T0050_Procédure: Audit administratif et technique des dossiers de fermeture. Table des matières

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1 T0050_Procédure: Table des matières 1 Objectifs Champ d application Références (cadre législatif) Définitions Procédure du contenu de l audit Introduction Contrôle conformément à la législation Station-service fermée avant le ? Station-service démantelée avant le ? Qu est-ce que Bofas demande de contrôler en particulier? Est-ce qu une autre activité (des autres activités) était en cours sur le terrain? Y-a-t-il des constructions qui peuvent gêner l assainissement éventuel? Y-a-t-il des modifications à apporter par rapport aux plans existants? Analyse des éléments à contrôler Contrôle de fermeture (réf ) Citernes (souterraines) (réf ) Les installations de la station-service (réf ) Autres activités polluantes (réf ) Conduites d utilité publique (réf ) D autres constructions aériennes ou souterraines concernant l assainissement (réf ) Plans (réf ) Photos Contact avec les personnes présentes sur le terrain Contact avec BOFAS au sujet de l audit Audit combiné avec l exécution d une étude délimitées du sol ou proposition de monitoring Attribution du marché de l audit spécifique au site et l échange des données Attribution du marché spécifique au site Echange de données BOFAS auditeur Auditeur BOFAS...11 responsable Approuvé par Procédure T0050_PRO_Audit administratif et datant: 09/04/2008 Kris Eggermont Dirk Loontjens Version 1

2 T0050_Procédure: 1 Objectifs BOFAS s est assigné l objectif d exécuter un audit administratif et technique des dossiers recevables de type fermeture ayant comme but : - La mise en pratique légale des dispositions de l arrêté d agrément BOFAS; - Réunir de manière structurée et efficace les informations les plus essentielles afin de faciliter le traitement correct de la demande. L audit contient : - le contrôle du démantèlement et de la fermeture afin de faire respecter les engagements pour les demandes qui ont été introduites en fermeture. - réunir et contrôler les informations sur le site à l aide d informations secondaires. Le présent document est un manuel d exécution indiquant comment un audit doit être exécuté et ce que Bofas attend de l auditeur. Il appartient à l auditeur de mettre en pratique la tâche qui lui a été attribuée. Pour cette raison, la procédure doit être considérée comme une directive. 2 Champ d application BOFAS (fera exécuter) exécutera un audit uniforme de toutes les stations-service en Belgique dont une demande de type fermeture a été introduite auprès de Bofas. 3 Références (cadre législatif) Les dispositions de l arrêté d agrément 1 art. 9. BOFAS est tenu : 12 d exécuter ou de faire exécuter des contrôles au moyen d un échantillon de localisations fermées, notamment du respect de l engagement conformément à l article 14, 2, 1, 5. et 2, 1., de l Accord de Coopération ainsi que l envoi par recommandé d un rapport annuel relatif à l audit précité à la Commission Interrégionale d Assainissement du Sol; article 14, 2,1, 5: dans le chef de l exploitant, de l utilisateur de fait ou du propriétaire, qui souhaite se servir de son droit à l intervention: l engagement à ne pas utiliser ni faire utiliser le terrain pour l exploitation d une station-service pendant une période de 15 ans à partir de la date à laquelle la station-service a été fermée conformément à l article 2, 1, 4 du même article, et rendre cet engagement impératif 1 L ASBL BOFAS est agrée le CIAS depuis le 3 mars L ASBL BOFAS est opérationnelle depuis le 26 mars 2004, date à laquelle l arrêté d agrément a été publié au Moniteur Belge. responsable approuvé Procédure T0050_Audit administratif et datant: 09/04/2008 Kris Eggermont Dirk Loontjens Version 1 p.1/11

