Le PREMIER logiciel de gestion de cabinets d'avocats certifié par Microsoft en Europe* LABELLISÉ

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1 11-12 Le PREMIER logiciel de gestion de cabinets d'avocats certifié par Microsoft en Europe* Vous êtes convaincu qu au-delà de votre talent et de votre professionnalisme, la productivité de votre cabinet passe par un outil de gestion approprié? Vous appréhendez l émergence des nouvelles technologies dans votre travail journalier? Quelles que soient la taille et la forme juridique de votre cabinet (profession libérale ou société), DLex est fait pour vous! DLex intègre l ensemble des fonctionnalités indispensables pour une gestion intelligente et proactive de votre activité. DLex est le fruit de plus de 20 années d expérience dans la conception d applications de gestion pour cabinets d avocats. Pyramiq & Tikit : une équipe d experts du marché avocat un partenaire local pour tous vos projets de déploiement de solutions logicielles spécialisées LABELLISÉ Sommaire Vous trouverez dans cette brochure une description générique des fonctionnalités de DLex, les actuelles et celles de demain. L équipe de Pyramiq reste toutefois à votre disposition pour vous proposer une démonstration et répondre à vos questions p.2 Ergonomie p.4 Gestion des dossiers p.6 Gestion des contacts p.7 GED (Gestion Electronique des Documents) et Content Management p.10 Gestion du temps p.14 Revalorisation des prestations p.15 Gestion de la comptabilité p.16 Gestion des calculs p.17 Liaison avec l environnement bureautique p.18 Utilitaires p.19 Customer Web Access (CWA) p.20 Software DLex demain p.22 Services DLex en plus p.24 Votre projet DLex w w w. d l e x. e u * Données Microsoft/Veritest Product-ID: Py Zone EMEA - 20/12/2007 FR-FR0211

2 Ergonomie Interface ergonomique de type Outlook ("look Windows 7") : une convivialité sans comparaison Vision d ensemble et accès à l information contenue dans vos dossiers à tout moment en quelques clics Moteur de recherche simplifié avec saisie semi-automatique Moteur de recherche avancé par sélection multicritère permettant d affiner au mieux chaque recherche et de générer des résultats plus précis et exploitables Possibilité de recherche sur des périodes déterminées via des filtres prédéfinis Fenêtres adaptables selon la résolution de chaque écran 2

3 Larges possibilités de personnalisation du programme pour chaque utilisateur Sauvegarde des critères préférentiels sous forme de favoris Choix de l affichage et du contenu des listes Exemple d affichage de l utilisateur 1 Exemple d affichage de l utilisateur 2 Choix du positionnement des colonnes Exemple de tri sur base alphabétique Exemple de tri à partir de la date d ouverture du dossier Standardisation des commandes utilisées par DLex Barre de menus Barre d'outils Espace de personnalisation Volet de contenu Volet de navigation 3

4 Gestion des dossiers Navigation intuitive et conviviale au sein des dossiers Manipulation réalisée avec une barre de commandes simplifi ée L ensemble des intervenants de chaque dossier repris sur un seul écran (parties et conseils) En un clic, accès immédiat vers : Détails du client : affichage de la fiche "contact" du client avec l ensemble de ses coordonnées Mémo mail : création d un projet d dans Outlook avec mention automatique du dossier en objet Dossiers liés : pour retrouver tous les dossiers liés au(x) client(s) d'un dossier 4

5 Moteur de recherche multicritère Soit recherche accélérée sur la référence ou le nom d'un dossier Soit recherche sur des listes de dossiers Accès immédiat au dernier dossier consulté Accès aux 20 derniers dossiers consultés Recherche via favoris (nombre illimité) Favoris par défaut en gras : liste affichée à l'ouverture de DLex Recherche via tous les critères de recherche avancée proposés par DLex Recherche des dossiers dormants à partir de différents critères : - tous les dossiers sans évènement futur ni à l agenda, ni à l'échéancier - tous les dossiers ouverts mais "vides" (ni document, ni échéance, ni prestation, ni point d agenda) - tous les dossiers sans prestation depuis une certaine date 5

