Fiche de poste Assistant de direction (F/H) au sein d un dispositif territorial d appui gérontologique Poste en CDI (1 ETP)

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1 Fiche de poste Assistant de direction (F/H) au sein d un dispositif territorial d appui gérontologique Poste en CDI (1 ETP) L Association Union Retraite Action (URA), opérateur de la Maison des Aînés et des Aidants (mutualisation des Missions CLIC - CTA, MAIA) décline ci-après la fiche de poste d «Assistant de direction». CLIC : Centre local d information et de coordination gérontologique CTA : Coordination Territoriale d Appui (Projet national PAERPA) MAIA : Méthode d Action pour l Intégration des services d aide et de soin dans le champ de l Autonomie. Contexte Employeur : Association Union Retraite Action (URA) Locaux administratifs : Maison des Aînés et des Aidants, située au 126 quai de Jemmapes Paris Territoire d activité : 9, 10 et 19 ème arrondissements de Paris Poste en CDI : 1 ETP Rattachement hiérarchique : Directrice de projet de l intégration par délégation par délégation du directeur général Relations fonctionnelles : Ensemble des professionnels de la plateforme Présentation du service La Maison des aînés et des aidants Paris Nord-Est (M2A) est un dispositif d information, d orientation et d'appui qui s adresse aux personnes âgées de 60 ans et plus résidant dans les 9ème, 10ème et 19ème arrondissements de Paris, ainsi qu'aux acteurs professionnels de leur accompagnement et de leur prise en charge. Elle est née de la convergence des différents dispositifs de coordination (CLIC, MAIA, Réseau de santé). Elle a pour objectif de s assurer d un parcours de santé approprié à chaque personne prise en charge. Elle a pour missions : -l information et orientation -l appui à la coordination des professionnels -le suivi au long cours pour les cas complexes -la mise en place de la politique d intégration 1

2 Elle est composée de : 1 Directeur général 1 Directeur médical 1 Directrice de projet de l intégration 1 médecin gériatre 1 encadrant(e) d équipe (référent coordination clinique) 1 coordinateur territorial 5 coordinateurs gérontologiques 3 gestionnaires de cas 2 Assistant(e)s de coordination clinique 1 Assistant(e)de direction (objet de la présente fiche de poste) 1 Secrétaires médico-sociales 2 Ergothérapeutes vacataires Définition du métier Sous l autorité de la directrice de projet de l intégration, vous garantissez le bon fonctionnement de la M2A en matière d accueil, de traitement de l information, de communication, d organisation et de gestion administrative. Activités et missions principales au sein de la M2A 1 Accueil téléphonique et physique au secrétariat Informer, répondre aux demandes du public, des professionnels et des partenaires Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriels aux personnes adéquates Adapter son discours en fonction de l interlocuteur Accueillir des visiteurs Fonctionnement, suivi de l activité, démarche qualité de la M2A En interne, relayer les informations de la direction à l ensemble de l équipe Rédaction, mise en forme, édition de divers documents et supports de communication internes et externes : protocoles, procédures, comptes rendus, notes Participation à la création, mise à jour, et suivi : o Base documentaire : procédure, protocoles o Carnets d adresses, coordonnées téléphoniques, listes de diffusions mails o Tableau de bord (indicateurs), tableau des rencontres partenaires, Participer au classement, à l archivage des documents et dossiers de la structure Réaliser la gestion administrative du courrier Suivi administratif des dossiers du personnel, organisation logistique des recrutements/formations. Composer et actualiser les dossiers du personnel Aider lors de la préparation du calcul des salaires Participer à l organisation des recrutements : diffusion des annonces, prises de RDV et préparation des entretiens, rédaction et gestion administrative des contrats 1 Liste des missions indicative, non exhaustive et susceptible de varier selon les besoins et évolutions de la M2A 2