3 à chaque cocontractant dans ses relations contractuelles ultérieures vis-à-vis des tiers acquéreurs par le truchement d une stipulation en chaîne; article 14, 2,2, 1 dans le chef du propriétaire: l engagement de ne pas utiliser ou de faire utiliser le terrain pollué pour l exploitation d une station-service pendant une période de 15 ans à partir de la date à laquelle la station-service doit être fermée conformément au 2, 1, 4 du présent article et rendre cet engagement impératif vis-àvis des tiers acquéreurs par le truchement d une stipulation en chaîne; 4 Définitions Dans la présente procédure, les termes suivants sont utilisés, conformément à l article 1 de l Accord de Coopération: Terrain pollué terrain Une ou plusieurs parcelles cadastrales sur lesquelles une station-service est ou était implantée, pour lequel une demande d intervention visée dans les articles 13 et 16 a été introduite qui, suite à l exploitation de la station-service, est tant pollué qu un assainissement s impose sur base de la législation régionale concernant l assainissement du sol. Site pollué site Une ou plusieurs parcelles cadastrales sur lesquelles une station-service est ou était implantée, pour lequel une demande d intervention visée dans les articles 13 et 16 a été introduite ainsi que les parcelles attenantes dont le sol a été pollué de telle manière qu un assainissement s impose sur base de la législation régionale concernant l assainissement du sol. Fermeture L arrêt définitif de l exploitation de la station-service sur le terrain pollué. datant: 09/04/2008 Kris Eggermont Dirk Loontjens Version 1 p.2/11

4 5 Procédure du contenu de l audit 5.1 Introduction La présente procédure indique quels points doivent être contrôlés et de quelle manière ceci doit avoir lieu afin de chercher à atteindre un procédé uniforme. Les audits seront exécutés par des parties diverses et seront combinés dans la plupart des cas avec un autre marché attribué par Bofas (l élaboration d une EDS ou l élaboration d un projet de monitoring). 5.2 Contrôle conformément à la législation Station-service fermée avant le ? L engagement de fermer la station-service au plus tard 24 mois après la publication de l agrément du Fonds dans le Moniteur Belge Station-service démantelée avant le ? Les installations aériennes (constructions) enlevées, telles que: les pompes, l auvent, les points de remplissage, les évents, le terminal de paiement, les citernes aériennes et à cet effet enlever toutes les installations aériennes endéans les 2 mois après la fermeture de la station-service. Les citernes (souterraines) nettoyées et dégazées et de vider et dégazer toutes les installations souterraines (notamment les citernes, les conduites, les collecteurs d huile, les égouts, ) 5.3 Qu est-ce que Bofas demande de contrôler en particulier? Est-ce qu une autre activité (des autres activités) était en cours sur le terrain? Garage, carwash, dépôt de gaz, dépôt de combustibles liquides, dépôt de charbon, etc Y-a-t-il des constructions qui peuvent gêner l assainissement éventuel? Auvent, panneaux de publicité, bâtiments, murs de séparation, voies routières, conduites etc. datant: 09/04/2008 Kris Eggermont Dirk Loontjens Version 1 p.3/11

5 5.3.3 Y-a-t-il des modifications à apporter par rapport aux plans existants? Il ne s agit pas d une description détaillée du site mais une évaluation et des informations complémentaires éventuelles concernant les plans mis à disposition par Bofas pendant l audit: Est-ce que les constructions aériennes sont bien indiquées? Est-ce que les conduites souterraines sont indiquées et correspondent à la réalité (si contrôlable)? Est-ce que l échelle du plan est approximativement correcte? Est-ce que les parcelles adjacentes ont été bien indiquées sur les plans? Autres remarques. 5.4 Analyse des éléments à contrôler Contrôle de fermeture (réf ) L auditeur indique si la station-service est fermée ou non. Qu est-ce une station-service fermée? Il est clair que physiquement il n est plus possible de faire le plein. De préférence prendre une photo comme preuve. S il est impossible d apporter la preuve du matériel hors service, il faut assumer que la fermeture n est pas un fait et le contrôle doit être effectué en se ravitaillant et en prenant un ticket ou de se faire procurer une preuve de paiement ce qui servira de preuve que la station n a pas été fermée. S il est impossible de démontrer que la station-service est fermée ou s il s avère qu elle n a pas été fermée, l auditeur est tenu de le notifier à Bofas endéans les 24 heures après l exécution de l audit. Attention! La fermeture est uniquement valable pour le terrain pollué et non pour le site pollué. A cet effet, il est utile pour l auditeur d être en possession d un plan cadastral ou d un plan qui reflète clairement la situation cadastrale. Il faut remarquer qu en certains cas les installations de distribution de combustibles ayant un caractère non public pourront être toujours en service. Même dans ce cas, nous vous conseillons de notifier de telles constatations endéans les 24 heures à Bofas. Lors du moindre doute à propos de la situation cadastrale, l auditeur le signalera. Il est également demandé d indiquer sur le formulaire d audit qu une station-service est exploitée ou non sur une parcelle adjacente et une esquisse cadastrale illustrant la localisation de la station-service sera jointe. datant: 09/04/2008 Kris Eggermont Dirk Loontjens Version 1 p.4/11

