Recueil des Fiches Utilisateurs de SharePoint 2013 Juin 2015

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1 Recueil des s s de SharePoint 2013 Juin 2015 Ce document regroupe les fiches utilisateurs décrivant la navigation et l utilisation de l application SharePoint.

2 SOMMAIRE Accéder à une application SharePoint: Page 4 Recommandation du navigateur dans SharePoint : Page 5 Paramétrage du navigateur : Page 6 Naviguer dans un site : Page 8 Tri et Filtre de colonnes : Page 9 Moteur de recherche : Page 11 Modifier rapidement une liste : page 13 Modifier rapidement la bibliothèque : Page 14 Ouvrir une bibliothèque en mode explorateur de fichiers : Page 16 Ajouter un élément dans une liste : Page 17 Ajouter un document dans une bibliothèque : Page 18 Créer un nouveau dossier dans une bibliothèque : Page 19 Supprimer un élément ou un document ou un dossier : Page 20 Renommer un élément ou un document ou un dossier : Page 21 Changer les propriétés d un élément ou d un document ou d un dossier : Page 22 Afficher l historique des documents : Page 25 Programmer une alerte sur un fichier ou une bibliothèque : Page 27 Programmer une alerte sur une liste : Page 30 Flux «RSS» : Page 31 Exporter vers une liste Excel : Page 33 Synchronisation d une feuille Excel : page 35 Modifications des propriétés d un document sous Microsoft Office : Page 36 Se connecter via Outlook : Page 42 Remarques générales: Page 44 3

3 ACCEDER A UNE APPLICATION SHAREPOINT Accès via le lien qui vous est donné; Ex: https://spf.upmc.fr/test/rsst Login précédé de admp6\ (ex : adpm6\dupont) et mot de passe sont demandés : LOGIN MOT DE PASSE Les navigateurs Mozilla Firefox et Microsoft Internet Explorer sont recommandés 4

4 RECOMMANDATION DU NAVIGATEUR DANS SHAREPOINT SharePoint 2013 prend en charge plusieurs navigateurs Web largement utilisés, tels que : Internet Explorer Google Chrome Mozilla Firefox Apple Safari Cependant, certains navigateurs pourraient limiter certaines fonctionnalités de SharePoint 2013 ou ne les rendre accessibles qu après exécution d une procédure spécifique. Seul Internet Explorer garantit toutes les fonctionnalites de Sharepoint. Le navigateur Opera n est pas recommandé. 5

5 PARAMETRAGE DU NAVIGATEUR 1/2 Sous IE, pour les machines intégrées au domaine Active Directory et avec une session ouverte à partir d un compte utilisateur de ce même domaine, il est possible d indiquer à IE d utiliser les «credential» d authentification pour éviter à l utilisateur de ressaisir Login/mot de passe : Il suffit d indiquer l url, ou le générique avec «*.upmc.fr». Etape 1 Etape 3 Etape 4 Etape 2 6

6 PARAMETRAGE DU NAVIGATEUR 2/2 Pour avoir le même résultat avec Firefox, il suffit de suivre les explications => Sans mettre «*.» avec Firefox. 7

7 NAVIGUER DANS UN SITE SHAREPOINT Barres d outils accessibles via les onglets Accès aux paramètres du site Menu avec structuration du site 8

8 TRI ET FILTRES DE COLONNE 1/2 Le pointeur de la souris placé en haut de la colonne fait apparaître une zone de couleur avec sur sa droite un triangle inversé donnant accès à un menu contextuel : Un clic sur le nom de la colonne effectue automatiquement un tri par ordre croissant ou décroissant. 9

9 TRI ET FILTRES DE COLONNE 2/2 Le pointeur de la souris placé en haut de la colonne fait apparaître une zone de couleur avec sur sa droite un triangle inversé donnant accès à un menu contextuel : Un clic sur une des valeurs proposées permettra une sélection automatique de tous les documents ayant cette valeur. Il est possible de combiner plusieurs valeurs et différentes colonnes. 10

