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1 Application de gestion des licences USSP Guide d utilisation de l application Pour les établissements USSP - Union du Sport Scolaire Polynésien Mis à jour le : 09/09/2014

2 Sommaire 1 Pré-requis 2 Connexion à l application 2-1 Modification des paramètres de connexion 3 Liste des élèves 3-1 Rechercher un ou plusieurs élèves 3-2 Visualiser une fiche élève 3-3 Charger la photo d identité d un élève 4 Licences 4-1 Effectuer une demande de licence 4-2 Editer les licences Editer les licences par sélection de critères et/ou date de demande Editer la licence d un ou plusieurs élèves (nouveau) Editer la licence d un élève à partir de la liste des élèves 4-3 Exportation EXCEL Page 2 sur 16

3 1 Pré-requis Pour se connecter à l application vous devez disposer d un ordinateur muni d une connexion internet, d un navigateur internet récent (Internet Explorer 6 ou +, Mozilla Firefox 2.0 ou +) et du logiciel Adobe Acrobat Reader (version 5 ou +). La résolution minimale pour visualiser correctement cette application est 1024x768 pixels, la résolution optimale est 1280x1024 pixels. Page 3 sur 16

4 2 Connexion à l application Ouvrer votre navigateur internet (Microsoft Internet Explorer ou Mozilla Firefox) puis saisir l adresse suivante dans la barre d adresse : Vous accédez à la page de connexion à l application. Saisissez votre nom d utilisateur et votre mot de passe dans les champs correspondants, puis cliquez sur le bouton Valider. Remarque : Les noms d utilisateurs et les mots de passe sont transmis par l USSP à chaque utilisateur, quelques jours avant que l application soit disponible. Pour toutes informations concernant la connexion, contactez l USSP ATTENTION : Pour la première connexion, l identifiant de connexion est la concaténation des initiales du prénom et de votre nom entier, le tout en minuscule et sans accent : Exemple : Jean Dumond = jdumond, Marie-élodie Délieu = medelieu Le mot de passe lors de la première connexion est : «ussp» 2-1 Modification des paramètres de connexion Si vous vous connectez à l application pour la première fois, après avoir saisi les informations de connexion, vous serez redirigé vers la page de modification de vos paramètres. Page 4 sur 16

5 Saisissez votre nouvel identifiant et votre nouveau mot de passe, puis cliquez sur le bouton Enregistrer. Vous accédez alors à la page d accueil de l application de gestion des affectations. Cliquez pour se déconnecter de l application Page 5 sur 16

6 3 Liste des élèves Sur la page d accueil, vous visualisez la liste des élèves de votre établissement classée par ordre alphabétique. Nombre d élèves trouvés pour votre établissement Page en cours Page suivante Remarque : Les lignes possédant une case à cocher représentent des élèves NON LICENCIES, les lignes possédant le symbole représentent des élèves EN ATTENTE DE LICENCE ou LICENCIES (Si le n de licence est renseigné, alors l élève est licencié) Page 6 sur 16

7 3-1 Rechercher un ou plusieurs élèves Vous avez la possibilité d affiner l affichage de la liste des élèves en utilisant le formulaire de recherche situé à gauche de cette liste. Vous pouvez effectuer une recherche par Nom, prénom, catégorie et état de l élève (Non licencié, licencié, en attente de licence). Saisissez et/ou sélectionner vos critères de recherche puis cliquez sur le bouton Rechercher Exemple de recherche par nom et catégorie : Vous pouvez saisir uniquement la ou les premières lettres du nom (et/ou du prénom) recherché, dans cet exemple nous recherchons tous les élèves dont le nom commence par «ch» et qui appartiennent à la catégorie «Juniors filles» Résultats de la recherche : Nombre d élèves trouvés Page 7 sur 16

8 3-2 Visualiser une fiche élève Dans la liste des élèves de votre établissement, cliquez sur le nom de l élève dont vous voulez visualiser la fiche. Vous accédez à la fiche détaillée de cet élève 3-3 Charger la photo d identité d un élève Dans la liste des élèves de votre établissement, cliquez sur le nom de l élève dont vous voulez charger la photo. Puis cliquez sur le Bouton Parcourir afin d aller chercher la photo à rattacher à l élève. Page 8 sur 16

9 Dans la fenêtre qui s ouvre, sélectionnez la photo à rattacher, puis cliquez sur le bouton Ouvrir. Le champ de formulaire Photo d identité est alors alimenté. Cliquez sur le bouton OK pour charger la photo. Lorsque le chargement s est effectué correctement, la photo apparait sur la fiche de l élève. Elle apparaitra également lors de l édition de la licence de l élève. ATTENTION La photo envoyée ne doit pas excéder 2 Mo. Cette photo est automatiquement redimensionnée afin de correspondre au format photo d identité (pour l application 101x121 pixels). Si vous envoyé une photo plus petite que les dimensions précédentes, la qualité peut être détériorée du fait du redimensionnement, l idéal étant d envoyé des photos déjà au format identité. Page 9 sur 16

