Plan d action de la direction Vérification des contrôles de base du Tribunal canadien des droits de la personne. SGDDI n

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1 Plan d action de la direction Vérification des contrôles de base du Tribunal canadien des droits de la personne Opinion du Tribunal canadien des droits de la personne sur le rapport de vérification J ai examiné les constatations et les recommandations et, en ce qui concerne la portée de la présente vérification, elles révèlent avec précision l état du contrôle exercé sur la gestion financière, la passation de marché, les déplacements, l accueil et les ressources humaines pour le TCDP pour la période vérifiée. Approbation du Plan d'action de la direction par l'entité faisant l'objet de la vérification Susheel Gupta Vice-président Tribunal canadien des droits de la personne SGDDI n

2 1. Le TCDP devrait revoir son tableau de délégation des pouvoirs pour s assurer que la délégation est donnée à des employés à des niveaux appropriés au sein de l organisation. 2. Le TCDP devrait s assurer, que les employés, assujettis à la Politique sur l apprentissage, la formation et le perfectionnement, reçoivent la formation obligatoire liée à la gestion financière, à la passation de marchés et aux ressources humaines et que leurs connaissances sont validées à tous les cinq ans. 1) Adoption d un tableau de délégation intérimaire en décembre 2011 et présentation au BCG. 2) Élaboration d un nouveau tableau de délégation pour tenir compte des changements organisationnels et inclusion de plus de détails pour s assurer que les délégations sont attribuées aux niveaux appropriés. 1) Examen de toutes les exigences obligatoires en matière de formation et retrait de la délégation aux personnes ne satisfaisant pas aux critères jusqu à ce qu elles s y conforment et vérification quinquennale des connaissances. 1) Terminé 2) Le 30 mai ) Terminé en partie pour les employés signataires : L examen sera terminé d ici le 30 mai SGDDI n

3 3. Le TCDP devrait élaborer et documenter un processus pour s assurer que les budgets sont approuvés annuellement par une autorité délégataire compétente et qu ils sont régulièrement surveillés. 2) Conservation aux dossiers personnels de la documentation sur la formation obligatoire. De plus, les Services financiers s assureront que la confirmation de l achèvement de la formation financière obligatoire soit gardée avec la fiche de signature. 3) Création d un système de rappel visant à s assurer que les employés délégataires maintiennent ou renouvellent leur validation. 1) Création d un processus de budget base zéro pour référencer à nouveau et allouer les budgets aux gestionnaires délégataires en fonction des programmes et des priorités organisationnelles. Présentation du plan budgétaire au BCG, conformément aux Agent administratif 3) Examen annuel dans le cadre de l évaluation du rendement et du plan d APP au printemps. 1) Terminé en partie 2) Le 30 avril ) Mensuel SGDDI n

4 4. Le TCDP devrait élaborer et documenter un processus pour s assurer que les engagements financiers sont traités par une personne ayant la délégation de le faire avant que les dépenses ne soient effectuées exigences. 2) Création d un processus mensuel de rapprochement et de déclaration pour assurer une saine gestion financière. 3) Tenue d une séance de planification annuelle pour traiter des priorités et des besoins budgétaires connexes. 1) Les gestionnaires délégataires sont informés des mesures intérimaires adoptées pour l engagement de l article 32. 2) Surveillance et déclaration des infractions au DPF pour résoudre les problèmes. 3) Élaboration d une procédure organisationnelle pour l engagement des dépenses et et registraire et registraire Agent des finances et registraire 4) Automne 2012 et en permanence par la suite 1) Terminé 2) En cours 3) Mai 2012 SGDDI n

5 d une liste de vérification requérant que les gestionnaires délégataires confirment que leurs dépenses ont été planifiées, budgétisées et que leur valeur estimée a été approuvée. 4) Envoi de la liste de vérification à l agent financier pour engager les fonds dans le système financier et les porter au dossier pertinent. Gestionnaire délégué 4) Mai 2012 et en permanence 5. Le TCDP devrait élaborer et documenter un processus pour s assurer que la vérification des comptes est faite par une personne ayant la délégation de le faire, qui la fait en temps opportun et qui vérifie le bien-fondé des paiements demandés. 1) Élaboration d une procédure de vérification des comptes suivie de séances de formation pour les gestionnaires délégataires pour s assurer qu ils comprennent leurs responsabilités. 2) Élaboration d une liste de vérification des comptes annexée aux dossiers individuels. 3) Responsabilisation accrue des 1) Automne 2012 pour l élaboration de la procédure et de la formation SGDDI n

6 cadres supérieurs délégataires par l établissement d objectifs de rendement et la surveillance de la conformité. 3) Cycle du PGR cycle: juin 2012, octobre 2012, mai Le TCDP devrait s assurer d obtenir et de conserver en dossier la reconnaissance signée des responsabilités liées aux cartes d achat, y compris les restrictions connexes. MOYENNE 1) Examen et documentation des détenteurs de cartes d achat et modification de la liste de détenteurs, le cas échéant. 2) Création d un formulaire confirmant l autorisation et l acceptation par l utilisateur des responsabilités et limites liées à la carte d achat. Inclusion du formulaire au dossier. Agent administratif 1) Terminé 7. Le coordonnateur du TCDP des cartes d achat organisationnelles devrait surveiller leur utilisation pour s assurer que tous les achats sont liés aux activités MOYENNE recommandation sur la surveillance, mais, en raison de la taille et de la structure de l organisation, la vérification sera menée par l agent financier. SGDDI n