6 Gestion des contacts Présentation personnalisable et standardisée avec multiples possibilités de recherche Recherche rapide Recherche par favoris Recherche alphabétique annuaires de vos contacts et des juridictions Fiche signalétique complète et par contact Distinction entre les contacts de type "particulier" et "professionnel" 3 adresses par contact avec possibilité d en définir une par défaut Exemple:le contact "professionnel" Carrefour, une société anonyme, et les contacts "particuliers" liés à cette société Accès direct aux dossiers liés à un contact et premier niveau de gestion de conflits d intérêts Partage et synchronisation personnalisables de vos contacts avec MS Outlook (versions 2003 et supérieures) (voir également page 17 : liaison avec l environnement bureautique) 6

7 GED (Gestion Electronique des Documents) et Content Management Par définition, la GED propose l'acquisition, le classement et le stockage des documents. C'est un processus qui découle du cycle de vie du document. La GED entraîne un gain de temps et d'argent important pour les organisations. Elle permet, entre autres fonctionnalités, l'indexation de vos documents et, associée aux nombreuses possibilités d'accès distant disponibles aujourd'hui, vous garantit l'accès à l'ensemble des pièces de vos dossiers en tous lieux. Gestion de vos documents dans une structure personnalisée par type de dossier et/ou par dossier DLex permet de créer une arborescence de classement par répertoires et sous-répertoires en adéquation avec votre classement papier De plus, le classement électronique est paramétrable par matière. Il vous est possible par exemple de créer une arborescence spécifique pour tous les dossiers de recouvrement, une autre pour tous les dossiers de divorce... Une arborescence spécifique peut également être définie comme arborescence par défaut (pour les dossiers "sans" type" déterminée) Dans tous les cas, les paramètres d arborescence définis sont modifiables à tout moment, dossier par dossier Par dossier, classement automatique ou semi-automatique des pièces entrantes et sortantes : courriers générés, pièces scannées, fax numérisés, s Cette fonctionnalité favorise un classement simple et rapide par une seule action de "glisser-déposer" (drag & drop) Les différents modes de classement et critères de recherche des documents disponibles en standard En parallèle aux critères de recherche habituels (exemple : de "date 1" à "date 2"), DLex propose les classements automatiques et les critères de recherche rapide suivants : Par période et/ou par date Par flux (entrant ou sortant) Par statut (projet, validé ) 7

8 Création des courriers sortants Module de courrier intégré avec une bibliothèque de documents types proposée sous forme d une arborescence claire et paramétrable Possibilité de créer des scénarios préformatés et automatisant le mode d édition du courrier Exemples de scénarios configurables : - rédaction d un courrier Word à envoyer par fax - rédaction d un courriel avec pièce(s) jointe(s) -... Création d s avec pièce(s) jointe(s) en liaison avec MS Outlook Sauvegarde de projets avant envoi : le contenu des courriels peut être sauvegardé sans être envoyé directement. Les mails s assimilent de la sorte à des documents de travail de type Word. Prestation(s) et mise à l échéancier automatique après courrier Sécurité sur les documents (droits d accès et verrouillage des documents en cours d utilisation) tout en laissant la possibilité d un accès en lecture seule Prise en charge du multilinguisme Possibilité d exportation des documents DLex vers tous types de supports extérieurs (clé USB ) Création d un courrier en quelques secondes 1) Faites le choix du scénario souhaité : courrier Word? ? Fax? Rem. : l permet de joindre un document au courrier 2) Faites le choix du (des) destinataire(s) 3) Créez automatiquement un document dans le format choisi 4) Après la sauvegarde du document, saisissez automatiquement vos prestations et/ ou une échéance à votre échéancier. Ceci est paramétrable en fonction de vos besoins 8

9 Gestion des documents entrants avec le Doc manager Outil d importation simple et convivial de documents et courriels par "glisser-déposer" (drag & drop) Possibilité d intégrer tous types de fichiers : mails reçus, scans, photos, pièces jointes Classement immédiat ou différé dans les dossiers MS OUTLOOK 1. Au départ d'outlook, sélectionnez le(s) mail(s) que vous souhaitez importer dans DLex 2. Déposez-le(s) sur l'icône Doc manager 3. Affectez le(s) document(s) transféré(s) à un dossier DLex. Un commentaire peut être inséré à ce stade EXPLORATEUR WINDOWS 1. Au départ de l'explorateur Windows, sélectionnez le(s) fi chier(s) que vous souhaitez importer dans DLex 2. Déposez-les sur l'icône Doc manager 4. Accédez aux documents importés directement dans le dossier concerné De nouvelles fonctionnalités associées au Doc manager seront disponibles en 2010 (voir p20 et21 : Software DLex demain) 9