10 MOTEUR DE RECHERCHE 1/2 Cette fonction permet d effectuer une recherche sur tout le site 11

11 MOTEUR DE RECHERCHE 2/2 Exemple 12

12 Modifier rapidement une liste On peut rapidement modifier une liste sans passer par les formulaires. L avantage est de pouvoir faire des copies de feuilles Excel. 13

13 MODIFIER RAPIDEMENT LA BIBLIOTHEQUE Il y a une possibilité rapide de modifier les colonnes d une bibliothèque de documents à partir de l onglet «BIBLIOTHEQUE» et en sélectionnant l icône «Modification rapide» 14

14 MODIFIER RAPIDEMENT DE LA BIBLIOTHEQUE La bibliothèque est alors affichée en mode «Feuille de données». Vous pouvez effectuer des modifications sur les différentes colonnes Description, statut, Type Doc. 15

15 OUVRIR UNE BIBLIOTHEQUE EN MODE EXPLORATEUR DE FICHIERS Les métadonnées ne sont pas accessibles en mode explorateur mais elles ne sont pas perdues. 16

16 AJOUTER UN ELEMENT DANS UNE LISTE Cliquer sur un nouvel élément pour faire apparaître la fenêtre ci-dessous 17

17 AJOUTER UN DOCUMENT DANS UNE BIBLIOTHEQUE Ajouter un document en faisant un «glisser-déposer» Ou cliquer sur nouveau document pour faire apparaître la fenêtre «Parcourir» de vos répertoires et sélectionner le fichier retenu. 18

18 CRÉER UN NOUVEAU DOSSIER DANS UNE BIBLIOTHEQUE Ouvrir le menu FICHIERS puis cliquer sur nouveau dossier Saisir le nom voulu et enregistrer 19

19 SUPPRIMER UN ELEMENT OU UN DOCUMENT OU UN DOSSIER Clic sur les à droite du nom du document ou dossier à supprimer puis à nouveau sur les de la fiche puis sur supprimer. 20

20 RENOMMER UN ELEMENT OU UN DOCUMENT OU UN DOSSIER ATTENTION : Modifier de préférence la rubrique «Titre». En effet, changer le nom du fichier revient à désactiver tout lien URL éventuel déjà utilisé vers ce fichier. A n utiliser qu en cas de réel besoin 21

21 CHANGER LES PROPRIETES D UN ELEMENT OU D UN DOCUMENT OU D UN DOSSIER 1/ : Cliquer sur les 2: Cliquer sur les 3: Cliquer sur «Modifier les propriétés» 22

22 CHANGER LES PROPRIETES D UN ELEMENT OU D UN DOCUMENT OU D UN DOSSIER 2/3 Autre possibilité: 1: Sélectionner une ligne. 2: ouvrir l élément pour une liste ou un fichier pour une bibliothèque. 3: cliquer sur modifier les propriétés. 23

23 CHANGER LES PROPRIETES D UN ELEMENT OU D UN DOCUMENT OU D UN DOSSIER 3/3 L astérisque indique l obligation de renseignement pour pouvoir enregistrer. 24

24 AFFICHER L HISTORIQUE DES DOCUMENTS 1/2 Si l option a été activée, SharePoint enregistre automatiquement toute modification de fichiers ou de propriétés. 25

25 AFFICHER L HISTORIQUE DES DOCUMENTS 2/2 26

26 PROGRAMMER UNE ALERTE SUR UN FICHIER OU SUR UNE BIBLIOTHEQUE 1/3 Vous pouvez créer des alertes par courrier électronique pour vous prévenir en cas de changements dans les bibliothèques. Les alertes constituent un moyen pratique de garder trace des changements. 1 ère méthode : Créer une alerte sur toute la bibliothèque. 27

