le nombre de participants attendus

5 Courrier postal Afin d éviter tout excès, tout recours au courrier postal pour les envois en grand nombre (ensemble des salariés par exemple), dont les frais de correspondance seraient à la charge de l entreprise, doit être validé préalablement par le Président du Comité d Entreprise. Le site intranet doit cependant être privilégié. Dans le cas contraire, les frais de correspondance sont à imputer sur le budget de fonctionnement du Comité d Entreprise. e) Organisation des réunions Les convocations aux réunions seront réalisées via la messagerie avec accusé de réception, concomitamment sur les boîtes individuelles des membres du Comité d Entreprise et sur la boîte du Comité d Entreprise. Les échanges avec la Direction sur les procès verbaux se font par mail. Les procès-verbaux de Comité d Entreprise validés seront diffusés sur Intranet sous une rubrique prévue à cet effet. La diffusion du procès-verbal est réalisée par les services internes. La consultation et l impression des Procès Verbaux par les salariés peuvent se faire sur le temps de travail sans perturber le service à la clientèle ou les priorités professionnelles. Toute suspension de ces modes de communication (messagerie et intranet) entraîne un retour aux modes antérieurs. Un(e) secrétaire, appartenant ou non à la Caisse d Epargne, assiste le Secrétaire du Comité d Entreprise pour la prise de notes mais sans prendre part aux débats. Cette personne est soumise à l obligation de discrétion et de secret professionnel à l égard des informations présentées comme telles par le Président du Comité d Entreprise ou son représentant. La réunion mensuelle du Comité d Entreprise est tenue de manière équilibrée sur l année à Cambrai, Douai, Maubeuge ou Valenciennes. Article 2 : Comité d Hygiène et de Sécurité des Conditions de Travail Le CHSCT exerce des attributions à la fois en matière d hygiène, de sécurité et de conditions de travail et a pour but d associer le personnel aux actions de prévention des risques professionnels et d amélioration des conditions de travail. a) Composition Dans l état actuel des effectifs, il est composé de 6 membres, dont 2 appartenant aux collèges de maîtrise ou de cadres institués pour les élections des Représentants du Personnel. b) Heures de délégation Les titulaires disposeront de 15 heures / mois. Les Représentants Syndicaux et les titulaires au CHSCT disposeront d une ½ journée pour la préparation des réunions trimestrielles

6 Pour les réunions exceptionnelles, une demi journée de préparatoire, dans les conditions énoncées ci dessus, sera accordée par l employeur en fonction du sujet à traiter et de la nécessité de préparer la réunion. La présence à ces réunions préparatoires fera l objet d un émargement. Toute mission, hormis dans le cadre prévu par la législation, est imputable sur les crédits d heures. Toute demande d absences hors crédit d heures doit être validée par la président du CHSCT (ex colloque spécialisé ) c) Moyens de fonctionnement Pour l exercice de ses missions, le CHSCT disposera : d un local équipé de mobiliers de bureau (tables, chaises, armoires) dont l entretien est à la charge de la CEPDH d un micro-ordinateur équipé d un niveau équivalent à la moyenne des salariés sur lequel est installé : - des logiciels Bureautiques - un anti-virus - un lecteur CD Rom - un logiciel ZIP - Acrobat Reader - Netscape et d un modem permettant l accès à l Intranet - un logiciel Minitel d une imprimante d un micro-ordinateur portable équipé : - des logiciels Bureautiques - d un anti-virus - d un lecteur CD Rom - du logiciel ZIP - d Acrobat Reader d une ligne téléphonique dédiée d un fax avec une ligne spécifique et d un répondeur d abonnements de type (montants d abonnements similaires) : - Dictionnaire Permanent «Sécurité et Conditions de Travail» - Lamy «Hygiène et Sécurité» - «Santé et Travail» de la Mutualité française Le CHSCT peut utiliser les moyens mis à disposition pour le Comité d Entreprise. Les frais téléphoniques, d entretien et de maintenance sont à la charge de l employeur. La maintenance ne s applique pas sur les matériels acquis directement par le CHSCT ou obsolètes et conservés à la demande du CHSCT lors du changement de matériel informatique

