Technicien-ne en gestion administrative

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1 Concours externes 2018 Ingénieurs et techniciens Technicien-ne en gestion administrative 1 er poste Profil de poste Concours n 33 5 postes Missions associées Délégation Régionale Auvergne-Rhône-Alpes, Bron Dominique PELLA Placé-e sous la responsabilité du médecin de prévention assurant le suivi médical des personnels rattachés à la délégation régionale Auvergne-Rhône-Alpes, le/la secrétaire médical-e a pour missions d assurer son secrétariat et l assistance technique et logistique du service médical ; il/elle contribue par ailleurs à l accueil et au suivi médico-administratif des agents. Elaborer les plannings de consultation et convoquer les agents aux visites médicales en fonction des surveillances médicales prescrites dans l établissement ; gérer les rendezvous. Gérer l information médico-administrative : courrier et messagerie, enregistrement et/ou saisie de données, traitement et classement des dossiers médicaux, réception, archivage, frappe, diffusion et classement des courriers et documents. Assurer l accueil physique et téléphonique des agents. Participer à la prise en charge des agents lors des visites médicales (visio-tests, analyses d urine ), accueil et conseils en l absence du médecin. Participer aux réunions de la cellule de veille sociale (CVS), aux journées nationales de la médecine de prévention (Paris), et autres réunions laissées à l appréciation du médecin. Procéder aux commandes et réception de fourniture et de matériel médical (déplacements en pharmacie notamment). Assurer la gestion des crédits d action sociale pour la partie concernant le service médical ; effectuer dans le logiciel de gestion financière l engagement des commandes, la réception des factures, leur vérification et mise en paiement, le lien commandes/conventions/factures. Procéder au règlement des examens complémentaires auprès des médecins et laboratoires. Rembourser les visites médicales aux agents concernés. Suivre les conventions avec les services inter-entreprises de médecine de prévention ainsi que les conventions avec divers organismes (laboratoire d analyse, centres d examens médicaux ). Transmettre aux médecins les listes des agents titulaires et non titulaires. Participer à l implémentation et au suivi du logiciel de suivi médical des agents (PRISME). Contribuer aux actions de communication du service. Connaissances Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, internet, logiciels financier et médical ). Mise à jour des connaissances et savoir-faire par la formation continue et par les échanges entre pairs. Institut national de la santé et de la recherche médicale

2 Savoir-faire Gestes et secours de 1 er niveau. Permis de conduire B. Aptitudes Discrétion, autonomie, sens de l accueil. Organisation, ordre et méthode. Capacités de communication. Adaptabilité. Spécificité(s) / Contrainte(s) du poste Expérience souhaitée Le poste nécessite des déplacements bi-mensuels sur Grenoble, dans le cadre du suivi médical des agents de ce site. Secrétariat médical. Une expérience en santé / travail est un plus. Baccalauréat Institut national de la santé et de la recherche médicale 2