10 Gestion du temps Agenda 4 fonctionnalités majeures : gestion de l agenda, gestion des tâches, gestion des événements critiques, gestion des temps passés Gestion des agendas partagés avec présentation fonctionnelle Pour chaque rendez-vous : - possibilité de lien ou non avec un dossier existant - possibilité de rappel automatique - possibilité d assigner un degré de priorité - possibilité d encoder directement une prestation à partir d un rendez-vous - possibilité d attribuer un code couleur à chaque type de rendez-vous - possibilité de déterminer des plages horaires inaccessibles pour des rendez-vous à titre privé Synchronisation personnalisable de l agenda avec MS Outlook (versions 2003 et supérieures) (voir également page 17 : liaison avec l environnement bureautique) Consultation d un agenda par dossier permettant de visualiser, en un seul écran, les différents événements du dossier et de partager des informations utiles pour les membres d un même cabinet Affichage simultané de plusieurs agendas en vue de gérer des emplois du temps communs (exemple : organisation de rendez-vous partagés) 10

11 Gestion du temps Tâches Gestionnaire de tâches partagées : suivi, statut, rappel Moteur de recherche rapide directement accessible à partir des critères les plus courants : 1 Par utilisateur 2 Par dossier 3 Par type d échéance (747, échéance après courrier, ) 4 Par période prédéfinie en un seul clic 5 Entre deux dates déterminées 6 Recherche avancée via tous les critères proposés par DLex 7 Gestion et recherche des échéances importantes et/ou répétitives sous forme de favoris (un seul clic nécessaire) 8 Possibilité de masquer temporairement les tâches réalisées, par souci de clarté Visualisation aisée des échéances en retard et/ou avec un degré de priorité élevé à l aide de codes couleurs spécifiques Pour chaque tâche (ou échéance) : - possibilité de lien avec un dossier existant - possibilité de rappel automatique - possibilité d assigner un degré de priorité - possibilité de visualiser un état d avancement de la tâche à effectuer 11

12 Gestion du temps Evénements critiques "Mon DLex aujourd hui" Consolidation des entrées agenda et des échéances du jour en un seul écran Possibilité de tri par : - degré de priorité - utilisateur - jour - combinaison de plusieurs de ces critères Exemple d'affi chage de mes évènements critiques du jour Par extension, possibilité de gestion simultanée de l agenda et des tâches au-delà des événements critiques pour plusieurs collaborateurs à la fois ou pour un seul collaborateur sur une période déterminée Exemple d'affi chage de la liste de mes tâches et de mon agenda 12

13 Gestion du temps Timesheets Gestion des prestations (temps passés, frais et débours) Gestion aisée des prestations avec création personnalisable de séquences de prestations automatiques Exemples : Audience frais de déplacement Courrier frais de courrier frais de photocopie honoraire courrier Multiples possibilités d impressions personnalisées de vos listes de prestations Exportation de toutes les listes de prestations vers MS Excel Génération des états de prestations en PDF Recherche aisée sur tous types de critères : - prestataire - type de prestation - dossier - client - date et/ou période - combinaison entre différents critères Création illimitée de tarifs selon les critères pertinents désignés par le cabinet (hiérarchie, type de dossier, type de client ) avec taux internes et externes Chronomètre à double entrée avec création semi-automatisée de prestations (voir également page 18 : utilitaires) Dissociation entre l espace de saisie des prestations (selon les unités et taux prévus par le cabinet) et l espace de valorisation des prestations A chaque type de prestation correspond une valeur par défaut paramétrable par dossier, par client, par prestataire ou par tout autre critère de valorisation préconfiguré dans l'interface d'administration. Les valeurs correspondantes sont consignées en arrière-plan et ne seront accessibles que par les prestataires disposant des droits nécessaires. Un prestataire ne disposant pas des droits ne peut dès lors pas accéder aux montants correspondant aux prestations engagées dans le dossier. Table des taux personnalisable Saisie d'une prestation En résumé, les timesheets vous placent face à la réalité de votre activité; elles gardent la mémoire de l ensemble de ce qui a été effectué quelles que soient les décisions prises au moment de la facturation 13