7 Les membres du CHSCT pourront, sur demande auprès du Président du CHSCT, disposer d un véhicule de service dans la mesure des disponibilités du véhicule. Les représentants syndicaux au CHSCT bénéficient de la formation prévue par le code du travail, dans les mêmes conditions légales que les membres élus. Courrier postal Afin d éviter tout excès, tout recours au courrier postal pour les envois en grand nombre (ensemble des salariés par exemple), dont les frais de correspondance seraient à la charge de l entreprise, doit être validé préalablement par le Président du CHSCT. d) Organisation des réunions Une réunion plénière aura lieu chaque trimestre. Des réunions exceptionnelles peuvent être organisées à la demande de l une ou l autre des parties. Les réunions se tiennent sur Valenciennes ou sur un autre site sur décision du Président du CHSCT. Les convocations aux réunions seront réalisées soit par courrier soit via la messagerie avec accusé de réception, concomitamment sur les boîtes individuelles des membres du CHSCT et sur la boîte du CHSCT. Une secrétaire, appartenant ou non à la Caisse d Epargne, assiste le Secrétaire du CHSCT pour la prise de notes mais sans prendre part aux débats. Cette personne est soumise à l obligation de discrétion et de secret professionnel à l égard des informations présentées comme telles par le Président du CHSCT ou son représentant. Les procès verbaux sont diffusés aux membres du CHSCT par mail ou par courrier si les pièces jointes ne le permettent pas. Toute suspension de ces modes de communication (messagerie et intranet) entraîne un retour aux modes antérieurs. Article 3 : Délégués du Personnel Les Délégués du Personnel ont pour mission de présenter les réclamations individuelles ou collectives relatives aux salariés, à l application du Code du Travail, des lois et règlements concernant la protection sociale, l hygiène et la sécurité ainsi que les conventions et accords collectifs de travail applicables dans l entreprise. a) Composition Le nombre de Délégués du Personnel est de 10 titulaires et 10 suppléants

8 b) Heures de délégation Les Délégués du Personnel titulaires bénéficient d un crédit d heures de 16 heures / mois. c) Moyens de fonctionnement Pour l exercice de leur mission, les Délégués du Personnel peuvent utiliser les locaux, équipements et matériels mis à la disposition du Comité d Entreprise. d) Organisation des réunions Une réunion plénière a lieu chaque mois. Les réunions se tiennent à Cambrai, Douai, Maubeuge ou Valenciennes préalablement à la réunion de Comité d Entreprise si l ordre du jour le permet. Les convocations aux réunions seront réalisées via la messagerie avec accusé de réception sur les boîtes individuelles des Délégués du Personnel. Toute suspension de ce mode de communication entraîne un retour aux modes antérieurs. Article 4 : Délégués Syndicaux Les Délégués Syndicaux sont désignés par les Organisations Syndicales représentatives dans l entreprise. Leur mission est de représenter leur syndicat auprès de l employeur, ils participent à la mission revendicative des syndicats et aux négociations collectives. a) Composition Chaque Organisation Syndicale représentative peut désigner un Délégué Syndical. Les syndicats ayant obtenu un élu au moins dans le collège employé, et un autre élu dans un autre collège, peuvent disposer d un délégué syndical supplémentaire. b) Heures de délégation Les crédits d heures des Délégués Syndicaux dépendent des résultats aux dernières élections professionnelles CE sur les titulaires selon la répartition suivante : Résultats des élections : pourcentage de votants Correspondance en crédit d heures par Délégué Syndical >= 40 % 32 heures De 15 à 39,99 % 28 heures < 14,99 % 24 heures - 8 -

9 Définition du pourcentage de votants Nombre de votants par liste syndicale Nombre total de votants (inclus blancs et nuls) En cas de liste intersyndicale (composée de plusieurs syndicats), le crédit d heures par Délégué Syndical sera égal à : 24 heures + la différence entre le crédit d heures obtenu par la liste et le crédit d heures minimal de 24 heures divisée par le nombre de syndicats de la liste. Pour exemple, les Délégués Syndicaux, issus d une intersyndicale de 2 Syndicats ayant 45 % des votants, auraient 28 heures de crédit d heures [24 + (8 / 2) = 28 heures] En cas d arrondi, les minutes ne sont pas comptabilisées. Pour la préparation de négociations collectives, la Direction attribue, en complément des heures légales, un crédit d heures spécifique aux Organisations Syndicales : 8 heures sont accordées par Organisation Syndicale pour la préparation de chaque réunion des Négociations Annuelles Obligatoires, d intéressement et de participation ; Pour les autres sujets de négociations, la direction précisera le volume éventuellement accordé en fonction de la nature des sujets traités. Les réunions ou entretiens sur l initiative de l employeur ne sont pas comptabilisées sur le crédit d heures. Toute demande de crédit d heures exceptionnel doit être adressée à la Direction notamment pour le suivi ponctuel de salariés en difficulté. c) Moyens de fonctionnement Des locaux mis à disposition de chaque Organisation Syndicale représentative, dont l entretien est à la charge de la CEPDH, seront, outre l aménagement de mobiliers de travail et de rangements nécessaires et utiles, équipés du matériel suivant : 1 micro-ordinateur équipé d un niveau équivalent à la moyenne des salariés sur lequel est installé : - des logiciels Bureautiques - un anti-virus - un lecteur CD Rom - un logiciel ZIP - Acrobat Reader - Netscape et d un modem permettant l accès à l Intranet - un logiciel Minitel - 9 -

