Modélisation, organisation et optimisation des parcours de soins au sein d un département hospitalo- universitaire innovant

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1 Modélisation, organisation et optimisation des parcours de soins au sein d un département hospitalo- universitaire innovant 1

2 Résumé Français Le système de soin est un système complexe incluant de multiples parties prenantes, organisations, objectifs et finalités. Les challenges portés par une organisation de soins sont son efficience, sa performance et une allocation juste des ressources humaines et financières. La loi Hôpital- Patient- Santé- Territoire (HPST) votée en 2009 témoigne d une volonté forte de l Etat de voir émerger une mutualisation des moyens et une coopération entre les professionnels de santé pour garantir un accès juste et égal au système sanitaire. Dans ce contexte le département hospitalo- universitaire Virus Immunité Cancer (DHU- VIC) du centre hospitalo- universitaire Henri Mondor fait parti des huit premiers DHU labellisés par l assistance publique des hôpitaux de Paris. Né d une volonté des professionnels à s organiser en centre d excellence, le DHU- VIC inclut 15 départements hospitaliers regroupant des domaines médicaux variés (virologie, dermatologie, oncologie, immunologie, biologie ) et 6 unités INSERM. Son objectif est de constituer un centre intégrant le soin, la recherche et l enseignement, pour contribuer à la meilleure prise en charge des patients souffrant de pathologies liées au virus à l immunité ou au cancer. Dans ce contexte la modélisation des processus affectés à cette mission, ou d une organisation centrée sur le patient devrait contribuer au succès de DHU- VIC en optimisant son efficience et ses coûts. L objectif de cette thèse est de modéliser le parcours de soins des patients au sein du DHU- VIC, d évaluer leurs interactions avec les domaines de recherche et d enseignement porté par l organisation en vue d établir les processus d organisations efficients et optimisés. Dans une approche de génie industriel nous proposons trois phases à intégrer dans le périmètre de cette thèse. Une première phase d observation sur le terrain, où seront identifiés les indicateurs clés, les processus créateurs de valeurs, la performance et l efficience du système, seront modélisées par simulation mathématique. Dans une deuxième phase des scénarios optimisés ou idéaux seront proposés simulation de leur performance et leur efficience. Enfin dans une dernière phase, sur quelques scénarios sélectionnés, nous testerons la faisabilité par une mise en place terrain et nous analyserons le retour d expérience. Ce travail devrait permettre d améliorer le parcours et la prise en charge du patient ainsi que l efficience et la performance du DHU- VIC. Anglais Healthcare is a complex system including various stakeholders, expectations, objectives and finalities. Challenges in healthcare organizations include an efficient and optimized resource allocation. In 2009, the French ordinance «Hôpital- patient- santé- territoire» fixed the need of healthcare- professional collaboration and an equal access to the system. Hospital University Department Virus- Immunity- Cancer (VIC DHU) is one of the eight first labeled hospital university 2

3 department of the assistance publique des hôpitaux de Paris». Organized as a center of excellence, VIC- DHU includes 15 hospital- departments (virology, dermatology, immunology, oncology, biology ) and 6 INSERM research teams. VIC- DHU project aims at building an integrated center of excellence for care, research, education, to improve medical care and management for patients with virus, immune diseases or cancer pathologies. In this context, modeling VIC- DHU activity processes and patients journey should improve VIC- DHU organization, efficiency and appropriate resource allocations. Our aim trough of this PhD thesis is to identify, determine, model and simulate a patient journey in VIC- DHU organization. We will perform a three- step approach. In a first step we will collect cases, identify stakeholders expectations, existing scenarios and performance indicators to simulate the existing solution. In a second step, we will using simulation and identified key indicators model ideal or optimized scenario. In a third step after selecting some cases scenarios, we will implement and test their real performance and also collect stakeholders feedback. Our approach should improve patients management and process to contribute to an efficient and optimized VIC- DHU organization. Financement demandé 100% du doctorat Unité (s) de recherche supportant le projet Laboratoire de recherche en Génie Industriel (LGI), Ecole Centrale Paris (EA 2606), Châtenay- Malabry Département Hospitalo- Universitaire Virus Immunité Cancer, Hôpital Henri Mondor, Créteil Directeur de thèse Pr Julie Stal Le Cardinal, LGI, Ecole Centrale Paris (EA 2606), Châtenay- Malabry Co- encadrants : Dr Ouali Jouini, LGI, Ecole Centrale Paris (EA 2606), Châtenay- Malabry Pr Pierre Wolkenstein, Chef de pôle Cancers, Immunité, Transplantation et Infection (CITI), responsable de la branche soin du département hospitalo- universitaire Virus Immunité Cancer (DHU- VIC), Hôpital Henri Mondor, Créteil Ecole Doctorale de rattachement et établissement d inscription Ecole Centrale Paris ED "Sciences pour l'ingénieur" Grande voie des Vignes, Châtenay- Malabry cedex 3

