Notice du fichier excel : Suivi des mouvements de fluides frigorigènes et déclaration annuelle

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1 Notice du fichier excel : Suivi des mouvements de fluides frigorigènes et déclaration annuelle Version 1 1/11

2 Rappel des obligations Tous les opérateurs titulaires d une attestation de capacité doivent fournir une déclaration annuelle de mouvement de fluides à leur organisme agrée entre le 1er et le 31 janvier de l année N+1. Cette déclaration porte sur l ensemble de l année civile, soit du 1 er janvier au 31 décembre, et doit être réalisée par fluide. La déclaration annuelle est réalisée à partir des éléments suivants, par fluide : - Les stocks de fluides - Les fiches d interventions - Les bons de commande de fluides - Les bons de cession à d autres opérateurs - Les bons de retour au distributeur Les quantités déclarées correspondent à la somme des quantités manipulées et sont exprimées en kg arrondies à l unité (pas de virgule). Version 1 2/11

3 Pour vous aider à réaliser la consolidation des mouvements de fluide pour votre établissement, nous vous proposons d utiliser ce fichier Excel. L utilisation de ce fichier n est pas obligatoire et ne vous dispense pas de nous fournir votre déclaration annuelle soit par saisie des informations sur Fluido si vous êtes en option «0 papier», soit en nous retournant le dossier que vous recevrez chaque année si vous êtes en option «papier». Ce fichier est mis à votre disposition à titre gratuit. Il ne s agit en aucun cas d un logiciel, nous n assurerons aucune assistance informatique en cas de mauvaise utilisation de votre part. Nous ne pourrons être tenu pour responsable en cas de dysfonctionnement ou de mauvaise utilisation. Vous devez impérativement tenir à jour vos mouvements de fluides pour chaque établissement titulaire d une attestation de capacité. Aussi si vous souhaitez utiliser ce fichier vous devez ouvrir 1 fichier par établissement et par année civile. Version 1 3/11

4 A l ouverture du fichier cliquez sur «activer les macros» Composition du fichier Ce fichier est composé de quatre onglets (en bas à droite) : -Stock au 1 er janvier -Stock au 31 décembre -Mouvements de fluides -Déclaration annuelle. -Stock au 1 er janvier année X: cet onglet permet de saisir, pour chaque type de fluide le stock, en kg, au 1 er janvier de l année considérée. -Stock au 31 décembre X: cet onglet permet de saisir, pour chaque type de fluide le stock, en kg, au 31 décembre de l année considérée. -Mouvements de fluides : cet onglet permet de saisir, par type de fluide, les achats, les remises aux distributeurs, les fluides cédés à d autres opérateurs et les fiches d interventions. -Déclaration annuelle : cet onglet correspond aux sommes des mouvements de fluides. Le tableau se construit automatiquement à partir des saisies de l onglet «mouvements de fluides». Il n est pas modifiable. Toutes les quantités doivent être saisies en kg. Saisir les quantités exactes sans arrondir au kg (ex : 0,680 kg). Version 1 4/11

5 Saisie onglet stock au 1 er janvier 1/Sélection du type de fluide : Cliquez sur la cellule à compléter Cliquez sur la flèche du menu déroulant Recherchez le fluide dans la liste et cliquez sur le fluide concerné 2/Stock neuf : Renseignez, pour le type de fluide sélectionné, les quantités, en kg, de fluide neuf vierge + régénéré + recyclé en stock au 1 er janvier de l année considérée 3/Stock récupéré : Renseignez les quantités de fluide récupéré Voir exemple ci-dessous. Version 1 5/11

6 Saisie onglet stock au 31 décembre 1/Sélection du type de fluide : Cliquez sur la cellule à compléter Cliquez sur la flèche du menu déroulant Recherchez le fluide dans la liste et cliquez sur le fluide concerné 2/Stock neuf : Renseignez, pour le type de fluide sélectionné, les quantités, en kg, de fluide neuf vierge + régénéré + recyclé en stock au 31 décembre de l année considérée 3/Stock récupéré : Renseignez les quantités de fluide récupéré Voir exemple ci-dessous. Version 1 6/11

7 Saisie onglet mouvements de fluides Cet onglet est composé de 3 tableaux : -Achats fluide frigorigène -Cessions à des tiers -Fiches d intervention. Tableau : achats fluide frigorigène Saisir, par fluide chaque commande de fluide. Champs obligatoires: Type de fluide (même principe de sélection dans menu déroulant que ci-dessus) Quantités achetées Champs facultatifs : Date d achat N de commande Numéro de facture Nom du fournisseur. Voir exemple ci-dessous. Version 1 7/11

8 Tableau cessions à des tiers Saisir toute cession de fluide à un tiers et compléter impérativement tous les champs du tableau. Le type de fluide est sélectionné comme indiqué précédemment Voir exemple ci-dessous. Version 1 8/11

9 Tableau suivi fiches d intervention Saisir l ensemble des fiches d intervention complétées durant l année civile. Champs obligatoires : -Type de fluide frigorigène : par sélection dans menu déroulant - Quantités manipulées Champs facultatifs : tous les champs des autres colonnes Voir exemple ci-dessous. Version 1 9/11

10 Onglet déclaration annuelle Cet onglet correspond aux sommes des mouvements de fluides. Le tableau se construit automatiquement à partir des saisies des onglets précédents. Il n est pas modifiable. Pour générer le tableau de synthèse de déclaration annuelle, lorsque toutes les données sont saisies dans les onglets «stock» et «mouvements de fluides» Cliquez sur «masquer les colonnes» Ceci permet de ne voir apparaître que les types de fluides que vous avez manipulés durant l année. Attention, si vous ajoutez un autre type de fluide à un des onglets, après avoir cliqué une première fois sur «masquer les colonnes», pour relancer la synthèse : Cliquez sur «démasquer les colonnes» puis Cliquez sur «masquer les colonnes» Vous pouvez vérifier la cohérence entre le stock théorique neuf + récupéré, calculé par excel, et les stocks réels au 31 décembre. Un écart est acceptable dans la mesure où il est compatible avec les quantités totales manipulées. (par ex si vous avez manipulé 50 kg d un type de fluide, un écart de 1,20 kg entre stock théorique et stocks réels de ce même fluide est acceptable) Les données du tableau déclaration annuelle correspondent aux données à nous transmettre pour la déclaration annuelle avant le 31 janvier de chaque année. Nota : la ligne stock théorique ne doit pas nous être transmise. Cette ligne vous est réservée pour réaliser un auto contrôle. Si vous avez souscrit un contrat en option «Eco-responsable 0 papier» vous devrez les saisir dans Fluido dans votre espace personnel. Si vous avez souscrit un contrat option «papier», vous recevrez un dossier de déclaration annuelle sur lequel vous devrez reporter cette synthèse. Version 1 10/11

11 Voir exemple ci-joint. Version 1 11/11