Collection les mémentos finance dirigée par Jack FORGET. Gestion budgétaire. Prévoir et contrôler les activités de l entreprise.

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1 Collection les mémentos finance dirigée par Jack FORGET Gestion budgétaire Prévoir et contrôler les activités de l entreprise Jack FORGET Éditions d Organisation, 2005 ISBN :

2 Chapitre 3 Optimiser le budget - achats La fonction des achats est l une de celle qui a connu les bouleversements les plus profonds ces dernières années en raison des transformations que les méthodes de stockage ont connues. Les gestionnaires de stocks doivent, en effet, minimiser les coûts liés aux stocks et aux approvisionnements tout en maintenant un stock suffisant pour assurer la sécurité des approvisionnements. La méthode des flux tendus (ou la méthode japonaise «Kanban») vise à obtenir les stocks les plus faibles possible, non seulement de matières premières, de produits intermédiaires, mais encore d encours de production et de produits finis. Cette méthode a eu des conséquences notables sur la structure des bilans en limitant singulièrement les besoins en fonds de roulement (et consécutivement les fonds de roulement, ceux-ci devant couvrir au moins la moitié de la valeur des stocks selon les règles de l orthodoxie financière). L objectif poursuivi est la diminution des coûts générés par la gestion des coûts, tout en maîtrisant les risques liés à la rupture des stocks. Celle-ci a été rendue possible grâce aux systèmes de gestion informatisés. Il est à noter que la généralisation des méthodes du «juste à temps» a entraîné une forte croissance du trafic routier. Les stocks qui ne sont pas localisés dans les centres de production, le sont sur les voies de communication, principalement Éditions d Organisation 59

3 Gestion budgétaire routières. La taille moyenne des commandes diminue, tandis que leur fréquence augmente. Le coût de la gestion à flux tendus a tendance à être répercuté sur les fournisseurs. 1. Se référer aux modèles de base de gestion des stocks Les paramètres se rapportent aux stocks minima de sécurité, aux délais de livraison et à la fréquence des approvisionnements. Le modèle constitue le raisonnement matriciel à partir duquel la grande majorité des modèles de gestion de stocks a été développée : Le stock actif est la quantité de produits qui entre en stock à chaque livraison et qui est consommée (quantité économique). Il dépend de la fréquence d approvisionnement. Le stock de sécurité doit simultanément faire face à une accélération de la consommation pendant le délai de réapprovisionnement et à un allongement du délai de livraison. Le stock de réapprovisionnement est le niveau de stock qui entraîne le déclenchement de la commande. Il inclut le stock de sécurité (stock d alerte, stock critique). Le modèle Wilson de base vise à minimiser le coût de gestion du stock (coût d obtention du stock, coût de possession du stock). Les paramètres sont les suivants : C : consommation annuelle en quantité f : coût d obtention d une commande t : taux de possession annuel du stock p : coût d un article stocké Q : quantité économique N : nombre de commandes avec (N = C /Q) 60 Éditions d Organisation

4 Optimiser le budget - achats Le coût d obtention des commandes est égal à : f. C /Q Le coût de possession du stock est égal à : Q /2. p. t (le stock moyen valant Q /2) Le coût de gestion du stock est égal à : (f. C /Q) + (Q /2. p. t) Ce coût est minimisé lorsque cette équation est minimisée. Le coût de gestion est minimum pour la valeur de Q, notée Q*, égale à : Q* = [(2. C. f) / (p. t)] 1/2 Coût de gestion minimum du stock = (2. C. p. t. f) 1/2 Cadence optimale d approvisionnement : N* = C / Q* La formule de Wilson doit être adaptée si des tarifs différenciés sont appliqués en fonction des quantités des commandes passées. Le modèle avec pénurie envisage la possibilité d une rupture des approvisionnements. Coût de gestion minimum du stock avec pénurie = Coût de gestion minimum du stock sans pénurie. α -1/2 α est un taux de service, c est-à-dire la période pendant laquelle le stock n est pas vide. Il est égal à : α = [Cr / (Cr + Cs)] avec Cr égal au coût de possession et Cs égal au coût de pénurie Éditions d Organisation 61