7 opérationnelles. Vérification par l agent financier de tous les achats faits par carte d achat et renvoi de tout écart au gestionnaire responsable et au DPF. Agent financier Mis en oeuvre en permanence 8. Le TCDP devrait s assurer que le paiement d avances de fonds justifiables n est effectué uniquement qu à des fins de dépenses professionnelles légitimes conformes au but pour lequel ces avances de fonds ont été faites. MOYENNE 1) Continuation de la surveillance par l agent financier et déclaration au DPF de tout écart. 2) Cours de recyclage sur l utilisation appropriée des fonds gouvernementaux. Agent financier 1) Mis en œuvre en permanence SGDDI n

8 9. Le TCDP devrait s assurer que tous les protocoles d entente et les accords sur les niveaux de service définissent clairement les rôles et les responsabilités et qu ils sont signés et documentés. TPSGC fournit deux services principaux dans le cadre de protocoles d entente (PE), notamment les services de TI et de RH. La gestion du PE sur les services de TI a été perturbée en raison de la panne du système de TI. 1) Examen de tous les PE et vérification que les rôles et les niveaux de service sont conformes aux attentes du TCDP. 2) Vérification que les PE, et tout changement le cas échéant, sont signés par toutes les parties en temps opportun et que des copies sont portées au dossier. Agent administratif 1) Terminé SGDDI n

9 10. Le TCDP doit s assurer que : o le recours à des contrats à fournisseur unique est justifié et documenté; o les documents pertinents pour les analyses de la meilleure valeur sont gardés au dossier; o toutes les modalités et conditions des offres à commandes et accords d approvisionnement sont suivies; o un énoncé de travail est élaboré et documenté avant l attribution d un contrat; o les processus sont clairs et transparents et accompagnés de critères précis d évaluation des soumissions, les évaluations documentées des soumissions sont gardées en dossier, dans la mesure du possible; 1) Limitation des contrats à fournisseur unique pour se conformer aux instruments stratégiques du gouvernement et documentation des dossiers avec justification si un fournisseur unique est choisi. 2) Création d une liste de vérification pour s assurer que la documentation pertinente sur les contrats est portée au dossier. 3) Élaboration d un guide d acquisition des biens et services au TCDP comprenant les stratégies d achat appropriées pour tous les besoins en matière de contrats et formation pertinente du personnel. Agent administratif / 1) En cours 2) Été ) Automne 2012 SGDDI n

10 o la justification des modifications aux contrats est documentée et complétée avant la fin du contrat initial; 11. Le TCDP devrait élaborer des processus opérationnels, notamment des listes de vérification, et conserver la documentation pour s assurer que : o l approbation préalable et le but des activités pour tous les déplacements sont documentés et gardés en dossier; o la justification des déplacements ultérieurement autorisés est documentée au dossier; o les employés sont remboursés pour les frais de repas uniquement lors de déplacements officiels : 1) Élaboration et mise en oeuvre de nouvelles procédures et de nouveaux processus pour tous les déplacements. 2) Formation, formulaires et politiques fournis à tout le personnel voyageur, y compris le personnel à temps partiel. 3) Formation sur le système Voyage accessible au personnel délégataire. 4) Responsabilisation accrue des cadres supérieurs délégataires par l adoption d objectifs de rendement et la surveillance de la conformité. 1) Terminé 3) Été ) Cycle du PGR : juin 2012, Octobre 2012, Mai 2013 SGDDI n

11 lorsque les repas ne sont pas fournis sur place; o les frais d hébergement demeurent dans les limites autorisées gouvernementales ou le recours à des fournisseurs dépassant les limites autorisées est justifié; o la documentation sur les demandes de remboursement des frais de kilométrage, de location de voiture et de changements de vols est gardée au dossier, les limites appropriées sont respectées ou la justification est documentée au dossier pour le recours à des fournisseurs dépassant les limites autorisées. SGDDI n

12 12. Le TCDP devrait s assurer que tous les frais de déplacement des cadres supérieurs désignés du gouvernement du Canada sont régulièrement affichés dans le site Web du TCDP avec les montants exacts. MOYENNE : 1) Examen et signature des documents de divulgation. 2) Mise à jour de la page du portail proactif de divulgation et téléchargement en amont des renseignements requis en temps opportun. Directeur exécutif et greffier 1) Terminé 2) Juin 2012 et en permanence 13. Le TCDP devrait s assurer que les frais d accueil sont présentés et payés uniquement lorsqu il s agit d activités nécessaires à la promotion des intérêts légitimes du gouvernement. : 1) Renforcement de l utilisation du formulaire gouvernemental d accueil pour autoriser au préalable toutes les demandes liées à l accueil. 2) Formation du personnel de soutien et de l AG sur la politique du gouvernement en matière d accueil et son 1) Terminé SGDDI n

13 utilisation appropriée dans le cadre des activités gouvernementales. 14. Le TCDP devrait s assurer que tous les congés applicables sont autorisés à l avance. FAIBLE : 1) Création d une base de données permettant aux employés de faire le suivi de leurs crédits de congé. 2) Diffusion à tout le personnel des procédures appropriées et acceptables pour toutes les demandes de congé, y compris les demandes de temps supplémentaire. Agent administratif 1) Avril 2012 avec rapprochement et approbation officielle des crédits de congé pour SGDDI n

14 15. Le TCDP devrait s assurer que les procédures appropriées de départ sont suivies et documentées FAIBLE : Élaboration d une procédure et d une liste de vérification à signer par les BPR appropriés lors de l arrivée ou du départ d un employé. Agent administratif Été 2012 SGDDI n

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