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1 ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET DATE VALIDATED : 18 November 2013 VALIDATED BY : C. Adams ORGANIZATION : NATO AIRLIFT MANAGEMENT PROGRAMME, Programme Manager s Office POSITION No. : N-52 TITLE : Executive and Organisational Development Officer - NAM GRADE : A-4 JOB CODE : A71 DUTY LOCATION : Pápa, HUN SUMMARY The incumbent is responsible to the Programme Manager (PM) for ensuring the efficient operation of the management of the NAM Programme Office (PO), and functionally responsible to the NSPA HR Executive for providing support on manpower and organisational development of the NAM Programme and the Heavy Airlift Wing (HAW). More precisely, he/she is responsible for performing the following functions: RESPONSIBILITIES General Responsibilities Ensuring the development and management of PM s activities plan. Supervising the preparation of meetings chaired by the PM, including taking the minutes and performing follow-up actions. Initiating the preparation of all visits made by the PM and performing follow-up actions as directed. Monitoring the status and completion of action items. Preparing the PM s correspondence and supporting documents. Ensuring timely and accurate preparation, presentation and staffing of letters, notes and files to the PM for signature. Assisting the PM in overseeing the work of the business areas and monitoring the implementation of the PM's decisions within the Programme. Arranging the staffing within the Programme for NAM Programme Board (PB) and Subsidiary Committees meeting agendas and related documents and following up actions to be taken subsequent to meetings of these bodies. Preparing, editing and delivering briefings and presentations on behalf of the PM, as required. Acting, for all matters of administrative nature, as the direct contact to the Executive Secretariat of the NAM PB and Strategic Airlift Capability (SAC) Steering Board as well as the Head of NSPO Secretariat. Preparing, analyzing and making recommendations for the NAM element of the annual NSPA O&PE proposals, and evaluating resource requirements for new projects, tasks and missions, including the preparation, review and validation of Position Descriptions (PDs). N-52 NATO UNCLASSIFIED FILE 2013

2 Analyzing organizational structures, processes, internal communication and methods of operation to determine appropriate organizational performance. Providing independent and objective advice to the NAM PM and the HAW Commander on a range of issues concerning administration and personnel as required, having taken functional advice as appropriate (e.g. from NSPA HR Executive or Chief of HR Division). Designing, implementing and managing the NAM training plan. Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions assigned in times of crisis and war. In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities, remain in the service of the Agency. Specific Responsibilities Acting as Fund Manager for the assigned parts of the SAC Administrative Budget. Acting as the Human Resources (HR) Liaison Officer with the NSPA HR Executive and Chief of HR Division, as required. Assisting the HAW Commander with preparing, analyzing and making recommendations for the annual Unit Manning Document (UMD) review including the preparation, review and validation of PDs. Assisting the HAW Commander with establishing guidelines and procedures to ensure the efficient administrative functioning of the HAW as required. Assisting the HAW Commander with the preparation of the SAC Personnel Conference and supporting the HAW representative at the conference as required. Managing the NAM PO Business Continuity Plan (BCP) based on the annually reviewed Risk Management Plan. Representing the NAM PO in the Communication and Information Systems (CIS) Board as required Coordinating with NSPA Headquarters on areas of general interest as required. Acting as focal point for the NAM Communication Plan. ESSENTIAL QUALIFICATIONS General Qualifications University Degree (business administration, HR, management, law) equivalent to a Master's degree. Very good knowledge of management principles, practices and methods of control of a sizeable organization. Knowledge of NSPA/NAMP operations and their inter-relationship to NATO and other national or international organizations. Broad experience in a high level executive staff position acquired in a sizeable organization (national or international environment). Strong and effective communication and interpersonal skills and excellent negotiation abilities. Ability to facilitate/present persuasively to gain buy-in and effective negotiations skills to achieve desired outcomes including business growth Ability to multi-task, manage time and work effectively under pressure while producing high-quality products under short-notice deadlines. Ability to develop resourceful and effective solutions to complex problems (including HR), ability to set and implement performance goals and expectations, to develop policy and metrics, to measure performance and to engage problems early to mitigate risk and redirect performance. N-52 NATO UNCLASSIFIED FILE 2013