6 5.4.2 Citernes (souterraines) (réf ) Ces contrôles seront appliqués SEULEMENT s il y a des citernes sur le terrain. Dans un premier temps, le contrôle sur le nettoyage et le dégazage a lieu sur base des attestations fournies à Bofas. Si Bofas n a pas fourni les attestations, elles ne sont pas disponibles chez Bofas. Dans le cas où les attestations ne sont pas disponibles chez Bofas, l auditeur les demandera simplement au demandeur (si le demandeur est présent sur place). L auditeur doit comparer le nombre des citernes indiquées sur les plans fournis avec la situation sur place. L auditeur vérifie s il y a d autres citernes (non liées à l exploitation de la stationservice) sur le terrain. Il le vérifie en fonction de la présence (visuelle) d une pollution étrangère à l exploitation de la station-service potentielle. Si lors de sa visite, l auditeur peut obtenir des informations à ce sujet, il essaie de se renseigner Les installations de la station-service (réf ) L auditeur vérifie si la (les) pomp(es), les point de remplissage, les évent(s), l auvent, les panneaux de publicité le terminal de paiement, les citernes aériennes a (ont) été enlevé(s). Si ces installations n ont pas été enlevées, il vérifiera si elles sont bien indiquées sur les plans disponibles. Si elles ont été enlevées, l auditeur marquera leur emplacement sur le plan. Il faut accorder une attention particulière à des pollutions résiduaires éventuelles qui indiquent un déplacement des activités (historiques) de la station-service. A titre d exemple, nous citons un vieux socle d une ancienne pompe et/ou un îlot de pompe qui indique que la station-service avait été implantée ailleurs. Les évents et les points de remplissage (le nombre doit être spécifié) révèlent parfois la présence d un plus grand nombre de citernes que celui indiqué sur le plan Autres activités polluantes (réf ) L auditeur vérifie s il y a d autres installations de distribution de combustibles liquides non liées à l exploitation de la station-service. S il y a d autres activités polluants sur le terrain, telle qu un garage pour des véhicules à moteur, un car wash, un dépôt de mazout ou d autres combustibles liquides, un dépôt de combustibles solides ou autres, l auditeur le signalera. Il mentionne également si les établissements sont toujours opérationnels ou s ils ont été fermés. datant: 09/04/2008 Kris Eggermont Dirk Loontjens Version 1 p.5/11