27 PROGRAMMER UNE ALERTE SUR UN FICHIER OU SUR UNE BIBLIOTHEQUE 1/3 Fenêtre de paramétrage de l alerte : 28

28 PROGRAMMER UNE ALERTE SUR UN FICHIER OU SUR UNE BIBLIOTHEQUE 3/3 Courriel d information reçu suite au positionnement d une alerte : 29

29 Programmer une alerte sur une liste Vous avez aussi la possibilité pour créer une alerte sur une liste (la cloche de l onglet ou les ( ) d un élément). 30

30 FLUX «RSS» 1/2 RSS est une technologie qui permet de recevoir et d afficher des mises à jour, ou flux RSS, d actualités et d informations dans un emplacement consolidé. Les bibliothèques et les listes peuvent utiliser le flux «RSS» afin que les membres de votre groupe puissent ainsi recevoir automatiquement les mises à jour. L accès à cette barre d outils se peut se faire sur un écran affichant une liste puis un clic sur l onglet bibliothèque. 31

31 FLUX «RSS» 2/2 Pour s abonner au flux, cliquer sur «S abonner» 32

32 EXPORTER UNE LISTE VERS EXCEL 1/2 A partir de l onglet «BIBLIOTHEQUE» et en sélectionnant l icône «Exporter vers Excel», Vous obtenez une première fenêtre: Cliquez sur 33

33 EXPORTER UNE LISTE VERS EXCEL 2/2 L application Excel s ouvre et vous devez saisir votre nom d utilisateur «SharePoint» précédé de admp6\ (admp6\login) et votre mot de passe. Une feuille Excel apparait reprenant les entêtes et les éléments de la liste. 34

34 Synchronisation de la feuille Excel Vous pouvez actualiser vos données de la feuille Excel en cliquant sur «actualiser» 35

35 MODIFICATIONS DES PROPRIÉTÉS D UN DOCUMENT SOUS MICROSOFT OFFICE 1/6 Lorsqu un document Microsoft Office est ouvert depuis SharePoint, il est possible d afficher et de modifier les propriétés SharePoint de ce document (ses métadonnées en ligne) directement depuis l application Office concernée : Word, Excel, PowerPoint Cette fonctionnalité est bien utile à ceux qui utilisent le mode «Ouvrir avec l Explorateur» car c est pour eux la seule façon d accéder aux méta données 36

36 MODIFICATIONS DES PROPRIÉTÉS D UN DOCUMENT SOUS MICROSOFT OFFICE 2/6 37

37 MODIFICATIONS DES PROPRIÉTÉS D UN DOCUMENT SOUS MICROSOFT OFFICE 3/6 38

38 MODIFICATIONS DES PROPRIÉTÉS D UN DOCUMENT SOUS MICROSOFT OFFICE 4/6 39

39 MODIFICATIONS DES PROPRIÉTÉS D UN DOCUMENT SOUS MICROSOFT OFFICE 5/6 Un panneau surplombe le document et permet de consulter et modifier les méta données SharePoint de ce document 40

40 MODIFICATIONS DES PROPRIÉTÉS D UN DOCUMENT SOUS MICROSOFT OFFICE 6/6 On retrouve les données des entêtes de colonnes de SharePoint 41

41 SE CONNECTER VIA OUTLOOK 1/2 Dans l onglet «Bibliothèque», cliquer sur l icône «Se connecter à Outlook». La fenêtre suivante apparait: Cliquer sur «Oui» 42

42 SE CONNECTER VIA OUTLOOK 2/2 Le dossier «Listes SharePoint» est ensuite créé dans Outlook ainsi que le lien correspondant à la bibliothèque sélectionnée dans SharePoint. 43

43 REMARQUES GENERALES Lors de la saisie d un formulaire, toute bascule à l aide des flèches avant/arrière du menu principal correspond à la perte des données saisies. Il faut utiliser les boutons de navigation proposés. 44

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