SmartSync Manuel Avril 2015, Copyright Webland AG 2015

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1 Manuel Avril 2015, Copyright Webland AG 2015

2 Sommaire Introduction Règles de base Qu est-ce que? Le protocole Microsoft Exchange ActiveSync Microsoft DirectPush Transmission cryptée de données par SSL Synchronisation des données avec Téléphones portables Téléphones portables / Systèmes d exploitation pris en charge iphone & ipad Windows Phone Windows Mobile 5 oder höher, Pocket PC, SmartPhone Nokia série N, Nokia série E Blackberry Android Aperçu des fonctions et de la compatibilité Configuration des téléphones portables Adresse de serveur Xchange iphone & ipad Windows Phone Windows Mobile 5 ou plus, Pocket PC, SmartPhone Nokia série N, Nokia série E Blackberry

3 Android 2.x Android 4.x

4 Introduction La communication mobile et l information prend de plus en plus de signification. La connexion rapide des données, que ce soit à des fins professionnelles ou privées, constitue de nos jours une évidence. Un accès mobile aux données avec Notebook ou téléphone portable via Hotspots (WLAN) ou UMTS est devenu une normalité. Une mise à jour actualisée et synchronisée des données est devenue incontournable. Les serveurs Webland Xchange constituent ainsi une mémoire centrale des données pour les s et les données PIM (Personal Information management Calendrier, contacts, tâches) et se situent en centre du dispositif. Afin que ces données soient toujours et partout actualisées et accessibles, il faut qu il y ait en permanence une synchronisation entre le serveur central et les terminaux mobiles et les ordinateurs fixes (PC). Ces données peuvent être conjointement utilisées et échangées au sein, d une équipe, d une société et aussi d une famille. Pour cela les différentes catégories de données (calendrier, contacts, tâches, etc.), voire les différents classeurs (sous répertoires) se voient attribuer des droits d accès spécifiques par l utilisateur de telle manière que seules les personnes habilitées puissent y avoir accès. Les solutions et Hosted-Xchange sont idéalement adaptées à ces besoins de telle manière que vos données soient toujours disponibles et mises à jour sur le téléphone portable, le Smartphone, le PC fixe, sur le Notebook et sur Internet et que vous puissiez les utiliser conjointement avec d autres personnes. Vous obtiendrez plus d informations concernant les prestations de services de la société Webland AG sur notre page Web. 4

5 Règles de base Qu est-ce que? de Webland permet une synchronisation "over the air" (OTA) de voter téléphone portable avec le serveur central. Vous avez ainsi avec votre téléphone portable à tout moment et partout un accès à vos s, votre calendrier, vos contacts et vos tâches, même lorsque vous travaillez "offline". Le protocole Microsoft Exchange ActiveSync de Webland repose sur un protocole de synchronisation des données Exchange ActiveSync (EAS) de Microsoft. Ce protocole a été développé par Microsoft pour harmoniser les appareils mobiles (entre autres les téléphones mobiles) avec un serveur central, voire à les synchroniser. Le protocole EAS licencié par nos soins permet dorénavant une véritable synchronisation "over the air" des iphones et des appareils mobiles exploités sous Windows, sans avoir besoin d installer un logiciel supplémentaire. Le protocole EAS est utilisé depuis de nombreuses années et des milliers de fois dans l environnement Windows et il a la réputation d être extrêmement fiable. Microsoft DirectPush de Webland comporte également ce que l on appelle la fonction DirectPush de Microsoft. La fonction DirectPush permet une mise à disposition automatique sur votre téléphone portable des s en entrée. Le téléphone portable entretient une liaison avec le Serveur Xchange de Webland et celui-ci adresse en temps réel les mails nouvellement arrivés vers votre portable via le réseau de téléphonie mobile. Le flux de données généré avec une activation de DirectPush peut être maintenu à un niveau très faible afin que cette fonction ne provoque que des taxes marginales. Parallèlement à la "Synchronisation des s", dispose également de la possibilité d harmoniser vos rendez-vous, vos tâches et vos contacts de manière entièrement automatique. Si un collaborateur a par exemple accès à votre carnet de rendez-vous, il peut alors y reporter une nouvelle réunion et vous en serez informé en temps réel. Notre solution Hosted-Xchange propose encore d autres possibilités pour une utilisation commune des carnets de rendez-vous, de la gestion centrale des contacts, etc. Vous trouverez plus d informations à ce sujet sous la rubrique Hosted-Xchange. Transmission cryptée de données par SSL Avec vous serez donc toujours up-to-date, où que vous vous trouviez. Afin que personne d indésirable ne puisse espionner vos informations lors de la transmission des données, celle ci est effectuée au moyen d une connexion sécurisée via SSL (Secure Socket layer). Vous trouverez plus d informations à ce sujet sous le chapitre "Configuration des téléphones portables". 5

