VÉRIFICATION DES CONTRIBUTIONS FAITES AU CONSEIL DE LA JOURNÉE MONDIALE DE LA JEUNESSE CATHOLIQUE (JMJC) 2002

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1 AFFAIRES ÉTRANGÈRES ET COMMERCE INTERNATIONAL BUREAU DE L INSPECTEUR GÉNÉRAL VÉRIFICATION DES CONTRIBUTIONS FAITES AU CONSEIL DE LA JOURNÉE MONDIALE DE LA JEUNESSE CATHOLIQUE (JMJC) 2002 SEPTEMBRE 2003 Direction de la vérification (SIV) Ce document peut ne pas être entièrement accessible. Pour une version accessible, prière de consulter

2 TABLE DES MATIÈRES RÉSUMÉ... 1 ÉTENDUE, OBJECTIFS ET MÉTHODOLOGIE Étendue Objectifs Méthodologie... 2 APERÇU... 3 OBSERVATIONS Accords de contribution... 4

3 RÉSUMÉ La Direction de la vérification (SIV) a entrepris, dans le cadre de son examen des Subventions et contributions ministérielles, une vérification de gestion du rôle joué par le Groupe spécial de travail (RXW) à l égard des deux contributions faites au Conseil de la Journée mondiale de la jeunesse catholique (JMJC) Cette vérification avait pour objectif de déterminer dans quelle mesure le programme de subventions a été géré selon les bonnes pratiques d exercice de la fonction de contrôleur moderne et a été conforme aux exigences législatives et réglementaires. On a constaté que les deux accords de contribution, totalisant 2 millions de dollars, étaient conformes aux Politiques sur les paiements de transfert du Ministère et du Conseil du Trésor. Les documents pertinents ont été versés aux dossiers de contribution et les approbations nécessaires concernant le paiement des contributions ont été obtenues. Les activités du bénéficiaire ont été supervisées par les membres du personnel du programme de RXW. 1

4 ÉTENDUE, OBJECTIFS ET MÉTHODOLOGIE 1.1 Étendue La présente vérification a porté sur les pratiques et les contrôles exercés par le Groupe spécial de travail en ce qui concerne la gestion des contributions accordées au Conseil de la JMJC L équipe de vérification n a pas vérifié les rôles de coordonnateur fédéral et de président du Comité consultatif intergouvernemental (CCI) joué par RXW, mais plutôt son rôle de gestionnaire du programme de contribution conformément aux Politiques sur les paiements de transfert du Ministère et du Conseil du Trésor. 1.2 Objectifs L objectif global de la vérification était de déterminer dans quelle mesure le programme de contribution a été géré selon les bonnes pratiques de la fonction de contrôleur moderne et a respecté les exigences législatives et réglementaires. Tout particulièrement, cette vérification s est attachée à déterminer : si les accords de contribution ont été préparés conformément à la Politique sur les paiements de transfert du MAECI; si les paiements ont été conformes aux termes et conditions approuvés par le Conseil du Trésor; si les responsables du programme ont effectué un suivi du projet. 1.3 Méthodologie Dans le cadre de la vérification, les principaux processus administratifs et les contrôles clés associés à la gestion des accords de contribution au MAECI ont été examinés. La phase d examen de la vérification a commencé en août 2002 et n a pu être complétée qu en août 2003, au moment où SIV a reçu copie de la vérification finale des états financiers au 31 décembre 2002 effectuée par les vérificateurs désignés auprès du Bureau national L équipe de vérification a effectué une étude détaillée de toute la documentation pertinente du programme et procédé à des entrevues avec le personnel clé de RXW, du Bureau de l administration du secteur (AMO), des Comptes de fournisseurs (SMFS) et de l Analyse des programmes (SMPT). 2

5 APERÇU La ville de Toronto a été sélectionnée comme ville hôte de la JMJC 2002, le plus grand rassemblement de jeunes au monde. La JMJC est un événement organisé par le Saint-Siège et elle a été décrétée par le pape Jean-Paul II en Le ministre des Affaires étrangères était chargé de coordonner la participation du gouvernement à la JMJC Le gouvernement fédéral a joué un rôle de facilitateur. Le Saint-Siège a chargé le cardinal de Toronto et la Conférence des évêques catholiques du Canada (CECC) d organiser l événement, tandis que la ville de Toronto, la province de l Ontario et le gouvernement fédéral devaient appuyer le comité organisateur Du 18 au 28 juillet 2002, des jeunes de 173 pays ont pris part à une série d activités organisées à Toronto et dans tout le Canada. Environ personnes ont participé à la messe papale au parc Downsview, le dimanche 28 juillet Dans son ensemble, la JMJC 2002 a été considérée comme une réussite; elle a dépassé toutes les attentes quant au nombre de jeunes qui sont venus des quatre coins du monde Une première contribution de 1 million de dollars a été versée au Conseil de la JMJC 2002 afin de couvrir les coûts de fonctionnement du Bureau national à Toronto, en particulier les salaires et le loyer. De juillet 2001 à mars 2002, le Bureau national a reçu neuf avances à justifier de $ chacune Une deuxième contribution de 1 million de dollars a été versée au Conseil de la JMJC 2002 afin de couvrir les dépenses imputables aux services de sécurité. Elle a été faite en un seul versement le 31 juillet Le bureau du Groupe spécial de travail de la JMJC (RXW) à Ottawa a mis fin à ses activités à la fin de la journée du 30 août Le 30 septembre 2002, le Bureau de la coordonnatrice fédérale à Toronto a mis fin à ses activités SIV a examiné le rapport de l événement, daté du 13 septembre 2002, préparé par la Coordinatrice fédérale à l issue de la JMJC 2002 et présenté au ministre des Affaires étrangères et du Commerce international. Le rapport fait état des résultats obtenus, des activités et des services offerts, des leçons apprises et des évaluations individuelles effectuées par les partenaires de la JMJC. Aux termes des conclusions du rapport, le gouvernement du Canada a retiré des avantages de sa participation à la JMJC

6 OBSERVATIONS 3.1 Accords de contribution SIV a examiné l accord de contribution initial de 1 million de dollars avec le gestionnaire du programme en tenant compte de deux risques spécifiques : 1) le risque que les objectifs du programme ne soit pas atteints; et 2) le risque que les fonds accordés ne soient pas gérés avec la diligence voulue, avec probité et prudence. Les deux contributions, s élevant à 1 million de dollars chacune, ont été approuvées par les Décisions du Conseil du Trésor *** Les gestionnaires du programme sont convaincus que les objectifs du programme ont été atteints, comme le mentionnent le site Web du Ministère et le rapport du Groupe spécial sur l événement Le Bureau national a remis ses états financiers vérifiés à RXW pour les exercices financiers qui se sont terminés les 31 décembre 2001 et 31 décembre Les états vérifiés indiquent que les états financiers, à l exception du revenu, donnent une bonne idée de la position financière du Conseil de la JMJC au 31 décembre 2001 et au 31 décembre La majorité des revenus du Conseil provenaient de dons qui ne sont pas susceptibles de satisfaire aux exigences d une vérification, ce qui est typique des organismes à but non lucratif. RXW a satisfait à toutes les conditions du Cadre de vérification fondé sur le risque (CVFR). 4