3 Profil de poste Concours n 33 2 ème poste Spécialité Missions associées Gestion financière, gestion administrative et financière Délégation Régionale Nouvelle-Aquitaine Bordeaux Richard SALIVES Placé-e sous la responsabilité directe du Délégué Régional, la/le gestionnaire administratif et financier est chargé-e d exécuter les dépenses de la Délégation Régionale Nouvelle-Aquitaine dans le respect des règles et procédures de la gestion budgétaire et comptable publique applicables aux Etablissements publics à caractère scientifique et technologique (EPST). Assurer la gestion relative aux crédits de la Délégation Régionale. Procéder aux achats selon les règles de la commande publique sur les crédits de fonctionnement de la Délégation et engager les dépenses afférentes dans le logiciel de gestion financière SAFir. Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion des services de la Délégation. Procéder, après vérification, aux opérations d'engagement des commandes des services de la Délégation dans le logiciel de gestion financière SAFir. Procéder, après contrôle des pièces justificatives, à la certification du service fait des commandes de la Délégation. Gérer les opérations relatives aux missions des personnels de la Délégation. Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières. Etablir le reporting des crédits de la Délégation. Etablir des états de synthèse, construction/alimentation de tableaux de bord de gestion. S informer et suivre l évolution de la réglementation pour la mettre en œuvre dans son domaine d activité. Assurer la circulation de l information auprès des services gestionnaires de la Délégation. Consigner les procédures applicables dans son domaine. Collaborer avec le service financier de la Délégation, en particulier le pôle dépenses chargé de la mise en paiement des factures et le responsable achat/marché. Contrôler la qualité et la cohérence des données saisies par les services gestionnaires. Régler des situations de litige avec les fournisseurs. Connaissances Connaissances générales des règles de la gestion budgétaire et comptable publique. Connaissance de l organisation et du fonctionnement des établissements publics à caractère scientifique et technologique (EPST). Connaissances des règles des marchés publics. Bonne maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint). Savoir rédiger (bon niveau d orthographe). Savoir-faire Respecter la confidentialité et rendre compte de son activité. Alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion. Mettre en œuvre les procédures de collecte, traitement, vérification et transmission des informations spécifiques au domaine de la gestion budgétaire et financière. Contrôler et savoir faire appliquer la légalité et la régularité des opérations. Appliquer des règles financières. Exécuter la dépense. Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion. Institut national de la santé et de la recherche médicale 3

4 Mettre en œuvre des procédures et des règles. Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité. Aptitudes Rigueur / Fiabilité. Organisation et méthode. Réactivité. Autonomie. Travail en équipe. Sens du relationnel. Sens des priorités. Sens de la confidentialité. Spécificité(s) / Contrainte(s) du poste Expérience souhaitée Respecter le calendrier d exécution budgétaire. Une expérience en gestion financière serait appréciée, particulièrement si elle est acquise sur un poste du secteur public et a fortiori dans un EPST. Idéalement BAC+2 dans le domaine de la gestion financière (baccalauréat minimum). Institut national de la santé et de la recherche médicale 4

5 Profil de poste Concours n 33 3 ème poste Délégation Régionale Paris 7 Bagnolet Laurence LOMME Missions Assurer le secrétariat de la Délégation. Assister la Déléguée Régionale dans les domaines de la gestion financière et administrative. associées Gérer le courrier et la messagerie, tenir l agenda de la Délégué-e Régional-e, organiser ses rendez-vous et préparer ses déplacements. Assurer la permanence en cas d absence du chargé d accueil, standardiste. Répondre aux demandes d informations d autres services et de l extérieur. Sélectionner et diffuser des informations en interne et en externe en relation avec le fonctionnement de la Délégation Régionale. Renseigner et alimenter les bases de données et les tableaux de bords (annuaires, organigrammes du personnel, listes des unités,...). Participer à l organisation de manifestations (séminaires de la Délégation, journée des secrétaires,...). Organiser les réunions, réaliser les comptes rendus. Gérer les aspects logistiques de la Délégation (planning des salles de réunions, interventions dans les locaux,...). Organiser le classement et la conservation des dossiers, procéder à l archivage des pièces administratives. Gérer le budget et les dépenses de la Délégation (missions des agents, fournitures, réception matériel informatique, etc.). Connaissances Connaissances générales de secrétariat et de gestion administrative. Connaissance de la réglementation de base des domaines traités. Connaître le statut de la Fonction Publique et des EPST. Connaître l organisation et le fonctionnement de l établissement et des unités. Savoir-faire Avoir une aisance pour utiliser les logiciels de gestion (Safir, travel Planet, BSI). Savoir organiser son activité et hiérarchiser ses tâches en tenant compte des contraintes et des échéances. Savoir informer et rendre compte. Savoir gérer un système de classement. Savoir rédiger des courriers administratifs en respectant l orthographe et la syntaxe. Aptitudes Capacité à travailler en collaboration et à communiquer avec des interlocuteurs internes et externes. Capacité organisationnelle. Sens de la confidentialité. Capacité d adaptation. Dynamisme et réactivité. Rigueur et méthode. Expérience souhaitée 1 à 3 ans d expérience. Institut national de la santé et de la recherche médicale 5