14 Revalorisation des prestations La revalorisation des prestations : Module intermédiaire entre la saisie des prestations et la facturation, cet espace permet de réaliser des simulations sur les prestations en attente de facturation. Un tel outil vous permet d'adapter les prestations facturées au résultat du dossier, à la nature de la relation avec le client Ce module vous permet, en d autres mots, "d arrondir les angles" selon les enjeux et les spécificités du dossier. Mécanisme de revalorisation des prestations avant facturation à partir des divers critères présentés ci-dessous Possibilité de sauvegarde d un projet de revalorisation et transfert automatique vers une facture après approbation finale (note d honoraires) Critères multiples de sélection des prestations à revaloriser : - catégorie de prestations (frais ou honoraires) - dossier - client comptable - utilisateur DLex - type de prestation (pour les honoraires par exemple : rendez-vous client, rédaction de conclusions ) - unité de prestation (minute, page ) - taux tarifaire - type de taux : interne ou externe - modification sur une prestation particulière (changement de la durée de la prestation, par exemple) - combinaison de plusieurs de ces critères Possibilité de revalorisation globale sur un montant total Un exemple concret : 1) Sélectionnez les prestations d une période afin de préparer la future note d honoraires 2) Basculez dans le module de valorisation en un clic 3) Revalorisez les prestations d un dossier spécifique (dans notre exemple par le choix d'un taux préférentiel AXA) 4) Sauvegardez le projet de revalorisation afin d en parler avec votre associé 5) Une fois le projet approuvé, convertissez-le directement en un projet de note d honoraires (facture) Montant initial AXA Cette séquence d actions n altère en aucun cas la saisie initiale des prestations; le volume de travail effectivement réalisé reste donc toujours accessible. Montant revalorisé Sécurité et droits d accès Ce module est accessible aux seuls utilisateurs disposant des droits requis. Il intègre un double mécanisme de verrouillage : - verrouillage des prestations valorisées pour éviter les erreurs de saisies tardives - verrouillage de la saisie des prestations échues 14

