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1 Marché à procédure adaptée (MAPA) pour l assistance à maîtrise d ouvrage afin d accompagner l Inra dans la phase de lancement de l instrumentation de ses processus sur le périmètre fonctionnel de la gestion immobilière. ANNEXE n 1 CAHIER DES CHARGES MAPA-AMO-CdC Page : 1/10

2 SOMMAIRE SOMMAIRE OBJET DU MARCHE PRESENTATION GENERALE DE L INRA CONTEXTE DE LA FONCTION IMMOBILIERE PRESENTATION DU PATRIMOINE DE L INRA ET DE SES ENJEUX PRINCIPAUX ACTEURS CONCERNES LE PROJET DE MODERNISATION DE LA FONCTION IMMOBILIERE PRESENTATION DU SAIF EQUIPE PROJET SIMMO PERIMETRE DU PROJET SIMMO LE COMITE DE PILOTAGE SIMMO ASSISTANCE ATTENDUE TRAVAUX A REALISER LIVRABLES ATTENDUS LIEU D EXECUTION SUIVI ET PILOTAGE CALENDRIER DE LA PRESTATION MAPA-AMO-CdC Page : 2/10

3 1. OBJET DU MARCHE Le marché a pour objet une mission d assistance au chef de projet du Système d Information Immobilier (SIMMO) qui est également responsable du SAIF (Service des Affaires Immobilières et Foncières) pour accompagner l Inra dans le lancement de la phase d instrumentation informatique de ses processus sur le périmètre fonctionnel de la gestion immobilière. MAPA-AMO-CdC Page : 3/10

4 2. PRESENTATION GENERALE DE L INRA L Inra, Institut National de la Recherche Agronomique, institut de recherche finalisée, décline ses travaux selon un tripode : Agriculture, Environnement, Alimentation. Dans son domaine il est le premier institut de recherche européen et le deuxième mondial. Au-delà de ses ressources propres, l Inra collabore avec de nombreux partenaires en France (Unités mixtes de recherche notamment), et à l international. Il est pilote de programmes de recherche européens et mondiaux. L Inra est un établissement public à caractère scientifique et technologique (EPST) placé sous la double tutelle des Ministères chargés de la Recherche et de l Agriculture. Les articles R à R du Code Rural précisent les missions, l organisation et le fonctionnement de l Inra : réaliser toute recherche intéressant l'agriculture et les industries qui lui sont liées ; contribuer à la politique nationale de recherche dans les domaines relevant de sa compétence ; publier et diffuser les résultats de ses travaux, et concourir au développement de l'information scientifique et à la diffusion des connaissances scientifiques ( ) ; apporter son concours à la formation à la recherche et par la recherche ; participer à la valorisation de ses recherches ; effectuer des expertises scientifiques dans son champ de compétences. L Inra est déployé sur : 18 centres de recherche régionaux (dimension territoriale), 373 unités (dimension managériale). Les unités sont rattachées à des départements (thématique scientifique), ou sont au service du collectif (siège, centre, département ). Certaines unités sont uniquement Inra, alors que d autres associent des partenaires (Universités, écoles, autres établissements scientifiques, ). Une vision de l organisation et des activités de l'institut est disponible sur le site institutionnel MAPA-AMO-CdC Page : 4/10