4 CONTEXTE La santé est un système complexe, incluant de multiples parties prenantes, organisations, objectifs et finalités (Schindler et al. 2007). La pénurie des professionnels médicaux et paramédicaux, la pression démographique, l augmentation de la demande et des dépenses de soins, l implantation d innovations médicales scientifiques et technologiques et le risque d une diminution de la qualité des soins sont autant de facteurs justifiant la nécessité d une organisation efficiente associée à une allocation optimisée des ressources humaines et financières. Malgré un contexte local de financement, les challenges d une organisation de santé dépassent largement les frontières nationales (Robinson et al. 2012). L organisation des systèmes de soins inclut de multiples domaines de recherches: sociologie, économie, management, optimisation, et gestion du risque. La démarche communément utilisée inclut une conceptualisation du problème par l identification des acteurs, des organisations existantes, des processus créateurs de valeurs et des indicateurs ou variables clés permettant d implémenter des modèles statistiques mesurant la valeur générée, la performance et les risques liés à l organisation du système (Aktaş et al. 2007; van der Geer et al. 2009; Basole et al. 2013; Robinson et al. 2012). Le résultat de cette démarche contribue pour le décideurs ou le manager au choix de la stratégie la plus pertinente de développement ou de répartition de ses ressources ou des priorités en terme de politique sanitaire (Robinson 2012). Votée en 2009 «la loi Hôpital Patient Santé territoire» HPST, témoigne d une volonté forte de l Etat à organiser l offre sanitaire. La loi acte le principe de coopération entre les acteurs du système en 4 titres incluant la réorganisation du soins (la lutte contre les déserts médicaux, décloisonnement entre secteurs de soins ambulatoires hospitaliers, médico- sociaux), la performance des hôpitaux, la prise en charge de pathologies chroniques, le dépistage la prévention et le pilotage régional par les agences régionales de santé (ARS)(Anon s. d.). Elle fixe également une nouvelle gouvernance des hôpitaux publics autour des directeurs d établissement et d une organisation en pôle. En 2012, l assistance publique des hôpitaux de Paris AP- HP labellise pour 5 ans les 8 premiers départements hospitalo- universitaires (DHU), ces départements réunissent un ensemble de pôles ou d équipes de recherche partageant un objectif commun. Ils disposent d un ensemble significatif de chercheurs, d enseignants- chercheurs et de personnels hospitaliers faisant preuve d un niveau d excellence qui les positionne comme références internationales dans les thématiques qu ils recouvrent. Labellisé en 2012, le DHU Virus- Immunité- Cancer associe des pôles cliniques de l hôpital Henri Mondor, et des unités de recherches INSERM de la faculté de médecine Paris 12. Son objectif est la structuration d un centre d excellence dans la prise en charge médicale, la recherche et l enseignement dans les domaines des infections virales, du cancer et des maladies auto- immunes. 4

5 Situé dans le val de Marne avec un bassin de population 1,3 millions d habitant, le DHU- VIC inclut un staff de 86 praticiens hospitalo- universitaires permanents, 40 praticiens hospitalo- universitaires contractuels, 78 praticiens hospitaliers, 362 infirmières, 265 auxiliaires de soins, 170 techniciens de laboratoire. La création du VIC prévoit une organisation translationnelle de la recherche et du soin entre 3 divisions incluant 15 services cliniques, 11 services biologiques ou technique : «division infection virale», «division cancer», «division immunité et transplantation» (figure 1). Figure 1 : Départements médicaux, de recherche du VIC Le pôle recherche du VIC inclut un «Institut de recherche sur le vaccin» Labex et un centre de recherche VIC associant de multiples équipes INSERM (6 équipes notées A ou A+ par AERES) travaillant sur les infections virales chroniques, l immunité, les cancers et leurs interactions. A l échelle d un établissement hospitalier et d un centre de recherche, le VIC se positionne comme une organisation intégrée de soins, de recherche et d enseignement, née d une volonté des professionnels à s organiser en un centre d excellence. Pour mieux comprendre les mécanismes pathologiques, le soin et la prise en charge médicale quotidienne des patients implémentent la constitution de cohorte, la recherche clinique, l innovation thérapeutique, et contribuent au dynamisme d une recherche biologique et épidémiologique. Dans un cadre voulu par le décideur de 5