7 Pour finir, il vérifie si d autres types d activité sont exercés sur le terrain. La question que Bofas se pose est s il faut tenir compte d autres activités opérationnelles en fonction de la sécurité et des besoins spécifiques des acteurs présents sur le terrain (ex dépôt de gaz...) lors des travaux d assainissement du sol réels Conduites d utilité publique (réf ) L auditeur vérifie s il y a des conduites d utilité publique qui peuvent avoir une influence possible sur l exécution d un assainissement éventuel. Il accorde une attention particulière aux bouches à clé, aux armoires de contrôle aériennes et lignes aériennes. L intention est de créer une image initiale de la présence de (téléphone, télédistribution, électricité, gaz, fibre optique, etc.) L auditeur indique schématiquement où se trouvent les conduites, il fait un scan du schéma et il le transmet à Bofas. Il n est nullement nécessaire que l auditeur demande les plans des conduites auprès des entreprises d utilité publique compétentes, en fonction de son travail d audit. L intention est encore moins que l auditeur fournisse un plan fonctionnel (prêt à l emploi) D autres constructions aériennes ou souterraines concernant l assainissement (réf ) L auditeur indique s il y a d autres obstacles qui peuvent gêner l exécution des travaux d assainissement du sol. Il le fait sur base d un contrôle visuel et/ou des informations transmises oralement. (A titre d exemple, nous citons la présence d une conduite de gaz, d une aubette de bus, une cabine électrique, une grande différence de niveau entre la station et la chaussée, des lignes aériennes, une corniche en dépassement, etc.). L auditeur se base sur un point de vue fictif selon lequel la zone de la station-service doit être entièrement excavée (approche worst case). Les parcelles adjacentes et le terrain public attirent doivent attirer son attention particulier. L auditeur fait un reportage photo pour l illustrer clairement Plans (réf ) Faisant suite au point précédent, l auditeur vérifie la qualité des plans fournis par Bofas. Il vise surtout le réalisme du plan. Les conduites souterraines, l îlot des pompes, le point de remplissage, les évents, les citernes, le séparateur d hydrocarbure, ont-ils été clairement indiqués sur le plan et le plan correspond-il à la réalité dans la mesure où il est possible de le vérifier? datant: 09/04/2008 Kris Eggermont Dirk Loontjens Version 1 p.6/11

8 Les couvercles, ont-ils été indiqués? Les différents types de revêtements et les zones vertes ont-ils été indiqués? Les constructions aériennes, ont-elles été indiquées? Les constructions souterraines, ont-elles été indiquées? D application si contrôlable. L échelle du plan, correspond-elle approximativement à la réalité? L auditeur fait quelques mesures afin de contrôler si les dimensions sur le terrain correspondent aux mesures utilisées sur le plan. En cas d écarts, il peut les indiquer sur le schéma. La représentation du terrain public, correspond-elle à la réalité? (attention aux zones piétonnière, pistes cyclables et chaussée) L auditeur doit au moins signaler le fait que le plan ne correspond pas à la situation réelle. Il peut utiliser une esquisse sur laquelle il marque ses indications et expliquer textuellement où se situent les problèmes. L intention est d attirer l attention de l expert en assainissement du sol, qui sera en charge de l assainissement sur le terrain, sur des erreurs possibles. Ainsi, ce dernier y consacrera l attention nécessaire. S il y a des plans qui contiennent des défauts, l auditeur fera un scanning de son esquisse et la transmettra à Bofas (comment? Voir plus tard). Le but n est pas que l auditeur refasse de nouveaux plans Photos L auditeur réalise quelques photos spécifiques qui visualisent la station-service (le terrain pollué) et l environnement en général. En cas de perceptions exceptionnelles ou lorsque la réalité ne correspond pas au plan, il fera des photos de ces détails. Les photos doivent servir de preuve que la station-service a été fermée et que les installations de la station-service ont été démantelées. Chaque photo doit mentionner la date de la prise de la photo et un format de max. 200 Kb. Les photos peuvent être du type tif et jpg. 5.5 Contact avec les personnes présentes sur le terrain Bien que BOFAS soit convaincu que ses contractants ont suffisant d expérience dans la fréquentation des parties concernées par l assainissement, il veut tout de même rappeler quelques points importants: datant: 09/04/2008 Kris Eggermont Dirk Loontjens Version 1 p.7/11

9 Bien que l auditeur dispose de suffisamment d information environnementale pour se prononcer sur la situation de la pollution, il s abstient de le faire vis-à-vis de tiers. S il est interpellé par rapport à cela, il renvoie à Bofas. Des jugements à propos de timing de Bofas, même si l auditeur est au courant, doivent être évités. L auditeur peut évidemment répondre lui-même à des questions concernant les buts de l audit et concernant le Bofas même. 5.6 Contact avec BOFAS au sujet de l audit Pendant l exécution de l audit (chantier et bureau), l auditeur peut compter sur le soutien de l équipe de coordination de l audit pendant les heures de bureau. Lors de l attribution du marché, une adresse particulière sera opérationnelle où les questions peuvent être posées. datant: 09/04/2008 Kris Eggermont Dirk Loontjens Version 1 p.8/11