5 3. CONTEXTE DE LA FONCTION IMMOBILIERE 3.1. Présentation du patrimoine de l Inra et de ses enjeux L INRA gère environ bâtiments pour un peu plus de m 2 de SHON, ha de foncier, répartis sur 130 sites environ rattachés aux 18 centres. Ce patrimoine est valorisé en valeur d usage à 830 M par France Domaine. En termes budgétaires, les dépenses d immobilier exécutées représentent 308 M entre 2000 et L Inra consacre chaque année en moyenne 22 M aux opérations immobilières (construction nouvelle, rénovation, réhabilitation et démolition) Principaux acteurs concernés La fonction immobilière est gérée par de nombreux acteurs parmi lesquels : Le DGDAR (Directeur Général Délégué chargé de l Appui à la Recherche), représentant le collège de direction, pilote l ensemble des fonctions d Appui à la Recherche, dont la fonction immobilière. Il pilote le schéma prévisionnel de stratégie immobilière (SPSI) et décide chaque année des opérations lancées dans ce cadre. La Commission Nationale des Opérations Immobilières (CNOI), composée d une dizaine de membres instruit les dossiers de demandes d opérations immobilières planifiées soumises à l arbitrage de la direction. Le SAIF (Service des Affaires Immobilières et Foncières) est garant de la fonction immobilière à l échelon de l Etablissement (suivi de la stratégie, pilotage des initiatives transverses, support aux projets des centres, reporting à la Direction et aux tutelles, administration des données). Le SAIF s appuie localement sur des personnes ressources pour le collectif sous la responsabilité du PC (Président de Centre) et du DSA (Directeur des Services d Appui du centre). Ses principaux correspondants en centre sont le RTC (Responsable des Travaux du Centre), le responsable maintenance et exploitation et le gestionnaire de contrat immobilier (GCI). Il travaille en outre avec les RAC (Responsable Achats de Centre), en charge des marchés, les DPC (Délégués Prévention de Centre) et les Chargés de Mission Développement Durable (CMDD). Dans le cadre de la nouvelle répartition des responsabilités formalisée à partir de juillet 2012 : o Le Président de Centre «définit les orientations et les priorités de la politique de Centre en matière de projets immobiliers» «sur propositions du DSA il arrête le programme annuel d ELR Entretien Lourd Réparti (après avis du Conseil de Gestion)». o le Directeur des Services d Appui «assiste le Président de Centre dans la définition des priorités» «il instruit les projets» «élabore la politique d ELR et propose le programme d investissement». MAPA-AMO-CdC Page : 5/10

6 Les unités, dirigées par des DU (Directeurs d Unité) et au sein desquelles sont progressivement mis en place des correspondants d exploitation sont les clients internes des processus immobiliers. La DIFAG (Direction du Financement et de l Administration Générale) et la DSI (Direction du Système d Information) sont les deux fonctions d appui pour lesquelles les interactions sont les plus fortes avec la fonction immobilière. D autres directions sont parties prenantes, en particulier la Direction de l Action Régionale, de l enseignement Supérieur et de l Europe (DARESE), l Agence Comptable (ACP), la Mission Centrale Prévention (MCP) Le projet de modernisation de la fonction immobilière Depuis 2010, l Inra conduit un projet de modernisation de la fonction immobilière avec pour objectifs de : définir un nouveau cadre de gestion global de bout en bout de la fonction immobilière (avec évolution ou définition de nouveaux processus de gestion immobilière) ; harmoniser les pratiques de gestion des centres (en faisant évoluer les métiers et les responsabilités) : déployer une solution SI intégrée avec le SI Finances dans le respect des choix d intégration du SI déjà réalisés et en cohérence avec les perspectives d évolution arrêtées notamment au titre du Schéma Directeur des Systèmes d Information. L Inra a fait le choix d instrumenter ses processus à l aide du logiciel PeopleSoft, et en particulier avec l implémentation du module ALM (Asset Lifecycle Management) dont les licences d exploitation sont d ores et déjà acquises. Depuis 2010, l Etablissement a notamment : installé le SAIF dans son rôle de soutien et d animation des réseaux internes ; formalisé les objectifs du projet ; établi les processus de fonctionnement cible (processus de pilotage et opérationnels) ; détaillé le fonctionnement cible, incluant la répartition des rôles dans les centres, proposé des indicateurs de suivi de l activité immobilière ; commencé à rencontrer les centres pour examiner concrètement les impacts de la mise en œuvre du SI Immobilier ; fait arbitrer par le COSIG (Comité des Systèmes d information de Gestion) le lancement de la première étape du projet Système d Information Immobilier (SIMMO) en 2013 avec la mise en place du référentiel bâti et foncier Présentation du SAIF La création du SAIF résulte d une décision prise par l INRA en Le service a pour missions : l aide à la mise en œuvre de la stratégie immobilière de l INRA ; la gestion du plan annuel et la maîtrise des coûts ; le pilotage d initiatives transverses ; le support aux projets immobiliers des centres ; MAPA-AMO-CdC Page : 6/10