6 santé, et dans une vision moderne d optimisation des ressources et d objectifs communs, le VIC constitue un modèle d organisation visant la meilleure prise en charge des patients souffrant de pathologies liées au virus à l immunité ou au cancer. Dans ce contexte la modélisation des processus affectés à cette mission, ou d une organisation centrée sur le patient devrait contribuer au succès de DHU- VIC en optimisant son efficience et ses coûts. OBJECTIFS L objectif de cette thèse est de modéliser le parcours de soins des patients pris en charge au sein du DHU- VIC, d évaluer leurs interactions avec les domaines de recherche et d enseignement porté par l organisation en vue d établir les processus d organisations efficients et optimisés en terme d allocation de ressources humaines et financières. METHODES Nous proposons trois phases à intégrer dans le périmètre de cette thèse. Phase 1 : Observation sur le terrain. Au terme de cette phase nous identifierons les indicateurs clés et les processus créateurs de valeurs et modéliserons par simulation mathématique l efficience et la performance du système Phase 2 : Conception de scénarios optimisés ou idéaux, simulation de performance et efficience en fonction des indicateurs Phase 3 : Faisabilité, expérimentation et retour d expérience, au vu des deux phases précédentes quelques scénarios seront sélectionnés Phase 1 Observation sur le terrain - interviews des acteurs afin de définir les attentes - recueil prospectif du nombre de patient (codage hospitalier) - observation du parcours des patients, mesure des durées de parcours - Carte des processus existants (soins, prise de rendez vous, consultation) Livrables attendus - indicateurs clés - processus créateurs de valeurs - modélisation de l efficience et de la performance du système Durée 6-9 mois 6

7 Phase 2 Conception des scenarios idéaux - Conception - Modélisation /Simulation Phase 3 Faisabilité et expérimentation d un ou de 2 scénarios sélectionné Livrables attendus - processus optimisés efficients - comparaison avec l existant - Plan stratégique pour les acteurs Mesure de l efficience, de la performance et de la satisfaction des acteurs en terme de qualité de soins Résultat attendu amélioration du parcours patient, optimisation du parcours dans le VIC, qualité médicale, satisfaction Durée 6-9 mois Durée 9 mois LES OUTILS Les outils du génie Industriel seront utilisés dans cette thèse - analyse systémique, causal map - modélisation de processus - modélisation des files d attente - modélisation statistique (test paramétriques et non paramétriques), et logistique chaînes de Markov, analyse de processus stochastiques. Utilisation des logiciels ARENA et MatLAB, l école centrale Paris dispose de licences. ENCADREMENT DE THESE Le laboratoire de Génie Industriel de l Ecole Centrale Paris se propose d encadrer la thèse. Ce sujet inclut deux domaines d expertise du laboratoire : conception et organisation de système complexe (Julie Stal Le Cardinal), optimisation des processus stochastiques liés à des phénomènes de file d attente (Oualid Jouini). Il détient une forte expérience dans le domaine de la santé avec plus de 12 thèses effectuées ces 8 dernières années. A titre d exemple : pilotage d organisations complexes créatrices de valeurs (Schindler, 2010), Analyse et développement de modèles qualitatifs et quantitatifs de planification d'activités pour les services application aux pratiques d'hospitalisation à domicile (Benzarti 2008), performance et Optimisation Systémique de l Aide Médicale Urgente (Aboueldjiane, 2011), implantation d une technologie créatrice de valeurs dans le système de santé (Jean, 2012), 7

8 conception et mise en place d une innovation : la télédermatologie (Duong, 2013), optimisation des système de santé d urgence (Ghanes 2013). Ses travaux reposent sur des collaborations internationales dans le domaine de la santé (Pr Ger Kool, Netherlands, gestion des files d attente et du parcours patient dans un établissement hospitalier) et nationaux : Agence régional de Santé Ile- de- France, SAMU 94, AP- HP, Télégéria Ile- de- France, Service de dermatologie de l hôpital Henri Mondor, Groupement de coopération sanitaire Picardie. L encadrement de cette thèse inclura les partenaires académiques et médicaux appartenant au comité exécutif du DHU- VIC (Pr Pawlotski, Pr Wolkenstein). Ce projet concerne l axe prioritaire AAP IDI 2013 : Science et Innovation, multidisciplinaire, il inclut la collaboration avec une équipe médicale de la faculté de médecine Paris 12, du centre hospitalier universitaire Henri Mondor AH- HP, et le LGI Ecole Centrale Paris équipe du futur collège doctoral de l université Paris- Saclay. RÉFÉRENCES Aktaş, E., Ülengin, F. & Önsel Şahin, Ş., A decision support system to improve the efficiency of resource allocation in healthcare management. Socio- Economic Planning Sciences, 41(2), p Anon, Loi Hôpital Patients Santé Territoires. Loi Hôpital Patients Santé Territoires. Available at: loi- hopital- patient- sante- et- territoires.html. Basole, R.C., Bodner, D.A. & Rouse, W.B., Healthcare management through organizational simulation. Decision Support Systems, 55(2), p Van der Geer, E., van Tuijl, H.F.J.M. & Rutte, C.G., Performance management in healthcare: Performance indicator development, task uncertainty, and types of performance indicators. Social Science & Medicine, 69(10), p Robinson, S. et al., Priority- setting and rationing in healthcare: Evidence from the English experience. Social Science & Medicine, 75(12), p Schindler, A., Bocquet, J.- C. & Dudezert, A., Systemic approach as a multi- criteria design method: healthcare R&D centre application. In Proceedings of International Conference on Engineering Design. Available at: ouvertes.fr/hal / [Consulté le mai 27, 2013]. 8