CAHIER DES CHARGES. Etabli le : Par : PGP Remplace la version du :

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Jean-Jacques Labelle
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1 CAHIER DES CHARGES Guide d utilisation 1. Actualisation Etabli le : Par : PGP Remplace la version du : Motif d actualisation : Nouveau canevas ( poste 17939) 2. Identification du poste Département : SANTE ACTION SOCIALE Service : Prévoyance et aides sociales Entité (division, secteur, établissement, office ) : Centre social d'intégration des réfugiés (CSIR) N de poste de référence : Intitulé du poste dans l entité : Gestionnaire de dossiers N emploi-type : Libellé : Gestionnaire de dossiers Chaîne : 347 Niveau : 6 3. Mission générale du poste (description succincte) 1. Organiser et gérer la prise en charge des factures médicales des bénéficiaires RI en relation avec l'assurance maladie 2. Assurer un soutien administratif aux gestionnaires de dossiers RI 3. Assurer un soutien administratif aux collaborateurs du CSIR 4. Assurer un soutien administratif au responsable administratif et à son adjointe Conduite : P directement subordonné-s Cf. Organigramme Non Oui : 5. Mode de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire Non Oui : Gestionnaires de dossiers RI, assistant/e social/e Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

2 6. Missions et activités 1. Organiser et gérer la prise en charge des factures médicales des bénéficiaires RI en relation avec l'assurance maladie 50% Envoyer les factures médicales à l'assurance maladie compétente pour la période de traitement concernée, garder copie pour suivi. Assurer le suivi auprès de la caisse: relancer si nécessaire, obtenir le décompte de prestation et vérifier sa conformité. Transmettre copie de la facture et le décompte LAMal correspondant au gestionnaire de dossier pour traitement. Analyser et traiter les cas de contentieux. 2. Assurer un soutien administratif aux gestionnaires de dossiers RI 20% Rétrocéder mensuellement les bourses d'études encaissées, après vérification des montants alloués. Payer des factures RI à tiers après vérification du droit. Préparer (mise en ordre et numérotation) les journaux comptables PCS - encaissements, paiements RI et non-ri - après vérification de la conformité formelle des pièces. Ouvrir les nouveaux dossiers RI dans PROGRES et constituer les dossiers physiques et informatiques. Valider, après vérification, la prise en charge des traitement dentaires avec l'application MEDIDENT. 3. Assurer un soutien administratif aux collaborateurs du CSIR 20% Organiser et assurer la prise en charge du courrier entrant (traitement, distribution, recherches, etc.) et du courrier sortant. Vérifier et préparer les factures de frais d'interprétariat à payer par PCS; classer les coupons d'intervention. Venir en soutien aux collaborateurs du CSIR lors des changements de caisse LAMal de fin d'année (analyse de cas, courrier de résiliation et d'affilitaiton); vérifier et saisir les nouvelles Polices LAMal dans PROGRES. Contrôler l'octroi conforme du subside OVAM aux ayants droit du CSIR, à l'ouverture et en cours de droit. Organiser et gérer la partie CSIR de l'économat (inventaire, commandes, etc.). 4. Assurer un soutien administratif au responsable administratif et à son adjointe 10% Prendre des PV de séance, rédiger et mettre en forme des documents divers (attestations, correspondances, etc.) Organiser et gérer l'archivage des dossiers RI. Préparer les envois (pièces réclamées) pour les révisions de dossiers RI, suivre les délais et relancer; contrôler les pièces reçues, en particulier les relevés de compte; classer les pièces au dossier. Assurer le suvi des indus de bénéficaires sortis du RI: suivre les délais, envoyer les rappels, déclencher la mise aux poursuites; selon les cas, négocier avec les débiteurs une proposition de remboursement mensuel. Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

3 5. % 7. Eventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire 8. Exigences requises 8.1. Formation de base Titre CFC d'employée de commerce ou titre jugé équivalent 8.2. Formation complémentaire Titre 8.3. Expérience professionnelle Domaine Nbre d années Employé de commerce 5 ans ans 8.4. Connaissances et capacités particulières Domaine Assurance maladie (LAMal) Aisance rédactionnelle, sens de l'organisation, autonomie, précision, sens de la communication et du service public. 9. Astreintes particulières (travail de nuit, service de piquet, etc.) Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

4 10. Signatures L autorité d engagement. Date : Nom et prénom : Jaques Françoise Signature : Le/la titulaire atteste avoir pris connaissance du présent cahier des charges. Date : Nom et prénom : Signature : Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

5 CAHIER DES CHARGES Le CAHIER DES CHARGES permet de définir le contenu du poste au travers de : la mission générale du poste ; la conduite : P directement subordonné-s ; le mode de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire ; les missions et activités ; les éventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire ; la formation requise ; l expérience souhaitée ; les connaissances et capacités particulières ; les astreintes particulières. Les responsabilités attribuées à un poste sont permanentes. Sur délégation de l autorité d engagement, il appartient au/à la responsable direct-e de s assurer : qu un cahier des charges du poste existe ; qu il décrive le poste tel qu il est dans la réalité ; qu il soit modifié et adapté en fonction de l évolution du poste et des changements dans l organisation de l entité. Par sa signature, l autorité d engagement valide la raison d être du poste au regard des missions de l entité, ainsi que le contenu, les exigences et attentes qui en découlent. Le/la titulaire, par sa signature, atteste avoir pris connaissance du contenu du poste pour lequel il/elle a été recruté-e ou dans lequel il/elle est engagé-e. Il/elle s engage ainsi à assurer les missions décrites et peut être amené-e à effectuer d autres tâches, en principe ponctuellement, selon les besoins du service et les demandes de ses supérieurs. Toute modification du cahier des charges doit être soumise à l approbation de l autorité d engagement. Saisie et impression des informations Le document est protégé contre les modifications, à l exception des champs de formulaire Pour se déplacer d un champ à l autre, utiliser les flèches du clavier ou la souris Pour la saisie d une date, respecter le format jj.mm.aa Tous les champs comportent une aide ou une remarque accessible par la touche clavier F1 Chaque mission du poste inscrite à la rubrique 3 se reporte automatiquement dans le champ de la rubrique 6 approprié dès lors que vous poursuivez la saisie dans le champ suivant avec les touches ou Sélection pour l impression complète du formulaire (excepté cette page) : Retour vers la page 1 Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

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