6 Synchronisation des données avec vous permet de synchroniser "over the air" les éléments suivants de manière automatique avec votre téléphone portable: s Calendrier de rendez-vous Contacts Tâches Journaux Notes Veuillez noter que tous les éléments de synchronisation mentionnés ne sont pas toujours pris en charge par le terminal. Remarque importante : Nous vous demandons de bien vouloir noter que des frais supplémentaires peuvent découler de la transmission des données en fonction du contrat passé avec votre opérateur de téléphonie. Pour de plus amples informations, merci de contacter votre opérateur de téléphonie portable. 6

7 Téléphones portables Téléphones portables / Systèmes d exploitation pris en charge De très nombreux téléphones portables disponibles sur le marché peuvent être utilisés avec de Webland. Il convient foncièrement de veiller à ce que l appareil soit compatible avec le protocole Microsoft Exchange ActiveSync. De nombreux appareils peuvent également être équipés par la suite avec un ActiveSync PlugIns mis à disposition par le constructeur ou par des sociétés tierces. Si vous n êtes pas sur que votre appareil soit compatible avec ActiveSync, veuillez contacter le constructeur de votre téléphone portable. Vous trouverez ci-dessous une liste (non exhaustive) des terminaux compatibles. iphone & ipad Les appareils iphone et ipad de chez Apple de toutes les générations sont compatibles avec Microsoft Exchange ActiveSync. La condition étant cependant une installation de la version de logiciel 4.0 ou dessus. Comparez à ce sujet avec l "Aperçu des fonctions et de la compatibilité". Windows Phone Les appareils des constructeurs qui mettent en œuvre le système d exploitation Windows Phone sont foncièrement compatibles avec Microsoft Exchange ActiveSync. En font partie entre autres Samsung, Sony Ericson, HTC ou Motorola. Veuillez noter que ce ne sont pas tous les appareils proposés par ces constructeurs qui sont obligatoirement compatibles avec le système d exploitation Windows. Comparez à ce sujet avec l "Aperçu des fonctions et de la compatibilité". Windows Mobile 5 oder höher, Pocket PC, SmartPhone Les appareils de constructeurs qui mettent en œuvre le système d exploitation Windows Mobile 5 ou plus, Pocket PC, SmartPhone sont foncièrement compatibles avec Microsoft Exchange ActiveSync. En font partie entre autres Samsung, Sony Ericson, HTC ou Motorola. Veuillez noter que ce ne sont pas tous les appareils proposés par ces constructeurs qui sont obligatoirement compatibles avec le système d exploitation Windows. Comparez à ce sujet avec l "Aperçu des fonctions et de la compatibilité". Nokia série N, Nokia série E Les nouveaux appareils des séries N et E de Nokia sont foncièrement compatibles avec Microsoft Exchange ActiveSync. Pour certains appareils de Nokia, il peut être nécessaire de procéder à une installation ultérieure de ActiveSync Clients de Nokia. Ce produit peut être obtenu gratuitement sur le site Web de Nokia. Comparez à ce sujet avec l "Aperçu des fonctions et de la compatibilité". Blackberry Tous les appareils de Blackberry nécessitent un logiciel supplémentaire ActiveSync. Comparez à ce sujet avec l "Aperçu des fonctions et de la compatibilité". 7

8 Android Les appareils avec le système d exploitation Android sont compatibles avec Microsoft Exchange ActiveSync. Comparez à ce sujet avec l "Aperçu des fonctions et de la compatibilité". 8

9 Aperçu des fonctions et de la compatibilité Windows Phone iphone & ipad Nokia N Series Android Nokia E Series Calendrier Contacts Tâches Notes DirectPush Carnet global o o d adresses Secure (Remote Wipe)* *Cette fonction n est actuellement pas encore disponible. 9