15 Bordereau généré par Gestion de la comptabilité Description générale : DLex permet de gérer plusieurs comptabilités et répond aux exigences spécifiques des personnes physiques d une part et des sociétés d autre part. Pour les sociétés, DLex propose un plan comptable standardisé avec une possibilité de personnalisation. Les éléments comptables de DLex s intègrent aisément au sein de votre solution comptable existante (logiciels du marché ou échanges de données avec votre expert comptable) via le transfert des journaux de ventes, d achats et de règlements. Fiche comptable d'un dossier DLex Cycle facturation-encaissement : La facturation peut être réalisée au niveau du cabinet ou bien de chaque dossier. A partir des temps passés et des prestations ainsi que du paramétrage des honoraires et frais, DLex va soumettre une valorisation. Il sera alors possible d en modifier ou d en ajuster l ensemble des éléments et de sauvegarder des projets de valorisation (par exemple : pour appobation par les associés). DLex conserve l historique des prestations afin de pouvoir comparer, ensuite, les éléments retenus pour la facturation par rapport aux données d origine des timesheets. Une fois le projet de valorisation validé, DLex fusionne les données avec le ou les modèles de factures désirés. Les factures sont ensuite enregistrées à la fois dans le facturier et dans chacun des dossiers concernés. Bordereau de remise de chèques 1/1 Titulaire du compte : Cabinet Raison Carnel ( RAISON Manuel ) N Emetteur Banque Montant 1 ARDECHE TRANSACTION CALYON Succursale de Bruxelles 1200,00 2 SA FIRST LUXE LA BANQUE POSTALE ORLEANS 2000,00 3 Société AMOSE CAISSE D'EPARGNE DE POITOU CHARENTES 567,57 POITIERS 4 SDC 126 RUE D AVRON BANQUE POPULAIRE VAL DE FRANCE MONTIGNY 386,20 LE BRETONNEUX 5 Monsieur Gilbert TURKMAN HSBC FRANCE (FORMERLY HSBC CCF) ARRAS 1229,20 6 PRESTIGE ET CHATEAUX NATIXIS (EX NATEXIS BANQUES POPULAIRES) 26,60 PARIS 7 PIL IMMO SOCIETE GENERALE ASSET MANAGEMENT 716,60 FINANCE COURBEVOIE 8 BEAZLEY CAISSE DES DEPOTS ET CONSIGNATIONS PARIS 1900,00 Date et signature Compte à créditer FR Nombre de chèques Montant total ,17 La prise en compte de l encaissement peut être effectuée tant au sein d un dossier qu au niveau du cabinet. Un module de saisie spécifique vous permet alors d enregistrer les règlements et de les imputer sur les factures (règlement total ou partiel). Dans le cas des règlements par chèques, DLex vous permet d éditer automatiquement le bordereau de remise de chèque (pour chacun de vos comptes si vous en gérez plusieurs). Dans le cas des factures non réglées, DLex vous propose un système automatique de relance totalement paramétrable. Vous pourrez ainsi adresser des lettres de rappel personalisée et de différents niveaux aux clients que vous aurez choisis. Bordereau remise chèque 1/1 Editions et reporting : Outre les éditions classiques telles que les journaux, les balances, les historiques DLex vous permet aussi de gérer les déclarations de retrocessions d honoraires (DAS2). Dans DLex, chaque dossier fait l objet d une fiche comptable (relevé des entrées et des sorties relatives au dossier) permettant ainsi de visualiser rapidement la situation financière d un dossier mais aussi de suivre l état des prestations en cours (facturée, non facturée ). 15

16 Gestion des calculs Gestion aisée des décomptes complexes (sur base d un nombre non limité de montants à payer ou de règlements) avec possibilité de mise en demeure et plans de remboursement automatisés Calculs d intérêts "simples" d un montant sur base du taux d intérêt légal ou conventionnel, exportables vers courrier imprimable Calcul d'intérêt Calcul d index (indice construction ou indice des prix à la consommation) avec choix de la base et de l indexation adéquate. Possibilité de sauvegarde et d export vers courrier ou impression Compteur du nombre de jours entre deux dates Calculatrice traditionnelle 16

17 Liaison avec l environnement bureautique Une des grandes forces de DLex est d être développé dans des environnements technologiquement "up to date". De ce fait, la compatibilité avec la bureautique est garantie. La compatibilité avec la suite bureautique MS Office 2003 (et ses versions supérieures) est de ce fait également garantie pour les futurs développements. Le processus de synchronisation entre DLex et les périphériques mobiles (PDA/Pocket PC/Smartphone) concerne l agenda et les contacts. Le tout transite par Outlook. Un tableau de bord permet de sélectionner les éléments à synchroniser Export direct des documents d un dossier vers un support externe (clé USB ) avec réimportation semi-automatisée lors de la reconnexion à DLex L export d un document et sa réintégration en quelques clics 1) Sélectionnez les fichiers à exporter par un clic droit 2) Choisissez la fonction "export de documents" 3) Sélectionnez la destination d exportation (ex : clé USB) 4) A l ouverture suivante de DLex, un rappel automatique vous signalera qu un document a été exporté et il vous proposera de le réintégrer dans son dossier d origine Clé USB (F) Clé USB (F) 17