10 d une imprimante une ligne téléphonique dédiée un fax avec une ligne téléphonique spécifique un photocopieur de même niveau que lors de la conclusion de l accord La localisation du local syndical est définie par l employeur après échanges avec l organisation syndicale. Il n existe pas de local commun permanent, les organisations syndicales souhaitant disposer temporairement d une salle de réunion en font la demande à l employeur qui accordera une salle. Les frais téléphoniques, d entretien du matériel et des locaux et de maintenance sont à la charge de l employeur. La maintenance ne s applique pas sur les matériels acquis directement par l Organisation Syndicale, ou obsolètes et conservés à la demande du Syndicat lors du changement de matériel informatique. Un photocopieur commun au Comité d Entreprise, permettant des tirages importants, est accessible aux Organisations Syndicales. Les photocopieurs de l entreprise peuvent cependant être utilisés par les organisations syndicales mais dans le souci de ne pas perturber le fonctionnement des services ou directions. Courrier postal L utilisation du courrier postal aux frais de l employeur est tolérée pour des courriers ponctuels (envois individuels, pas d envoi en masse) dans le cadre de la gestion de la section syndicale. En tout état de cause, le courrier postal ne peut être utilisé pour l envoi de tracts. Article 5 : Gestion des mandats des IRP Afin de maintenir l équilibre général du présent accord, toute modification du cadre de représentation défini précédemment (crédits d heures et/ou nombre de représentants), notamment les modifications par action judiciaire, entraînera la caducité immédiate du présent accord dans sa globalité et la renégociation des moyens. Les modifications ne concernent cependant pas les évolutions d origine législatives et réglementaires. Les crédits d heures sont mensuels et ne peuvent être reportés d un mois sur l autre. Hormis pour le CHSCT, les Délégués Syndicaux d un même syndicat et l enveloppe mensuelle du Comité d Entreprise, les crédits d heures sont individuels et ne peuvent être mutualisés. Les suppléants peuvent utiliser les crédits d heures des titulaires lors de leurs absences et après information par les titulaires auprès de la DRH par courrier ou mail précisant le bénéficiaire, le volume d heures impacté et les dates d absence. Seuls les réunions ou les entretiens avec et sur l initiative de l employeur ne sont pas comptabilisées dans les crédits d heures

11 Une journée de crédit d heures posée, sans précision du nombre d heures sous mandat, est comptabilisée : selon l amplitude de la journée de travail pour les salariés ayant des horaires collectifs, selon le nombre d heures standard pour les salariés bénéficiant des horaires variables, soit lors de la conclusion de l accord : 7 heures 37 minutes, pour 8 heures pour les élus du personnel au forfait. Pour les salariés faisant l objet d un pointage horaire, un forfait est établi par mesure de simplification pour leur présence aux réunions plénières (Délégués du personnel, Comité d Entreprise et CHSCT) et pour les réunions syndicales : le temps d absence, inclus 1 heure de trajet aller et retour, est décompté en heures pour les matinées et pour 8 heures dans le cas d une journée complète quand la réunion s est terminée après 16 heures, pour les réunions s achevant avant 16 heures, le décompte se fait à l heures plus le temps de déplacement selon la règle ci-dessus. L information de dépôt d un crédit d heures ou d une absence hors crédit d heures doit être réalisée à la hiérarchie 48 heures à l avance au minimum et dans la mesure du possible, le plus tôt possible, dès connaissance de l absence. Le mode d information peut être le mail, le dépôt d une copie ou du duplicata du mandat représentatif (ou bon de délégation) ou la mise à jour de l agenda. Cependant, les informations fournies à la hiérarchie doivent comporter tous les éléments prévus dans le formulaire «mandat représentatif» (ou bon de délégation). Le mode d information doit être validé préalablement avec la hiérarchie. Les membres des Instances Représentatives du Personnel permanents doivent fournir un état prévisionnel mensuel à la Direction des Ressources Humaines. Pour tous les partenaires sociaux, un état récapitulatif mensuel est à communiquer à la Direction des Ressources Humaines au plus tard le 10 du mois suivant. Article 6 : Utilisation des modes de communication électronique ou informatique Messagerie Chaque Instance Représentative du Personnel bénéficie d une adresse permettant de communiquer tant en externe qu en interne dans les conditions suivantes : l utilisation de la messagerie ne pourra s exercer qu en réponse aux salariés sollicitant les Instances Représentatives du Personnel pour toutes informations ou commande (Comité d Entreprise dans le cadre des œuvres sociales par exemple),