10 6 Audit combiné avec l exécution d une étude délimitées du sol ou proposition de monitoring Comme déjà cité, dans certains cas les audits seront combinés avec l élaboration d une EDS ou une proposition de monitoring Ces deux marchés seront exécutés conformément aux prescriptions et procédures standard tels que stipulés par Bofas. Des questions concernant l élaboration des études délimitées du sol ou des propositions de monitoring seront posées au responsable de projet en charge chez Bofas ou au coordinateur désigné par Bofas qui sera connu lors de l adjudication du marché. L audit devra être transmis simultanément avec tous les autres documents relatifs à l EDS ou à la PM. La livraison aura lieu via le site web d audit (voir 7.2). S il s avère qu une station-service est toujours opérationnelle, l auditeur le signale endéans les 24 heures après l exécution de l audit. Il cesse d exécuter l EDS ou la PM jusque la situation ait été évalué par Bofas. datant: 09/04/2008 Kris Eggermont Dirk Loontjens Version 1 p.9/11

11 7 Attribution du marché de l audit spécifique au site et l échange des données 7.1 Attribution du marché spécifique au site Après l adjudication du marché, l auditeur recevra l adjudication du marché, par site via et le site web. L auditeur recevra les données nécessaires lors de l attribution du marché global qui lui donneront accès au «site web spécifique». Par site, la date de réalisation du marché sera spécifiée. La date de réalisation est contractuelle. 7.2 Echange de données Bofas a développé une application web protégé pour l élaboration des audits à exécuter. Ainsi les données, les documents et les photos ne peuvent être transmis à Bofas que via ce canal uniquement. Lors de l adjudication, les exécutants recevront les logins et les coordonnées nécessaires pour utiliser l application. Il recevra une liste des audits qui lui sont attribués, les EDS et les PM à exécuter simultanément, dépendant du souscripteur logué. Le délai d exécution sera communiqué au même temps BOFAS auditeur Via l application web, l auditeur peut télécharger les informations mises à disposition par Bofas. Ces informations contiennent entre autre les études du sol, les projets d assainissements du sol, les plans (pour autant qu elles ne sont pas intégrées dans les études et les projets), les attestations de nettoyage des citernes. Les informations concernant la demande d intervention auprès de Bofas sont également disponibles (données du demandeur, les citernes, l adresse du terrain, etc.) En tant que préparation à l audit, l auditeur détermine lui-même les informations dont il a besoin pour exécuter son travail. Il a la possibilité d imprimer le formulaire d audit, déjà complété avec les données spécifiques au site, et l utiliser comme instrument de travail pendant l audit. L auditeur peut seulement consulter les données qui lui sont confiées dans le cadre du marché. datant: 09/04/2008 Kris Eggermont Dirk Loontjens Version 1 p.10/11

12 7.2.2 Auditeur BOFAS Après l exécution de l audit, l auditeur peut transmettre ses données à Bofas uniquement via l application web. Le formulaire d audit sera complété via un formulaire à compléter sur le site. Il doit fournir les annexes suivantes: Les documents qu il a établis dans le cadre de l exécution de l EDS ou du PM selon les documents standard Bofas sous forme digitale (format : Word, excel, pdf, tif) Photos (comprimées jusqu une taille max. de 200 Kb/photo, format: jpg, tif) esquisse(s) où les imperfections et/ou l infrastructure sont indiquées Scan du formulaire d audit signé S il a finalisé l audit, il peut transmettre le travail pour un contrôle technique par Bofas. Ceci ne sera toutefois pas possible avant que l audit soit finalisé. La fourniture des audits, des études délimitées du sol et des PM aura toujours lieu selon les règles précitées prescrites par Bofas. datant: 09/04/2008 Kris Eggermont Dirk Loontjens Version 1 p.11/11