7 l administration du SI Immobilier. Le SAIF est intégré au sein de la MICSDAR, Mission de Coordination des Services Déconcentrés d Appui à la Recherche. Il comprend aujourd hui 4 personnes. Le responsable du SAIF a été mandaté par le DGDAR dès 2009 pour mener opérationnellement le projet de modernisation de la fonction immobilière sous la responsabilité d un comité de pilotage. Le responsable du SAIF est le chef du projet SIMMO Equipe projet SIMMO L équipe projet est : dirigée par chef de projet SIMMO, qui est affecté à 100 % au projet et à la direction du SAIF ; composée des membres du SAIF, un membre de l Agence Comptable et 2 participants issus des services d appui en centres. L équipe est en outre renforcée d un participant issu de la DSI Périmètre du projet SIMMO Le projet SIMMO concerne l ensemble de la gestion immobilière logée au sein de l Institut. Le projet doit également prévoir le déploiement éventuel aux deux écoles supérieures d agronomie, Montpellier SupAgro et Agrocampus Ouest, avec lesquelles l INRA entretient une étroite collaboration en matière de système d information (dans le cadre du programme SI Agro) Le comité de pilotage SIMMO Un comité de pilotage valide, priorise et arbitre toutes les orientations proposées par le chef de projet. Le comité de pilotage est présidé par le DGDAR et composé de représentants de la MICSDAR, CNOI, DARESE, Agence Comptable, DIFAG et la DSI. Le chef de projet et le Titulaire sont invités permanents de ce comité. L élaboration de l ordre du jour et la rédaction du support relèvent de la responsabilité du chef de projet avec l assistance du titulaire et font l objet d une validation par le DGDAR Le comité de pilotage se réunit tous les trois mois. MAPA-AMO-CdC Page : 7/10

8 4. ASSISTANCE ATTENDUE 4.1. Travaux à réaliser La prestation est prévue pour se dérouler sur une période de six mois. Elle consiste en un accompagnement du chef de projet SIMMO au cours de la première étape d instrumentation des processus sur le périmètre fonctionnel de la gestion immobilière. Cette étape a pour objet d organiser le lancement de la mise en œuvre du socle de SIMMO, à savoir le nouveau référentiel bâti et foncier et, potentiellement, le portefeuille de projets. Il s agira principalement de : terminer la rédaction du cahier des charges fonctionnel détaillé en s appuyant sur les processus cibles déjà formalisés ; approfondir les conditions de déploiement de SIMMO dans les centres, au regard notamment de l existant et de la situation cible envisagée ; assister la conduite du projet : organiser les travaux, assurer la coordination avec la DSI et animer les instances de reporting (comité de pilotage et comité de coordination MISCDAR) ; accompagner le Responsable du SAIF dans le pilotage de ses autres projets 2013 concourant à consolider les travaux de modernisation de la fonction immobilière mis en œuvre depuis Livrables attendus 1. Supports et comptes rendus du comité de pilotage, des CCM et des réunions d équipe SIMMO. 2. Cahiers des charges fonctionnels du lot arbitré par l INRA sur la mise en place des référentiels. 3. Plan projet pour le déploiement du socle Lieu d exécution La prestation se déroulera sur Paris et région parisienne avec des déplacements possibles sur d autres centres Inra (centres administratifs et domaines rattachés). Les frais de ces déplacements nécessaires à l exécution de la mission et en dehors du Siège de l Inra à Paris seront pris en charge directement par l Inra. MAPA-AMO-CdC Page : 8/10

9 5. SUIVI ET PILOTAGE La mission sera suivie par le comité de coordination avec la MICSDAR (CCM), qui se réunit mensuellement pour faire le point des activités SIMMO et SAIF. Il est composé du responsable MICSDAR et du responsable du SAIF. MAPA-AMO-CdC Page : 9/10

10 6. CALENDRIER DE LA PRESTATION La prestation est d une durée de six mois maximum à compter de la notification. MAPA-AMO-CdC Page : 10/10

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