10 Configuration des téléphones portables La configuration des téléphones portables pour une utilisation de la solution de Webland est très simple. Foncièrement vous avez besoin d uniquement 3 indications pour configurer votre portable: Nom d utilisateur (correspond à l adresse ) Le mot de passe Le nom de serveur Xchange (que vous recevez automatiquement à la réception de la commande) En l espace de quelques minutes, la configuration est terminée et vous disposez toujours et partout de vos données actualisées. Vous trouverez ci-dessous les guides de configuration pour les téléphones portables les plus courants. 10

11 Adresse de serveur Xchange Déterminez l adresse du serveur Xchange pour votre compte. Procédez de la manière suivante : 1 Loguez-vous sur notre page Web dans le System Configurator avec vos données de client ou de domaine: 11

12 2 Sélectionnez / Xchange: 3 Notez l URL sous Informations serveur SSL -> Xchange server (ActiveSync). 12

13 iphone & ipad L iphone de Apple prend en charge automatiquement à partir de la version 3.x car un ActiveSync Client est déjà livré avec. Attention : Avant de débuter avec la configuration de l appareil, faites impérativement une sauvegarde de toutes vos données sur le PC. La société Webland AG ne prend en charge aucune responsabilité pour les données perdues. Les instructions de configuration: 1 Sélectionnez sur l écran d accueil 2 Réglages 13 Sélectionnez Mail, Contacts, Calendrier

14 3 Sélectionnez Ajouter un compte. 5 Saisissez les données suivantes: 4 saisissez l adresse à synchroniser. Domaine: Laissez ce champ libre. Nom d utilisateur : Redonnez à nouveau l adresse complète (comme ci-dessus) Mot de passe: donnez le mot de passe correspondant à ce compte . Sélectionnez Continuer. 14 Sélectionnez Microsoft Exchange.

15 6 Acceptez les éventuels messages au sujet des certificats et sélectionnez Continuer. 7 Sous "Serveur" saisissez les donneés sous la 8 forme: ms?xas.webland.ch Sélectionnez quelles données vous voulez synchroniser. (Le? est à remplacer par le numéro de serveur mail correspondant). Vous avez le choix entre: Mail Contacts Calendrier 15

16 9 On vous demande maintenant ce que vous voulez faire avec les calendriers et les contacts locaux existants. Attention : Si vous choisissez d effacer, les données seront irrémédiablement perdues sur votre iphone! La configuration est maintenant achevée. La première synchronisation débute maintenant immédiatement. Pour la première fois, elle peut durer de l ordre de quelques minutes. Vous trouverez vos données synchronisées dans les applications correspondantes Mail, Contacts et Calendrier. 16

17 Windows Phone Les appareils exploités avec Windows Phone prennent en charge de manière automatique, car un ActiveSync Client est déjà livré avec. Attention : Avant de débuter avec la configuration de l appareil, faites impérativement une sauvegarde de toutes vos données sur le PC. La société Webland AG ne prend en charge aucune responsabilité pour les données perdues. Guide pour la configuration : 1 Passez de la page de démarrage à la liste des applications à droite. Tapez sur Réglages et ensuite sur Comptes & autres. 2 Tapez sur Ajouter un compte. 3 Tapez sur Setup étendu. 4 Sélectionnez le champ Adresse . Saisissez votre Adresse et le Mot de passe correspondant sous Mot de passe. 5 Cliquez sur Continuer et sélectionnez Exchange Active Sync. 6 Les champs adresse , mot de passe et nom d utilisateur sont maintenant remplis automatiquement. Laissez ces indications sans les changer. 7 Dans le champ Domaine indiquez votre nom de domaine sous la forme "votredomain.ch". 8 Saisissez maintenant sous Serveur l adresse du serveur Xchange comme cela est expliqué sous "Adresse de serveur Xchange". Activez la case de contrôle pour le Serveur réclame une liaison cryptée (SSL). 9 Sous Contenus à synchroniser vous pouvez sélectionner si les mails, les contacts et / ou le calendrier doivent être synchronisés. 10 Cliquez sur Inscription. La configuration est maintenant achevée. Vous trouverez vos données synchronisées dans les applications correspondantes Mail, Contacts et Calendrier 17