6 Bac de spécialité secrétariat, gestion, comptabilité. Institut national de la santé et de la recherche médicale 6

7 Profil de poste Concours n 33 4 ème poste Spécialité Missions Gestion financière Département du Suivi et de l'evaluation des Programmes (DESP) Siège, Paris Fabrice CHRETIEN Participer à l'organisation des opérations d'évaluation, de recrutement des chercheurs et des formations de recherche. Assister et assurer le suivi des réunions des commissions scientifiques. Etablir et diffuser des notes, comptes rendus, bilans des travaux. En collaboration avec les chargés de mission du DESP, préparer les travaux des délégations permanentes, des sessions plénières des instances scientifiques. Participer à la construction de fichiers, renseigner et utiliser des bases de données informatiques. Rédiger et mettre en forme des documents. Diffuser des informations internes et externes. Intercepter les appels, transmettre en interne et en externe les informations pertinentes. Établir des comptes rendus de réunions. Connaissances Connaissance de l'orthographe et de la syntaxe. Connaissances en anglais appréciées. Connaissance d Access recommandée. Savoir-faire Maîtriser les techniques de l assistanat : mise en forme de documents, diffuser des informations internes et externes Maîtriser les logiciels de bureautiques tels que Word et Excel. Maîtriser l utilisation de bases de données sous Excel, Access Hiérarchiser les documents et les informations (Mise à jour, recherche de données sur Internet). Aptitudes Aisance relationnelle. Sens de l organisation, rigueur. Rapidité. Capacité à travailler en équipe. Spécificité(s) / Contrainte(s) du poste Capacité à aménager ses horaires en fonction du calendrier et de la charge de travail. Facilité d'adaptation à collaborer avec plusieurs interlocuteurs. Bac à Bac +2 en secrétariat, gestion des entreprises et des administrations, assistant de direction, assistant de manager. Institut national de la santé et de la recherche médicale 7

8 Profil de poste Concours n 33 5 ème poste Direction Générale (DG) Siège, Paris Janine GAUDINOT Missions Au sein du cabinet de la Direction Générale le/la secrétaire assure le secrétariat et exécute des actes de gestion et des actes administratifs courants. Saisir, traiter et suivre le courrier arrivé et le diffuser aux services concernés. Rédaction de courriers et notes. Assurer l accueil téléphonique : renseigner ou orienter, le cas échéant, les appels vers les personnes compétentes. Organiser des rendez-vous ou des réunions. Aider à la gestion de l agenda du Président-Directeur Général. Suivre et mettre à jour des tableaux de suivi d activités du cabinet. Aider à l organisation et à la gestion des déplacements du Directeur Général : réservation des transports et des hôtels, traitement des états de frais Aider à la constitution des dossiers du Directeur Général. Assurer l interface avec les départements de l INSERM et les partenaires extérieurs. Effectuer des travaux de copie, de classement et d archivage. Suppléer les agents de l équipe administrative du cabinet. Connaissances Maîtriser les techniques de secrétariat et notions de bases en anglais appréciées. Maîtriser les logiciels Word et Excel, messagerie interne et internet. Savoir-faire Qualités rédactionnelles, maîtrise de l orthographe, de la syntaxe et de la grammaire. Sens de l organisation et de la rigueur administrative. Savoir prioriser, gérer l urgence, capacités d adaptions. Aptitudes Aisance relationnelle, sens de la communication et goût pour le travail en équipe. Disponibilité, réactivité et polyvalence. Bac à Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, assistant(e) de direction, assistant(e) de manager. Institut national de la santé et de la recherche médicale 8