5 Gestion budgétaire La demande peut être considérée comme aléatoire pendant le délai de réapprovisionnement. L entreprise va alors constituer un stock de sécurité supplémentaire générant des coûts de stockage additionnels qui doivent se justifier par une réduction corrélative des coûts de rupture. Deux modèles existent : la gestion calendaire qui consiste à lancer des ordres d approvisionnement à intervalles réguliers pour des quantités irrégulières ; la gestion à point de commande, qui consiste à passer une commande pour reconstituer le stock actif (quantité économique), dès que le niveau du stock atteint le point de commande, et donc à des dates irrégulières. 2. Choisir les bonnes bases pour assurer la gestion budgétaire des approvisionnements? L établissement du budget des achats suppose que l entreprise arbitre entre une budgétisation par périodes constantes (avec des quantités variables) et une budgétisation par quantités constantes (avec une périodicité des commandes irrégulière). Elle suppose un suivi constant des mouvements de stocks visant à éviter toute rupture des flux, tout en assurant l approvisionnement des centres de production conformément à leur rythme de fabrication. Date de commande Livraison Entrée en stock Sortie du stock Consommation 62 Éditions d Organisation

6 Optimiser le budget - achats Le suivi en temps réel des niveaux de stocks, de commandes et de consommation est rendu possible par les systèmes de gestion informatisée. La mise en réseau des différents acteurs économiques constituant la chaîne de production permet de suivre de manière quasiment instantanée le déroulement effectif des flux. Ces méthodes de suivi des stocks en temps continu sont beaucoup plus efficaces que le calcul périodique de ratios de rotation de stocks. La valeur des stocks peut être représentée par une loi de Pareto : 20 % des références représentent 80 % de la valeur des stocks. La méthode ABC est également utilisée : 10 % des références (A) correspondent à 60 % de la valeur de la consommation de matières premières et de produits intermédiaires ; 30 % des références (B) représentent 30 % des consommations en valeur ; 60 % des références (C) totalisent 10 % des consommations en valeur. Attention Il s agit de lois établies sur la base de constatations empiriques. Il convient de vérifier à chaque fois si elles s appliquent aux cas particuliers étudiés. Le contrôle budgétaire appliqué aux stocks comprend deux parties : le contrôle des stocks qui correspond au budget des achats (contrôle des écarts sur quantités et sur prix) ; Éditions d Organisation 63

7 Gestion budgétaire le contrôle des coûts d approvisionnement se rapportant à un budget annexe, celui des frais d approvisionnements et de stockage (charges variables et charges fixes). À retenir L optimisation du budget des approvisionnements n est qu un des aspects de la gestion du cycle de production et de distribution. Les opérations logistiques sont dorénavant totalement contrôlées par des systèmes informatisés de gestion et les gains de productivité obtenus en ce domaine («méthode des flux tendus») sont la conséquence directe de l informatisation intégrale de la gestion des flux. Les applications du système G.P.S. («Global Positioning System») aux opérations logistiques sont porteuses d améliorations décisives. Les méthodes traditionnelles de gestion des achats remplissent dorénavant plus une fonction illustrative et pédagogique qu elles ne constituent une introduction à la gestion moderne des transferts de matières premières, de biens et d informations. 64 Éditions d Organisation

8 Optimiser le budget - achats Exemples numériques solubles sur tableur Cas N 3 : Gestion des approvisionnements Une entreprise a établi son budget prévisionnel de consommation d une matière première stratégique dont les approvisionnements sont parfois sujets à des aléas. En conséquence, le stock minimum est fixé à deux mois de consommation moyenne. Mois Consommations (tonnes) Total (C) Compte tenu du caractère stratégique de la matière première et des aléas qui caractérise son marché, l entreprise a fixé des paramètres qui privilégient la sécurité sur la rentabilité. De surcroît, une interruption du cycle de production aurait des conséquences très préjudiciables sur son activité. Éditions d Organisation 65