18 Windows Mobile 5 ou plus, Pocket PC, SmartPhone Les appareils exploités avec Windows Mobile prennent en charge de manière automatique à partir de la version de logiciel 5.x, car un ActiveSync Client est déjà livré avec. Attention : Avant de débuter avec la configuration de l appareil, faites impérativement une sauvegarde de toutes vos données sur le PC. La société Webland AG ne prend en charge aucune responsabilité pour les données perdues! Guide pour la configuration: 1 Sélectionnez par Start -> Programme 2 18 Sélectionnez ActiveSync

19 3 Cliquez sur Configurer l appareil pour la 4 synchronisation avec ce serveur. Saisissez maintenant l' Adresse correspondante. Désactivez impérativement la case de contrôle Déterminer automatiquement les réglages de Exchange-Serveur. 19

20 5 Saisissez maintenant sous Serveur Server 6 Nom d utilisateur: l adresse du serveur Xchange comme cela est redonnez expliqué sous "Adresse de serveur Xchange". complète (comme ci-dessus). Activez Mot de passe: la permettre case une de contrôle transmission SSL de pour données à nouveau l adresse donnez le mot de passe correspondant à ce sécurisée. compte . Domaine: laissez ce champ libre. 20

21 7 Sélectionnez maintenant quelles sont les 8 données que vous voulez synchroniser. Votre appareil débute maintenant la première synchronisation. Vous avez le choix entre: Contacts Soyez un peu patient car cette opération peut Calendrier prendre un peu de temps. Tâches 9 La configuration est maintenant achevée. Vous trouverez vos données synchronisées dans les applications correspondantes. 21

22 Nokia série N, Nokia série E Les appareils Nokia ne disposent pas tous d un ActiveSync Client livré de manière standard. Assurez-vous en conséquence que vous avez d abord installé la dernière version du PlugIn "Mail for Exchange". Elle est disponible gratuitement sur la page d accueil de Nokia: -> Download Attention : Avant de débuter avec la configuration de l appareil, faites impérativement une sauvegarde de toutes vos données sur le PC. La société Webland AG ne prend en charge aucune responsabilité pour les données perdues. Guide pour la configuration: 1 Sélectionnez dans le menu le symbole Messages. 2 Sélectionnez Nouvelle boite Mail. 22

23 3 Choisissez Oui. 4 Sélectionnez Démarrer. 5 Sélectionnez Mail for Exchange. 23

24 6 Adresse Saisissez votre adresse . Mot de passe: Indiquez le mot de passe pour cette adresse . Nom d utilisateur: Redonnez à nouveau l adresse complète (comme ci-dessus). Domaine: Laissez cette case vide. Sélectionnez: Suivant. 7 Indiquez maintenant Exchange-Server Xchange comme sous l adresse cela est Mail du for serveur expliqué sous "Adresse de serveur Xchange". 8 Sélectionnez maintenant quelles sont les données que vous voulez synchroniser. Vous avez le choix entre: Calendrier Contacts Tâches Attention : Si vous décidez de ne pas conserver certaines données existantes (Calendrier, Contacts), elles seront irrémédiablement perdues! Sélectionnez Suivant. Votre appareil débute avec la première synchronisation. Soyez un peu patient car cette opération peut prendre un peu de temps. 24

25 Blackberry Les appareils Blackberry ne disposent pas d un ActiveSync Client livré de manière standard. Divers constructeurs tiers proposent cependant des logiciels commerciaux. Nous vous recommandons le ActiveSync Client de la société Astrasync. Le guide décrit comment vous devez installer sur votre Blackberry le ActiveSync Client (version test 7 jours) de la société Astrasync. Enregistrez-vous sur la page d accueil de Astrasync sous: Lors de l enregistrement indiquez le numéro de téléphone du Blackberry correspondant. Le lien de téléchargement sera alors envoyé sur ce numéro de téléphone. 1 Après avoir reçu le lien sur votre BB, le lien de téléchargement apparait: Téléchargez. 2 Sélectionnez Yes. 3 Astrasync est en cours d installation. 25

26 4 Sélectionnez OK. 5 Démarrez Astrasync. Confirmez le message par Yes. 6 Confirmez le message par OK. 7 Confirmez le message par Accept. 26