18 Utilitaires Gestion des impressions : multiples possibilités d impression personnalisée, aperçu avant impression, exportation en PDF Export possible de toutes les listes de DLex vers MS Excel en vue d y subir divers traitements en dehors de DLex Mises à jour automatiques de DLex (Live update) lors de la connexion à DLex ou par téléchargement direct sur Internet selon les souhaits des clients (système activé ou débrayage possible). De plus, au sein du réseau même, les postes utilisateurs reçoivent automatiquement la dernière version disponible sur le serveur (Automatic update) Gestionnaire des présences/absences du bureau avec possibilité de message personnel Exemple : Vous êtes connecté de l extérieur sans être présent physiquement au bureau. Grâce au message personnel "télétravail" que vous avez encodé, vos collaborateurs et votre secrétaire peuvent correctement renseigner les personnes qui voudraient vous contacter. DLex intègre une gestion des droits élaborée en fonction de votre appartenance à un département (gestion verticale des droits) ou en fonction de votre niveau dans la hiérarchie (gestion horizontale des droits) Interface d administration simple et claire avec utilisation d icônes. DLex est un logiciel standard paramétrable. Par ailleurs, l accès à l interface d administration est réservé à l administrateur du logiciel désigné Chronomètre à double entrée avec création semi-automatisée de prestations prédéfinies 18

19 Customer Web Access (CWA)* Le CWA est un module de DLex qui permet à vos clients d'accéder aux dossiers qu'ils vous confient, et ce via Internet. Accès sécurisé pour les clients Le cabinet décide par client et par dossier de qui peut accéder à quoi. Le cabinet génère des paramètres d'accès (Login/ Password) qu'il communique à son propre client. Les éléments suivants sont accessibles par le CWA, de manière configurable, client par client et dossier par dossier : - liste de ses dossiers - signalétique simplifiée des dossiers - fiche comptable - prestations - parties/conseils - agenda avec ligne du temps graphique - tâches du dossier - documents du dossier (avec restriction possible par document "faux dossier") Interface personnalisable par cabinet (gamme de couleurs et logo du cabinet) Mise en place d un canal de communication direct entre le client et le responsable en charge du dossier au sein du cabinet (*) Le module CWA est un module optionnel de DLex 19

20 Nouveautés e-barreau - RPVA Le projet e-barreau du Conseil National des Barreaux est la première phase du plan de dématérialisation des procédures juridictionnelles. DLex intègre les fonctionnalités e-barreau proposées par le CNB au sein de son environnement. Cette intégration permet aux utilisateurs de DLex de : consulter les dossiers en cours et les dossiers non constitués tels qu ils sont enregistrés au greffe, enrichir les dossiers auprès du greffe, communiquer de manière sécurisée avec le greffe, consulter et d être informé des dates d audiences et de leur éventuelle modification. Ce nouveau service vous apporte le greffe directement au sein de votre outil de gestion de cabinet : plus de déplacements inutiles au tribunal, une communication renforcée avec le greffe et surtout un accès instantané à l information officielle de votre dossier. Multilinguisme DLex est le seul logiciel de gestion de cabinets d avocats proposant en standard une interface disponible en plusieurs langues. Chaque utilisateur peut décider de travailler avec une interface en français ou en anglais, par exemple; ceci peut également être "imposé" au niveau du cabinet. De plus, quelle que soit la langue de l'interface, DLex supporte jusqu'à 7 langues (au choix du cabinet) au niveau de la gestion des dossiers et des correspondants. Vous pouvez ainsi travailler dans un environnement francophone, adresser vos factures détaillées en anglais (langue du dossier et de son client comptable) et générer du courrier en italien (langue d'un correspondant spécifique) dans ce même dossier. Une véritable expérience unique en matière de multilinguisme! Gestion de la traçabilité des actions Le gestionnaire d événements permet de tracer toute action effectuée sur la base de données. En cas d incident, il est possible de savoir qui a fait quoi, dans quel dossier et à quel moment. Cette fonctionnalité permet également une meilleure identification des éventuels incidents qui pourraient survenir. Disponible avec DLex Corporate Doc manager (utilitaire d'importation de document dans DLex) s enrichit de nouvelles fonctionnalités Mise en attente temporaire de pièces entrantes à classer ultérieurement Création de boîtes aux lettres DLex par prestataire avec mécanisme de notification annonçant l'arrivée de nouvelles pièces entrantes Intégration d'une pièce dans un dossier connu Intégration d'une pièce en attente de classement Intégration d'une pièce à destination d'un prestataire défi ni 20