12 en aucun cas, les Instances Représentatives du Personnel ne peuvent utiliser la messagerie, considérée comme outil professionnel, pour des diffusions individuelles ou générales d information sociale ou économique. Par conséquent le principe de «chaîne» c est à dire la diffusion collective est interdite et aucun tract, ou information, émanant des IRP ne peut circuler sur la messagerie. La Direction s engage à ne pas prendre connaissance du contenu des messages émis ou reçus par les Partenaires sociaux. Les communications entre les Instances Représentatives du Personnel et la Direction peuvent s exercer par ce canal (convocations, comptes rendus, rendez-vous ). Les frais de téléphone, de connexion et de maintenance sont à la charge de l employeur. Intranet Les Instances Représentatives du Personnel disposent d un accès aux fonctionnalités communes d Intranet accessibles par l ensemble des salariés. Les informations obtenues par cet outil relèvent de l information interne et ne peuvent en aucun cas être utilisées pour des usages externes. Internet L utilisation d Internet par les Instances Représentatives du Personnel est possible mais doit cependant correspondre à l activité et répondre aux besoins. Les frais d abonnement et de connexion sont à la charge de l employeur. Pour l ensemble des ces moyens : Les partenaires sociaux s engagent à respecter les règles de fonctionnement édictées à l ensemble du personnel, dans le Règlement Intérieur et la charte informatique. En cas d utilisation abusive des moyens Internet et messagerie, l entreprise se réserve le droit de saisir les autorités judiciaires compétentes pour faire cesser le trouble et le non-respect de l utilisation conforme de l outil informatique et de suspendre la prise en charge du défraiement. Toute suspension volontaire ou involontaire des modes de communication, Intranet et messagerie, entraînera un retour aux systèmes antérieurs. En cas de manquement grave aux règles de fonctionnement édictées dans le présent accord, le règlement intérieur et/ou la charte informatique, la Direction procédera à un premier avertissement par écrit auprès de(s) instance(s) ou organisation(s) syndicale(s) incriminée(s) ; toute récidive entraînera la suspension des moyens de communication électronique ou informatique et un retour aux moyens antérieurs

13 Article 7 : Prise en charge des frais de déplacements des IRP Les frais de déplacement engagés par les Instances Représentatives sont pris en charge par l entreprise au titre des frais de missions selon le barème kilométrique mission en vigueur. La Direction se réserve la possibilité de contrôler, a posteriori, la réalité des déplacements. En cas d abus, le défraiement ne sera pas appliqué. Pour cela, il est impératif de préciser les lieux de visites sur les demandes de remboursements. Les frais de repas des réunions, missions, déplacements sont financés par les titres restaurant exceptés pour les repas pris entre deux réunions (matinée et après midi) ou une réunion se déroulant toute la journée, sur l initiative de l employeur. Article 8 : Fournitures La demande de fournitures de papier et de petit équipement de bureau doit être faite directement, par le Secrétaire de l Instance ou le Délégué Syndical local, à l interlocuteur désigné par la Direction des Ressources Humaines. Elle est validée sous réserve d un niveau normal de consommation. Article 9 : Date de prise d effet Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet à compter du 1er juillet Article 10 : Demande de révision et dénonciation Toute redéfinition ultérieure du champ de compétences des IRP ou toute évolution de moyens entraîne la caducité globale du présent accord. Il pourra être dénoncé par l une ou l autre des parties signataires, sous réserve de respecter un délai de préavis fixé à 3 mois. Dans un délai de 3 mois, suivant la dénonciation, une négociation s engagera afin de négocier et conclure un éventuel accord de substitution. En l absence de conclusion d un accord de substitution dans un délai de 12 mois suivant l expiration du préavis, l accord cessera de produire définitivement tous ses effets. Compte tenu de l indivisibilité du présent accord, la dénonciation ne pourra qu être totale et devra concerner la totalité des dispositions de l accord. En revanche, le présent accord pourra être révisé en tout ou partie sur l initiative de l une ou l autre des parties par la conclusion d un avenant conclu avec une ou plusieurs organisations syndicales signataires de l accord initial et ce, sous réserve de l exercice du droit d opposition dans les conditions actuellement prévues par l article L 132-7, si l avenant de révision était globalement moins favorable que l accord initial

14 Article 11 : Dépôt de l accord Le présent accord est établi en nombre suffisant d originaux pour remise à tous les signataires et dépôt auprès de la Direction Départementale du Travail et de l Emploi de Valenciennes et du secrétariat greffe du Conseil des Prud hommes de Valenciennes