27 8 Sélectionnez Next. 9 Sélectionnez Detect Network. 10 Server Configuration Adresse Saisissez votre adresse . Domaine: Laissez cette case vide. Nom d utilisateur: Redonnez à nouveau l adresse complète (comme ci-dessus). Mot de passe: Indiquez le mot de passe pour cette adresse Sélectionnez: Next. 11 Indiquez maintenant Exchange-Server Xchange comme sous l adresse cela est Mail du for serveur expliqué sous "Adresse de serveur Xchange". 27

28 12 Confirmez à chaque fois les messages avec Next. 13 Sélectionnez maintenant quelles sont les données que vous voulez synchroniser: Contacts Calendrier Confirmez avec Next. 14 Attention: Respectez impérativement le message exact de votre Blackberry et confirmez le cas échant avec Continue anyway. La configuration est achevée. 28

29 Android 2.x 1 Sélectionnez Réglages sur l écran du menu. 2 Sélectionnez Comptes et synchronisation. 29

30 3 Sélectionnez Ajouter un compte. 4 Sélectionnez A titre professionnel. 30

31 5 "Vous pouvez configurer un compte Exchange en simplement quelques étapes." Sous Adresse saisissez l adresse à installer sous la forme: felix.muster@votredomain.ch Sous Mot de passe indiquez le mot de passe que vous avez attribué à ce compte . Laissez sous Expédier de manière standard les à partir de ce compte désactivé ou bien activez la fonction pour définir ce compte en qualité de compte standard. Sélectionnez Continuer. 31

32 6 Sous Domain-/Nom d utilisateur saisissez l adresse à installer sous la forme: felix.muster@votredomain.ch Sous Mot de passe indiquez le mot de passe que vous avez attribué à ce compte . Sous Exchange-Server indiquez l adresse du serveur Xchange comme cela est expliqué sous " Adresse de serveur Xchange" (sous la forme: ms??xas.webland.ch). Pour certaines version Android, cette information sur le serveur est automatiquement identifiée. Laissez sous Utiliser Liaison sécurisée (SSL) activé. Laissez sous Accepter toutes les liaisons SSL désactivé. Sélectionnez Continuer. 32

33 7 Vous pouvez maintenant définir certains réglages: Fréquence d appel automatique (Push) Ampleur de la synchronisation Envoyer les s de manière standard de ce compte Avertissement en cas de réception d Synchroniser les contacts de ce compte Synchroniser le calendrier Sélectionnez Continuer. 33

34 8 "Votre compte est maintenant installé." Vous pouvez maintenant saisir votre nom: "Nommer le compte (en option)" Test "Votre nom (sera affiché pour les messages en sortie)" Felix Muster Sélectionnez Terminé. La configuration est achevée. 34

35 Android 4.x 1 Sélectionnez Réglages sur l'écran du menu. 2 Sélectionnez Comptes et synchronisation. 35

36 3 Sélectionnez Ajouter un compte. 4 Sélectionnez Microsoft Exchange ActiveSync. 36

37 5 "Configurer un compte Exchange en quelques étapes" Saisissez l'adresse à installer sous la forme: Saisissez le mot de passe que vous avez attribué à ce compte . Laissez désactivé dans les s Envoyer de manière standard depuis ce compte ou bien activez la fonction pour définir ce compte en qualité de compte standard. Vous pouvez activer en option Afficher le mot de passe. Sélectionnez Continuer. 37

38 6 Acceptez la mise en garde de sécurité et sélectionnez Continuer. 7 Sélectionnez le mode manuel. 38

39 8 Sélectionnez Modifier les détails. 39

40 9 En guise de Domaine\Nom d'utilisateur saisissez votre domaine et l'adresse à installer sous la forme: En guise de Mot de passe saisissez le mot de passe que vous avez attribué à ce compte . Sous Serveur Exchange saisissez l'adresse du Serveur Exchange comme décrit sous "Adresse de serveur Xchange" (sous la forme: ms??xas.webland.ch). Pour certaines versions d'android, cette information serveur est reconnue automatiquement. Laissez activé Utiliser des liaisons sécurisées (SSL). Laissez désactivé Utiliser certificat client. Sélectionnez Continuer. 40

41 10 Confirmez l'activation de l'application et laissez activé Toujours afficher. Sélectionnez OK. 41

42 11 Vous pouvez maintenant déterminer les types de données pour la synchronisation et les modifier à tout moment: Tâches Calendrier Contacts Sélectionnez maintenant synch. La configuration est achevée. 42

43 Copyright Webland AG