3 Knowledge of information systems with experience in using personal computers and software packages at end-user-level. Very good knowledge of one of the official NATO languages Specific Qualifications Experience in HR Management at international level, preferably in a NATO organization. Exemplary diplomacy, tact, discretion and interpersonal relations. Proven success in producing high quality written output, working to short deadlines, on senior management issues. DESIRABLE QUALIFICATIONS Experience as a Fund Manager would be an asset. Experience in HR Management of military personnel, preferably in an aviation environment, would be an advantage. Good knowledge of the second official NATO language and/or knowledge of the host nation language would be considered beneficial. PERSONAL CHARACTERISTICS Possessing honesty with a positive "can-do" attitude and spirit of cooperation; ability to develop and lead diverse teams working together toward established objectives. Possessing passion and motivation together with strong communication skills, to create a spirit of cooperation in order to build complementary interpersonal relationships with internal/external customers and stakeholders. Possessing emotional intelligence/self-control to remain calm in the face of adversity/conflict; ability to embrace and lead change while remaining flexible/adaptable to emerging requirements. All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism. ADDITIONAL INFORMATION The working language of the NATO Airlift Management Programme is English. N-52 NATO UNCLASSIFIED FILE 2013

4 ORIGINAL : Anglais HABILITATION : NATO SECRET DATE DE VALIDATION : 18 novembre 2013 VALIDÉ PAR : C. Adams ORGANISATION : PROGRAMME OTAN DE GESTION DU TRANSPORT AÉRIEN, Bureau du gestionnaire de programme N DU POSTE : N-52 INTITULÉ : Responsable exécutif et de l'adaptation organisationnelle NAM GRADE : A-4 CODE POSTE : A71 LIEU D'AFFECTATION : Pápa (Hongrie) RÉSUMÉ Responsable envers le gestionnaire de programme, le (la) titulaire est chargé(e) de veiller au bon fonctionnement de l'administration du Bureau de programme NAM et il (elle) rend compte sur le plan fonctionnel au responsable exécutif des ressources humaines de la NSPA pour ce qui est des questions relatives à la main-d'œuvre et à l'adaptation de l'organisation du programme NAM et de l'escadre de transport lourd [Heavy Airlift Wing (HAW)]. Il (elle) exerce plus précisément les fonctions suivantes : RESPONSABILITÉS Responsabilités générales veiller à l'élaboration et à la gestion du plan d'activités du gestionnaire de programme ; superviser la préparation des réunions que préside le gestionnaire de programme, et notamment en assurer le compte rendu et le suivi ; déclencher les travaux préparatoires pour toutes les visites effectuées par le gestionnaire de programme et en assurer le suivi, conformément aux instructions reçues ; suivre l'évolution et l'exécution des mesures prises ; préparer le courrier du gestionnaire de programme et les documents connexes ; veiller à ce que les lettres, notes et dossiers soumis à la signature du gestionnaire de programme soient préparés, présentés et coordonnés dans les formes et les délais voulus ; aider le gestionnaire de programme à superviser les travaux des domaines d'activité et suivre l'exécution au sein du programme des décisions du gestionnaire de programme ; organiser la coordination au sein du programme des ordres du jour des réunions du Comité de programme NAM et des comités subsidiaires et des documents correspondants, et assurer, après ces réunions, le suivi des mesures à prendre ; élaborer, revoir et présenter des dossiers et exposés au nom du gestionnaire de programme, en fonction des besoins ; être, pour toutes les questions d'ordre administratif, l'interlocuteur direct du secrétariat exécutif du Comité de programme NAM et du Comité directeur SAC (Capacité de transport aérien stratégique) ainsi que du chef du secrétariat de la NSPO ; élaborer et analyser le volet NAM des propositions d'organisation et de tableau d'effectifs annuels de la NSPA, soumettre des recommandations à ce sujet et évaluer les ressources nécessaires pour prendre en charge les tâches, missions et projets nouveaux, ce qui comprend l'élaboration, l'examen et la validation de fiches de poste ; N-52 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER _13#3xx.docx