21 Software DLex demain Avec DLex, vous bénéficiez enfin d un outil innovant, réellement évolutif qui nous permet d anticiper et de répondre à la diversité de vos attentes. Les principaux développement en cours de DLex. Module de communication interne de type MSN Messenger Complémentairement au gestionnaire des absences et présences DLex, cet outil autorisera une communication instantanée entre les membres d un même cabinet. Les messages pourront être soit convertis en tâches ou en prestations, soit être supprimés une fois lus. Intégration du contrôle d anti-blanchiment d argent La législation impose aux avocats de vérifier l identité de leurs clients et de collecter certains documents selon la nature de la personne assistée (personne morale ou personne physique). DLex assure la prise en charge des différents contrôles vous permettant de valider un intervenant. GED Pro, module avancé de gestion électronique des documents Module courrier "avancé" : - prise en charge et gestion intégrée des fi chiers de dictée numériques dans les dossiers au départ de DLex Disponible - recherche "full text" dans l ensemble des documents de DLex. Lancez directement des recherches sur le contenu de vos documents Disponible - le versionning : possibilité de retrouver toutes les versions successives d un même document Q3/2011 Exemple : vous souhaitez retrouver le premier projet d un courrier qui a été modifi é plusieurs fois jusqu à sa version défi nitive, la seule envoyée et sauvegardée dans DLex. Le versionning est également paramétrable pour gérer l affi chage, l élimination des versions intermédiaires, l'archivage Version 1 Version 2 DSS Version finale Recherche Full Text Ajout de nouvelles fonctionnalités au module comptable Nouvelles vues et nouvelles actions possibles en terme de reporting Module de comptabilité analytique Outil de reporting avancé Alertes comptables liées directement à un client ou à un dossier : appréhendez en un coup d œil la situation comptable du dossier de votre client par l'usage de codes couleurs spécifiques associés aux clients en ordre de règlement, aux clients en phase de rappel et aux autres 21

22 Services DLex en plus L avenir des applications informatiques passe par le service. Les termes "S+S" et "SaaS" remplacent les appellations précédentes telles que "ASP" (Application Service Provider) ou en encore "On Demand". "Software and Services" et "Software as a Service" représentent tout simplement l avenir du modèle informatique. Grâce à sa technologie d'avant-garde, DLex est naturellement ouverts aux services externes et vous en propose 4 destinés à faciliter la vie des avocats : Dactylographie de fichiers de dictée numériques Traduction de tous types de documents Envois électroniques sécurisés et tracés Archivage intelligent à valeur probante (*) Pratiquement, nous avons sélectionné pour vous un réseau de partenaires selon des critères stricts de qualité et de fiabilité. La dactylographie et les traductions, principe de fonctionnement Votre équipe est surchargée. Le temps consacré à la dactylographie des documents et/ou à leur traduction est devenu trop important DLex vous décharge! Comment? Les textes enregistrés au moyen d appareils de dictée numériques sont automatiquement transférés vers DLex. Vous avez alors le choix de dactylographier ce travail en interne ou de le confier à un service externe. Dans cette seconde option, choisissez le scénario qui automatisera la séquence suivante : choix du modèle, fusion des données avec ce modèle et adressage automatique du job. DLex se charge du reste dans les délais convenus, en ce compris la réintégration des documents dans DLex. Dans le cadre d une traduction, le principe de fonctionnement est identique. En option, la traduction peut être réalisée par un traducteur juré et toute demande de traduction non usuelle peut faire l objet d un devis préalable. DLex assume le cryptage indispensable à la confidentialité des échanges de vos documents. Les envois sécurisés et l archivage intelligent à valeur probante (*), principe de fonctionnement Vous souhaitez transmettre des conclusions, des mises en demeure ou tout autre document sensible de manière sécurisée, en garantissant l intégrité du document transmis, tout en suivant les actions effectuées sur le contenu de votre envoi? Vos dossiers clôturés s empilent de plus en plus dans des lieux variés et peu sécurisés, y accéder relève du parcours du combattant. Dans ces conditions, il vous est impossible de garantir ce volet de votre activité à vos clients DLex vous décharge! Dactylographie A Serveur Web Traduction Web Services Web Services Envoi sécurisé Technologie intelligente qui automatise l'ensemble des tâches entre les différents éléments du processus et assure la sécurisation des données échangées Archivage intelligent... 22

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