3 Apporter un soutien pour l organisation de formations Organiser la participation des professionnels de la M2A à divers évènements (congrès, séminaires, formations ) : inscriptions, déplacements Organisation, gestion du temps du comité de direction Organiser l agenda du comité de direction : RDV, réunions Rappeler les informations importantes et spécifiques indispensables aux RDV et réunions du CODIR Surveiller et rappeler les échéances importantes Organisation et planification d évènements et réunions pour la M2A ; Communication externe Prendre en compte les aspects logistiques : planification, évaluation du nombre de participants, réservation de salle Rédiger l ordre du jour ou le programme en concertation avec le comité de direction Organiser la communication concernant l évènement : aux participants, sur les réseaux sociaux le cas échéant Transmettre aux participants, les documents utiles à l évènement dans les délais impartis Veiller au bon déroulement de la réunion : préparation de documents, pochettes Participer à la restitution de l évènement : prise de notes, rédaction de compte rendu Participer à la communication externe de l activité de la M2A : mailings, fils d actualités sur les différents médias sociaux Gestion et suivi des dossiers administratifs Profil Collecter et traiter les données pour compléter les dossiers : devis, commandes ; Suivre et classer les dossiers Être en lien avec les prestataires de la structure : informatique, téléphonie Réaliser les commandes de matériel, fournitures, consommables et vérifier la conformité des livraisons Suivre les conditions d exécution d un contrat (téléphonie, informatique, assurance ) Appui administratif au fonctionnement et activités de l association Union Retraite Action (opérateur de la M2A) Bac + 2 et supérieur : BTS (services et prestations des secteurs sanitaire et social, assistant de manager, assistant de direction, assistant secrétaire trilingue ), DUT gestion des entreprises et des administrations ; Licence professionnelle ; Diplôme européen d études supérieures assistant(e) de direction Une formation et/ou une expérience dans le champ de la gérontologie, des administrations sanitaire et sociale serait appréciée. Savoir-faire, compétences Notions d organisation et de gestion du temps de travail Règles de l expression orale et écrite de qualité (orthographe, syntaxe, grammaire) Maîtrise des techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes ) Connaissance des principales normes rédactionnelles des divers types de documents demandés : compte rendu, note de synthèse 3

4 Connaissance du fonctionnement des tableaux de bord et outils de planification et de suivi Maîtrise des outils bureautiques : suite Office (Word, Excel, Power Point ), Outlook Maîtrise d Internet Méthodes de classement et d archivage Connaissance du contexte, fonctionnement, organisation et enjeux des secteurs sanitaire, médico-social et social Connaissance du milieu associatif Organisation d évènements Notions de droits du travail, législation sociale, convention collective, gestion administrative du personnel Notions de comptabilité analytique Veille informationnelle, veille réglementaire Connaissance des modalités d accueil Connaissance des différents médias et applications sociaux Secret professionnel : le respecter, connaître et faire connaître les principes du partage de l information entre les acteurs de la prise en charge médicale et médico-sociale Savoir-être Intégrer les priorités de la structure dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat Capacités relationnelles : écoute, concertation, empathie, connaissance et respect de la hiérarchie, aisance dans le dialogue, diplomatie, déontologie Professionnalisme, discrétion, fiabilité, discernement Être capable d établir une relation de confiance avec l ensemble des professionnels de la plateforme Capacité à s approprier la culture et l esprit de la M2A pour la représenter Autonomie, initiative, adaptabilité Capacité d analyse, de synthèse et de restitution des informations Aptitudes et appétence pour le réseautage personnel et professionnel : capacité à construire un réseau et à le solliciter pour recueillir/délivrer de l information de manière efficace et pertinente Adopter les grands principes éthiques : neutralité, objectivité, prise de distance, principe de réalité, prise en compte du parcours de vie de la personne accompagnée Capacités de collaboration et de négociation 4

5 Conditions d emploi et de rémunération Association Union Retraite Action Convention Collective : CCN 51 Statut : Cadre administratif de niveau 1 Temps de travail hebdomadaire : 35h Horaires de travail : amplitude horaire fonctionnelle de 9H00 à 19h00 Lieu de travail : Maison des Aînés et des Aidants 126, quai de Jemmapes PARIS Colonel Fabien Gare de l Est Rémunération : selon grille de rémunération de la convention collective (CCN51 FEHAP) Avantages : Mutuelle d entreprise ; Tickets restaurant ; Pass Navigo Divers : Formations Candidatures Monsieur Claude Cormier, Directeur Général Maison des Aînés et des Aidants 126, quai de Jemmapes PARIS claude.cormier@paris.fr 5