10 4 Licence 4-1 Effectuer une demande de licence Pour effectuer une demande de licence, dans la page de liste des élèves, cochez les cases des élèves désirant se licencier et sélectionner dans la liste déroulante correspondante l APS principale de l élève. Cliquez sur le bouton Enregistrer les demandes de licences situé en bas de la liste des élèves. Une fois l enregistrement des demandes de licences effectué, les élèves demandeurs sont signalés par le symbole Les utilisateurs de l USSP traitent les demandes de licences et attribuent à chaque élève demandeur un N de licence. Une fois le traitement terminé, les élèves licenciés apparaissent dans la liste avec leur N de licence. ATTENTION ENREGISTRER VOS DEMANDES DE LICENCES AVANT DE CHANGER DE PAGE Page 10 sur 16

11 4-2 Editer les licences Editer les licences par sélection de critères ou dates de demande Dans le menu principal de l application, cliquez sur l onglet Edition des licences Vous accédez alors au formulaire d édition des licences. Vous pouvez choisir d éditer les licences selon : - La catégorie des élèves - L APS principale des élèves - La date de demande de licence Remarque : Les champs de formulaire «Date de demande de licence est initialisé avec la date du jour. Vous pouvez effacer le champ «Date de demande de licence», dans ce cas, vous éditerez toutes les licences dont la date de demande est antérieure ou égale à la date du jour. Vous pouvez également utiliser la liste de choix située devant le champ de date, qui vous offre la possibilité d éditer les licences demandées Avant ou Après la date renseignée. Sélectionnez vos critères d édition, puis cliquez sur le bouton Editer le fichier Page 11 sur 16

12 L application génère un fichier au format PDF que vous pourrez ouvrir directement ou enregistrer sur votre ordinateur. Il est conseillé de sauvegarder ce fichier afin de pouvoir, si besoin, réimprimer rapidement une ou plusieurs licences. Dans la boite de dialogue qui apparait à l écran, sélectionnez l action à exécuter. Enregistrer le fichier PDF Imprimer les licences Page 12 sur 16

13 4-2-2 Editer la licence d un ou plusieurs élèves Sur la page de gestion des éditions de licences, vous avez la possibilité d éditer la licence d un ou plusieurs élèves en utilisant le formulaire ci-dessous : Champs permettant de rechercher les élèves licenciés Liste des élèves licenciés trouvés Liste des élèves licenciés à éditer Saisissez et/ou sélectionner un ou plusieurs critères de recherche puis cliquez sur le bouton OK. Exemple : on recherche toutes les juniors/seniors filles licenciées dont le nom commence par «a» Astuce : La touche Entrée permet de valider le formulaire de recherche élève. Page 13 sur 16

14 Le résultat de la recherche apparait alors dans la liste des élèves licenciés. Sélectionner le ou les élèves dont vous voulez éditer la licence puis cliquez sur le bouton Ajouter Astuce : Maintenir la touche CTRL appuyée et cliquer sur les élèves pour faire une sélection multiple. La liste des licences à éditer est alors alimentée avec les élèves sélectionnés précédemment. Vous pouvez à nouveau effectuer une recherche et ajouter de la même façon les élèves dont vous voulez éditer les licences. Une fois votre liste des licences à éditer complète, cliquez sur le bouton Editer le fichier afin de générer le fichier d impression des licences. Page 14 sur 16

15 4-2-3 Editer la licence d un élève à partir de la liste des élèves Dans la page de liste des élèves de votre établissement, cliquez sur le numéro de licence ou sur l image dont vous voulez éditer la licence. de l élève L application génère un fichier au format PDF que vous pourrez ouvrir directement ou enregistrer sur votre ordinateur. Dans la boite de dialogue qui apparait à l écran, sélectionnez l action à exécuter. Page 15 sur 16

16 4-3 Exportation EXCEL Vous avez la possibilité d exporter toutes les données concernant votre établissement sous la forme d un fichier EXCEL. Dans la page de liste des élèves, sous le formulaire de recherche, cliquez sur le lien Exportation EXCEL puis dans la boite de dialogue qui s ouvre cliquez sur Enregistrer. Une fois le fichier enregistré sur votre ordinateur, ouvrez le. Un message peut apparaitre vous indiquant que le format du fichier n est pas correct et vous demandant si vous voulez toujours ouvrir ce fichier. Cliquez sur OUI. ATTENTION Le fichier généré est au format EXCEL brut, pour pouvoir l utiliser correctement il est préférable, une fois le fichier ouvert, de l enregistrer à partir de votre logiciel au format courant (format Microsoft EXCEL 2003 ou +). Page 16 sur 16

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