9 Gestion budgétaire Les différents paramètres afférents aux approvisionnements sont les suivants : le coût d achat d une tonne est de (p) ; le coût fixe d une commande est de (f) ; le coût de stockage représente 15 % de la valeur du stock (t) ; le stock initial est de 2545 tonnes ; le délai d approvisionnement est de 3 semaines ; le stock de sécurité est fixé à deux mois au minimum. À la fin de l année, il doit représenter au moins 2500 tonnes; les commandes sont passées en début de mois par cent tonnes et les commandes arrivent à la fin du mois. L application directe de la formule de Wilson donne la cadence optimale d approvisionnement. Quantité optimale commandée : Q* = [(2. C. f) / (p. t)] 1/2 Cadence d approvisionnement optimale : N* = C / Q* Soit : N* = [C. (p. t) 1/2 ] / (2. C. f) 1/2 = [(C. p. t) / (2. f)] 1/2 N* = [( ,15) / ( )] 1/2 = 94,12 La quantité économique est de : 7843 / 94,12 = 808,45 soit 8 commandes de 100 tonnes Le plan annuel d approvisionnement est donc le suivant : Mois Consommation Stock de sécurité Stock final Entrée Stock final ajusté Éditions d Organisation

10 Optimiser le budget - achats Mois Consommation Stock de sécurité Stock final Entrée Stock final ajusté Le stock final ajusté ne doit jamais être inférieur au stock de sécurité. Par ailleurs, les commandes sont effectuées sur la base de la quantité économique optimale. Ce mode de gestion de stock combine l optimisation des flux avec les préoccupations de sécurité d approvisionnement. Le budget prévisionnel des achats est, en conséquence, le suivant : Mois Achats (tonnes) Valeur des achats Coût des achats Total des dépenses Éditions d Organisation 67

11 Gestion budgétaire Total Les modèles probabilistes reposent sur des hypothèses simplificatrices, car ils éliminent certains risques majeurs dont la survenue risque de mettre en cause la pérennité de l entreprise. Si l on postule que la consommation d un produit suit une loi normale, le risque de rupture de stock signifie que, pendant le délai de réapprovisionnement, la demande excède le stock de sécurité. On suppose donc implicitement que la rupture des livraisons n est pas consécutive à la disparition des sources d approvisionnement, mais à un simple retard logistique. Probabilité (rupture d approvisionnement) > Probabilité (demande > demande moyenne pendant le délai d approvisionnement + stock de sécurité incompressible) Application numérique La consommation est évaluée à 65 unités par semaine en moyenne, avec un écart-type de 45. Si la demande moyenne pendant le délai d approvisionnement et le stock de sécurité correspondent à 3 semaines de consommation, alors la probabilité de rupture de stock est égale à: Probabilité ( C > ) = 1- Probabilité ( t < ou = [((65. 3) 65) /45]) = 1 - π (2,89) = 1-0,9981 = 0,19 % 68 Éditions d Organisation

12 Optimiser le budget - achats Ce résultat est indiqué dans la table de la fonction intégrale de la loi normale. Il convient donc de calculer au préalable la variable centrée réduite [(variable moyenne) / écart-type]. Si le délai est porté à 1 semaine, ce risque est égal à 50 %. Si ce délai est porté à 2 semaines, ce risque est égal à 7,49 %. Si le délai est porté à 4 semaines, le risque est quasiment inexistant. Cet exemple montre que la probabilité de rupture de stock croît de manière exponentielle avec la politique du «stock zéro». Un stock de sécurité de 2 semaines permet de contrer efficacement ce risque. Éditions d Organisation 69

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