5 analyser les structures organisationnelles, les processus, les modes de communication interne et les méthodes de fonctionnement de manière à déterminer le niveau de performance organisationnelle approprié ; fournir au gestionnaire du programme NAM et au commandant de l'escadre de transport lourd des avis indépendants et objectifs portant sur un ensemble de questions relatives à l'administration et au personnel selon les besoins, après avoir pris conseil sur le plan fonctionnel le cas échéant (par ex. auprès du responsable exécutif des ressources humaines de la NSPA ou du chef de la Division des ressources humaines) ; concevoir, mettre en œuvre et gérer le plan de formation NAM ; exécuter d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions appropriées qui lui seront confiées en période de crise et en temps de guerre. En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'agence, sous réserve de l'accord de ses autorités nationales. Responsabilités particulières agir en tant que gestionnaire des ressources pour ce qui concerne les parties du budget administratif de la Capacité de transport aérien stratégique (SAC) dont il (elle) a la charge ; exercer, selon les besoins, les fonctions d'agent de liaison, en matière de ressources humaines, vis-à-vis du responsable exécutif des ressources humaines de la NSPA et du chef de la Division des ressources humaines ; assister le commandant de la HAW dans l'élaboration et l'analyse de la revue annuelle de l'état des effectifs (UMD) et soumettre des recommandations à ce sujet, ce qui comprend l'élaboration, l'examen et la validation des fiches de poste ; assister le commandant de la HAW dans l'élaboration des lignes directrices et des procédures visant à assurer le fonctionnement administratif efficient de la HAW, en fonction des besoins ; assister le commandant de la HAW dans l'organisation de la conférence du personnel de la SAC et assurer le soutien du représentant de la HAW lors de la conférence, selon les besoins ; gérer le plan de continuité des activités (BCP) du Bureau de programme NAM sur la base du plan de gestion des risques révisé chaque année ; représenter le Bureau de programme NAM au Comité des systèmes d'information et de communication (SIC), si nécessaire ; assurer la coordination avec le quartier général de la NSPA concernant les domaines d'intérêt général, selon les besoins ; servir d'interlocuteur privilégié pour le plan de communication du NAM. QUALIFICATIONS ESSENTIELLES Qualifications générales Diplôme d'études supérieures (administration des affaires, ressources humaines, gestion, juridique) équivalant à un master. Très bonnes connaissances des principes de management et des pratiques et méthodes de contrôle dans un organisme important. Connaissance des activités de la NSPA/du NAMP et de leur interdépendance avec l'otan et d'autres organismes nationaux ou internationaux. Vaste expérience des fonctions liées à un poste d'encadrement de haut niveau dans un organisme important national ou international. Solides compétences et efficacité en matière de communication et de relations interpersonnelles, et excellente aptitude à négocier. Aptitude à animer/exposer avec conviction afin d'emporter l'adhésion de ses interlocuteurs et capacité à négocier efficacement pour atteindre les résultats souhaités, et notamment une croissance de l'activité. Aptitude à mener plusieurs tâches de front, à gérer le temps et à travailler efficacement sous pression tout en fournissant des prestations de grande qualité dans de brefs délais. Aptitude à mettre au point des solutions ingénieuses et efficaces aux problèmes complexes (y compris en ce qui concerne les ressources humaines), à déterminer et mettre en œuvre les résultats visés et attendus, à élaborer la politique générale et les indicateurs, à mesurer les prestations, et à traiter tôt les problèmes afin d'atténuer les risques et de réorienter l'exécution du travail. N-52 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2013

6 Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels. Très bonne connaissance d'une des deux langues officielles de l'otan. Qualifications particulières Expérience de la gestion des ressources humaines à un niveau international, de préférence dans un organisme de l'otan. Sens de la diplomatie, tact, discrétion et sens des relations humaines exemplaires. Aptitude confirmée à rédiger des documents de grande qualité, à bref délai, sur des dossiers relevant de l'encadrement supérieur. QUALIFICATIONS SOUHAITABLES Une expérience en tant que gestionnaire des ressources constituerait un atout. Une expérience de la gestion des ressources humaines appliquée au personnel militaire, de préférence dans un environnement "aviation", constituerait un avantage. Une bonne connaissance de la seconde langue officielle de l'otan et/ou une connaissance de la langue du pays hôte constitueraient un atout. QUALITÉS PERSONNELLES Honnêteté, attitude positive et volontaire, et esprit de coopération ; capacité à constituer et à diriger des équipes hétérogènes travaillant en coopération à la réalisation des objectifs fixés. Passion et motivation alliées à une solide aptitude à communiquer, afin de créer un esprit de coopération pour pouvoir nouer des relations interpersonnelles de complémentarité avec les clients internes et externes ainsi qu'avec les parties prenantes. Intelligence émotionnelle/maîtrise de soi lui permettant de garder son calme face à l'adversité ou dans des situations conflictuelles ; aptitude à adhérer au changement et à le diriger tout en restant souple et capable de s'adapter à de nouveaux besoins. Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du Code de conduite de l'otan adopté par le Conseil de l'atlantique Nord et qu'en conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES La langue de travail du Programme OTAN de gestion du transport aérien est l'anglais. N-52 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2013

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